TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGGAJIAN BERASA BAKERY

Oleh Bena Johanna Ratna Raissa Safira Felicia (115020307111005) (115020307111039) (115020307111041) Akuntansi CA

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2013

Pengenalan perusahaan PT berasa bakery berdiri di malangsejak tahun 1993, bergerak dalam bidang industri makanan khususnya roti. Perusahaan yang pada awalnya merupakan perusahaan keluarga yang turun menurun diwariskan, dan telah berkembang menjadi sebuah perusahaan besar dalam negri yang berdiri sebagai perusahaan manufaktur. Memiliki 270 pegawaitetaptermasukasisten, direktur dan direktur utama dan memiliki 400 pegawai kontrak sebagai buruh pabrik, supir, OB dansatpam. Perusahaan memiliki 5 departemen utama yang masing- masing memiliki tujuan dan fungsi masing- masing, yaitu departemen personalia, departemen produksi, departeme nkeuangan, departemen marketing, dan departemen design. Berikut merupkan profile lengkap perusahaan:

Nama Perusahaan : PT Berasa Bakery Tahun Berdiri : 1993

Bangunan: gedung perkantoran memilii 4 lantai, lantaipertama adalah tempat informasi dan ruang tunggu dan departemen design, lantai kedua departemen personalia dan departemen marketing , lantai ke tiga departemen keuangan dan lantai ke empat untuk direktur utama dan general manajer dan ruang pertemuan. Pabrik yang memiliki luas 1,5 hektar dan memiliki 2 lantai. Lantai pertama merupakan tempat memroduksi barang yang telah terbagi- bagi dalam beberapa divisi yang memproduksi jenis produk yang berbeda. Sedangkan lantai dua untuk tempat departemen produksi berada. Pegawai Departemen Produk : 670 pegawai, 270 pegawai tetap dan 400 yang merupakan pegawai kontrak : 5 departemen : roti tawar, roti isi, dan selai

Struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan dapat dilihat sebagai berikut:

penerimaan pegawai

departemen personalia

pemberian training

sallary group

administrasi

Manajemen Keuangan departemen keuangan divisi keuangan

divisi akuntansi

divisi gudang

derektur utama

general manajer customer service

departemen produksi dan perencanaan manajer

manajemen perencanaan

produk analisis

kepala bagian roti tawar

manajemen produk

kepala bagian roti isi

market analisis departemen marketing sales dan market

kepala bagian selai

design departemen design animasi

Perusahaan Berasa Bakery bergerak di sektor manufaktur pembuatan roti , perusahaan ini memilikki 5 departemen besar yaitu : Departemen Personalia : Terdiri dari beberapa subdepartemen yaitu : bagian penerimaan pegawai, pemberian training, dan sallary group Departemen Keuangan Terdiri dari beberapa subdepartemen yaitu bagian administrasi, divisi keuangan,dan divisi akuntansi Departemen Produksi dan perencanaan manajer Terdiri dari subdepartemen yaitu divisi gudang, customer service,manajemen

perencanaan, analisis produk,dan manajemen produk, manajeen produk sendiri memilikki 3 kepala bagian yaitu : kepala bagian roti tawar, kepala bagian roti isi, dan kepala bagian selai Departemen Marketing Terdiri dari divisi market analisis dan sales & market Departemen Desain Terdiri dari divisi desain dan divisi animasi Dalam system penggajian atau pengupahan dalam perusahaan. Terdapat beberapa dokumendokumen yang diperlukan untuk menunjang system yang telah dibuat tersebut, sehingga tidak terjadi kesalahan ataupun kecurangan. 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya. 2. Kartu jam hadir Digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3.

Kartu jam kerja Berbeda dengan kartu jam hadir, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur. Misalnya untuk pekerja yang lembur dan juga untuk buruh yang dibayar perjam.

4.

Daftar gaji dan daftar upah . Berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5.

Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6.

Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Walaupun terkesan sama dengan daftar gaji dan upah tetapi dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

7. Amplop gaji dan upah Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8. Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Terdapat pola atau siklus dalam proses penggajian tersebut. Apabila digambarkan dalam diagram siklus penggajian dalam perusahaan dapat digambarkan secara umum sebagai berikut.

Karyawan Data report gaji Data kehadiran Kartu Hadir Data Jam Kerja Kartu jam kerja Data Kartu jam kerja Proses Pemerikasaan daftar jam kerja karyawan Data Kartu hadir Proses pemerikasaan daftar hadir karyawan Data terperiksa Database Penggajian Data terperiksa Proses perhitungan gaji karyawan Data perhitungan gaji

Proses pembayaran gaji

Data daftar gaji

Data pembayaran gaji

Bagian Keuangan

Dari gambaran umum yang diatas dapat dilihat bahwa seluruh data yang ada yang mempengaruhi keputusan pembayaran gaji diperiksa terlebih dahulu, pada akhirnya keseluruhan keputusan yang akan diperiksa oleh bagian keuangan yang nantinya baru akan disalurkan kepada karyawan. flowchart. Dalam Flowchart system penggajian terdapat lima bagian yang memiliki fungsi dan tujuan masing- masing dan saling berhubungan.terdapat dua system yakni penggajian dan pengupahan. Berikut flowchart perusahaan dalam hal penggajian dan pemberian upah. Untuk lebih lengkap dan detailanya akan dijelaskan dalam

Flowchart Penggajian:
PT. Berasa Bakery
Manajemen Personalia
Mulai

Bagian Akuntansi
2. Data absensi, jam lembur dan prestasi Memriksa data absensi,ja m lembur dan prestasi

Manajer Keuangan
2. Data perencaan Gaji

Bank

Pegawai

Pimpinan

Membuat data Karyawan

Surat Pemindahan kas kepada karyawan

b Kas

1. Lap. Pembayaran gaji Mengec ek saldo

Data Karyawan Membuat perencan aan gaji Mencataat absensi, jam lembur dan prestasi

Memerikasa data perencaan gaji

Data Perencaan Gaji yang disahkan

2. 1. Data perencaan Gaji

Memind ahkan kas

Mengecek lap. gaji

setuju

2. 1. Data absensi, jam lembur dan prestasi

Kas arsip Data Perencaan Gaji yang disahkan Membuat surat pemindah an kas ke rekening karyawan Surat Pemindahan kas kepada karyawan Membua t bukti transaks i

Menges ahkan lap.gaji

arsip

Laporan Pembayaran gaji yg disahkan

1. Bukti transaksi

2. 1. Bukti transaksi Bukti transaksi Selesai

Memb uat lap. Pemb ayara n gaji 2. 1. Lap. Pembayara n gaji b arsip

arsip a

1. Manajemen Personalia : Dalam bagian ini manajemen membuat data karyawan dan mencatat absensi, jam lembur, dan prestasi karyawan

2. Departemen Akuntansi : Memeriksa daftar data absensi, lembur, dan tunjangan dan kemudian menghitung dan membuat daftar rencana gaji. Dan yang terkahir membuat surat perintah pemindahan kas ke rekening karyawan. Setelah gaji dibayarkan dan bukti transasksi telah diterima kemudian membuat laporan pembayaran gaji.

3. Manajemen Keuangan: Disini manajemen keuangan hanya memeriksa daftar rencana gaji lalu kemudian dishakan dan diserahkan kembali ke bagian akuntansi.

4. Bank : Tugas bank adalah mengecek saldo perusahaan, memindahkan kas, dan terkahir membuat Bukti Transfer

5. Pegawai : Menerima gaji

6. Pimpinan : Pimpinan akan mengecek dan mengesahkan laporan pembayaran gaji. Flowchart Pengupahan:
PT. Berasa Bakery
Personalia Bagian Akuntansi
1 Data absensi dan jam kerja karyawan

Manajer Keuangan

Bagian Keuangan

Karyawan
Beserta uang

Pimpinan

Mulai

2 perhitungan upah

Hasil perhitungan upah yang sah

Bukti pengeluaran Bukti pengeluaran kas kas

Membua t Data karyawa n

2 Lap keuangan Membuat perhuting an upah Memeriksa hasil perhitunga n upah Membua t bukti pengelu aran kas Beserta uang 2 Bukti pengeluaran 1 kas Bukti pengeluaran kas arsip 1 Catatan Pembayaran upah Membuat lap.pemb ayaran upah Laporan pemnbayaran upah 1 Bukti pengeluaran kas Lap. Keuangan yang disahkan Mendatanga ni bukti pengeluaran kas Beserta uang Mengesah kan lap keuangan

Data Karyawan

2 1 perhitungan upah hasil perhitungan upah

Hasil perhitungan upah yang sah

Mencatat absensi dan jam kerja karyawan

Bukti pengeluaran kas Bukti pengeluaran kas

arsip

setuju

2 1 Data absensi dan Data absensi dan jam kerja jam kerja karyawan karyawan

Selesai Membuat catatn pembayara n upah

arsip

2 Membuat lap. keuangan 1 b Catatan Catatan Pembayaran upah Pembayaran upah

2 Lap keuangan Lap keuangan

arsip

arsip

1. Bagian Personalia : Sama dengan system penggajian manajemen personalia akan membuat data karyawan dan kemudian mencatat absensi karyawan.

2. Bagian Akuntansi : Setelah mendapat data dari personalian maka akuntansi akan melakukan penghitungan upah dan kemudian membuat laporan pembayaran upah. Setelah mendapat laporan dari bagian kas maka baagian akuntansi akan membuat laporan keuangan.

3. Manajer Keuangan : Memeriksa laporan keuangan dan kemudian mengsahkannya lalu diberikan kepada bagian kas.

4. Bagian Kas : Membuat bukti pengeluaran kas dam membuat catatan pembayaran upah yang kemudian akan dilaporkan ke bagian akuntansi.

5. Karyawan : Menerima uang dan menandatangani surat bukti pembayaran upah

6. Pimpinan : Pimpinan yang terakhir akan mengesahkan Laporan Keuangan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi.

Dalam dua system tersebut terdapat perbedaan dalam penyaluran gaji. System penggajian digunakan untuk pegawai tetap yang system penngajiannya ditransfer langsung melalui bank. Sedangkan untuk pekerja kontrak yang mana terikat terhadap jam kerja atau shift system yang digunakan adalah pengupahan yang mana gaji diberikan secara langsung kepada karyawan.

Pengendalian Penggajian dan Pengupahan:

Otorisasi transaksi

Dokumen-dokumen yang dibuat oleh bagian personalia seperi daftar hadir /absen, kartu jam hadir, kartu jam kerja dan sebagainya memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen dokumen ini mencegah penipuan dengan cara mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi, sehingga hanya karyawan karyawan yang tecantum datanya saja yang bisa mengisi dokumen-dokumen tersebut. Dokumen-dokumen ini juga memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan yang terbaru atau uptodate.

Pemisahan Tugas

Dalam perusahaan ini terdapat pemisahan tugas yang dipisahkan melaui berbagai macam departemen, funsi di setiap lini departemen memilikki tugas yang berbeda beserta tanggung jawab yang berbeda pula. Dalam prusahaan ini contohnya khusus untuk departemen personalia memilikki tugas untuk membuat dokumen-dokumen kerja yang diperlukan dalam penggajian, sedangkan departemen lain tidak boleh ikut mengerjakan apa yang dilakukan oleh departemen personalia. Dengan adanya pemisahan tugas ini, informasi yang di hasilkan hanya akan ada satu departemen saja yang berhak mengetahuinya, sehingga kerahasiaanya terjaga, dengan begitu karyawan yang tidak berkepentingan tidak dapat melakukan penipuan.

Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian dalam perusahaan ini adalah 1. 2. Kartu waktu , kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar Informasi jurnal yang berasal dari rangkuman atau rekapituasi dari data absensi, lembur, dan tunjangan 3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan erbagai akun pengeluaran 4. Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji

Pengendalian Akses

Pengendalian akses departemen bagian akuntansis dan bagian produksi tentu berbeda, dalam perusahaan ini, karyawan yang dibagian departemen akuntansi memilkki akses luas di ruang lingkup sebatas bidangnya saja yaitu bagian akuntansi, karyawan yang memilikki akses di bagian akuntansi tidak memilkki akses ke bagianproduksi, sehingga keamanan dan kerahasiaan dokumen terjaga dan mencegah tindakan penipuan yang akan dilakukan oleh karyawan tersebut.

Verifikasi independen

Dalam flow chart perusahaan diatas menunjukkan bahwa dokumen-dokumen yang dibuat oleh bagian personalia mulai dari data karyawan ,data absensi, jam lembur, dan prestasi karyawan selalu akan melaui proses verifikasi ke manajer keuangan dan kepala departemen tertentu, setelah di cek dan diotorisasi baru dokumen-dokumen tersebut diproses lebih lanjut. , dan pada akhirnya akan disahkan oleh pimpinan perusahaan. Pengendalian yang disarankan :

Untuk sistem pengupahan:

Dalam sistem pengupahan pengendalian internal perusahaan ini masih cenderung kurang , dilihat dari sisi kelengkapan dokumen sudah baik dan sistematis namun tidak adanya supervisi yang bertugas untuk mengamati dan menjaga prosedur pengabsenan contohnya, masih kurang, hal ini merupakan daerah yang rawan sekali berisiko , sebab banyak sekali ditemui karyawan yang memasukkan kartu absensi atau kartu jam kerja karyawan lain, sehingga tindak kecurangan dapat dilakukan dengan mudahnya.Maka dari itu perusahaan mungkin dapat memperbaikki pengendalian internalnya salah satunya mungkin dengan otomatisasi sistem pengabsenan menggunakan komputerisasi dan sebagainya Sudah diketahui bahwa sistem Pengupahan dalam perusahaan ini berbeda dengan sistem penggajiannya, sistem pengupahan ini menggunakn sistem pembayaran langsung uang tunai ke buruh atau karyawan tidak tetap berdsarkan jam kerjanya, hal ini juga rawan sekali terjadi tindak kecurangan, apalagi di dalam perusahaan ini jumlah buruh atau pegawai tidak tetapnya lebih banyak dibanding pegawai tetapnya ,dikhawatirkan uang yang akan dibayarkan akan disalahgunakan, datanya bisa dimanipulasi dan dananya dapat dikorupsi, untuk itu

perusahaan perlu menata kembali

sistem pengendalian inernal sistem pengupahannya

mungkin denganmenggunakan otomatisasi sistem penggajian untuk pengupahan sehingga data ratusna buruh dapat lebih terkoordinir dan terlacak jika terjadi kecurangan. Dan untuk mencegah supaya pengambilan gaji tidak ricuh, mungkin perusahaan bisa membuat sistem atau jadal pengambilan upah, agar tidak semuanya berebut.

Untuk sistem Penggajian:

Hampir sama dengan sistem pengupahan, tidak adanya pengawasan langsung dari pihak internal perusahaan masih menjadi kendala sistem pengendalian internal perusahaan ini, tidak adanya pengawasan secara langsung memilikki kecenderungan adanya penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan, sehingga erusahaan perlu merekrut orang yang ditugasi sebagi pengawas, atau menggantinya dengan sistem komputerisasi yang lebih canggih misalnya dengan alat finger print, sehingga praktik krcurangan tidak bisa dilakukan.

Berikut ini Ancaman dan Pengendalian sistem penggajian yang secara umum terjadi di dalam perusahaan Berasa Bakery :

Pemeriksaan data kehadiran

Ancaman Tidak berfungsinya media (alat)

Pengendalian yang Dilakukan berkala Disediakan dokumen manual pemeriksaan atau perawatan

digunakan Terjadi pemadaman listrik

Perhitungan gaji karyawan

Ancaman Adanya Kesalahan dalam perhitungan upah atau gaji yang akan dibayarkan ke karyawan

Pengendalian Sebaiknya dilakukan double cross-check sebelum gaji akan dibayarkan

Pembayaran gaji karyawan

Ancaman Pencurian uang

Pengendalian Selalu simpan uang di tempat yang aman,semisal brankas

Adanya kesalahan memasukkan uang dalam amplop Adanya keterlambatan dalam pembayaran gaji

dilakukan double cross-chek

dipastikan dahulu dua atau tiga hari akan ketersediaan uang di bank

Hilangnya bukti tanda terima pembayaran gaji

Bag. Keuangan harus mengarsip secara tersendiri kumpulan bukti tanda terima pembayaran gaji

Kesimpulan :

Perusahaaan Roti Berasa Bakery telah cukup memilikki departemen-departemen standar yang secara umum telah dimilkki perusahaan manufaktur pada umumnya.Siklus pengeluaran yang terjadi dalam perusahaan ini salah satunya adalah Siklus penggajian dan Siklus

pengupahan . Dilihat dari flow chartnya tahapan siklus penggajian melewati beberapa departemen dibawah ini hingga gaji atau upah tersebut diterima oleh karyawan, hanya saja yang menjadi perbedaan antara gaji dan upah adalah gaji diterima oleh pegawai tetap yang sistem pembayarannya ditransfer lewat bank, sedangkan upah diterima oleh pegawai tidak tetap yang sistem pembayarannya secara langsung atau tunai. Manajemen Personalia : Dalam bagian ini manajemen membuat data karyawan dan mencatat absensi, jam lembur, dan prestasi karyawan -

Departemen Akuntansi : Memeriksa daftar data absensi, lembur, dan tunjangan dan kemudian menghitung dan membuat daftar rencana gaji. Dan yang terkahir membuat surat perintah pemindahan kas ke rekening karyawan. Setelah gaji dibayarkan dan bukti transasksi telah diterima kemudian membuat laporan pembayaran gaji.

Manajemen Keuangan: Disini manajemen keuangan hanya memeriksa daftar rencana gaji lalu kemudian dishakan dan diserahkan kembali ke bagian akuntansi.

Bank

Tugas bank adalah mengecek saldo perusahaan, memindahkan kas, dan terkahir membuat Bukti Transfer -

Pegawai :Menerima gaji

Pimpinan : Pimpinan akan mengecek dan mengesahkan laporan pembayaran gaji.