CAHIER TEcHNIQUE

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Mthodes de formation

THEME 4

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LES DIFFRENTS TYPES ET lA CONDUITE DE RUNIONS

Les cahiers techniques sont des outils destins aux agents des services publics responsables de la restructuration du systme de scurit sanitaire des aliments et tous les oprateurs qui sont lis llaboration de la politique sanitaire ainsi qu lorganisation gnrale des contrles officiels (agents qualifis des services publics, responsables de laboratoires, chefs de service dans les instances officielles, responsables chargs des contrles officiels, formateurs, agents techniques, chercheurs, experts ou cadres dentreprises). Ils ont pour objectif de rassembler, sous forme synthtique, les principaux lments relatifs un sujet dtermin. Lensemble des cahiers techniques se rpartissent selon les diffrentes thmatiques qui sont abordes par EDES lors des sessions de formation.

Les cahiers techniques ont t conus et raliss par la Cellule de Formation du programme EDES en collaboration avec les membres du Consortium.

EDES est un programme de coopration europen gr par le COLEACP. Le COLEACP est un rseau international uvrant en faveur du dveloppement durable du commerce horticole. Il est financ par lUnion europenne et a t mis en uvre la demande du Groupe des Etats ACP (Afrique, Carabes et Pacifique). EDES uvre en faveur dun renforcement de la scurit sanitaire des aliments en Afrique-Carabes-Pacifique. EDES intervient dans toutes les filires la suite dune demande introduite au niveau national par tout acteur public ou priv concern par la scurit sanitaire des aliments.

EDES c/o COLEACP 130, rue du Trne B-1050 Bruxelles Belgique Tl: +32 (0)2 627 52 90 Fax: +32 (0)2 627 52 99 E-mail: edes@coleacp.org www.coleacp.org/edes

La prsente publication a t labore avec laide de lUnion europenne. Le contenu de la publication relve de la seule responsabilit dEDES et du COLEACP et ne peut aucunement tre considr comme refltant le point de vue officiel de lUnion europenne.

Mthodes de formation
Contenu

THEME 4

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LES DIFFRENTS TYPES ET lA CONDUITE DE RUNIONS

1. La conduite de runions 2. Les diffrents types de runions

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Les textes de ce cahier technique sont extraits du manuel de formation N6 du PIP TECHNIQUES DE COMMUNICATION ET FORMATION (COLEACP/PIP, Bruxelles 2011). Le PIP est un programme de coopration tous ACP nanc par le FED et gr par le COLEACP.

1. La conduite de runions
1.1. Dfinition
Une runion est une assemble de personnes quil importe de prsider, danimer, de conduire afin que chacun puisse participer dans des conditions optimales. Lanimateur dune runion est responsable de son cadrage en xant et communiquant le S.I.O.M. et met en uvre les trois grandes fonctions de lanimation de groupe afin de favoriser la participation active de lensemble des personnes assistant la runion.

1.2. Une runion: tapes systmatiques

Premire tape: la prparation Beaucoup pensent quune runion commence partir du moment o lanimateur et les participants sont assis autour dune table. Si, dans certains cas, cela peut savrer exact pour les individus qui sont invits la runion, il nen va pas de mme pour lanimateur de la runion. En effet, celui-ci doit se poser une srie de questions auxquelles il est capital dapporter une rponse prcise. Il doit galement assurer une srie de tches pralables pour que ds linstant o il a dcid dorganiser une runion, il mette toutes les chances de son ct afin que celle-ci se droule au mieux. En dautres termes, conduire une runion ne simprovise pas! Au contraire, pour tre efficace et donc rpondre aux objectifs quelle poursuit dans un cadre et une ambiance adapts, une runion doit tre prpare consciencieusement. Pour une runion qui dure deux heures, il ne faudra dailleurs pas stonner quun animateur novice consacre quasi le double de ce temps la prparation. En effet, avant de se lancer dans laventure, il est ncessaire denvisager diffrents aspects. 1. Les conditions matrielles Il sagira tout dabord pour lanimateur de rdiger et de faire parvenir une convocation aux diffrents participants prvus (pralablement identifis). Cette convocation comprendra au moins: la date laquelle se tiendra la runion, sa dure (heures de dbut et de fin), le lieu (avec un plan daccs si ncessaire), lordre du jour complet (ou aussi complet que possible) ainsi que les documents et le matriel dont les participants devront se munir. De mme, en ce qui concerne le matriel, le conducteur prvoira celui dont il aura besoin lors de la runion (marqueurs, craies, transparents, feuilles, cartons de couleur, ). Lamnagement de lespace est galement important. Celui-ci doit galement tre pens au pralable en se posant diverses questions telles que: Le local sera-t-il chauff et sufsamment clair? Quen est-il de lacoustique et du confort gnral des participants?

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

1. La conduite de runions

Ajoutons que le bon droulement dune runion est largement dpendant de la disposition des tables. Il est dailleurs conseill que celles-ci soient configures de manire hexagonale ou ovale plutt que rectangulaire; cette faon de procder rendant plus difficiles les interactions entre tous par le simple fait que tous les participants ne se voient pas. Une configuration en U est galement dconseiller pour les mmes raisons. Pour ce qui est de lambiance et de la tranquillit, il va de soi quil convient dviter les locaux susceptibles dtre des lieux de passage et de va-et-vient incessants. Il est prfrable de choisir un endroit suffisamment isol du bruit. Enfin, il est habituellement conseill quune runion ne dure pas plus de deux heures et demi pour viter, entre autres, les effets de surcharge cognitive. Quelle que soit la dure de la runion, lanimateur doit prvoir un nombre suffisant de pauses pour viter que les participants ne dcrochent.

2. Le contenu et la mthodologie Lanimateur de runions ne peut tre systmatiquement un expert du domaine abord. Il devra cependant se renseigner sur la thmatique qui fera lobjet de la runion et surtout comprendre le vocabulaire parfois trs spcialis que les participants seront amens utiliser. Possder une certaine expertise au niveau du contenu revt de srieux avantages mais Pas toujours ou Oui, dans la mesure o lanimateur ne se centre pas sur ce contenu au dtriment des processus luvre dans le groupe et condition que ses interventions lies au contenu soient ponctuelles et quelles nentravent pas la participation des membres du groupe. Autrement dit, sil intervient au niveau du contenu, lanimateur ne le fera que si cela est ncessaire ou si aucun autre membre du groupe ne peut le faire sa place. Si lanimateur de runion ne doit pas forcment tre un expert du contenu, il doit matriser la mthodologie. Seul lanimateur est garant de la mthodologie adopte lors de la runion. Cest lui quil revient de prparer une mthodologie adapte aux objectifs poursuivis, la nature de la tche, au type de participants prsents, Sil a la responsabilit de la prparer, il se doit galement de la mettre en uvre et de la rguler au besoin lors de la runion proprement dite.

3. La prparation personnelle Il sagit ici pour lanimateur de se poser des questions telles que: Comment est-ce que je me sens par rapport au contenu de la runion que je vais devoir mener? Me suis-je suffisamment renseign? Qui sont les participants? Pour quelles raisons participent-ils la runion? Quels sont leurs enjeux? Dans quel contexte la runion a-t-elle lieu? La manire dorganiser les choses est-elle bien pertinente et adapte? Quelles difficults suis-je susceptible de rencontrer? Que pourrais-je mettre en place pour les grer?

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

1. La conduite de runions

Deuxime tape: louverture et la communication du S.I.O.M. Comme dans tout travail avec un groupe, en tant quanimateur, il est videmment de bon ton de commencer la sance, ici la runion, par quelques mots visant accueillir les participants. De mme, se prsenter assez prcisment dun point de vue professionnel (sans entrer dans le ple personnel il nest pas ncessaire de mentionner son ge, sa situation familiale, son lieu de rsidence,...). Prciser la mission qui est la ntre dans le cadre de la runion permet de clarifier les rles de chacun. Sil savre intressant que lanimateur de la runion se prsente, ceci est dautant plus vrai en ce qui concerne les participants. Lorsque les participants ne se sont jamais rencontrs et/ou sils nont jamais eu loccasion de se runir dans le cadre de la thmatique sur laquelle porte la runion, il importe quils puissent tre informs sur qui sont les autres, quelle est leur exprience du thme luvre dans la runion et quelles sont leurs attentes envers cette mme runion. En effet, la rponse ces diffrentes questions permet lensemble des participants de davantage se connatre et de sinstaller leur aise dans la situation de runion. Lanimateur obtient galement des informations qui pourront lui tre utiles tout au long de la runion. Par lexpression des attentes des participants, il obtient un premier feed back sur ladquation entre sa prparation et la manire dont eux envisagent les choses. Ds le dbut, il peut donc rguler, dans une certaine mesure (car tout ne peut videmment tre modifi), le dispositif si cela savre ncessaire. La phase de prsentation termine, il est alors temps pour le conducteur de cadrer le travail et donc de prciser le S.I.O.M.. En procdant de la sorte, il sagira de rpondre aux questions: S = Sujet Quel est le thme de la runion? I = Intrt Quel est lintrt des participants pour la runion? O = Objet Quel est le thme de la runion? M = Mthode Quelles seront les grandes tapes de la runion? Troisime tape: le droulement Le droulement de la runion sera rythm par les trois fonctions de lanimation de groupe. Il sagit de:

Production Tche Facilitation Conducteur de la runion

Rgulation

Cohsion

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

1. La conduite de runions

1. La fonction de production La fonction de production porte sur tout ce qui contribue directement la rsolution du problme comme: communiquer des informations sur les donnes du problme; faire des propositions sur la manire de trier, dorganiser les donnes du problme pour progresser vers la solution; carter, sur une base purement logique, les propositions qui ne peuvent conduire la solution du problme; dmontrer que des solutions proposes sont fausses; trouver la solution du problme. Ceci tant, toute runion na pas pour objectif de rsoudre un problme! Nous aurons loccasion de le vrifier plus tard lorsquil sagira daborder les diffrents types de runions. En effet, selon la nature de la runion, produire consistera tantt prendre des dcisions, transmettre des informations, recueillir des informations et/ou encore raliser un travail en commun. Lanimateur nintervient pas au niveau du contenu dans la production du groupe. Plutt que dutiliser un potentiel statut dautorit (parce quil est animateur et/ou parce quil possde une certaine exprience en lien avec le contenu abord) pour imposer des ides, il lui incombera de favoriser et de soutenir la production du groupe. Il sera donc responsable favoriser et soutenir la participation de tous et de faciliter les interactions. 2. La fonction de facilitation La fonction de facilitation porte sur tout ce qui contribue un fonctionnement du groupe appropri la rsolution du problme ou, de manire plus globale, latteinte des objectifs fixs. Les comportements relatifs cette catgorie sont: faire des propositions sur la manire dorganiser le travail collectif (dsigner des rles comme celui dun secrtaire par exemple); veiller ce que lorganisation adopte soit maintenue dun bout lautre; veiller ce que chacun puisse sexprimer de manire ce que toutes les ressources individuelles soient utilises; prendre note pour tous; rappeler lcoulement du temps et le grer; faire le point, indiquer o on en est, ce quil reste faire et capitaliser les lments de progression. Pour lanimateur de runion, faciliter peut galement consister en dautres actions comme: clarifier les objectifs; reformuler (comportement qui facilite la fois lcoute et lexpression tout en stimulant les interactions entre les participants); structurer et synthtiser tous les niveaux (comportement qui facilite la comprhension, lassimilation et qui rgule les changes), paralllement laction qui consiste faire le point.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

1. La conduite de runions

Enfin, cette fonction de facilitation peut se concrtiser en appliquant des techniques comme: la question-test qui consiste faire dfinir un mot ou un concept employ diffremment par les participants; lappel direct la participation ou linterpellation dun participant (sans brusquer); la question-cho en rptant et en renvoyant au participant la question quil vient de poser; la question-relais en interpellant un autre participant en rponse la question dun participant; la question-miroir en interpellant lensemble du groupe en rponse la question dun participant; la relance en renvoyant, lensemble du groupe, une question pose antrieurement et laisse en suspens. 3. La fonction de rgulation La fonction de rgulation porte sur tout ce qui contribue crer et maintenir des relations propices la collaboration de tous la tche commune. Elle se manifeste par des comportements tels que: encourager participer celles et ceux qui paraissent ne pas oser le faire; montrer quon apprcie, estime, admire celles et ceux qui mettent des propositions, ides, avis que lon juge intressants (ceci nest pas conseill pour lanimateur de runion); manifester explicitement son accord avec les propositions, ides, avis mis par les autres (ceci nest pas conseill en ce qui concerne lanimateur de runion); lucider les dsaccords et suggrer des compromis; apaiser les esprits chauffs, calmer les personnes qui snervent; veiller ce que les plus rapides ne bousculent pas ou ne laissent pas de ct les moins rapides. Conduire une runion ne simprovise pas; une prparation minutieuse est rellement ncessaire. Mais conduire une runion, cest aussi animer un groupe et lorsquil sagit danimation de groupe, tout ne peut se prvoir. On se trouve face des participants ayant leur propre personnalit, leur propre sensibilit, une histoire, un prsent et un avenir spcifiques. Il nest pas toujours possible danticiper la manifestation de tous ces paramtres en situation de groupe. Cest pourquoi, lanimateur de runion sera amen tt ou tard devoir grer des incidents critiques, des moments difficiles. Il est difficile de prsenter une liste exhaustive de ces incidents susceptibles dtre rencontrs en conduite de runion; nous nous contenterons donc den relever quelques uns1 pour lesquels seront proposes de brves pistes daction-raction. Le silence prolong dun participant Dans ce cas, il sagit de linciter participer, de linviter prendre la parole, donner son avis sans pour autant le brusquer ni provoquer un sentiment de perscution. Son silence ntant pas toujours synonyme de non participation, il faut veiller ce que lintervention pose ne puisse avoir un effet inverse celui escompt mais aussi se poser la question de savoir en quoi ce silence est gnant pour la personne elle-mme et pour les autres. Lorsque personne ne prend la parole, lanimateur doit rsister la tentation de rompre le silence. Il est conseill de laisser un participant rompre le silence et/ou ventuellement interpeller le groupe sur le sens dun silence prolong.

1 Ces exemples de moments difficiles sont tirs de louvrage: Mucchielli, R., 2000, La conduite des runions, Les fondamentaux du travail en groupe (Collection Formation Permanente Sminaires Mucchielli), ESF diteur, 192 p.

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1. La conduite de runions

Le bavardage continu dun participant Sil sagit dune conversation intempestive entre deux individus, lanimateur doit intervenir et les ramener la tche du groupe, toujours en veillant ne pas brusquer au risque quils ne participent plus jamais de manire active. Dans le cas o il sagit dun individu qui monopolise la parole, il peut tre de bon ton de linviter tre bref en rappelant la rgle du droit pour chacun un temps de parole quitable. La position dexpert Face une question, une ide quils ne parviennent pas trancher, les participants interpellent souvent lanimateur en lui disant: Que feriez-vous notre place?. Dans ce cas, il est important que lanimateur ne rponde pas la question mais plutt quil la renvoie lensemble du groupe. Il peut aussi ragir en demandant au groupe de lui dire en quoi sa rponse pourrait tre utile. Cela lui permettra de garder son rle danimateur et de ne pas sengager dans le dbat en tant quexpert. La question embarrassante Lorsquun participant ou le groupe tout entier pose une question embarrassante adresse lanimateur, il est conseill que ce dernier la renvoie au groupe de manire ce quelle soit rsolue ensemble. Quatrime tape: la clture 1. Vrier latteinte des objectifs xs Dans un premier temps, lanimateur de la runion sassure de latteinte de lobjectif ou des objectifs fixs au pralable et communiqus lors de la phase douverture de la runion (cf. S.I.O.M.). Mme sil doit tre attentif ces derniers pendant tout le droulement de la runion, au moment de la clture, il les rappelle et les reprend un un en expliquant en quoi ils ont t atteints ou non. Notons que latteinte de certains objectifs ncessite la tenue de plusieurs runions. 2. Raliser une synthse Il sagit ensuite de raliser et dexposer la synthse de la runion. En dautres termes, lanimateur rsume ce qui sest dit, dcid et pass pendant la runion. 3. Evaluer le droulement Enfin, lanimateur procde lvaluation du droulement de la runion, soit en interpellant les participants oralement, soit en leur distribuant un questionnaire remplir par crit. Quelle que soit la manire de procder, il est important que lanimateur garde une trace crite de cette valuation pour, le cas chant, amnager la faon dorganiser la prochaine runion.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

1. La conduite de runions

Cinquime tape: La formalisation du droulement Il sagit de produire un document crit qui permettra de garder une trace des choses qui se sont dites, passes et dcides lors de la runion. Il est important que ceci soit fait dans les plus brefs dlais aprs la tenue de la runion. Cest videmment dautant plus capital lorsquil est prvu ou dcid que les changes se poursuivent lors dune ou plusieurs autres runions. Ce document peut prendre deux formes diffrentes: un procs-verbal ou un compte-rendu, et doit tre envoy tous les participants. 1. Le procs-verbal de la runion Ici, le groupe nest pas considr comme une entit mais comme une srie de personnes ayant pris part la runion de faon individuelle. Ainsi, il sagit du compte-rendu stnographique, in extenso des changes ayant pris place lors de la runion. Cet outil assez lourd et volumineux sutilise essentiellement dans des runions stratgiques, pouvant comprendre des partenaires ayant des positions opposes (ex.: runions dun Comit dEntreprise). En outre, il permet dvaluer les interventions des personnes, leur nombre et leur contenu. Laccent est donc mis sur les propos tenus individuellement par les participants. 2. Le compte rendu de la runion De loin le plus courant, ce document reprend par crit le travail du groupe (la synthse mais surtout les propositions faites, ou les dcisions prises et lorganisation de laction). Le groupe doit sy reconnatre comme dans un miroir! Il sagit dun outil pratique servant daide-mmoire pour laction. En rsum, 5 tapes et 3 grands moments: 1. Avant la runion: Lanimateur est tout seul! Etape 1: La prparation Conditions matrielles Contenu et mthodologie Soi-mme 2. Pendant la runion: Lanimateur est en prsence des participants! Etape 2: Louverture et la communication du S.I.O.M. Accueil des participants Prsentation de lanimateur Prsentation des participants Communication de leurs attentes Communication du S.I.O.M. Fonction de production Fonction de facilitation Fonction de rgulation Vrifier latteinte des objectifs Raliser la synthse Evaluer le droulement de la runion 3. Aprs la runion: Lanimateur est tout seul! Etape 5: La formalisation du droulement Rdaction dun procs-verbal ou dun compte rendu Envoi du document de synthse aux participants

Etape 3: Le droulement

Etape 4: La clture

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2. Les diffrents types de runions

2.1. Les runions dinformation descendante
Lorsque lanimateur se trouve dans la situation de devoir mener une runion dinformation descendante, il poursuit lobjectif dtre entendu et surtout compris par les participants.

Conducteur Participant 1

Participant 12

Participant 2

Participant 11

Participant 3

Participant 10

Participant 4

Participant 9

Participant 5

Participant 8

!
Participant 6 Participant 7

Diffrentes phases 1. Lexpos des informations Une runion dinformation descendante comprend deux phases principales. La premire, consiste en lide de transmettre, dexposer des informations un groupe dindividus. Celles-ci peuvent tre de diffrents types:  Une information simple Il sagit ici dexposer, par exemple, le contenu dun rapport, dun bilan ou encore dune enqute. Un briefing Il consiste en la prsentation dune information prliminaire une action que devront mener, individuellement ou collectivement, les participants. Un feed-back Dans ce cas, lanimateur de la runion transmet les rsultats dune enqute, dinterviews, de sondages dopinions, auxquels les participants ont pralablement contribu en tant interviews. 2. Lchange ou le feed-back Dans un second temps, et pour sassurer que lobjectif poursuivi sera bien atteint, il convient de passer la phase dchange ou de feed-back au cours de laquelle la parole est donne aux participants. Ils peuvent alors poser toutes les questions quils souhaitent. En fonction de celles-ci, le conducteur apporte des explications complmentaires ainsi que des clarifications si cela savre ncessaire.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

2. Les diffrents types de runions

Quelques conseils Celles-ci peuvent tre de diffrents types: Comme dans toutes les runions, avant dexposer les informations, lanimateur doit se prsenter et prciser lobjectif de son intervention. De mme, il veillera ce que son expos soit clair, prcis, ordonn et structur de manire viter lennui et le dcrochage des participants, ici placs dans une position dauditeurs, de rcepteurs du message. Une runion descendante, cela se prpare galement en tenant compte des attentes, des enjeux potentiels des participants. Notons que la prise en compte de ces lments, certes pas toujours prvisibles, peut largement contribuer la bonne marche de la rencontre. Enfin, lorsquil sagit de la phase dchange, il importe dannoncer clairement que des questions sont sollicites en faisant preuve dune relle ouverture ou encore dun accueil non dguis envers les questions. Ceci tant, brusquer les participants nest jamais bienvenu! Rappelons-le, lobjectif poursuivi ici est dtre cout et compris; aucune question nest donc superflue et toutes valent la peine dtre poses. De manire faciliter encore cette comprhension, lanimateur nhsitera par exemple pas reformuler une question, la rpter ou encore demander des lments de prcision. Tout sera videmment mis en uvre pour apporter une rponse la plus prcise et complte possible aux diffrentes questions souleves. De mme, des informations complmentaires seront dispenses afin que les incomprhensions ventuellement souleves par les participants soient clarifies et rsolues.

2.2. Les runions dinformation ascendante

Aussi appele interview de groupe, ce type de runion vise recueillir, en interrogeant un groupe, des informations qui concernent lexistence sociale et/ou interpersonnelle des participants. En dautres termes, il sagit de recueillir des informations de la part de personnes qui les dtiennent, qui les concernent ou qui sont concernes par une mme situation.

Participant 1

Conducteur

Participant 12

!
Participant 2

Participant 11

Participant 3

Participant 10

Participant 4

Participant 9

Participant 5

Participant 8

!
Participant 6 Participant 7

Diffrentes phases Vritable outil de recueil de donnes pouvant sinscrire dans des dmarches comme une enqute sur la motivation, un sondage dopinions ou encore une analyse de besoins, ce type de runion comprend trois phases essentielles.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

2. Les diffrents types de runions

1. Le cadrage Si toute runion doit, on la vu, tre cadre, ici, lanimateur, en plus de prciser le timing, lobjectif, la mthode, , pose la question au groupe afin dobtenir les informations qui lintressent. 2. Linterview de groupe La seconde phase reprsente linterview de groupe proprement dite. Cest ce moment que les participants informent lanimateur quant la situation par rapport laquelle il souhaite obtenir des renseignements. 3. La clarication Lanimateur repose des questions de clarification par rapport aux informations mises par lensemble du groupe sur la thmatique. Quelques conseils Animer ce type de runion implique que lanimateur soit au clair avec le contenu sur lequel porte prcisment linterview de groupe. De mme, stre renseign pralablement sur la ralit sociale partage par les membres du groupe est sans aucun doute un moyen efficace pour comprendre et exploiter encore davantage les propos tenus lors de la runion. Enfin, si lon souhaite recueillir des informations de qualit qui serviront immanquablement des fins dfinies par ailleurs, il est capital que le conducteur mette en uvre une srie dactions comme: la sollicitation de chacun et donc le recueil de tous les avis, laccueil de toutes les opinions avec une neutralit bienveillante, la non intervention personnelle sur le fond (ou le contenu) des propos tenus, la reformulation des opinions afin de tendre vers une lucidation progressive, la synthse de manire permanente (partielle et totale) des avis prsents et bien entendu, lanalyse des interactions, loutil de toute animation!

2.3. Les runions de prise de dcision

Ce type de runion a pour objectif de rsoudre un problme pos et/ou de prendre une dcision par rapport un problme pos.

Conducteur Participant 1 Participant 12

Participant 2

Participant 11

Participant 3

Participant 10

Participant 4

Participant 9

Participant 5

Participant 8

Participant 6

Participant 7

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

2. Les diffrents types de runions

Diffrentes phases Rsoudre un problme/prendre une dcision en groupe implique ladoption dune certaine mthodologie2 comprenant diffrentes phases: 1. Lexploration prliminaire Il sagit de linventaire des besoins du groupe et de ses membres ainsi que des ressources du groupe compte tenu des contraintes (temps, locaux, ). A cette tape dj, les diffrentes possibilits daction peuvent tre sollicites par lanimateur auprs des participants et ce, au regard de leurs besoins et des contraintes. 2. La dnition du problme Dfinir le problme implique didentifier et dexpliciter suffisamment lobjectif commun poursuivi par le groupe. Lanimateur dfinit la question laquelle il importe de rpondre ou le problme quil faut rsoudre. En outre, il veillera ce que les mots employs aient bien la mme signification pour tous les membres participant la runion. Sans cela, le travail risque fort de se compliquer par la suite. 3. Linventaire des opinions Par rapport la question pose, au thme de la discussion ou encore au problme rsoudre, lanimateur invite les participants produire des ides, faire part de leurs opinions, communiquer des informations ou des pistes de solution. Il portera une attention toute particulire au fait que chaque participant puisse sexprimer sans quaucun jugement de valeur ne soit port lgard de ses propos. 4. La vrication des opinions et la formulation dhypothses Il sagit ici, au cours dun change gr par lanimateur et auquel chacun sera invit sexprimer galement, dvaluer mthodiquement les ides, informations, opinions et pistes de solution mises prcdemment en les confrontant lobjectif commun formul et explicit lors de la premire phase. Pour chaque propos amen lors de la seconde phase, on mesure, ici, lcart quil entretient avec lobjectif commun identifi lors de la premire phase. 5. La prise de dcision On opte ici, toujours au travers de lchange men au sein du groupe de participants, pour la solution, la piste daction qui semble la meilleure dun point de vue raliste et pratique. Afin dy parvenir, lanimateur veillera ce que les carts points la phase prcdente ainsi que les raisons de ceux-ci soient pris en compte par le groupe de participants. De la mme faon, il devra sassurer que la dcision, les pistes daction ou de solution retenues sont formellement acceptes par tous et pour des motifs semblables et complmentaires. Lanimateur sassurera aussi que chacun en a clairement peru les consquences et les accepte entirement. Au besoin, il les rappellera. La dcision doit donc tre prise explicitement; la formuler, faire se prononcer chacun, la r-exprimer de manire telle quelle soit bien intgre dans la mmoire du groupe.

2 Les tapes dune prise de dcision daprs Dick Wallen, National Training Laboratories.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

2. Les diffrents types de runions

Quelques conseils Rsoudre un problme, prendre une dcision ne se fait pas toujours sans mal! Voici quelques pistes dactionraction plus ou moins spcifiques ce type de runion. Il sagit tout dabord dassurer la production dides, des informations et solutions possibles par chacun en empchant absolument tout jugement de valeur. Dcomposer le but ultime en objectifs secondaires peut parfois tre utile par rapport cette phase de production. Certains animateurs ont pour habitude de penser que le conflit ou le dsaccord est malsain voire destructeur; ils font alors en sorte quun ventuel conflit latent ne puisse clater. Il importe ici de se dtromper de cette ide reue car lorsquil est gr de manire adquate, un conflit peut rsoudre un certain nombre de problmes et gnrer des solutions originales. Puisquil est question de solutions, dides originales, le recours aux techniques de crativit peut tout fait tre de mise dans une runion de rsolution de problme/de prise de dcision. Le brainstorming est un exemple. De mme, lorsquil y a dsaccord ou opposition dans le groupe, lanimateur pourra tenter de favoriser les argumentations logiques et relever celles qui tendent vers une subjectivit dmesure. Si ceci peut savrer tre une dmarche dlicate, lanimateur ne se privera en tous cas pas daider le groupe ne pas penser en termes de vainqueurs et de vaincus tout comme il veillera ce que les dsaccords ne soient pas ressentis comme des signes dhostilit. Enfin, lorsque la solution/la dcision sera prise, lanimateur ne manquera pas de faire se prononcer chacun sur cette solution/dcision et de la r-exprimer de manire ce quelle soit comprise par tous. Notions dunanimit et de consensus 1. Lunanimit Il y a unanimit lorsque tous les participants partagent explicitement la mme opinion. Chacun dciderait la mme chose sil avait prendre seul la dcision. 2. Le consensus Il y a consensus lorsque tous les participants se rallient la solution qui semble tre la meilleure, compte tenu du groupe actuel. Il faut que chacun puisse voir clairement les avantages de la proposition laquelle il donne son accord. Si chacun ne peroit pas ces avantages personnellement, on parlera daccord de surface ou de consensus mou. Notons que ce sont les dcisions par consensus qui sont les plus efcaces: chacun des membres du groupe se sent personnellement engag dans lexcution de la dcision prise.

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CAHIER TECHNIQUE 4.3 METHODES DE FORMATION Les diffrents types et la conduite de runions

Thmes des cahiers techniques

 1  Systme de scurit sanitaire  2  Rglementation et normes  3  Evaluation des risques  4  Mthodes de formation  5  Communication sur les risques  6  Systmes dautocontrle  7  Traabilit et tiquetage  8  Gestion des laboratoires  9  Procdures  10  Sous-produits animaux  11  Enregistrement des produits 12  Contrles officiels

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Imprim sur du papier certifi FSC, laide dencres cologiques sans solvant. Date de publication: Mai 2012