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ANTOLOGIA TEMA 1 GENERALIDADES DE EXCEL

INDICE

1.-Descripcin y aspectos generales 2.-Limites del libro de Excel 3.-Caractersticas de las formulas y las funciones 4.-Caractersticas de una bases de datos, 5.-Descripcin de un grfico 6.-Definicin de macros 7.-Concepto de tablas dinmicas

Descripcin general de Excel

En Microsoft Office Excel 2007, es fcil crear grficos de apariencia profesional. Elija un tipo, un diseo y un estilo de grfico; todas estas opciones son de fcil acceso en la cinta de opciones, un componente de la nueva Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Obtendr resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un grfico. Para hacerlo an ms sencillo, puede guardar su grfico favorito como una plantilla de grfico que podr aplicar rpidamente cuando cree un nuevo grfico. Si tiene instalado Office Excel 2007, podr aprovechar tambin las eficaces funciones de creacin de grficos de Excel en otros programas de 2007 Microsoft Office System, como Microsoft Office PowerPoint 2007 y Microsoft Office Word 2007. Para facilitar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de clculo que tienen formato de tabla. Al usar las caractersticas de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de clculo. Existen muchas formas de compartir, analizar y comunicar informacin empresarial en Microsoft Office Excel 2007. El modo en que decida compartir los datos depender de muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o trabajen con ellos. Por ejemplo, desea impedir que se modifique la informacin confidencial o importante, o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Microsoft Office Excel o que trabajan con versiones diferentes de Excel. Quizs slo desee compartir una versin fija de un libro que pueda enviarse por correo electrnico e imprimirse fcilmente.

En este artculo se presenta una descripcin general en la que se explica cmo compartir datos en Excel, qu se necesita para ver los datos o trabajar con ellos y cules son las limitaciones inherentes al uso compartido de datos. Se incluyen tambin vnculos a artculos detallados. En este artculo

Utilizar Servicios de Excel para compartir datos manteniendo una nica versin del libro Colaborar en libros en un servidor de administracin de documentos Distribuir datos a travs de correo electrnico, fax o copias impresas

Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo Distribuir copias de un libro y, despus, combinar o consolidar los datos de cada copia

Utilizar Servicios de Excel para compartir datos manteniendo una nica versin del libro Si tiene acceso a Servicios de Excel, un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007 capaz de ejecutar Excel Calculation Servicies, puede guardar un libro en ese servidor para que otros usuarios puedan obtener acceso al mismo, parcial o totalmente, en un explorador. Una vez guardados en el servidor, los libros se muestran mediante Microsoft Office Excel Web Access. Con Excel Web Access, los usuarios pueden ver e interactuar con los libros en el explorador que usan habitualmente, as como calcular, crear instantneas, actualizar los datos y extraer valores de los libros. Los libros se pueden utilizar tambin en informes de paneles. (Como en el panel de un automvil, un informe de panel presenta visualmente datos crticos en forma resumida para que los usuarios puedan obtener la informacin que necesitan de un vistazo). Asimismo, no es necesario que los usuarios tengan instalado Microsoft Office Excel 2007 en sus equipos locales para utilizar Excel Web Access. Cuando se guarda un libro en Servicios de Excel, todo el libro se coloca en el servidor, pero puede especificar las partes del libro (como hojas de clculo individuales, rangos con nombre o grficos) que desea mostrar en el explorador. Puede definir tambin parmetros que permitan la interaccin especificando celdas individuales que puedan modificarse en la hoja de clculo mostrada. Por ejemplo, puede especificar las celdas en las que los usuarios pueden escribir valores utilizados por las frmulas en otras celdas y permitir que los usuarios vean los resultados calculados por Servicios de Excel. Utilice Servicios de Excel para compartir datos cuando:

Tenga acceso a Servicios de Excel, un componente de Office SharePoint Server capaz de ejecutar Excel Calculation Services. Desee mantener solamente una copia de un libro u hoja de clculo en una ubicacin central y segura. Los usuarios necesiten analizar, representar en forma de grfico, cambiar e interactuar con los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel est instalado en los equipos de los usuarios. Desee ayudar a proteger los modelos de hoja de clculo y los datos que componen los modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de slo lectura para que puedan ver la hoja de clculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja mediante Excel u otro programa cliente. Asimismo,

puede controlar las partes de la hoja de clculo que los usuarios pueden ver en el explorador. Desee utilizar un libro en un informe de panel en una pgina Web para poder ver y analizar rpidamente la informacin importante del proyecto. Desee utilizar caractersticas de generacin de informes para avisar a los usuarios de que existen informes actualizados.

Asimismo, Servicios de Excel permite a los administradores administrar y distribuir manualmente o mediante programacin hojas de clculo Excel personalizadas en el servidor. Para obtener ms informacin sobre cmo guardar y administrar libros mediante Servicios de Excel, un componente de Office SharePoint Server, vea Guardar un libro en Excel Services. Colaborar en libros almacenados en un servidor de administracin de documentos Cuando desee que uno o varios libros estn disponibles para colaboracin en una ubicacin central, puede guardar estos libros en un servidor de administracin de documentos. Un servidor de administracin de documentos permite utilizar caractersticas de administracin de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si dispone de Windows SharePoint Services 3.0, puede guardar el documento en un rea de trabajo compartida para que los usuarios puedan colaborar en l de forma ms sencilla y mantener la copia local del libro sincronizado con los cambios desde el servidor. Guardar el libro en un servidor de administracin de documentos Puede guardar los libros en un servidor de administracin de documentos, como Windows SharePoint Services 3.0, para proporcionar a los usuarios una ubicacin central donde puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas caractersticas de administracin de documentos suministradas por los sistemas de servidor de administracin de documentos. Colabore en los documentos a travs de un servidor de administracin de documentos cuando: Tenga acceso a un servidor de administracin de documentos. Los usuarios tengan instalado Excel para abrir y usar los libros desde el servidor de administracin de documentos. Desee aprovechar las caractersticas del servidor de administracin de documentos, como:

Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean informados y sepan en qu fase del trabajo participan (revisin, comentarios, aprobacin, etc.), y para que puedan proporcionar informacin y aportar conocimientos segn sea necesario.

Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros. Proteccin, desproteccin y control de versiones de los libros. Caractersticas de administracin y generacin de informes. Caractersticas de colaboracin, como sitios de reas de documentos.

Para publicar un libro en un servidor de administracin de documentos, asegrese de que el servidor est disponible y, a continuacin, haga clic en el botn de Microsoft Office, en la flecha situada junto a Publicar y, a continuacin, en Servidor de administracin de documentos. En el cuadro de dilogo Guardar como, elija una ubicacin de servidor y el nombre del libro y, despus, haga clic en Guardar. Distribuir datos a travs de correo electrnico, fax o copias impresas Probablemente, los mtodos ms comunes de compartir datos de Excel sean enviar los libros por correo electrnico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros. Utilice el correo electrnico, el fax o las copias impresas para distribuir libros cuando:

Tenga un programa de correo electrnico como Microsoft Office Outlook 2007. Tenga una mquina o un software de fax y una conexin a Internet. Tenga una impresora y desee utilizar o distribuir copias impresas de los datos como referencia.

Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 en lugar de en el formato XML o binario de Office Excel 2007, y trabajar en el documento en el modo de compatibilidad. Este modo se habilita automticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de ttulo del programa cuando trabaja con un formato de archivo de una versin anterior. El modo de compatibilidad aplica la compatibilidad entre Microsoft Office Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 y Office Excel 2007 suprimiendo caractersticas de Office Excel 2007 que puedan agregar contenido incompatible con versiones anteriores de Office. Por ejemplo, cuando trabaja en el modo de compatibilidad de Office Excel 2007, el nuevo motor de creacin de grficos de 2007 Microsoft Office System no est disponible, pero puede agregar grficos utilizando el mismo motor que estaba

disponible en versiones anteriores para asegurarse de que puede intercambiar grficos sin problemas. Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta automticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles problemas de compatibilidad. Si no est utilizando el modo de compatibilidad, tambin puede utilizar el Comprobador de compatibilidad para que le ayude a guardar un libro en el formato de archivo de Versin de Office 2007 en un formato de archivo de una versin anterior de Excel , como en el caso de la conversin de (formato XML de Excel) a .xls (libro de trabajo de Excel 97 2003). El Comprobador de compatibilidad le avisa de cualquier contenido que pueda ser incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversin de un formato de archivo. Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel Un modo eficaz de permitir que los usuarios que no tienen Excel vean e interacten con los datos de Excel consiste en utilizar Servicios de Excel. Para obtener ms informacin, vea Utilizar Servicios de Excel para compartir datos manteniendo una nica versin del libro. Sin embargo, si no tiene acceso a Servicios de Excel, puede instalar un complemento para guardar el libro en PDF, XPS u otro formato de archivo y enviarlo a los destinatarios mediante correo electrnico o fax o guardar el archivo en un recurso compartido de red o de Web al que los usuarios tengan acceso. Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposicin de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor Web).

Utilice la caracterstica Compartir libro cuando:

Desee que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y convenga en que los datos originales del libro se alteren, ya sea modificndolos, eliminndolos o incorporando nuevos datos. Tenga un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen acceso.

Nota Varios usuarios no pueden realizar cambios simultneamente en un libro compartido que est almacenado en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. Si

desea almacenar el libro en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, slo debe hacerlo una vez finalizadas las tareas de colaboracin en el libro compartido.

Desee conservar un registro de los cambios efectuados en el libro. No prevea que se vayan a modificar las siguientes caractersticas, que no se pueden cambiar despus de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de libros y de hojas de clculo, y macros.

Importante Al guardar un libro compartido de Office Excel 2007 en un formato de archivo de una versin anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que describe los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en un formato de una versin anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de revisiones. Como autor original del libro, puede prepararlo para compartirlo escribiendo los datos que deben estar presentes y aplicndoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor Web) que est disponible para los usuarios a quienes va dirigido. Tambin puede hacer clic en Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisar de los cambios realizados por los dems usuarios desde la ltima vez que lo guard. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel actualice los cambios automticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no. Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que est modificando el libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarn en conflicto y aparecer el cuadro de dilogo de resolucin de conflictos, en el que podr elegir qu cambios desea conservar. Para obtener ms informacin sobre cmo configurar y utilizar libros compartidos, vea Utilizar un libro compartido para trabajar en colaboracin. Distribuir copias de un libro y, despus, combinar o consolidar los datos de cada copia

Distribuir libros y combinar los cambios de cada copia Para distribuir copias de un libro y, despus, combinar los cambios de algunas de las copias, debe configurar el libro como un libro compartido (vea Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo). La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicacin para que puedan modificarlo varios usuarios, puede distribuir copias del libro, y permitir que los usuarios realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados. Debe almacenar los libros en una sola ubicacin y, despus, hacer clic en Compartir y combinar libros. Puede revisar los cambios y aceptar aqullos que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el comando Compartir y combinar libros a la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn de Microsoft Office, en Opciones de Excel y luego en Personalizar. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos, seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego en Aceptar. Utilice la caracterstica Compartir y combinar cuando:

Desee recopilar informacin de varios usuarios clave, pero desee tener mayor control sobre los cambios efectuados y aceptados en la versin original. En lugar de almacenar el libro en una ubicacin central a la que varios usuarios tengan acceso, desee distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrnico). Desee conservar registros de los cambios aceptados. Pueda aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la seccin Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de clculo Si configura las hojas de clculo para que tengan un diseo similar o idntico y enva copias de esas hojas a otros usuarios para que las rellenen, puede crear un resumen y un informe de todas ellas en una hoja de clculo maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos en libros de cada una de las oficinas regionales, puede resumir esas cifras en una hoja de clculo maestra de gastos corporativos. Utilice la consolidacin de datos cuando:

Desee recopilar informacin de varios usuarios clave y resumirla en una sola hoja de clculo maestra. En lugar de almacenar el libro en una ubicacin central a la que varios usuarios tengan acceso, desee distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrnico). Tenga o est dispuesto a crear hojas de clculo similares o idnticas cuyos datos desee consolidar.

Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar y, a continuacin, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea consolidar. Hay varias opciones para consolidar los datos. Puede consolidarlos por: Posicin Elija esta opcin cuando los datos de todas las hojas de clculo estn organizados en un orden y posicin idnticos. Categora Elija esta opcin cuando los datos de cada hoja de clculo estn organizados de manera diferente, pero tengan las mismas etiquetas de fila y de columna, que puede utilizar para casar los datos. Frmulas 3D Elija esta opcin cuando las hojas de clculo no tengan el mismo patrn. Puede crear frmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas 3D. Para obtener ms informacin, vea Consolidar datos en varias hojas de clculo. http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/descripcion-general-compartir-datos-deexcel-y-trabajar-en-colaboracion-HA010089896.aspx#BM8 Aspectos Generales de Excel Una funcin es una frmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre funcin(argumento1; argumento2;...;argumento N) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA (A1:C8) 1. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007Inicio del programa Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer.1. Primero nos ubicamos en el botn Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla2. Pulsamos la opcin Todos los Programas3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos

Microsoft Excel 20074. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar. Iniciando Excel y Acciones Bsicas 2. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo. Iniciando Excel y Acciones Bsicas 3. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007El Botn Office Excel presenta un Botn Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros .Cmo accesamos?1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el smbolo de Microsoft 2. Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn e inmediatamente se abrir un men Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan ms son:- Nuevo, para la creacin de un nuevo documento- Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel Iniciando Excel y Acciones Bsicas 4. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007- Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica- Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresin del documento. A la derecha de este submen que se despliega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver tambin que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado. Iniciando Excel y Acciones Bsicas 5. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL .Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle el nombre que ms convenga. Pasos para guardar un archivo:1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botn Office2. Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales Iniciando Excel y Acciones Bsicas 6. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 20073. Seleccionamos Guardar como4. Se nos abrir la pantalla de controles de Guardar5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente6. Pulsamos el botn Guardar Iniciando Excel y Acciones Bsicas 7. NUEVA ESCUELA TECNOLGICA Elaboracin de Documentos Electrnicos MSEXCEL 2007ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido guardado. Una hoja de clculo que hemos realizado anteriormente o alguien realiz. Para ello seguimos los siguientes pasos:1. Nos posicionamos en el Botn Office2. Desplegamos el Botn Office y seleccionamos la opcin Abrir3. Aparecer un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos. Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la flechita de acceso4. Una vez

encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se deseaabrir.5. Pulsamos el botn Abrir Iniciando Excel y Acciones Bsicas http://www.slideshare.net/mmtzm2002/aspectos-generales-7003273

Limites del libro de Excel


Nmero total de columnas disponibles en Excel. Lmite Excel 2003: 256 (2^8) Lmite Excel 2007: 16.384 (2^14) Nmero total de filas disponibles en Excel. Lmite Excel 2003: 65.536 (2^16) Lmite Excel 2007: el 1.048.576 (2^20) Las celdas por hoja es la multiplicacin de las filas por las columnas. Un libro puede tener un nmero variable de hojas, segn nuestras necesidades. El lmite estaba en 256 y est ahora en 1024. Nmero total de hojas disponibles en Excel. Lmite Excel 2003: 256 (2^8) Lmite Excel 2007: 1.024 (2^10) Cantidad total de memoria del PC que Excel puede utilizar. Lmite Excel 2003: 1GB. Lmite Excel 2007: 2 GB. Nmero de colores nicos permitido en un solo libro de trabajo. Lmite Excel 2003: 56 (color puesto en un ndice) Lmite Excel 2007: 4.294.967.296 (casi 4300 millones, color 32-bit) Nmero de condiciones condicionales del formato en una celda. Lmite Excel 2003: 3 condiciones

Lmite Excel 2007: Limitado por memoria disponible Nmero de niveles para ordenar en una lista o una tabla. Lmite Excel 2003: 3 Lmite Excel 2007: 64 Nmero de datos mostrados en el Autofiltro. Lmite Excel 2003: 1.000 Lmite Excel 2007: 10.000 Nmero total de caracteres que puede exhibir una celda. Lmite Excel 2003: 1.024 (cuando se ajusta a formato el texto) Lmite Excel 2007: 32.768 o tanto como quepa en la celda (sin importar el formato) Nmero de caracteres por celda que el Excel puede imprimir. Lmite Excel 2003: 1.024 Lmite Excel 2007: 32.768 Nmero total de los estilos nicos de la celda en un libro de trabajo (combinaciones de todo el formato de la celda). Lmite Excel 2003: 4000 Lmite Excel 2007: 65.536 Longitud mxima de frmulas (en caracteres). Lmite Excel 2003: caracteres 1.024 Lmite Excel 2007: caracteres 8.192 Nmero de niveles de a nidacin que Excel permite en frmulas. Lmite Excel 2003: 7 Lmite Excel 2007: 64 Nmero mximo de discusiones a una funcin. Lmite Excel 2003: 30 Lmite Excel 2007: 255

Nmero mximo de artculos que encuentra el comando buscar todos. Lmite Excel 2003: ~64k (65472) Lmite Excel 2007: ~2 mil millones Nmero de filas permitidas en una tabla dinmica. Lmite Excel 2003: 65.536 Lmite Excel 2007: 1.048.576 Nmero de columnas permitido en una tabla dinmica. Lmite Excel 2003: 255 Lmite Excel 2007: 16.384 Nmero mximo de artculos nicos dentro de un solo campo de una tabla dinmica. Lmite Excel 2003: 32.768 Lmite Excel 2007: 1.048.576 Longitud del nombre de MDX para un artculo de una tabla dinmica; tambin la longitud de la secuencia para una tabla dinmica emparentada. Lmite Excel 2003: 255 caracteres Lmite Excel 2007: 32.768 Longitud a la cual se truncan los campos que etiquetan una tabla dinmica; esto tambin incluye limitaciones de la longitud del subttulo. Lmite Excel 2003: 255 Lmite Excel 2007: 32.768 El nmero de campos (segn lo visto en la lista del campo) que una sola tabla dinmica puede tener. Lmite Excel 2003: 255 Lmite Excel 2007: 16.384

Nmero de celdas que pueden depender de un solo rango antes que Excel necesite hacer clculos completos en vez de clculos parciales (porque no puede seguir las dependencias requeridas para hacer clculos parciales). Lmite Excel 2003: 8.192 Lmite Excel 2007: Limitado por memoria disponible El nmero de rangos diversos en una hoja que pueden tener dependencias antes de que Excel necesite hacer clculos completos en vez de clculos parciales (porque no puede seguir las dependencias requeridas para hacer clculos parciales). Lmite Excel 2003: 65.536 Lmite Excel 2007: Limitado por memoria disponible Nmero de frmulas en conjunto en una hoja de trabajo que pueden referir a otra hoja de trabajo. Lmite Excel 2003: 65.536 Lmite Excel 2007: Limitado por memoria disponible Nmero de categoras que las funciones personalizadas pueden encapsular. Lmite Excel 2003: 32 Lmite Excel 2007: 255 Nmero de caracteres que se pueden actualizar en una referencia externa que no pertenece al libro de trabajo. Lmite Excel 2003: 255 Lmite Excel 2007: 32.768 Nmero de filas de una o varias columnas que se pueden referir en una frmula matricial (array formula). Lmite Excel 2003: 65.335 Lmite Excel 2007: No hay lmites. Nmero de caracteres que se pueden almacenar y exhibir en una celda ajustada a formato de texto. Lmite Excel 2003: 255

Lmite Excel 2007: 32.768 Extraido de la pagina : http://www.excellentias.com/tutorial-especificaciones-y-limitesde-excel/ ; el dia 6 de abril del 2014 a las 16:30 hrs.

FRMULAS DE EXCEL
Microsoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y parte de su xito se lo debe a la facilidad con que podemos crear frmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra informacin. Las frmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener frmulas que utilicen ms de una funcin para lograr su objetivo.. Las frmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las frmulas de Excel para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien. Descripcin general de frmulas Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.=5+2*3Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una frmula Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Las frmulas de Excel

Una frmula de Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas: Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1: Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto: Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.

Partes de una frmula de Excel


(Frmula)
Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-, Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: +-*/%^ TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: <> = <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos

puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Si deseas informacin sobre la precedencia de operadores:. Todas las frmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin. Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

Constantes y referencias de celda


Las frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros: Estos nmeros son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuacin.

Referencias absolutas y relativas


Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula.

Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula

y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Uso de parntesis con operadores aritmticos


(Uso de parntesis)
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.=5+2*3Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.=(5+2)*3En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.=(B4+25)/SUMA(D5:F5) Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en laprecedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente frmula: = (5+3)*4-6/2 Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma (5+3), la cual ser calculada.
=8*4-6/2

Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 Finalmente se har la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritmticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado obtenido.

Comparar valores en Excel


Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparacin. A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando. Al utilizar los operadores de comparacin recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.

Operador Igual a (=)


Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes.En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente.

Operador Mayor que (>)


El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparacin mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que (<)

El operador menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresin sea menor que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una comparacin menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

Operador No igual a (<>)


El ltimo operador de comparacin es el operador de desigualdad (<>). Este operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.Si los valores son iguales entre s, entonces el operador nos regresar un valor FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo.Es importante familiarizarse con los operadores de comparacin porque sern de gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar frmulas en Excel


Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

Frmula manualmente
La manera ms simple de introducir una frmula es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin con el teclado.

Insertar nombres de rango en frmulas


En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el

rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos utilizar estos nombres en nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar seleccionar el nombre de una lista.

Asignar nombres a celdas o rangos


Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Insertar funciones
El cuadro de dilogo Insertar funcin en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de dilogo nos brinda ayuda para localizar la funcin adecuada y nos da informacin sobre sus argumentos. Si utilizas el cuadro de dilogo Insertar funcin podrs evitar utilizar el teclado y podrs hacer prcticamente todo con el puntero del ratn.

Desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin


Existen tres maneras de mostrar este cuadro de dilogo. La primera es haciendo clic sobre el botn Insertar funcin de la ficha Frmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de frmulas el cual se muestra como fx. El tercer mtodo es seleccionar la opcin de menMs funciones que se muestra al pulsar el botn Autosuma.

La Autosuma en Excel

En esta ocasin te dar dos consejos para aplicar la Autosuma fcil y rpidamente en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente. Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:Oprime la combinacin de teclas ALT + = y Excel seleccionar y sumar correctamente los valores numricos de la columna:

FUNCIONES DE EXCEL
Las funciones de Excel son una caracterstica muy importante que debes aprender a utilizar adecuadamente para obtener el mayor provecho de la herramienta. Las funciones se utilizan para realizar clculos basados en los valores de las celdas o para modificar su contenido. Las funciones de Excel se categorizan de acuerdo a su funcionalidad y en esta seccin hago una revisin de ellas. Las funciones pueden introducirse en las celdas de la hoja de clculo de dos formas diferentes: tecleando manualmente toda la funcin, o pegndola automticamente de una lista de funciones contenidas en Excel. Para acceder a esta lista se elegir la opcin de men INSERTAR/ FUNCIN y se accede al ASISTENTE PARA FUNCIONES,

Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La sintaxis de las funciones El siguiente ejemplo de la funcin REDONDEAR redondeando un nmero de la celda A10 ilustra la sintaxis de una funcin.

Estructura de una funcin Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por signos de punto y coma y un parntesis de cierre. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO,matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR (y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.

Funciones de tiempo en Excel (FECHA U HORA)


Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con informacin de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer informacin especfica de hora,

minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.Cada funcin, de acuerdo a su nombre, extrae una parte especfica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar.

La funcin HORA en Excel


Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la funcin x=HORA ()

La funcin MINUTO en Excel


Para extraer la informacin de los minutos utilizamos la funcin= MINUTO ().

La funcin SEGUNDO en Excel


Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la funcin= SEGUNDO () Ya lo sabes, cuando necesites extraer informacin especfica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier clculo posterior.

La funcin EXTRAE en Excel


La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

La funcin EXTRAE y las fechas


Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AO.

La funcin DIAS.LAB en Excel


La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados.

La funcin DIASEM en Excel

La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir, nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a una fecha determinada.En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el nmero 1 al encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones anteriores a Excel 2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento Tipo.

La funcin SI en Excel
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.

La funcin O en Excel
La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin lgica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos. La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas evaluadas son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin Ytenga un resultado FALSO.

Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas: =Y(5=5, 1<3, 8>6) Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor VERDADERO.

Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente para quela funcin Y devuelva el valor FALSO:

La funcin

REDONDEAR en Excel

La funcin REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o cero.

Ejemplos de la funcin REDONDEAR


En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el nmero se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el contrario, si especificamos un nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal. Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85 REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

La funcin SUMAR.SI en Excel

La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operacin.

Ejemplos de la funcin SUMAR.SI


El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el nmero 5.

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el nmero 5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condicin establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como resultado.

La funcin RESIDUO en Excel


El residuo es el sobrante de una divisin inexacta. La funcin RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos nmeros.

Ejemplos de la funcin RESIDUO


RESIDUO(21, RESIDUO(23, RESIDUO(25, 5) = 0 5) 5) = = 1 3

Si el resultado de la funcin RESIDUO es cero ser un indicador de que tenemos una divisin exacta y por lo tanto tenemos un nmero que es divisible.

Operadores de clculo en las frmulas


Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Operadores aritmticos
Un operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.

Operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Porcentaje [%] Exponenciacin [^] Multiplicacin [*] y divisin [/] Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula:


=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3 El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico Significado (Ejemplo) + (signo ms) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1)Negacin (-1)

* (asterisco)Multiplicacin (3*3) / (barra oblicua) Divisin (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciacin (3^2)

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin Significado (Ejemplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) Mayor que (A1>B1) <(signo menor que) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1)

<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenacin de texto


Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado (Ejemplo) & ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador de referencia Significado (Ejemplo)

: (dos puntos)Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) , (coma)Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) (espacio)Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas


Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.

Precedencia de los operadores


Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Operador Descripcin : (dos puntos) (un solo espacio) operadores de referencia

coma, % Porcentaje ^ Exponenciacin

- Negacin (como en -1)

* y / Multiplicacin y divisin + y - Suma y resta & = <><= >= <>Comparacin Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)

Constantes en las frmulas


Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como resultado de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

TIPOS DE DATOS DE LA HOJA DE CLCULO:


Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. NMEROS Para introducir nmeros puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un nmero se escribe Pts., Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

BIBLIOGRAFIA
http://ciberconta.unizar.es/sic/excel/Introduccion.html#anchor68302 http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/descripcion-general-de-formulas-HP010081865.aspx http://es.scribd.com/doc/83012210/Caracteristicas-de-Excel-xd http://www.duiops.net/manuales/excel/excel16.htm

CARACTERISTICAS DE UNA BASE DE DATOS


DEFINICION DE BASE DE DATOS: Una base de datos es una coleccin de archivos relacionados que permite el manejo de la informacin de alguna compaa cada una de dichos archivos puede ser visto como una coleccin de registros y cada registro est compuesto de una coleccin de campos. Cada uno de los campos de cada registro permite llevar informacin de algn atributo de una entidad del mundo real. EJEMPLO Para una UNIVERSIDAD las entidades de inters podran ser alumnos, profesores, salones, etc. Para la entidad ALUMNO los atributos importantes podran ser: nombre direccin, carrera, matricula etc. Para una INDUSTRIA las entidades de inters podran ser : departamentos, empleados, productos etc.

Para la entidad DEPARTAMENTO los atributos importantes podran ser: nombre del departamento, nombre del director del departamento, funcin del departamento etc.

NOMBRE TELEFONO Un archivo en una base de datos ROSA CRUZ 9515152862 tambin pueden ser RAMIRO ALVAREZ 9511255181 pensados como una tabla en SABINA BASTIDA 9512513182 la que tenemos renglones y columnas, cada rengln correspondiendo a un registro del archivo y cada columna correspondiendo a un campo. Sistemas manejadores de una base de datos Los sistemas manejadores de base de datos conocidos tambin como base de datos electrnicas se usan ampliamente para: organizar y manipular grandes volmenes de datos de las empresas. Un sistema manejador de base de datos no es ms que un sistema computarizado para llevar registros. Algunas de las facilidades que proporcionan el sistema en los usuarios son: Agregar nuevos archivos en la base de datos. Agregar nuevos registros a los archivos existentes. Recuperacin de datos. Actualizacin de datos. Borrar registros. Borrar registros. Borrar archivos. Proporcionar los mecanismos para el control del acceso concurrente a los datos.

Una base de datos es una coleccin de informacin til organizada en una manera especfica. Por ejemplo: para llevar el control de los telfonos del personal de una empresa (Agenda)

BUSQUEDA SECUENCIAL

El problema de la tabla anterior, dado que los datos no estn ordenados, buscar un telfono en particular puede ser lento. Asumiendo que tenemos nmero de renglones en la tabla, localizar un elemento en particular tendra los siguientes casos: Mejor caso: solo se busca en un rengln. Peor caso: se busca en los nmeros de renglones. Caso promedio: se busca en [(N+1)/2] renglones.

Este tipo de bsqueda se le conoce como bsqueda secuencial y es la nica alternativa de bsqueda cuando los datos no estn ordenados y no se cuenta con estructuras auxiliares. BUSQUEDA BINARIA Si los datos anteriores son ordenados (lo cual podra hacerse con un logaritmo similar al Quicksort que tiene un orden de NlogN) en la siguiente tabla se muestra un ejemplo: NOMBRE TELEFONO ALVAREZ RAMIRO 9511255181 BASTIDA SABINA 9512513182 CRUZ ROSA 9515152862 Podemos utilizar una bsqueda binaria, la ventaja de utilizarla eses que en cada operacin el tamao del problema se reduce a la mitad. Originalmente el tamao del problema de bsqueda de un elemento en particular es N Con el primer intento el tamao del problema se reduce a N/2 con el segundo intento se reduce a: [(N/2)/ 2] = [(N)/ (22)] y con el tercer intento se reduce a:[(N)/ (2i)], en esta manera en el peor de los casos se tendra que realizar tantos intentos como el valor de i en la expresin [(N)/( 2i)], despejando de esta frmula tenemos que: i = log2(N) Como conclusin tenemos entonces: Mejor caso =1 } Peor caso = log2(N) Caso promedio = [(1+ log2(N) )/ 2]

Bsqueda indexada

El inconveniente de utilizar una bsqueda binaria es que al hacer altas, bajas y cambios sobre una tabla ordenada tenemos que organizar datos para que se mantengan ordenados, y esto podra tomar mucho tiempo. Ante este problema una alternativa es la utilizacin de un ndice (similar al de la parte final de un libro) que contenga el nombre de la persona y un apuntador a donde est el elemento dentro de la tabla. Como pueden notarse los datos de la tabla podrn estar fsicamente desordenados pero atreves del ndice se ven lgicamente desordenados. El ndice (normalmente) es un archivo aparte del archivo que contiene los datos, la manera ms popular de construir y mantener el ndice es atraves del algoritmo de rboles balanceados B-Tree. Los casos para este tipo de bsqueda son: Mejor caso = 1 Peor caso = logm(N) . Caso promedio= [(1+ logm(N) )/ 2] Donde m indica el nmero de vas que tiene el rbol. La gran ventaja de un ndice es que el algoritmo de mantenimiento es mucho ms eficiente que el algoritmo de un mantenimiento es mucho ms eficiente que el algoritmo para mantener un archivo ordenado, y por otro lado es mucho ms rpido dado que m es mayor que 2. TIPO DE DATOS EN UNA BASE DE DATOS Los datos pueden ser divididos en dos grandes categoras: Alfanumrica Numrica Los datos alfanumricos consisten de caracteres alfabticos (A-Z o a-z), caracteres numricos (0 9) y de algunos smbolos especiales como #&%$. Por ejemplo el nmero de serie de un telfono:RTA-XA100 Los datos numricos estn compuestos por los dgitos del 0 al 9, punto decimal y signo. Por ejemplo: el sueldo de un empleado 10000.00 Adicionalmente a estos tipos existen otros tipos que son utilizados como: Lgico Fecha

Memo General (puede contener objetos, audio, video, imgenes) ENFOQUE PARA BASES DE DATOS Existen 3 enfoques principales para el manejo de datos: Enfoque relacional Enfoque jerrquico Enfoque de redes Enfoque relacional El enfoque relacional ve a los datos como un conjunto de tablas (archivos) Donde cada tabla consta de un conjunto de renglones (registros) y cada rengln contando de un conjunto de columnas (campos). La relacin entre las tablas (archivos) se establece solo por nombres de atributos comunes. Ejemplo: se tiene una empresa que se necesita tener la informacin de las partes que se utiliza, los proveedores de la empresa y el detalle de que en partes suministra un proveedor. Se sabe que un proveedor puede suministrar 0 o ms partes y que una parte puede ser suministrada por 0 o ms proveedores. Nuestra base de datos podra ser vista como la siguiente figura: Proveedores Nombre S1 S2 S3 S4 Juan Pedro Ramn Ana calidad Parte 9 8 10 7 S1 S2 S3 Tuerca Clavo lpiz Gris Gris amarillo nombre Color

Enfoque jerrquico Permite ver una base de datos como compuesta de un conjunto de relaciones Padre hijo en donde se moldea claramente las partes que suministra un proveedor, pero no sera posible representar partes que no sean suministradas (no pueden haber h

ijos sin padre)

Adems no es fcil saber quin suministra una determinada parte, por lo que se podra modelar la misma base de datos de la siguiente

Peor en este caso, no es posible tener la informacin de proveedores que no suministran algo, y no es fcil identificar las partes que suministra un proveedor. En ambos casos el enfoque jerrquico tiene la ventaja de una gran redundancia de datos.

Enfoque de redes Modela la informacin como conjuntos, donde hay dos tipos de conjuntos: PROPIETARIOS (equivale a un padre en el enfoque jerrquico).

MIEMBROS (equivale a un hijo dentro del enfoque jerrquico)

En el enfoque de redes la redundancia se reduce al mximo no se pierde informacin debido a que una parte no se suministre o a que un proveedor no suministre alguna parte. En el enfoque ms eficiente para representar relaciones, ms sin embargo tiene la desventaja de ser MUY COMPLEJO. El modelo de bases de datos de este enfoque se puede ver en la siguiente imagen:

Componentes de un sistema de base de datos Los datos dentro de una base de datos estn integrados y son compartidos: Integrados: puesto que la base de datos es la unificacin de varios. Archivos con redundancia parcial o totalmente eliminada.

Compartidos: esto implica que los datos pueden ser accesados concurrentemente por diferentes usuarios.

Hardware Consiste bsicamente de unidades de almacenamiento secundario, principalmente discos duros, discos compactos, cintas magnticas etc... Software Entre la base de datos fsica y los usuarios existe una capa de software denominada sistema manejador de base de datos (SMBD o DBMS) Todos los requerimientos de acceso a la base de satos son manejados por el SMBD. USUARIOS Hay tres tipos de usuarios: Programador de aplicaciones: encargado de escribir programas para el manejo de la base de datos, usando un lenguaje de alto nivel. Usuario final: es el que utiliza un lenguaje de comandos y programas de aplicacin. Administrador de la base de datos: es el responsable de definir polticas de acceso a la base de datos.

Ventajas de utilizar una base de datos Informacin compacta no se necesitan voluminosos archivos de papel. Velocidad: la velocidad de operacin es mayor a la que se tiene con un sistema manual. Menos cansado: al manipular informacin organizada. Actualizacin: la informacin se puede mantener ms fcil actualizada. Un control centralizado, se reduce la redundancia, se evita la inconsistencia, los datos pueden ser compartidos, se tiene el control del acceso, la integridad puede ser mantenida.

Inconsistencia Cuando dos instancias del mismo elemento no tienen valores iguales. Ejemplo: Cuando hay dos registros para el alumno con matricula 3312520(en diferentes archivos) los atributos iguales deben tener los mismos valores. Falta de integridad Se da la falta de integridad cuando una instancia, de un elemento tiene valores raros. Por EJEMPLO: Que el nmero de horas trabajadas ala semana por un empleado sea de 400. Conceptos adicionales CAMPO ALMACENADO: es la unidad de datos mas pequea que se encuentra almacenada. REGISTRO ALMACENADO: es una coleccin de campos almacenados que estn relacionados. ARCHIVO ALMACENADO: es el conjunto de todas las ocurrencias de un registro almacenado. REPRESENTACIN DE DATOS NUMRICOS: se pueden almacenar como:

+Un String de Caracteres. +Un Decimal Empacado. +En Binario. REPRESENTACIN DE DATOS CARCTER: se puede almacenar en: ASCII, EBCDIC, etc.

Manejo de objetos: se manejar como campos objeto, que pueden ser grficas, sonido, hojas de clculo, textos, etc Codificacin de datos Resulta til en ocasiones almacenar los datos en forma codificada, en lugar de almacenar los nombre de los colores podramos codificarlos para ahorrar espacio y facilidad de uso de acuerdo a la siguiente tabla: color Negro Caf Roja Naranja Numero 0 1 2 3

Amarillo Verde Azul Violeta Gris Blanco Materializacin de datos

4 5 6 7 8 9

Existen campos virtuales, debido a que no tiene equivalencia con un campo almacenado, y para poder ser accesados deben ser calculados. Ejemplo: un campo virtual llamado promedio que depende de otros datos, de forma que para ser accesado debe ser calculado primero.

http://www.gridmorelos.uaem.mx/~mcruz//cursos/miic/bd1.pdf

DESCRIPCION DE UN GRAFICO EN EXCEL 2010 INTRODUCCION


Un grfico es la representacin de datos, generalmente numricos, mediante lneas, superficies o smbolos, para ver la relacin que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. Nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Insertar grficos de Excel

Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma grfica. En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro de dilogo desde donde podremos seleccionar el tipo de grfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar.

Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida. Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y categoras. Nos desplazaremos a travs de las celdas de la hoja de clculo igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar automticamente a partir de los datos introducidos. Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de

grfico

que aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un grfico. Desde la pestaa Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones de presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc.

Elementos de los grficos Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar. Modificar Un Grfico Bsico Segn Las Necesidades Despus de crear un grfico, puede modificar cualquiera de sus elementos. Por ejemplo, puede cambiar la forma en que se presentan los ejes, agregar un ttulo al grfico, mover u ocultar la leyenda o presentar elementos de grfico adicionales. Para modificar un grfico, siga uno o varios de estos procedimientos: Cambiar la presentacin de los ejes del grfico Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el intervalo entre los valores o las categoras que se presentan. Para que el grfico sea ms fcil de leer, tambin puede agregar marcas a un eje y especificar con qu intervalo aparecern. Agregar ttulos y etiquetas de datos a un grfico Para que la informacin que aparece en el grfico sea ms clara, puede agregar un ttulo de grfico, ttulos de eje y etiquetas de datos. Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicacin o modificar las entradas de la leyenda. En algunos grficos, tambin puede mostrar una tabla de datos que contenga las claves de la leyenda y los valores representados en el grfico. Aplicar opciones especiales en cada tipo de grfico Existen lneas especiales (lneas de mximos y mnimos y lneas), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de datos y otras opciones para los diferentes tipos de grficos.

APLICAR ESTILOS Y DISEOS DE GRFICO PREDEFINIDOS PARA CREAR GRFICOS DE ASPECTO PROFESIONAL En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicar rpidamente un diseo y un estilo predefinidos. Excel proporciona varios diseos y estilos predefinidos de gran utilidad. No obstante,

puede adaptar un diseo o un estilo de acuerdo con sus necesidades. Para ello, cambie manualmente el diseo o el formato de los distintos elementos del grfico, como el rea del grfico, el rea de trazado, la serie de datos o la leyenda. Cuando se aplica un diseo de grfico predefinido, un conjunto especfico de elementos del grfico (como los ttulos, la leyenda, la tabla de datos o las etiquetas de datos) se distribuyen de una manera especfica en el grfico. Puede seleccionar entre diversos diseos para cada tipo de grfico. Cuando se aplica un estilo de grfico predefinido, el grfico adopta el formato en funcin del tema del documento que ha aplicado, de modo que el grfico coincida con los colores del tema (un grupo de colores), fuentes del tema(un grupo de fuentes del texto de encabezado y cuerpo) y efectos del tema (un grupo de efectos de lnea y de relleno) de su organizacin o con los suyos propios. No puede crear diseos o estilos de grfico propios, pero puede crear plantillas de grfico que incluyan el diseo y el formato del grfico que desee. Agregar Un Formato Atractivo A Los Grficos Adems de aplicar un estilo de grfico predefinido, puede aplicar fcilmente formato a distintos elementos del grfico, como los marcadores de datos, el rea del grfico, el rea de trazado y los nmeros y el texto de los ttulos y etiquetas, para dotar al grfico de un aspecto atractivo y personal. Puede aplicar estilos de forma y estilos de WordArt especficos, y tambin puede dar formato manualmente a las formas y al texto de los elementos. Para agregar formato, puede usar uno o varios de los procedimientos que se detallan a continuacin: Rellenar elementos del grfico Puede utilizar colores, texturas, imgenes y rellenos de degradado para enfatizar elementos especficos del grfico. Cambiar el contorno de los elementos del grfico Puede usar colores, estilos de lnea y grosores de lnea para resaltar elementos del grfico. Agregar efectos especiales a los elementos del grfico Puede aplicar efectos especiales, como sombras, reflejos, iluminado, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del grfico, para pulir su aspecto. Dar formato al texto y a los nmeros Puede aplicar formato al texto y a los nmeros de los ttulos, etiquetas y cuadros de texto de un grfico del mismo modo que en una hoja de clculo. Para resaltar el texto y los nmeros, puede incluso aplicar estilos de WordArt.

Volver a utilizar los grficos mediante la creacin de plantillas de grficos Si desea volver a utilizar un grfico que haya personalizado de acuerdo con sus necesidades, puede guardarlo como plantilla de grfico (*.carta) en la carpeta de plantillas de grficos. Cuando cree un grfico, podr aplicar esa plantilla como cualquier otro tipo de grfico integrado. De hecho, estas plantillas son tipos de grficos personalizados: tambin puede utilizarlas para cambiar el tipo de un grfico existente. Si utiliza a menudo una plantilla de grfico especfica, puede guardarla como tipo de grfico predeterminado. Paso 1: Crear un grfico bsico En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente los datos que estn organizados en las filas o columnas de una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica. 1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar los datos en el grfico. Algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica. Organizar los datos en la hoja de clculo 2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico. Sugerencia Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente en un grfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el grfico. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas 3. En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en para mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico y, a continuacin, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de grficos.

Sugerencia Cuando site el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de grfico, aparecer la informacin en pantalla con el nombre del tipo de grfico. Para obtener ms informacin sobre los tipos de grfico que puede usar, vea Tipos de grficos disponibles. 4. De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado. Si desea colocar el grfico en una hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin mediante el procedimiento siguiente. 5. Haga clic en cualquier parte del grfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y pestaas Diseo, Presentacin y Formato. se agregan las

6. En la pestaa Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grfico.

En Seleccione dnde desea colocar el grfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar el grfico en una hoja de grfico, haga clic en Hoja nueva. Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el grfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva. Para mostrar el grfico como un grfico incrustado en una hoja de clculo, haga clic en Objeto en y, a continuacin, haga clic en una hoja de clculo en el cuadro Objeto en. automticamente un nombre al grfico, por es el primer grfico que haya creado en la Para cambiar el nombre del grfico, haga lo

1. Excel asigna ejemplo Grfico1 si hoja de clculo.

siguiente: 2. Haga clic en el grfico. 3. En la pestaa Presentacin, en grupo Propiedades, haga clic en cuadro de texto Nombre de grfico. el el

4. Sugerencia Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo. 5. Escriba un nuevo nombre. 6. Presione ENTRAR. Notas Para crear rpidamente un grfico basado en el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el grfico y, a continuacin, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el grfico se muestra como un grfico incrustado. Al presionar F11, el grfico aparece en una hoja de grfico independiente.

Cuando ya no necesite un grfico, puede eliminarlo. Haga clic en el grfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR. Paso 2: Cambiar el diseo o el estilo de un grfico Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicarle rpidamente un diseo y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseos y estilos predefinidos (o diseos y estilos rpidos) muy tiles, si fuera necesario, puede personalizarlos an ms cambiando manualmente el diseo y el formato de cada uno de los elementos del grfico. Aplicar un diseo de grfico predefinido 1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido. 2. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 3. En la pestaa Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee usar.

Nota Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los diseos de grfico estarn disponibles en la galera Diseo rpido del grupo Diseos de grfico. Sugerencia Para ver todos los diseos disponibles, haga clic en Ms .

Aplicar un estilo de grfico predefinido 1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee usar.

Nota Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los estilos estarn disponibles en la galera Estilos rpidos del grupo Estilos de diseo. Sugerencia en Ms Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic

Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico 1. Haga clic en el elemento de grfico cuyo diseo quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de grfico: 2. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos. 3. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee.

En la pestaa Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botn del elemento de grfico que corresponda al elemento de grfico que seleccion y luego haga clic en la opcin de diseo deseada.

Nota Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento de grfico que haya seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a todas las series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado. Cambiar manualmente el formato de elementos del grfico 1.Haga clic en el elemento de grfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de grfico: 1.Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos. 2.En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que desee. 2.En la pestaa Formato, siga uno o varios estos procedimientos: de

Para dar formato a un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.

Para dar formato a la forma de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee. Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. Tambin puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato que desee.

Nota Despus de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplic, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rpido para volver al formato de texto anterior. Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del grfico, puede hacer clic con el botn secundario en el texto o seleccionarlo y despus hacer clic en las opciones de formato que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar tambin los botones de formato de la cinta (pestaa Inicio, grupo Fuente). Paso 3: Agregar o quitar ttulos o etiquetas de datos Para facilitar la interpretacin de un grfico, puede agregar ttulos, por ejemplo ttulos de grfico y de eje. Generalmente pueden agregarse ttulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un grfico, incluidos los ejes de profundidad (de series) de los grficos 3D. Algunos tipos de grficos (como los grficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir ttulos de eje. Los tipos de grficos que no tienen ejes (como los grficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir ttulos de eje. Puede vincular tambin los ttulos de grfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la clculo creando una referencia a esas celdas. Los ttulos vinculados se actualizan automticamente en el grfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de clculo. Para identificar rpidamente una serie de datos en un grfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del grfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de clculo y se actualizan automticamente cuando estos valores cambian. Agregar un ttulo al grfico 1) Haga clic en cualquier parte del grfico al que desea agregar un ttulo.

2) De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 3) En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Ttulo del grfico. 3.Haga clic en Ttulo superpuesto centrado o Encima del grfico. 4.En el cuadro de texto Ttulo del grfico que aparece en el grfico, escriba el texto que desee. Sugerencia Para insertar un salto de lnea, haga clic en el lugar donde desee dividir la lnea, para ubicar el puntero all, y luego presione ENTRAR. 5.Para aplicar formato al texto, seleccinelo y haga clic en las opciones de formato de la mini barra de herramientas que desee usar. Sugerencia Tambin puede usar los botones de formato de la cinta (pestaa Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el ttulo, puede hacer clic en l con el botn secundario, hacer clic en Formato del ttulo del grficoen el men contextual y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato que desee. Agregar ttulos de eje 1) Haga clic en cualquier parte del grfico al que desea agregar ttulos de eje. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2) En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rtulos del eje. 3) Siga uno o varios de estos procedimientos: Para agregar un ttulo a un eje horizontal primario (categoras), haga clic en Ttulo de eje horizontal primario y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Sugerencia Si el grfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic tambin en Ttulo de eje horizontal secundario. Para agregar un ttulo al eje vertical primario (valores), haga clic en Ttulo de eje vertical primario y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.

Sugerencia Si el grfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic tambin en Ttulo de eje vertical secundario. Para agregar un ttulo a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Ttulo de eje de profundidad y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.

Nota Esta opcin solo est disponible cuando el grfico seleccionado es un grfico 3D real, por ejemplo un grfico de columnas 3D. 4.En el cuadro de texto Ttulo del eje que aparece en el grfico, escriba el texto que desee. Sugerencia Para insertar un salto de lnea, haga clic en el lugar donde desee dividir la lnea, para ubicar el puntero all, y luego presione ENTRAR. 5.Para aplicar formato al texto, seleccinelo y haga clic en las opciones de formato de la mini barra de herramientas que desee usar. Sugerencia Tambin puede usar los botones de formato de la cinta (pestaa Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el ttulo, puede hacer clic en l con el botn secundario, hacer clic en Formato del ttulo del eje en el men contextual y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato que desee. Notas Si cambia a otro tipo de grfico que no admite ttulos de eje (como un grfico circular), los ttulos de eje no se mostrarn, pero se volvern a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de grfico que admita ttulos de eje. Los ttulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perdern cuando cambie a un tipo de grfico que no admita ejes secundarios.

Vincular un ttulo a una celda de hoja de clculo 3. En un grfico, haga clic en el ttulo de grfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja de clculo. 4. En la hoja de clculo, haga clic en la barra de frmulas y, a continuacin, escriba un signo de igual (=). 5. Seleccione la celda de la hoja de clculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el grfico. Sugerencia Tambin puede escribir la referencia a la celda de la hoja de clculo en la barra de frmulas. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamacin; por ejemplo: =Hoja1!F2

4. Presione ENTRAR. Agregar etiquetas de datos 1. En un grfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el rea. Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar. Para agregar una etiqueta de datos a un nico punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuacin, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.

De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuacin, haga clic en la opcin de presentacin que desee. Nota Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependern del tipo de grfico que utilice. Quitar ttulos o etiquetas de datos de un grfico 1.Haga clic en el grfico. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes: Para quitar un ttulo de grfico, haga clic en Ttulo del grfico y luego en Ninguno. Para quitar un ttulo de eje, haga clic en Rtulos del eje, luego en el tipo de ttulo de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno. Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

Sugerencia Para quitar rpidamente un ttulo o una etiqueta de datos, haga clic en l y, a continuacin, presione la tecla SUPRIMIR. Paso 4: Mostrar u ocultar una leyenda Cuando se crea un grfico, este muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubicacin despus de crear el grfico. 1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.

3. Siga uno de estos procedimientos: Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno. Sugerencia Para quitar rpidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un grfico, puede seleccionarla y, a continuacin, presionar SUPRIMIR. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.

Para mostrar una leyenda, haga clic en la opcin de presentacin que desee. Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentacin, la leyenda se mueve y el rea de trazado se ajusta automticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamao de la leyenda con el mouse, el rea de trazado no se ajustar automticamente. Para ver opciones adicionales, haga clic en Ms opciones de leyenda y luego seleccione la opcin de presentacin que desee.

Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los grficos. Si tiene restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamao del grfico desactivando la casilla Mostrar la leyenda sin superponerla al grfico. Sugerencia Cuando un grfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales modificando los datos correspondientes de la hoja de clculo. Para usar otras opciones de modificacin o para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de clculo, puede realizar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos (pestaa Diseo, grupo Datos, botn Seleccionar datos).

Paso 5: Mostrar u ocultar los ejes del grfico o las cuadrculas Cuando se crea un grfico, en la mayora de los tipos de grfico se muestran ejes principales, que se pueden activar o desactivar segn sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de detalle que desee que muestren. En los grficos 3D se muestra tambin un eje de profundidad. Cuando los valores de un grfico varan considerablemente entre las distintas series de datos, o cuando hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical (eje de valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Despus de agregar un eje vertical secundario a un grfico, puede agregar tambin un eje horizontal (eje de categoras) secundario, que puede resultar til en un grfico XY (de dispersin) o de burbujas. Para facilitar la lectura de un grfico, puede mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula, horizontales y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a travs del rea de trazado del grfico. Mostrar u ocultar los ejes principales 1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 1) En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos: Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un grfico 3D) y luego haga clic en la opcin de presentacin de eje deseada. Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un grfico 3D) y luego haga clic en Ninguno. Para especificar opciones detalladas de escala y presentacin de los ejes, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un grfico 3D) y luego haga clic en Ms opciones del eje horizontal primario, Ms opciones del eje vertical primario o Ms opciones del eje de profundidad.

Mostrar u ocultar los ejes secundarios

1) En un grfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del grfico: 1) Haga clic en el grfico. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2) En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario.

2. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin. 3. Haga clic en Opciones de serie si no est seleccionada esta opcin y, a continuacin, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

4. En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes. 5.Siga uno de estos procedimientos: Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opcin de presentacin deseada.

Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de grfico solo para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de grfico de una serie de datos a grfico de lneas. 6.Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opcin de presentacin deseada. Nota Esta opcin solamente est disponible despus de presentar un eje vertical secundario. 7.Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal secundario y luego en Ninguno. Sugerencia Tambin puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar la tecla SUPRIMIR.

Mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula 1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar lneas de cuadrcula del grfico. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo, Presentacin y Formato. 2) En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Lneas de la cuadrcula. 3) Haga lo siguiente: Para agregar lneas de cuadrcula horizontales al grfico, elija Lneas horizontales de la cuadrcula primarias y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Si el grfico contiene un eje horizontal secundario, tambin puede hacer clic en Lneas horizontales de la cuadrcula secundaria. Para agregar lneas de cuadrcula verticales al grfico, elija Lneas verticales de la cuadrcula primarias y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Si el grfico contiene un eje vertical secundario, tambin puede hacer clic en Lneas verticales de la cuadrcula secundaria. Para agregar lneas de cuadrcula de profundidad a un grfico 3D, elija Lneas de cuadrcula de profundidad y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Esta opcin solo est disponible cuando el grfico seleccionado es un grfico 3D real, como un grfico de columnas 3D. Para ocultar las lneas de cuadrcula de un grfico, elija Lneas horizontales de la cuadrcula primarias, Lneas verticales de la cuadrcula primarias o Lneas de cuadrcula de profundidad (en un grfico 3D) y, a continuacin, haga clic en Ninguna. Si el grfico tiene ejes secundarios, tambin puede hacer clic en Lneas horizontales de la cuadrcula secundaria o Lneas verticales de la cuadrcula secundaria y luego en Ninguna. Para quitar rpidamente las lneas de cuadrcula de un grfico, seleccinelas y presione SUPRIMIR.

Paso 6: Mover un grfico o cambiar su tamao Puede mover un grfico a cualquier punto de una hoja de clculo o a otra hoja de clculo nueva o existente. Tambin puede cambiar el tamao del grfico para un mejor ajuste.

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/crear-un-grafico-de-principio-afin-HP010342356.aspx MOVER UN GRFICO Para mover un grfico, arrstrelo a la ubicacin que desee. Cambiar el tamao de un grfico Para cambiar el tamao de un grfico, siga uno de estos procedimientos: Haga clic en el grfico y, a continuacin, arrastre los controladores de tamao hasta el tamao que desee. En la pestaa Formato, en el grupo Tamao, escriba el tamao en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.

Sugerencia Para obtener ms opciones de cambio de tamao, en la pestaa Formato, en el grupo Tamao, haga clic en para abrir el cuadro de dilogo Formato del rea del grfico. En la pestaa Tamao, puede seleccionar opciones para cambiar el tamao, la orientacin o la escala del grfico. En la pestaa Propiedades, puede especificar cmo desea que se modifique la posicin o el tamao del grfico en relacin con las celdas de la hoja de clculo. PASO 7: GUARDAR UN GRFICO COMO PLANTILLA Si desea crear otro grfico como el que acaba de crear, puede guardar el grfico como una plantilla que pueda usar como base para otros grficos similares. 1) Haga clic en el grfico que desea guardar como plantilla. 2) En la pestaa Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla. 3) En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.carta) se guarda en la carpeta Grficos y la plantilla estar disponible en Plantillas en el cuadro de dilogo Insertar grfico (pestaa Insertar, grupo Grficos, Selector de cuadro de dilogo ) y en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico (pestaa Diseo, grupo Tipo, Cambiar tipo de grfico). Nota Una plantilla de grfico contiene el formato del grfico y almacena los colores que se usan al guardar el grfico como plantilla. Cuando use una plantilla

de grfico para crear un grfico en otro libro, el nuevo grfico usar los colores de la plantilla de grfico y no los colores del tema de documento aplicado actualmente al libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de grfico, haga clic con el botn secundario en el rea del grfico y, a continuacin, haga clic en Restablecer para hacer coincidir el estilo.

Definicin de Macro

Definicin:
Una macro (del griego , makro, que significa grande) abreviatura de macroinstruccin es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Dicho de otra manera, una macroinstruccin es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas. Esto permite la automatizacin de tareas repetitivas. Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente creado y asignado para tal efecto. La diferencia entre una macroinstruccin y un programa es que en las macroinstrucciones la ejecucin es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, conjunto de instrucciones (tales como borrar archivo, aadir registro, etc.), y que se almacenan en una ubicacin especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se observa que hay una zona para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podra ser un archivo que, al llamarse desde otra instruccin, borrara los registros de un cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas. Es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Dicho de otra forma, un macroinstruccin es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas. Esto permite la automatizacin de tareas repetitivas. Las macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente creado y asignado para tal efecto. La diferencia entre un macroinstruccin y un programa es que en los macroinstrucciones la ejecucin es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa, y por tanto, no puede bifurcarse.

Introduccin:

Los macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir cerrar formularios, mostrar o ocultar barras de herramientas, ejecutar informe, etc Tambin sirve para crear mtodos abreviados de teclados y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la macro con el nombre d Auto Excel, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutara automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes d lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de ejecutar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access, nos impedir ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin en el centro de confianza.

Las macros Excel consisten bsicamente en cdigo de programacin. Se escribe con un lenguaje de programacin llamado VBA( visual badicfor applications). Excel ya trae incorporado un editor desde donde podremos programar los macros.

Qu ventajas me aporta el disponer de macros en mis hojas Excel?


Permite automatizar Excel manual para que se haga en 1 clic o Permite crear nuevas funciones y clculos Excel a medida. o Permite expandir las prestaciones de Excel con nuevas herramientas y soluciones o Permite crear aplicaciones en Excel ms profesionales y automatizadas o Con las macros te puedes ahorrar cientos de horas de trabajo Excel manual. Adems, puedes crear aplicaciones Excel que dejarn con la boca abierta a ms de uno.

Qu es el lenguaje VBA?
Es el lenguaje de macros de Microsoft visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluyen en varias aplicaciones Microsoft.

VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas de Microsoft office. Visual bsica para aplicaciones es un subconjunto casi completo de visual Basic 5.0 y 6.0, Microsoft VBA viene integrado en aplicaciones de Microsoft office, como Word Excel y Access, power point y visin. Para crear una Macro se utiliza el lenguaje de programacin VBA, Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede simplemente grabar sin tener conocimientos de programacin simplemente siguiendo la secuencia de acciones. Sirve para automatizar tareas repetitivas que quieras dejar grabadas porque las realizas con asiduidad. Algunos ejemplos: Eliminar filas vacas en los informes de la banca electrnica. Dar formato a informes externos.

Crear una macro:


Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizaran un proceso. Cuando ejecutemos una macro, el proceso se realizara automticamente sin necesidad, en un principio, de interaccin por nuestra parte. Por ejemplo Podramos definir una macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn o una macro que abra una consulta para subir un diez por ciento el precio de nuestros productos. Crear una macro Tienes que hacer clic en el botn macro de la pestaa crear y se abrir la ventana con la nueva macro, as como sus correspondientes herramientas de macros, englobadas en la pestaa diseo. Si habas utilizado versiones anteriores de Access, notaras que en la actual versin se ha modificado un tanto la forma de trabajar con los macros. La ventana principal consta de una lista desplegable que te permite elegir la accin para la macro. En el panel de la izquierda encontraras estas mismas acciones agrupadas por categoras segn su tipo y con un til buscador en la zona superior, de forma que te sea ms sencillo localizar la que deseas aplica.

Podemos aadir tantas acciones como queramos, ya que el elegir una opcin en el desplegable aparecer otro inmediatamente debajo del primero y as consecutivamente, simplemente deberemos tener presente que se ejecutaran en la orden en que se encuentren. Es una cuestin de lgica se ejecuta de forma que no tendra sentido tratar de cerrar ventana si aun no la hemos abierto, por ejemplo. Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedas arrastrarlas con el ratn hasta la posicin correctas o bien utilizar los botones de la accin, que aparecern al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrs subir o bajar un nivel la accin por cada pulsacin.

Obviamente estos botones solo estn si hay ms de una accin. La ltima solo podr acceder, la primera solo podrs descender y si solo hay una accin nicamente dispondr del botn eliminar, situada ala derecha. En funcin de la accin que seleccionemos aparecer con un aspecto u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.

Como ejecutar un macro en Excel?

Ejecutar una macro


1. 1. Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar. NOTA La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. 2. 1. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.

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2.

En la categora Configuracin de macros, bajo Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic enAceptar. NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Para obtener ms informacin acerca de cmo cambiar la configuracin, vea el tema sobre cmo cambiar la configuracin de seguridad de macros en Excel.

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Abra el libro que contiene la macro. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar. SUGERENCIA Tambin puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecucin de la macro presionando ESC.

Para ejecutar una macro desde un mdulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edicin y, a continuacin, en el men Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5. Ejecutar una macro presionando una combinacin de teclas de mtodo abreviado con CTRL

1.

Si la ficha Programador no est disponible, siga este procedimiento para mostrarla: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar. NOTA La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

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En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

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En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una combinacin de teclas con CTRL. Haga clic en Opciones. En el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra minscula o mayscula que desee utilizar. NOTA La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de mtodo abreviado que utilicen

la tecla CTRL que ya estn asignadas en Excel, vea Teclas de funcin y de mtodo abreviado de Excel. 6. 7. Escriba una descripcin de la macro en el cuadro Descripcin. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en Cancelar. Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso rpido 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel. Haga clic en Personalizar y, a continuacin, en la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. En la lista, haga clic en la macro que cre y, a continuacin, en Agregar. Para cambiar la imagen del botn de la macro, seleccione la macro en el cuadro donde la agreg y haga clic en Modificar. En Smbolo, haga clic en la

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Combinar datos de varios libros de Excel que recibes de otros departamentos de la empresa. imagen de botn que desea. 6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botn, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar. Haga clic en Aceptar para agregar el botn de la macro a la barra de herramientas de acceso rpido. 8. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn de la macro.

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cdigo bsico ms frecuentes en las macros:


o o o o

Posicionarse en algn casillero Range(A1).Select Escribir en un casillero ActiveCell.FormulaR1C1= texto Estilo remarcado Selection.Font.Bold = True Estilo cursivo Selection.Font.Italic = True

o o o o o o o o o o o o o o

Estilo subrayado Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Centrar texto With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la derecha With Selection .HorizontalAlignment = xlRight End With Fuente With Selection.Font .Name = Arial End With Tamao de letra With Selection.Font .Size = 10 End With Copiar Selection.Copy Pegar ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Insertar fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar fila Selection.EntireRow.Delete Insertar columna Selection.EntireColumn.Insert Eliminar columna Selection.EntireColumn.Delete Abrir un archivo Excel Workbooks.Open Filename:=C:Mis

documentosExcel1.xls Creacin y programacin de formularios La creacin y programacin de formularios para Excel es un tema ms avanzado. Un formulario es una plantilla que recolecta informacin que es necesaria para alcanzar cierto objetivo. Para programar un formulario utilizaremos controles, los cuales responden a sucesos especficos. A continuacin aprenderemos a crear un formulario en Excel para luego programarlo:

Ingresamos al editor de Visual Basic y vamos a la opcin Insert y luego UserForm.

o o

Ahora que se gener un formulario, podemos verlo en la ventana Project. Si cliqueamos sobre el formulario una vez, nos deber aparecer la ventana Toolbox. Si esto no sucede, elija la opcin View y luego Toolbox.

Arrastramos hacia el formulario el control Label. Se ver en el formulario un rectngulo que dir Label1. Si vamos a la ventana Properties en la opcin Caption podremos cambiar estas palabras. Le pondremos Nombre.

Ahora arrastraremos el control TextBox desde la ventana Toolbox hacia el formulario. Este control ser un rectngulo blanco y vaco.

Lo siguiente es repetir los dos pasos anteriores pero con Labels que digan: Direccin y Telfono.

Ahora arrastraremos desde la ventana Toolbox el control Command Button hacia el formulario. En la ventana Properties le cambiaremos el texto por Insertar.

Nuestro prximo paso es presionar doble click en el control Textbox1 para poder programarlo. Le insertaremos el siguiente cdigo luego de haber borrado lo que hubiese escrito:

Private Sub TextBox1_Change() Range(A3).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Textbox1 End sub


o

Esto indica que debe posicionarse en el casillero A3, tome lo que haya escrito all, y luego lo introduzca al control TextBox1.

Para volver al formulario debemos hacer doble click en UserForm1 en la ventana Project.

Ahora presionamos doble click en el control TextBox2 para programarlo y le

insertamos el siguiente cdigo luego de haber borrado lo que hubiese escrito: Private Sub TextBox2_Change () Range(B3).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub
o

Esto indica que debe posicionarse en el casillero B3, tome lo que haya escrito all, y luego lo introduzca al control TextBox2.

Una vez que hemos vuelto al formulario, presionamos doble click en el control TextBox3 para programarlo y le insertamos el siguiente cdigo luego de

haber borrado lo que hubiese escrito: Private Sub TextBox3_Change () Range(C3).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Textbox3 End Sub
o

Esto indica que debe posicionarse en el casillero C3, tome lo que haya escrito all, y luego lo introduzca al control TextBox3.

Una vez que hemos vuelto al formulario, presionamos doble click en el control CommandButton para programarlo y le insertamos el siguiente cdigo luego

de haber borrado lo que hubiese escrito: Private Sub CommandButton1_Click () Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty

TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub


o

Ahora tenemos que presionar la opcin Run y luego Run Sub/UserForm o en su defecto presionar la tecla F5 para activar el formulario.

Listo! Todo lo que escribamos en el formulario quedar registrado en la planilla de Excel. Si presionamos el botn Insertar se insertar un nuevo rengln y se limpiarn los textbox para volver a digitar nuevos datos. Macros de Excel Las macros se pueden agrupar en dos categoras principalmente: Macros de funciones Macros de comandos Macros de funciones

Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla Mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones Que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba Msica en un casete. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un mdulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los mdulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros. Macros de comandos La creacin de estas macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una funcin normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones

hacer con estos ARGUMENTOS y de esta manera se optimiza el uso de varias frmulas para llegar a un resultado. Es decir la creacin de una funcin simplifica el uso de varias frmulas, dejndolas como una sola. Dentro de la codificacin de macros de Excel para Windows se tiene dos grupos de cdigos. Visual Basic Macros de Excel Macros desde Visual Basic Es un lenguaje (Codificacin), que se puede utilizar, como lenguaje comn entre los diferentes programas que se tiene en el Microsoft Office, cabe mencionar que esta basado en un Lenguaje llamado Visual Basic, pero no tiene mucho que ver con l. La macros de Visual Basic estn basadas en mdulos, que por tal hecho se vuelven ms complicadas, teniendo como ventaja que son compatibles dentro de varias aplicaciones, de esta manera se tendra un lenguaje comn de macros entre varios programas, con lo cual se logra que se pierda menos tiempo en realizar una macro en alguno de estos programas. Por esta razn es que las macros de Visual Basic es visto en un curso en particular. http://diegosalinasojeda.wordpress.com/informatica/macros-en-excel/ http://creaciondedocelecaltavistayamil.blogspot.mx/2012/05/vbehaviorurldefaultvmlo.html http://es.wikipedia.org/wiki/Macro http://lauranatalia2010.blogspot.mx/2011/03/macros.html http://www.aulaclic.es/access-2010/t_14_1.htm http://www.todoexcel.com/que-son-las-macros-excel/

http://www.eduteka.org/descargas/macros.pdf

Qu es una tabla dinmica?


Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas dinmicas para poder realizar un anlisis exitoso de la informacin. Frecuentemente encontrars en la literatura impresa y en Internet que las tablas dinmicas tambin son conocidas como tablas pivote por su nombre en ingls (pivottables).

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinmicas


Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.

A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

Funcionamiento de las tablas dinmicas


Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.

Cmo crear una tabla dinmica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010


Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a

donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

Partes de una tabla dinmica


Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel


Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

Dar formato a una tabla dinmica


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con

bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la

tabla. Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

Formato de valores en una tabla dinmica


En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos: Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas don de podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

Filtrar una tabla dinmica


Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcinBorrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

Segmentacin de datos en tablas dinmicas


La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna. En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

Modificar campos de una tabla dinmica


Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinmica


Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica


Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcinQuitar campo.

Mover un campo de una tabla dinmica


Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinmica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica


De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:


Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

Crear un grfico dinmico


Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Mover un grfico dinmico


Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.

Mover un grfico dinmico a otra hoja


Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica


Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos. Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.

PAGINA:http://exceltotal.com/tablas-dinamicas-en-excel/ FECHA: 6/ABRIL/2014 HORA: 3:40 P.M.