NORMAS PARA LA ADMINISTRACION Y USO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCION DEL EMPLEO DIRECTIVA GENERAL

N 03-2004-MTPE

Formulado por: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

Fecha:

I.

OBJETIVOS Reordenar la flota de vehculos existente. Asignar eficientemente los vehculos. Controlar los gastos de combustible y reparaciones. Establecer polticas que garanticen el buen uso de los vehculos. Asignar responsabilidades respecto al uso y mantenimiento de los vehculos.

II.

FINALIDAD Establecer las normas y procedimientos que permitan el uso racional y eficiente de la flota de vehculos de la Unidad Ejecutora 01 del Pliego Presupuestal 012: Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo, a fin de optimizar el uso del parque automotor en funcin del logro de los objetivos institucionales, en estricta observancia de los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que deben observarse de manera permanente en la administracin de los bienes del Estado.

III. 3.1 3.2

BASE LEGAL Ley N 27779, Ley Orgnica que modifica la Organizacin y Funciones de los Ministerios. Resolucin Ministerial N 173-2002-TR, Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo y su modificatoria Resolucin Ministerial 341-2002-TR Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. Ley N 28128, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2004. Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Resolucin de Contralora General N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin Suprema N 411-2002-PCM, que aprueba el logo institucional del Poder Ejecutivo. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por parte de todos los funcionarios, servidores, personal profesional, tcnico y auxiliar de la Unidad Ejecutora 01: Administracin Central del Pliego 012: Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo.

3.3 3.4 3.5 3.6

3.7 IV.

V. 5.1 5.2 5.2.1

NORMAS La flota del MTPE est constituida por veinticinco (25 ) vehculos, asignados de conformidad con el Anexo N1 Asignacin de los vehculos Se asignarn vehculos al cargo que ejercen los funcionarios que a continuacin se indican: Ministro Viceministro Secretario General Jefe de Gabinete de Asesores Directores Generales

5.2.2

Se tendrn vehculos en un pool que ser supervisado por el encargado de Servicios Generales de la OASA, para que brinden servicio a los distintos rganos del MTPE. La entrega y/o recepcin de los vehculos ser con Acta de Entrega y Recepcin de Vehculo en todo los casos, incluyendo personal del pool. Administracin, control y utilizacin de los vehculos asignados

5.2.3

5.3

5.3.1

Ningn vehculo, a excepcin de los que estn asignados al Ministro, Viceministro, Secretario General y Jefe de Gabinete de Asesores, podr circular en das no laborables, salvo autorizacin expresa del Secretario General, de acuerdo a las disposiciones del presente ttulo. La autorizacin para el uso de los vehculos en comisin de servicio a ejecutarse fuera del horario normal, en das no laborables y/o desplazamiento fuera del mbito de Lima Metropolitana y la Provincia Constitucional del Callao ser solicitado por escrito a la Oficina General de Administracin, quien autorizar a la OASA para que proceda a realizar el trmite correspondiente a travs del formato denominado Autorizacin para el uso de vehculos en das no laborables y/o desplazamiento fsico fuera del mbito de Lima Metropolitana y la Provincia Constitucional del Callao. Es obligatorio el uso de la bitcora para todos los vehculos, siendo responsable de su actualizacin y uso el conductor respectivo, con el VB del encargado de Servicios Generales. Todos los vehculos pernoctarn en la Sede del MTPE, en el lugar de parqueo asignado por la OASA, quedando terminantemente prohibido que lo hagan fuera de las instalaciones del Ministerio, bajo responsabilidad del funcionario a cuyo cargo u rgano, haya sido asignado el respectivo vehculo, salvo los vehculos asignados al Despacho ministerial.

5.3.2

5.3.3

5.3.4

5.3.5

Los vehculos slo podrn ser conducidos por el personal autorizado del MTPE que a continuacin se detalla: Conductor nombrado o contratado para brindar el servicio y designado por cada vehculo por la OASA. Personal de la Polica Nacional del Per que integra la escolta del Ministro. Personal que autorice expresamente la OASA, en caso no haya disponibilidad de conductores, siempre que cuente con la documentacin sealada en el numeral 5.7.4 de la presente Directiva.

5.3.6

La solicitud de movilidad para la utilizacin de los vehculos del pool podr ser coordinada telefnicamente con la Oficina de Servicios Generales y ser tramitada por escrito a travs del formato Solicitud de Movilidad (Anexo N2), informndose sobre la naturaleza del servicio, el lugar visitado, la hora de salida, la hora aproximada de retorno y el nombre del funcionario o servidor que solicita el servicio. En caso el servicio deba ser realizado en horas no laborables, dicho formato deber ser visado por la OASA. En caso de traslado de materiales, maquinaria y/o equipos, el rea usuaria deber presentar a la Oficina de Servicios Generales, el formulario de aprobacin de salida de los bienes por parte del encargado de Control Patrimonial. Efectuada la programacin para la utilizacin de los servicios del pool, la Oficina de Servicios Generales designar al conductor y vehculo respectivo, visando el formato Solicitud de Movilidad, documento que ser devuelto al funcionario y/o servidor comisionado. Al finalizar el servicio en horas laborables, el conductor designado deber reportarse y entregar a la Oficina de Servicios Generales el documento que contiene la solicitud de movilidad debidamente atendida y con el VB del funcionario o servidor comisionado. En caso el servicio finalice en horas no laborables, el conductor deber registrar su retorno a la Sede de MTPE con el Supervisor de Seguridad de turno, quien verificar el kilometraje y estado del vehculo, consignando esta informacin en un parte. Todos los vehculos debern contar con un lugar de estacionamiento en la Sede del Ministerio. El estacionamiento de los vehculos en comisin oficial se efectuar en una playa de estacionamiento de garanta. En caso de que el lugar de destino en comisin de servicio se encontrara ubicado en una zona que no ofrece seguridad: a) El conductor deber coordinar para ocupar un espacio de la playa de estacionamiento o garaje de la institucin o local visitado. b) De no ser posible la opcin a), se solicitar permiso para estacionar en la parte exterior o frontis de la institucin o local visitado, siempre que no se transgredan las normas de trnsito o disposiciones municipales. c) Si se presentaran objeciones a la opcin b), el conductor solicitar las facilidades del caso o consultar a las personas de la institucin visitada sobre la alternativa de mayor seguridad para estacionar el vehculo. Si se tratara de una visita a una zona rural, se insta al chofer que adopte las medidas del caso para el cuidado de su integridad personal y la del vehculo. La OASA, a travs del Personal de Seguridad, deber elaborar un registro diario del ingreso y salida de los vehculos. Los reportes sern archivados por la Oficina de Servicios Generales, junto con los reportes que diariamente entregarn los conductores. La Oficina de Servicios Generales preparar un reporte mensual de los movimientos y novedades de cada vehculo, el cual ser remitido al funcionario responsable de cada rgano, quien expresar su conformidad, debiendo comunicarla a la OASA.

5.3.7

5.3.8

5.3.9

5.3.10

5.3.11 5.3.12

5.3.13

5.3.14

5.3.15

5.4

Identificacin de los vehculos Todos los vehculos que se detallan en el Anexo N1, con excepcin de los asignados al cargo de Ministro, Viceministro, Secretario General y Jefe de Gabinete, debern llevar en lugar visible la denominacin completa del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo y/o siglas institucionales aprobadas conforme a su ley de creacin, el Escudo Nacional con la inscripcin de la Repblica del Per y el logo institucional del Poder Ejecutivo contenido en el anexo de la Resolucin Suprema N 411-2002-PCM.

5.5 5.5.1

Suministros, mantenimiento y reparaciones La asignacin de los vehculos sin restriccin en el consumo de combustible, corresponde nicamente a los siguientes funcionarios del Ministerio: Ministro Viceministro Secretario General

5.5.2

Salvo lo dispuesto en el numeral 5.5.1, el consumo de combustible para todos los vehculos asignados ser el siguiente: De 7.5 galones semanales por vehculo para los vehiculos asignados. De 10 Galones semanales por vehculo para los vehiculos del pool De 20 galones semanales por vehculo para los vehculos de inspecciones

5.5.3 5.5.4

Se suministrar la gasolina del octanaje correspondiente al vehculo. Se registrar el kilometraje al momento de abastecerse de combustible. No se suministrar el combustible en caso de que el odmetro no funcione. Por ello, se dispone arreglar todos los odmetros. La Oficina de Servicios Generales llevar un registro mensual del rendimiento del vehculo (Kilometraje/galn). El suministro de combustible y/o aceite se realizar a travs de un formato denominado Orden de Entrega de Combustible y/o Aceite (vale) (Anexo N3). Todos los vehculos debern contar con los accesorios siguientes: Llanta de repuesto Gata Llave de rueda Extintor Seal triangular

5.5.5 5.5.6

5.5.7

Dichos accesorios sern proporcionados por la OASA y asignados al conductor, siendo responsable de dichos bienes; de los cuales dar cuenta peridicamente, y en casos de prdida, estos sern repuestos por el conductor responsable. 5.5.8 La Oficina de Servicios Generales es la responsable de ejecutar el mantenimiento preventivo de los vehculos, a solicitud del funcionario responsable y con la autorizacin de la Direccin de la OASA, as como de llevar el mantenimiento regular de los vehculos. En el caso del mantenimiento regular (5,000 y 10,000 Kilmetros), el conductor solicitar el mantenimiento respectivo, sin el requisito previo del informe tcnico del encargado del mantenimiento de la flota de vehculos del MTPE. La Unidad de Servicios Generales es responsable de ejecutar la reparacin de los vehculos, a solicitud del funcionario responsable y con la autorizacin del Director de la OASA. El conductor que detectara cualquier dao, deficiencia y/o desperfecto en el vehculo a su cargo, deber comunicarlo a la Oficina de Servicios Generales, mediante el formato Reporte de Falla/Dao/Mantenimiento de Vehculo, el cual deber contar con el V B del funcionario responsable (Anexo N4). Evaluado el Reporte de Falla/Dao/Mantenimiento de Vehculo, el encargado del mantenimiento de la flota de vehculos del MTPE, elaborar un informe tcnico, verificando las fallas comunicadas en la solicitud. La Oficina de Servicios Generales solicitar la autorizacin a la OASA para la reparacin y/o mantenimiento del vehculo. En caso de ser aprobada la solicitud, la Oficina de Servicios Generales, sobre la base de la informacin anterior, elaborar el cuadro de necesidades de los servicios correspondientes y dispondr el traslado del vehculo al taller autorizado.

5.5.9

5.5.10

5.5.11

5.5.12

5.5.13

5.5.14

5.5.15

Los conductores de los vehculos se encuentran prohibidos de internar y/o retirar los vehculos de los talleres de reparacin, sin la presencia del encargado del mantenimiento de la flota de vehculos del MTPE. Ambos, el conductor y el encargado del mantenimiento de la flota de vehculos del MTPE son responsables de la suscripcin del Acta de Conformidad de los trabajos efectuados en los talleres. Si durante el desempeo del servicio, el vehculo sufriera desperfecto y/o deficiencia cuya gravedad haga imposible su operatividad, el conductor comunicar dicho evento a la Oficina de Servicios Generales, la cual llevar a cabo las acciones necesarias para el auxilio mecnico inmediato. Se utilizar slo el servicio de auxilio mecnico provisto por la Compaa Aseguradora. El nmero de reparaciones no deber exceder de tres (3) al ao y el monto anual no deber superar el valor mismo del vehculo. En caso de superar estos lmites se proceder a una evaluacin del vehculo para determinar la conveniencia de mantenerlo en la flota o darlo de baja. Registro de los vehculos El registro patrimonial de los vehculos estar a cargo de la Oficina de Control Patrimonial de la OGA, el mismo que ser ejecutado de acuerdo a la normatividad vigente. La Oficina de Control Patrimonial deber mantener un inventario actualizado sobre el parque automotor de propiedad del Ministerio, as como los que se encuentran en consignacin o en calidad de prstamo a favor del Ministerio. La Oficina de Servicios Generales, abrir un archivo para cada vehculo, como parte del sistema de control vehicular, el mismo que contendr la informacin siguiente: Datos Generales de cada vehculo: placa, clase, marca, modelo, ao de fabricacin, color, nmero de motor, nmero de chasis, nmero de pliza de la Compaa de Seguros y otros, que debern registrarse en la Ficha Vehicular (Anexo N5). Documentos de Adquisicin: Factura Gua Pliza Resolucin de Donacin Convenio

5.5.16

5.5.17 5.5.18

5.6 5.6.1

5.6.2

5.6.3

Documentos de Registro Vehicular Tarjeta de Propiedad Certificado de Gravamen Certificado de DIPROVE

Documentos Varios Pecosas, Oficios Informes Actas Otros

5.7 5.7.1

Consumo diario y mensual de combustible y kilometraje por vehculo. Reporte de servicios realizados por vehculo.

Obligaciones del conductor Verificar el estado del vehculo y sus accesorios. La rutina de verificacin deber comprender como mnimo la revisin del: Adecuado nivel de aceite en el motor Adecuado nivel de agua o refrigerante en el radiador Adecuado nivel de agua de batera Adecuado nivel de lquido de freno Estado de llantas (incluida la llanta de repuesto) Estado de lunas, espejos y limpiaparabrisas Funcionamiento de luces y dems equipos del vehculo

5.7.2

El conductor que habiendo efectuado la verificacin diaria detectara daos, deficiencias, desperfectos y/o sustraccin(es) respecto al da anterior, deber informar inmediatamente por escrito a la Oficina de Servicios Generales, mediante el formato Reporte de Falla/Dao/Mantenimiento de Vehculo, a efectos de que el

encargado del Mantenimiento de los Vehculos dictamine un diagnstico de la gravedad del caso a travs de la emisin del informe tcnico respectivo. 5.7.3 5.7.4 Cerciorarse de la limpieza y buena presentacin del vehculo asignado. Antes de iniciar el servicio, el conductor deber verificar que cuenta con la siguiente documentacin: 5.7.5 Licencia de Conducir acorde al vehculo en uso Tarjeta de propiedad del vehculo Documentos personales (L.E. y/o D.N.I) Libreta del Control del Vehculo Programa de Asignacin de Comisiones registrado en el Reporte Diario o la Solicitud de Movilidad Copia de la Pliza de Seguros del vehculo

El conductor asignado deber prestar el servicio atendiendo a lo dispuesto en la Solicitud de Movilidad, la cual de manera previa deber ser presentada por el usuario para su verificacin. Durante la prestacin del servicio, el conductor manejar el vehculo de forma diligente, en estricto cumplimiento de las normas de trnsito, guiando la unidad por rutas seguras y cortas. En ese sentido no ceder al usuario, acompaante y/o terceros la conduccin del vehculo. Finalizado el servicio, el conductor deber registrar en la bitcora lo siguiente: Fecha Kilometraje al iniciar el da Hora de salida y retorno Lugares de destino efectivamente alcanzados Firma del funcionario y/o servidor comisionado (usuario) Gasolina y aceite suministrado Cualquier otra informacin relevante

5.7.6

5.7.7

5.7.8

Al finalizar la jornada diaria, cada conductor dejar el vehculo a su cargo en la zona de parqueo de la Sede del MTPE, entregando a la Oficina de Servicios Generales o en la Caseta de Vigilancia de la Sede la llave del vehculo. Se encuentra terminantemente prohibido manejar bajo los efectos del consumo de alcohol, frmacos o estupefacientes, bajo responsabilidad. Siniestros Ocurrido el siniestro, el conductor del vehculo siniestrado deber llevar a cabo las siguientes acciones: Comunicarse de inmediato con la compaa de Seguros, informndosele sobre el hecho ocurrido. Denunciar el hecho de inmediato a la autoridad policial de la jurisdiccin o del lugar ms prximo. Someterse al dosaje etlico correspondiente dentro del plazo establecido por las autoridades competentes. Presentar peritaje tcnico de constancia de daos. Tomar todas las precauciones necesarias a fin de evitar prdidas y/o daos posteriores. Impedir que se realicen reparaciones y/o cambios de piezas mientras la Compaa Aseguradora no lo autorice. Remitir a la Oficina de Servicios Generales y al encargado de Seguros toda comunicacin escrita de reclamacin, notificacin policial y/o judicial, etc. Rechazar cualquier reclamacin o responsabilidad que comprometa al Ministerio. Abstenerse de reconocer o pagar suma de dinero o llegar a algn arreglo o transaccin con terceros. Concurrir a todas las diligencias policiales y/o judiciales. Remitir al encargado de seguros copia del Parte o Atestado Policial respectivo, as como el resultado del dosaje etlico. Comunicar el suceso de inmediato (telefnica o personalmente) a la Oficina de Servicios Generales y al encargado de Seguros, confirmando y ampliando en el plazo mximo de 24 horas de ocurrido el evento y mediante reporte de los detalles y circunstancias en que el mismo se produjo.

5.7.9

5.8 5.8.1

5.8.2

Aun cuando el accidente suceda fuera del horario normal de trabajo, las acciones sealadas en el numeral 5.8.1 no debern ser omitidas. A fin de proceder a la evaluacin de los hechos para la determinacin de los daos generados, sus costos y la responsabilidad derivada, y salvo imposibilidad fsica debidamente comprobada, en el plazo no mayor de 24 horas de ocurrido el siniestro, el conductor deber presentar a la Oficina de Servicios Generales un informe detallando lo sucedido, as como la documentacin sustentatoria o aquella que se genere a partir del siniestro. La Oficina de Servicios Generales remitir a la OASA y al encargado de Seguros, copia del informe y la documentacin presentada por el conductor.

5.8.3

5.8.4

El conductor ser responsable por la omisin de los procedimientos establecidos en la presente directiva para el caso de siniestros, debiendo asumir la responsabilidad econmica derivada del mismo, sin perjuicio de las sanciones que correspondan. Seguro vehicular Todos los vehculos de propiedad del MTPE, debern estar asegurados contra toda eventualidad o siniestro, siendo el responsable de esta accin la Oficina de Logstica. Sanciones En caso los usuarios del servicio de transporte y los responsables de su administracin y mantenimiento incumplieran con las acciones previstas en estos lineamientos, sern sancionados en aplicacin de las disposiciones administrativas y legales vigentes. Los conductores sern sancionados con amonestacin escrita, en caso incurran en las causales que a continuacin se detallan: Incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva Incumplimiento de las rdenes impartidas Deficiencia en el desempeo de sus funciones Infracciones al Reglamento de Trnsito Conducta incorrecta con el usuario del vehculo Descuido en la conservacin del vehculo a su cargo

5.9 5.9.1

5.10 5.10.1

5.10.2

5.10.3

Se aplicar suspensin de tres (3) das consecutivos sin goce de haber, a los conductores que acumulen tres (3) amonestaciones escritas o cuando la gravedad de la falta lo amerite. La aplicacin de las medidas de amonestacin, suspensin u otras, se efectuarn de acuerdo a la normatividad vigente. Sern de aplicacin a los conductores contratados bajo el rubro de servicios no personales aquellas sanciones que conforme a las normas en materia de contrataciones resulten aplicables. Las infracciones de trnsito impuestas al vehculo sern de entera responsabilidad del conductor, debiendo ste asumir las sanciones de carcter econmico generadas, las que sern deducidas de su remuneracin, previa autorizacin por escrito por parte del conductor, sin perjuicio de las sanciones que correspondan. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS A la aprobacin de la presente Directiva, la Oficina de Servicios Generales de la OASA, elaborar el formato de compromiso de acuerdo al Anexo N6, el cual deber ser suscrito por todos los conductores de vehculos de propiedad del MTPE y donde se autoriza a realizar el descuento respectivo de su remuneracin como resultado de lo sealado en el numeral 5.10.6. Los vehculos de propiedad del MTPE constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de dicha entidad. Los vehculos de propiedad del MTPE, sern utilizados exclusivamente para actividades oficiales.

5.10.4

5.10.5

5.10.6

VI. 6.1

6.2

6.3

VII.

RESPONSABILIDAD Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva: Oficina General de Administracin Oficina de Abastecimiento y servicios auxiliares Oficina de Servicios Generales Oficina de Control Patrimonial Conductores

Anexo N6

CARTA COMPROMISO

YO,

........................................................................................................................,

con con

domicilio DNI (L.E)

en N

..............................................................................................................................., ...................................., 1.

identificado

Me comprometo a cumplir fielmente las disposiciones impartidas en la Directiva N 03-2004-MTPE "Normas para la administracin y uso del servicio de transporte del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo", sometindome a las sanciones que correspondan en caso de incumplimiento.

2.

As mismo, autorizo al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo a travs de la Oficina General de Administracin a que se efecte la deduccin de mi remuneracin (u honorarios de ser el caso) por la infraccin de trnsito cometida, de conformidad con el numeral 5.10.6 de la Directiva sealada en el punto 1.

Lima, .......de...........................del...........

..................................................................... Firma L.E/D.N.I N ....................................