PROPUESTA CONTINUACIN PROYECTO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

1 de Julio del 2012 VISIN DE LA SITUACIN ORGANIZACIONAL EN DMG-MORI SEIKI MXICO Y EN TRABAJO REALIZADO

Desde CORBERA NETWORKS agradecemos la confianza depositada en esta firma consultora. A continuacin pasamos a realizar resumen ejecutivo del trabajo de desarrollo organizacional que se ha venido realizando en DMG-MORI SEIKI. Justificacin del proyecto En el ao 2011 la empresa de origen alemn DMG y la firma MORI SEIKI de origen japons inician un proyecto de fusin llevado a cabo, entre otras regiones, en la Repblica Mexicana. Ello plantea innumerables retos como determinar el equipo directivo y de trabajo adecuado, integrar adecuadamente los procesos y metodologas de ambas compaas as como adaptarlos satisfactoriamente a las particularidades del mercado mexicano. CORBERA NETWORKS se encuentra especializada en el anlisis de la gobernabilidad empresarial, gestin de procesos y riesgos habiendo participado en cierto nmero proyectos en la regin que implicaron una simbiosis entre organizaciones multinacionales y locales. En Julio del 2011, y tras realizar un diagnstico inicial, se acuerda y planifica una intervencin de aproximadamente 1 ao de duracin organizada en 4 fases: 1. Reconocimiento y estudio de los procesos de trabajo (documentados o no) y de la estructura organizacional de los diferentes departamentos que trabajan en el pas.

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2. Anlisis de riesgos de los procesos de trabajo tal cual son llevados actualmente. 3. Anlisis de causa raz de las principales situaciones de riesgo y problemas detectados en colaboracin con los principales responsables de la empresa. 4. Propuesta de alternativas a travs procedimientos y formatos para su anlisis y aprobacin por parte de las gerencias. En base a estas actividades realizadas podemos constatar que DMGMORI SEIKI Mxico se ha comportado de una manera altamente dinmica y ha sabido superar momentos de gran dificultad al tiempo que ha iniciado satisfactoriamente el camino de sistematizacin de sus procesos. No obstante lo anterior, todava encontramos reas de preocupacin que constituyen importantes oportunidades de mejora organizacional. A continuacin quisiramos hacerles mencin de algunas de ellas.

A- RECURSOS HUMANOS, CAPACITACIN Y AMBIENTE DE TRABAJO Situacin inicial Como en la mayora de sedes empresariales de reciente creacin, no exista evidencia de procedimiento de Recursos humanos con las actividades de seleccin, evaluacin y capacitacin sistemtica del personal y gestin de sus competencias. En lugar de ello, los diferentes departamentos realizaban estas actividades segn su mejor criterio. Ello vino a originar dos graves anomalas: 1. La capacitacin de la fuerza de ventas resultaba ser muy heterognea, y en general altamente insuficiente para realizar su labor. 2. El ambiente de trabajo tena caractersticas disfuncionales; la base para la cooperacin y las cadenas de lealtad se basaban
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ms en los organigramas de las anteriores empresas que de la actual, al tiempo que la mxima figura de la compaa tena el cargo de responsable de finanzas, no de director, sin un mando formal, lo cual frecuentemente era entendido como seal de temporalidad. Ello ha sido el origen de un gran nmero de tensiones durante el ao en curso.

Trabajo realizado y situacin actual El grupo de trabajo actual est mucho ms compenetrado y con aspiraciones ms alineadas con los objetivos de la empresa. Ello ha requerido altas dosis de liderazgo, paciencia y reestructuracin casi constante durante este tiempo. Las dinmicas de trabajo en equipo que se han venido llevando a cabo han contribuido en una pequea medida a esta estabilizacin as como tambin lo ha hecho la documentacin procedimientos integrando un Manual de Organizacin propio para la regin Mxico. Actualmente se estn llevando a cabo programas de capacitacin de la fuerza de ventas y est aumentando la exigencia de sistematizacin de su labor. Oportunidades de mejora Se propone introducir un procedimiento homogneo de seleccin, evaluacin y capacitacin de recursos humanos homogneo as como un sistema de gestin de competencias laborales en el cual se incluyan evaluaciones peridicas. Todo ello ayudar a estructurar las actividades de recursos humanos y despersonalizar en cierta medida las decisiones. Ello prevendr la aparicin de tensiones en el equipo al tiempo que se incrementar de manera constante el nivel profesional.

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B- ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Situacin Inicial No exista evidencia de un proceso sistemtico para la administracin de proyectos individuales (desde la cotizacin hasta la instalacin). En estas actividades intervienen todos los departamentos que trabajan en una estructura jerrquica horizontal; por lo tanto, no exista una autoridad con la responsabilidad de monitoreo del status, prevencin y deteccin de problemas que tomara iniciativa en la resolucin. La imagen de la compaa por parte de muchos clientes era de desorden y esto fue la principal causa de inconformidad entre ellos al tiempo que en muchos casos retardaba la entrega de maquinaria e incrementaba considerablemente los costes de operacin. Trabajo realizado y situacin actual Esta fue el principal foco de atencin en las juntas de trabajo a fin de disear procedimientos que implicaran medidas de control para validar la toma de decisiones respecto a cada proyecto, preservar y hacer disponible la informacin entre los involucrados. En este sentido se aprob Manual de Organizacin. Muchas de las nuevas medidas adoptadas han permitido evitar recaer en errores comunes. Asimismo, recientemente se formaliz la figura del Administrador de Proyectos, cuyo principal objetivo es detectar posibles incidencias y proporcionar informacin clara a los clientes sobre el proceso de sus pedidos. Oportunidades de mejora Consideramos que la administracin de proyectos requiere coaching adicional para desarrollarse adecuadamente, consolidarse y constituir una gran fortaleza para la empresa. Igualmente se requiere el diseo de herramientas y sistemas de

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informacin adecuadas para esta labor.

C- SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y SATISFACCIN DE LOS CLIENTES Situacin inicial Se han encontrado evidencias de que la imagen de marca/s se deterior tras la fusin, especialmente entre los clientes MORI SEIKI, con falta de claridad respecto a los compromisos y desorganizacin. Trabajo realizado y situacin actual Se trabaj en la homogenizacin de metodologas de trabajo especialmente en el rea de servicio, instalacin de la maquinaria y Spare Parts y se analizaron las causas raz de los problemas que causaban los principales retrasos (como en el caso de la venta de refacciones MORI SEIKI)

Oportunidades de mejora Vemos como una gran oportunidad la instauracin de un sistema de retroalimentacin del cliente y tratamiento de quejas (ms all de los habituales implicados actuales) Ello puede sentar la base para un nuevo acercamiento a los principales clientes y prospectos. Creemos que esta aproximacin debera ser tanto por escrito como en persona, posiblemente en la forma de una investigacin de mercado que proporcionara informacin muy valiosa para DMG-MORISEIKI Los objetivos deberan ser los siguientes:
1. Comunicacin de polticas y compromisos por escrito para

recuperacin de la confianza.

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2. Dar a conocer algunas mejoras que se han llevado a cabo y que

vienen a resolver problemas que sucedieron en el pasado (con cada cliente en particular y en casos especficos)
3. Estudio de la imagen de la compaa que se tiene actualmente

en relacin a la imagen que hay de la competencia.

4. Conocimiento sobre el terreno de la metodologa del vendedor,

estudio de tiempos de su trabajo, imagen que tiene ante a los clientes (as como la de otros miembros de la organizacin)
5. Recibir retroalimentacin de planes de crecimiento de estas

empresas que constituyan oportunidades para DMG-MORISEIKI y las posibilidades reales de venta (dependiendo de la imagen de marca en cada caso particular)

D- SISTEMA DE CONTROL INTERNO HOMOLOGABLE A NIVEL CORPORATIVO

Situacin inicial No exista claridad con respecto a que procedimientos corporativos y de que empresa aplicaban para la delegacin de Mxico. Las polticas activas se basaban ms en la informacin directa recibida por correo electrnico. Trabajo realizado y situacin actual Se recopil en el Manual de Organizacin los principales controles que estaban implementados o en proceso de implementacin. Este manual es altamente compatible con los procedimientos corporativos
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publicados hasta la fecha. Oportunidades de mejora Los controles del ICS (Internal Control System) estn siendo publicados al tiempo que se estn actualizando los procedimientos corporativos y nuevas polticas rigen a nivel local. Se requiere un estudio riguroso de cumplimiento del ICS en la regin de Mxico, un plan de accin para subsanar posibles deficiencias y actualizar el Manual de Organizacin local en consonancia.

PROPUESTA DE INTERVENCIONES DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL EN DMG-MORI SEIKI MXICO

En base a la situacin organizacional definida, proponemos la continuacin del trabajo de consultora y coaching, siendo los objetivos principales de esta intervencin los siguientes: 1. Evaluacin de cumplimiento del ICS en la regin Mxico y emisin de informe. 2. Plan de accin para subsanar posibles deficiencias. 3. Actualizacin del Manual de Organizacin en base a los controles del ICS y los cambios que produzcan en este tiempo en el sistema de gestin. 4. Capacitacin al personal respecto a los cambios en el Manual de Organizacin. 5. Coaching en sesiones planificadas a fin de apoyar la administracin de proyectos en la organizacin.

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Proponemos, bajo condiciones normales, un perodo de tiempo de trabajo de 12 meses. Este tiempo podra ser reducido si los cambios se generan a una velocidad mayor, sin embargo, sugerimos esta cantidad de meses a fin de proporcionar resultados ms estables. Aunado a lo anterior, proponemos la inversin siguiente: Conceptos 1 al 5 de la lista anterior: $150,000.00 pesos ms IVA

Por otro lado, si fuera conveniente para DMG-MORI SEIKI MXICO la reduccin del tiempo del proyecto, el monto total del mismo se mantendra, slo que ahora repartido en la cantidad final de meses acordada. Este grado de inversin incluye: 1. 240 horas de coaching en todo el proyecto, apegados al plan de trabajo que acordado; dicho de otra manera, 20 hrs. de coaching por mes. Cabe sealar que CORBERA NETWORKS no cotiza por hora, comentamos esta cantidad de tiempo por considerar conveniente establecer un parmetro de referencia. 2. Apoyo para el diseo conjunto de los sistemas, elaboracin / adecuacin de los documentos requeridos por el ICS, (manuales, procedimientos, instrucciones y formatos) y la facilitacin de su implementacin. 3. Capacitacin respecto al Manual de Organizacin: Se realizar un curso por proceso de la duracin que se considere conveniente hasta resolucin de dudas tericas y prcticas de los responsables involucrados.

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No se contemplan en esta cotizacin los viticos originados por los consultores. Asimismo, tampoco se contemplan los costos de la realizacin o actualizacin de formatos que requieran programacin (por ejemplo en Visual Basic o SharePoint u otros) De acuerdo a las horas de desarrollo necesarias se extender su correspondiente factura. Es de altsima importancia comentar que, para la adecuada evolucin del proyecto y la certificacin de DMG-MORI SEIKI MXICO, es necesario el compromiso, tanto de la direccin como de los responsables de proceso. El retraso en cumplimiento de tareas asignadas en minutas de seguimiento, generar retrasos en el proyecto que implicarn aumento de tiempo e inversin. Sin ms por el momento, agradezco de antemano su atencin y quedo a sus rdenes para cualquier comentario. ATENTAMENTE AUTORIZACIN

IVN ABRIL PALMA

IRVING MARMOLEJO

CORBERA NETWORKS

DIR ADMINISTRATIVO DMG-MORI SEIKI MXICO

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