STUDI TENTANG ILMU ADMINISTRASI Konsep, Teori dan Dimensi

Drs. Ulbert Silalahi, M. A

RESUME Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah Administrasi Negara

oleh KHOTIBUL UMAM 712.1.1.1824

FAKULTA ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS WIRARAJA SUMENEP

BAB I HAKIKAT KONSEP ADMINSTRASI

1. Pengantar 2. Arti Administrasi Secara Etimologis Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan). Maka secara etimologis dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi mengelola manusia, mengelola harta benda ke arah satu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

3. Administrasi Dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencacatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.

4. Administrasi dalam Arti Luas Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi seperti ini. Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompokj orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980). Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaankegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang di tentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980). Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan kerja sama yang di lakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di tentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

5. Pentingnya Studi Administrasi Pentingnya studi dan peranan administrasi juga di sebabkan: 1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian. 2. Pola kehidupan keorganisasian (organizational life) ini berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional. 3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern. 4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional di maksudkan untuk menghasilakan keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan. 5. Berpikir dan bekerja rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektifitas memerlukan administrasi. (adaptasi dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980).

BAB II SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI

1. Pengantar Perkembangan pmikiranadministrasi (pendekatan dan teori) dalam perspektif dapat di gambarkan sebagai berikut:

Praktek Praktek Administrasi

Seni

Manajemen Ilmiah

Klasik

Tahap

Hubungan manusia

Birokrasi Ilmiah

Ilmiah

Teori Administrasi

Perilaku Ilmiah

Proses Ilmiah

Modern

Kuantitatif

Ilmiah

Tahap

Sebagai

Sistem Ilmiah

Ilmu

Sekuensi perkembangan pemikiran administrasi Menurut Harvey C. Mansfield, ada tiga kegunaan yang di peroleh dari pelajaran atau analisis sejarah sejarah administrasi (Dwight Waldo, 1971), yaitu: 1. Observasi Filosofis 2. Dalam teknik analisis atau teknik pemecahan masalah 3. Dalam teknik administrasi

2. Perkembangan Pemikiran Administrasi sebagai Seni Perkembangan administrasi sebagai seni dapat di bagi dalam dua fase, yaitu: a. Fase Sejarah

1. Mesopotamia Yaitu administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan (seperti pengangkutan sungai) dan logam di gunakan sebagai alat tukar menukar. 2. Babilonia Menerapkan administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan pengangkutan. 3. Mesir Peninggalan sejarah berupa piramida membuktikan bahwa teknik administrasi telah de terapkan, bahwa dalam pembangunannya pasti ada rencana, organisasi, kepemimpinan dan sistem pengawasan formal. 4. Cina Kita juga mempunyai bukti-bukti bahwa kira-kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. 5. Romawi Adanya administrasi perhubungan dan administrasi perpajakan yang memang di butuhkan oleh Romawi kuno pada saat itu. b. Fase Sejarah hingga Revolusi Industri 1. Gereja Roma Katolik Gereja Roma Katolik memberi sumbangan yang sangant besar yaitu pengembangan pemikiran administrasi melaui praktek administrasi terutama dalam organisasi formal pada 1.000 tahun yang lalu. 2. Niccolo Machiavelli Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengenbangan pemikiran administrasi dan manajemen. 3. Revolusi Industri Administrasi sebagai seni semakin berkembang di Eropa dengan menekankan, bahwa perekonomian suatu negara akan bisa kuat apabila kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan dengan baik. 3. Perkembangan Administrasi sebagai Ilmu Administrasi di telaah secara ilmiah baru mulai dilakukan pada akhir abad 19 atau abad 20, yang di pelopori oleh F. W Taylor dan Henry Fayol.

1. Manajemen Ilmiah 2. Adanya Teori Administrasi 3. Adanya Teori Birokrasi 4. Pendekatan Hubungan Manusia (human relation approach) 5. Pendekatan Perilaku 6. Aliran Proses 7. Pendekatan Kuantitatif 8. Pendekatan Sistem 9. Pendekatan Kontingensi 4. Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen Di Indonesia: Suatu Perspektif Mengikuti perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen di negaranegara berkembang, khususnya di Amerika, Eropa dan Jepang, maka Indonesia sangant jauh ketinggalan. Dan bahkan perkembangan dan pengembangan pemikiran admiinistrasi dan manajemen, baik sebagai ilmu, seni, bidang studi, disiplin akademik apalagi sebagai profesi, masih tergolong sangat baru atau muda. Meskipun demikian, administrasi sebagai proses penyelenggaraan kerja sama, sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni telah ada dan berlangsung di Indonesia sejak dahulu kala.

BAB III KEDUDUKAN ILMU ADMINISTRASI

1. Administrasi Sebagai Seni Menurut George R. Terry (1977) mengatakan seni adalah kemampuan pribadi yang kreatif di tambah skill atau keterampilan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas. 2. Administrasi Sebagai Ilmu Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan yang dari padanya dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah yang umum. Ilmu adalah pengetahuan yang sudah di coba dan diatur menurut urutan dan arti serta menyeluruh dan sistematik. (Moh. Nazir, 1985) 3. Administrasi sebagai Bidang Studi atau Disiplin Akademik Sehubungan dengan kedudukan administrasi sebagai ilmu, hal itu berarti bahwa adaministrasi dapat si pelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini menunjukan bahwa disiplin ilimu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam fakultas ilmu Administrasi dengan spesialisasi. Dengan ini membuktikan bahwa dan diakui ilmu administrasi sebagai disiplin akademik. 4. Administrasi sebagai Profesi Jika, yang diatas menunjukan bahwa administrasi memiliki eksistensi sebagai seni, ilmu dan bidang studi yang dapat dipelajari untuk menjadi ahli atau memiliki keahlian administrasi, maka administrasi merupakan bidang profesi.

BAB IV HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI DENGAN ILMU-ILMU LAIN

1. Pengantar Salah satu cabang ilmu soaial yang mempelajari fenomena sosial yang berhubungan dengan kerja sama dan dinamika manusia dalam mencapai tujuan ialah ilmu Administrasi. Ilmu administrasi tergolong ke dalam ilmu praktika (applied science) dari ilmu-ilmu sosial karena kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan kehidupan. 2. Administrasi dengan Ilmu Politik Menelaah hubungan administrasi dengan ilmu politik, lebih jelas dalam kaitannya dengan administrasi negara yang merupakan cabang dari administrasi umum dan sekaligus merupakan cabang ilmu politik. 3. Administrasi dengan Ilmu Ekonomi Antara ilmu administrasi dengan Ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat erat, saling melengkapi dan bahkan kadang-kadang sering overloping (tumpang tindih) antara yang satu dengan yang lain. Dilihat dari prinsip ekonomi dan prinsip administrasi. Maka keduanya adalah sama, yakni masalah efesiensi dan efektivitas. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan sebagai alat administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan. 4. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial Pendekatan psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah tingkah laku manusia dan makhluk-makhluk lain. Para ahli psikologi (phsychologists) memperhatikan mereka dengan belajar dan mencoba untuk mengerti tingkah laku individu. 5. Administrasi dengan Antropologi Menyadari bahwa bagaimana kita berprilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi. 7. Administrasi dengan Ilmu Hukum

Ilmu hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi. Salah satu cabang ilmu hukum yang mempererat huubungan antara administrasi dengan ilmu hukum ialah dalam disiplin ilmu Hukum administrasi Negara. 8. Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak Para ahli matematik dan statistik telah menyumbang dan memperkaya teori administrasi, yaitu dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan pembuataan keputusan.

BAB V DIMENSI-DIMENSI ILMU ADMINISTRASI

1. Pengantar Sondang P. Siagian (1978) menyebutkan adanya enam dimensi dalam membicarakan administrasi. Bidang-bidang tersebut adalah: 1. Filsafat Administrasi 2. Kepemimpinan (leadership) 3. Hubungan Manusia (Human Relations) 4. Organisasi 5. Administrasi Negara 6. Administrasi Niaga Tentang dimensi-dimensi atau lungkup studi administrasi dapat juga dikemukakan pendapat Prajudi Atmosudirdjo (1980), berdasarkan konsep kerja yang terdiri dari: 1. Manajemen 2. Organisasi 3. Komunikasi 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perbekalan 7. Hubungan Masyarakat 8. Tatausaha 2. Dimensi-dimensi Ilmu Administrasi Suatu Persektif Pembahasan berikutnya mengklasifikasi dimensi studi administrasi atas dasar sudut pandangan sebagai berikut: 1. Secara Konseptual atau Materi Pokok Menurut perspektif yang di pergunakan oleh para siswa administrasi, maka organisasi dan manajemen dianggap sebagai ciri dan inti dari studi administrasi.

2. Berdasarkan Subjek Pelaku Berdasarkan subjek pelaku serta yang didasari oleh tujuan sifat kegiatan dan tujuan sifat dan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai, maka kegiatan-kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh dan bersifat publik dan privat. Dengan kata lain, aktivitas-aktivitas kegiatan kerja sama manusia umumnya bersifat publik dan bersifat privat. Oleh sebab itu dimensi administrasi dapat dibedakan atas: 1. Administrasi Publik 2. Administrasi Privat

3. Berdasarkan Pengeluaran Sumber Daya Jika dilihat cara pengelolaan kegiatan kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua aktifitas kerjasama organisasional, dapat dibedakan atas: 1. Manajemen Personel 2. Manajemen Perkantoran 3. Manajemen Keuangan Khususnya dalam kegiatan-kegiatan administrasi niaga atau aktifitas yang dilakukan oleh organisasi bisnis, maka selain manajemen personil, manajemen perkantoran dan manajemen keuangan, masih ditemukan: 1. Manajemen Produksi 2. Manajemen Pemasaran 3. Manajemen Penjualan 4. Manajemen Pembelian 5. Manajemen Transfortasi atau Pengangkutan 6. Manajemen Perbekalan atau Pegudangan 3. Pandangan tentang Administrasi dan Manajemen Hanya beberapa kebiasaan telah cenderung membatasi atau menetapkan administrasi pada tingkat manajemen yang lebih tinggi dan menganggap administrasi itu lebih banyak mengandung penentuan kebijaksanaan. Dalam kelaziman itu mereka yang mempunyai tanggung

jawab untuk pembimbing dan pengawasan adalah para manajer, sebaliknya mereka yang ikut serta secara luasdalam penganbilan keputusan adalah administrator. Kebiasaan ini tidak diterima secara luas. Dalam praktek istilah administrasi dan manajemen pada umunya dapat dipergunakan secara bergantian, mengingat tanggung jawab baik pada pada administrator maupun dari para manajer untuk merencanakan, mengorganisasi, membimbing dan mengawasi kegiatan-kegiatan mereka yang memperbaiki pekerjaan organisasi.

BAB VI ORGANISASI

1. Pengantar Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki mnemasuki organisasi (Herbert G. Hicks, 1979), yaitu: 1. Alasan-alasan Sosial 2. Alasan-alasan materiil 2. Pengertian Organisasi Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam nama beberapa orang disebut atasan dan ada sekelompok ada di sebut bawahan. (Sondang P. Siagian, 1980). Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat di tinjau dari dua sudut pandangan: 1. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah. Yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya adalah relatif statis. 2. Organisasi dapat di pandang sebagai proses. Yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya dinamis. 3. Tujuan Organisasi Kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan yaitu: 1. Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien 2. Tercapainya Kepuasan dari anggota organisasi

Dari sudut pandangan lain tujuan organisasi dikategorikan menjadi 3 tujuan yaitu: 1. Pelayanan (Service) 2. Keuntungan (Profit) 3. Tujuan Sosial 4. Asas-asas Organisasi

Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan berdasarkan asa-asas tertentu agar dapat di capai hasil yang efisien dan efektif. Asa atau prinsip (priciples) mencapai 2 arah pikiran petunjuk kepada pemikiran atau rindakan: 1. Merupakan suatu pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu kata hubungan atau kasus 2. Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai dengan kondisi yang dikehendaki. 5. Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi Lini atau Garis 2. Organisasi Lini dan staf 3. Organisasi Funsional 4. Organisasi Lini Fungsional 5. Organisasi Lini Staf Fungsional

BAB VII MANAJEMEN

1. Pengantar Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas atau sifat, ruang lingkup dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktifitas kerja sama organisasional. Dengan kata lain, administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat maupun dunia bisnis modern. 2. Arti Manajemen Istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata Management, yang bentuk infinifnya adalah To Manage. Disamping itu terdapat istilah-istilah yang disebut asal-usul management dari bahasa-bahasa latin, Perancis dan Italia sebagai berikut: manus, mano, manage/menege, meneggie, meneggiare (Pariata Wesra, 1980). Manajemen dapat di definisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. (Sondang P. Siagian, 1978). 3. Tugas dan Peranan Manajemen 1. Manajer bekerja dengan ada melalui orang lain. 2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan. 3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioriras. 4. Manajer harus berfikir Analitikal dan Konseptual. 5. Manajer adalah mediatir atau perantara. 6. Manajer adalah politisi. 7. Manajer adalah Diplomat. 4. Tingkat-tingkat Manajemen 1. Top Management (manajemen puncak)

2. Middle Management (Manajemen Tengah) 3. Lower Management (Manajemen Bawah) Disamping tingkat manajemen diatas, maka tingkatan manajemen dapat di klasifikasikan menjadi lima yaitu: 1. Manajemen Puncak 2. Manajemen Puncak Menengah

3. Manajemen Menengah 4. Manajemen Menengah Operasional 5. Manajemen Operasional 5. Keterampilan Manajerial 1. Keterampilan Teknik 2. Keterampilan Hubungan Manusia 3. Keterampilan Konseptual 6. Kemampuan Manajerial di Indonesia dalam Perspektif Meliat perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen khususnya administrative dan manajemen skill di negara-negara seperti Amerika, Eropa dan Jepang, maka negara-negara sedang berkembang termasuk Indonesia dapat dikatakan jauh keyinggalan. Bahkan kelemahan di bidang administrasi dan manajemen merupakan salah satu karakteristik yang menonjol dari negara-nrgara sedang berkembang pada umumnya. Hal ini tampak dalam proses pelaksanaan pembangunan yang kurang lancar yang anatara lain disebabkan oleh kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan yang sifatnya administratif dan manajerial dalam mana para pelaksana pembangunan belum memiliki kemampuan manajerial yang memadai. 7. Sumber Daya Manajemen 1. George R. Terri a. Men (orang-orang)

b. Material (bahan-bahan atau peralatan) c. Methods (metode-metode) d. Money (Uang) e. Market (Pasar) 2. John w. Neuner a. Men (orang-orang) b. Material (bahan-bahan atau peralatan) c. Mechines (mesin-mesin) d. Methods (metode-metode) e. Money (Uang) f. Morale (moral) 8. Prinsip-prinsip Manajemen Menurut Herbert A. Simon (1981)), beberapa prinsip administrasi yang diakui, diantara prinsip-prinsip yang lebih umum yang terdapat dalam literatur mengenai administrasi atau manajemen adalah: 1. Efisiensi administrasi ditingkatkan melalui suatu spesialisasi tugas dikalangan kelompok. 2. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengatur anggota-anggota kelompok dalam suatu hirarki wewenang yang pasti. 3. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan pada setiap sektor dalam organisasi sehingga jumlahnya menjadi kecil. 4. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-maksud pengawasan berdasarkan: a. Tujuan b. Proses c. Langganan d. Tempat

BAB VIII FUNSI-FUNGSI MANAJEMEN

1. Pengantar Sebagaimana telah diuraikan, bahwa ada kesukaran untuk membedakan kegiatankegiatan administrasi dan manajemen baik secara teoritik apalagi dalam praktek. Akan tetapi pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih menitikberatkan pada penentuan tujuan organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada penggerakkan dalam rangka pencapaian tujuan. 2. Klasifikasi Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, dan fungsi ini lebih dikenal dan dipergunakan: 1. Planning (perencanaan) 2. Organizing (pengorganisasian) 3. Actuating (penggerakkan) 4. Controlling (pengawasan) 3. Perencanaan Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan utama dalam setiap aktifitasaktifitas manajemen atau administrasi. Pengertian perencanaan yaitu sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara matang daripada hal-hal yang di tentukan masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. (SP. Siagian, Filsafat Administrasi, 1980). Tujuan perencanaan: 1. Perencanaan jalan atau cara untuk mengantisifasi dan merekam perubahan. 2. Perencanaan mamberikan pengarahan (direction) kepada administrator-adminisrator maupun non administrator.

3. Perencanaan juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil atau tumpang tindih dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas. 4. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standard-standard yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

4. Pengorganisasian Adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. (George R. Terry, 1977). Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab: 1. Mewujudkan struktur organisasi 2. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas. 3. Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas 4. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi 5. Sumber daya manusia yang materiil yang dibutuhkan dapat diketahui. 5. Pengawasan Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan. Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaanseluruh kegiatan organisasi untuk penjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. (Stephen P. Robbins, 1982). Proses pengawasan mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi. 2. Menetapkan standard sebagai alat ukur pengawsan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki. 3. Menentukan prosedur waktu dan teknik yang dipergunakan. 4. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan. 5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standard untuk mengetahui apakah ada perbedaan.

6.

Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan atau penyimpanganpenyimpangan yang berarti (significant).

Tujuan fungsi control yaitu: 1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan. 2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan. 3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau nungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. 4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya 5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

BAB IX KEPEMIMPINAN

1. Pengantar Manajemen dan kepemimpinan keraokali dianggap sebagai dua konsep dan aktivitas yang dianggap sama. Akan tetapi dilain pihak, oleh keeratan hubungan antara manajemen dan kepemimpinan dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga beberapa sarjana menganggap, bahwa inti atau kunci dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership is the key of management). Jadi memimpin merupakan faktor yang penting dalam manajemen. Sehingga kepemimpinan adalah konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen. 2. Pengertian Kepemimpinan adalah sebagai aktifitas mempengaruhi orang lain, baik secara individu maupun kelompok agar melakuykan aktifitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7). 3. Legitimasi Kekuasaan dan Otoritas Pemimpin Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orangatau sebaliknya orang lain atau sekelompok menuruti atau mengikuti seseorang tidak lain karena posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki kekuasaan atau otoritas. Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan kepada sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi: 1. Legal Power (kekuasaan legal). Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas rasional legal yang diperoleh karena ia memnduduki suatu posisi formal dalam hirarki organisasi. 2. Personal Power (Kekuasaan pribadi). Yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dorasakan baik dan benar. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari: a. Tradisi

b. Kharisma atau referen c. Keahlian Beberapa pokok yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin: 1. Manusia bukan sebagai faktor produksi, bukan sebagai objek 2. Manusia adalah anggota dari berbagai kelompok sosial yang memiliki nsitem nilai sendiri yang kadang-kadang kontradiktif dengan sistem nilai dalam organisasi perusahaan. 3. Manusia adalah prbadi yang unik. 4. Mengelola menyangkut pencapaian sasaran perusahaan yang tidak merusak martabat manusia. 5. Manusia bukan suatu entitas fragmentaris yang terpecah-pecah ke dalam pengetahuan, keahlian, sikap atau ciri kepribadian, tetapi merupakan suatu entitas yang utuh yang dipengaruhi oleh berbagai faktor 4. Teori Kepemimpinan Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan atau teori yang pada umumnya dapat dikategorikan atas: 1. Teori Sifat Pada mulanya orang mengikuti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat.dalam hal ini pemimpin berasal dari kelas atau keluarga yang sama dan diwarisi. Akan tetapi ketika satu dinasti yang berkuasa jatuh dan diganti oleh orang lain dari kelas yang berbeda, orang didasarkan, bahwa pemimpin dapat berasal dari semua tingkatan sosial, bukan karena keturunan. 2. Teori Perilaku Meskipun ditemukan sifat-sifat yang khas yang dapat digunakan untuk membedakan pemimpin yang sukses dan yang tidak sukses, tetapi banyak hasil riset yang bertentangan. Alasannya, pertama heterogenitas sifat-sifat unggul menambah kebingungan untuk

memahaminya. Kedua, nilai tes mengenai diri pemimpin tidak selalu dapat meramalakan pemimpin yang efektif, sebab sifat-sifat itu mempengaruhi pengikut melalui beberapa gabungan. Ketiga, pemimpin yang efektif bergantung pada pola prilaku yang ditampilkan dan situasi. 3. Teori Kontingensi dan Stuasional

Kepemimpinan merupakan produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan dan interaksi pada saat yang bersamaan. Keberhasilan kepemimpinan akan ditentukan oleh faktor-faktor antara lain: 1) Pemimpin 2) Pengikut 3) Situasi 4) Organisasi

BAB X PENGANBILAN KEPUTUSAN 1. Pengantar Hampir setiap saat di dalam hidup manusia dari ia sejak bangun tidur sampai ia tidur kembali membuat keputusan. Manusia mengambil dan melakukan suatu tindakan sudah tentu karena sebelumnya telah berlangsung proses pengambilan keputusan dalam pikirannya. Dengan demikian sesunguhnya manusia sudah terbiasa untuk mengambil keputusan meskipun hal itu tidak dilakukan secara sistematis dalam suatu langkah tertentu. Lagi pula proses pengambilan keputusan dan keputusan yang diambl tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dilaporkan karena tidak ditujukan untuk kepentingan kerja sama kelompok atau organisasi. 2. Pengertian Pengambilan keputusan Beberapa batasan keputusan dan pengambilan keputusan dapay dikemukakan sebagai berikut: Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah yang dihadapi yang menyangkut pengetahuan tentang hakikat dan masalah yang di hadapi, pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang di hadapi, analisi masalah denang mempergunakan fakta dan data, mencari alternatif pemecahan, menganilisis setiap alternatif sehingga diketemukan alternatif yang paling rasional dan penilaian hasil yang dicapai sebagai akibat daripada keputusan yang diambil. (Sondang P. Siagian , 1981). Hasil dari proses pengambilan keputusan dinamakan keputusan (decision). Keputusan ialah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu kesimpulan tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu situasi yang tertentu. (Mc Farland dalam Soewarno Handajaningrat, 1982). Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan suatu proses pemikiran tentang suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan (Choice) pada salah satu alternatif yang tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980). Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penganbilan keputusan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan atau satu kelompok orang (antarpimpinan atau antarpimpinan dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi

dengan merumuskan, menetapkan sebagai alternatif. Satu dari beberapa alternatif yang dianggap paling baik, tepat dan rasional dipilih untuk dilaksanakan. 3. Proses Pengambilan Keputusan Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar (solution) dari suatu masalah. Pada umumnya ada tiga elemen yang perlu diperhatika dalam pembuatan keputusan, yaitu: 1. Siapa dan tingkat mana keputusan diambil 2. Bagaimana hakikat dari permaslahan 3. Bagaimana hakikat pengambilan keputusan Adapun langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh dalam proses pengambilan keputusanbiasanya adalah dengan: 1. Selidiki tujuan dan subtujuan 2. Bandingkan hasil nyata dengan tujuan 3. Merumuskan Masalah 4. Menganalisis Masalah 5. Menentukan pedoman pemecahan masalah 6. Mengsimpulkan dan menganalisis data yang relevan terhadap permasalahan 7. Mengidentifikasi dan mengembangkan alternatif 8. Menganalisis dan menilai setiap alternatif 9. Memilih dan menetapkan alternatif yang terbaik 10. Implementasi alternatif yang dipilih (keputusan) 11. Menilai umpan balik Mengikuti pandangan Massie dan Douglas (1975), maka ada lima elemen dasar dalam proses pengambilan keputusan yang rasional yaitu: 1. Mengerti situasi permaslahan 2. Diagnosis dan mendefinisikan maslah

3. Meneliti untuk dan menganalisis alternatif-alternatif 4. Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih tindakan 5. Jaminan bahwa keputusan diterima semua anggota.

BAB XI KOMUNIKASI

1. Arti Komunikasi Secara sederhana disebut: jika ada dua orang atau lebih bertemu, maka secara tepat atau lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Hal semacam ini disebut transaction stimulus, sedangkan kemudian orang yang berkata atau mengerjakan sesuatu berkenaan dengan stimulustasi dinamakan transaction response dan kedua transaksi ini sebelumnya harus ada sebelum komunikasi terjadi. Apalagi jika dua orang atau lebih berada dalam satu organisasi dengan sendirinya berlangsung proses komunikasi. Komunikasi adalah pertukaran informasi dan pengiriman arti yang meupakan hal pokok bagi sistem sosial atau organisasi (Myers dan Myers, 1982).

2. Proses Komunikasi Secara singkat dapat dikemikakan tentang proses komunikasi dan elemen-elemennya dalam pertanyaan: siapa melakukan aksi (sunber pesan atau pengiriman yang disebut sender), apa yang disampaikan (pesan atau massages), melalui apa pesan disampaikan (saluran atau channel), kepada siapa pesan ditujukkan (penerima pesan atau receivers), serta bagaimana reaksi penerima terhadap pesan (umpan balik atau feedback).

3. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi Dunia manajer adalah dunia kata-kata, sebab kira-kira 78% dari wakru manajer digunakan untuk melakukan interaksi verbal (komunikasi) dengan orang lain dan hanya 22% bekerja dimeja. Oleh karena itu proses komunikasi dalam organisasi adalah vital untuk pencapaian tujuan atau sasaran organisasi. Paling tidak komunikasi sangat mempengaruhi setiap pekerjaan individual dalam organisasi dalam satu atau lain cara. Dengan kata lain, keefektifan sistem komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan terhadap keefektifan organisasi keseluruhan.

Aktifitas komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisai antara lain bertujuan untuk: 1. Meningkatkan hubungan kerja dan kerja samayang baik antar individu dan antarunit organisasi atau departemen. 2. Mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dari masing-masing unit organisasi. 3. Mengurangi aspek negatif dari timbulnya konflik maupun frustasi. 4. Mendorong semangat kerja. 4. Sistem Komunikasi 1. Jaringan Komunikasi Jenis jaringan komunikasi seperti dalam bagan berikut pada hakikatnya dapat digolongkan atas: 1. Terpusat 2. Tersebar 3. Sekuensial 4. Resiprokal 2. Arus Komunikasi 1. Komunikasi Vertikal merupakan komunikasi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi dan sebaliknya 2. Komunikasi horisontal yaitu proses komunikasi yang menunjukan arus informasi di antara orang-orang sejawat (peers) pada tingkat hirarkhi yang sama dalam organisasi. 3. Komunikasi diagonal merupakan proses komunikasi dimana arus informasi mengalir diantara orang pada tingkat hirarkhi organisasi yang tidak sama. 3. Komunikasi Formal dan Komunikasi Informal Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai tergambarkan di organisasi. Komunikasi formal cenderung memperlihatkan dalam struktur

komunikasi tugas, komunikasi

antara atasan-atasan, atasan bawahan atau antara bawahan-bawahan sesuai dengan otoritas. Saluran komunikasi informal ada di luar saluran komunikasi formal dan tidak menuruti hirarkhi organisasi dan otoritas.

5. Hambatan Komunikasi Efektif Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghambat proses komunikasi yang efektif (Schermercchonrn, 1986), yaitu: 1. Gangguan fisik 2. Masalah-masalah semantik 3. Diferensi kultural 4. Ketiadaan umpan balik 5. Efek status Oleh sebab itu untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu dilakukan tindakantindakan berikut (Gibson, dkk, 1984): 1. Mengadakan tindak langsung (following uf) 2. Mengatur arus Informasi (regulating information flow) 3. Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback) 4. Penghayatan (empathy) 5. Pengulangan (repetition) 6. Mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust) 7. Penetapan waktu secara efektif (effective timing) 8. Menyederhanakan bahasa 9. Mendengarkan secara efektif 10. Memanfaatkan selentingan (using the grapevine)