http://dianbudisantoso.

net

Tugas Praktik Pengelolaan Sistem Rekam Medis V Semester Ganjil Tahun Akademik 2009/2010

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN UKRM, ALUR, PROSEDUR TETAP DAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Disusun Oleh: Dian Budi Santoso Mayliza Da Nerra CJ Dilla Nurilla Nungky Swandari (2622) (2630) (2654) (2656)

PROGRAM DIPLOMA III REKAM MEDIS FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2009

http://dianbudisantoso.net

Identifikasi Kebutuhan UKRM

1.

TPP Fungsi : Sebagai tempat penerimaan dan registrasi untuk pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Peralatan: Alat Tulis Kantor (ATK)
Untuk keperluan pendaftaran pasien.

Mebeuler: meja, kursi

Meja untuk front office, kursi untuk duduk petugas TPP.

Kartu Antrian
Nomor antrian poli bagi pasien yang sudah mendaftar.

Logistik Berkas RM: lembar UGD, kartu periksa, dll

Untuk pasien baru, berkas rekam medis langsung disiapkan di TPP. Kartu periksa juga diberikan pada pasien baru.

Pesawat Telephone
Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit.

Seperangkat Komputer + printer + UPS

Komputer untuk menyimpan data Indeks Utama Pasien. Printer untuk keperluan mencetak kartu periksa, lembar UGD, lembar poli rajal, dll. UPS untuk menjaga agar computer tetap hidup saat listrik tiba-tiba mati untuk menghindari kehilangan data.

Barcode Reader
Untuk membaca barcode di kartu pasien saat pendaftaran pasien lama.

Fingerprint reader
Untuk membaca sidik jari pasien saat pendaftaran.

SOP
Standart Operasional Procedure terhadap penerimaan pasien lama maupun pasien baru.

http://dianbudisantoso.net

2.

Filling Fungsi: Sebagai tempat penyimpanan dan pemeliharaan berkas rekam medis serta pengambilan kembali berkas jika dibutuhkan. Peralatan: Rak penyimpanan tertutup (Roll o' Pack)
Untuk menyimpan berkas rekam medis.

Meja,dan kursi
Untuk operasional petugas filling.

Tracer
Sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil dari rak file, sekaligus sebagai petunjuk lokasi berkas.

Buku peminjaman berkas RM

Mendata berkas rekam media yang dipinjam untuk kepentingan non-pelayanan medis, misal SKM dan penelitian.

Seperangkat komputer dan printer

Komputer untuk menyimpan sistem informasi rekam medis, mendata berkas rekam medis keluar dan yang kembali ke ruang filling. Printer untuk mencetak label yang nantinya ditempel di tracer.

ATK
Untuk operasional petugas filling.

Trolly
Untuk pendistribusian berkas rekam medis.

Rak Sortir
Mensortir berkas rekam medis yang akan dikembalikan ke rak berdasarkan digit akhir untuk memudahkan penyimpanan kembali ke rak.

Pesawat Telephone
Untuk komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit.

SOP
Standart Operasional Procedure terhadap penyimpanan berkas maupun pengeluaran berkas rekam medis.

http://dianbudisantoso.net

3.

Assembling Fungsi: Penyusunan urutan lembar berkas rekam medis sehingga mempermudah dalam melihat informasi terakhir pasien dan lebih sistematis dalam pencarian lembar tertentu di berkas rekam medis. Peralatan: Stapples dan penjepit kertas
Untuk menggabungkan berbagai macam lembaran formulir.

Alat pelubang kertas/perforator

Untuk melubangi lembaran-lembaran formulir yang akan disusun.

Meja dan kursi Berkas rekam medis ATK

Untuk operasional petugas assembling.

Blanko surat permohonan untuk melengkapi pengisian berkas rekam medis. SOP
Standart Operasional Procedure terhadap penyusunan lembar/formulir pada berkas rekam medis.

4.

Coding Fungsi: Mengkode berbagai macam jenis penyakit dan tindakan yang diterima oleh pasien. Peralatan: Meja dan kursi Berkas rekam medis ICD-10
Buku yang digunakan untuk mengkode jenis penyakit pada pasien.

http://dianbudisantoso.net

ICD-9 CM
Buku yang digunakan untuk mengkode jenis tindakan yang diterima pasien.

Kamus kedokteran Seperangkat komputer

Meng-entry kode berbagai jenis penyakit maupun kode tindakan pada pasien.

ATK
Untuk operasional petugas coding.

SOP
Standart Operasional Procedure terhadap pemberian kode penyakit maupun kode jenis tindakan.

5.

Statistik dan Pelaporan Fungsi: Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data/informasi seperti laporan 10 besar penyakit, grafik Barber Johnson, jumlah pasien meninggal, dll. Peralatan: Seperangkat komputer dan printer
Komputer digunakan untuk membantu petugas dalam pengolahan maupun penyusunan laporan. Printer digunakan untuk mencetak laporan yang sudah jadi.

Meja dan kursi ATK dan kertas SOP

Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan maupun penyajian laporan.

Kalkulator Pesawat Telephone

Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit.

Lembar laporan (jumlah pasien) dari bangsal.

http://dianbudisantoso.net

6.

SKM Fungsi: Membuat surat keterangan medis untuk kepentingan pengadilan & non pengadilan serta surat jawaban rujukan. Peralatan: Komputer dan printer atau mesin ketik Meja dan kursi Form permohonan pembuatan SKM ATK Buku register permintaan SKM SOP
Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan surat keterangan medis.

Berkas rekam medis Pesawat Telephone

Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit di rumah sakit.

http://dianbudisantoso.net

Alur 1. Alur Berkas Rawat Jalan Pasien Baru

mulai TPP RJ Dibuat RM Baru Y Klinik Assembling
Lengkap/tidak

Coding Indeks Pelaporan Filling

Selesai

2. Alur Berkas Rawat Inap Pasien Baru

Mulai

TPP RJ T RM Baru

IGD T Y

Pasien Rujukan

Surat Pengantar
Rawat Inap

TPP Ranap

Bangsal

Pemeriksaan

Klinik

T Assembling
Alaengkap/tida k Y

pelaporan

Indeks

Coding

Filling

Selesai

http://dianbudisantoso.net

3. Alur Pasien IGD

Mulai

Kondisi Baik/Tidak

Pendaftaran

Pelayanan

Dirawat inap

Pel Penunjang

Rujukan

Farmasi

Bangsal

Lab.Penunjang

T
Bayar

RS. Lain

Apotek

selesai

4. Alur pasien rawat jalan

Mulai Pasien datang TPP Rajal Klinik

Pemeriksaan

Pel Penunjang

Rujukan

Farmasi

Lab.Penunjang

RS. Lain

Apotek

Bayar

selesai

http://dianbudisantoso.net

Prosedur Tetap
Judul Prosedur : Assembling No. Kode No.Revisi : : Disiapkan Penanggung Jawab Diperiksa Disahkan

Tanggal mulai berlaku: Halaman :

1. TUJUAN 1.1 Terlaksananya kelengkapan dan ketidaklengakapan dalam pengisian berkas rekam medis. 1.2 Terlaksananya pengurutan berkas rekam medis yang sesuai dengan urutan nomor yang tertera di formulir rekam medis.

2. RUANG LINGKUP Prosedur Kerja ini berlaku di Unit rekam medis bagian assembling

3. PENANGGUNG JAWAB 3.1 Koordinator Unit Rekam Medis bertanggung jawab terhadap pelaksannya Prosedur Assembling. 3.2 Petugas assembling bertanggung jawab dalam melakukan kelengkapan dan ketidak lengkapan, mengidentifiksi dan autentifikasi terhadap berkas rekam medis.

4. DEFINISI Assembling adalah penataan berkas rekam medis yang akan dilakukan setelah berkas rekam medis diterima dari perawat rawat inap. Penataan berkas rekam medis rawat jalan dilakukan setelah berkas tersebut dibaca oleh petugas rekam medis untuk dimasukkan kode penyakit serta dilakukan diagnose ke dalam komputer.

http://dianbudisantoso.net

5. DOKUMEN TERKAIT 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 Formulir rekam medis rawat inap Ringkasan Masuk dan Keluar Lembar Masuk Darurat Catatan Perkembangan Catatan poloklinik Catatan Asuhan Keperawatan/ Bidan Grafik Hasil Pemeriksaan Laboratorium Konsultasi dan Jawaban Konsultasi Pernyataan Pulang

6. PROSEDUR 6.1 Petugas menerima berkas rekam medis yang selesai dirawat inap perbangsal 6.2 Petugas melakukan penataan berkas rekam medis setelah berkas rekam medis yang diguankan oleh perawat yang sudah selesai di bangsal rawat inap. 6.3 Petugas mulai mengurutkan setiap lembar berkas rekam medis yang harus sesuai dengan nomor urutan yang ada di lembar formulir rekam medis atau yang sesuai dengan aturan yang berlaku. 6.4 Petugas harus melengkapi dan mengisi lembar formulir yang masih belum lengkap . 6.5 Petugas meminta dokter unutk mengisi diagnaosa, nama terang dan tanda tangan yang masih belum lengkap atau belum diisi oleh dokter. 6.6 Setelah diurutkan, dilengkapi dan diisi, dan di cek, petugas assembling memberikan berkas rekam medis kepada petugas indeks. 6.7 Petugas indeximg akan mengindeks berkas rekam medis, selesai mengindeks petugas indexing akan memberikan berkas rekam medis kepada coder yang sebagaimana untuk melakukan coding berkas rekam medis yang sudah selesai dirawat inap. 6.8 Selesai di assembling, indeks, dan coding berkas rekam medis akan dikembalikan ka bagian penyimpanan atau filling.

http://dianbudisantoso.net

7. DIAGRAM ALUR Mulai

Berkas RM Rawat Inap perbangsal

Assembling

Lengkap

Dokter

y Indeks

Coding

Disimpan

http://dianbudisantoso.net

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Bagian Filing

Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja: 1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. 2. Melakukan pengambilan data atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. 3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. Melakukan perhitungan dengan rumus: a. Menetapkan waktu kerja tersedia b. Menyusun standar beban kerja c. Penyusunan standar kelonggaran d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja

a. Menetapkan waktu kerja tersedia dengan terlebih dahulu menghitung: 1) Jumlah hari kerja Hari kerja yaitu 6 hari dalam 1 minggu sehingga jumlah hari kerja dalam 1 tahun adalah 6 hari x 4 x 12 = 288 hari 2) Cuti tahunan Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari. 3) Pendidikan dan pelatihan Ditetapkan untuk pendidikan dan pelatihan adalah 5 hari kerja. 4) Hari libur nasional Dimisalkan hari libur nasional 14 hari. 5) Ketidakhadiran kerja Dimisalkan rata-rata ketidakhadiran kerja dalam 1 tahin adalah 4 hari. 6) Waktu kerja Dimisalkan waktu kerja dalam 1 hari adalah b. Menyusun standar beban kerja c. Penyusunan standar kelonggaran d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja

http://dianbudisantoso.net

Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Staff 1. 2. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari

dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) 3. 4. 5. 6. Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja

per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja : (axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1.

Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: Wawancara pasien butuh waktu=3 menit Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit Penjelasan Lembar informed consent=1 menit Entry data pasien=1,5 menit

http://dianbudisantoso.net

Pengambilan berkas RM=1 menit Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab:

Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit Cek Kelengkapan RM=2 menit Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

Total perkejaan satu berkas=6,75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam

Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda