1.hacer Presentaciones

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Habilidades para Hacer Presentaciones - Harvard ManageMentor
Habilidades para Hacer Presentaciones

Qu hara usted? Brbara vio el video de su discurso y movi la cabeza en seal de frustracin. Cmo pudo resultar su presentacin tan aburrida? Haba estudiado a su audiencia, investigado el tema y trabaj durante horas para preparar una charla que fuera clara y concisa. Conforme revisaba la cinta de video, se percat de algunos problemas. Estaba totalmente absorta en sus apuntes, la audiencia pareca perdida y al final ella pareca cualquier cosa menos carismtica. Ahora ella se pregunta cmo puede proyectar su propia personalidad ingeniosa y extrovertida en una presentacin a fin de involucrar ms a su pblico. Qu hara usted? En retrospectiva, Brbara se dio cuenta que un contenido slido no bastaba por s slo. Necesitaba dar una presentacin ganadora para captar la atencin del pblico. Para empezar, podra haber hecho ms contacto visual con su audiencia, usado un tono conversacional y haberse referido a sus apuntes slo en caso necesario. Adicionalmente, podra haber preparado algunos apoyos visuales para ejemplificar las ideas principales de su charla. Los apoyos visuales habran contribuido a que el pblico se mantuviera atento.Por ultimo, podra haber incluido historias y ejemplos pertinentes que sustentaran el contenido, cuidando de no distraer al pblico de su mensaje principal. En este tema, usted aprender cmo preparar, ensayar y presentar la informacin para lograr los resultados que desea.
Objetivos del tema

Este tema contiene informacin relevante sobre la forma de:
delp-courses.dextro.com/courses/hmm10//habilidades_para_hacer_presentaciones.html
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Preparar una presentacin eficaz personalizada para su audiencia y el entorno Hacer una presentacin eficaz que genere accin Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la presentacin
Acerca del mentor

Nick Morgan
Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabajado como redactor de discursos, director de relaciones pblicas y profesor de comunicaciones. Con su empresa, Public Words LLC, hace coaching a ejecutivos y organiza seminarios sobre una variedad de temas comunicacionales. Ha sido editor de Harvard Management Communication Letter , ha escrito cientos de artculos y es autor de Working the Room: How to Motivate People to Action Through
Audience-Centered Speaking (HBS Press).
Resumen de la Presentacin
El objetivo de las presentaciones
Una presentacin puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo y de involucrarse en un dilogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con el objetivo de: Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accin Transmitir informacin Adaptar la informacin para cumplir con las necesidades de determinado pblico Ofrecer un foro para la discusin de ideas controversiales o retadoras Descubrir cmo reaccionan las personas ante una situacin o idea Lograr un compromiso o alineamiento
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Involucrar a las personas en la solucin de problemas
Tipos de presentaciones
Con nuestras palabras gobernamos el mundo. Napolen Bonaparte Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseado para satisfacer necesidades especficas. Algunos ejemplos son: Ventas Ventas: Seala los beneficios y las caractersticas de un producto o servicio; da al pblico una razn para comprar Persuasin Persuasin: Proporciona razones para apoyar una idea o camino Informe de avance avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o ventas de productos. Demostracin de un producto producto: Muestra cmo funciona un producto Plan o estrategia de negocios negocios: Bosqueja el prximo plan de una organizacin o articula las metas de la empresa No utilice una presentacin para bombardear al pblico con un cmulo de informacin detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentacin para informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la comunicacin escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propsito determina el tipo de presentacin que elija.
Sentar las Bases para su Presentacin

Defina su objetivo
Idea Clave El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer, dar feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentacin. Comience por plantearse las siguientes preguntas: "Cul es el propsito de esta presentacin?". "Qu quiero que mi pblico haga como resultado?"
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Ms especficamente, pregntese lo siguiente: Quiero informar, persuadir o vender? Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entre presentar un presupuesto para que el pblico lo entienda y hacerlo para que la audiencia se pronuncie mediante un voto Quiero que la audiencia se comprometa? Incluya ejemplos y detalles que le ayudarn a lograr su objetivo. Todo lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse. Su objetivo tambin le ayuda a determinar lo siguiente: Si hacer o no la presentacin Si hacerla o no a este determinado pblico y en estas circunstancias particulares Qu va a decir y cmo Cul debe ser el seguimiento Posibles objeciones
Conozca a su audiencia
Idea Clave Una presentacin es un dilogo interactivo entre usted y su pblico. Mientras ms comprenda a su audiencia le ser ms fcil personalizar su presentacin. Asegrese de que pueda responder las siguientes preguntas: El tema es polmico, conocido o nuevo (o una combinacin) para su audiencia? Quines constituyen la audiencia y cmo se relacionan con su tema? Cun informados estn sobre el tema? Qu necesitan saber al respecto? Qu esperan del evento? De su presentacin? Estn acostumbrados a cierto tipo de presentaciones? Qu saben de usted? Qu ms necesitan saber? Qu opinan de usted? Por qu asisten? Vienen por decisin propia o por obligacin? Es posible que se entusiasmen? Que sean corteses? Apticos? Hostiles? Hay otros obstculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar en cuenta?
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Comprender el contexto de la presentacin

Ninguna presentacin sucede en el vaco. El contexto de su presentacin jugar un papel importante respecto a cmo ser recibida, de modo que debe estar atento a lo siguiente: Es la situacin formal o informal? Al dar la presentacin, los asistentes habrn recin terminado de comer, beber, trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? Estarn cansados o alertas? Cundo fue el ltimo descanso? Quin hablar antes que usted? Quin viene despus de usted? Cmo podra esto afectar la reaccin de la audiencia? Es usted el primer o el ltimo expositor del programa? Del da? De la maana o de la tarde? Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentacin? Cunto tiempo tendr para hacer su presentacin? Puede entregar su mensaje en ese lapso? Requerir el entorno fsico de la sala que usted adapte su presentacin de alguna forma? Qu control tendr usted sobre el entorno fsico?
Preparacin a fondo
Perspectiva Personal Estaba particularmente encantada con la invitacin para realizar una presentacin a un grupo de CEO Asiticos en Bangkok, Tailandia. Mir el programa y pens: "Tengo un lugar privilegiado ". El orador de apertura iba a ser el Primer Ministro de Malasia. Qu maravilloso! Sigo a un primer ministro. Esto es un verdadero halago. Prepar mi material habitual. Se me pidi que hablara sobre la competitividad global y qu cosas hacan que las empresas fueran de clase mundial. Yo estaba lista. Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se torn cada vez ms
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candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos polticos contrastando los valores asiticos con los valores occidentales. Yo simplemente no me d cuenta del efecto que estaba teniendo en el pblico. Cuando comenc mi presentacin no tom en cuenta seriamente los puntos que tena en mi contra. S, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero tambin era norteamericana y no me haba percatado de la desventaja que eso significaba para m en ese momento. Dado que la mayora de mis experiencias e historias eran estadounidenses, trat de desviar la atencin de ese hecho al comenzar mi presentacin con una broma acerca de que ellos eran expertos sobre Asia y yo una experta en empresas estadounidenses. Pero nadie se ri, y deb haber comprendido mi situacin en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca haba tenido una mala recepcin de un pblico y me encontraba muy nerviosa y preocupada por mi presentacin. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo lo que hago: es mejor conocer al pblico, saber quines ms van a presentar y conocer el contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar a una reunin preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, an as puede fallar, incluso si lo suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no haba pasado suficiente tiempo pensando en el contexto. Bueno, cranme, ahora lo hago. Soy inexorable cuando se trata de preparacin y de pensar acerca de quin ser la audiencia. Ahora quiero saber quines son y cules son sus puntos de vista. Tambin quiero saber quin ms estar presentando y cul es el objetivo de la presentacin. Estoy hablando de una minuciosa preparacin. Siempre he sido una persona muy preparada y no quiero sonar casual, pero ahora me fijo ms en el contexto. Ese discurso fue hace casi diez aos y ahorame aseguro de estar mejor preparada. La preparacin detallada y la investigacin son fundamentales para dar un discurso exitoso. Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros oradores del evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de preparacin podra costarle muy caro a su llegada. Rosabeth Moss Kanter Profesora de Administracin de Empresas de Harvard Business School Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee
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la posicin de Catedrtica Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visin estratgica y prctica ha guiado a los lderes de las pequeas y grandes organizaciones por ms de 25 aos. Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandes corporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovacin y liderazgo para el cambio. Ha sido incluida en la lista de las 50 mujeres ms poderosas del mundo" ( Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los 50 pensadores de negocios ms influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), y nombrada una de las 9 "estrellas de rock de los negocios" (American Way).
Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su ms reciente
xito de ventas, Confidence: How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1
Business Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la

en declive, y como manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educacin, deportes, organizaciones comunitarias o pases.
dinmica de las organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas
Su clsico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente de informacin e ideas para un sinnmero de individuos y organizaciones acerca de las carreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que pueden contribuir para el xito. Un vdeo de dibujos animados llamado, A Tale of O: On un libro relacionado llamado, Work & Family in the United States, fueron los
Being Different, una de las herramientas de diversidad ms ampliamente utilizada y

fundamentos para establecer una agenda poltica (en 2001, una coalicin de centros crearon el Premio Rosabeth Moss Kanter, proporcionado a la mejor investigacin sobre ese tema). Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostr a muchas empresas alrededor del mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en los albores de la era de la informacin mundial.
Decida qu va a decir
Etapas de Preparacin
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Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qu decir, pero no sabemos cmo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma ms fcil de proceder es dividir el trabajo en etapas Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y qu accin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo. Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero slo un mensaje clave. Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el exceso de detalle pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo de datos. Es importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje. Por qu motivo debera interesarse el pblico? Etapa 3: Finalmente, identifique cundo es importante conseguir la participacin, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.
Revise y afine sus ideas

Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta. Hermann Hesse Despus de generar un conjunto inicial de ideas sobre qu decir, usted est listo para revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente: El mensaje clave que seleccion realmente es el ms importante? Apoya los objetivos de la presentacin? Los argumentos que usted reuni son comprensibles para todos los niveles de su audiencia? Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted? Son explcitas las conexiones lgicas? Qu argumentos es necesario desarrollar? Qu argumentos contrarios necesitar usted neutralizar?
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Luego, pregntese qu otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su pblico. Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lgica y la emocin. Su capacidad de persuasin es en gran medida producto de su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Recuerde: Debe incluir slo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos distraern a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si no est seguro del impacto que puede tener una idea, omtala.
Sea simple
Perspectiva Personal En una organizacin internacional grande y diversa, la comunicacin dentro de la misma debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organizacin tiene gente trabajando en la oficina de mensajera en Mosc, en terreno en Beijing o en el medio oeste de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender qu es lo que la organizacin est tratando de lograr. La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a travs de una declaracin de la misin corporativa o una declaracin de objetivos. He visto declaraciones de misin de hasta doscientas palabras y cuando me involucr con KPMG, tratamos de averiguar lo que podramos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organizacin. Que no slo lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes, sino como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organizacin, tenan algo que aportar. As que convertimos la declaracin de la misin en una muy simple, diciendo que KPMG es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para beneficio de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. As de simple. Tambin las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas y mientras ms palabras se usen, ms probabilidad hay de que existan malentendidos. Me tom mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organizacin que habla y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro
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de la misma pueden interpretar las palabras de manera diferente. As que mientras ms simple y conciso sea su mensaje, ser mejor para usted. . La simplicidad en la comunicacin es clave, sobre todo en las grandes organizaciones. Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera diferente, as que es importante mantener la comunicacin concisa para evitar la posibilidad de un malentendido. Lord Sharman Presidente, Aegis Group Lord Sharman se incorpor a Peat Marwick Mitchell (despus llamado KPMG) como ejecutivo en el ao de 1966. Trabaj en una serie de oficinas en el extranjero antes de ser nombrado socio en la sede de Londres en 1981. Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres aos ms tarde se encarg de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 199194, fue Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fue nombrado socio senior. Tambin se desempe como miembro del Comit Ejecutivo Internacional y del Consejo Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retir de la empresa en septiembre de 1999. Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo de Group 4 Securicor. Adems Lord Sharman es miembro de los consejos de administracin de Aviva, Reed Elsevier y el Grupo BG.
Organice su presentacin
Introduccin
Cuando ya dispone del material bsico para su presentacin, necesita organizarlo. Una presentacin bien organizada har que el esfuerzo de atencin de la audiencia disminuya al mnimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su
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objetivo. Durante la introduccin, recurra a un anzueloun comentario, una pregunta, una historia relevante, una declaracin o un ejemplopara conseguir el inters y la atencin de su pblico. La introduccin tambin le sirve para hacer lo siguiente: Definir el propsito de la presentacin. Establecer su credibilidad. Pregntese: cules de mis calificaciones impresionar a este pblico en particular? y resltelas. O, si es apropiado, haga que otra persona con autoridad y credibilidad anuncie su presentacin. Describir la importancia del tema para el pblico: de qu les sirve? Sealar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordar.
Actividad: Capte la atencin de su pblico
Usted est dando un discurso sobre innovacin a una muestra representativa de ejecutivos de su organizacin. Cul de las siguientes frases de introduccin sera la mejor para captar la atencin de sus oyentes al comienzo de su presentacin?
Qu tienen en comn las notas Post-it y el Silly Putty (plstico flexible con consistencia de masa)? Son innovaciones que originalmente fueron vistas como un fracaso rotundo por los ejecutivos. Opcin correcta. Estos ejemplos especficos, interesantes y muy conocidos, as como los hechos
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sorprendentes acerca de ellos, inmediatamente captarn el inters de su audiencia.
Hoy vamos a hablar de creatividad e innovacin para todo tipo de organizaciones. No es la mejor opcin. Esta introduccin es demasiado amplia para captar la atencin la atencin de su audiencia.
Cualquier empresa que espera tener xito en esta poca tan competitiva, tiene que tener la capacidad de innovar. No es la mejor opcin opcin. Aunque esta introduccin deja entrever el tema de su discurso, no es la mejor porque utiliza un lenguaje seco y por lo tanto no capta la atencin de su audiencia.
Exposicin de una necesidad o un problema

La segunda parte de su presentacin es la exposicin de una necesidad o un problema. Aqu usted debera hacer lo siguiente: Dejar en claro a su audiencia por qu debera interesarse en su mensaje Desarrollar una necesidad o un problema especfico que usted y la audiencia resolvern juntos. Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de apoyo para mantener el inters sin desviar la atencin del tema. Involucrar a los miembros del pblico pidindoles sugerencias y abordando sus necesidades y problemas. Evaluar la aceptacin pidiendo feedback, si es apropiado.
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La solucin
La tercera parte de su presentacin, la solucin, deja en claro a la audiencia cmo piensa usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aqu har lo siguiente: Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucin Involucrar a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar Expresar su solucin en trminos de las necesidades de la audiencia Se cerciorar de que la urgencia de su solucin coincide con la necesidad
Llamado a la accin
Idea Clave Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la accin. Aqu debera hacer lo siguiente: Reiterar el mensaje clave de la presentacin Integrar los puntos presentados en la introduccin con los comentarios de cierre Recomendar la accin Sugerir un acuerdo Obtener un compromiso o la aceptacin Entregar una conclusin final
Duracin
Cunto debe durar una presentacin? Muchas veces, usted debe ajustar su presentacin a un horario que han programado otros.
Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentacin de ventas a un comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duracin ptima de su presentacin.
Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:
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Haga que su presentacin dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje clave en forma clara y completa. Haga que dure slo lo suficiente para que sea clara y est completa en el tiempo asignado. Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayora de los adultos recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no ms de siete. Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda o acepte una idea, resrvela para otra presentacin. Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla a la carrera. Piense en qu puede eliminar si le recortan su tiempo. Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza bsica.
El uso de apoyos visuales

El poder de los apoyos visuales
Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayora responde mejor a los apoyos visuales que slo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes hallazgos de investigaciones realizadas: Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento a travs del odo y 12 por ciento a travs del olfato. Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras por s solas. Las palabras y las imagines juntas son seis veces ms eficaces que las palabras solas. Use apoyos visuales para ayudar a su pblico a:
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Mantenerse atento Recordar los datos Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos Sealar que usted est cambiando de tema
Elija los medios apropiados

Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los rotafolios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe tomar en cuenta la flexibilidad, el costo y cun apropiado es para su presentacin. Ventajas y Desventajas de los medios Medio Ventajas Fciles de crear, actualizar y transportar Desventajas No siempre se proyectan con claridad La tecnologa puede fallar; debe tener un conjunto de transparencias de respaldo tiles para presentaciones breves e informales Proporciona espacio para tomar apuntes y puede Puede convertirse en el punto focal de la audiencia, desviando su atencin de la presentacin
Diapositivas
Material impreso para entregar
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conservarse para consultas posteriores Puede contener antecedentes complementarios
Puede distraer si se distribuye durante la presentacin.
Rotafolios
Flexibles Fciles de crear Estimulan la interaccin
No son eficaces para grupos grandes Difciles de transportar
Transparencias
Flexibles Fciles de crear Permiten luz en la sala para mantener el contacto visual Adecuadas tanto para situaciones formales como informales
Puede ser incmodo poner y sacar las transparencias Tecnologa antigua
Apoyos visuales eficaces
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No todos los medios visuales mejoran una presentacin. Para que sean eficaces, los apoyos visuales deben: Ser simples Usar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar un concepto Utilizar palabras clave, no oraciones completas Emplear un slo concepto por diapositiva o pgina Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rotafolio Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso
Actividad: Cree un apoyo visual eficaz
Un apoyo visual eficaz puede ser la clave del xito de su presentacin. Vea si usted conoce las caractersticas de un apoyo visual eficaz.
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Usted est tratando de convencer a los inversionistas para construir un nuevo teatro en una costosa pero ideal ubicacin. Ahora tiene que preparar un apoyo visual eficaz para apoyar su presentacin. Seleccione el texto para crear su visual.
El teatro debe estar localizado en el corazn de la ciudad, puesto que la ubicacin impulsar las ventas de las entradas al teatro. Los teatros de la comunidad crean centros de actividades para la poblacin juvenil. Esta ubicacin (centro de la ciudad), es accesible por autobs. No es la mejor opcin. Esta opcin utiliza oraciones completas en lugar de palabras clave y expresa mltiples ideas clave.
La ubicacin impulsar las ventas de las entradas al teatro Opcin correcta correcta. Es ms eficaz limitar su diapositiva a una idea clave utilizando palabras clave.
La ubicacin es importante; Asientos para 2,000 personas; Promueve actividades para la poblacin juvenil No es la mejor opcin. Esta opcin contiene ms de una idea clave.
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Seleccione un grfico para su apoyo visual.
Un sencillo grfico de barras que muestra la correlacin entre la localizacin del teatro y la venta de entradas. Opcin correcta correcta. Este grfico transmite claramente la informacin que respalda la idea clave.
Un grfico lineal complejo que muestra las estadsticas de venta de entradas de varios teatros, ubicados en diferentes lugares y una fotografa de un teatro. No es la mejor opcin. Esta fotografa no comunica su idea clave de una manera convincente.
Dos grficos, uno complejo y uno simple, adems de una fotografa de un teatro No es la mejor opcin opcin. Este grfico es complejo y con muchas imgenes, adems resulta difcil de leer y puede ser una distraccin.
Seleccione una gama de colores para su visual.
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Cuatro brillantes y contrastantes colores nen No es la mejor opcin. Esta opcin utiliza muchos colores y puede hacer que su apoyo visual distraiga la atencin o sea difcil de leer.
Blanco y negro No es la mejor opcin. Este apoyo visual puede beneficiarse del uso de una variedad de colores para crear un inters visual y poner de relieve los puntos clave.
Dos tonalidades del mismo color, una clara y otra oscura. Opcin correcta. Este visual contiene un agradable equilibrio de color. El uso apropiado del color crea un inters visual y pone de relieve los puntos clave.
Ensayo
Ensaye hasta que est listo.
Idea Clave Cundo le gustara conocer los puntos dbiles, las partes tediosas y los excesos de detalles de su presentacin? Antes o despus de darla? Ensaye para descubrir y corregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al mximo su ensayo: Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usar en el evento real. Ensaye la presentacin completa cada vez que practique.
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Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario, practique con una grabadora de cinta o video. Ensaye hasta que la presentacin no suene como si la hubiera memorizado. Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.
Preprese fsica y mentalmente
La entrega de una presentacin eficaz requiere una preparacin mental y fsica. Por ejemplo: Visualcese dando una presentacin exitosa. Repita para s mismo afirmaciones positivas como Estoy relajado y listo. Use tcnicas de respiracin y ejercicios para liberar la tensin a fin de disminuir el estrs. Pregntese: Qu es lo peor que podra suceder? y luego preprese para esa posibilidad. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.
Supere el temor a dar una presentacin
Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentacin exitosa est en cmo manejar el miedo. Considere las siguientes tcticas para ayudarle a superar el temor: Ensaye su presentacin y aprndasela a fondo. Ocpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por telfono
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antes de la presentacin o en persona a medida que ingresan a la sala. Anticipe las preguntas y objeciones que tengan ms probabilidad de surgir. Preprese tanto fsica como mentalmente.
Presentar eficazmente
Dirija su presentacin
Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya prepar sus mensajes, sus materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentacin lo ms interesante posible. Usted lograr el mejor desempeo si se expresa de manera eficaz, proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada. He aqu algunas sugerencias: Haga su presentacin en tono conversacional. No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes slo en caso necesario. Evite usar jerga o trminos que pueden ser desconocidos para el pblico. Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrs del podio, si puede hacerlo. Cuando desee control o ms participacin o bien incorporarse al grupo, camine entre el pblico. Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reaccin. Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas en sus bolsillos. Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como eem este y aaa".
Elija cuidadosamente sus palabras

Perspectiva Personal
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Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en trminos del impacto que pueden tener las palabras una vez que llegue a una posicin de poder, cualquiera que sea, y la gente est empezando a prestarle atencin a lo que dice, entonces usted necesita convertirse en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en cuenta todo lo que he odo de forma absolutamente literal, qu estara escuchando?' Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emocin algunaporque en su mente les est dando un matiz, sea ste gracioso, casual o off the recorddebe pensar en ellas como si fueran una declaracin que pudiera estar en primera plana en el diario de maana. Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diarioTIME:00:49], estara muy avergonzado? y segundo, me estara lamentando de lo que dije? Entre ms poderoso se convierta un lder, habr ms gente que estar pendiente de cada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los lderes deben tener cuidado con lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas. Paul Anderson Presidente y CEO, Duke Energy El Sr. Anderson comenz su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos en las reas de marketing, ingeniera de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a 1972. Fue Gerente de Planificacin entre 1972 y 1977 y posteriormente se uni a PanEnergy. Los siguientes aos, el Sr. Anderson ocup varios roles de liderazgo dentro de la empresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO. Cuando PanEnergy se fusion con Duke Power en 1997, pas a ser Presidente y Director de Operaciones de Duke Energy durante un ao, despus de haber jugado un papel clave de liderazgo durante la fusin. Luego, en 1998 se traslad a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando la empresa se fusion con Billiton. Posteriormente se convirti en Director General y CEO de BHP Billiton Ltd., (compaa listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compaa listada en el Reino Unido) y trabaj ah hasta su retiro de la empresa en
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julio de 2002. El Sr. Anderson regres a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003. Tambin participa en el consejo de administracin de Qantas Airways.
Utilice su voz
Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente: Mantenga un tono natural y conversacional. Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de no tener un micrfono. Pruebe la acstica del lugar cuando ensaye. Utilice un micrfono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande, y ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrfono. Evite hablar demasiado rpida o lentamente. Practique con una grabadora o frente a un colega para obtener feedback. Sea expresivo. No hable en forma montona. Suba y baje el tono de su voz para expresar su idea. Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.
Proyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con ste se reflejan en su postura y en su lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cercirese de hacer lo siguiente: Proyecte confianza a travs de su vestuario y presencia. Asegrese de que sus expresiones faciales transmitan inters en el pblico. Si est demasiado nervioso para mirar a todo el pblico, concntrese en algunas personas. Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.
Mantenga a la audiencia interesada

Asegrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya terminado de escuchar.
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Dorothy Sarnoff La mayora de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difciles: los que dejan de prestar atencin, los agotados o los que estn tan ocupados que estn pensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas para captar su atencin y mantenerla Para mantener un alto nivel de atencin de su audiencia: Cambie lo que est haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie su tono de voz. Proponga una votacin a mano alzada Agregue humor Use analogas y ejemplos vvidos Incorpore historias personales Emplee datos estadsticos convincentes y testimonios expertos Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y grficos eficazmente Haga una pregunta Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar ms detalles en las reas que les interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le formulen.
Actividad: Evaluar una presentacin

(hablando en un tono conversacional, utilizando cambios en las inflexiones de voz)
Buenas tardes y gracias por venir. Mi nombre es Marianne Chiu y he sido directora de reclutamiento para la compaa Treaty Elm Financial durante cinco aos. Estoy aqu hoy para hablar con ustedes acerca de nuestro proceso de reclutamiento para que ustedes, como nuevos ejecutivos, puedan contratar a las personas que necesiten para sus equipos. Antes de empezar, um, cuntos de ustedes necesitan de forma inmediata, un nuevo miembro en su equipo?
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Parece que alrededor de un tercio de ustedes. Cuntos de ustedes saben de una vacante que se abrir en su equipo en las prximas seis semanas? Alrededor de diez de ustedes. Uh, bueno, si no tienen una necesidad an, cranme que la tendrn. Ok, um, el primer paso en el proceso de contratacin es identificar qu tipos de BI se requieren del candidato que ser entrevistado para saber si puede hacer el trabajo para el cual est contratando. Si ustedes no estn seguros qu tipo de BI corresponde a cada funcin, o no saben lo que es un BI, simplemente consulten la seccin de reclutamiento de Treatry Elm la cual se encuentra online. A continuacin, ingresen en la intranet de la empresa y registren el req. en el sistema. Asegrense de incluir su nmero TKM, para que sepamos quin es. El req. ser remitido a un reclutador y a su superior para que la apruebe. Llegado a este punto es mejor que ustedes le enven al ejecutivo encargado de la aprobacin un email para dejarle saber que est atento a la solicitud de personal que est en proceso y que pronto le ser enviada.
Cul de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da una presentacin?
Hablar a partir de un libreto No es la mejor opcin. Hacer referencia a sus notas continuamente durante toda la presentacin rompe la conexin entre el orador y la audiencia.
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Uso de jerga profesional No es la mejor opcin. El uso de jerga profesional puede excluir a ciertos miembros de la audiencia de la comprensin de una presentacin y debe evitarse siempre que sea posible.
Incorporar historias personales Opcin correcta. Incorporar historias personales hace que los conceptos abstractos sean ms vivos para el pblico y atraen su atencin.
Cul de las siguientes no es una conducta eficaz cuando se da una presentacin?
Uso del movimiento para mantener interesada a su audiencia No es la mejor opcin. sta es una conducta eficaz. El uso del movimiento mientras se hace una presentacin, puede ayudar a cautivar al pblico y prevenir al presentador de realizar pequeos movimientos nerviosos que distraen.
Variacin entre hablar demasiado rpida o lentamente
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Opcin correcta. Aunque la variacin de ritmos en el discurso es una conducta de presentacin rpido o lento durante su discurso. efectiva, el expositor debe evitar hablar demasiado
Hacer preguntas No es la mejor opcin. sta es una conducta eficaz. Cuando el expositor hace preguntas a su audiencia atrae su atencin y establece la relevancia de su presentacin.
Cmo manejar las preguntas

Anticipe las preguntas
Hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentacin ha sido todo un xito. Sin embargo, si sus oyentes estn involucrados y estn trabajando con usted, lo ms probable es que tengan preguntas. Anticipe las preguntas centrndose en las preocupaciones de sus oyentes y de cmo su presentacin podra interesarlos. Ensaye su charla con alguien ms y pdale que le presenten las preguntas que pudieran tener.
Cundo debe responder a las preguntas?

Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentacin.
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Esto les permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros de que la audiencia cuenta con una visin completa. Si elige este mtodo: Haga una clara transicin a su sesin de preguntas y respuestas. Mantenga el control de la sesin de preguntas y respuestas, repitiendo la pregunta y dando la respuesta a todo el grupo y no slo a la persona que plante la interrogante. Algunos expositores tambin responden a las preguntas durante su presentacin, ya que consideran que as mantienen al pblico involucrado y adems, obtienen feedback inmediato respecto de cun bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje. Use este mtodo con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla. Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos especficos durante la presentacin lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su pblico. Sin embargo, si elige este mtodo, asegrese de establecer esos momentos de antemano y marcarlos en su presentacin a fin de no olvidar que debe detenerse para responder preguntas.
Cmo debe de manejar las preguntas?

Idea Clave Es muy comn que el xito de toda su presentacin ser juzgado por lo bien que maneje la sesin de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos: Antes de su presentacin, anticipe las posibles preguntas y argumentos que pudieran surgir. Determine cmo las va a responder. Cuando surjan preguntas durante su presentacin, no las niegue o pase por alto. Si sabe la respuesta, dla en forma clara y concisa. Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtener la respuesta o pregunte si alguien del pblico puede contestarla. Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva. Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende la pregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta adems de asegurarse que su audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted est frente a ellos.
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Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentacin, antelas en una pizarra blanca o en un rotafolio y respndalas al final de la reunin. Cuando est listo para terminar la sesin de preguntas y respuestas, avise a su audiencia que est cerca del final diciendo lo siguiente, dos preguntas ms y con esto cerramos. Trate de responder preguntas provenientes de todas la audiencia. Evite que una sola persona domine la sesin de preguntas y respuestas.
Haciendo Presentaciones Grupales

Asignar oradores
A menudo usted desear que otros colaboren con su presentacin. Tal vez est presentando los resultados de un trabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia de los dems le ayudar a alcanzar su objetivo. Usted debe asignar a los oradores ya sea por reas de especialidad o conforme a sus fortalezas y debilidades para hacer presentaciones.
Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones son los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasin es ms importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias dificultosas, como antes y despus de almuerzo y al final del da.
Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentacin a fin de que cada persona sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de la presentacin
Una presentacin grupal tpica, fluye de la siguiente manera: El primer orador presenta a los dems brevemente e introduce el tema.
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Cada uno de los oradores que sigue hace una transicin al prximo anunciando: "Ahora June se referir a. . ." El ultimo orador resume la presentacin completa. Un orador se encarga de todas las transiciones. Planifique la manera en que el grupo responder las preguntas. Cada expositor debe estar preparado para responder preguntas en un rea determinada y estar atento por si otro expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten todas las preguntas.
Coordinacin de los apoyos visuales

Los apoyos visuales pueden presentar desafos logsticos para una presentacin grupal. Una planificacin especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en lugar de distraer al pblico. A fin de hacer una presentacin lo ms perfectamente integrada posible, siga estas pautas: Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos visuales durante la presentacin (a menos que el expositor prefiera hacerlo). Si otra persona est manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para poder lograr una sincronizacin. Cercirese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo formato. Si los oradores emplean medios diferentes, coordnelos para lograr una transicin sin problemas.
Ponga a prueba su Presentacin

Antes de la presentacin
Poner a prueba la presentacin es importante para comprender el impacto que tendr. Antes de la presentacin final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su feedback. Rena a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
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Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno en su audiencia de prueba. Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los apoyos visuales, la lgica, y dems.
Durante la presentacin
Durante la presentacin, busque seales que le ayudarn a medir la reaccin del pblico. El lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento: Estn los oyentes asintiendo con la cabeza mostrando que estn de acuerdo o estn sentados con los brazos cruzados? Sus preguntas pueden ayudarle a identificar las reas de su presentacin que necesitan aclaracin. Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la reaccin del pblico o tambin usted puede tomar notas inmediatamente despus de la presentacin para aprovechar que los hechos estn frescos en su mente. En muchas situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cmo va todo. Por ejemplo, "Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Despus de la presentacin
Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el que deseara haber dado. Dale Carnegie Despus de la presentacin, evale su eficacia de forma global. Pida feedback por parte de participantes confiables. Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que es necesario mejorar. Pregntese lo siguiente: Alcanz su objetivo? Logr la venta? Logr persuadir a la audiencia a adoptar su recomendacin? El pblico pareca interesado y atento? Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para mejorarla?
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Qu lecciones aprendi acerca de su presentacin? Crear y ofrecer una presentacin es un proceso que, como cualquier otro proceso, puede perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raz. Una vez conocidas las causas raz, puede tomar las medidas correctivas.
Escenario
Parte 1
Parte 1 Cada ao, Oscar y su equipo de gestin de productos presentan nuevos productos en la conferencia para BestPet, Inc., una fbrica de productos para mascotas. Con el fin de preparar al personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas, para promover productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes de lnea de produccin esbozan las caractersticas y los beneficios de los nuevos productos. Este ao Oscar y su grupo anunciarn un fascinante producto nuevo: Trail Hound: una mochila para perros para que stos transporten su comida y agua durante las excursiones con sus amos. La mochila Trail Hound tiene un sistema nuevo e innovador de compartimentos. Oscar necesita explicar este detalle claramente de modo que los representantes de ventas puedan hacer demostraciones a los clientes. La presentacin de Oscar est programada justo despus del almuerzo. En las semanas anteriores a la conferencia, comienza a preparar los apoyos visuales que espera profundicen la comprensin de los representantes de ventas sobre el nuevo producto y los inspire a venderlo.
Qu tipo de apoyos visuales podran ser ms convincentes para el propsito de Oscar?
Una hoja con una lista de las diez razones ms importantes por las cuales la
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mochila Trail Hound es mejor que cualquier mochila para perros de la competencia. Oscar entregar la lista durante su presentacin. No es la mejor opcin. Si utiliza folletos, evite su distribucin durante la presentacin. La distribucin de material escrito durante su presentacin slo distrae. Adems, los apoyos visuales que contienen nicamente texto no son los ms convincentes. Oscar est dando su presentacin inmediatamente despus del almuerzo, por lo que se espera que la energa de su pblico est en su nivel ms bajo. (Las personas tienden a tener sueo despus de comer y los representantes de ventas ya han asistido a varias presentaciones de otros productos durante la maana.) Oscar entonces tendr que hacer sus apoyos visuales muy atractivos para captar su atencin atencin. Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren cmo funcionan los compartimentos de la mochila Trail Hound.
No es la mejor opcin. Aunque los diagramas y las imgenes son importantes cuando forman parte de los apoyos visuales, un rotafolio en s, no es efectivo para grandes grupos. La audiencia de Oscar es de 150 personas, y es muy probable que las personas que ocupan los lugares en la parte posterior de la sala de conferencias no puedan ver la informacin contenida en el rotafolio. Adems, los rotafolios son especialmente difciles de transportar.
Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema nuevo de compartimentos de Trail Hound con el de su principal competidor, y que incluya una lista punteada de varias ventajas del sistema Trail Hound
Opcin correcta. Para aumentar su eficacia, las diapositivas digitales deben contener un solo concepto. Adems, una combinacin de palabras e imgenes es seis veces ms eficaz que las palabras por s solas. Este apoyo visual probablemente ser muy eficaz, ya que contiene un solo concepto (que es la
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comparacin de cada una de las funciones de los compartimentos de Trail Hound con los de la competencia), y una combinacin de palabras e imgenes.
Parte 2
Parte 2 Oscar decide crear una presentacin en su computadora compuesta de diapositivas con texto y dibujos. Adems, decide entregar a los miembros de la audiencia, conforme vayan entrando a la sala de conferencia, material impreso que detalla las especificaciones importantes de la mochila Trail Hound. A continuacin, ensaya su presentacin. Por naturaleza, Oscar es un presentador nervioso, por lo que repasa algunas habilidades para hablar en pblico. Por ejemplo, usa una grabadora de cinta, ensaya la habilidad de mantener el tono de voz natural y conversacional, as como lograr un volumen de voz adecuado. Como un ltimo paso en el proceso de ensayo, Oscar visualiza cmo va a manejar las preguntas de su audiencia. Entonces recuerda que an no ha decidido en qu momento responder a las preguntas.
Cundo debe Oscar responder a las preguntas que surjan durante su presentacin?
Para garantizar que su audiencia se mantenga atenta, Oscar debe responder a las preguntas cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano.
No es la mejor opcin opcin. Aunque este enfoque puede mantener a su audiencia atenta y proporcionarle feedback sobre cun bien los representantes de ventas comprenden su mensaje; Oscar tambin se arriesga a perder el control de su presentacin. Como a l le estresa hablar en pblico, debe evitar hacer cualquier
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cosa que pueda distraer su atencin o hacer que pierda el hilo de su charla.
Para asegurarse de que primeramente muestra la "la idea general, Oscar debe pedir a las personas que hagan sus preguntas al final de la presentacin.
No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede permitirle a Oscar terminar su presentacin y asegurarse de que los representantes de ventas comprendan la idea general, no le permitira obtener feedback sobre cun bien los representantes de ventas han comprendido su mensaje para poder realizar los ajustes necesarios a su charla. Esto puede ser un problema, dado que el principal propsito de la presentacin de Oscar es asegurarse de que los representantes de ventas comprendan el nuevo producto de manera suficientemente clara para venderlo.
Para evaluar continuamente las reacciones de su pblico a su mensaje, Oscar debe responder a sus preguntas en puntos predeterminados y especficos durante la presentacin.
Opcin correcta correcta. Este enfoque le permite a Oscar evaluar peridicamente las reacciones de la audiencia y escuchar sus ideas, as como percibir qu tan bien los representantes de ventas comprendan su mensaje. El hecho de que este enfoque es ms estructurado evita el riesgo de que Oscar pierda el control de su charla. Al elegir este enfoque, Oscar debe seleccionar puntos especficos durante su presentacin y marcarlos en sus notas, de manera que recuerde cuando debe detenerse a responder preguntas.
Parte 3
Parte 3
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Oscar decide que va a responder a las preguntas en momentos especficos a lo largo de su presentacin. El da de la presentacin llega. Los representantes de ventas recogen sus folletos y se dirigen a tomar un lugar en la sala. Cuando Oscar se detiene en uno de los tiempos predeterminados para responder a preguntas, muchos de los representantes de ventas hacen preguntas. Como es una audiencia grande, Oscar repite y parafrasea cada pregunta frente al pblico y luego da una respuesta a todo el grupo. Oscar cierra su presentacin con un resumen de las especificaciones y beneficios del nuevo producto. Luego guarda sus materiales y se dirige de nuevo a su hotel. All, hace una revisin de su presentacin y se pregunta si fue, en general, exitosa. Se pregunta cmo podra evaluar los posibles puntos dbiles de sus habilidades de presentacin.
Cul de las siguientes opciones podra indicar una debilidad en las habilidades de presentacin de Oscar?
Muchos participantes de la audiencia hicieron muchas preguntas durante la presentacin de Oscar.
No es la mejor opcin. Aunque hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentacin ha sido todo un xito, las preguntas de hecho indican que los oyentes estn interesados en su charla y con el material que presenta. El hecho de que los representantes de ventas hicieron muchas preguntas no implica una charla ineficaz. Sin embargo, Oscar an debe asegurarse de que ha respondido a las preguntas con claridad, tal vez preguntando peridicamente a su audiencia, "Hay algo que no les hace sentido hasta ahora?"
Oscar recuerda concluir su charla con un resumen de los beneficios clave de la mochila Trail Hound.
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Opcin correcta. El hecho de que Oscar terminara su discurso con un resumen, indica un punto dbil en sus habilidades de presentacin. En su lugar, debi haber cerrado con un fuerte llamado a la accin. ste incluye una reiteracin del mensaje central de su presentacin, pero tambin contiene recomendaciones para los miembros del pblico de lo que deben hacer con la informacin que acaban de recibir. Por ejemplo, Oscar podra haber instado a su audiencia a destacar aspectos particulares de la funcin de los compartimentos de la mochila Trail Hound a sus clientes. O podra haberlos convenidos plenamente con el anuncio de un premio para el representante de ventas que venda el mayor nmero de unidades.
Durante la presentacin, los representantes de ventas ignoraron los folletos que haban recibido al entrar en el auditorio.
No es la mejor opcin. El hecho de que los representantes de ventas ignoraran sus folletos, no indica un punto dbil en las habilidades de presentacin de Oscar. Todo tipo de documentos pueden en realidad distraer a los asistentes, si stos se convierten en el punto focal de la presentacin. As que, si los representantes de ventas los ignoraron, es porque probablemente se interesaron de lleno en la charla.
Conclusin
Conclusion Despus de sopesar diversos factores, Oscar decide que su presentacin fue un xito en muchos aspectos, aunque anota mentalmente que cerrar la charla del prximo ao con un fuerte llamado a la accin.
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Las tcnicas de presentacin eficaces son esenciales para cualquier ejecutivo. Los presentadores experimentados planean cuidadosamente los apoyos visuales y otros elementos contenidos en sus charlas, adems de ensayar sus presentaciones anticipadamente. Tambin estructuran su charla de ciertas formas que les permitan alcanzar mejor sus objetivos; por ejemplo, decidir cundo sera el mejor momento para responder a las preguntas. Por ltimo siempre evalan sus presentaciones para identificar las reas que necesitan mejorarse. La entrega de una presentacin convincente requiere de una cuidadosa preparacin. Sin embargo, una buena presentacin vale la pena el esfuerzo adicional que se requiere invertir.
Compruebe sus conocimientos

Pregunta 1 Cul de las siguientes estrategias no es recomendable para ayudarle a prepararse fsica y mentalmente para una presentacin?
Visualizarse a s mismo dando una presentacin exitosa repitiendo afirmaciones positivas, tales como Estoy relajado y listo.
No es la mejor opcin. Visualizarse dando una presentacin exitosa es, efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse mental y fsicamente para hacer una presentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar el ayudarn a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural. nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le
Identifique lo peor que podra suceder y luego preprese para esa posibilidad
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No es la mejor opcin.
Identificar y prepararse para los posibles problemas es, efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse fsica y mentalmente para su presentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar el nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural.
Ignorar los sentimientos de extremo nerviosismo o intentar contrarrestarlos con relajantes musculares o un vaso de vino o el medio que funcione mejor para usted.
Opcin correcta. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin. Es probable que no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva. Sin embargo, visualizarse dando una presentacin exitosa e identificar y prepararse para los posibles problemas, son estrategias que pueden ayudarle a prepararse mentalmente.
Pregunta 2 El tipo de presentacin que elija depende de _______________.

Su propsito
Opcin correcta. El tipo de presentacin que usted elija depende de su propsito. Ejemplos de ste son: ventas, persuasin, informe de avance,
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demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de seleccionar la presentacin apropiada debe considerar tambin otros factores, incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
La formalidad de la presentacin
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar la formalidad en el diseo de su presentacin, primero debe seleccionar el tipo de presentacin basado en su propsito. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance, demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de seleccionar el tipo de presentacin, entonces debe considerar tambin otros factores, incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
El tamao de su audiencia
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar el tamao de su audiencia al disear su presentacin, usted debe primero seleccionar el tipo de presentacin. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance, demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de seleccionarlo, entonces debe considerar tambin otros factores, incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
Pregunta 3 Al considerar qu va a decir durante su presentacin, Cules son no debe hacer?
algunas pautas importantes que debe recordar respecto de lo que
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No neutralice los argumentos en contra que provienen de su audiencia
No es la mejor opcin. En realidad, debera neutralizar los argumentos en contra que provienen de su audiencia, con el fin de persuadir a los oyentes a aceptar su mensaje. La opcin correcta es: No hable slo sobre datos. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No hablar slo de datos
Opcin correcta. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No describir el resultado que espera obtener de su presentacin
No es la mejor opcin. En realidad, usted debe explicar las acciones que quiere que su audiencia lleve a cabo, para lograr el resultado esperado de su presentacin. La opcin correcta es. No hablar slo de datos. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar las bases emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a acerca de lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
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Pregunta 4 La mayora de los expertos coinciden en que es importante limitar el nmero de mensajes e ideas principales cubiertos en una sola presentacin. Cul es ste nmero generalmente aceptado?
Dos
No es la mejor opcin. En lugar de dos, usted debe tratar de limitar el nmero de sus mensajes e ideas importantes a un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.
Cinco
Opcin correcta. Trate de limitar el nmero de sus mensajes e ideas principales a un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menos dos, es el nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.
Nueve
No es la mejor opcin. En lugar de nueve, usted debe tratar de limitar el nmero de sus mensajes e ideas importantes a alrededor de cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.
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Pregunta 5 Durante la introduccin de su presentacin, usted debe describir y repasar los puntos principales que cubrir. Qu ms necesita hacer durante la reunin?
la importancia del tema para su pblico, establecer su credibilidad
Enuncie claramente los puntos principales
No es la mejor opcin. Usted debe enunciar claramente sus puntos principales durante la exposicin de la necesidad o problema, ms no en la introduccin. El paso adicional que necesita tomar durante la introduccin es definir el propsito de su presentacin. Idealmente, su propsito debera ser lo primero que le debe transmitir a su audiencia.
Definir el propsito de la presentacin
Opcin correcta. Adems de describir la importancia de su tema para la audiencia, de establecer su credibilidad y repasar los puntos principales que cubrir, tambin debera definir el propsito de su presentacin. Idealmente, el propsito es lo primero que debe transmitir a su audiencia.
Identificar un problema especfico que usted y su pblico vayan a resolver en conjunto
No es la mejor opcin. La identificacin de un problema especfico que usted y su pblico resolvern en conjunto se debe realizar durante la segunda parte de
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su presentacin o la exposicin de un problema o una necesidad, y no durante la introduccin. El paso adicional que debe incluir durante la introduccin es definir el propsito. Idealmente, el propsito es lo primero que le debe transmitir a su audiencia.
Pregunta 6 Durante la seccin principal de una presentacin, Cul es una forma efectiva de involucrar a la audiencia?
Pedir sugerencias y preguntas al pblico
Opcin correcta. Al pedir a su pblico sugerencias y preguntas y luego responderlas su presentacin ser verdaderamente interactiva. El momento adecuado para hacer esto depende de usted. En un ambiente informal podra solicitarlas en cualquier momento del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que usted dedicar una parte de su exposicin para que la audiencia participe. pueden participar. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escuchar con ms atencin cuando saben que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.
Usar apoyos visuales, tales como una presentacin son diapositivas, para apoyar el mensaje principal
No es la mejor opcin. Si bien los apoyos visuales pueden ayudar a los miembros del pblico a comprender su mensaje, stos no ayudan a que se involucren ms. Para una eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para hacer
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invitar a la audiencia a participar depende de usted. En un ambiente informal podra solicitarlas en cualquier punto del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que dedicar una parte de la exposicin para que la audiencia participe. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escucharle con ms atencin cuando sepan que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.
Repartir hojas de papel en las cuales el pblico puede tomar notas relacionadas con su presentacin
No es la mejor opcin. Si bien tomar notas puede ayudar al pblico a reflexionar y comprender su mensaje, esto no los involucra activamente. Para una eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para invitarlos a participar depende de usted. En un ambiente informal podra invitarlos en cualquier momento del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que dedicar una parte de su exposicin para que participen. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escucharle con ms atencin cuando sepan que sus contribuciones sern tomadas en cuenta.
Pregunta 7 Cunto tiempo debe durar una presentacin?

No ms de una hora
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de una hora para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin
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debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que tomar su presentacin, y luego debe apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
En promedio, dos horas
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de dos horas para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que tomar su presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
Tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa.
Opcin correcta. Una presentacin debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que tomar su presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
Pregunta 8 Cul es un momento adecuado para entregar material impreso durante una presentacin?
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Durante la exposicin de una necesidad o problema
No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras est haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que expone la necesidad o el problema, porque al hacerlo puede restar valor a lo que est diciendo en ese momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin, para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
Durante el llamado a la accin
No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras est haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que hace el llamado a la accin, porque al hacerlo puede restar valor a lo que est diciendo en ese momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin, para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
Antes o despus de la presentacin
Opcin correcta. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin, para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
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Pregunta 9 Qu aspectos de una presentacin tienen ms impacto sobre su capacidad de persuasin?
Testimonios expertos, estadsticas, apoyos visuales y el compromiso de la audiencia
No es la mejor opcin. Los testimonios expertos, estadsticas, apoyos visuales y el compromiso de la audiencia puede hacer que su presentacin sea ms eficaz, pero su capacidad de persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Historias personales, ejemplos, buen humor y analogas
No es la mejor opcin. Historias personales, ejemplos, buen humor y analogas pueden hacer que su presentacin sea ms interesante, pero su capacidad de persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema
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Opcin correcta. Su capacidad de persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Pregunta 10 Cul es la mejor forma de lidiar con una pregunta cuando no sabe la respuesta?
Obtener el nombre de la persona, escribir la pregunta y pedirle que hable con usted al trmino de la presentacin. No diga que no sabe la respuesta.
No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, no eluda o pase por alto la pregunta, evitando admitir que no tiene la respuesta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Primero, seale que es una buena pregunta. Admita que no sabe la respuesta y contine con la pregunta siguiente.
No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, evite admitir que no la sabe y luego ignorarla pasando a otra pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
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Opcin correcta. Si usted no sabe la respuesta, es mejor que no eluda o pase por alto la pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Resultados
Pasos
Pasos para desarrollar una presentacin
1. Defina sus objetivos. Cul es el propsito de mi presentacin? Qu quiero que mi pblico haga como resultado? Su objetivo determina qu y cmo decirlo. Evale su propsito. Quiere informar, persuadir o vender? Quiere que el pblico entienda, aprenda o acte? Cundo y cmo quiere que su audiencia acte? Sea explcito y detallado en la definicin de sus objetivos. Mientras ms lo sea, es ms probable que crea una presentacin que respalde dichos objetivos. Por ejemplo: Quiero que la audiencia solicite que sus subordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1." 2. Conozca a su audiencia. Determine antes de la presentacin el nivel de conocimiento de su audiencia, su inters y posicionamiento y la capacidad de llevar a la accin ciertos aspectos de su presentacin. Asegrese de saber qu puede interesar a su audiencia. Es fundamental mantener a su audiencia centrada en su presentacin.
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Si usted no est familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de las presentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible, intente ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con las caractersticas de audiencia. 3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo. Por ejemplo, realizar una venta requerir de una postura persuasiva como hablar sobre las caractersticas y beneficios del producto y realizar comparaciones de los datos competitivos. Incluya cualquier informacin que le ayude a conseguir su objetivo. Todo lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse. 4. Ajuste su presentacin a su audiencia. Por ejemplo, una presentacin para un grupo tcnico con poder de decisin, debe contener ms detalles cuantitativos que una presentacin a un grupo menos tcnico de ejecutivos de nivel ms bajo. Cuando hay un pblico mixto, sea explcito al abordar las diferentes perspectivas para as mantener a todos interesados. Por ejemplo diga: "Esto afectar a los ejecutivos de producto de sta forma... y a los ingenieros de sta otra..." Cuando es probable que el pblico sea hostil, comience enfatizando las preocupaciones que usted tiene en comn con su audiencia. De ser posible convierta lo negativo en algo positivo. Para energizar a un pblico aptico, cansado o que tiene hambre, empiece con un comentario que sorprenda o una ilustracin vvida.
Pasos para crear una presentacin
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1. Realice una sesin de Brainstorming. 2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan. 3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a la audiencia dentro del tiempo estipulado para la presentacin. Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien. Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda o acepte una idea, resrvela para otra presentacin. Si no est seguro cunto puede durar su presentacin, prepare material extra como datos estadsticos, analogas o ejemplos que puedan omitirse en caso que se d cuenta que est llegando al final del tiempo estipulado. 4. Organice sus argumentos. Para mantener a su audiencia enfocada en el propsito, deje en claro, en todo momento, por qu debera interesarse en su mensaje. Coloque los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas. En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere probar o demostrar. Durante la descripcin del problema o la necesidad, apoye sus puntos principales con ejemplos, apoyos visuales y ancdotas. En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qu har a continuacin. Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a la accin. 5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cmo
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las responder en caso de que surjan. 6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materiales pueden ayudar a su audiencia a: Recordar hechos. Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos. Sealar cuando va a cambiar el tema.
Pasos para la prctica y la evaluacin

1. Ensaye. Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizar en el evento real. Ensaye la presentacin completa cada vez que practique, incluyendo cmo va a pararse y moverse y cmo va a hacer uso de los apoyos visuales. Ensaye en voz alta hasta que la presentacin no suene como si la hubiera memorizado. Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarse con el pblico y no en sus apuntes. Si la presentacin es para un grupo experto, usted puede grabar en video su ensayo para evaluarlo ms detalladamente. 2. Obtenga feedback previo a su presentacin. Ensaye su presentacin con una audiencia de prueba y luego solicite su feedback. Rena a personas que tengan un perfil comparable al de su pblico objetivo. Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno experto en su audiencia de prueba.
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Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los apoyos visuales, la lgica, etc. Qu impacto puede causar en este grupo? 3. Evale el proceso de su presentacin mientras se est llevando a cabo. Busque seales por parte del pblico que le indiquen inters o aburrimiento. Si es posible, pida a una persona de su equipo que tome notas para usted sobre la reaccin del pblico. Tome notas inmediatamente despus de la presentacin mientras stos temas relevantes an estn frescos en su mente. Tome nota de las preguntas hechas por su pblico. stas pueden indicar las reas de su presentacin que necesitan aclaracin. En ocasiones es apropiado preguntar directamente a la audiencia cmo va la presentacin. 4. Evale su presentacin una vez terminada. Evale la eficacia general de su presentacin. Alcanz su objetivo? El pblico pareca interesado y atento? Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que es necesario perfeccionar. Pida feedback por parte de participantes confiables. Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para perfeccionarla? Qu lecciones generales aprendi acerca de cmo hacer una presentacin? 5. Reflexione sobre lo que ha aprendido y utilice su nuevo conocimiento para perfeccionar su prxima presentacin.
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Consejos
Consejos para crear una presentacin
Identifique el objetivo de su presentacin. Guiar todo lo que haga. Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y sus expectativas. Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia. Adapte su presentacin para acomodarse al contexto: el entorno fsico, hora del da y algn evento significativo en curso que pueda afectar a su pblico.
Consejos para la organizacin de una presentacin

Mantenga clara la lgica de su presentacin en todo momento. Exponga los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas. En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere probar o demostrar. En ciertos momentos especficos, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qu har a continuacin. Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones en el cierre.
Consejos para crear apoyos visuales

Exponga una sola idea y no ms de seis lneas por diapositiva. Sea selectivo con sus palabras. Utilice imgenes cuando sea posible. No use escritura vertical. No use ms de dos tipos de tamao de letra por pgina. Utilice vietas y no nmeros para los tems que no llevan secuencia. Use maysculas y minsculas. Los ttulos y acrnimos siempre se escriben en maysucla.
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Consejos para presentar eficazmente

No hable a partir de un libreto. Use apuntes. Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Cuando desee control o ms participacin, o bien incorporarse al grupo, camine entre el pblico. No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos. Emplee gestos de manera relajada y normal. Use su voz eficazmente. Mantngase centrado en su mensaje y en su pblico.
Hoja de trabajo Planificacin preliminar
Hoja de trabajo Caractersticas de la audiencia

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Hoja de trabajo Contexto de la presentacin
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Hoja de trabajo Breve descripcin de la presentacin
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Hoja de trabajo Logstica
Hoja de trabajo Objeciones
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Artculos en lnea
Nick Morgan. "Cmo convertirse en un orador autntico." Harvard Business Review, Diciembre 2008.
Al igual que con los planes ms preparados, los discursos mejor ensayados suelen fracasar. Por mucha preparacin que exista detrs de un discurso, es imposible contrarrestar la percepcin de una audiencia de que el orador no es sincero. Por qu a tantos ejecutivos les cuesta transmitir autenticidad a su pblico? Morgan, coach de comunicaciones durante ms de dos dcadas, ofrece consejos para superar esta dificultad.
Una conversacin con el guionista Robert McKee. Bronwyn Fryer. "Contar historias que mueven y conmueven." Harvard Business Review, Junio 2003.
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A los ejecutivos a veces les cuesta persuadir. Pueden tener todos los datos, las mejores
razones y presentaciones PowerPoint muy completas. Pero aun as no obtienen lo que buscan. El aclamado profesor de escritura de guiones, Robert McKee, dice que esto se debe
a que se usa todo el potencial de las historias, las que satisfacen la profundidad humana de que la vida tenga un propsito y un patrn.
Harvard Managementor Web Site Visite el sitio Web de Harvard ManageMentor para estudiar los recursos adicionales en lnea, disponibles para usted de Harvard Business School Publishing.
Artculos
Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa Harvard ManageMentor permanecer abierto mientras usted est en el sitio. Harvard Business School Publishing. "Are Your Presentations Inspiring?" Harvard
Management Communication Letter , enero 2001.
Pocas presentaciones logran decir lo correcto en forma sucinta. Una excepcin fue el discurso de John F. Kennedy a los ciudadanos de Berln Occidental en junio de 1963. El
anlisis de dicho discurso deja traslucir seis lecciones para cualquier ejecutivo que desee causar un impacto en su audiencia: (1) escriba el discurso usted mismo; (2) hgalo sencillo y genuino; (3) satisfaga las necesidades de la audiencia; (4) apele a algo de ms peso que el inters propio; (5) identifquese con la audiencia desde un principio; y (6) repita frases memorables frecuentemente.
Nick Morgan. "Opening Options: How to Grab Your Audience's Attention." Harvard
Management Communication Letter , julio 2003.
Los momentos iniciales de cualquier presentacin son los ms difciles de preparar y
exponer. El pblico se hace una idea del orador en los primeros minutos; la presin est siempre presente. Entonces, cmo empezar? Lea estas seis interesantes maneras de cmo entrar con el pie derecho a su presentacin.
Sandberg, Kirsten. "Easy on the Eyes." Harvard Management Communication Letter , agosto 2002.
En este artculo dinmico de preguntas y respuestas el destacado diseador grfico Nigel Holmes ofrece sus puntos de vista sobre el uso de grficos para transmitir informacin.
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Adems de esbozar las mejores prcticas para crear tablas y grficos para presentaciones, Holmes reflexiona sobre una serie de temas relacionados, incluida la forma en la que las personas asimilan la informacin visual, as como el rol y la influencia de PowerPoint en los negocios.
Wiles, Cheryl. "Take Your Speech Cues from the Actor's Trade." Harvard Management
Communication Letter, agosto 2003.
Sufre usted de pnico escnico al dar una presentacin? Si comienza a pensar en la comunicacin como si fuera un arte, tal como lo hacen los actores, mejorar su habilidad para hablar ante un grupo. Estudie las tcnicas que emplean los actores con el objeto de perfeccionar las destrezas para hablar en pblico y pronto dominar la atencin de su audiencia.
Libros
Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa Harvard ManageMentor permanecer abierto mientras usted est en el sitio. Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Presentations II. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000.
Esta coleccin tomada de las pginas de Harvard Management Communication Letter, ofrece consejos prcticos de comprobada eficacia para aumentar al mximo el impacto de sus presentaciones.
Nick Morgan. Working the Room: How to Move People to Action Through Audience-
Centered Speaking. Boston: Harvard Business School Publishing, 2003.
Usted recuerda el tema del ltimo discurso que escuch? Si no es as, usted no es el nico. De hecho, los estudios indican que una audiencia recuerda slo 10 a 30 por ciento del contenido de un discurso o una presentacin. En vista de estas deprimentes estadsticas, por qu nos damos la molestia de hacer discursos? Segn el experto en comunicaciones Nick Morgan, lo hacemos porque siguen siendo la manera ms eficaz de conectarse con
distintas audiencias. En este libro Morgan ofrece un mtodo para hablar en pblico centrado en la audiencia. A travs de ejemplos intuitivos, Morgan presenta un proceso de
tres partes: enfocarse en el desarrollo del contenido, ensayar y exponer, lo que permitir a
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los lectores de todos los niveles de experiencia hacer discursos ms eficaces y ms apasionados.
George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Prepare and Deliver Effective Business and Technical Presentations. Reading, MA:
Addison-Wesley Publishing Company, 1997.
Este libro es una gua concisa para todos los aspectos en la preparacin y exposicin de una presentacin de negocios tpica. Adems de ofrecer pautas y consejos, el libro contiene diversas formas de ayudar a los conferencistas a organizarse.
Notas Fuente
Aprendizaje Lin Kroeger. The Complete Idiots Guide to Successful Business Presentations. New York: Alpha Books, 1997. George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Addison-Wesley Publishing Company, 1997. Pasos
George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Addison-Wesley Publishing Company, 1997. Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business School Press, 2003.
Versin 10.0.20110325 SPA 2010 Harvard Business School Publishing. Todos los derechos reservados.
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Objetivos del tema

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Acerca del mentor

Audience-Centered Speaking (HBS Press).

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Involucrar a las personas en la solucin de problemas

Sentar las Bases para su Presentacin

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Comprender el contexto de la presentacin

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Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su ms reciente

Business Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la

dinmica de las organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas

Being Different, una de las herramientas de diversidad ms ampliamente utilizada y

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Revise y afine sus ideas

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Actividad: Capte la atencin de su pblico

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sorprendentes acerca de ellos, inmediatamente captarn el inters de su audiencia.

Exposicin de una necesidad o un problema

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Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:

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El uso de apoyos visuales

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Elija los medios apropiados

Material impreso para entregar

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conservarse para consultas posteriores Puede contener antecedentes complementarios

Puede distraer si se distribuye durante la presentacin.

Flexibles Fciles de crear Estimulan la interaccin

No son eficaces para grupos grandes Difciles de transportar

Puede ser incmodo poner y sacar las transparencias Tecnologa antigua

Apoyos visuales eficaces

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Actividad: Cree un apoyo visual eficaz

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Seleccione un grfico para su apoyo visual.

Seleccione una gama de colores para su visual.

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Preprese fsica y mentalmente

Supere el temor a dar una presentacin

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Elija cuidadosamente sus palabras

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Proyecte una imagen positiva

Mantenga a la audiencia interesada

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Actividad: Evaluar una presentacin

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Cul de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da una presentacin?

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