ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 03 Tipologias e Conservao de Documentos

os Ol mais uma vez! Tudo certo com os estudos? Vamos agora ao nosso ltimo passo neste curso de Arquivologia. Conforme j avisado a alguns de vocs, o edital foi publicado e tivemos algumas alteraes no contedo do curso. Alis, foi at melhor, pois o contedo pedido foi bem menor do que o tratado neste curso. Ao final, vocs estaro muito mais preparados para a prova! E considerando essas alteraes, para esta aula vamos fechar o contedo do edital com os assuntos que falta. Segundo nosso novo programa, vamos finalizar com os seguintes temas: Tipologias documentais e suportes fsicos: Preservao e conservao de documentos de arquivo. Ainda, atendendo ao pedido de um companheiro de vocs, vou comentar aqui as questes que apareceram na prova de Papiloscopista. Mais adiante, perto do dia da prova de Escrivo, vou comentar essa mesma prova na parte aberta do site. Apesar de ser nossa ltima aula, estarei ainda disponvel para ajud-los com suas dvidas e Mais uma vez lembro a todos que estou disponvel para responder suas dvidas, crticas e sugestes no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Como sei que esto ansiosos para estudar, vamos comear logo! Prof. Mayko Gomes Junho/2012
Microfilmagem; Automao;

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Microfilmagem Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da classificao dos documentos quanto ao seu gnero. E uma dessas classificaes era o gnero dos documentos microgrficos, ou seja, aqueles em suporte de microficha que so resultado do processo de microfilmagem. A tcnica da microfilmagem tratada pela Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prtica surgiu como soluo para a falta de espaos nos arquivos, conseqncia do alto volume na produo de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem a economia ou reduo do espao a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartrios. Outras entidades a utilizam em pequena escala. Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservao dos documentos, a preservao dos originais e a manuteno do sigilo da informao. As desvantagens so o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes especficos: Microfilmagem de segurana: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informao. Geralmente utilizada para evitar adulteraes fraudulentas no contedo de documentos, ou para manter a informao em caso de danos irreparveis ao mesmo. Microfilmagem de substituio: realizada com o objetivo de manter a informao aps a eliminao documento. Utiliza-se em documentos de valor temporrio que contenham informaes relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informao mantida. Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies. Geralmente so documentos muito importantes para uma instituio e pertencem a outras naes. Como exemplo h documentos que mostram a histria da extrao de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum que esses documentos pertenam a pases que tinham colnias em outros continentes. Microfilmagem de preservao: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente utilizada em documentos muito antigos, frgeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais so armazenados sob condies favorveis, e os usurios tm acesso somente aos microfilmes.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Dica Super Ultra Importantssima de prova: Vou chamar a ateno para dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto: Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele. Segundo: os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio da autoridade competente, salvo os de valor histrico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo no pode ser destrudo. O que vai determinar a destruio do documento original apenas a Tabela de Temporalidade e Destinao, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou no pouco importa para esse fim. Outra considerao, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminao, devem estar arquivados, isto , no podem estar em trmite. Vamos a algumas questes: (Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio. Resoluo O item est incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado no suficiente para determinar se um documento pode ou no ser eliminado. Esse fato pode at influenciar na deciso por manter ou no um documento, mas no determina que deva ser eliminado.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente. Resoluo O item est incorreto. Por meio de determinao legal, que veremos mais adiante, todos os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele, desde que observadas as normas estabelecidas para o processo. Aproveito para, mais uma vez, chamar a ateno do candidato para as duas consideraes em que os examinadores mais apostam para eliminar os
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES candidatos desavisados: os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado no fator para decidir sobre sua eliminao. A Lei Federal n 5.433/68 trata da prtica da microfilmagem, instituda com objetivos de segurana e economia de recursos em meados da dcada de 50. Esta Lei bem pequena, razo pela qual daremos mais ateno ao Decreto n 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles ento: A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tpicos mais importantes: Por esta lei, autorizada a prtica da microfilmagem de documentos oficiais em todo o territrio nacional. Os microfilmes e cpias fotogrficas obtidas a partir dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto! Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. No caso da eliminao, s podem ser eliminados documentos microfilmados que no estejam mais em trmite (tenham sido arquivados) e que no possuam valor permanente. A regra que s podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (no esto mais em trmite). Contudo, por autorizao de autoridade competente e por excepcional medida de segurana, podem ser microfilmados documentos ainda em trmite. Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questes da prtica da microfilmagem, que objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que so: Preparo: aqui feito o tratamento do documento para a microfilmagem. Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metlicos, e procedimentos similares. Microfilmagem: aqui os documentos sero colocados no equipamento que far a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependero de vrios fatores. Processamento: aqui comea o processo de visibilidade ao documento microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Duplicao: aqui os microfilmes originais sero copiados, e as cpias sero guardadas em local diverso por motivo de segurana. O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Muito importante tambm levar este conceito para a prova! A microfilmagem ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, e com garantia de qualidade da imagem, de segurana e de reproduo do material. obrigatria a extrao de filme cpia, por motivo de segurana, que dever ser guardado em local diferente do original. E no permitida a utilizao de filmes que sejam atualizveis, tanto para a confeco do microfilme original quanto do filme cpia. Como j dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de reduo, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reproduo. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedao de documento que no coube na bandeja), poder ser feita em etapas, desde que haja repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. As sries de documentos microfilmados devero constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos: Abertura: - identificao do detentor dos documentos; - nmero do microfilme, se for o caso; - local e data da microfilmagem; - registro no Ministrio da Justia; - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de reduo e equipamento utilizado.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas so algumas das informaes que devem constar na imagem de abertura do microfilme. Fechamento: - identificao do detentor dos documentos microfilmados; - informaes complementares relativas identificao dos documentos microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies legais; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. A microfilmagem poder ser realizada por empresas e cartrios regularmente registradas no Ministrio da Justia e sujeitas a fiscalizao deste quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prtica. Estas empresas e cartrios devero fornecer um documento de garantia, declarando que: O processo foi realizado de acordo com as normas legais; Responsabilizam-se pelo padro de qualidade exigido; O usurio passa a ser o responsvel pelo manuseio e conservao do microfilme. Os microfilmes produzidos no exterior somente tero valor legal quando autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes devero observar os prazos de guarda e destinao de seus documentos originais quando necessrios prestao de contas ou sujeitos fiscalizao A empresa ou cartrio que incorrer em infrao s normas do Decreto esto sujeitas s penalidades de advertncia e suspenso do registro. Em caso de reincidncia, o registro ser cassado definitivamente. As penalidades mencionadas no causam prejuzo a outras sanes penais e civis cabveis. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. Resoluo
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est correto. Como os filmes no podem ser editveis, no permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documento tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas anotaes.

(MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurana obrigatrias. Resoluo O item est correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma cpia, que permanecero guardados em locais diferentes. Resoluo n 10 A Resoluo n 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei n 5.433/68, pois determina a aplicao dos smbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes smbolos, ou sinalticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peo ateno ao tratar desse assunto. Notem que os smbolos que tratam do incio, fim e continuao do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situao. (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

Resoluo O item est incorreto. Esta sinaltica informa que o rolo est no fim, e no h mais imagens que pertena a aquela srie microfilmada.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto ilegvel no original.

Resoluo O item est incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta sinaltica informa que o documento original est com numerao de folhas, pginas ou datas incorretas.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no prximo rolo.

Resoluo O item est incorreto. Segundo a resoluo, esta sinaltica informa que h pginas ou nmeros em falta no documento original.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Automao A automao do arquivo refere-se utilizao das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovaes aplicadas so as que trabalham com a Gesto de Documentos e suporte de documentos eletrnicos. A partir dessa definio, podemos entender a prpria microfilmagem como uma parte integrante da automao de arquivos, uma vez que utiliza de equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos. As principais ferramentas tratadas na automao de arquivos e cobradas em provas so o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas. GED: a sigla para Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou Gesto Eletrnica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar Gesto de Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que iro facilitar e aumentar a qualidade de sua atuao. Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes formatos, suportes ou gneros, como papel, udio, microfilme, arquivos de texto. Etc. As principais tecnologias que compem o conjunto do GED so: Capture tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema. A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam em informaes confiveis, recuperveis e acessveis (metadados), como o produtor, a data, o local, nmero, etc. Document Imaging a tecnologia mais utilizada atualmente em entidades pblicas e privadas, superando at mesmo a microfilmagem. Tratase da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel) para um documento digital (ou eletrnico). Essa converso feita atravs de aparelhos de captura de imagens, como os scanners. Document Management essa tecnologia permite o controle sobre a criao, reviso e descarte de documentos eletrnicos. Ela propicia recuperao de informaes (autor, data, local, verso, etc), segurana, busca e verso. COLD ou ERM tecnologia que trata da emisso de relatrios sobre a Gesto de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados das operaes realizadas.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Forms Processing tecnologia que permite a criao de formulrios. Os formulrios so essenciais para algumas atividades e trmites de documentos. Records and Information Management tecnologia que controla o ciclo de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do sistema. Workflow: no necessrio muito aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nvel mdio. Pode ser que venha a aparecer com mais freqncia em provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso aparea em provas, ser suficiente que o candidato saiba apenas o conceito para responder a questo. O Workflow (ou fluxo de trabalho) como o prprio nome sugere uma seqncia ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gesto de documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criao at sua destinao. Ainda, no caso da automao, esse processo automatizado porque o prprio sistema de GED fornecer os passos a serem seguidos para a realizao de uma atividade administrativa. Consideraes sobre automao: GDE X GED: muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela semelhana da sigla. Ento peo muita ateno: O GED refere-se automao do sistema, enquanto a GDE refere-se parte da gesto voltada exclusivamente para documentos eletrnicos. No necessrio que todas as tecnologias e GED estejam presentes em uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais comuns so a captura, Doument, Imaging (ou digitalizao) e o ERM (mais utilizado em sistemas de protocolo). Documento Digital X Documento Digitalizado: tambm comum que o candidato acredite que todo documento inserido no computador um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital aquele que nasce em suporte eletrnico e em cdigo binrio (lembrar da classificao de documentos quanto ao gnero). O documento que nasce em suporte papel e depois inserido no computador o documento digitalizado. A diferena pode parecer sutil, mas no : um documento digital est no suporte eletrnico; um documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cpia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos. Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informao e identificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreenso e uso do documento.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vantagens dos documentos digitais: economia de espao fsico, aumento de produtividade e agilidade no acesso informao. Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e editados com mais facilidade, o que os deixa vulnerveis a interveno humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescncia tecnolgica rpida, devendo haver constante migrao de suportes. A automao de arquivos ainda no um assunto muito comum em provas, aparecendo de forma bem tmida. No vai alm do apresentado aqui. Vamos a um exemplo de questo. (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer operao de automao aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restries legais de sigilo, correto afirmar que, no caso dos documentos eletrnicos e digitais, a acessibilidade equivale facilidade no acesso ao contedo e significado desses documentos. Resoluo O item est correto. O principal objetivo da automao em arquivos a facilidade em acesso e controle dos documentos. Ainda, uma de suas grandes vantagens o acesso simultneo de vrios usurios a vrios documentos.

(MPU/2010 Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informao complexa, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida. Resoluo O item est incorreto. Os metadados so apenas dados de um documento que so inseridos em um sistema de controle, como o de registro, quando aquele capturado. Em nada os metadados, apesar do nome, tm relao com a informtica de modo to tcnico.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico. Resoluo O item est correto. Vimos em nossa primeira aula que o documento, para ser de arquivo, deve cumprir alguns requisitos. Alm disso, vimos que os
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos podem ser classificados como eletrnicos, informticos ou digitais, que tem a definio trazida no item.

Considerando a automao e os documentos digitais, devemos falar tambm sobre a Resoluo CONARQ n 20, que dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Esta Resoluo define documento digital (j estudado em nossa primeira aula) como sendo o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, sendo exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital. Especificamente a GDE deve ter espao para a implantao de um sistema eletrnico com requisitos funcionais, requisitos no funcionais e metadados. So requisitos funcionais: registro e captura, classificao, tramitao, avaliao e destinao, recuperao da informao, acesso e segurana, armazenamento e preservao. So requisitos no funcionais: utilizao de padres abertos, independncia de fornecedor, integrao com sistemas legados, conformidade com a legislao e os padres de interoperabilidade do governo, atendimento a usurios internos e externos, facilidade de utilizao e desempenho. Os metadados so definidos, segundo a Resoluo, como informaes estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas informaes referem-se a identificao e contexto documental (identificador nico, instituio produtora, nomes, assunto, datas, local, cdigo de classificao, tipologia documental, temporalidade, destinao, verso, documentos relacionados, idioma e indexao), segurana (categoria de sigilo, informaes sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnolgico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependncias de hardware e software, tipos de mdias, algoritmos de compresso) e localizao fsica do documento.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Conservao, Preservao e Restaurao A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perder suas caractersticas. Assim, as atividades de conservao buscam aumentar a durabilidade do material do documento. A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas. Vamos estudar cada uma delas. Tcnicas de Restaurao: Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque de fungos e bactrias. Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos altos. Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C. Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose. Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so muito comuns em provas. Vamos a elas: Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga. Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original. Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom, prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpis-aquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do documento. S quando necessria. Planificao a prensagem do documento. Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original. Costura feita em linha de algodo, em substituio aos grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura. Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (o mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Noes de Preservao: A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto bvias. As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas: Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada. Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo. Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C. Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos. No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez. No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo. No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedao de papel. Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais). Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores. Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo. Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios

01 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os microfilmes os substituem. 02 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) O suporte microflmico por ser extremamente seguro no exige uma cpia de segurana, como no caso dos documentos digitais. 03 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo significa documento original em cores.

04 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Utiliza-se o smbolo abaixo para indicar o incio do rolo.

05 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Emprega-se o smbolo sequinte para indicar ausncia de partes do documento ou de documentos inteiros no conjunto microfilmado.

06 - (EBC/2011 Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos da administrao pblica classificados como permanentes proibida pela legislao arquivstica brasileira. 07 - (EBC/2011 Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos de arquivos recomendada nos casos em que o volume documental elevado e o seu prazo de guarda, longo. 08 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O filme cpia extrado do filme original deve ser mantido, para sua preservao e conservao, no mesmo local do filme original. 09 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A limitao do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos est no fato de gerenciar apenas os documentos digitais.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 10 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Denomina-se microfilme de substituio o microfilme que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. 11 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Uma das grandes vantagens do microfilme o acesso rpido aos documentos. 12 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Pginas e(ou) nmeros em falta so sinalizados pelo smbolo abaixo.

13 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica rascunho.

14 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A continuidade do texto em outra pgina indicada pelo smbolo a seguir.

15 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A microfilmagem prefervel digitalizao de documentos, haja vista que possibilita acesso mais rpido informao. 16 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A aplicao de microfilmagem em documentos de arquivo mais adequada em conjuntos documentais com grande quantidade de uso e uso do tipo mltiplo e simultneo. 17 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os eletrnico de gesto arquivstica de captura, classificao, tramitao, recuperao da informao, emulao, requisitos no funcionais de um sistema documentos referem-se ao registro e expedio, avaliao e destinao, conservao e acessibilidade.

18 - (MPU/2010 Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrnico de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalizao e armazenamento de informao contida, especificamente, em documentos convencionais. 19 - (MS/2010 Cespe/UnB) A digitalizao de documentos de arquivo pressupe que j se tenha desenvolvido a organizao arquivstica desses

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos e o estabelecimento de um programa de avaliao e seleo dos conjuntos documentais a serem digitalizados. 20 - (MS/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital necessita da introduo de novos conceitos, como o de preciso, o qual se refere ao grau de confiabilidade de um documento como declarao de um fato. 21 - (Correios/2011 Cespe/UnB) No alisamento, uma das operaes de restaurao de documentos, os documentos so dispostos em bandejas de ao inoxidvel. 22 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A restaurao, sendo uma operao de conservao, demanda do profissional dela encarregado profundo conhecimento a respeito de papis e tintas. 23 - (TRT-21/2011 Cespe/UnB) Enquanto a restaurao incide sobre itens documentais individuais, a preservao geralmente se estende ao conjunto de documentos. 24 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades de acondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal. 25 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados ndices de umidade relativa e de temperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para a infestao de cupins nesse acervo. 26 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos so constantemente atacados por diversos agentes de deteriorao, sendo a sujidade o mais danoso. 27 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) As reas de pesquisa, de trabalho e de depsito devem receber o mesmo tratamento no que concerne s condies climticas. 28 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivstico ser infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado espcie e ao tipo de material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos qumicos, e, como ltimo recurso, as cmaras de congelamento ou a modificao da atmosfera. 29 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) ndices elevados de umidade contribuem para a conservao do papel, em razo das fibras de celulose nele existentes. 30 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados na preservao dos documentos de arquivo esto o controle ambiental, o tratamento fsico e o qumico.
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito Comentado

Item
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Resposta
Errado Errado Certo Certo Errado Errado Certo Errado Errado Certo Errado Certo Errado Errado Errado Errado Errado Errado Certo Errado Errado Certo Certo Errado Certo Certo Errado Errado Errado Certo

Comentrio
O fato de estar ou no microfilmado no determina a eliminao do documento. O que determinar ser a Tabela de Temporalidade, ou excepcional medida de segurana. A extrao de filme cpia obrigatria por determinao legal, e deve ser realizada no momento da produo do microfilme. A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o documento original possuir elementos em cores e no for possvel fazer esta distino no microfilme. A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o rolo de microfilme for o incio da sequncia de documentos microfilmados. Dica: o incio sempre indicado pela bitola cheia. A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o documento original apresentar dano ou mal estado de conservao que comprometa a sua compreenso ou leitura. A microfilmagem de documentos permanentes no s permitida como muito recomendada, para ajudar na preservao. O principal objetivo da microfilmagem justamente a reduo do volume de documentos. recomendada para documentos com longos prazos de guarda, pois ajuda na preservao do mesmo. POR DETERMINAO LEGAL e motivo de segurana, o filme cpia deve ser mantido em local sempre diferente do local de guarda do filme original. Os sistemas eletrnicos podem facilmente gerenciar tanto documentos eletrnicos quanto documentos tradicionais. Alis, hoje o nmero de documentos tradicionais nesses sistemas muito maior. O microfilme de substituio tem a funo de manter a informao acessvel aps a eliminao do documento original. Todas as operaes que utilizam o microfilme so realizadas no sentido de EVITAR o acesso aos documentos. O que facilita o acesso informao a digitalizao. A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o documento estiver incompleto, com a falta de pginas ou folhas. A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o documento original apresentar uma imagem repetida (uma foto, gravura, pgina, etc). A sinaltica apresentada na questo deve ser empregada quando o documento original apresentar o texto ilegvel, ou algum dano que dificulte sua compreenso. Mais uma vez, o que facilita o acesso aos documentos a digitalizao. O emprego da microfilmagem dificulta o acesso aos documentos. Outra questo tratando do mesmo assunto. A microfilmagem no deve ser empregada para conjuntos com grande quantidade de uso (uso freqente) e acesso mltiplo e simultneo (gil). Os itens listados referem-se aos requisitos funcionais, ou seja, os necessrios para viabilizar o seu funcionamento. Os no funcionais so diretrizes a serem observadas. O Gerenciamento Eletrnico de Documentos no especfico para documentos convencionais ou tradicionais; e tambm no especfico para documentos digitais. Deve ser utilizada para os dois tipos. Para realizar a digitalizao de documentos, os mesmos devem estar organizados, higienizados, completos e identificados, ou seja, em ordem e prontos. O documento digital no precisa de novos conceitos para ser aceito como documento de arquivo. Caso este cumpra os requisitos (aula 01) poder ser aceito como qualquer outro. O alisamento no uma tcnica de restaurao. A restaurao, a limpeza, o alisamento e a desinfestao so tcnicas de conservao corretiva. necessrio um conhecimento muito grande, no s de papis e tintas, mas de qualquer material que componha a estrutura do suporte. A preservao, sendo preventiva, se aplica a um conjunto inteiro. J a restaurao deve considerar as peculiaridades de cada documento (material do suporte, tamanho, etc.), assim como o dano especfico. Por questes de preservao, no permitido o uso de mobilirios de madeira, pois esta apodrece, favorecendo a apario de microorganismos, alm de ser combustvel em caso de incndios. Um ambiente nessa condies favorece o aparecimento no s de cupins mas de outros insetos, alm de interferir diretamente no estado dos suportes, especialmente do papel. A sujidade, ou sujeira, o aspecto que mais danifica os documentos. No s os danifica diretamente, como favorece a apario de outros fatores, como microorganismos e reaes qumicas. As reas de depsitos devem oferecer condies climticas favorveis preservao dos documentos; e as reas de pesquisa devem oferecer condies favorveis ao trnsito e permanncia de pessoas. Os tratamentos qumicos so os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura do documento. Por isso devem ser empregados como ltimo recurso, a depender do grau de dano e do suporte. Os ndices elevados de umidade, como os de temperatura, contribuem para a deteriorao do papel, afetando diretamente as suas fibras. Todos esses recursos devem ser utilizados para auxiliar na conservao de documentos. Lembrando que os processos qumicos so o ltimo recurso.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Papiloscopista da Polcia Federal (Questes de Arquivologia)
Ento segue, conforme prometido a vocs, um abre-aspas no curso, onde comento as questes de Arquivo para o cargo de Papiloscopista. Podem tambm conferir um artigo publicado na parte aberta do site, onde eu comento esta prova. Antes do gabarito definitivo, j havia alertado para a possibilidade de recurso no item n 88, e o mesmo foi anulado. (DPF/2012 Cespe/UnB) A entrada ou a produo de um documento de arquivo em uma instituio deve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita a identificao dos metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua tramitao. Certo - O protocolo tem a funo de controlar todo o caminho que o documento percorre quando est no ambiente interno da instituio, desde sua produo ou recebimento at sua eliminao ou sada. Portanto todo documento deve ter um nmero de registro, um protocolo (lembrar do contexto para empregar o significado correto do termo). (DPF/2012 Cespe/UnB) O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo. Errado - Neste item o examinador inverteu os conceitos. O acondicionamento a embalagem do documento (pasta, caixa, envelope, etc), e o armazenamento a guarda (sala, estante, armrio, depsito, etc). (DPF/2012 Cespe/UnB - Anulada) Como medida preventiva contra o acmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienizao do documento com uma borracha fina em p. Conforme orientao j apresentada no site, esta questo seria passvel de recurso. (DPF/2012 Cespe/UnB) O arquivo do Departamento de Polcia Federal compe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse rgo. Errado - Temos o aparecimento do termo chave colecionados, e vimos no curso que este termo refere-se a documentos de biblioteca. Os documentos de arquivo so acumulados, sempre de forma natural e progressiva. (DPF/2012 Cespe/UnB) O uso simultneo de microfilmagem e digitalizao consiste em soluo vivel para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. A microfilmagem contempla o aspecto de comprovao legal, e a digitalizao possibilita acesso rpido e mltiplo aos documentos. Certo - A utilizao de tecnologias nos arquivos tem o objetivo de facilitar o acesso, gerncia e conservao do grande volume de informaes. De acordo com a Lei, os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal que os originais; e a principal funo da digitalizao possibilitar o acesso rpido, fcil e simultneo aos documentos.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Bom, acabamos aqui esta nossa terceira e ltima aula. Conseguimos nos adequar ao edital, apesar de ser publicado quando o curso estava em andamento, e aprender sobre o contedo programado, alm de responder a mais questes da banca sobre o assunto. Fico muito feliz em dizer que, apesar dos assuntos extras do curso (com base em outros editais), acredito que estejam muito bem preparados para este concurso! E afirmo isso com muita certeza depois de ler as vrias mensagens que recebo de vocs, sempre querendo saber mais e mais sobre a disciplina e sobre o concurso! Espero que tenham gostado, e mais ainda que tenham aumentado seu interesse pela disciplina. muito gratificante saber que meu trabalho os est ajudando a conseguir seus objetivos. Saibam que foi um grande honra acompanh-los nessa jornada. Mas este no o fim: at o dia da prova, estaremos com o frum ativo, e eu vou continuar a responder suas dvidas. Mais uma vez gostaria de dizer qu estou sempre aberto a receber as crticas e sugestes de todos vocs, pois me ajudam a elaborar um trabalho que atenda s suas expectativas. Estou sempre disponvel para soluo de dvidas no frum do curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Fiquem todos com as bnos de Deus e com os meus mais sinceros desejos de sucesso! No desanimem jamais, por que a vitria chega aos que a perseguem. Um forte abrao a todos, bons estudos e boa sorte!!!

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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula

(Correios/2011 Cespe/UnB) Aps a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente de terem valor primrio ou secundrio. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente. (TJDFT/2008 Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada srie de documentos microfilmados dever ter os seguintes elementos: grau de reduo e equipamento utilizado. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que apresentarem imagens ilegveis, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original. (MPU/2010 Cespe/UnB) A extrao de filme cpia do original e o seu armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas de segurana obrigatrias. (MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo abaixo indica o final do rolo.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica existncia de texto ilegvel no original.

(MPU/2010 Cespe/UnB) O smbolo a seguir indica que o documento no foi reproduzido, na ntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, continua no prximo rolo.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer operao de automao aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, resguardadas as restries legais de sigilo, correto afirmar que, no caso dos
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ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL CARGO ESCRIVO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES documentos eletrnicos e digitais, a acessibilidade equivale facilidade no acesso ao contedo e significado desses documentos. (MPU/2010 Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da imagem, uma informao complexa, visvel ou invisvel, que s pode ser suprimida mediante a utilizao de um algoritmo e de uma chave protegida. (MPU/2010 Cespe/UnB) O documento arquivstico digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico.

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