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A COMUNICAO NA EMPRESA: VANTAGENS GERADAS PELA UTILIZAO DO CORREIO ELETRNICO Andr Grtzmann RESUMO A massa de informaes a ser processada pelas organizaes aumentou rapidamente, trazendo a necessidade de aprimorar a comunicao. Este artigo procura verificar aspectos do intercmbio de informaes dentro da organizao, levantando alguns problemas existentes. Com esta idia, busca-se analisar as mudanas e os benefcios trazidos pela implantao e uso do correio eletrnico entre os membros da empresa. PALAVRAS-CHAVE Comunicao, correio eletrnico, e-mail ABSTRACT The amount of information that needs to be processed by enterprises has rapidly increased, bringing the need of getting a better communication. This paper intends to verify characteristics of information interchange inside the enterprise, bringing up some existent problems. With this thought, the search stands for an analysis of changes and benefits introduced by the adoption and utilization of eletronic mail among the corporation members. KEWORDS Communication, eletronic mail, e-mail INTRODUO A quantidade de informaes necessrias para o trabalho nas organizaes cada vez maior. Com os avanos tecnolgicos, tornou-se mais fcil coletar dados e armazen-los. Considerando que o volume de dados cresce rapidamente, necessrio encontrar meios de process-los eficientemente para sua transformao em informaes que possam ser utilizadas. Basicamente, este processamento realizado por meio do compartilhamento e discusso das informaes entre os membros da empresa, ou seja, pela comunicao. Estas interaes iro fornecer o suporte necessrio para o desempenho das atividades individuais. O acmulo de informaes causa dificuldades para uma s pessoa gerar e processar tudo de que necessita. Assim, fica evidente a necessidade de incentivar uma melhor comunicao. Diante desta urgncia, os meios de comunicao tm se desenvolvido rapidamente e de maneira ampla, alcanando os mais variados setores. A principal contribuio vem das novas tecnologias que permitem a difuso de informaes de maneira rpida, segura e em larga escala, a chamada comunicao eletrnica. Uma importante caracterstica a ser notada a utilizao cada vez maior de informaes presentes somente no formato digital, ou seja, representado e armazenado dentro de sistemas
* Mestrando do Curso de Ps-Graduao em Administrao da UFSC.
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computacionais. Isto ocorre por causa da implantao macia de computadores nos locais de trabalho para auxlio nas atividades administrativas. armazenamento digital a forma primria para a comunicao eletrnica e tem se alastrado devido presena dos computadores na sociedade nas organizaes. Comunicao eletrnica a troca de mensagens atravs de um sistema especfico, denominado correio-eletrnico ou e-mail. parque tecnolgico instalado nas empresas permitiu o avano da comunicao, aumentando as possibilidades do groupware. Segundo Hills (1997, p. 43), "groupware uma ferramenta que ajuda as pessoas a trabalhar juntas com mais facilidade ou eficincia, permitindo que se comuniquem, coordenem e colaborem." Toda esta facilidade e, principalmente, necessidade fez com que os indivduos aumentassem o compartilhamento de informaes. A manipulao crescente e contnua de dados por intermdio de softwares integrados nas rotinas de trabalho, fez com que a comunicao entre as pessoas fosse modificada. Quando o conjunto de documentos necessrios j se encontra presente na forma digital, o trabalho torna-se mais gil e produtivo. Isto se deve a imediata possibilidade de alimentao dos sistemas e processamento, dando origem a novas informaes e continuidade dos trabalhos. A agilidade na transmisso e um eficiente armazenamento tambm so fatores de sucesso na comunicao dentro da organizao. Por isto, existe uma urgncia da informao estar no formato digital para ser mais facilmente compartilhada. Toda esta busca por rapidez est baseada na concorrncia acirrada, com o fluxo de informaes entre os parceiros nos negcios sendo de extrema importncia. Somado a isto, est a evoluo da tecnologia de informao presente em todos os sistemas utilizados pelas empresas. ALGUNS ASPECTOS DA COMUNICAO NA EMPRESA A comunicao dentro das organizaes, durante grande parte do tempo, foi encarada como o ato de trocar informaes. No entanto, esta assertiva no prov suporte necessrio para as organizaes que procuram a preservao e criao de conhecimento. O objetivo do processamento das informaes deve ser a gerao de novas idias e, tambm, a existncia de uma memria das ocorrncias. Tambm preciso identificar como ocorrem os intercmbios de informaes dentro da organizao. Eaton e Smithers (1984) consideram trs formas de diferentes: comunicao pessoal, de pessoa para pessoa; comunicao teledifundida, de um para muitos; prestao de contas, de atividade para registro. Segundo Nonaka e Takeuchi (1997), a interao entre o conhecimento tcito e explcito realizada pelo indivduo, mas deve ser compartilhado para que se difunda em espiral pela organizao. Para que este compartilhamento ocorra, os modos de interao primrios so a socializao e a externalizao. Isto ir depender da eficincia do processo de comunicao. papel desempenhado pela troca de informaes entre os associados na criao do conhecimento torna-se evidente. A inexistncia de comunicao inviabiliza este fato, exaltando a busca de solues para estes problemas de dilogo. A riqueza de possibilidades e mdias nestas trocas de informaes tende a aumentar e facilitar o entendimento por mais pessoas, elevando o alcance da comunicao. A comunicao eficiente nos limites da corporao e at mesmo fora dela, com clientes e parceiros, facilita as rotinas administrativas. O ambiente propcio para a comutao e
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reconhecimento acerca dos fatos ser facilitado em todos os segmentos. A meno do ambiente externo ao da companhia exibe um mar de possibilidades. O grande ponto da questo est em ajustar os diversos sistemas em congruncia. A utilizao dos sistemas de intercmbio eletrnico de dados (EDI) resolve grande parcela da dificuldade. Tapscott e Caston (1995) enunciam que a tecnologia EDI viabiliza a formao de relacionamentos novos e mais prximos entre as empresas. Estas novas maneiras de relacionamento eletrnico fazem uso dos documentos na forma digital, por meio da comunicao eletrnica. Isto habilita sobremaneira o correio eletrnico como ferramenta de intercmbio de informaes dentro das organizaes. OS PROBLEMAS DE COMUNICAO EXISTENTES A necessidade da comunicao est evidenciada no mundo corporativo. Porm, mais do que o simples intercmbio de informaes, busca-se a comunicao com eficincia, agilizando o processo decisrio. Desta forma, torna-se necessrio analisar os empecilhos a este processo para sua posterior eliminao. O acmulo e sobrecarga de informaes presentes no dia-a-dia tornam necessria a evoluo na forma de intercmbio destas. Complementando, Fonseca e Pereira (1997, p. 232) afirmam que "o mundo atual experimenta um crescimento intenso dos sistemas de comunicao, visando dar rapidez ao processo." No entanto, as limitaes na comunicao no se encontram apenas no tempo disponvel. Outro grande fator bloqueador do processo a distncia, ou seja, o espao entre os participantes. A necessidade de troca de documentos em papel entre as pessoas um problema. Tapscott e Caston (1995, p. 123) dizem que "a movimentao de documentos fsicos dispendiosa, desajeitada e demorada", por exemplo, entre filiais de uma empresa em pontos opostos do continente. Os documentos impressos, na forma de memorandos, ofcios e comunicados, acabaro por gerar outro problema: o de seu armazenamento. O papel, por sua natureza, tende a deteriorar-se quando manuseado em excesso e colocado em ambientes prejudiciais. Isto cria a necessidade de cuidados especiais no arquivamento, tanto para preservao quanto para localizao. Os problemas de comunicao no param na fragilidade do papel. A utilizao de diferentes sistemas dentro da empresa aponta outra deficincia: a disperso das informaes. Como salientam Tapscott e Caston (1995, p. 29), "os sistemas de processamento de dados, processadores de texto, telex, telefone, fotocopiadoras e microfilmadoras tratam dados, de textos, voz e imagem, todos em formatos e padres diferentes. Este fato torna o intercmbio uma tarefa digna de um quebra-cabeas." Outro obstculo no fluxo de informaes corporativo est nas barreiras estruturais e organizacionais. Como afirma Bartolom (1999), hierarquias rgidas, mltiplos estratos hierrquicos, especializao, departamentalizao e outras formas de diferenciao organizacional acabam por dificulta o processo. Os problemas que surgem da so: retardo do fluxo, distoro das informaes no meio do caminho, isolamento e impedimento da comunicao. A seguir, so enunciados algumas das facilidades que o correio eletrnico pode trazer, na busca pela soluo dos problemas j citados.

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OS BENEFCIOS TRAZIDOS PELO CORREIO ELETRNICO Aqui, busca-se salientar os benefcios promovidos pela implantao e utilizao de um sistema de correio eletrnico no ambiente empresarial. O e-mail modifica a percepo do tempo; segundo Kiesler (1999, p.197),
"o correio por computador enviado segundo a convenincia do emissor e lido de acodo com a convenincia do receptor. As frustraes decorrentes dos horrios dos telefonemas e das conversas frente a frente desaparecem. Os supervisores podem enviar mensagens a milhares de pessoas com tanta facilidade quanto para uma s e, automaticamente, em segundos, todos os receptores especificados tm as suas cpias."

Ento, pode ser usado na comunicao de pessoa para pessoa, de uma pessoa para vrias pessoas, com facilidade de armazenamento. Alm da facilidade em relao ao tempo, a comunicao eletrnica tambm elimina as dificuldades relacionadas ao espao. Keen (1996, p. 143) aponta que "o correio eletrnico garante a entrega das mensagens ao usurio independentemente de hora e lugar; elimina a necessidade de uma srie de chamadas telefnicas; permite que se mandem recados a um colega de trabalho quando uma interrupo telefnica seria incoveniente; permite que se mantenha contato discreto e formal com uma rede de contatos." Assim, adversidades como tempo, espao, acmulo de informaes e inconvenincia so contornadas. De acordo com isso, Kiesler (1999) enfatiza que compreensvel que o correio eletrnico seja atraente para as empresas. As facilidades oferecidas por um sistema de e-mail so muitas. Uma das principais manter a informao no formato digital. Aliado a isso, Hills (1997) complementa que hoje possvel utilizar em conjunto com o texto comum, mensagens de voz, vdeo e apresentaes. Usando estes recursos, o poder do sistema amplificado e novas possibilidades aparecem no contato entre emissor e receptor. Outra vantagem est em contornar as barreiras organizacionais, reduzindo a dificuldade de comunicao entre os membros de uma equipe e, at mesmo, entre equipes distintas. Kiesler (1999, p. 200) concorda: "a comunicao eletrnica entre grupos permite aos supervisores montarem grupos de projeto em torno de um tpico, independente de outros trabalhos que estiverem fazendo." A busca pela agilidade nas empresas vai em direo ao tempo real, ao instantneo. As singularidades do correio por computador vm ao encontro destas necessidades e superam expectativas, modificando as noes de tempo, espao e, at mesmo, de hierarquia. A possibilidade de envio e recebimento imediato, sem discriminao de contedo e, principalmente, posio na estrutura, so novidades a serem absorvidas pela organizao. E esta absoro auxilia no processo de aprimoramento da forma de comunicao, na procura pela eficincia e agilidade. CONSIDERAES FINAIS O ambiente empresarial est s voltas com uma crescente massa de informaes provinda das mais variadas fontes: fornecedores, clientes, membros da organizao. O grande desafio consiste em compartilhar e processar estas informaes da maneira mais acertada possvel, visando agilizar e colocar eficincia nos processos. A crescente utilizao dos recursos de computao nas organizaes vem ao encontro destas necessidades. Agora, a grande maioria das pessoas envolvidas nas tarefas administrativas dispe de
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ferramentas que facilitam o trabalho. A tarefa principal o uso das ferramentas disponveis para melhorar e agilizar a comunicao. O simples fato de saber da existncia dos recursos no basta; necessrio disponibiliz-los em larga escala. Em conjunto, est a necessidade de treinamento das pessoas nas ferramentas viabilizadas, tambm resta a conscientizao de todos para a utilizao da tecnologia, quando disponvel. O correio eletrnico evoluiu para dar o suporte requerido pela urgncia de uma melhor comunicao, modificando conceitos de tempo, espao. Tambm imprimiu maior velocidade no processo e ampliou a gama de possibilidades, permitindo transmisso de voz, imagem e vdeo no mesmo espao. Segundo Mcgee e Prusak (1994, p. 125), "numa economia de informao, a concorrncia entre as organizaes baseia-se em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informao de forma eficaz." E o sistema de e-mail encontra-se na posio de enriquecer as formas de comunicao, aumentando a capacidade no tratamento das informaes. Ainda, os processos de transferncia do conhecimento, socializao e externalizao, considerados primordiais, so habilitados pelo correio eletrnico. As caractersticas de rapidez e alcance de uma ou vrias pessoas, que certamente facilitam estes processos, no devem ser esquecidas. A socializao possvel porque um sistema de e-mail permite facilmente a difuso de informao com imagens e vdeos, ilustrando um conhecimento tcito, que ser o fruto do compartilhamento entre pessoas da mesma equipe, outra caracterstica presente no correio eletrnico. Isto interessante, na medida em que uma demonstrao no necessite ser realizada muitas vezes, pois est armazenada no correio de cada receptor. A externalizao pode ser habilitada, pois o conhecimento tcito pode ser articulado e explicitado na forma de texto. Este texto facilmente difundido entre as pessoas da companhia que, obviamente, podem trocar percepes a respeito do entendido. As perspectivas apontam para a utilizao cada vez maior dos sistemas de correio eletrnico e, por isso, novas possibilidades de aplicao devem ser exploradas. O que se pode assumir que esta ferramenta pode auxiliar na maneira como a comunicao realizada na empresa, gerando grandes melhorias no processo. Este o grande benefcio trazido pelo correio eletrnico.

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