Deducciones de nmina

Es comn recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nmina, por lo en ste documento se tratar de dejar claro en que consisten las deducciones de nmina y cuales son. Posteriormente se tratar el tema de las Apropiaciones de nmina. Se puede decir que la Nmina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones. Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneracin, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneracin por su trabajo. Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligacin el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Estos conceptos se calculan en la respectiva Liquidacin de la nmina. Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos: Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotizacin por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. sta ltima aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nmina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nmina, y luego ir al otro da a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%). Pensin: El trabajador tambin debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotizacin por pensin est a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensin, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deduccin es igual al tratamiento de la deduccin por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, ste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estn afiliados, y siempre que medie autorizacin del empleado, se pueden descontar o deducir de la nmina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos). Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden tambin ser deducidas de la nmina del empleado. Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nmina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. Cuotas de crditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortizacin de un crdito que le haya sido otorgado, pueden tambin ser descontadas de la nmina del empleado. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar tambin de la nmina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crdito que sta le haya otorgado, o como compensacin por algn perjuicio o detrimento econmico que el empleado le haya causado a la empresa. Retencin en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deber calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retencin en la fuente por ingresos laborales. Este valor ser declarado y consignado en la respectiva declaracin mensual de retencin en la fuente. Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nmina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena. Una vez hecho el clculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilizacin de la nmina. Comentarios. Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente. No sobra aclarar que los conceptos aqu expuestos no son todos los que pueden existir, slo son los ms comunes. Adems, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los nicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la Seguridad social.

Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social, ser un tema que se tratar en una prxima entrega. Aqu se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nmina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aqu: Nmina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte. Afiliacin de trabajadores independientes al sistema de seguridad social

Los trabajadores independientes podrn contar con todos los beneficios que da la cobertura del Sistema de Riesgos Profesionales al sancionarse el Decreto 2800 del 3 de octubre, que les permite cotizar a una Administradora de Riesgos Profesionales, ARP. Afiliacin de independientes a Riesgos Profesionales Los trabajadores independientes podrn contar con todos los beneficios que da la cobertura del Sistema de Riesgos Profesionales al sancionarse el Decreto 2800 del 3 de octubre, que les permite cotizar a una Administradora de Riesgos Profesionales, ARP. La norma seala que los nicos requisitos para afiliarse al Sistema es que preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo mediante un contrato distinto al laboral; que en el contrato, cuando sea escrito, se establezca la actividad y lugar sede de la empresa o centro de trabajo donde va a desarrollar sus funciones o que queden incluidas en el formulario de afiliacin, cuando ste sea verbal. De igual forma exige determinar el valor de los honorarios o remuneracin por los servicios prestados y el tiempo o periodo de la labor ejecutada, que debe ser como mnimo por un (1) mes. Con esta medida se pretende comenzar a mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores independientes mediante la promocin y prevencin de los riesgos profesionales, posibilidad que est contemplada dentro del Sistema de Seguridad Social Integral en el Decreto 1295 de 1994 y que despus de 10 aos se hace una realidad permitiendo ampliar la cobertura a este grupo de trabajadores. Los trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales tendrn derecho a todas las prestaciones econmicas y asistenciales establecidas en la Ley como son la incapacidad, indemnizaciones, pensin de invalidez, pensin de sobrevivientes y auxilio funerario. Por su parte las ARP debern garantizar la prestacin de los servicios asistenciales y reconocer las prestaciones econmicas a qu tenga derecho el trabajador o sus familiares.

Cunto cotizarn? La cotizacin del trabajador independiente se realizar teniendo en cuenta la clase de riesgo del centro de trabajo de la empresa contratante y la propia de la labor ejecutada por el contratista. Se deber seleccionar entre las dos la de mayor riesgo a la cual se encuentre expuesto el contratista. Ejemplo: Si el contrato es en una entidad bancaria (considerada en clase de riesgo 1) pero la labor a desarrollar es en construccin (clase de riesgo 5), se tomar como base para la liquidacin esta ltima. En el caso en que el contrato fuera en una estacin de gasolina (clase de riesgo 3), y el contrato es para desarrollar actividades en la parte administrativa (clase de riesgo 1), se tomar la primera, por considerar que se est en riesgo alto por el sitio donde se ejecutar la labor. Base de cotizacin La norma establece que la base para calcular las cotizaciones de los trabajadores independientes no ser inferior a dos salarios mnimos legales mensuales vigentes, ni superior a 25 veces dicho salario. Para el monto de la cotizacin se tendr en cuenta la tabla de pago de cotizaciones y no podr ser inferior al 0.348%, (en riesgo I) ni superior al 8.7% (riesgo V) de su ingreso base de la cotizacin que corresponde al 40% del valor neto de los honorarios o remuneracin pactada. Ejemplo: A Pedro Rojas lo contratan para realizar una labor administrativa (catalogada en riesgo I) en una entidad bancaria (catalogada en riesgo I). El valor del contrato es por $ 6.000.000.oo y la duracin es por tres meses. La base de cotizacin a una ARP del trabajador independiente debe ser sobre el 40% del valor neto de los honorarios o de la remuneracin por los servicios prestados. Es decir, Pedro cotizar sobre la base de $2.400.000.oo. Este valor se divide entre el nmero de meses del contrato, es decir para el ejemplo significa que mensualmente Pedro cotizara sobre $800.000.oo Teniendo en cuenta que por su actividad es riesgo I, se le aplicar para la cotizacin el valor de la Clase de Riesgo I, es decir 0.522%. Por lo tanto, Pedro deber cotizar $ 4.176 pesos mensuales (resultado de multiplicar $ 800.000 por 0,522%). Por este valor mensual el trabajador estar cubierto con todos los beneficios del Sistema de Riesgos Profesionales, es decir prestaciones asistenciales (hospitalizacin, medicamentos, etc.) y prestaciones econmicas. El trabajador podr pactar con el contratante el pago compartido de la cotizacin al momento de suscribir el contrato o establecer el pago anticipado de acuerdo con la duracin y modalidad del mismo. Cmo afiliarse?

La afiliacin del trabajador independiente a la Administradora de Riesgos Profesionales se har a travs del contratante mediante el diligenciamiento del formulario en el que se deber especificar las actividades que desarrollar el contratista, el lugar, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo as como el horario en el cual debern ejecutarse. Aunque la norma no es de carcter obligatorio, el trabajador deber dejar constancia por escrito en el contrato la intencin de afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales. Si el trabajador decide afiliarse, deber estar previamente afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud y en Pensiones y el contratante deber afiliarlo a la ARP dentro de los dos das siguientes a la celebracin del contrato. La cobertura del Sistema se iniciar desde el da siguiente calendario al de la afiliacin.