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Divisin: (1) Asi"n#$ur#: (%)

INGENIERIA INDUSTRIAL ADMINISTRACION DE &RO'ECTOS No+,r) -). #.u+no: ( ) &ro-u($o: (5)

Grupo: (2) Do()n$): (*) No. -) Con$ro.: (/) F)(0#: (1) 456OCT6241%

1 2! N2 A($ivi-#-: (3)

C#.i7i(#(in 8 7ir+# -). pro7)sor:(14)

UNIDAD I

1.1 DEFINICION DE TERMINOS Administracin de Proyectos:

La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker, 1999). La administracin de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcan ar ob!eti"os en un tiempo predeterminado. #ambin puede utili arse para ob!eti"os indi"iduales. $s la planeacin, organi acin, direccin y control de los recursos para lograr un ob!eti"o a corto pla o. #ambin se dice %ue la administracin de proyectos ocurre cuando se da un n&asis y una atencin especial para conducir acti"idades no repetiti"as con el propsito de lograr un con!unto de metas. $sta acti"idad es lle"ada a cabo por un con!unto de administradores %ue act'an como agentes uni&icadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos e(istentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos )umanos y tecnolog*a. #ipos de proyectos+ $(isten m'ltiples clasi&icaciones de los proyectos, una de ellas los considera como producti"os y p'blicos. , -royecto producti"o+ .on proyectos %ue buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e indi"iduos interesados en alcan ar bene&icios econmicos. -royecto p'blico o social+ .on los proyectos %ue buscan alcan ar un impacto sobre la calidad de "ida de la poblacin ob!eti"o, los cuales no necesariamente se e(presan en dinero. Los promotores de estos proyectos son los estados, los organismos multilaterales, las /01 y tambin las empresas, en sus pol*ticas de responsabilidad social.

/tras &ormas de reali ar la clasi&icacin de los proyectos son las siguientes+

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, Bas2ndose en el contenido del proyecto 3-royectos de construccin 3-royectos de 4n&orm2tica 3-royectos de desarrollo de productos 3-royectos de desarrollo de organi acin 3-royectos Log*sticos 3-royectos de 5arketing 3-royectos 6omunitarios 3-royectos culturales , Bas2ndose en la organi acin participante 3-royectos 4nternos 3-royectos de departamento 3-royectos de unidades cru adas 3-royectos e(ternos (de imagen corporati"a) , Bas2ndose en la comple!idad 3-royectos .imples 3-royectos comple!os 3-rogramas 35ega proyectos

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$strategia -royecto -'blico o .ocial -laneacin

785404.#9764/0 8$ -9/:$6#/. -royecto -roducti"o

/rgani acin

/b!eti"os 6ontrol de 9ecursos

8ireccin

1.2 SIGNIFICADO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS $s la planeacin, organi acin, direccin y control de los recursos para lograr un ob!eti"o a corto pla o.

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#ambin se dice %ue la administracin de proyectos ocurre cuando se da un n&asis y una atencin especial para conducir acti"idades no repetiti"as con el propsito de lograr un con!unto de metas. $sta acti"idad es lle"ada a cabo por un con!unto de administradores %ue act'an como agentes uni&icadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos e(istentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos )umanos y tecnolog*a. LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS La posicin del administrador de proyectos es importante por%ue las organi aciones modernas son muy comple!as como para e(cluir una administracin e&ecti"a y m2s espec*&ica usando estructuras y relaciones organi acionales tradicionales. 7dem2s, esta persona pro"ee el lidera go necesario para %ue la cadena de proyectos &luya dentro de la red organi acional. ; La 4ngenier*a de so&t<are es una acti"idad econmica importante, %ue esta su!eta a restricciones econmicas y a restricciones no tcnicas. ; Los proyectos bien administrados a "eces &allan. Los proyectos mal administrados siempre &allan. . $s importante %ue los nue"os administradores cono can todos estos aspectos, debido a %ue un &actor de (ito muy importante para las organi aciones y garanti a %ue se logren los ob!eti"os del proyecto en el tiempo pre"isto y con el presupuesto asignado, y entender %ue la administracin de los nue"os tiempos tiene %ue saber en&rentar los nue"os retos a medida %ue se organi an y controlan los proyectos indi"iduales. 1.3 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS $n general, los tres elementos b2sicos a tener en cuenta en un proyecto son+ tiempo, recur o , y co te . 7dem2s podr*amos a=adir un cuarto elemento+ la c!"i#!#. La 1estin de -royectos se caracteri a por considerar con!untamente estos elementos y consta de cuatro grandes &ases+ 1. -lani&icacin >. -rogramacin ?. .eguimiento y control de la e!ecucin @. 7n2lisis y e"aluacin de los resultados

La P"!$i%ic!ci&$ de un proyecto consiste, en esencia, en de&inir las acti"idades, estimar su duracin y de&inir los recursos necesarios. 8espus se reali a la pro'r!m!ci&$( cuyo ob!eti"o es la obtencin del calendario de e!ecucin del proyecto. $stas dos &ases son pre"ias a la e!ecucin en s* del proyecto. #an importante como esta primera &ase es el control posterior, una "e %ue el proyecto se pone en marc)a. $l Se'uimie$to ) co$tro" consiste en la obtencin de los datos relati"os a la e"olucin real del

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proyecto, comparando stos con la programacin inicial, tomando medidas correcti"as cuando los )ec)os di&ieran de lo pre"isto m2s de lo aconse!able. -or lo tanto, esta &ase se desarrolla mientras se lle"a a cabo la e!ecucin del proyecto. -or 'ltimo, una "e )a &inali ado la e!ecucin del proyecto es interesante reali ar el !$*"i i y la e+!"u!ci&$ de la reali acin del proyecto+ di&erencias entre pre"isiones y duraciones reales de las acti"idades, entre presupuesto y coste real, etc. $sta 'ltima &ase es crucial debido a %ue los principales incon"enientes en la 1estin de -royectos no son in)erentes a las tcnicas en s*, sino %ue pro"ienen de la capacidad y e(periencia de los responsables. -or e!emplo, estimaciones de tiempo realistas, buena distribucin de recursos e in&ormacin adecuada a todos los participantes en el proyecto. $n de&initi"a, anali ar y e"aluar los errores cometidos proporcionar2 una e(periencia "aliosa al responsable para la plani&icacin, programacin y control de proyectos &uturos, aun%ue ya no tenga e&ecto sobre el proyecto %ue acaba de &inali ar. $l estudio de esta &ase se escapa del alcance de este curso. 1., PLANIFICACION DE LOS PARAMETROS DE -N PROYECTO $n este tema se aborda la &ase de plani&icacin de proyectos, pre"ia a la e!ecucin de los mismos. 6omo ya se )a comentado anteriormente plani&icacin y programacin no es lo mismo en el 2mbito de la gestin de proyectos, )ec)o en el %ue se )ace )incapi al principio del tema. $n general, la plani&icacin consiste en de&inir e identi&icar claramente todos los componentes y partes %ue inter"ienen en el proyecto+ &ases, acti"idades, recursos, costes, duraciones, etc. $n trminos generales, P"!$i%ic!r un proyecto consiste en de&inir los ob!eti"os, el traba!o a reali ar, los recursos disponibles, el pla o y el presupuesto. 52s concretamente, en la &ase de plani&icacin debemos+ 1. 8e&inir el proyecto, especi&icando los ob!eti"os, recursos disponibles, tiempo necesario y presupuesto general. >. ?. @. A. 8i"idir el traba!o (&ases, departamentos, ser"icios,...). 8i"idir el traba!o en acti"idades o tareas. 9epresentar el diagrama de descomposicin del traba!o adecuado. $stablecer las relaciones de precedencia entre acti"idades.

B. $stimar la duracin de las acti"idades determinando los recursos implicados y estimando las necesidades de stos por parte de las acti"idades.

-or otra parte, programar es establecer un calendario de e!ecucin del proyecto. -or tanto, una buena programacin debe tener en cuenta tiempos, recursos y costes. La cla"e para empe ar con (ito un proyecto es %ue tengamos los trminos de re&erencia bien establecidos. -ara ello, debemos conocer la autoridad y el patrocinador, los ob!eti"os, el 2mbito, las restricciones, los costes y Co presupuesto, los recursos, las entregas, las &ases del proyecto, las estrategias, riesgos, )iptesis, roles y responsabilidades.

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Dn aspecto muy importante para mantener el apoyo de la organi acin es %ue los ob!eti"os del proyecto estn en per&ecta cone(in con los de a%uella y adem2s %ue se )agan e(pl*citos. $n s*ntesis podemos decir %ue las principales ra ones para el establecimiento de ob!eti"os son+ -roporcionar una direccin $n&ocar los resultados -ermitir %ue se lle"en a cabo los planes -riori ar y organi ar el traba!o 5oti"ar al personal 6omunicar el propsito del proyecto -ermitir %ue se recono ca el (ito $n general, los ob!eti"os deben ser+ 6o)erentes y alineados con los ob!eti"os de la organi acin 5ensurables en trminos de calidad cantidad tiempo coste 7lcan ables 6onsistentes E2ciles de entender -ocos en n'mero

7dem2s de los ob!eti"os del proyecto se debe establecer el 2mbito del mismo, poniendo de mani&iesto+ 8epartamentos a&ectados -ersonal a&ectado Locali aciones o regiones a&ectadas -rocesos y productos a&ectados

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.e trata de conocer el %uin, dnde, cmo y %u del proyecto. Dn marco bien de&inido e"itar2 tratar de resol"er problemas e%ui"ocados o perder el tiempo en cosas poco rele"antes. 1.. C-ALES SON LAS ACTI/IDADES DE -N PROYECTO $l administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organi acin. 8ebe dirigir y e"aluar el proyectoF tambin planear, proponer e implementar pol*ticas de administracin de proyectos, asegurar la &inali acin del proyecto mediante compromisos contractuales. /tras tareas %ue debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendari acin y &inanciamiento adecuados al proyecto y e"aluar y reportar su a"ance. 8ebe resol"er los problemas a tra"s de decisiones orientadas al ob!eti"o. 7dem2s, el administrador de proyecto debe resol"er las siguientes preguntas+ G HIu se "a a )acerJ G H6u2ndo se "a a )acerJ G H-or %u se "a a )acerJ G H6u2nto dinero est2 disponible para )acerloJ G HIu tan bien se est2 )aciendo el proyectoJ La administracin procura siempre el m2(imo apro"ec)amiento de los recursos, mediante su utili acin e&iciente. Las principales &unciones de la administracin se engloban en planeacin, organi acin, direccin y control. 8urante la planeacin se decide anticipadamente %u, %uin, cmo, cu2ndo y por %u se )ar2 el proyecto. Las tareas m2s importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organi acin, pronosticar a &uturo, determinar los recursos %ue se necesitar2n, re"isar y a!ustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin. La organi acin reali a acti"idades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para lle"ar a cabo las acti"idades.

8entro de esta etapa se identi&ica, de&ine y di"ide el traba!o a reali ar, se agrupan y de&inen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad. $l siguiente paso es la direccin, la cual sir"e para conducir el comportamiento )umano )acia las metas establecidas. 7%u* se comunican y e(plican los ob!eti"os a los subordinados, se asignan est2ndares, se entrena y gu*a a los subordinados para llegar a los est2ndares re%ueridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente moti"acional.

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-or 'ltimo se encuentra el control, %ue se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas &i!adas. $n caso de )aber des"iaciones, se determinan las causas y se corrige lo %ue sea necesario. Dn administrador de proyecto debe tener una buena comprensin de los ob!eti"os cla"e de un proyecto determinado. $l tendr2 %ue e"aluar las limitaciones &inancieras y de tiempo y asignar recursos de manera e&ica . 8ebe asegurarse %ue los gastos no e(cedan las restricciones del proyecto y %ue los ob!eti"os principales sean entregados a tiempo y con las especi&icaciones del proyecto. 8ar2 prioridad a los aspectos m2s importantes de un proyecto y coordinar2 los mtodos de traba!o para completarlos. #ambin rastrea las solicitudes de desarrollo de los departamentos pertinentes para asegurar %ue tengan su&iciente personal y recursos tcnicos para cumplir con los ob!eti"os del proyecto. Dn administrador de proyecto asegura %ue la documentacin tcnica se mantenga al d*a durante la duracin de un proyecto. #ambin )ace in&ormes &inancieros regulares para las partes interesadas y los e!ecuti"os de la compa=*a en los gastos del proyecto. 7dem2s )ace recomendaciones para cambiar las pr2cticas de traba!o para alcan ar los ob!eti"os del proyecto. $n una &uncin de #4, por e!emplo, un gerente de proyecto elabora in&ormes semanales sobre las pruebas y el desarrollo de nue"o so&t<are. $n una &uncin de construccin, un administrador de proyectos in&orma el progreso de la construccin, los accidentes en el lugar y los ni"eles de suministro de materiales de construccin esenciales. Dn administrador de proyecto debe poseer e(celentes )abilidades de organi acin y e(periencia pre"ia de gestin de personal y delegacin de tareas. 8ebe asegurarse %ue los recursos de personal sean asignados e&icientemente para %ue el personal cali&icado est disponible para las 2reas de negocio necesarias para garanti ar %ue los ob!eti"os del proyecto se logren a tiempo. Dn administrador de proyecto act'a como enlace con todos los ni"eles de una empresa para gestionar los recursos de personal, por lo %ue deben poseer e(celentes )abilidades a ni"el escrito y "erbal.

7dministracin de -royectos

Eunciones

Eunciones de un 7dministrador de -royectos

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La administracin procura siempre el m2(imo apro"ec)amiento de los recursos, mediante su utili acin e&iciente.
5ediante

8ebe dirigir y e"aluar el proyectoF tambin planear, proponer e implementar pol*ticas de administracin de proyectos, asegurar la &inali acin del proyecto mediante compromisos contractuales.

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