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PRESCOM 2006

Anlisis de Precios Unitarios y Presupuestos

PRESCOM 2006
para Windows 95 o superior

Anlisis de precios unitarios y presupuestos


MANUAL DEL USUARIO

ROMSOFT 1988 - 2006 Arq. Ronald A. Romero Moreira Reg. CAB 2216 Todos los derechos reservados

Marzo 2006

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PRESCOM 2006

Anlisis de Precios Unitarios y Presupuestos

INDICE

Qu es PRESCOM ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Revisin 7.xx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Interfase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Instalacin del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Instalacin de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Importacin informacin PRESCOM 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Crear nueva base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Crear presupuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Editar presupuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Reportes o informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Configuracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Barra de herramientas estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Edicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

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Que es PRESCOM ? PRESCOM es un software de aplicacin tcnica dirigido a la automatizacin de procesos en el clculo de precios unitarios y presupuestos. Puede ser usado por empresas constructoras, consultoras, instituciones y profesionales que tengan directa o indirectamente necesidad de agilizar, simplificar y centralizar tales procesos. Caractersticas bsicas: - Entorno Windows 95 o superior Arquitectura de 32 bits Interfase grfica total - Gran facilidad de uso Sencillo de aprender Manejo lgico y directo - Procesamiento gil de la informacin Acceso directo a los datos Procesos diseados emulando la lgica del trabajo manual - Gran potencia y alcance Clculo de precios unitarios Presupuestacin de proyectos completos y/o mdulos sueltos Versin 2004-2006 ROMSOFT tiene el agrado de presentar la versin de PRESCOM 2006, con el convencimiento de haber consolidado un software ampliamente aceptado por su fiabilidad, flexibilidad y facilidad de uso.

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Revisin 7.xx La revisin 7.xx en la lgica planteada por el autor para apuntar la evolucin del software, posee las siguientes caractersticas: Generales: - programa totalmente rediseado. Esta versin no es una mejora de la anterior, consiste en una propuesta que posee una estructura operativa y de informacin totalmente nuevas. La interfase del software ha madurado de forma que ofrece mucha mayor comodidad visual y funcional al operador. Se ha incorporado un registro con 16 tipos de monedas. Estas referencias regirn las bases de datos y el clculo de los presupuestos. El paquete posee mayores opciones de configuracin respecto a la apariencia de la interfase, reportes, clculo y bases de datos. Se podr configurar libremente las rutas, carpetas o directorios de las bases de datos y proyectos; situacin que facilitar el trabajo en red. Ahora se dispone de un men inicial que permite determinar el proceso a seguir una vez ingresado al programa. Prescom 2004, reconoce e importa toda la informacin generada por la versin 2000 (bases de datos y presupuestos) Se dispone de una variedad de referencias y ayudas que diariamente sugerirn un tema relativo al mejor uso de una opcin o herramienta. En concordancia con la estandarizacin del uso del ratn con rueda central, Prescom 2004 reconoce y usa efectivamente dicho accesorio
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- interfase mejor integrada y unificada.

- programa multimoneda

- configuracin mas flexible

- directorios de trabajo.

- acceso guiado al programa

- compatibilidad.

- tips (ayudas)

- uso del ratn

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(scroll vertical, horizontal, acercamiento, avance, etc.) Base de datos: - interfase nueva Se cuenta con procesos y secuencias mas optimizadas para la recuperacin, edicin y almacenamiento de archivos: Acceso instantneo a varias bases de datos en la eleccin de temes o insumos (sin importar su tipo de moneda); previsualizacin de la estructura de los temes en su detalle y clculo; acceso de las especificaciones tcnicas; nuevo formulario de registro; nuevas posibilidades de importacin y exportacin de informacin; impresin del tem de la base de datos; seleccin mltiple de temes a ser incorporados en un presupuesto, etc. La estructura de las bases de datos ha sido totalmente rediseada, en consecuencia se ha optimizado su tamao (ocupa el 20 % aprox. eel espacio requerido por la versin anterior); la velocidad de consulta; su fiabilidad; su capacidad (25 materiales, 10 obreros y 15 equipos), etc. La velocidad de acceso a la base de datos ha mejorado significativamente, esto permite hacer reclculos automticos siempre y construir los reportes casi de manera instantnea Se ha incorporado un nuevo filtro de bsqueda para encontrar y listar mejor y mas gilmente registros de temes e insumos. El editor de las especificaciones tcnicas esta incorporado al programa, a pesar de su sencillez, es verstil y no recurre al software de terceros para dicha labor. De todas formas y a travs del portapapeles puede acudir a informacin preelaborada en otros procesadores de texto. La herramienta de ajuste de precios se ha perfeccionado.

- base de datos rediseada

- velocidad de acceso

- filtro de bsqueda

- especificaciones tcnicas

- ajuste de precios unitarios

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Proyectos: - presupuestos por mdulos Se utilizan pestaas -tipo hoja electrnica- para ver y administrar los mdulos de un proyecto, de forma que su uso se halla integrado. La informacin de un proyecto incluye: calculista, cronograma (fechas), configuracin de los reportes, contrasea, etc. Fuera de que la gestin de las frmulas ha mejorado en si, se ha flexibilizado su composicin al incluir la resta. Todos los parmetros de clculo pueden ser resultado de una frmula. Se aadi a IMPREVISTOS como otro parmetro de incidencia indirecta. Ademas los convencionales pueden opcionalmente ser solo un porcentaje de la frmula o factor que los genera. Fuera de los datos conocidos (nombre, unidad, detalle, etc) y las especificaciones tcnicas, los temes ahora podrn ser complementados en su informacin con apuntes u observaciones que aclaren algn detalle de su constitucin. Las opciones de copiar/pegar temes, son ahora parte de las herramientas para gestionar un presupuesto y sus mdulos. Para evitar perdidas de trabajos en elaboracin, se ha dispuesto de un seguro que permanentemente hace seguimiento de una labor, de forma que por cortes intempestivos u otras causas, el programa podr recuperar un proyecto no archivado. Se ha ampliado a rendimientos, precios unitarios, parciales y totales, haciendo ms adaptable a las necesidades del usuario. Como nueva herramienta, se propone la utilizacin de una planilla incorporad que facilita
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- nuevos campos de informacin

- formulas del calculo

- parmetros de clculo

- informacin adicional

- nuevas opciones

- autograba una copia de respaldo

- nmero de decimales

- Cmputos mtricos

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el clculo de cmputos mtricos para los temes de un presupuesto. Reportes: - interfase renovada Uno de los mayores aportes, es la referida a la generacin de reportes; estos se previsualizan automticamente e incluyen nuevas opciones de impresin. Prescom 2006, ya no tiene problemas con la configuracin del tamao de papel dispuesta por Windows. A travs de la configuracin del reporte, el usuario controlar totalmente el contenido del membrete y el logotipo. Los cambios al aspecto y detalles de los reportes se ejecutan instantneamente, de forma que el operador podr verificar los cambios inicialmente en pantalla. Se ha incorporado una infinidad de variables para cada uno de los reportes, flexibilizando aun mas los parmetros comunes antes empleados. El programa genera varios tipos de grficas que superan la evaluacin de los reportes.

- tamao del papel

- logotipo y membrete

- configuracin

- Grficas Cronograma: - nueva herramienta

Se ha incorporado una herramienta bsica pero gil para el clculo de tiempos. El formato empleado es el GANTT.

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INTERFASE (modo edicin)

(modo reportes)

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INSTALACIN 1.- Iniciar Windows normalmente 2.- Insertar el CD-ROM 3.- Despus de unos instantes el proceso de instalacin se iniciar automticamente 4.- Aparecer un ventana de bienvenida, para empezar la instalacin pulsar en SIGUIENTE

5.- En esta segunda ventana, leer el acuerdo de licencia y si se acepta pulsar en el botn de SIGUIENTE.

6.- En esta otra ventana se podr cambiar la carpeta o directorio destino. Luego pulsar nuevamente en el botn de SIGUIENTE.

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7.- La ventana que sigue permitir cambiar el nombre del grupo de programas que cobijar los archivos de acceso directo... se recomienda dejar en lo sugerido y pulsar en SIGUIENTE. Confirmados los pasos previos, se iniciar el proceso de instalacin con el copiado de los archivos necesarios y el registro del software a nivel de Windows. 9.- Si la instalacin fue un xito se ver este mensaje:

Es posible que aparezca una ventana que advierta que determinado programa o librera estn en conflicto con la instalacin de PRESCOM. En ese caso se pulsar en OMITIR. En otros casos podra presentarse la necesidad de reiniciar el ordenador previo a continuar. Eliga REINICIAR.

A estas alturas el programa se acceder a travs del grupo PROGRAMAS utilizando para ello el botn INICIO de la barra de tareas de Windows:

Tambin se habr creado un cono de acceso directo en el escritorio de Windows. La instalacin del programa incluy la base de datos predeterminada (INFORMACION), para las dems que se incluyen en el CD-ROM, leer el siguiente acpite.

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INSTALACIN DE BASES DE DATOS 1.- Ingresar al programa utilizando la primera opcin del men de inicio. 2.- Acceder a la opcin ilustrada por el grfico (men: HERRAMIENTAS).

3.- Aparecida la ventana que se muestra en el grfico, se debern elegir la ruta origen y destino (directorios de donde y a donde se copiarn las bases de datos).

4.- Proceder con la copia o instalacin de la base de datos de su preferencia, eligiendo el archivo, oprimiendo el botn del ratn y soltando en la ventana destino. 5.- Para terminar salir de la ventana 6.- Para activar una de las base de datos, elegir desde el listado que aparece en la pantalla principal (parte superior derecha):

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IMPORTAR BASES DE DATOS DE PRESCOM 2000 1.- Elegir la opcin que se muestra en el grfico (men: HERRAMIENTAS)

2.- Aparecer una ventana en toda la pantalla. Un listado en su parte superior izquierda mostrar las bases de datos que se han desarrollada o instalado en PRESCOM 2000.

3.- Se debe elegir una del listado y luego oprimir en el botn PROCEDER.

La importacin de informacin de la versin 2000, solo es posible si sta se halla instalada correctamente en el disco C.

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CREAR BASE DE DATOS 1.- Designar nombre y moneda para la base de datos ingresando al men de configuracin de bases de datos y monedas. (F7) 2.- Oprimir el botn de CREAR BASE DE DATOS tal como se ilustra en la figura. 3.- Dentro de la nueva ventana escribir la descripcin o nombre para la base de datos y elegir el tipo de moneda entre las 16 alternativas. Para finalizar oprimir en botn ACEPTAR.

4.- Luego de aceptar los cambios creada para trabajar en ella.

se debe activar la base de datos recientemente

5.- En seguida acceder a la opcin de: GESTION DE BASE DE DATOS (solo insumos) que se encuentra en el men HERRAMIENTAS. (F3).

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Dentro de esa ventana, trabajar con la barra de herramientas (BOTONES DEL LADO DERECHO) o el men contextual (OPRIMIR BOTN DERECHO DEL RATON) para elegir la dos maneras de ingresar datos. (VER c) Modificar la base de datos de insumos. Pag. 22) 6.- Despus de haber registrado todos los insumos necesarios, acceder a la lista de temes CTRL + A que en principio mostrar una lista vaca. Con la misma mecnica, se deber trabajar con la barra de herramientas (BOTONES) o el men contextual para crear nuevos temes en la base de datos. (Ver. Pag. 20) Este proceso deber continuar (paso 6) hasta que se hayan almacenado los temes necesarios.

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CREAR UN PRESUPUESTO 1.- Elegir la base de datos que se prefiera (listado de la parte superior de la pantalla).

La primera vez el programa fijar la moneda y el tipo de cambio a partir de la base de datos elegida.

2.- Se pulsar en el primer botn de la barra de herramientas secundarias (lado izquierdo). El equivalente en teclado de esta accin se encuentra en: CTRL + A

3.- Desde el listado que aparecer al lado derecho de la pantalla, el operador podr elegir en forma individual o mltiple los temes que requiera. Para el primer caso se utilizar la tecla ENTER, mientras que para el segundo se sealarn los temes a travs de cajn, (lado izquierdo de cada descripcin) ya sea utilizando el ratn o la barra espaciadora,
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para que al final se pulse en el botn de AADIR


El proceso de seleccin de temes permite cambiar dinmicamente la base de datos de donde se extraen, para ello usar el listado de la parte superior.

Cuando se utilicen bases de datos con distinta moneda a la del presupuesto, el programa har los clculos necesarios para transferir los precios unitarios. Fijarse en la grfica para darse cuenta de que esta informacin aparece simultneamente a la estructura del tem.

4.- Terminada la eleccin de los temes pulsar en la tecla ESC 5.- En la planilla de edicin del presupuesto ingresar las cantidades o computo mtrico, siguiente la lgica operativa de una hoja electrnica (escribir la cifra y avanzar a la siguiente celda). Alternativamente el operador podr hacer doble click en la casilla de cantidad para que a travs una planilla se calculen/incorporen tales datos.

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6.- Efectuar los ajustes necesarios (ver siguiente acpite: EDICIN DEL PRESUPUESTO) 7 .- Introducir los datos correctos del proyecto, pulsando en el botn: ? Que se halla en la parte superior de la pantalla. Esta ventana tambin permite la modificacin del tipo de cambio y la fecha de elaboracin del proyecto.

La descripcin del proyecto servir de nombre de archivo. La contrasea da privacidad, pero implica de que el operador es consciente de que olvidado ese dato nadie podr recuperar dicho archivo. 8.- Proceder con el almacenamiento correspondiente. El usuario tiene la libertad de elegir la carpeta para grabar el proyecto, ya que el programa dispone del navegador estndar de Windows para este menester.

A diferencia de la versin 2000, Prescom 2006 archiva la informacin completa, a pesar de eso consume un espacio mucho menor que su predecesora. Para calcular espacio considerar un aproximado de 4.7 kbytes por tem.

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El presupuesto estar listo para su impresin. Los montos totales se podrn leer en la parte inferior derecha de la pantalla. El clculo del presupuesto en dlares americanos ($US.) es fijo, mientras que el otro est sujeto al tipo de moneda adoptado por el operador.

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EDICIN Y MODIFICACIN DEL PRESUPUESTO a) Trabajar con mdulos La confeccin de proyectos que vinculan e integran mdulos es ahora una actividad integrada a la propia elaboracin de los presupuestos, de hecho al iniciar un trabajo, el programa acude al primero de ellos (MODULO #1) al cual se aadirn temes. A diferencia de Prescom 2000, ya no se recurre a ningn proceso auxiliar para integrar mdulos, bastar con aadir o eliminar estos componentes utilizando opciones que se encuentran en el men de EDICION. El programa no tiene restricciones para la cantidad de mdulos a manejar, pero se recomienda ser prudente y evitar el manejo de mas de 30 al mismo tiempo. Los mdulos se representarn a travs de pestaas en la parte inferior de la planilla del presupuesto (tipo hoja electrnica). Sus denominaciones predeterminadas irn en forma creciente (Modulo #1... #2... #3, etc.). El usuario deber --si es necesario-- cambiar sus nombres haciendo doble click en la pestaa. Cada fila cobijar un mximo de 4, despus se aadir una nueva.

Informacin adicional (parte inferior izquierda), mostrar la cantidad total de mdulos e temes pertenecientes al proyecto. La incorporacin de mas mdulos, su eliminacin o cambio de posicin podr hacerse cualquier rato utilizando para ello las opciones del men contextual: EDICION (oprimir botn derecho sobre la planilla). En el mismo men se encontrarn dos opciones (copiar/pegar temes) que han sido creadas casi exclusivamente para trabajar con mdulos, stas facilitan el traslado de temes de un mdulo a otro, en el caso de que se requiera repetir actividades. Consecuencia de esta posibilidad tambin se ha previsto la opcin de igualar o uniformar contenidos a partir de la modificacin de uno solo de ellos. La condicin para que esta accin tenga xito es
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que las descripciones sean idnticas en todos los mdulos b) Cambiar la estructura de un tem

Los cambios efectuados a la informacin de los temes o insumos simultneos a la elaboracin de un presupuesto, solo afectarn a ese trabajo y no as a la base de datos, salvo que la modificacin ocurra a partir de los listados.

La modificacin de esta informacin implicara: cambiar datos (descripcin, unidad, grupo); cambiar rendimientos; cambiar precios unitarios; borrar insumos o aadir insumos. Su fuese esta la situacin, el usuario tendr que hacer doble click en el nombre del tem dentro de la planilla del presupuesto (las equivalencias se encuentran en una opcin del men EDICION, la combinacin de teclas: CTRL + E, o la segunda herramienta del la barra secundaria). Las modificaciones de descripcin y cdigo de licitacin se pueden hacer directamente, tal como lo hara con la cantidad (directamente en la planilla); pulsando la tecla ENTER dentro de la celda. Ingresado al formulario de edicin del tem, se podr en principio visualizar la cantidad y detalle de los insumos que lo integran y en la parte inferior el detalle del clculo. La lado derecho se podrn encontrar las herramientas para trabajar con los datos. Tal como en todas las ventanas de edicin, el usuario dispondr de dos formas bsicas para acceder a una herramienta (botn u opcin de menu -botn derecho del ratn).

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Para aadir un nuevo insumo considerar que el programa permitir elegir registro de cualquier base de datos. Si el usuario as lo prefiere tambin podr crear directamente un nuevo registro. As como en la seleccin de temes para crear un presupuesto, el programa directamente incorporar los insumos a la planilla de forma que posteriormente se introduzcan las cantidad (rendimientos). La eleccin de los insumos se hace siempre en forma individual y el programa lleva control de la cantidad mxima permisible para cada rubro (25 materiales, 10 obreros y 15 equipos). Las opciones de COPIAR/PEGAR datos de un tem, sirven para intercambiar informacin con una hoja electrnica o crear temes nuevos a partir de uno existente. El formato que se utiliza para esta actividad debe corresponder al siguiente:

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Las letras M, O y E que se encuentran en la ltima columna sirven para identificar el rubro al que pertenecen los insumos. Al importar datos desde una hoja de clculo el programa busca si los insumos ya se encuentran en la base de datos, si es as, no los incorpora, pero s actualiza sus precios unitarios. La opcin de impresin sacar una copia dura en borrador del detalle de un tem.
La modificacin de los precios unitarios que se realice a nivel de este formulario, afectar directamente a TODOS LOS INSUMOS.

c) Modificar la base de datos de insumos Si la necesidad gira en torno a los insumos (descripcin, unidad, precio unitario y/o grupo), es mejor asistir a la ventana de edicin correspondiente, ya sea empleando el men: HERRAMIENTAS (1ra opcin), la tecla F3 o los conos de la barra secundaria (lado izquierdo de la pantalla, parte inferior).

En todo caso ambas ingresarn a la ventana de edicin de insumos. A diferencia de la versin anterior, los cambios se efectan directamente en la planilla.

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Tambin a diferencia de las versiones anteriores, Prescom 2006, asimila los cambios de forma mas natural respecto a la descripcin de los insumos, es as que alteraciones de este tipo tambin se reflejarn en la estructura del tem. Borrar o eliminar insumos ahora es una actividad que tiene menos impactos en el clculo y detalle del tem, ya que los registros no son desechados fsicamente y por lo tanto responden a procesos que los convocan y llegado el caso son repuestos sin mayor problema.
Esta ventana as como la del formulario del tem, es la misma que se emplea para la edicin de informacin de una base de datos.

La opcin de REEMPLAZAR INSUMO EN TODOS LOS ITEMES, hace que un determinado insumo sea buscado y reemplazado por otro en todos los temes en los que se encuentre, ya sea de una base de datos o del presupuesto. Esta accin permite excluir insumos que tiene una descripcin similar o errores tipogrficos. (Ej. Cemento vs Cemento Viacha) El intercambio de informacin con una hoja electrnica debe obedecer al orden de los campos de informacin que se ven en la planilla. En el caso de la importacin de datos aparecer un formulario que temporalmente mostrar el contenido de informacin del portapapeles; el operador decidir si los quiere aadir o no (situacin reservada solo a la gestin de una base de datos).

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c) Modificar parmetros de clculo Otra actividad que tiene su impacto directo en el clculo del presupuesto, es la modificacin de los parmetros de clculo. Este segmento de configuracin se halla disponible directamente a travs de la tecla F9.

Recordar que la configuracin de los parmetros puede ser local o global... local cuando se realizan cambios simultneos a la elaboracin de un presupuesto.

Los posible cambios seran: - Descripcin del parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No afecta al clculo - Porcentaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afecta al clculo - Frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afecta al clculo - Nmero de decimales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afecta al clculo - Parmetros de tiempo (cuadrilla, horas/da, das/semana) . . . . . . . . . Afecta al clculo - Orden de aparicin de los parmetros en la impresin de los anlisis de precios unitarios (APU) . . . . . . . . No afecta al clculo - Resaltar o no un parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No afecta al clculo

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El uso del factor: porcentaje, puede ser eliminado introduciendo el valor -1 en la casilla correspondiente. Las frmulas deben relacionar a las letras que preceden a cada parmetro y sus operadores pueden ser la suma (+) y/o la resta (-) Para cambiar el orden de aparicin de un parmetro en la hoja de APU bastar con ejercitar el procedimiento: OPRIMIR, ARRASTRAR y SOLTAR. (Con el botn izquierdo del ratn).

Los cambios sern afectados por las cuatro alternativas de accin que tiene esta ventana. Salir desechando los cambios.

Aceptar, activar y archivar los cambios y salir Recuperar los valores previos a los cambios efectuados (sin salir) Recuperar los valores originales (predeterminados) (sin salir)

d) Cambiar la moneda del presupuesto El cambio de moneda se efecta accediendo a la opcin que se muestra en el grfico. La opcin se halla tambin disponible para efectuar cambios en la base de datos activa.
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En el caso del presupuesto, como consecuencia lgica del manejo numrico, el usuario deber considerar actualizar el cambio con relacin al dlar americano.

d) Editar estructura del presupuesto Los cambios relativos a la estructura del presupuesto tienen que ver con el orden de los temes en el listado; la eliminacin de alguno de ellos; su reemplazo; la introduccin de apuntes, el manejo de sus especificaciones tcnicas y el manejo de los mdulos. Estas opciones se hallan, ya sea en la barra secundaria (lado izquierdo) u oprimiendo el botn derecho cuando el cursor se halla sobre la planilla del presupuesto.

El borrado de temes puede afectar a uno o a varios. El reemplazado de temes solo afecta a uno, y recurre al listado de la base de datos elegida para que se indique que tem lo reemplazar. Mover tem, sirve para cambiar el orden de aparicin de las actividades en el listado del presupuesto. Con relacin a las especificaciones tcnicas, se debe apuntar que las mismas son detectadas y pasadas de la base de datos utilizada hacia el presupuesto de forma
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automtica; un cono en forma de pergamino aparecer al lado izquierdo del nmero del tem que posea esta informacin. Prescom 2006, almacena y gestiona de forma fiable y total este tipo de datos, en ese sentido se ha incorporado un editor de texto sencillo pero propio, desde donde se podr controlar la apariencia, la impresin y almacenamiento de su contenido.

El formato del archivo que genera es del tipo RTF (formato de texto enriquecido), por lo tanto, permite tipos de letras, grficos, apariencia variable y tabulaciones. En caso necesario se podr recurrir al portapapeles y haciendo uso de la secuencia abreviada (CTRL + C y CTRL + V) ejecutar traslados de informacin de texto de un procesador externo hacia y desde Prescom respectivamente. En el caso de los apuntes, el programa cuenta ahora con la facilidad de escribir texto adicional con el objetivo de aclarar o detallar algo que no pueda contener la descripcin del tem. Tal como sucede con las especificaciones tcnicas, se ha previsto que visualmente se reconozca que temes poseen este tipo de aclaraciones. El texto introducido ser incluido en la impresin de los reportes: hojas de anlisis de precios unitarios.
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La opcin de cmputos mtricos accede a una planilla bsica donde se ingresan los datos o cifras para que el programa calcule las cantidades parciales y totales de las parte de un determinado tem. El proceso es similar al manejo de una hoja de clculo. Las frmulas automticamente discriminan datos en funcin del tipo de unidad de m e d i d a . . . superficies, volmenes, etc. Se puede utilizar la forma abreviada de copiar y pegar para repetir valores (CTRL + C y CTRL + V). Las opciones que posee esta herramienta estn en forma de botn en la parte superior de la ventana (lado derecho) y sirven para: COPIAR DATOS DE UN ITEM, IMPRIMIR, ACEPTAR Y SALIR respectivamente. Ademas de las herramientas mencionadas, existen otras que permiten gestionar la informacin de la planilla, stas accesibles a travs del men contextual incorporado (botn derecho del ratn).
Una vez introducidos los cambios a cualquier nivel, le programa efectuar un reclculo automtico del presupuesto.

Manejo de mdulos: Para gestionar los mdulos se deben utilizar las pestaas (parte inferior de la planilla) y/o el botn que lleva el nombre del mdulo activo (parte superior derecha) El men edicin contiene en su ltima parte opciones para aadir, borrar y mover mdulos.

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REPORTES Prescom 2006, renueva completamente la gestin e impresin de los reportes en base a la inclusin de los siguientes atributos: - Previsualizacin dinmica - Manejo Los reportes (en su totalidad) podrn ser visualizados previa a su impresin La visualizacin de los reportes posee caractersticas giles respecto a su despliegue, tanto as que se podr navegar ya sea con el teclado, ratn (rueda) y las herramientas iconogrficas, de forma interactiva... para mostrar las distintas pginas, saltar a la primera o ltima pgina y/o mostrar en detalle (scroll) parte de su contenido.

Fuera de esas caractersticas, se han incluido grficos que resumen algunos reportes de forma mas objetiva.

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Los reportes que se han previsto en la presente versin son:

Presupuesto general de un solo mdulo

Presupuesto general con todos los mdulos


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Anlisis de precios unitarios

Desglose de insumos (Ej. Materiales)

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Desglose de insumos por tem (Ej. Materiales)

Desglose de un insumo en particular por tem (Ej. Cemento)

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Resumen general

Resumen por rubros


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Resumen por incidencias

Presupuesto por grupos


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Especificaciones tcnicas En este ltimo caso, se emplea el mismo editor incorporado del programa, con la variante que se unen todos las especificaciones tcnicas en un solo reporte. Una caracterstica especial del programa, es que utilizando a discrecin la variable mostrada en el grfico, se puede acceder a reportes de un solo mdulo o de todo el proyecto. Por defecto el programa genera reportes del mdulo activo (Mod 1... Mod 2..., etc.). modificada la opcin que se muestra en la ilustracin, los reportes sern recalculados tomando en cuenta a TODOS LOS MODULOS. Salvo la lgica correspondiente a la afectacin de esta variante; en el caso de los precios unitarios, el programa excluye a los
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temes repetidos. a) Configuracin La configuracin en el caso de los reportes, toca dos niveles: Configuracin general y configuracin local, la primera se accede a travs del cono de la barra de herramientas estndar (parte superior), mientras que a la segunda a travs del cono de impresin.

La configuracin general se archiva junto con el proyecto (ver mas adelante: CONFIGURACION - IMPRESION DE REPORTES), mientras que la local solo se activa temporalmente. Configuracin local: Los parmetros de impresin se activan al momento de imprimir, y se estructuran en dependencia del tipo de reporte. En trminos generales contribuyen a establecer el contenido de los subttulos, contenidos de las pginas, rangos de impresin, y filtrado de resultados. Los dilogos de este segmento difieren en dependencia del tipo de reporte. En general sus variables permiten variar el contenido expuesto por los reportes, empezando de los subttulos que contienen hasta algunos aspectos que temporalmente cambian la apariencia de los mismos. La figura del lado derecho muestra a manera de ejemplo el dilogo de los parmetros temporales de impresin del presupuesto. Es importante notar que en este caso se han habilitado las opciones de impresin de literales como alternativa al modelo tradicional (numrico). Tambin se podr variar la utilizacin de la ltima columna de la planilla impresa para la inclusin de la equivalencia de los parciales en dlares americanos o expresar ese valor como un porcentaje de incidencia con relacin al total (solo en presupuestos por mdulos).
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En el caso de los parmetros locales de impresin de anlisis de precios unitarios, se incorporaron variables para elegir rango de pginas, espacio libre en nmero de filas para los distintos rubros y casilleros de aplicacin o no de opciones auxiliares.

Los referidos a reporte de insumos general, se concretan a la posibilidad de incorporar los grupos. El 6to subttulo, ha sido reemplazado por una filtro para discriminar la salida de insumos que pertenece que un grupo especfico.

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En el caso de los parmetros de impresin de insumos por tem, el dilogo posee un casillero de generacin de la versin resumida.

En el caso del resumen general no existen mayores opciones secundarias. Este caso se aplica a los reportes por grupos, por incidencia y rubros.

La impresin respecto al tamao de papel tiene solo dos opciones: carta u oficio, aunque a diferencia de la versin 2000, el programa superpone la configuracin de Windows y en consecuencia la impresin resultar correcta siempre.

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c) Exportacin Todos los reportes pueden ser copiados al portapapeles. La informacin se hallar tabulada y ordenada de forma que sea fcil pegar los datos (CTRL + V) a una hoja de clculo. Esta opcin se activar igual que la impresin justo despus de haber accedido al reporte.

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HERRAMIENTAS En este acpite se describirn las opciones y herramientas que por su alcance no fueron explicadas anteriormente. a) Gestin del archivo de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . F4 Sirve para administrar el archivo que guarda los distintos grupos (descripcin y tipo) que forman parte de la informacin de temes e insumos. Se entiende que la funcin primaria de este dato es servir de control y filtro elaborar reportes. Contiene opciones para aadir nuevos grupos, corregir la descripcin y hacer intercambios de informacin con hojas de clculo. Se recomienda utilizar esta herramienta al inicio de los trabajos (previo a la confeccin de presupuestos), en ese entendido, aplicando dichos cambios a una base de datos especfica. b) Igualar precios unitarios de los insumos Esta herramienta tiene como funcin especfica, la de posibilitar la transferencia de precios unitarios de insumos (materiales, obreros, equipos) desde el proyecto activo a la base de datos activa o viceversa. Siendo una accin que actualiza informacin su aplicacin tiene la siguiente advertencia:

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c) Calculadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . F5 Permite operar la calculadora de Windows.

d) Exportar tiempos al Microsoft Project Esta opcin sistematiza la informacin del presupuesto, de forma que la tabula con datos relativos a los tiempos promedio que tardaran en ejecutarse cada uno de las actividades de un determinado mdulo. Utiliza el portapapeles como medio para transferir ese resultado hacia el Microsoft Project. Para que el clculo de los tiempos sea lo mas representativo y preciso posible, es necesario fijarse en dos variables que afectan, una globalmente y otra a cada tem. La primera se encuentra en la configuracin del clculo (F9) y la segunda directamente en una celda de la planilla del presupuesto.

Si bien las dos afectan el clculo de las horas, la primera fija un valor global inicial que todos los temes a ser tomados en cuenta asumirn como multiplicador de la mano de obra, mientras que el segundo sirve para ajustar (despus de haberse elaborado el presupuesto) individualmente el resultado buscado. El portapapeles contendr datos en dos columnas, la primera con la descripcin de la
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actividad, mientras que la segunda con el tiempo en horas; por lo tanto el operador debe preveer que la insercin se corresponda con este orden al tiempo de pegar la informacin en la planilla de MProject. d) Exportar cmputos mtricos a una hoja electrnica Construye una planilla general en la cual se vacan todos los detalles del clculo e informacin sobre cmputos mtricos de todos los temes de un determinado mdulo; stos datos luego son formateados y memorizados en el portapapeles para su correspondiente incorporacin de una hoja electrnica a travs de la opcin de pegado: CTRL + V.

e) Diagrama Gantt (Cronograma) Esta herramienta accede a la gestin del cronograma del presupuesto. En esta versin el cronograma solo puede manejar un mdulo a la vez. Como es lgico, al empezar con esta rutina, el programa mostrar todas las actividades empezando un mismo da (fecha de creacin del proyecto); el operador deber manualmente fijar las actividades que preceden a unas y otras para construir el diagrama Gantt en el propsito de generar la secuencia que mejor le parezca. Los algoritmos internos controlarn hasta cierto punto inconsistencias en esa lgica, pero se advierte que el nico responsable de los resultados finales es el usuario.
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En la parte superior existen varias opciones y mensajes incorporados con el propsito de facilitar el manejo de este reporte. Uno de ellos sirve para fijar el nmero de das laborables en la semana, entendindose que generalmente el sbado es el ltimo. Los ajustes en la duracin de las actividades, es sensible a los parmetros de clculo de tiempo (F9), en ese sentido se sugiere la configuracin de los mismos con las siguientes consideraciones: - En el caso de la CUADRILLA, se entiende que controla un factor de divisin que afecta el rendimiento promedio calculado a partir de la suma de obreros y equipo que forman parte de una actividad; a un nmero mas grande menor el tiempo de ejecucin. Su alteracin tiene tres alternativas: 1) antes de empezar un presupuesto, entrar a parmetros (F9) y cambiar su valor para que este afecte cada tem, 2) en la planilla del presupuesto, columna: cuadrilla, alterar su valor para afectar independientemente cada tem y 3) directamente en el diagrama (columna: C.) - En el caso de las HORAS/DA, se entiende como la cantidad de horas de jornada de trabajo diaria; a un nmero mayor de horas, menor el tiempo de ejecucin de una actividad. Concluido el proceso de ajuste y clculo de los tiempos, ste se representar a travs del diagrama GANTT (barras), cada barra contiene informacin sobre el nmero de actividad
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que representa y las fechas de inicio y fin; informacin visible al trnsito del cursor sobre el grfico.

En la parte superior del grfico, se despliega la informacin mas importante de este reporte: Posible fecha de culminacin de la obra, duracin (en das laborables) de la misma y nmero del tem con el que se concluira.

La opcin de COPIAR INFORME AL PORTAPAPELES, sirve para exportar este clculo (actividad y duracin en horas) hacia el Microsoft Project.

Una variable importante de confeccin, ajuste y clculo del cronograma, se denomina predecesor. La lgica subyacente al uso de esta, implica ingresar el nmero de la actividad que precede a otra y lograr en consecuencia una ejecucin de obra dependiente. (Ej. Actividad 1 precede a 2). En la columna correspondiente se mostrar con -1 la actividad inicial. El programa internamente controla posibles errores de operacin y recursividad.

Si la dependencia completa no es un indicador eficiente, se podr cambiar la fecha de inicio de una actividad libremente, haciendo boble click sobre la barra grfica que representa la duracin de la misma. En este caso, la columna de predecesor mostrar un 0".

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CONFIGURACION a) Interfase Este segmento de la configuracin esta dirigido bsicamente a la adaptacin visual de la planilla del presupuesto en pantalla, de forma que su apariencia se acomode a las necesidades particulares del usuario.

Para ello cuenta con variables que controlan los tipos de letra y colores de los bordes y el contenido de la planilla. Existe un botn especfico para buscar y establecer el patrn grfico que se aplicar al papel tapiz del escritorio de Prescom. Tal como sucede con el logotipo, el formato del archivo grfico soportado tiene que ser JPG. b) Clculo Entre los mayores aportes de flexibilidad se halla el referido a la configuracin de los parmetros de clculo. Esta herramientas posee una serie de factores que admiten prcticamente cualquier esquema de presentacin exigido por el medio o circunstancias a las cuales debe satisfacer un presupuesto. (Ver EDICION DEL PRESUPUESTO. Pag. 21)

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c) Reportes Este parte controla las variables generales que afectan la apariencia impresa de los reportes. Los cambios son generales y se almacenan cuando se aceptan.

Fuera de las opciones obvias (tamao de hoja y calidad de impresin), existen tres pestaas dispuestas en sentido vertical que afectan independientemente a los componentes clsicos de una hoja de reporte: CUERPO, LOGOTIPO, MEMBRETE. En el cuerpo se podrn modificar tipos de letras, diseo de lineas y marcos, pi de pgina y numeracin. En el logotipo se determinar su inclusin o no y ademas el grfico que lo define (formato JPG). El operador dispone de un botn para la bsqueda correspondiente.

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En lo que toca al membrete existen opciones de justificacin, posicin, tipos de letra y la posibilidad de cambiar su contenido (usuarios registrados).

d) Base de datos/moneda/rutas En Prescom 2006, la configuracin de la base de datos tiene una interfase renovada que adems integra aspectos relacionados a la fijacin de las rutas (directorios) a emplearse para la lectura de bases de datos y proyectos junto con la administracin de cambios en las 16 monedas incorporadas.

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Los dos cajones superiores muestran las rutas completas que son utilizadas para las bases de datos y los proyectos, si es que se desea efectuar alteraciones al respecto se debe oprimir el botn del lado derecho.

Esta posibilidad abre el camino para establecer directorios compartidos y en consecuencia trabajar en red con el programa (considerar las limitaciones concernientes a la operatividad) La parte reservada al mantenimiento de las bases de datos, en principio sirve para visualizar las que estn instaladas en el directorio consultado (ruta) y consultar la cantidad de registros que contienen. Dos botones en la parte superior derecha del listado permiten la creacin de nuevas y/o el borrado de una de las elegidas. La creacin de una nueva base de datos, implica la determinacin de una denominacin (Ej. Sanitarios, elctricos, etc.), y la eleccin de una moneda.

Respecto al manejo de las monedas, el programa solo admite renovacin de los tipos de cambio con relacin al dlar americano.

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El manejo multimoneda, tiene 16 posibilidades. A travs del segmento mostrado en la figura y haciendo doble click en la celda del cambio monetario, se actualizar el valor con relacin al dlar americano (moneda de control). Un facilitador de este proceso se halla en una opcin del men AYUDA.

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BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

Estos iconos representan a las tareas generales sobre un proyecto o reporte y se las puede sustituir con opciones agrupadas en el men: ARCHIVO. a) Proyecto nuevo El primer botn sirve para inicializar el espacio de trabajo y empezar un nuevo proyecto. b) Recuperar proyecto Este botn accede a una ventana de dilogo a travs de la que se buscar y cargar un proyecto determinado. El navegador mostrar solo los archivos que tengan una extensin STT.

c) Grabar proyecto Este otro sirve para archivar o almacenar toda la informacin relativa a un proyecto. La primera vez que sea utilizada esta opcin, el proceso mostrar la ventana de exploracin de archivos, mientras que subsecuentes oportunidades este solo advertir que el contenido se volver a grabar.

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d) Grabar proyecto como... Esta es una opcin que no est representada en la barra de herramientas. Su utilidad radica en posibilitar el almacenamiento de un trabajo con otro nombre o en otra ruta. En todo caso siempre accede a la ventana de exploracin de archivos. e) Importar presupuestos de PRESCOM 2000 Esta opcin de men permite la conversin de archivos de presupuestos sueltos generados en la versin 2000. Es importante anunciar que apenas recuperado un archivo ste debe ser grabado en el nuevo formato y en consecuencia evitar la posible configuracin original del mismo. Esta herramientas se limita a la importacin de presupuestos sueltos, ya que la versin 2000 tiene una estructura muy distinta a la 2004 respecto a la confeccin de mdulos. Lo interesante es notar que a travs de este proceso el operador podr reconstruir un proyecto completo, accedindolo repetidamente y las veces que sea necesario para convertir los distintos presupuestos que se convertirn en la versin 2004 en los mdulos correspondientes. En este caso se sugiere ignorar la advertencia de PROYECTO NO ARCHIVADO. f) Imprimir reporte Esta opcin esta destinada a sacar una copia impresa del reporte que se ve en pantalla. Explicacin mas detalla al respecto se encuentra en el acpite de REPORTES. g) Configurar impresora Accede al dilogo estndar (windows) para determinar la impresora que utilizar PRESCOM para la emisin de reportes. Recordar que el tamao de papel est sujeto a lo determinado en PRESCOM.
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h) Copiar informacin al portapapeles Solo en forma de herramienta (icono) se encuentra esta opcin que permite la transferencia de datos hacia otros paquetes. Se habilitar solo en la visualizacin de reportes. I) Listar proyectos recientes.

Prescom 2006 dispone de la facilidad de acceder a los ltimos trabajos a travs de la ventana ilustrada. A esta ventana se podr acceder no solo utilizando la presente opcin, sino a travs de men inicial o el botn que se halla la parte superior de la interfase principal. En todos los casos la condicin es de tener el programa inicializado.

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EDICIN A continuacin se explicarn las funciones de opciones complementarias incorporadas en este men: a) Copiar tem(es) Sirve para memorizar temporalmente (portapapeles) los temes elegidos y luego pegarlos en otro lugar o mdulo. Su uso es de tipo interno (solo dentro de PRESCOM). b) Pegar tem(es) Ejecuta el pegado o transferencia de los temes que se encuentran temporalmente memorizados (portapapeles). c) Uniformar detalle de tem(es) en todo el proyecto Este proceso permite uniformar el contenido de los temes que dentro del mdulo activo cambiaron (rendimientos bsicamente) en todo el proyecto.

d) Copiar temes elegidos a la base de datos Herramienta que se emplea en la transferencia de informacin desde el proyecto activo a la base de datos activa. Es natural entender que se copian los temes en su estructura (rendimientos) y los precios unitarios de insumos. e) Borrar especificaciones tcnicas del tem Elimina el archivo que contiene especificaciones tcnicas en el tem elegido; actualizando en consecuencia la visualizacin de la planilla (conos).

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AYUDA a) Ayuda del da Consiste en la visualizacin de una pequea ventana que contiene el detalle funcional o un proceso explicado con el fin de recordar algunas caractersticas o particularidades de este software. Esta rutina se repite cada vez que se ingresa al programa, a no ser que el usuario decida que su uso sea voluntario, para este caso se activar la casilla de la variable: MOSTRAR ESTA VENTANA AL INICIO. La informacin que soporta este tipo de ayuda se encuentra en el archivo TIPS y tiene el formato texto llano (TXT), si el usuario decide aadir otra sugerencia que a su juicio le permita recordar algn procedimiento lo puede hacer escribiendo directamente el texto necesario n a ese archivo. b) Manual de uso Despliega el presento documento haciendo uso del programa ACROBAT READER (formato PDF). c) Curso multimedia Ejecuta el archivo curso_prescom que esta en formato PowerPoint (Microsoft). d) Cambio del dolar en Internet Contiene una direccin de internet a travs de la cual se podrn efectuar clculos asistidos sobre el tipo de cambio de las distintas monedas existentes. Esta versin utiliza el siguiente enlace: http://www.oanda.com/convert/classic?lang=es f) PRESCOM en Internet Accede al sitio del programa en internet (http://prescom.8m.com) g) Contactarse con el autor Accede al software de correo electrnico a travs del cual el usuario podr comunicarse directamente con el soporte tcnico (prescom@coteor.net.bo)

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h) Registrar la licencia Una vez instalado el programa, ste funcionara con ciertas restricciones un tiempo de 10 das, tiempo en el cual el usuario deber registrar su copia; fenecido dicho plazo Prescom dejar de funcionar. Esta opcin, muestra una ventana donde se encontrar el nmero serial que ha sido generado en el ordenador donde se ha instalado Prescom 2006. El usuario deber comunicarse a travs de correo electrnico (prescom@coteor.net.bo) o telfonos: 5251781 - 5251722 , Celular 70427112, para establecer el nmero serial contraparte (llave) que habilitar y registrar el programa para su funcionamiento libre de restricciones. i) Acerca de Prescom 2006 Muestra una ventana que informa algunos detalles del sistema, la versin y el membrete del usuario registrado.

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