PROGRAMA CONTROLE DE FROTA MANUAL

Em primeiro lugar, obrigado por adquirir nossa Planilha, esperamos que seja muito til para seus negcios e auxilie no planejamento financeiro da sua empresa. Dependendo do modelo da planilha, poder aparecer a imagem abaixo. Se aparecer, siga os passos recomendados.

Figura 1 Na figura-1, acima, temos duas setas apontando para despesas diversas, o usurio dever inserir os dados apenas na de baixo, colocando o dia e o valor, e em OBS colocar no que foi gasto (ex: borracharia, lanterneiro, eletricista, etc.). Na tabela Despesas Diversas da seta de cima ficar, automaticamente, a soma dos valores da tabela de baixo. Ainda na tabela de cima Despesas Diversas, o campo Despesa Alimentao/Chapa s ser preenchida se o motorista teve alguma despesa com alimentao e carregamento (chapa) durante a viagem. Se este valor for fixo (Exemplo: 150,00 por cada viagem) as clulas devero ser configuradas para multiplicar o valor total das despesas de viagem (Ex.: R$ 150,00) pelo nmero de viagens do ms (que est na tabela Romaneios Figura-2).

Figura-2 Existem duas tabelas com os nomes ROMANEIOS (Empresa A e B), essas tabelas so para colocar os valores recebidos das empresas para as quais a sua empresa presta servio, ou seja, ela faz a soma do Faturamento para quem presta servio a at duas empresas. Na tabela ROMANEIOS (EMPRESA-A) calculado o faturamento de acordo com a distncia percorrida multiplicada pelo valor unitrio do quilmetro (Ex.: a empresa fez um frete para uma cidade e percorreu 2.000km, a empresa contratante paga R$ 1,38 por quilmetro percorrido, s lanar esses dados na tabela ROMANEIOS EMPRESA-A que ela d os valores totais). Se o valor do frete fixo, prefervel inserir na tabela ROMANEIOS EMPRESA-B (Figura-3), pois essa tabela para quem j recebe o valor padro por cada distncia percorrida. OBS: Lembrar de renomear as tabelas ROMANEIOS EMPRESA A e B para o nome da empresa que sua organizao presta servio.

Figura-3

Figura-4 Nessa tabela (da Figura-4), devero ser colocadas as despesas administrativas (Ex.: Salrio de secretrio, Salrio de Office-Boy, Despesa com material de escritrio, mat. limpeza, desp. de correios, etc) e as Despesas Operacionais (Compra de Pneus, salrio do mecnico, pagamento para lava-jato, troca de leo, ou seja, tudo aquilo que est ligado finalidade principal da empresa, no caso, o Transporte). OBS: Quando for lanar diversos valores no mesmo ms, clique na clula correspondente e coloque na barra de frmulas (Figura-4, onde a seta est apontando) o sinal de = e v adicionando os valores com o sinal de +. Exemplo (acima): No ms de Janeiro sua empresa teve as seguintes despesas administrativas: R$ 600,00 de salrio do secretrio; R$ 30,00 de despesas de correios; e R$ 50,00 de despesas de escritrio. Somando esses valores (conforme Figura-4) chega-se ao total de R$ 680,00 no ms de Janeiro (para desp. Adm.). Siga esse mesmo raciocnio para as demais despesas (Operacionais e outras).

Figura-5 Essa tabela com a seta Despesas Gerais representa a soma das Despesas Administrativas + Operacionais inseridas na Planilha anterior Despesas Gerais. No preciso colocar nenhum valor nela, j que ela traz automaticamente os valores da Planilha Despesas Gerais (da Figura-4).

Figura-5 Observe na figura 5 que cada planilha foi feita para que sejam colocadas as placas dos caminhes (ABC-0001, ABC-0002, etc). Para colocar as placas em cada planilha basta clicar com o boto direito do mouse sobre o nome ABC0001, clicar em renomear e colocar a placa do caminho. Isso deve ser feito em todas as planilhas e onde estiverem as clulas com ABC-0001, ABC-0002 substituir esses nomes com as placas dos caminhes.

Figura-6 Nessa tabela (Figura-6) ser feito o controle de trfego, da seguinte forma: Clulas: SADA: Data da sada do caminho CHEGADA: Data da Chegada do caminho OD/SADA: Odmetro da sada do caminho (pode ser do velocmetro ou do tacgrafo); OD/CHEGADA: Odmetro da chegada do caminho; DISTNCIA PERCORRIDA: No precisa preencher, o Excell far o clculo (OD chegada OD sada); ABST Ltr Colocar a quantidade de leo que abasteceu o caminho (depois que chegou da viagem) CONS. LEO No precisa preencher, o Excell far o clculo de quantos litros de leo diesel o caminho est consumindo por km (consumo de leo).

OBS-1: Para esses clculos serem exatos, fundamental que o caminho saia com o tanque cheio e quando chegar da viagem o tanque seja completamente abastecido; OBS-2: importante ficar sempre de olho nessa tabela para verificar se o caminho est consumindo muito combustvel (fazendo poucos km por litro). Se estiver consumindo muito combustvel pode ser por trs motivos: 1- Falha na manuteno do veculo; 2- Condies precrias das estradas; 3- Desvio de combustvel.

Figura-7 Nessa figura acima (Figura-7) est a tabela RESUMO GERAL, nessa tabela que estar todo o resultado (Lucro ou Prejuzo) de todas as tabelas anteriores. Ela fornece (em cada ms e o acumulado do ano) o resultado econmico da sua empresa. nela que se deve ter a maior ateno para analisar se o seu negcio est trazendo o resultado esperado. Se os resultados no forem satisfatrios, o usurio dever procurar (nas outras tabelas) onde est a causa do problema

(Ex.: alto consumo de combustvel, despesas altas com salrios ou comisses, gastos elevados com manuteno dos veculos, etc). Na planilha Resumo Geral, temos dois grficos. Um o da Lucratividade, que o resultado da diviso entre o Resultado e

o Faturamento. Traz uma ideia (percentual) de quanto sobra para o empresrio aps serem deduzidos todos os custos. Uma rentabilidade ideal para as pequenas e mdias empresas gira em torno de 2% a 4% ao ms. Mas quanto maior esse ndice, melhor.
O outro grfico o do Resultado Financeiro que traz todas as Receitas, Despesas e o Resultado (Lucro ou Prejuzo). As Receitas esto na cor azul, as Despesas em vermelho e o Resultado na cor verde. Veja na figura abaixo:

Figura - 8 LEMBRETES: 1. No apagar as clulas que contm frmulas; 2. Renomear as planilhas (e as tabelas) com as placas dos caminhes; 3. A planilha est configurada para atender (prestar servio) a at duas empresas. 4. Por mais que seja corrigida, essas planilhas podem apresentar erros, favor informar para que possamos corrigi-la.

5. As tabelas da Planilha Resumo Geral no devem ser preenchidas, elas so o resultado das outras Planilhas. 6. Ter cuidado para no lanar dados duas vezes (Ex.: na tabela Despesas Diversas e na tabela Despesas Gerais). E bom estabelecer, com antecedncia, o que Despesa Diversa e o que Despesa Geral, e utilizar do incio ao fim esse critrio. 7. Solicito, por favor, que no faa cpias dessas planilhas e distribua para outras pessoas. Tivemos muito trabalho para confeccion-las e dependo delas para ajudar no sustento da casa. Conto com sua conscincia e sua colaborao, o valor dela j baixo para desestimular a cpia indevida. 8. Se o Sr(a) gostou deste trabalho, por favor divulgue para outras pessoas. Espero que essa ferramenta seja muito til para o crescimento da sua empresa. Qualquer dvida favor entrar em contato: macielangelo@hotmail.com

MUITO OBRIGADO E SUCESSO NOS NEGCIOS.

Disse Jesus: Eu sou a ressurreio e a vida; quem cr em mim, ainda que esteja morto, viver; (Joo 11 : 25)