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3 pasos para crear la cubierta perfecta de planificacin de proyectos

Por Autor Invitado en19 de marzo 2014 | 5 Comentarios

Por Toke Kruse Alguna vez se pregunt por qu su presentacin sobre la planificacin no dio lugar a un proyecto llevado a cabo?Una de las razones podra ser que su plan no se present de una manera eficaz. Una presentacin de la planificacin bien ejecutada debe: - Establecer un acuerdo - Coordinar las acciones - horarios establecidos y los plazos Por desgracia, muchas presentaciones de planificacin estn muy por debajo de su potencial. Las razones por lo general se reducen a uno o ms de estos factores: - Demasiado complejos - Demasiado vaga o general - demasiado verbales - un montn de texto y el habla, unos efectos visuales Aqu hay tres formas de optimizar su planificacin y evitar estos escollos. Sea simple y especfico

Hay una fuerte tendencia entre los gestores para elaborar planes que son demasiado complejos. Ellos abrumar al pblico con mucho ms detalle de lo que la gente puede absorber - y ms detalles que son necesarios para ejecutar el plan de esta etapa. S, pueden ser necesarias algunas instrucciones detalladas para llevar a cabo un proyecto, pero que no tienen cabida en una presentacin de la planificacin. En la mayora de los casos, una presentacin de la planificacin sirve ms como una baraja de tono - primero debe vender su gerente en la idea del plan. Mantenga la planificacin presentaciones simple: 1. Cumplir con el mensaje central 2. El uso de elementos visuales para ilustrar conceptos y procesos clave Por ejemplo, no hay necesidad de inflar una presentacin con las explicaciones del proceso real. Ese proceso es su preocupacin - el equipo casi nunca se necesita que sea eficaz. Otro elemento fundamental de la simplificacin es ser especfico . Si usted es vaga y brumosa en sus declaraciones o descripciones o asignaciones, su equipo va a terminar vago y brumoso, tambin. Pele la presentacin de nuevo a los mensajes fundamentales, como objetivo general, los objetivos principales y las acciones generales - y el estado de aquellos clara y especfica. Usted mantiene el inters de su pblico, y proporcionar la comprensin de trabajo que tienen que hacer su parte. Autores Chip y Dan Heath dan un gran ejemplo de esto en su libro, Hecho a Palo . Si usted le dice a su equipo que desea proporcionar "el mejor servicio del mundo", que va a significar algo diferente para cada uno de ellos. Use su presentacin para mostrar claramente lo quequieres decir. Mostrar, no decir Una vez que haya reducido en sus mensajes centrales, utilizar elementos visuales claras y comprensibles para transmitir de manera eficiente. El pblico podr comprender sus puntos ms rpidamente, y esos mensajes se recuerda mejor. Las imgenes son "pegajosas" que palabras hasta 1.000 veces ms pegajoso. Digamos que usted quiere que la gente comprender las etapas y el flujo de una transaccin. Podra ser presentado de esta manera:

Con slo unas pocas palabras, lograr una slida comprensin conceptual. O, si usted est poniendo a cabo una secuencia de acciones, que bien podra ... Diga: "En los prximos diez das vamos a trabajar en etapas finales de planificacin de la liberacin de nuestro nuevo producto X, que ser lanzado el 4 de abril. Hay 10 pasos principales para este proceso de planificacin; que estn ... "Bla, bla, bla, a un pblico ahora revisando disimuladamente su correo electrnico. Oregn Mostrar: "Hay 10 pasos principales para nuestra planificacin versin final. Se parecen a esto:

Ahora, si usted fuera un miembro del equipo, que el enfoque sera una ayuda ms grande? La fuerza de los smbolos Tomando la idea de espectculo vs decir un paso ms all, sSMBOLOS son una gran herramienta para el condensado, que proporcione informacin concentrada. Proporcionan una mayor comprensin en menos tiempo, con menos exposicin "espacio". Ejemplo: Usted desea disear las grandes acciones que permitan alcanzar el objetivo principal de un proyecto. Usted puede escribir los pasos y explicar la forma en que proceden de uno a otro. Es un montn de palabrera - y un montn de oportunidad de perder a su pblico. O usted podra poner los mismos conceptos a travs con slo unas pocas palabras y un poco de simbolismo, como este:

Ahora, qu es lo que usted hace para conseguir sus mensajes a travs de la planificacin? Oigamos sus mejores prcticas. Sus preguntas son bienvenidas tambin, por supuesto. Sobre el autor Toke Kruse es un emprendedor en serie, el dueo de Slideshop.com(www.slideshop.com), los principales proveedores de plantillas de PowerPoint, y fundador de la facturacin de Billy (www.billysbilling.com), que proporciona el software de contabilidad de la pequea empresa en la llanura Ingls. Las ilustraciones s