Anda di halaman 1dari 22

INVENCO

(Inventory and Cost Control)




Project Charter





















Project Official Name :

INVENCO

(Inventory and Cost Control System)


Project sponsor and Contact Information :
Sponsor :
Board of Management Hotel Cemerlang
Jl. Cemara no. 20 Jakarta

Contact Person :
Adriansyah Rahadi (Financial Controller)
Official Address : Jl. Cemara no. 20 Jakarta
Phone : 021-1234565
e-mail : adrian@cemerlang-hotel.com

Project Management and Contact Information :
Project Executor :

Mitra Bahana Wibawa System Solution (MBWSYS)
Jl. Belitung no. 3 Bandung

Contact Person :
Muhammad Bilal Wibisono (Project Manager)
Official Address : Jl.Belitung no.3 Bandung
Phone : 022-4211502, fax : 022-4211242


e-mail : bilal@mbwsys.net



Approval Sheet







Representative Board Management

Hotel Cemerlang




Date :
Adriansyah Rahadi
(Financial Controler)






Representative Manager

PT. Mitra Bahana Wibawa System Solution
(MBWSYS)




Date :
Muhammad Bilal Wibisono
(Project Manager)







I. Ringkasan
Project Charter ini dibuat sebagai bentuk kesepakatan tertulis yang memuat semua
keputusan dan perjanjian penting antara pihak manajemen Hotel Cemerlang dan PT.
Mitra Bahana Wibaya System Solution dalam proyek pengadaan dan pengembangan
sistem informasi INVENCO. Project Charter memuat spesifikasi sistem INVENCO
secara umum, fitur-fitur yang dibutuhkan oleh Hotel Cemerlang, aturan dan ketentuan
manajemen proyek selama proses pelaksanaan proyek, jadwal kegiatan, sumber daya,
perkiraan biaya, harga jual aplikasi yang disepakati, serta personil yang terlibat dalam
proyek ini.

II. Tujuan
Manajemen Hotel Cemerlang meminta PT.Mitra Bahana Wibawa System Solution
(MBWSYS) untuk membangun sistem informasi yang dapat mengelola data inventory
dan pengendalian biaya yang handal, akurat dan transparan, untuk mendukung fungsi
audit keuangan dan inventori pada Hotel Cemerlang.

III. Latar Belakang Masalah
Inventory pada hotel merupakan salah satu bagian yang dapat menjadi sebuah cost
center, dalam artian, tempat tersimpannya catatan sebagian biaya pembelajaan suatu
hotel. Jika informasi tentang inventory tidak dikelola dengan baik, maka pada akhirnya
akan mempengaruhi unjuk kerja hotel tersebut dari segi keuangan, karena nilai barang
yang tersimpan di inventory tidaklah sedikit.
Proses permintaan barang, barang keluar, barang masuk maupun perpindahan barang
dari satu departemen ke departemen yang lain di sebuah hotel sangat menentukan
perhitungan biaya seluruh asset maupun stok yang tersedia di hotel tersebut. Untuk
mendapatkan nilai stok yang akurat maka perlu ditunjang oleh sistem pengelolaan
inventory yang cepat dan akurat.

Pengelolaan Inventory pada Hotel Cemerlang saat ini masih belum didukung sistem
informasi yang memadai sehingga seringkali menghambat proses pemeriksaan dari
pihak manajemen. Selain itu, tidak adanya sistem pengolahan data yang baik
menyulitkan pihak manajemen dalam memantau status pengadaan barang,
mengendalikan persediaan, dan mengukur kinerja inventori secara keseluruhan
dikaitkan dengan biaya yang telah dikeluarkan.

IV. Produk Akhir Proyek
Di akhir proyek, MBWSYS harus dapat menyediakan hal-hal berikut :
1. Sistem aplikasi INVENCO yang sudah terpasang dan berjalan lancar di lingkungan
kerja Hotel Cemerlang.


2. Sistem aplikasi INVENCO harus memenuhi fitur-fitur sebagai berikut :
Meliputi entri data supplier, pricelist supplier, pelacakan Purchase Order,
perhitungan stok, pencatatan transaksi, perhitungan biaya produksi untuk
restoran, dan pelaporan stok sesuai kebutuhan standar manajemen inventori.
Bentuk laporan dapat dimodifikasi sesuai dengan keperluan pengguna dan
hasil laporan dapat dibaca atau diintegrasikan ke sistem pelaporan
manajemen atau ke aplikasi Office standar lainnya.
Terintegrasi dengan sistem akunting, dalam artian data dari sistem aplikasi
INVENCO dapat diakses oleh sistem akunting.
3. Pihak MBWSYS mendampingi pengguna dalam proses inisialisasi data dan
pengoperasian dalam 1 bulan pertama.
4. Pihak MBWSYS memberikan pelatihan kepada seluruh pengguna selama kurun
waktu 1 bulan
5. Pihak MBWSYS menyerahkan seluruh kode asal (source-code), pedoman penggunaan
(user manual) dan dokumentasi proyek lainnya.
6. Dokumentasi proyek yang harus diserahkan adalah user requirement, external design,
internal design, database design dan spesifikasi aplikasi secara fungsional.
7. Pihak MBWSYS harus membuat perjanjian pemeliharaan aplikasi yang isinya akan
ditetapkan kemudian.

V. Ruang Lingkup Proyek

5.1. Spesifikasi Aplikasi

MBWSYS akan membangun aplikasi untuk mendukung proses bisnis sebagai berikut :
1. Pemeliharaan data persediaan di gudang utama departemen inventori dan gudang-
gudang kecil di departemen lain (user warehouse)
2. Pencatatan transaksi barang keluar dan masuk baik di gudang utama maupun di
gudang-gudang kecil.
3. Pencatatan transaksi pemindahan penanggungjawaban barang dan peminjaman
barang.
4. Pemeliharaan data barang yang meliputi barang habis pakai (consumable), barang
persediaan tetap, dan barang pendukung (office support).
5. Pelacakan status eksekusi Purchase Order (PO) serta pembuatan PO untuk kasus
dimana limit minimum persediaan terjadi.
6. Prosedur verifikasi dan persetujuan PO sebelum diproses ke supplier.
7. Pencatatan data supplier dan harga barang terbaru dari supplier.
8. Perhitungan perkiraan biaya produksi khusus untuk produk-produk restoran dan
perhitungan transaksi restoran yang berhubungan dengan inventori.

5.2. Desain Sistem Aplikasi INVENCO
5.2.1. Teknologi Client - Server
Sistem INVENCO beroperasi pada jaringan personal komputer yang terintegrasi.
Pemilihan teknologi ini merupakan langkah antisipatif terhadap perkembangan


teknologi informasi di masa datang. Kemampuan komputasi teknologi PC dan Server
makin besar disamping itu harga teknologi yang kompetitif serta cenderung menurun
dari waktu ke waktu. Jaringan PC ini terdiri dari satu PC-Server yang berfungsi sebagai
Server (pusat data) dan beberapa PC workstation yang berfungsi sebagai terminal kerja
(Client). Masing-masing PC dihubungkan ke server sehingga membentuk jaringan
kerja yang terpadu. Sistem Informasi INVENCO dapat beroperasi pada semua jenis PC
berbasis Intel.

5.2.2. Database Terpusat
Perkembangan organisasi perhotelan mengakibatkan meningkatnya volume dan
kompleksitas data dan informasi yang ditangani. Kondisi ini menuntut pengaturan dan
manajemen data yang lebih ter-organisasi dengan baik. Database yang terpusat
ditangani oleh teknologi sistem operasi pada PC-Server. Dengan demikian, pemasukan
data cukup dilakukan sekali saja dan dapat digunakan secara bersama oleh pemakai.
Sistem ini akan menjamin sepenuhnya konsistensi dan keamanan data.
Sistem Aplikasi ini dirancang untuk komputer jaringan lokal (Local Area Network),
tetapi dapat juga dipergunakan secara mandiri (stand alone).
Seluruh data disimpan dalam satu komputer pusat (Server) dan dapat diakses dari
beberapa komputer terminal (client) yang ditempatkan diberbagai unit kegiatan.













Gambar 1. Arsitektur Implementasi Aplikasi Client-Server

5.2.3. Spesifikasi Fungsional Sistem
Sistem INVENCO dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan sistem yang
terintegrasi. Aplikasi ini mencakup semua kebutuhan transaksi inventori yang
dibutuhkan. Transaksi-transaksi inventory dikelompokkan dalam modul-modul yang
SERVER
CLIENT
(PO Tracking)
CLIENT
(Inventory)
CLIENT
(Warehouse)
CLIENT
(Manager)


akan memberikan kemudahan dalam pengorganisasiannya maupun kemudahan dalam
pentahapan implementasinya.
Aliran Proses sistem INVENCO dapat dilihat pada gambar 2 di halaman berikut. Gambar
tersebut menunjukkan fungsi yang ada pada sistem INVENCO berserta fungsi bisnis yang
terlibat pada masing-masing proses tersebut.





















Gambar 2. Aliran Proses pada Sistem INVENCO

Sistem Aplikasi ini terdiri dari beberapa modul antara lain:
1. Customer Request Order
2. Order Processing
3. Purchase Requisition
4. Purchase Order
5. Incoming Transaction
6. Outgoing Transaction
7. Stock Control
8. Invoice
Creating and maintain data PO
Maintain Data Supplier and pricelist
Maintain Data Invoice
Incoming / Outgoing transaction
Maintain Data Quantity on Stock
Maintain Data Customer Request
Generate Purchase Requisition
Collecting Request Order
Planning Request Order to
Warehouse
Generate Request Order
Generate / reporting transfer
transaction
Processing Invoice
Request Order
Order Planning and Processing
Purchase Requisition
PO Status and Report
Purchase Order
Invoice
Payment
Customer Request Order
Outgoing Material
Incoming Material / Receiving
Voucher
Customer /
User
Business
Order
Processing
Inventory
Supplier
P R O C E S S FUNCTION


9. Treasury Payment Process
10. Treasury Receiving
11. Supplier Pricelist
12. Cost Production Estimation
13. Resto Outgoing Transaction
Modul-modul ini terhubung ke satu bank data (pusat data) sehingga setiap unit (modul)
bisa saling mengakses dan saling tukar informasi.

5.2.4. Fitur Utama Sistem INVENCO
Terintegrasi Secara Penuh
Sejak awal rekayasa, sistem ini telah dirancang untuk memenuhi kebutuhan sistem yang
terintegrasi. Ini berarti bahwa data yang dimasukkan hanya satu kali, dan akan dipakai
bersama (share) untuk bagian yang lain. Databasenya sendiri akan terletak dalam sistem
yang terpusat. Dalam hal ini konsistensi data akan dapat terjamin.

Lengkap
Sistem INVENCO mencakup semua kebutuhan transaksi inventory yang dibutuhkan
sebuah Hotel pada umumnya. Transaksi-transaksi inventory dan pengadaan barang
dikelompokkan dalam modul-modul yang akan memberikan kemudahan dalam
pengorganisasiannya maupun kemudahan dalam pentahapan implementasinya. Pada
aspek yang lain, sistem moduler tersebut akan memberikan kemudahan dalam memilih
modul utama saja yang dibutuhkan untuk diimplementasikan sebuah Hotel disesuaikan
dengan kondisi manajemen yang sedang dihadapi. Kelengkapan lingkup transaksi yang
diberikan akan menjadi unggulan sistem ini, karena hampir semua aspek inventory,
procurement dan cost control dapat dengan efisien dikendalikan oleh manajemen Hotel.

Real Time
Salah satu yang menjadi ciri utama Sistem INVENCO adalah kemampuannya
melakukan transaksi-transaksi secara real-time. Hal ini memberikan manfaat kepada
manajemen untuk dapat memonitor dan mengendalikan operasi Hotelnya setiap saat
dengan data yang paling akurat dan up-to-date.

Unjuk Kerja
Transaksi inventory pada terminal komputer harus mempunyai respon yang baik.
Tidak ada waktu tunggu yang dapat menghambat kelancaran proses bisnis. Unjuk kerja
sistem ini harus terjamin kecepatannya walaupun dipakai secara bersama oleh semua
bagian, bahkan oleh lebih dari 100 pengguna sekalipun dalam saat yang bersamaan.

Fleksibel
Sistem INVENCO dapat dijalankan oleh berbagai merek dan kelas PC, Server, dan
jaringan. Unjuk kerja sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan akan besarnya transaksi
tiap Hotel. Oleh sebab itu sistem ini dapat dipakai oleh Hotel kecil (kelas melati) sampai
Hotel berkelas besar (kelas bintang 5). Hal ini hanya merupakan faktor kemampuan PC
dan jaringannya. Makin besar kemampuan PC dan Server, makin besar kemampuan
transaksi per-satuan waktu.



Pengoperasian Sederhana dengan Antarmuka Interaktif berbasis Windows.
Transaksi-transaksi inventory dan procurement oleh operator akan dilakukan dengan
cara yang sederhana. Layout pada layar monitor dan penggunaan keyboard dilakukan
dengan cara yang paling singkat dan sederhana, dan dibantu dengan Help-key serta
sistem validation entry. Dengan sistem yang seperti ini operator tidak akan banyak
terganggu oleh kerumitan operasi transaksi komputer, dan diharapkan operator akan
lebih berkonsentrasi pada bidang yang menjadi tanggung-jawabnya. Kesederhanaan
operasi juga terdapat pada aspek perawatan dan pemeliharaan sistem.
Antarmuka dirancang berbasis Windows yang memberikan tampilan menarik, mudah
dan telah dikenal akrab oleh para pengguna komputer, khususnya di lingkungan Hotel
Cemerlang.

Penerapan Sistem Validasi
Sistem validasi pemasukan data diterapkan pada semua transaksi. Sistem ini
memberikan jaminan akan kebenaran data yang dimasukkan. Sistem validasi dapat
dengan mudah disesuaikan dengan aturan yang berlaku pada Hotel Cemerlang.


VI. Metoda, Tahapan dan Perangkat Lunak Pengembangan

Metoda yang akan digunakan pada pengembangan aplikasi ini adalah pengembangan
bertahap (incremental) dengan membagi aplikasi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
Fase pertama : Implementasi aplikasi pemeliharaan data barang, data supplier dan
transaksi keluar / masuk barang
Fase kedua : implementasi aplikasi pembuatan, verifikasi dan eksekusi PO serta
pencatatan harga supplier.
Fase ketiga : implementasi aplikasi transaksi pemindahan / peminjaman barang
inter departemen, perhitungan biaya produksi restoran dan transaksi restoran.
Fase keempat : pelatihan dan dukungan implementasi


Paket perangkat lunak yang dipilih untuk digunakan dalam pengembangan proyek ini
adalah :
Aplikasi Pemrograman : Microsoft Visual Basic versi 6.0
Aplikasi basis data : MySQL versi 4.0.
Sistem Operasi : Server : Linux
Client : Microsoft Windows Family
Aplikasi pendukung : Server : Web Server Apache
Client:Paket pendukung Driver ODBC for MySQL (MyODBC)


VII. Manajemen Proyek
7.1. Organisasi Proyek
Organisai proyek adalah gabungan antara pihak manajemen Hotel Cemerlang dengan
pihak MBWSYS dengan struktur organisasi dan tanggung jawab sebagai berikut :



Board Management Review :
Terdiri atas unsur manajemen baik dari pihak MBWSYS yang diwakili oleh manajer
proyek dan beberapa manajer terkait dari pihak Hotel Cemerlang.
Technical Leader : petugas dari pihak MBWSYS yang bertugas mengkoordinasikan
pekerjaan identifikasi kebutuhan, pengembangan aplikasi, pengujian, integrasi dan
implementasi aplikasi di setiap area fungsi tertentu.

Dalam proyek ini dibentuk 4 Technical Leader (TL), seperti pada tabel berikut :

Tabel 1. Team Leader serta Tanggung Jawab Modul / Aplikasi

Team Leader Modul / Aplikasi
Cost Control Invoice
Treasury Payment Process
Cost Production Estimation
Resto Outgoing Transaction
Inventory Control Incoming Transaction
Outgoing Transaction
Stock Control
PO Tracking Customer Order Request
Purchase Requisition
Purchase Order
Order Processing
Treasury Receiving
Supplier Supplier Pricelist

Struktur Organisasi Proyek adalah seperti gambar berikut




Keterangan :
Garis Komando :
Garis Koordinasi / kerjasama :
Board Management Review :

Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek INVENCO

Tanggung Jawab masing-masing fungsi yang terlibat dalam struktur organisasi proyek
adalah sebagai berikut :

Tabel 2. Fungsi dan Tanggung Jawab masing-masing Fungsi

Tanggung Jawab
Fungsi
MBWSYS
HOTEL CEMERLANG
Board
Management
Review

Pihak MBWSYS diwakili oleh Manajer Proyek
yang berperan aktif selain sebagai koordinator
proyek secara umum, juga sebagai media
perantara antara aspek teknis proyek dengan
aspek manajerial perusahaan. Tanggung jawab
meliputi :
Menetapkan definisi kebutuhan dan
mendapatkan persetujuan pihak
manajemen Hotel Cemerlang atas definisi
tersebut.
Mengkomunikasikan semua spesifikasi
kebutuhan aplikasi dan komponen-
komponen pendukung aplikasi.
Mengelola jalannya proyek pengembangan
aplikasi sampai masa pemeliharaan.
Bertanggung jawab penuh dari mulai fase
pengembangan hingga pemeliharaan.
Memberikan alokasi beban pekerjaan serta
mengevaluasi kemajuan pekerjaan secara
rutin.
Memberikan laporan rutin kepada pihak
manajemen Hotel Cemerlang tentang
kemajuan pekerjaan proyek.

Berperan dan bertanggung jawab dalam
mensosialisasikan proyek dan memberikan
arahan dan keteladanan sehingga dapat
melibatkan peranan semua karyawan yang
terkait
Tanggung jawab utama meliputi :
Memberikan persetujuan pada ketetapan
proyek yang telah disepakati.
Memberikan fasilitas baik sarana dan
prasarana untuk kemudahan
pengumpulan informasi dan
pendefinisian kebutuhan.
Mengalokasikan karyawan yang
kompeten untuk membantu dalam proses
pengembangan proyek, terutama untuk
mendapatkan pendefinisian kebutuhan
yang tepat.
Mengevaluasi perkembangan proyek
secara rutin dan segera
mengkomunikasikan setiap masalah yang
dianggap tidak dapat diakomodasi
sehingga dapat diselesaikan sedini
mungkin.
Mendukung perubahan jadwal dan biaya
yang diakibatkan perubahan spesifikasi
kebutuhan yang disebabkan oleh
permintaan pihak Manajemen Hotel
Cemerlang, jika permintaan tersebut telah
disepakati harus dipenuhi.
Memeriksa semua kelengkapan produk
yang diserahkan oleh MBWSYS yang
disesuaikan dengan perjanjian kontrak
kerja dan menyepakati bentuk kontrak
kerja pemeliharaan sistem yang
diinginkan.


Administrator
Proyek
Mendokumentasikan semua kegiatan proyek
dari mulai inisialisasi proyek hingga proyek
selesai.
Membuat laporan rutin tentang kemajuan
proyek yang meliputi :
Laporan perkembangan pembuatan
aplikasi
Laporan pengeluaran dana
Laporan kinerja setiap anggota tim
MBWSYS yang terlibat
Menyiapkan dokumen yang diperlukan
untuk legalitas proyek seperti dokumen
kontrak, berita acara serah terima,
kesepakatan perubahan, kontrak
pemeliharaan aplikasi dan lain-lain

Technical
Leader
Mempelajari fungsi bisnis yang terkait
dengan modul yang akan dikerjakan.
Mendefinisikan kebutuhan yang
mendukung proses bisnis terkait.
Merancang antarmuka aplikasi dan alur
kerja aplikasi secara keseluruhan.
Aktif berkomunikasi dengan perwakilan
Hotel Cemerlang mengenai spesifikasi
aplikasi serta mendiskusikan dan
memvalidasi setiap proses yang
berlangsung dalam aplikasi.
Mengkomunikasikan perubahan-
perubahan yang terjadi baik yang
disebabkan oleh permintaan pihak Hotel
Cemerlang ataupun untuk kepentingan
kemudahan dan kepraktisan aplikasi
kepada pihak Hotel Cemerlang.
Melaksanakan dan melaporkan setiap
perubahan yang telah disepakati, beserta
dampak resiko yang mungkin terjadi
terhadap biaya dan waktu kepada board
management Review.
Mendistribusikan pekerjaan kepada pihak
programmer dan mengevaluasi dan
mengendalikan proses pembangunan
aplikasi.
Menyiapkan materi pelatihan.
Melaksanakan pelatihan.
Mendokumentasikan semua proses analisa
dan rancangan aplikasi serta menyerahkan
dokumentasi ini ke pihak administrator
proyek.

Memberikan keterangan sejelas-jelasnya
tentang proses bisnis yang berlaku di Hotel
Cemerlang beserta semua perhitungan,
peraturan dan pengecualian.
Bersama Technical Leader menganalisa
proses yang ada dan mencari solusi yang
terbaik jika memang diperlukan.
Mengevaluasi setiap hasil kerja sesuai
bidang masing-masing dan segera
mengkomunikasikan hal-hal yang dianggap
kritis untuk segera diperbaiki atau diganti.
Melakukan uji coba terhadap sistem aplikasi
yang sudah selesai terpasang, secara
bertahap, dan memeriksa setiap hasil
perhitungan yang dihasilkan oleh sistem.
Mengkomunikasikan ke Board Management
Review jika ada kebutuhan akan perubahan
yang sangat kritis dan mendesak.
Komitment terhadap semua keterangan
yang telah diberikan dan meralat semua
kesalahan informasi yang terlanjur
diberikan, dalam bentuk tertulis serta
didistribusikan ke seluruh pihak terkait.
Mengikuti pelatihan dan mengalokasikan
personil yang akan mengoperasikan sistem
agar terlibat aktif dalam sesi implementasi
dan pelatihan.

Programmer
Membangun aplikasi sesuai dengan semua
ketentuan yang telah ditetapkan oleh Team
Leader.
Mengkomunikasikan semua perubahan
yang dianggap perlu dikerjakan kepada
tim leader sebelum melaksanakan semua
perubahan tersebut.
Menyerahkan semua kode program kepada
tim leader.
Membuat program sesuai ketentuan
prosedur dan standar struktur program
yang ditetapkan tim leader.
Mendokumentasikan struktur program dan
menyerahkan hasilnya kepada Tim Leader.



Operator


Mengikuti training yang telah ditetapkan
Mengoperasikan sistem sesuai dengan
petunjuk yang telah ditetapkan.
Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi,
baik salah perhitungan atau kegagalan
sistem dalam melaksanakan satu proses.


7.2. Perencanaan dan Pengendalian proyek
Jadwal eksekusi proyek secara mendetil akan disertakan di dokumen perencanaan proyek.
Semua tahapan perencanaan dikendalikan penuh oleh Board Management Review dan
evaluasi perkembangan proyek dilakukan setiap minggu, yaitu pada hari Jumat jam 14.00
sampai selesai di Ruang Pertemuan departemen Inventory dan dihadiri oleh Team Leader,
Manajer Proyek dan pihak manajemen Hotel Cemerlang yang terkait.
Hasil pertemuan dinyatakan dalam berita acara pertemuan dan memuat :
Semua usulan, perubahan dan persetujuan terhadap hasil kerja yang ditandatangani
oleh semua peserta yang hadir
Target pekerjaan yang harus dipenuhi untuk kurun waktu pertemuan berikutnya.
Evaluasi biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berlangsung.
Dokumen berita acara ini didistribusikan ke seluruh pihak Board Management
Review.

7.3. Pelatihan
Pelatihan dibagi menjadi 2 bidang yaitu pelatihan pada tim proyek dan pelatihan end-user.
Pelatihan pada tim proyek disusun dan dilaksanakan serta menjadi tanggung jawab
sepenuhnya pihak MBWSYS yang meliputi :
1. Pemahaman proses bisnis
2. Standarisasi proses pengendalian dan pelaporan proyek
3. Komunikasi selama proyek berlangsung
4. Dokumentasi proyek
5. Standarisasi metoda dan proses pembuatan aplikasi
Pelatihan pada end-user meliputi :
1. Cara instalasi aplikasi
2. Inisialisasi data awal.
3. Troubleshooting untuk masalah praktis tentang aplikasi dan jaringan komputer.
4. Cara penggunaan aplikasi
5. Aturan dan prosedur kerja aplikasi
6. Pemeliharaan rutin data dan aplikasi.
7. Mekanisme pelaporan jika terjadi masalah pada aplikasi.

7.4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan difokuskan pada usaha untuk membangun komitmen dari seluruh
pihak yang berkepentingan terhadap aplikasi agar proyek ini dapat berjalan sesuai jadwal
dan biaya serta dapat memenuhi kebutuhan semua pihak. Sosialisasi proyek harus
dilakukan secara bertahap dan melibatkan berbagai lapisan manajemen di pihak Hotel


Cemerlang sehingga semua pihak dapat bekerjasama dengan baik. Pendekatan yang
dilakukan adalah dengan melibatkan beberapa user-leader sebagai anggota tim dalam
proses pembangunan dan implentasi aplikasi. Setiap usulan perubahan terhadap sistem
dapat disampaikan melalui user-leader untuk diteruskan ke project manager.

7.5. Prosedur Resolusi Masalah kritis
Agar tim proyek dapat tetap berfokus pada tujuan dan dapat menyelesaikan aplikasi sesuai
jadawal, maka semua masalah masalah kritis harus diselesiakan secepat dan sejelas
mungkint. Prosedur Resolusi masalah kritis adalah sebagai berikut :
1. Klarifikasi masalah.
2. Menetapkan prioritas.
3. Menugaskan personil MBWSYS untuk menyelesaikan masalah tersebut sesuai bidang
masing-masing (tergantung tim masing-masing).
4. Menganalisa masalah, mengidentifikasi alternatif dan rekomendasi solusi
5. Menyelesaikan masalah dan mendokumentasikan keputusan akhir.
6. Memguji modifikasi aplikasi akibat masalah tersebut sesuai prosedur perubahan yang
telah ditetapkan.
7. Mendapatkan persetujuan pemakai (User Acceptance) atas perubahan tersebut.
8. Mengkomunikasikan modifikasi tersebut kepada seluruh tim MBWSYS atau
menetapkan prosedur baru akibat modifikasi tersebut.

Klarifikasi Masalah
Masalah dapat timbul dalam berbagai cara, biasanya terjadi pada saat desain disodorkan ke
pihak operasional atau pada saat aplikasi sedang diujicoba. Masalah yang terjadi pada saat
ini didokumentasikan oleh Tim Leader yang kemudian diteruskan ke tim manajemen
proyek sehingga setiap anggota tim pengembangan aplikasi dapat mengetahui masalah
tersebut.
Penetapan Prioritas
Masalah yang didokumentasikan ini kemudian akan dievaluasi oleh Team Leader bersama-
sama dengan perwakilan manajemen hotel dan manajer proyek. Hasil evaluasi adalah
penentuan prioritas solusi terhadap masalah tersebut. Penetapan prioritas adalah dengan
memberikan skala prioritas terhadap masalah sesuai dengan tabel berikut , sehingga dapat
dipahami dengan cepat oleh seluruh anggota tim.

Tabel 3. Penetapan Skala Prioritas

Prioritas Deskripsi Status Masalah
1 Darurat Harus segera diselesaikan, sangat
mempengaruhi aktivitas proyek
2 Segera mempengaruhi aktivitas proyek
dalam kurun waktu 2-4 minggu.
3 Sedang mempengaruhi aktivitas proyek
dalam jangka waktu 4 8 minggu
4 Jangka panjang mempengaruhi proyek
dalam jangka waktu lebih dari 8 minggu.



Kode prioritas ini kemudian akan digunakan dalam penyederhaan pelaporan masalah dan
penetapan target waktu penyelesaian masalah. Prioritas ini akan dievaluasi dan dieskalasi
begitu tengat waktu penyelesaian sudah makin dekat sehingga masalah harus segera
diselesaikan, atau jika tidak ada ada aksi yang akan dilakukan untuk menyelesaikan
masalah tersebut.
Manajer proyek akan mencari masalah-masalah yang sekiranya perlu diteruskan ke pihak
Board Management Review untuk pengarahan atau klarifikasi. Keputusan eskalasi masalah
ini bergantung pada besarnya pengaruh masalah tersebut terhadap organisasi, atau
berimplikasi besar terhadap pengembangan aplikasi secara keseluruhan.
Penugasan Personil
Setelah menentukan prioritas, manajer proyek akan menentukan personil yang
bertanggung jawab mencari solusi masalah tersebut sesuai area kerja masing-masing, baik
pihak MBWSYS maupun pihak Hotel Cemerlang. Personil yang telah ditunjuk ini
bertanggung jawab untuk meneliti, mendiskusikan dan mencari solusi yang mungkin dari
masalah tersebut.
Penyelesaian Masalah
Jika kemudian kesimpulan dari analisa terhadap masalah tersebut bahwa aplikasi perlu
dimodifikasi, maka Tim Leader dibantu oleh perwakilan dari pihak Hotel Cemerlang akan
merancang modifikasinya, serta mendokumentasikan perubahan ini sesuai prosedur
dokumentasi yang telah ditetapkan.
Jika kesimpulan hasil analisa ini ternyata perlu dilakukan perubahan pada proses bisnis
yang sedang berjalan, maka Tim Leader akan mengkomunikasikan temuan tersebut ke
Manajer Proyek untuk disampaikan pada forum Board Management Review. Laporan ini
harus disertai juga dengan dampak dan pengaruh dari perubahan tersebut terhadap
organisasi dan terhadap biaya dan waktu penyelesaian aplikasi.
Persetujuan Pihak Pengguna.
Setelah satu modifikasi berhasil dilaksankan dan proses ujicoba sudah selesai, serta semua
hasilnya sesuai dengan kebutuhan maka tim MBWSYS akan membuat berita acara
persetujuan dari pihak pengguna (User Acceptance) dalam bentuk dokumen tertulis dan
ditandatangani semua pihak yang terkait.

7.6 Administrasi Masalah

Administrasi Masalah adalah prosedur dokumentasi semua masalah yang terjadi selama
pengembangan proyek, atau disebut sebagai Log Problem. Setiap masalah yang
mengakibatkan perubahan desain aplikasi, perubahan perhitungan atau proses eksekusi
aplikasi, perubahan struktur data, panjang data, dan sebagainya harus dicatat pada Log
Problem, sehingga Log Problem akan berperan sebagai :
Satu sumber informasi tunggal untuk semua masalah pengembangan dan
implementasi aplikasi.
Digunakan sebagai sumber untuk memonitor perkembangan penyelesaian masalah.
Sumber informasi untuk mengetahui spesifikasi apa yang diperlukan untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
Catatan bagi para programmer untuk mengetahui tugas apa yang diberikan untuk
mereka berkaitan dengan masalah tertentu.



Agar memudahkan semua pihak dalam mempelajari masalah, maka setiap masalah harus
diberi kode dan dikaitkan dengan modul yang terkait yaitu :
TPO : berkaitan dengan Tracking PO
INV : berkaitan dengan masalah inventory
CCO : berkaitan dengan masalah cost control
SUP : berkaitan dengan masalah supplier

Sistem administrasi masalah ini juga dilengkapi dengan kode status solusi terhadap satu
masalah yaitu: O- Open, T Dalam fase testing, S menunggu persetujuan pengguna, C
Selesai.

7.7. Risk Management Procedures
Tujan prosedur Manajemen Resiko adalah menyediakan informasi yang diperlukan oleh
manajer proyek dan manajemen Board untuk membangun rencana strategis mitigasi.
Resiko adalah segala sesuatu yang dapat terjadi dan mempengaruhi keberhasilan
implementasi proyek.
Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam proses manajemen resiko :
Klarifikasi Resiko.
Resiko dapat terjadi dalam berbagai tahap pengembangan. Resiko biasanya terjadi
akibat ketidaktelitian pihak pengembang dalam mengantisipasi perubahan atau
menangkap kebutuhan pihak pengguna. Semua resiko yang terjadi harus dituliskan
dalam bentuk dokumentasi yang baik dan dilaporkan ke manajer proyek.
Prioritas Resiko.
Prioritas resiko didasarkan baik pada Peluang Kejadian maupun dampak terhadap
proyek secara keseluruhan.
Peluang Kejadian
Setiap ditemukan suatu resiko, maka anggota tim harus dapat menentukan dan
menetapkan sebuah peluang kejadian terhadap satu resiko. Board Management
Review akan mengevaluasi semua resiko secara rutin dalam evaluasi mingguan
untuk mengetahui apakah peluang tersebut memang ditetapkan secara layak.
Peluang kejadian resiko dinyatakan dalam kode seperti tabel di bawah ini.
Deksripsi untuk setiap tingkatan peluang harus dapat dipahami dengan jelas oleh
seluruh anggota tim proyek.

Tabel 4. Peluang Kejadian Resiko

Peluang Definisi Persentase
High Terdapat peluang sangat tinggi bahwa resiko
tersebut dapat terjadi
Lebih dari 70 %
Medium Peluang terjadinya resiko tersebut adalah
sedang
Antara 30 % - 70 %
Low Peluang terjadinya resiko tersebut kecil Kurang dari 70 %

Manajer proyek kemudian akan memutuskan resiko mana yang harus diteruskan ke
Board Management Review untuk mendapatkan arahan atau klarifikasi.

Tingkat Dampak.


Anggota tim yang mengisikan informasi Resiko juga akan menentukan dan
menetapkan Tingkat dampak terhadap proyek secara keseluruhan, dalam skala
tinggi, sedang dan rendah seperti pada tabel berikut :

Tabel 5 . Tingkatan Dampak Resiko terhadap Proyek

Dampak terhadap Tingkatan
Jadwal Ruang Lingkup Biaya atau SDM
High Beberapa jadwal akan
bergeser selama 4 minggu
dengan penyesuaian yang
harus dilakukan pada
beberapa aktivitas penting.
Terjadi penambahan
yang signifikan pada
ruang lingkup
proyek sehingga
diperlukan
penyesuaian jadwal
atau biaya proyek.
Tingkat terhadap
dukungan atau
waktu meningkat
hingga lebih dari
20%
Medium Terjadi pergeseran jadwal
sekitar 2 minggu
Terjadi penambahan
ruang lingkup
proyek, dapat
menyebabkan
perubahan atau
penyesuaian jadwal
dan biaya
Tingkat dukungan
dan waktu
meningkat hingga
10%
Low Perubahan jadwal kurang
dari 2 minggu
Dampak minimal Penambahan tingkat
dukungan dan
waktu sekitar 5 %

Penentuan Tingkat Resiko Secara Keseluruhan
Untuk mengidentifkasi tingkat resiko secara keseluruhan, dilakukan kombinasi
antara Tingkat dampak dan peluang kejadian sehingga diperoleh tabel berikut :

Tabel 6. Tingkat Resiko Secara Keseluruhan

Tingkat Resiko = Peluang Kejadian + Tingkat dampak
Peluang Kejadian Tingkat Dampak Tingkat Resiko
High High High
High Medium High
High Low Medium
Medium High High
Medium Medium Medium
Medium Low Low
Low High Medium
Low Medium Low
Low Low Low

Berdasarkan tingkat resiko secara keseluruhan maka akan dilakukan aktivitas berikut :
Tingkat resiko tinggi : akan dibangun strategi mitigasi, yang jika telah disetujui
kemudian akan diturunkan menjadi rencana mitigasi yang siap dieksekusi.
Tingkat resiko sedang : strategi mitigasi akan disiapkan untuk dimintakan
persetujuan kepada pihak manajemen. Jika tingkat resiko berubah menjadi
tinggi maka rencana mitigasi akan segera dibuat.


Tingkat resiko rendah : hasil ini akan dievaluasi pada periode evaluasi mingguan.
Jika tingkat resiko berubah menjadi sedang maka akan dibangun strategi
mitigasi.

Tahapan selanjutnya setelah menentukan tingkat resiko adalah :

Menugaskan personil atau grup terhadap satu resiko tertentu.
Menganalisa resiko dan membangun strategi mitigasi resiko (serta rencana mitigasi
jika diperlukan).
Melakukan mitigasi resiko dan mendokumentasikan keputusan akhir.
Mendapatkan persetujuan pengguna atas hasil akhir yang diperoleh.


VIII. Jadwal Pelaksanaan Proyek
8.1. Jadwal Pengembangan.

Jadwal pengembangan aplikasi dapat dirincikan sebagai berikut :
1. Analisa desain sistem : 14 hari kerja
2. Programming : 48 hari kerja
3. Testing dan Implementasi (inisiasi data awal dan training) : 14 hari kerja
4. Dokumentasi : 14 hari kerja
Kegiatan di atas berlangsung secara paralel tidak sekuensial sehingga diharapkan pekerjaan
dapat diselesaikan seluruhnya dalam kurun waktu 60 hari kerja. Jadwal Rinci dapat dilihat
pada lampiran.

8.2. Jadwal Implementasi.
Implementasi aplikasi akan dilaksanakan dalam kurun waktu kurang-lebih 30 hari kerja
dan dilaksanakan secara bertahap. Periode implementasi direncanakan pada tanggal 20
Oktober 2005 sampai 20 Desember 2005, dan terbagi menjadi 5 fase implementasi yaitu :
Fase pertama : Implementasi aplikasi pemeliharaan data barang, data supplier dan
transaksi keluar / masuk barang, direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun
waktu 7 hari kerja.
Fase kedua : implementasi aplikasi pembuatan, verifikasi dan eksekusi PO serta
pencatatan harga supplier, direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7
hari kerja.
Fase ketiga : implementasi aplikasi transaksi pemindahan / peminjaman barang
inter departemen, perhitungan biaya produksi restoran dan transaksi restoran.
Direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja.
Fase keempat : pelatihan instalasi dan pengoperasian aplikasi . Direncanakan akan
dikerjakan dalam kurun waktu 14 hari.
Fase kelima : pemeliharaan aplikasi, akan dilaksanakan dalam kurun waktu 6 bulan
sejak fase keempat berakhir.



IX. Sumber Daya Proyek
9.1. Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Kebutuhan Sarana dan prasarana pendukung untuk pelaksanaan proyek ini adalah
sebagai berikut :
Sarana :
4 buah komputer untuk pengembangan dan 1 buah komputer untuk server dengan
spesifikasi sebagai berikut :
Spesifikasi Hardware : Pentium IV-2GHz, RAM 256 Kb, HD 40 GB, LAN-card,
monitor, keyboard dan mouse standard, dan dilengkapi dengan CD Writer.
Spesifikasi Software : Sistem operasi berbasis Windows untuk pengembangan dan
berbasis Linux untuk server
Paket Aplikasi Microsoft Visual Basic versi 6.0. Paket pendukung berupa aplikasi
basis data MySQL versi 4.0, Web Server Apache, koneksi ODBC MyODBC, dan
paket aplikasi laporan Seagate Crystal Report versi 8.
1 Printer Laser Black-White
Removeable Storage (USB Removeable Disk)
Prasarana :
Alat tulis kantor : kertas, alat tulis, tinta printer dan CD Blank
Alat pendukung : peralatan makan secukupnya, dispenser dan galon air mineral,
peralatan sholat, koneksi ke instalasi listrik, koneksi ke jaringan komputer, line
telpon internal, dan kartu akses masuk dengan periode tertentu.
Akomodasi harian : makan siang dan penyediaan air mineral.
Ruang kerja : berukuran sekitar 5 x 6 m2 dilengkapi dengan pendingin ruangan, 3
buah meja kerja standar, kursi standar, penerangan yang memadai, lantai beralas
karpet, bebas rokok, ventilasi ruangan yang memadai, dan pintu akses yang mudah
dicapai.

Sarana dan prasarana tersebut harus disediakan oleh masing-masing pihak sesuai
ketentuan berikut :

Tabel 7. Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Jenis Kebutuhan Penyedia
Komputer Server Hotel Cemerlang
Komputer Pengembangan MBWSYS
Software sistem operasi dan pendukung MBWSYS
Printer Hotel Cemerlang
USB-removable disk MBWSYS
ATK MBWSYS
Alat Pendukung Hotel Cemerlang
Akomodasi Harian MBWSYS
Ruang kerja + Perlengkapannya Hotel Cemerlang







9.2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan Alokasi Jam Kerja

Tabel 8. Kebutuhan Sumber Daya Manusia

SDM Kualifikasi Alokasi Jam
kerja/hari
Jumlah Penyedia
Project Manager S2 Administrasi bisnis atau
Sistem informasi atau S1
dengan pengalaman di
bidang proyek Sistem
informasi minimal 4 tahun.
5 jam / hari 1 org MBWSYS
Business
Analyst
S1 yang menguasai proses
bisnis masing-masing.
3 jam / hari 4 org MBWSYS 1 orang
Hotel Cemerlang
3 orang
System Analyst S1, dengan pengalaman
pembuatan program
minimal 2 tahun, mengerti
tentang software dan
hardware komputer secara
umum, memahami
infrastruktur jaringan.
5 jam /hari 4
orang
MBWSYS
Programmer S1, dengan pengalaman
pembuatan progam minimal
1 tahun.
8 jam /hari 8
orang
MBWSYS
Project
Management
Officer
D3 sederajat, memahami
seluk beluk administrasi
bisnis dan administrasi
proyek.
8 jam / hari 1 org MBWSYS

9.3. Anggaran

Anggaran pelaksanaan proyek dari awal hingga masa pemeliharaan sistem INVENCO
adalah sebagai berikut :

Tabel 9. Kebutuhan Anggaran Pelaksanaan Proyek

No Jenis Anggaran Jumlah (Rp). Penyedia
1 Studi Kelayakan Proyek 500,000.00 MBWSYS
2 Pendefinisian Kebutuhan 1,000,000.00 MBWSYS
3 Pembayaran Honor Anggota Tim MBWSYS 20,000,000.00 MBWSYS
4 Komputer pengembangan dan Printer 8,000,000.00 MBWSYS
5 Komputer Server 5,000,000.00 Hotel Cemerlang
6 Kabel jaringan dan instalasi listrik 500,000.00 Hotel Cemerlang
7 ATK 1000,000.00 MBWSYS
8 Lisensi Penggunaan Software 10,000,000.00 Hotel Cemerlang
9 Akomodasi Harian 5,000,000.00 MBWSYS






9.4. Harga Jual dan Sistem Pembayaran

Berdasarkan kesepakatan terakhir yang tertuang dalam keputusan manajemen Hotel
Cemerlang pada surat keputusan bernomor : HC/001/SKP/AC/0705 maka
disepakati bahwa Hotel Cemerlang akan membayar biaya pembelian Sistem
INVENCO kepada pihak MBWSYS sebesar : Rp.100,000,000.00 (seratus juta rupiah)
dalam 3 termin, yaitu :
Termin 1 : Rp. 20,000,000.00 pada saat penandatangan kesepakatan Proyek
Termin 2 : Rp. 50,000,000.00 pada saat status pengembangan proyek sudah
mencapai 50 %.
Termin 3 : Rp. 30,000,000.00 pada saat penandatangan keputusan penerimaan
dari pihak manajemen Hotel Cemerlang (User Acceptance).
Harga di atas tidak termasuk :
Biaya selama masa pemeliharaan (akan dibicarakan pada termin terpisah).
Biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak Hotel Cemerlang dalam penyediaan
sarana dan prasarana sesuai kesepakatan yang telah dituangkan pada tabel 9
di atas.
Harga di atas sudah termasuk :
Seluruh biaya yang harus dikeluarkan oleh MBWSYS dalam proses pelaksaan
proyek seperti yang tertuang dalam tabel 9.

9.5. Penugasan Personil

Tabel 10. Penugasan Personil

SDM Nama Penyedia
Management Review Adriansyah Rahadi (Financial Controller)
Sabili Salam (Inventory Manager)
Syahdina Faturahmi (Pastry & Resto Manager)
Hotel Cemerlang
Project Manager Muhammad Bilal Wibisono MBWSYS
Business Analyst Odi Surodi
Faturahman (Kadept. WareHouse)
M.Afif Saleh (Kadept. HouseHold)
Rendi Nugraha (Kadept. Procurement)
MBWSYS
Hotel Cemerlang
System Analyst M. Alfian Darmawan
Ghinaisna
Tasya Urnadin
M. Anaafi Asriansyah
MBWSYS
Programmer Irwan Nugraha, Dini Permatasari, Alif Rizqan,
Alfian Rifaldi, Valiant Marcelino, Gumelar,
Wilbi, Rizky Pahlevi
MBWSYS
Project Management
Officer
Adelina MBWSYS


9.6. Pihak Pemasok (Vendor)

Perusahaan yang akan memasok kebutuhan untuk proyek ini akan ditentukan oleh masing-
masing pihak yang berkewajiban menyediakan sarana dan prasarana kebutuhan tersebut.


X.Referensi
1. Term Of Requirement, Inventory System, Hotel Cemerlang MBWSYS , 2005
2. Feasibility Study Inventory System Hotel Cemerlang, MBWSYS, 2005
3. NWCG Project Charter Guidelines , National Wildfire Coordinating Group
(supercedes Version 1.3, July 2002)
4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) 2000
Edition. Project Management Institute, Inc., Newtown Square, Pennsylvania, 2000.
Frank V. Payne, PMP, Contributing Editor.
5. e-Project Manager Today!, Vol 2, Issue 6. Wainscott Finch Associates, 2001.
6. Connect-ND, Maximus People, Nort Dakota Project Charter with PeopleSoft, 2004


X. Lampiran
a. Jadwal Proyek (gantt chart)