05 - Setor Protocolo, Termos Específicos e Arquivos Especiais

Setor protocolo, termos
especfcos e arquivos especiais

Fabrcio Mariano
Setor protocolo
Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classifcao,
distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
A funo do setor de protocolo autenticar a entrega de um documento
ou evidncia de uma deliberao ou fato que precise ser anotado ou regis-
trado. Uma vez defnida a protocolizao do documento devero ser anota-
dos abaixo do carimbo o nmero e a data da primeira distribuio e cdigo
do assunto a que se refere, elaborando, assim, um resumo do assunto a ser
lanado na fcha de protocolo.
Resoluo de questes
1. (Arquivologia Cesgranrio) Uma fcha apresenta os seguintes dados:
procedncia, data de entrada, data do documento, nmero, cdigo do
assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, rece-
bido. Trata-se de uma fcha de:
a) descarte.
b) destinao.
c) avaliao.
d) proviso.
e) protocolo.
Soluo:
Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classifca-
o, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
Logo, a fcha de protocolo armazena informaes sobre a movimenta-
o do arquivo.
Gabarito: E
1
*
Mestre em Economia
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Ps-gradu-
ado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos pre-
paratrios para concursos.
Este material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
mais informaes www.iesde.com.br
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Setor protocolo, termos especfcos e arquivos especiais
2. (UFRJ/Arquivista) Em qualquer arquivo, importante estabelecer crit-
rios que visam otimizar sua administrao de maneira coerente e ef-
caz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre
a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o
que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem res-
peito, visando no apenas a eliminao, mas, principalmente, assegurar
a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos:
os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para
atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura
deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de:
a) descarte.
b) destinao.
c) levantamento.
d) organizao.
e) triagem.
Soluo:
Destinao o ato de decidir o que fazer com a massa documental.
Gabarito: B
Terminologia especfca
A seguir, algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.
Acervo : o conjunto de documentos de um arquivo.
Acesso : a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo,
caso este seja liberado por autoridade competente e esse documento
seja sigiloso, temos a desclassifcao desse material de arquivo.
Administrao de arquivo : a direo, superviso e coordenao das
atividades administrativas e tcnicas de uma instituio.
Administrao de documento : metodologia de programas para con-
trolar: criao, uso, normalizao, manuteno, guarda, proteo e
destino de documentos.
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Amostragem : tcnica de seleo de documentos representativos de
um conjunto.
Anexao : juntada em carter defnitivo, na qual prevalece, para refe-
rncia, o nmero do processo mais antigo.
Anexo : documento juntado a outro ou a um processo por afnidade de
contedo, em carter defnitivo.
Apensao : juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de
elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a
sua identidade e independncia.
Apenso : documento juntado a processo sem contudo passar a inte-
gr-lo.
Arquivista : profssional de arquivo de nvel superior.
Arquivstica : princpios e tcnicas.
Arquivo administrativo : arquivo com predominncia de documen-
tos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio;
expresso usada em oposio a arquivo tcnico.
Arquivo tcnico : arquivo com predominncia de documentos decor-
rentes do exerccio das atividades-fm de uma instituio; expresso
usada em oposio a arquivo administrativo.
Arranjo : processo que, na organizao de arquivos permanentes, con-
siste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das s-
ries dentro dos fundos.
Atividade-fm : expresso que designa as atividades desenvolvidas
em decorrncia da fnalidade de uma instituio.
Atividade-meio : expresso que designa as atividades que do supor-
te consecuo das atividades-fm de uma instituio.
Avaliao : processo de anlise e seleo de documentos de arquivo,
que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so
atribudos.
Ciclo vital dos documentos : sucessivas fases por que passam os do-
cumentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guar-
da permanente.
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Classifcao : organizao dos documentos de um arquivo ou cole-
o, de acordo com um Plano de Classifcao ou Quadro de Arranjo.
o ato ou efeito de analisar e identifcar o contedo de documentos,
selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e
determinar o cdigo para a sua recuperao; ato pelo qual se atribui a
documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de
acesso. Tambm chamada classifcao de segurana.
Descarte ou eliminao : excluso de documentos do acervo de um
arquivo, aps avaliao, com a fnalidade de encaminh-los a uma ins-
tituio ou pessoa.
Descrio : conjunto de procedimentos que, levando em conta os ele-
mentos formais e de contedo das unidades de arquivamento, repre-
sentam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Dossi : unidade de arquivamento pertinente a um determinado as-
sunto ou pessoa.
Espcie de documento : o seu aspecto formal: flme, planta, ata etc.
Fundo ou ncleo : a principal unidade de arranjo estrutural fundamen-
tado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual
devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos prove-
nientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.
Fundo aberto : conjunto ao qual podem ser acrescentados novos do-
cumentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade.
Tambm referido como ncleo aberto.
Fundo fechado : fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo
no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de do-
cumentos de data posterior sua existncia. Tambm referido como
ncleo fechado.
Gneros de documentos : designao dos documentos segundo as-
pectos de sua representao nos diferentes suportes: textuais, audio-
visuais, iconogrfcos.
ndice : lista sistemtica para facilitar a localizao.
Juntada : ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a ou-
tro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo.
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Protocolo : denominao geralmente atribuda a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuio e movimentao de docu-
mentos em curso.
Tabela de equivalncia : instrumento de pesquisa auxiliar que d equi-
valncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas,
em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.
Valor probatrio ou valor legal : valor intrnseco que permite a um
documento de arquivo servir de prova legal.
Resoluo de questes
1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Uma das espcies documentais mais
utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a jun-
tada de processos, que pode ocorrer por anexao ou por apensao.
A juntada por anexao signifca:
a) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em
matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
b) a unio defnitiva de um ou mais processos a um outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo in-
teressado e que contenham o mesmo assunto.
c) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo,
desde que pertencentes atividade-meio.
d) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes re-
cursais relativas a um mesmo interessado.
Soluo:
Anexao : juntada em carter defnitivo, na qual prevalece, para
referncia, o nmero do processo mais antigo.
Apensao : juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de
elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo
a sua identidade e independncia.
Gabarito: B
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2. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) A qualidade pela qual os documen-
tos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura
e o funcionamento da instituio responsvel por sua acumulao
conhecida como
a) valor probatrio.
b) prescrio.
c) jurisprudncia.
d) princpio da provenincia.
e) vigncia.
Soluo:
Valor probatrio ou valor legal : valor intrnseco que permite a um
documento de arquivo servir de prova legal.
Gabarito: A
3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) Quando o arquivo de uma entida-
de passa a conviver com o de outras, nas instituies de guarda per-
manente de documentos, recebe o nome de
a) srie.
b) setor.
c) grupo.
d) seo.
e) fundo.
Soluo:
Fundo ou ncleo : a principal unidade de arranjo estrutural funda-
mentado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o
qual devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.
Gabarito: E
4. (UFRJ/Arquivista) Receber o documento, ler o documento identifcan-
do o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o
seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necess-
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rio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s)
folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas corres-
pondentes s operaes de:
a) prescrio.
b) notao.
c) avaliao.
d) classifcao.
e) restaurao.
Soluo:
Classifcao : organizao dos documentos de um arquivo ou
coleo, de acordo com um Plano de Classifcao ou Quadro de
Arranjo. o ato ou efeito de analisar e identifcar o contedo de do-
cumentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser
arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao.
Gabarito: D
5. (UFRJ/Arquivista) Muitas instituies produzem e acumulam docu-
mentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou
cientfcos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arqui-
vistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de
valor permanente, aumentar o ndice de recuperao da informao,
conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa docu-
mental dos arquivos so objetivos da:
a) descrio.
b) indexao.
c) avaliao.
d) disseminao.
e) codifcao.
Soluo:
Avaliao : processo de anlise e seleo de documentos de arqui-
vo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que
lhes so atribudos.
Gabarito: C
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Arquivos especiais e especializados
Arquivos especializados so aqueles que tm sob sua custdia os docu-
mentos resultantes da experincia humana em um campo especfco. Pode
reunir vrios gneros em relao a um nico assunto. Por exemplo, arquivo
mdico, arquivo de engenharia etc.
O arquivo especial composto de documentos arquivsticos, de gneros
diferentes do textual (materiais), como o arquivo audiovisual, iconogrfco,
cartogrfco. Dependem do auxlio de uma tecnologia para que o contedo
seja acessado. Tambm podem ser defnidos como arquivos que tm sob sua
guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo, por essa razo,
tratamento especial.
Sendo assim, os arquivos especiais e especializados esto inseridos no
campo da Arquivologia e dispem de tcnicas corretas para sua organiza-
o. Para o arquivista o que importa a informao, independente do supor-
te (papel, CD, DVD etc.).
Arquivos especiais
Arquivo fotogrfco
Um documento fotogrfco uma fotografa em positivo ou negativo. O
mtodo de arquivamento para esse tipo de arquivo desenvolvido em cinco
fases: recepo e identifcao, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.
Recepo e identifcao : as unidades responsveis pela emisso das
fotografas devem encaminh-las juntamente com os negativos ao
arquivo com as informaes necessrias ao seu registro (data, local,
evento, identifcao das pessoas). necessrio um canal aberto entre
as unidades para facilitar a soluo de qualquer dvida.
Preparo : o mtodo numrico o mais adequado no arquivo fotogr-
fco devido simplicidade e recuperao. A fotografa recebe um n-
mero de registro no seu verso, esse nmero do verso da fotografa ser
atribudo tambm a seu negativo, envelope ou pasta.
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Registro : depois de numerados, retiram-se das fotografas todos os
elementos que iro servir de identifcao na sua recuperao: nomes,
assuntos, eventos, datas, lugares etc.
Arquivamento : devido aos diferentes suportes, podemos dividir a
guarda do material em trs arquivos : fotografa, negativo, lbum.
Pesquisa : meio de recuperar a informao visual organizada pelo ar-
quivamento.
Conservao : para evitar ao da umidade, as fotografas devem ser
guardadas soltas em pastas suspensas, que contenham o mesmo n-
mero de registro dado a elas, em ordem crescente.
Identifcao de pessoas : folha de papel cristal, sobre o qual se dese-
nha o contorno das cabeas, numerando-se e relacionando abaixo os
nomes correspondentes.
Negativo : os negativos devem ser arquivados individualmente em en-
velopes prprios para esse fm. O nmero correspondente ao negativo
deve ser transcrito em uma tira de reserva.
lbum : arquivo em separado, pois no possui padro.
Arquivos de fta magntica/flme/disco
Fita magntica uma fta recoberta por uma camada magntica, capaz de
armazenar informaes sob a forma de sinais eletromagnticos. O processo
de arquivamento semelhante aos aplicados no arquivo de fotos. Tambm
se utiliza o mtodo numrico.
Banco de dados ou fchas : ndice remissivo contendo informaes
que iro auxiliar a pesquisa.
Fita : tempo de durao e data de gravao, comprimento da bitola do
flme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, rotao.
Arquivos de recortes de jornais
Em geral, so arquivos por assunto, podendo utilizar qualquer um dos
mtodos usuais (dicionrio, enciclopdico, decimal etc.).
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Automao
O suporte o prprio computador, so os bancos de dados em que so
armazenados registros sobre determinado assunto.
Microflmagem
A microflmagem a produo de imagens fotogrfcas de um documen-
to, em formato altamente reduzido. Incio em 1835 com a reproduo de
diminutas imagens fotogrfcas, gera economia de espao, racionalizao da
informao, integridade da informao e versatilidade na duplicao.
O microflme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio
de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso efcien-
te, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo.
Arquivos digitais
As organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais
produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital.
Governos, organizaes e cidados podem utilizar o documento digital como
fonte de prova e informao, alm de garantia de direitos.
Os documentos digitais so suscetveis degradao fsica e obsoles-
cncia tecnolgica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar
em risco o patrimnio arquivstico digital.
De acordo com o artigo 1., 2., Resoluo 20, de 16 de julho de 2004,
Art. 1. [...]
2. Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codifcado
em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So
exemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio
eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fxas, imagens em
movimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
No caso de documentos informticos ou eletrnicos, existe a possibilida-
de de armazenamento de grande quantidade de informao em um espao
altamente reduzido, ou seja, mais informao armazenada utilizando menor
quantidade de suporte.
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Metadados
Metadados (DD ou Dicionrio de Dados), ou Metainformao, so dados
sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata
aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador.
Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais,
que costumam estar registrados nos sistemas de gesto de documentos,
devem acompanhar o documento digital no momento da transferncia ou
recolhimento.
Exemplos: nome do autor, nome do destinatrio, assunto, data de produ-
o, data da transmisso, data do recebimento etc.
Resoluo de questes
1. So imprescindveis para assegurar autenticidade, compreenso e uso
dos documentos digitais:
a) metadados.
b) softwares.
c) autor do documento.
d) tamanho dos arquivos.
e) data de criao do documento.
Soluo:
Os metadados asseguram a autenticidade de documentos digitais,
alm de auxiliar no processo de compreenso destes.
Gabarito: A
2. Disco fexvel (disquete) e disco rgido (winchester) so exemplos de
suporte:
a) informtico.
b) sonor.
c) microgrfco.
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d) iconogrfco.
e) flmogrfco.
Soluo:
Disquete e disco rgido so suportes informticos, assim como o papel
um suporte textual.
Gabarito: A
3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) No mundo dos documentos ele-
trnicos,
a) o princpio da provenincia substitudo pelo da pertinncia.
b) h densidade mxima de informao em um mnimo de suporte.
c) a descrio deve privilegiar os instrumentos seletivos.
d) no h necessidade de proceder avaliao.
e) a classifcao por assunto prefervel abordagem funcional.
Soluo:
Os documentos eletrnicos permitem uma grande quantidade de
informao em pequenos espaos, ou seja, h densidade mxima de
informao em um mnimo de suporte.
Gabarito: B
4. (UFRJ/Arquivista) Documento elaborado por meio de um computa-
dor, sendo seu autor identifcvel por meio de um cdigo, chave e ou-
tros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias
eletrnicas de massa, o documento:
a) sistemtico.
b) mutvel.
c) sonoro.
d) imagntico.
e) eletrnico.
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Soluo:
Documento eletrnico o gnero documental integrado por documen-
tos em meio eletrnico, ou somente acessveis por equipamentos ele-
trnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais.
Gabarito: E
Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro.
Academia, 2010.
Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

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