Anda di halaman 1dari 30

SOP ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

SOP kesekretariatan adalah berkenaan dengan administrasi yang mencakup: 1. SOP Kesekretariatan 2. SOP Aset dan Kelembagaan I.1.1 KETENTUAN UMUM Kesekretariatan BEM KM !A terdiri dari : urusan internal" urusan eksternal" n#tulen" arsip. !rusan internal adalah urusan surat$ menyurat yang menyangkut lingkungan di dalam BEM KM !A. !rusan eksternal adalah urusan surat$menyurat yang menyangkut lingkungan di luar BEM KM !A. %#tulen adalah agenda kegiatan yang telah dilaksanakan #leh BEM KM !A. Arsip adalah salinan surat$surat dan pr#p#sal kegiatan BEM KM !A 1. Administrasi Surat Menyurat a. Seluruh kegiatan surat menyurat BEM KM !A diba&ah k##rdinasi dan tanggung 'a&ab sekretaris. b. Surat yang masuk dari per#rangan(lembaga yang ditu'ukan kepada BEM KM !A harus dilap#rkan kepada sekretaris BEM KM !A. c. Surat yang keluar dari BEM KM !A dibuat #leh masing$masing departemen(kepanitiaan terkait" dengan sepengetahuan sekretaris BEM KM !A" dan terda)tar secara rapi di buku surat keluar BEM KM !A. d. Surat dianggap sah bila terdapat k#p surat BEM KM !A" tanda tangan ketua BEM KM !A serta stempel BEM KM !A. e. Surat yang keluar harus mengikuti aturan pen#m#ran surat keluar di buku surat keluar BEM KM !A.

). Segala bentuk pr#p#sal dan surat$surat kegiatan" dia'ukan minimal * minggu sebelum kegiatan dilaksanakan +kecuali untuk kegiatan insidental seperti pendelegasian,. -al ini dilakukan agar peri.inan tidak terburu$buru(mendesak %B: A/!0 PEM0OSESA% S!0A1 MAS!K
Surat Departeman (surat jawaban fakultas) Masing-masing Sekretaris Departemen

Kemahasiswaa n

Surat BEM !M"S Kesekretaria tan

Kesekretaria tan Konfirmasi

Konfirmasi

I.1. Jenis-Jenis Surat 2alam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat yang berbeda$beda. 3enis surat ini antara lain: a. Surat Keputusan +SK, 1. 2ikeluarkan #leh Ketua BEM tentang kebi'akan BEM KM !A sebagai keputusan KM !A dalam melaksanakan tugas"

&e&enang" dan tanggung 'a&abnya 2. Penandatanganan surat keputusan dilakukan #leh Ketua dan Sekretaris !mum BEM b. Surat Mandat 1. 2ikeluarkan #leh Ketua BEM mereka yang diberi mandat 2. Penandatanganan Surat Mandat dilakukan #leh Ketua dan Sekretaris !mum BEM KM !A. c. Surat /ain$/ain KM !A untuk memberi tugas KM !A kepada &e&enang dan tanggung'a&ab dari BEM KM !A. Apabila Ketua berhalangan maka dapat di&akilkan kepada 4akil Ketua BEM.

1# Seluruh departemen(kepanitiaan yang ingin membuat surat keluar" harus mengikuti standar K#p surat. 2# Standard penulisan" baik itu ukuran kertas" )#nt" spasi" dan margin adalah sebagai berikut : Batas ba&ah *.56 batas kiri : *6 batas kanan 2.5 1imes %e& 0#man 12 Spasi 1 !kuran kertas 7

$# Pen#m#ran surat harus mencakup lima bagian" yaitu : n#m#r surat" k#de tu'uan surat" nama lembaga yang mengeluarkan surat" bulan surat dikeluarkan" tahun dikeluarkan surat. Masing$ masing bagian dipisahkan #leh garis miring. %#m#r surat terdiri dari * digit. %#m#r surat keluar dipegang #leh sekretaris 8 BEM +'ika meminta n#m#r surat le&at sms maka harus 'uga dicantumkan perihal surat" lembaga(departemen(bir# yang mengeluarkan" nama kegiatan" serta nama p',. %#m#r surat untuk kegiatan departemen(bir# dikeluarkan #leh sekretaris 8 BEM melalui sekretaris departemen" sehingga sekretaris kegiatan harus berk##rdinasi dengan sekretaris departemen untuk pen#m#ran surat. %#m#r surat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen diberikan #leh sekretaris 8 BEM melalui sekretaris kegiatan secara langsung. K#de tu'uan surat ditulis sebagai berikut : A " apabila surat ditu'ukan kepada pihak di luar !ni9ersitas Airlangga " apabila surat ditu'ukan kepada pihak eksternal akultas Kesehatan Masyarakat tapi masih dalam lingkup !ni9ersitas Airlangga

!" apabila surat ditu'ukan kepada pihak internal akultas Kesehatan Masyarakat D" !ntuk surat keputusan yang dikeluarkan BEM akultas Kesehatan Masyarakat Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka r#ma&i. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap

!#nt#$ n#m#r surat % 001/A/BEM-FKM/UA/II/2012 I.&. Kearsi'an 1. Penyimpanan meliputi n#tulen" surat keluar" surat masuk" pr#p#sal kegiatan" bentuk publikasi " lap#ran kegiatan" dan d#kumentasi lain yang dianggap penting 2. %#tulen rapat BP- dicatat di dalam buku rapat BP- dan n#tulen rapat tiap departemen dicatat di buku rapat departemen yang telah disediakan #leh Sekretaris Kabinet. *. Pada setiap akhir kegiatan" sekretaris departemen menyusun /P3 dari seluruh kegiatan departemen dalam bentuk s#)tc#py untuk diarsip #leh bir# kesekretariatan. #rmat : %ama Pr#gram Pelaksanaan -ari( 1anggal 1empat 4aktu Penanggung 3a&ab -ambatan dan S#lusi /ap#ran 2ana Saran untuk Kepengurusan Berikutnya

&.1 Administrasi dan Ketentuan Serti(i)at Seluruh kegiatan pengeluaran dan pembuatan serti)ikat kegiatan BEM KM !A harus sepengetahuan sekretaris umum dan atau sekretaris 8 BEM KM !A dan dicatat dalam buku khusus serti)ikat BEM KM !A. Serti)ikat yang masuk ( didapat dari per#rangan(lembaga yang ditu'ukan kepada BEM KM !A harus dilap#rkan kepada sekretaris BEM KM !A dan diarsipkan. Serti)ikat dianggap sah bila terdapat )#' ,)etua stem'e EM *KM UA. KM" EM *KM UA" tanda tan+an EM *KM UA" )etua 'anitia )e+iatan" dan 'i$a) (a)u-tas. dan

:ang &a'ib dicantumkan dalam serti)ikat meliputi l#g# !A" BEM

kegiatan + 'ika ada ," nama kegiatan" n#m#r surat" nama" %8M" status dalam kepanitiaan" tanggal kegiatan" SKP" 112+ ketua panitia" ketua BEM" 4A2EK 8, Serti)ikat yang dikeluarkan harus mengikuti aturan pen#m#ran serti)ikat keluar sesuai arsip n#m#r serti)ikat yang dipegang #leh sekretaris 8 BEM KM !A. Setiap departemen yang mengeluarkan serti)ikat &a'ib menyerahkan s#(t /#'y serti(i)at )e'ada se)retaris I untu) arsi' ma)sima- 0 $ari sete-a$ )e+iatan di-a)sana)an. &.1.1 Jenis-Jenis Serti(i)at EM *KM UA

3enis serti)ikat ini antara lain: a. Serti)ikat kegiatan Serti)ikat kegiatan dikeluarkan #leh departemen yang bersangkutan yang dapat berupa serti)ikat kepanitiaan kegiatan" serti)ikat pembicara atau pemateri" serti)ikat peserta seminar atau training" serti)ikat #spek )akultas

&

dan 'urusan +B1OP- ( O/1," dan serti)ikat lain yang berkaitan dengan kegiatan )akultas dan BEM KM !A. b. Serti)ikat keangg#taan Serti)ikat keangg#taan dikeluarkan #leh BEM KM !A untuk seluruh pengurus dan atau angg#ta club yang ada di KM !A sesuai kebi'akan internal club tersebut. &.1.& Ketentuan Serti(i)at Pen#m#ran serti)ikat harus mencakup lima bagian" yaitu : n#m#r serti)ikat" k#de tu'uan serti)ikat" nama lembaga yang mengeluarkan serti)ikat" bulan serti)ikat dikeluarkan" tahun serti)ikat dikeluarkan. Masing$masing bagian dipisahkan #leh garis miring. %#m#r serti)ikat terdiri dari * digit. %#m#r serti)ikat keluar dipegang #leh sekretaris 8 BEM +'ika meminta n#m#r serti)ikat le&at sms maka harus 'uga dicantumkan perihal serti)ikat" lembaga(departemen(bir# nama kegiatan" serta nama pengirim,. %#m#r serti)ikat untuk kegiatan departemen(bir# dan keangg#taan dikeluarkan #leh sekretaris 8 BEM melalui sekretaris departemen" sehingga sekretaris kegiatan atau sekretaris club harus berk##rdinasi dengan sekretaris departemen untuk pen#m#ran serti)ikat. %#m#r serti)ikat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen diberikan #leh sekretaris langsung. K#de tu'uan serti)ikat ditulis sebagai berikut : 8 BEM melalui sekretaris kegiatan secara yang mengeluarkan"

;E; " untuk serti)ikat kegiatan sesuai dengan p#in a untuk 'enis serti)ikat.

'

; ; " untuk serti)ikat keangg#taan sesuai dengan p#in b untuk 'enis serti)ikat. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka r#ma&i. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap. Ketentuan khusus untuk serti)ikat keangg#taan dianggap sah bila : Kegiatan BEM KM !A Serti)ikat sah bila terdapat tanda tangan pihak )akultas KM !A" ketua BEM" ketua panitia dan stempel BEM KM !A Kepengurusan dan keangg#taan club KM !A Serti)ikat sah bila terdapat pihak )akultas KM !A tanda tangan ketua BEM KM !A" ketua <lub" dan stempel BEM. 1anda tangan ketua tidak berlaku untuk serti)ikat yang

ditu'ukan untuk ketua itu sendiri. 1idak ada ketentuan yang mengikat untuk design dan &arna serti)ikat" setiap departemen atau club bebas membuat design dan &arna serti)ikat sesuai kreati)itas masing$masing.

!#nt#$ n#m#r serti(i)at %


001/E/BEM-FKM/UA /II/2012

I.I.& A1UR PERI2INAN I.1.&.1 A1UR PERI2INAN Pr#ses peri.inan harus dilampiri pr#p#sal proposal+surat izin keg, dana, alat, tempat masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua BEM

jika tidak sesuai SOP maka harus direvisi, jika memenuhi SOP, maka Ketua BEM menandatangani

(iajukan kepada dosen pembimbing untuk mendapat a

proposal masuk ke kepala sub bagian kemahasis&aan untuk mendapat persetujuan/a *

proposal masuk ke bagian akademik untuk mendapat persetujuan/a !kademik

dari Kabag

masuk ke 'akil (ekan ) untuk mendapat persetujuan

proposal dan surat di"otokopi sesuai kebutuhan # lihat di ketentuan surat dan proposal di halaman berikutnya $ masuk ke resepsionis #di bagian lobb% "akultas$ untuk persetujuan kegiatan dan surat akan diproses sesuai dengan prosedur Kon"irmasi keberlanjutan proses birokrasi proposal dapat menghubungi bagian kemahasis&aan
)

I.1.&.&.

A1UR

PROPOSA1

DAN

PERI2INAN

DEPT.

3IMA

D4

3IPERKES DAN KESE1AMATAN KERJA (epartemen/kepanitiaan membuat proposal kegiatan dan dikonsulkan pada dosen pembimbing

proposal+surat izin keg, dana, alat, tempat masuk ke sekretaris untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua +)M!

jika tidak sesuai SOP maka harus direvisi, jika memenuhi SOP, maka sekretaris, Ketua +)M! dan Ketua BEM menandatangani

(iserahkan kepada Ketua Prodi +iperkes , KK untuk mendapat a

proposal masuk ke kepala sub bagian kemahasis&aan untuk mendapat persetujuan/a *

proposal masuk ke bagian akademik untuk mendapat persetujuan/a !kademik

dari Kabag

masuk ke 'akil (ekan ) untuk mendapat persetujuan

proposal dan surat di"otokopi sesuai kebutuhan # lihat di ketentuan surat dan proposal di halaman berikutnya $

masuk ke resepsionis #di bagian lobb% "akultas$ untuk persetujuan kegiatan dan surat akan diproses sesuai dengan prosedur
*

Kon"irmasi keberlanjutan proses birokrasi proposal dapat menghubungi bagian kemahasis&aan

% Ketentuan Pen++andaan Pr#'#sa- ,disesuai)an den+an )e5utu$an. 1. Perm#$#nan I6in ,7ade) I. &. Re)t#rat , me-a-ui Kema$asis8aan. 4. Perm#$#nan Dana *a)u-tas ,7ade) II . 9. Perm#$#nan Dana Pa+uyu5an Oran+ Tua Ma$asis8a ,Ketua Pa+uyu5an .. 5. Perm#$#nan Pemin:aman ,7ade) II . tan'a 'r#'#sa;. EM ,Se)retaris &.

I.1.&.4. KE1ANJUTAN A1UR SURAT PEMINJAMAN TEMPAT DAN PERA1ATAN

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutn%a surat turun ke bag* Sarana dan Prasarana

Surat di"otokopi seban%ak - kali # . untuk bagian sarana dan prasaran,BEM$

1+

/oto kopi surat diberikan pada pihak %ang terkait

I.1.&.9. A1UR SURAT UNDAN<AN KE<IATAN Surat undan+an )e+iatan ditu:u)an 'ada 'i$a) Pim'inan *KM ,De)an" 7a)i- De)anI" 7a)i- De)an II" 7a)i- De)an III.

Surat %ang telah ditandatangani Ketua BEM di"otokopi untuk arsip BEM *

Surat undangan masuk ke resepsionis, dan selanjutn%a akan diproses sesuai prosedur

88.1 KE1E%1!A% A/!0 PE01A%==!%=3A4ABA% II.1.1 A1UR PERTAN<<UN<JA7A AN Setelah kegiatan terlaksana, departemen/kepanitiaan membuat 0P1 kegiatan dan dikonsultasikan pada dosen pembimbing 0P1 dan surat pengantar 0P1 masuk ke sekretaris departemen*

1ika tidak sesuai SOP maka harus revisi,jika memenuhi SOP,maka 0P1 ditandatangani oleh sekretaris departemen, ketua departemen dan ketua BEM 0P1 masuk ke Kasubbag Kemahasis&aan kemudian Kabag !kademik untuk memendapat persetujuan / a Masuk ke 'akil (ekan ) untuk mendapat persetujuan

/otokopi sesuai dengan keperluan, 0P1 %ang ditujukan untuk pihak "akultas diberikan melalui resepsionis*

11

/otokopi 0P1 segera diberikan pada pihak2pihak %ang bersangkutan sabagai arsip

II.1.&.

A1UR

PERTAN<<UN<JA7A AN

KE<IATAN

3IMA

D4

3IPERKES DAN KK Setelah kegiatan terlaksana, departemen/kepanitiaan membuat 0P1 kegiatan dan dikonsultasikan pada dosen pembimbing 0P1 dan surat pengantar 0P1 masuk ke sekretaris untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua +)M! 1ika tidak sesuai SOP maka harus revisi,jika memenuhi SOP,maka 0P1 ditandatangani oleh sekretaris departemen, ketua +)M! dan ketua BEM

(iserahkan ke Ketua Prodi +iperkes dan KK untuk ditanda tangani

0P1 masuk keKasubbag Kemahasis&aan kemudian Kabag !kademik untuk mendapat persetujuan/ a

Masuk ke 'akil (ekan ) untuk mendapat persetujuan

0P1,"otokopi 0P1,surat pengantar 0P1 masuk ke resepsionis untuk diproses sesuai dengan prosedur

12

N % /P3 diserahkan kepada kesekretariatan BEM maksimal 17 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan. 3ika terlambat dari itu maka 4A38B membuat surat pernyataan keterlambatan yang dibuat #leh sekretaris departemen dan atau sekretaris kepanitiaan dan ditandatangani #leh sekretaris umum dan ketua(&aket BEM dengan sepengetahuan kadept dan 4A38B membayar denda keterlambatan sebesar 0p 15.>>>"$ per /P3.+!ang denda berasal dari sisa dana kegiatan" dana tersebut akan masuk ke kas BEM,

=.1.4.9 Pr#'#sa2alam pr#p#sal tida) 'er-u menggunakan k#p standar BEM KM. Standart ukuran kertas" )#nt" spasi dan margin +satuan <m,

Kertas ? A76 1imes %e& 0#man ? 126 spasi 1"5: batas atas ? *6 batas ba&ah ? *6 batas kiri ? *6 batas kanan ? *. <#9er

2alam c#9er harus terdapat l#g# BEM KM" l#g# !A" serta l#g# kegiatan +bila ada,. Mencantumkan c#ntact pers#n penanggung'a&ab kegiatan tersebut #rmat

2alam setiap pr#p#sal minimal harus terdapat hal$hal diba&ah ini : Pr#p#sal terdiri atas :

1$

1. /atar Belakang /atar belakang adalah hal$hal atau alasan$alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya suatu acara

&. Tu:uan Berisi tentang perumusan hal$hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut 4. Me)anisme dan Ran/an+an Berisi tentang rincian" tahapan" dan langkah$langkah suatu akti9itas yang mencakup beberapa sub$akti9itas yang akan dilaksanakan. Pada setiap langkah sub akti9itas harus di'elaskan maksud dan tu'uannya secara ringkas dan 'elas dalam bentuk narasi. 9. Sasaran !raikan sasaran kegiatan dan 'umlah 'ika memungkinkan. >. Sum5er daya yan+ di5utu$)an

Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu akti9itas tersebut" dibuat dalam bentuk tabel seperti di atas. Adapun sumber pendanaan dapat berasal dari dana akultas dan atau paguyuban serta sumber dana lain seperti sp#nsh#rship.

1%

Estimasi Bia%a Sub Kegiatan a* b Kesekretariatan * d* #total sub kegiatan$ a* id ard b* banner Pubdekdok * d* Spesi"ikasi 4nit 4nit 5ost #3p$ 1umlah #3p$

Sumber Pendanaan #3p$

Konsumsi

6O6!0

;. Jad8a- Pe-a)sanaan Berisi 'ad&al tahapan pelaksanan peker'aan sesuai dengan yang telah diuraikan dalam Mekanisme dan 0ancangan" serta dibuat seperti tabel di ba&ah ini.

Sub akti9itas

4aktu

1&

@Sub akti9itas aA @Sub akti9itas bA @Sub akti9itas cA

1>

1 1

12

0. Indi)at#r Ke5er$asi-an 8ndikat#r keberhasilan +outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur terhadap pencapaian tu'uan kegiatan tersebut. 8ndikat#r ini berisi tentang indikat#r utama maupun indikat#r tambahan yang spesi)ik" target langsung pada a&al" pertengahan maupun akhir pr#gram" met#de pengukuran untuk setiap indicat#r kiner'a yang ditetapkan" serta pen'elasan tentang suatu capaiannya. 8ndikat#r 1arget <ara Pengukuran

?. Penan++un+:a8a5 Berisi nama yang men'adi penanggung'a&ab kegiatan tersebut. @. Susunan Ke'anitiaan ,Ter-am'ir. Berisi susunan nama #rang$#rang yang beker'a untuk mengel#la acara tersebut. Susunan Kepanitiaan 1erdiri dari : Pelindung :

1'

Penasehat 2#sen Pembimbing Penanggung 3a&ab Ketua Panitia 4akil +'ika perlu, Sekretaris Bendahara Sie.Acara Sie.K#nsumsi Sie.Peralatan F Perlengkapan Sie.2ek#rasi F 2#kumentasi Sie.-umas F Publikasi

: : : : : : : : : : : :

1A. Susunan A/ara ,Ter-am'ir.

11. 1em5ar Pen+esa$an !ntuk kegiatan E)stern +melibatkan ker'asama dengan pihak luar kampus KM, maupun Intern +tidak melibatkan ker'asama dengan pihak luar kampus,. /embar pengesahannya berisi : !ntuk 'enis kegiatan yang merupakan pr#gram ker'a murni milik tiap departemen serta skala kegiatannya tidak mencakup seluruh pengurus BEM KM. Ketua 2epartemen BEM KM !A Sekretaris 2epartemen BEM KM !A

1(

%ama lengkap %8M %8M Mengetahui" a.n. 2ekan 4akil 2ekan KM !A

%ama lengkap

Ketua BEM KM !A

Stempel ,KM

%ama lengkap %8P

%ama lengkap %8M

% TOP3 . ditandatan+ani EM" dan 7ade)1 EM dan atau

Untu) )e+iatan de'artemen )e/ua-i ,Os'e) dan Untu) )e+iatan se)retaris

#-e$ se)retaris de'artemen" )etua de'artemen" )etua EM" )etua EM" dan 7ade) 1

EM ditandatan+ani #-e$ se)retaris umum

=.1.4.;. 1a'#ran Pertan++un+Ja8a5an Pada saat penyerahan /P3 harus didampingi dengan surat pengantar /P3. 2alam /P3 tidak perlu menggunakan k#p standar BEM KM.

1)

Standar ukuran kertas" )#nt" spasi dan margin Kertas ? A76 1imes %e& 0#man ? 126 spasi 1"5: satuan cm : batas atas ? *6 batas ba&ah ? *6 batas kiri ? *6 batas kanan ? *.

<#9er 2alam c#9er harus terdapat l#g# BEM +'ika ada, KM" l#g# !A" l#g# kegiatan

Mencantumkan c#ntact pers#n panitia kegiatan +ketua panitia dan sekretaris kegiatan,. Mencantumkan n#m#r surat balasan i.in kegiatan serta tanggal surat. #rmat

2alam setiap 1a'#ran Pertan++un+:a8a5an minimal harus terdapat hal$ hal diba&ah ini : 2alam setiap /P3 minimal harus terdapat hal$hal diba&ah ini : /ap#ran Pertanggung'a&aban terdiri dari : 8. /atar Belakang /atar belakang adalah hal$hal atau alasan$alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya suatu acara

88.

1u'uan Berisi tentang perumusan hal$hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.

888.

Mekanisme Pelaksanaan Berisi tentang rincian" tahapan" dan langkah$langkah suatu akti9itas yang mencakup beberapa sub$akti9itas yang telah dilaksanakan.

1*

Pada setiap langkah sub akti9itas harus di'elaskan maksud dan tu'uannya secara ringkas dan 'elas dalam bentuk narasi. 8G. Sumber daya yang dibutuhkan Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu akti9itas tersebut" dibuat dalam bentuk tabel. Adapun sumber pendanaan dapat berasal dari. dana akultas dan atau paguyuban serta sumber dana lain seperti sp#nsh#rship. G. 3ad&al Pelaksanaan Berisi 'ad&al tahapan pelaksanan peker'aan sesuai dengan yang telah diuraikan dalam Mekanisme dan 0ancangan" serta dibuat seperti tabel pada ketentuan pr#p#sal. G8. 8ndikat#r Keberhasilan 8ndikat#r keberhasilan +outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur terhadap pencapaian tu'uan kegiatan tersebut. 8ndikat#r ini berisi tentang indikat#r utama maupun indikat#r tambahan yang spesi)ik" target langsung pada a&al" pertengahan maupun akhir pr#gram" met#de pengukuran untuk setiap indicat#r kiner'a yang ditetapkan" serta pen'elasan tentang suatu capaiannya.

G88.

E9aluasi 2iri Kegiatan Berisi hasil e9aluasi kegiatan +peserta dan panitia yang hadir serta e9aluasi tiap sie,

G888.

Penanggung'a&ab Berisi nama yang men'adi penanggung'a&ab kegiatan tersebut.

8H.

Penutup <#nt#h:

2+

;2emikian /ap#ran Pertanggung'a&aban Kegiatan ini dibuat dengan harapan dapat menggambarkan pelaksanaan kegiatan ini. Sebagai penutup kami selaku panitia menyampaikan terima kasih atas perhatian" dukungan" dan partisipasi yang telah diberikan; H. /embar Pengesahan !ntuk kegiatan E)stern +melibatkan ker'asama dengan pihak luar kampus KM, maupun Intern +tidak melibatkan ker'asama dengan pihak luar kampus,. /embar pengesahannya berisi : Ketua 2epartemen BEM KM !A Sekretaris 2epartemen BEM KM !A

%ama lengkap %8M. Mengetahui" a.n. 2ekan 4akil 2ekan 8 KM !A


Stempel ,KM

%ama lengkap %8M.

Ketua BEM KM !A

%ama lengkap %8P

%ama lengkap %8M

21

!ntuk 'enis kegiatan yang merupakan pr#gram ker'a murni milik tiap departemen serta skala kegiatannya tidak mencakup seluruh pengurus BEM KM.

Ketua BEM KM !A

Sekretaris !mum BEM KM !A

%ama lengkap %8M.

%ama lengkap %8M.

Mengetahui" a.n. 2ekan 4akil 2ekan 8 KM !A

Stempel ,KM

%ama lengkap %8P

!ntuk 'enis kegiatan yang bukan merupakan pr#gram ker'a milik tiap departemen dan( atau pr#gram ker'a milik tiap departemen tetapi skala kegiatannya mencakup seluruh pengurus BEM KM.

22

Pen+esa$an De'artemen 3ima D4 3i'er)es dan KK Ketua 2epartemen -8MA K* Sekretaris 2epartemen -8MA K*

%ama lengkap %8M

%ama lengkap %8M.

Mengetahui" Ketua Pr#gram Studi -iperkes dan Keselamatan Ker'a KM !A Ketua BEM KM !A

%ama lengkap %8P a.n. 2ekan 4akil 2ekan 8 KM !A

%ama lengkap %8M

Stempel

%ama lengkap %8P

2$

H8. Kepanitiaan Acara ,Ter-am'ir. Berisi susunan nama #rang$#rang yang beker'a untuk mengel#la acara tersebut. a. Susunan Kepanitiaan 1erdiri dari : Pelindung Penasehat 2#sen Pembimbing Penanggung 3a&ab Ketua Panitia 4akil +'ika perlu, Sekretaris Bendahara Sie.Acara Sie.K#nsumsi Sie.Peralatan F Perlengkapan Sie.2ek#rasi F 2#kumentasi Sie.-umas F Publikasi : : : : : : : : : : : : :

H88. Susunan Acara +Ter-am'ir. H888. Materi$Materi Kegiatan +'ika ada,

2%

Materi

yang

diberikan

pemateri

selama

kegiatan

berlangsung

,Ter-am'ir.

H8G. 2a)tar -adir Peserta dan Panitia ,Ter-am'ir.

HG. Bukti$Bukti Pembayaran Segala n#ta atau k&itansi yang diper#leh dalam rangka terselenggaranya kegiatan ,Ter-am'ir. HG8. 2#kumentasi Kegiatan Berisi )#t#$)#t# pelaksanaan kegiatan ,Ter-am'ir. HG88. Surat$surat +surat 'a&aban dari )akultas" surat dari pihak luar misalnya M#!" surat 'a&aban dari sp#ns#rship, ,Ter-am'ir.

III.1

KE1ANJUTAN A1UR SURAT PERMO3ONAN DANA

III.1.1 Surat Perm#$#nan Dana *a)u-tas Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutn%a surat turun ke bagian keuangan

Bendahara departemen atau bendahara kegiatan menghubungi bendahara BEM untuk bertanggung ja&ab mengambil uang di bagian keuangan dan diserahkan ke bendahara departemen

III.1.& A-ur Pen+a:uan Dana Kema$asis8aan

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutn%a surat turun ke bagian keuangan

2&

Bendahara +)M! mengambil uang di bagian keuangan dan diserahkan ke bendahara departemen

III.1.4 Surat Perm#$#nan Dana P+uyu5an Oran+ Tua Ma$asis8a Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutn%a surat turun ke bagian kemahasis&aan

Sekretaris kegiatan memeriksa ke bag* Kemahasis&aan untuk surat pengantar %ang dibuat oleh kemahasis&aan Surat %ang telah dibuat oleh kemahasis&aan di"otokopi seban%ak 7 kali #arsip BEM$ Mengajukan surat %ang telah dibuat kemahasis&aan dan memba&a proposal kepada Ketua Pagu%uban untuk di a /para" Pen airan uang Pagu%uban dilakukan 8 minggu sekali se ara bergiliran oleh bendahara departemen sesuai piket %B: Setiap penga'uan permintaan dana untuk kegiatan tiap departemen harus didahului dengan penga'uan pr#p#sal yang telah diperiksa #leh sekretaris umum dan atau sekretaris kabinet dan disetu'ui #leh ketua(&aket BEM. 1anpa pr#p#sal kegiatan" dana tidak dapat dicairkan kegiatan. Bendahara departemen 4A38B memberikan lap#ran dana yang telah digunakan dan dana sisa +bila ada, dari kegiatan kepada bendahara kabinet.
2'

dan

diberikan.

Pr#p#sal

tersebut

dia'ukan

kepada

bendahara kabinet maksimal * minggu sebelum pelaksanaan

Setia' 'emasu)an dan 'en+e-uaran dana dari tia' de'artemen di 5a8a$ tan++un+ :a8a5 5enda$ara )a5inet dan atas se'en+eta$uan se)retaris umum.

Pen+um'u-an surat 'erm#$#nan dana 'a+uyu5an yan+ a)an di a// #-e$ )etua 'a+uyu5an $arus di)um'u-)an )e'ada a)an di)##rdinasi enda$ara I EM" yan+ )emudian )e )etua 'a+uyu5an setia' &

min++u se)a-i.Untu) yan+ 5er)e8a:i5an meminta a// a)an di+i-ir sesuai )ese'a)atan.

I=.1 SOP PEN<<UNAAN ASET KE1EM A<AAN dari kesekretariatan kabinet. 1ugas dari Bir# 0umah 1angga BEM meliputi pengel#laan )asilitas dan sarana" in9entarisasi aset" pengadaan barang" megatur kebi'akan untuk men'aga kebersihan serta keindahan dan kenyamanan senat. I=.1.1 Se)retariat EM

a. Sekretariat BEM adalah ruangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan #perasi#nal BEM KM !A yang selan'utnya disebut Senat. b. 1ata tertib penggunaan senat serta peri.inan penggunaan senat diatur #leh Kesekretariatan Kabinet BEM KM !A. c. Penempelan berbagai macam atribut yang telah mendapat persetu'uan pihak yang ber&enang" harus terlebih dulu k#n)irmasi pada SE1KAB. 2an penempelan atribut harus menggunakan is#lasi bening" dilarang menggunakan lem atau d#uble tape. I=.1.4. A-ur Pemin:aman aran+ Pihak %ang akan meminjam barang milik BEM /KM, diharuskan mengisi "orm peminjaman barang %ang telah disediakan*
2(

/orm peminjaman barang %ang telah diisi oleh pihak peminjam diserahkan kepada Bendahara )) untuk di !55* !pabila permohonan peminjaman barang telah disetujui, maka terjadi serah terima barang* N % Pemin:aman Stem'eUntu) Stem'e- EM yan+ ada di senat" tida) 5#-e$ )e-uar dari senat. Stem'e- yan+ 5#-e$ di'in:am atau dia-i$ tan+an)an ada-a$ stem'eyan+ di5a8a #-e$ se)retaris & sesuai den+an )ese'a)atan I=.1.9. Pemin:aman Senat Alur Pihak %ang akan meminjam senat, diharuskan melakukan kon"irmasi kepada Sekretaris 7 baik se ara lisan, tulisan, maupun elektronik* Permohonan peminjaman senat, akan ditampung terlebih dahulu Sekretaris 7 untuk men%esuaikan dengan jad&al pemakaian senat

Kon"irmasi persetujuan peminjaman senat, sekretaris 7 kepada pihak peminjam* !pabila permohonan peminjaman senat disetujui, terjadi serah terima senat*

I=.1.>. Pen++unaan Aset 1. Barang yang dipin'am harus mendapat persetu'uan Bendahara 2 BEM 2. Pemin'aman harus disertai )#rm disediakan. pemin'aman barang yang telah

2)

*. Barang yang dipin'am harus dikembalikan tepat &aktu. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang yang dipin'am" maka akan dikenakan denda sesuai dengan aturan yang berlaku. 7. Barang yang akan dipin'am harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan #leh BEM KM !A. 5. Barang tidak dipin'amkan untuk kepentingan pribadi B. Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula dan tertata rapi C. Segala bentuk transaksi pemin'aman harus dicatat dalam buku pemin'aman in9entaris BEM KM !A. D. Pemin'am in9entaris BEM KM !A" selain pengurus BEM KM !A harus menyerahkan )#t#c#pi K1M. E. Barang yang dipin'am dikembalikan seperti k#ndisi semula" apabila rusak( hilang" maka pemin'am harus mengganti barang yang rusak( hilang senilai dengan barang tersebut. <O%1O- S!0A1 PEM8%3AMA% BA0A%=
SURAT PERJANJIAN PEMINJAMAN ARAN<

EM *KM UNI=ERSITAS AIR1AN<<A

PI3AK PERTAMA %AMA A/AMA1 : BEM KM !%8GE0S81AS A80/A%==A : KAMP!S < !%8GE0S81AS A80/A%==A 3/. M!/:O0E3O S!0ABA:A

PI3AK KEDUA %AMA ( %8M A/AMA1 %O. 1E/P Kepanitiaan((2epartemen : : : :

2*

Mengadakan per'an'ian sebagai berikut :

PASA/ 8 Ke&a'iban Pihak 8 Pihak pertama memin'amkan barang$barang milik BEM KM !A yang telah disetu'ui. PASA/ 88 Ke&a'iban Pihak 88 1. Pihak kedua bertanggung 'a&ab dalam men'aga keadaan barang yang dipin'am tetap dalam keadaaan baik. 2. Apabila ada kerusakan pada barang yang dipin'am" maka pihak kedua &a'ib mengganti barang yang mengalami kerusakan berupa barang itu sendiri atau berupa uang yang ditentukan #leh pihak pertama. *. Pihak kedua &a'ib mengembalikan barang yang dipin'am dari pihak pertama tepat pada &aktu yang telah ditentukan sebelumnya. 7. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang" maka pihak kedua akan dikenakan denda. Surabaya" ............................... Pihak Pertama Sekretaris !mum Pihak Kedua

$+