ADMINISTRAO DO TEMPO Algumas dicas para a administrao do tempo

30 de janeiro de 2003, 0:00 oc! sa"e# $% sempre coisas demais a serem &eitas e a gente pode errar nas prioridades' e(a a)ui alguns tru)ues para &a*er primeiro a)ueles +,- )ue aca"am rendendo .,- dos resultados' Por Renato Fridschtein O tempo o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. !ora j" passou e n#o tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. prender a administrar o tempo uma das a$%es mais importantes que qualquer pessoa pode &a'er para melhorar suas chances de sucesso nos ne!(cios e na vida. )" diversos livros e cursos no mercado e este arti!o apenas uma introdu$#o que, lon!e de es!otar o assunto, vai te dar os principais recursos para atin!ir seus o*jetivos.

Plane(amento do tempo
+omo sempre, a import,ncia do planejamento n#o pode ser descartada. Planejar o tempo si!ni&ica sa"er o )ue se )uer &a*er e ordenar as a$%es para a reali'a$#o da maior quantidade de atividades no menor pra'o para se atin!ir seus o*jetivos.

Agenda di%ria
Para planejar *em o seu tempo, desenvolva o h"*ito de manter uma a!enda di"ria, &a$a assim: -o come$o do dia, escreva uma lista de tudo o que quer reali'ar. Fa$a desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. ." *om, depois do ca& da manh# e de escovar os dentes :/0 -o &inal do dia, veja tudo o que conse!uiu &a'er e trans&ira para o dia se!uinte o que n#o &oi &eito.

Prioridades
1 importante sa*er dar prioridade 2s a$%es. Para mim, h" al!uns &atores que in&luenciam minhas prioridades:

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Pra*o.

primeira coisa que levo em conta a data de entre!a de uma tare&a. 4so um truque que

pro!ramar cada coisa para dois dias antes da data &inal. ssim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entre!a. -em sempre d" pra &a'er isto, porque sur!em imprevistos e coisas de ultima hora e at aquelas coisas 6pra ontem7. -estes casos eu o*servo: Resultados. Procuro dar prioridade 2quelas atividades que trar#o o maior resultado. 6Re!ra de Pareto7

di' que 208 do que &a'emos tra' 908 dos resultados, enquanto os outros 908 de atividades produ'em 208 de resultados. Procuro identi&icar os 208 melhores e dele!ar o restante. Pense nisto: 2s ve'es vale mais a pena contratar al!um para resolver o que n#o tra' tanto *ene&:cio, mas que i!ualmente precisa ser &eito. ;x: ir ao *anco, ao correio etc. Pode sair at mais *arato. /acilidade. O terceiro &ator de priori'a$#o de atividades a &acilidade <ou di&iculdade0 que determinada a$#o representa. ;u tento reali'ar tudo o que mais r"pido e &"cil antes, assim no &inal do dia terei reali'ado um monte de coisas. O peri!o ir deixando coisas mais complexas para depois e aca*ar esquecendo, por isso que este o terceiro &ator e n#o o primeiro. Os pra'os e os resultados t=m um peso maior que a &acilidade de execu$#o. >s ve'es, quando perce*o que al!uma coisa vai ser complicada, vou &a'endo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou 6que*rando7 um pro*lema di&:cil em pro*lemas menores e mais &"ceis de resolver. +ada pequena parte resolvida uma parte do todo, assim, quase sem querer !randes o*st"culos s#o ultrapassados. +onju!ando estes tr=s ,n!ulos voc= tam*m pode esta*elecer suas prioridades.

0ista Mestra
4ma lista mestra a sua lista de a&a'eres. 1 a partir dela que voc= monta sua a!enda di"ria. ?eja como se &a' / pe!ue uma &olha de papel pautada <ou a*ra uma planilha0 e &a$a as se!uintes colunas: tividade, Pra'o, Resultado, Facilidade, Prioridade, +ompletado. O si!ni&icado de cada coluna: Ati1idade. O que deve ser &eito@

Pra*o.

data de entre!a. Ae n#o h" data &ixa de&ina uma, mas n#o deixe cair muito lon!e@

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Resultados. .ente dar um n:vel de resultado esperado@

/acilidade. B= um n:vel de &acilidade. Pode ser &"cil, mdio, di&:cil ou C,2,3,D,E. ;n&im, voc= que sa*e@

Prioridade. +om *ase nas outras colunas voc= pode de&inir a prioridade de cada a$#o@

2ompletado. -esta coluna voc= coloca uma marca em cada atividade conclu:da. o terminar uma a$#o voc= tam*m pode riscar a linha, se pre&erir. Fuando uma nova atividade sur!ir, voc= deve colocar ela na lista mestra e <tentar0 completar as outras colunas. Gem*re/se. -o come$o do dia voc= examina sua a!enda e atuali'a sua listra mestra. -o &inal do dia, repete a a$#o e planeja o dia se!uinte.

3untando tudo
Honte sua lista mestra e use/a para manejar a a!enda di"ria. .ente por al!uns dias e se voc= &i'er tudo direitinho, vai aca*ar sendo conquistado por esta &orma de tra*alhar. ;m pouco tempo, ver" como &ica &"cil tra*alhar assim e como voc= vai &icar or!ulhoso com os resultados que vai alcan$ar. Porque vai estar se colocando desa&ios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. +omece hoje mesmo a planejar seu tempo e reali'e mais e melhor. 45e"insider6

O SEU TEMPO PODE ESTAR CURTO POR CAUSA

DE

Planejamento Inadequado Administro por crise Desor ani!ao Pessoal " #alta de Autodisciplina Pro$lemas de Comunicao Di%iculdades em tomar decis&es Di%iculdade em dia nosticar pro$lemas #alta de dele ao

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Incapacidade de di!er '(O Uso inadequado do tele%one Dele ao para cima #alta de prioridades Uso inadequado dos n)*eis de capacidade do uso do tempo Per%eccionismo #alta de esta$elecimento dos o$jeti*os pessoais In%le+i$ilidade no tra$al,o Di%iculdade de concentrao E+ecuo de ser*io particular em ,or-rio de tra$al,o ERROS 'A ADMI'ISTRA.(O DO TEMPO O su$ordinado sempre pode me esperar Pela posio que ocupo/ no preciso dar satis%ao do meu tempo a nin u0m Pelo meu rau de responsa$ilidade perante a empresa/ no ten,o condi&es de planejar o meu tempo

Administrao do tempo no dia de hoje

por Christian Barbosa
1oc2 c,e ou na empresa/ est- c,eio de prioridades para %a!er e no sa$e como administrar o tempo nesse mar de ati*idades3 Con%ira al umas dicas que *o ajud-4lo a mel,orar sua %orma de administrar o tempo5 6iste tudo que de*e ser %eito ,oje/ apenas no dia de ,oje 7se al o precisa ser reali!ado em outro dia/ anote na data espec)%ica85 Isso inclui re*isar seus e4mails e trans%orm-4los em ati*idades5 Classi%ique as ati*idades em importantes 7coisas com tempo de serem %eitas e que tra!em resultados para sua *ida8/ urgentes 7cujo tempo aca$ou8 e circunstanciais 7que *oc2 no quer %a!er/ que so desperd)cio de tempo ou desnecess-rias85 Calcule quanto tempo cada item da sua lista demora para ser %eito5 Ol,e para as ati*idades circunstanciais5 Elas podem ser apa adas da sua lista/ dele adas ou esquecidas sem culpa3 Ento/ %aa4o5

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 Ordene os itens numericamente de acordo com a prioridade de e+ecuo/ comeando por coisas r-pidas e simples/ depois as ur entes e por %im as importantes5 Dei+e um espao de duas ou tr2s ,oras para coisas impre*istas ou esquecidas e se ,ou*er qualquer coisa no*a/ acrescente4a na lista5

A consultoria Franklin Covey oferece uma agenda para auxiliar executivos na administrao do tempo. Luciano Meira, consultor da Franklin Covey, conta que a estrat gia dividir as atividades em quadrantes, pela ordem de import!ncia. " esquer da e ao alto entram os assuntos urgentes e importantes, que no podem esperar. " direita ao alto, entram os importantes e no urgentes, assuntos ligados aos relacionamentos dos executivos dentro da empresa e com a fam#lia. " esquerda e em$aixo, esto os assuntos no importantes e urgentes %cu&a urg'ncia demanda de terceiros(. Finalmente, ) direita e em$aixo esto os assuntos menos importantes e sem urg'ncia. *+ quadrante , %urgente e importante( se redu- com o aumento do quadrante . %importante e no urgente(, &/ que desta forma o executivo consegue se plane&ar com anteced'ncia. 0a m dia, os executivos conseguem usar 123 a 423 do quadrante , e de 53 a ,23 no quadrante .*, explica Meira.

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Est sem tempo?

6+7 Mauro 8ilveira

9oc' quer aprender a administrar o tempo: ;nto esquea o rel<gio = e pegue uma $>ssola. Mais do que controlar as ?oras, os minutos e os segundos do dia, uma $oa gesto do tempo exige, prioritariamente, a definio clara do rumo que voc' dese&a dar ) sua vida e sua carreira. @isso resultar/ todo o restoA dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas reali-adas no pra-o programado, metas alcanadas com serenidade e conv#vio saud/vel com a fam#lia. ;ssa , na opinio dos principais especialistas em gesto do tempo, a >nica estrat gia eficiente para quem son?a em assumir as r deas da situao. Agendas, rel<gios, palms e computadores, tidos por muita gente como a soluo para o pro$lema, so apenas ferramentas eficientes que o a&udaro a atingir esse o$&etivo. Administrar $em o tempo tem sido, para a maioria das pessoas, uma esp cie de misso imposs#vel. 0o faltam motivos para acreditar nisso. 8egundo pesquisa feita entre .222 e .22, pela Bnternational 8tress Management %Bsma(, no Crasil a m dia semanal de ?oras tra$al?adas varia de D4 a DE, o que representa um m's a mais ao ano quando comparada ) de de- anos atr/s. Ao mesmo tempo, o universo corporativo vem passando por profundas transformaFes. As organi-aFes esto mais enxutas, o tra$al?o est/ cada ve- mais complexo e a presso por resultados s< fa- aumentar. 9ivemos uma ang>stia permanente por no conseguir a$sorver o volume de informaFes dispon#vel. 0uma simples $anca de &ornal existem mais de G mil t#tulos ) venda, entre &ornais, revistas, fasc#culos, ediFes especiais etc. 0o ano .222, foram lanadas e reeditadas pelas editoras mais de D5 mil o$ras, segundo dados da C!mara Crasileira do Livro. ; ?/ ainda a internet. 8o$ra pouco ou quase nen?um tempo para fam#lia, fil?os, exerc#cios f#sicos, la-er. ;ssa roda=viva tem levado muitos profissionais a reavaliar sua postura. *+s executivos acreditam agora que ?/ outras coisas importantes na vida al m da carreira nas grandes empresas*, afirma 6?ilip 8ims?auser, presidente do H?e Center, diviso da consultoria @CM nos ;stados Inidos. 8ims?auser cuida exclusivamente da carreira de altos executivos. 8egundo uma pesquisa recente desenvolvida por 8ims?auser, 523 dos profissionais que $uscam uma recolocao no mercado preferem tra$al?ar em pequenas empresas ou montar o pr<prio neg<cio. *;ssa uma tend'ncia claraA eles querem ter mais tempo para a fam#lia*, di-. Jualquer um de n<s pode controlar mel?or o pr<prio tempo e deixar de fa-er parte do time dos que vivem reclamando do fato de o dia ter apenas .D ?oras. 9oc' est/ disposto a reconquistar a autonomia de sua vida: ;nto no perca mais um >nico minuto. Defina prioridades ;is o primeiro e decisivo passo para comear a mudar essa realidadeA *Administrar o tempo fa-er com que as pessoas $usquem o que mais importa na vida delas*, afirma o consultor 6aulo Kretly, diretor=geral da consultoria Franklin Covey no Crasil. ;m outras palavrasA preciso definir o que realmente importante para voc', e &amais perder esse foco. *@ivirta=se com o que voc' fa- e aproveite a vida*, di- a professora Karen Laley Allen, da @ominican Iniversity of California, nos ;stados

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Inidos. *9oc' d/ um grande passo nesse sentido quando consegue uma $oa com$inao entre o que dese&a para sua vida, a contri$uio que pretende dar ) sociedade e a sua atividade profissional. ;ssa a ess'ncia da administrao do tempo eficiente, pois voc' estar/ sempre dando o mel?or de si mesmo na execuo das atividades.* @igamos que voc' ten?a como prioridade o desenvolvimento profissional, mas as funFes que vem desempen?ando na empresa no contri$uam para esse fim. ConclusoA voc' est/ empregando mal o seu tempo. 8e voc' valori-a os pap is de marido e pai e s< desempen?a o de executivo, tam$ m vem perdendo a corrida contra o rel<gio. A definio das prioridades, no entanto, no algo simples. ;xige que voc' con?ea muito $em a si mesmo. Im teste simples que poder/ a&ud/=lo nessa tarefa imaginar que voc' est/ na sua festa de M2 anos. Juais pro&etos gostaria de ter reali-ado ao longo de todos esses anos: Jue pessoas dese&aria ver a seu lado: @e quais feitos se orgul?aria de contar aos fil?os e netos: Agora reflita e responda com sinceridadeA as atividades atuais que tomam seu tempo esto contri$uindo para que voc' atin&a esses o$&etivos e son?os: 8e a resposta for negativa, significa que est/ empregando seu tempo para fa-er tarefas que no so priorit/rias. ;m resumoA voc' est/ mais para escravo do que para sen?or do tempo. @efina, portanto, suas prioridades. Livre-se dos maus hbitos *Juando aceitamos um emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder ) empresa parte do nosso tempo, al m de esforo, capacidade, con?ecimento e talento*, di- ;duardo +.C. C?aves, professor de filosofia da Inicamp e consultor de empresas. + pro$lema que aproveitamos mal o tempo, e para dar conta do recado comeamos a usar para o tra$al?o ?oras que deveriam ser empregadas em outras atividades. Agimos assim porque adquirimos maus ?/$itos = e maus ?/$itos normalmente geram conforto no curto pra-o. *N o caso da procrastinao*, di8andro 9ieira, diretor de operaFes e desenvolvimento da consultoria ;scola de L#deres. *@eixar de fa-er uma tarefa que no queremos num determinado momento gera um certo conforto por algumas ?oras. 8< que no fim do dia o pro$lema continuar/ l/, esperando por voc' para ser solucionado.* Adquirir maus ?/$itos fa- perder a autonomia so$re a vida. 9oc' quer ter li$erdade para passar mais tempo ou via&ar, mas no pode. Bsso gera ang>stia, frustrao e aquela vel?a sensao de que o tra$al?o tomou conta de tudo. *Juem tem tempo no aquele que no fa- nada, mas aquele que sa$e administr/=lo para fa-er o que dese&a*, di- ;duardo C?aves, da Inicamp. Trace a sua estratgia N prov/vel que voc' con?ea ou at &/ coloque em pr/tica algumas t cnicas de administrao do tempo. L/ muitos livros e cursos so$re o tema. + pro$lema que $oa parte das teorias ainda est/ $aseada naquelas famosas listin?as de atividades que devem ser riscadas assim que forem cumpridas. 0ada contra essa t cnica, que, ali/s, $astante v/lida e eficiente, como veremos em $reve. A questo que s< isso no $asta para o$ter um $om resultado. Lo&e, ?/ uma quase unanimidade dos consultores em relao ) efici'ncia da c?amada matri- de administrao do tempo. A metodologia foi criada por 8tep?en Covey, o guru americano de auto=a&uda e autor do $est=seller +s 4 L/$itos das 6essoas Altamente ;fica-es. Covey distri$uiu uma

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s rie de atividades de acordo com as quatro maneiras %quadrantes( em que, segundo ele, empregamos o nosso tempo. Confira no quadro ao ladoA O Quadrante I 0esse espao esto representadas as atividades e as situaFes urgentes e importantes e que exigem a nossa ateno imediata. @e acordo com Covey, esse quadrante sufoca as pessoas, pois elas vivem apagando inc'ndio, administrando crises e se tornam escravas dos pro$lemas. *;nquanto o foco maior permanecer nesse quadrante, voc' continuar/ sendo dominado pela correria e pela ansiedade e sentindo=se impotente diante do desperd#cio de tempo*, di- ele. ;m resumoA voc' perder/ o controle so$re sua vida. O Quadrante II 7efere=se )s atividades importantes mas no urgentes. Hrata=se de um quadrante de grande import!ncia para sua vida, pois onde deve estar todo o seu plane&amento de longo pra-oA desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliao da carreira e de suas compet'ncias pessoais, an/lise e antecipao de pro$lemas futuros, estudos, leitura de livros da sua /rea de atuao, ela$orao de estrat gias para delegao de tarefas aos su$ordinados, aprimoramento dos relacionamentos etc. Muitas ve-es negligenciamos esse quadrante porque, em$ora fundamental para nossa vida, ele no tem a caracter#stica de urg'ncia. O Quadrante III 0ele est/ inclu#do tudo que urgente mas no importante. *Juando voc' priori-a atividades que so apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para a perda de tempoA o de fa-er algo que no o a&udar/ em nada a atingir seus o$&etivos de curto, m dio ou longo pra-o*, afirma 8ilvio Cugelli, s<cio= diretor da consultoria Hran&an Consultores Associados %HCA(, de 8o 6aulo, e que adota o mesmo sistema. O Quadrante IV 8o aquelas atividades que no so urgentes nem importantes. Juando voc' usa o tempo para algo relacionado a esse quadrante, est/ na maioria das ve-es fa-endo mau uso dele. As pessoas freqPentemente entram nessa /rea porque ela serve de v/lvula de escape para uma s rie de pro$lemas, atividades e compromissos indese&ados. 8egundo 8tep?en Covey, as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem E23 do tempo no quadrante B, dedicando os ,23 restantes ao quadrante B9, onde esto as atividades que de alguma forma l?e do algum al#vio para as tensFes. *6essoas efica-es ficam afastadas das atividades dos quadrantes BBB e B9*, afirma o guru. *;las diminuem o taman?o do quadrante B e dedicam mais tempo ao quadrante BB.* Bsso quer di-er que elas preferem se dedicar ao plane&amento de vida, aos relacionamentos, ao aperfeioamento e ) preveno dos pro$lemas. Hodos n<s sa$emos que isso importante. Mas poucos realmente do a ateno merecida a esses aspectos por causa das c?amadas atividades urgentes e inadi/veis. Lem$re que a produtividade de um profissional medida pelo tra$al?o feito, e no pelo esforo em reali-/=lo. + ideal, portanto, no priori-ar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades. 6rocure fa-er seu pr<prio esquema seguindo a matri- de administrao do tempo de Covey. @istri$ua suas atividades nos quatro quadrantes. @escu$ra em qual deles voc' tem empregado a maior parte do seu tempo e faa os a&ustes necess/rios, procurando privilegiar os quadrantes B e BB. Feito isso, voc' poder/ usar as ferramentas que o a&udaro a administrar o tempo de acordo com suas prioridades. Hente programar as atividades mais importantes de acordo com seu rel<gio $iol<gico = ou se&a, para aquelas ?oras do dia em que voc' costuma ser mais produtivo. 9e&a como agir em cada uma das situaFes que mais costumam rou$ar tempo no tra$al?oA

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Grande n mero de atividades Agenda, palm, computador e caderno passam a ser $astante >teis a partir de agora. Itili-e a ferramenta que ac?ar mais adequada para fa-er sua lista de atividades. @efina quais as prioridades do dia e concentre=se nelas. 6rocure manter o foco. 0o perca tempo com coisas que no so importantes e cuidado para no se deixar levar pela ansiedade. 9/ riscando tudo aquilo que for executando. Bsso fundamental, pois o deixar/ estimulado e dar/ a sensao de que est/ realmente solucionando os pro$lemas. 8e precisar tra$al?ar mais ?oras que o normal num determinado per#odo do m's, prefira c?egar mais cedo ao escrit<rio a sair mais tarde. 8e tiver de levar tra$al?o para casa, programe=se para conclu#=lo uma ?ora antes de se deitar, para redu-ir a ansiedade e dormir mais tranqPilo. Muitos profissionais passam noites em claro por causa disso. E-mai! A$ra=os, no m/ximo, duas ve-es ao dia. *Juem fica o tempo todo ol?ando seu correio eletrQnico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa*, di- 8andro 9ieira, da ;scola de L#deres. Conten?a=se. Juando a$ri=los, no entanto, responda=os no mesmo instante. Coloque os que necessitam de maior ateno e demandam mais tempo na sua lista de prioridades. E"cesso de informa#$es Mesmo que voc' ten?a uma capacidade acima da m dia para a$sorver informaFes, &amais conseguir/ assimilar tudo o que dese&a. *Im dos segredos no perder tempo com o que os outros ac?am que voc' deve sa$er*, di- ;laine 8t. Rames em seu $est=seller 8implifique 8ua 9ida no Hra$al?o %;ditora Mandarim, .D. p/ginas(. 9oc' precisa desenvolver um senso cr#tico em relao ao que deve ou no ler, e sa$er se uma determinada informao ser/ >til para o seu tra$al?o. As pessoas perdem muito tempo lendo informaFes que so interessantes mas no importantes. 6ara desenvolver uma disciplina, esta$elea um n>mero de p/ginas para ler diariamente. +u ento determine um tempo fixoA G2 minutos, D5 minutos, uma ?ora. *;scol?a o per#odo do dia em que seu n#vel de compreenso maior*, di- 8andro 9ieira, da ;scola de L#deres. *Caso contr/rio, voc' aca$ar/ tendo de reler o texto para assimil/=lo.* ;vite tam$ m deixar pap is com anotaFes soltos em sua mesa. + ideal colocar todas elas num >nico lugar %caderno, agenda, palm etc.(. @e acordo com uma pesquisa feita pelo Bnstituto Franklin Covey, perdemos em m dia .M minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informaFes de que tanto necessitamos. Te!efone N instant!neoA o telefone toca e voc' o atende, desviando sua ateno. Al m de perder a concentrao no que estava fa-endo, voc' corre o risco de empregar seu tempo em algo sem muita import!ncia %um amigo querendo $ater papo, outro dese&ando consult/=lo so$re um pro$lema dele e no seu etc.(. 6ara filtrar as ligaFes, voc' pode orientar mel?or sua secret/ria, usar uma caixa postal para rece$er e gravar as mensagens ou mesmo determinar um ?or/rio para atender )s ligaFes. 0esse >ltimo caso, avise as pessoas so$re a ?ora em que estar/ dispon#vel para os telefonemas e pea que procurem respeit/=la. ;vite a$rir exceFes. 8e&a sempre claro e o$&etivo ao falar ao telefone no tra$al?o.

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%euni$es Alguns executivos, na tentativa de redu-ir o tempo de durao das reuniFes, adotam a estrat gia de fa-'=las em p . Bsso s< funciona se o tema no exigir muita an/lise, reflexo e de$ate. 6ara tornar as reuniFes produtivas, adote as seguintes medidasA agende a reunio com anteced'ncia, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, no convoque ningu m que no se&a realmente necess/rio, controle as conversas paralelas e os que monopoli-am o di/logo, e procure no sair da pauta. 7euniFes com mais de uma ?ora de durao geralmente so menos produtivas e mais cansativas. +utra maneira eficiente de impedir que esses encontros se alonguem demais agend/=los estrategicamente )s ,,?G2 %pr<ximo ao ?or/rio de almoo( ou )s D ?oras de uma sexta=feira %quando todos &/ estaro pensando no fim de semana(. 7euniFes nesses ?or/rios costumam ser mais r/pidas, pois a maioria das pessoas tende a ser mais o$&etiva para satisfa-er o ?/$ito alimentar ou para programar as atividades do s/$ado e do domingo. &c mu!o de tarefas Seralmente reflexo de centrali-ao excessiva. @elegue as tarefas. 6ara fa-'=lo de maneira eficiente, no entanto, voc' precisa con?ecer $em sua equipe e distri$uir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. 8e voc' delegou, porque confia nas pessoas. 0o fique, portanto, interferindo no tra$al?o dos su$ordinados como se fosse o >nico capa- de resolver o pro$lema com efici'ncia e dentro do pra-o programado. Interrup#$es 8e voc' daquelas pessoas que esto sempre dispon#veis, ento sa$e o quanto as interrupFes atrapal?am o desenvolvimento do tra$al?o. Antes de agir drasticamente contra esse pro$lema, ten?a em mente uma coisaA *As interrupFes significam que n<s temos valor, amigos e informaFes importantes*, di- a especialista em gesto do tempo Karen Laley Allen, professora da @ominican Iniversity of California. *;m alguns casos, as interrupFes significam que voc' fa- parte dos neg<cios.* 6ara evitar a$usos, por m, voc' precisa aprender a di-er no e a ser firme. 0o confunda $oa educao com complac'ncia. @iga ) pessoa que o interrompeu que est/ ocupado. 8e estiver escrevendo e algu m entrar em sua sala, no solte a caneta, caso contr/rio ele ac?ar/ que voc' tem tempo de so$ra para ouvi=lo. 6ea para a secret/ria *filtrar* os que dese&em falar com voc'. +utra armadil?a na qual ca#mos com freqP'ncia a de colocar cadeiras estrategicamente em frente )s nossas mesas para rece$er os visitantes. Bsso, na verdade, aca$a sendo uma esp cie de convite para que as pessoas se sentem ali e fiquem longos minutos falando so$re assuntos que nem sempre esto relacionados ao tra$al?o. A sa#da deixar as cadeiras num canto qualquer de sua sala. 8e a pessoa, no entanto, merecer maior ateno, a#, sim, voc' deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa. 'urocracia N um mal crQnico em muitas organi-aFes. Jue fa-er: 8implifique o que for poss#vel. L/ um grande n>mero de atividades que somos o$rigados a cumprir e que no agregam nen?um tipo de valor ) empresa, ao produto e ao tra$al?o. ;nto, por que continuar: Hente questionar as tarefas que contri$uem para a manuteno da $urocracia e eliminar as que estiverem dentro de sua alada.

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(e!u!ar + recurso *ol?o m/gico*, que identifica quem est/ c?amando, um grande aliado. 8< atenda quando for algu m com quem voc' no pode deixar de falar. 7etorne as outras ligaFes num ?or/rio que no pre&udique o seu tra$al?o. Her um segundo celular apenas para c?amadas urgentes uma alternativa. Bsso s< funcionar/, claro, se voc' for $astante seletivo na ?ora de divulgar esse outro n>mero. Imprevistos 0o ?/ como evit/=los. Mas uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um caos no seu dia de tra$al?o manter um espao de tempo livre na agenda para cuidar desse tipo de pro$lema. @essa forma, o imprevisto estar/ relativamente previsto dentro de sua programao. ;nfim, ?/ um vel?o ditado popular que di- que tempo Hempo vida. Cuide $em dele. )%GE*TE Q)&D%&*TE I
I . , % T & * T E

din?eiro. N um grande erro.

*+,-)%GE*TE Q)&D%&*TE II = 6reveno = Criatividade = 7ecreao = Aprendi-ado = 6lane&amento = @esenvolvimento de relacionamentos = Bdentificao de novas oportunidades Q)&D%&*TE IV = @etal?es = 6equenas tarefas = Correspond'ncia sem import!ncia = Atividades agrad/veis = 6erda de tempo

= Crises = 7euniFes = 6ro$lemas urgentes e inadi/veis = 6ro&etos com data marcada

* + , I . , % T & * T E

Q)&D%&*TE III = = = = = = BnterrupFes Helefonemas 7elat<rios Correspond'ncia Atividades populares Assuntos estressantes

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