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PROFISSO SECRETARIAL: ENFOQUE NA ATUAO ESTRATGICA

Daniela Giareta Durante Mestre em Desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gesto Secretarial, Bacharel em Secretariado Executivo. Universidade de Passo Fundo. gdaniela@upf.br Maria Elisabete Mariano dos Santos Mestre em Educao, Bacharel em Secretariado Executivo. mmariano@upf.br

RESUMO: Este estudo tem o propsito de melhor compreender a atuao do secretrio em seu cotidiano profissional, sobretudo, no que se refere mudana das suas atividades de cunho basicamente tcnico para o gerencial. Assim, realizou-se um estudo terico e de campo no perodo 2007-2009 com 59 secretrios atuantes em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul. Para a coleta dos dados, foi utilizado um questionrio, contendo perguntas abertas e fechadas. Os dados obtidos foram analisados qualitativamente, por meio da tcnica de anlise de contedo. Os resultados revelam que a partir do aprimoramento do perfil profissional

especialmente da qualificao em nvel superior, o secretrio vai deixando para trs o carter operacional e solidificando-se no campo gerencial. Com uma atuao ativa na organizao, a profisso vem ampliando o seu campo profissional e seu reconhecimento. PALAVRAS-CHAVE: profisso secretarial; gesto secretarial

INTRODUO

A atuao exclusivamente tcnica e passiva dos trabalhadores vem sendo questionada na atual sociedade, cujo conhecimento se constitui no principal recurso. As organizaes so desafiadas a gerenciarem os conhecimentos de seus funcionrios, promovendo a criao, socializao e utilizao adequada dos conhecimentos, porque disso resultam melhorias nos processos, inovaes, logo, a Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

competitividade e desenvolvimento do negcio. Deste modo, aos trabalhadores so exigidos diferentes saberes: conhecer, fazer, conviver e ser. Atenta a esse novo paradigma, a profisso secretarial vem buscando a qualificao necessria, o aperfeioamento do seu perfil e fundamentando a sua prtica na perspectiva estratgica das organizaes. Prova disso, foi o aumento da oferta de cursos bacharelados em Secretariado Executivo desde a dcada de 1990 e o crescimento da demanda por tais cursos em todo o pas. Com uma atuao direcionada s necessidades organizacionais, ampliou-se o campo de trabalho e a sua participao se tornou mais autnoma. O secretrio executivo atualmente, pelo seu conhecimento e postura, interfere positivamente na realidade empresarial e por isso considerado essencial nas organizaes. Apesar do maior reconhecimento da profisso, ainda comum o questionamento da necessidade de qualificao em nvel superior para ser secretrio, ficando implcito o imaginrio social de que se trata de um profissional com postura submissa que realiza atividades simples que podem ser desenvolvidas por profissionais de qualquer rea. Assim sendo, com o propsito de melhor compreender a atuao do secretrio em seu cotidiano profissional, sobretudo, no que se refere mudana das suas atividades de cunho tcnico para o gerencial, realizou-se um estudo terico-emprico no perodo 2007-2009 com 59 secretrios atuantes em empresas privadas do interior do Rio Grande do Sul. Com a pesquisa buscou-se responder dentre outros questionamentos: Qual a formao dos profissionais que atuam na rea secretarial? Quais cargos/funes ocupam? Quais so suas atividades cotidianas? O texto inicialmente apresenta os procedimentos metodolgicos adotados na pesquisa, seguindo com os principais fundamentos tericos acerca da profisso secretarial. Na seqncia so expostos e interpretados os dados empricos, bem como as consideraes finais e referncias.

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

A pesquisa, em relao a seus objetivos, enquadra-se como exploratria (TRIVIOS, 1987) e descritiva (GIL, 2002). No tocante aos procedimentos tcnicos, Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

classifica-se como bibliogrfica e estudo de campo. O estudo de campo foi escolhido pela pesquisa dirigir-se a um grupo especfico, ou seja, secretrios e pela importncia de aprofundar as questes propostas sem, no entanto, a preocupao estatstica (GIL, 2002). Deste modo, a pesquisa tambm caracteriza-se pela abordagem predominantemente qualitativa. A definio da quantidade de atores sociais do estudo seguiu os pressupostos da pesquisa qualitativa (MINAYO, 1994). Inicialmente definiu-se que se daria com secretrios atuantes em empresas privadas localizadas nas cidades de Passo Fundo, Marau e Carazinho, todas do interior do Rio Grande do Sul, em razo de fazerem parte da regio de alcance da Universidade de Passo Fundo e estarem em intenso processo de desenvolvimento econmico. Na seqncia, foram definidos os tipos de empresa. Em se tratando do ramo de atividade, a escolha recaiu sobre indstrias, comrcio varejista, educao e sade, pela quantidade existente nessas cidades, empregando parcela significativa de profissionais de secretariado. No que diz respeito ao tamanho das empresas, restringiu-se s pequenas, mdias e de grande porte a partir do critrio do nmero de funcionrios, estipulado pelo Sebrae (2004). Por ltimo, optou-se por investigar 15 profissionais atuantes em cada um dos quatro ramos de atividade anteriormente definidos, englobando as trs cidades e pequenas, mdias e grandes empresas, totalizando 60 empresas e 60 sujeitos. A escolha das 60 empresas foi aleatria, apenas respeitando os critrios j descritos. Destaca-se que no houve o propsito de investigar somente os secretrios com formao na rea, mas sim, de levantar nas empresas profissionais atuantes na rea secretarial para ento identificar sua formao, cargo e atividades. A tcnica de pesquisa escolhida para a coleta de dados foi questionrio, contemplando perguntas abertas e fechadas acerca do perfil do respondente, formao e principais atividades. O primeiro contato com o sujeito foi feito por telefone, momento em que era combinado o envio e retorno do questionrio por email, fax ou pessoalmente na empresa. Os questionrios foram respondidos no perodo de dezembro/2008 a maio/2009 e, aps a primeira anlise, foram considerados vlidos 59 questionrios.

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De posse dos dados, o prximo passo foi a descrio e interpretao dos mesmos, sendo a anlise de contedo a tcnica escolhida para esse fim, procedida com base nas orientaes de Bardin (1977) e Minayo (1994).

REVISO TERICA

Quando se busca na literatura a origem da profisso de secretariado, encontra-se relao direta com a Antiguidade e seus povos, juntamente com a evoluo cultural e societal do mundo, onde se destacava o escriba, figura intelectual de prestgio na poca, respeitado pelo domnio da escrita e que tinha em suas funes rotineiras a incumbncia de registrar fatos histricos alm de assessorar governantes. O escriba era o intelectual daqueles tempos e, por ser um sujeito pensante, assessorava os dirigentes polticos em suas estratgias de governo e guerra, alm de colaborar na perpetuao do conhecimento atravs da prtica da escrita. E, por possuir o saber da escrita, estava inserido em vrias reas, ocupando cargos diversos pelo seu tambm vasto conhecimento cultural (NONATO JNIOR, 2009) Apesar de toda a relevncia do escriba e sua atuao na sociedade, a categoria foi enfraquecida pelas melhores condies proporcionadas s pessoas para o campo da escrita, pois com a democratizao surgiu a possibilidade do povo ter acesso ao ler e escrever (NONATO JNIOR, 2009). A atuao da categoria secretarial, embasada inicialmente pela prtica do escriba, atividade de mbito intelectual, posteriormente reduzida ao nvel tcnico e de execuo. Alm disso, no final do sculo XIX e incio do sculo XX, com a sada do homem para as guerras e a intensificao da industrializao, houve a necessidade da mo-de-obra feminina. De certa forma, as mulheres assumiram postos de trabalho sem a devida preparao, pois suas atribuies at ento estavam ligadas ao cuidado do lar e da famlia. Assim, nas empresas, as mulheres, na maioria das vezes, foram designadas a tarefas operacionais que no demandavam a capacidade de pensar estrategicamente, apenas executar. Com a evoluo da cincia e dos meios tecnolgicos alicerados pelas transformaes mundiais na rea social, poltica e econmica, especialmente a partir Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

da dcada de 1950, tambm se sabe que houve um salto qualitativo no fazer da assessoria, impulsionando o desenvolvimento e valorizao da profisso secretarial. Com o crescimento, a categoria se organizou em entidades no Brasil cuja primeira conquista foi a Lei 6.556/1978, que dispe sobre a atividade de secretrio, posteriormente, em 1985, a Lei 7.377, instituindo a profisso de secretrio. A dcada de 1980 tornou-se um marco histrico para a profisso pelos importantes avanos: enquadramento sindical (1987), sindicatos estaduais (1987), FENASSEC (1988), cdigo de tica (1989), de forma que se chega na dcada de 1990 com os principais documentos necessrios a uma categoria profissional no pas. Enquanto isso, as Instituies de Ensino Superior do pas passaram a ofertar o Bacharelado em Secretariado Executivo. O primeiro curso foi criado em 1969 pela Universidade Federal da Bahia (UFBA), mas foi nos anos 1990 que o ensino superior em secretariado se proliferou, juntamente com eventos e produes acadmicos na rea. Atualmente o curso ofertado em todos os estados brasileiros com base nas Diretrizes Curriculares Nacionais (Resoluo N03/2005 da Cmara da Educao Superior). Com a qualificao dos profissionais e a atuao cada vez mais estratgica e condizente com as necessidades das organizaes, a profisso vem

desmistificando o vis tecnicista e basicamente operacional. Desde os anos de 1950 percebe-se uma transformao no fazer do secretrio, consequentemente, no perfil profissional. A passagem da sociedade industrial para a sociedade do conhecimento influenciou intensamente nessa transformao, uma vez que as organizaes passaram a necessitar mo-de-obra qualificada e diferenciada para responder com competncia a complexidade dos processos. Por isso, os secretrios passaram a assumir atividades mais estratgicas, agregando novas metodologias e tecnologias que muito contriburam e contribuem para o processo organizacional. No se trata de excluir da profisso as tcnicas e procedimentos, mas de agregar uma atitude diferenciada diante de tais tcnicas, atitude de reflexo sobre o fazer e de interferncia nesta realidade. Evidentemente, toda a tecnologia que passa a fazer parte do cotidiano das empresas precisa ser administrada por um ser que reflete sobre o fazer, com isso cria e soluciona. A automao dos ambientes de trabalho isoladamente no acarreta em um profissional mais competente, mas sim a sua capacidade de utilizar Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

inteligentemente os meios tecnolgicos em prol de um trabalho mais eficaz e que apresente maior ndice de produtividade e qualidade. Portanto, a dcada de 1990, sob grande impacto dos meios tecnolgicos que remodelam a sociedade e, por consequncia, o fazer das organizaes, o perodo crucial de ascenso da categoria e nasce um novo perfil: gestor, empreendedor e consultor. A era da competncia, pessoas polivalentes e atualizadas, capacidade produtiva, em busca de resultados; que no s recebe ordens, mas orienta e d opinio. (PORTELA, 2006, p. 19). Importante pesquisa americana daquela poca descrita em O trabalho das naes: preparando-nos para o capitalismo do sculo XXI identificou trs amplas categorias de trabalho naquela regio. (1) Servios rotineiros de produo. Nesta categoria esto os profissionais que realizam tarefas repetitivas, etapas de uma sequncia, sob acompanhamento sistemtico. (2) Servios pessoais: esta categoria tambm est relacionada a tarefas simples, repetitivas e de subordinao, porm so executadas pessoa-a-pessoa. (3) Servios simblico analtico: inclui todas as atividades de identificao e soluo de problemas, bem como de promoo estratgica. Algumas profisses como o caso da secretarial esto ligadas a mais de uma categoria. (REICH, 1994). O autor explica:
apenas algumas pessoas que so classificadas como secretrias, por exemplo, executam estritamente tarefas rotineiras, como conduzir e recuperar dados em um computador. Outras secretrias executam servios pessoais, como marcar compromissos e servir caf. Um terceiro grupo de secretrias executam tarefas simblico analticas estreitamente ligadas ao que fazem seus chefes (REICH, 1994, p. 167)

A pesquisa de Reich (1994) evidencia a ampliao da atuao secretarial ao classific-la tambm como de servios simblico analtico. Os escritos de Natalense (1995) igualmente elucidam a incorporao de atividades mais complexas de cunho gerencial. A autora descreve o secretrio como planejador, organizador e controlador de agendas, arquivos, viagens, reunies, documentos e supervisor de servios de apoio como protocolo, recepo e xrox e, para tanto, serve-se das ferramentas gerenciais de liderana, motivao, comunicao, negociao e criatividade, que so as mesmas utilizadas pelo seu gerente.

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Guimares (2001) sinaliza mudanas no perfil do secretrio fazendo um paralelo entre as atividades realizadas na segunda metade do sculo XX e as do incio do sculo XXI (Quadro 1).

O que se fazia antes Datilografia

O que se est fazendo hoje Gerenciamento de sistemas de informao por meio do controle de rotinas automatizadas multimdia (editores de texto, agendas e planilhas eletrnicas, bancos de dados, etc.) Coordenao de fluxo de informaes e de papis no departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma equipe de apoio. Coordenao de compras, cotao de materiais com fornecedores alternativos e administrao dos custos do departamento. (includo no segundo item) Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos. Organizao de sistemas de dados e informaes em arquivos fsicos e eletrnicos. Apoio a reunies, j que os prprios executivos marcam seus compromissos utilizando sistemas informatizados de comunicao interna.

Envio e recebimento de correspondncias Proviso de material

Coordenao de viagens Atendimento de telefones e visitas Manuteno de arquivos Agendamento de reunies

Quadro 1: As mudanas na atividade secretarial Fonte: Guimares (2001, p. 38).

Com base na descrio das atividades se percebe a mudana de postura do secretrio no sentido de abrangncia das suas responsabilidades e participao. Essa abrangncia ainda maior nos dias de hoje, pois o secretrio envolve-se com a projeo de aes, delineamento dos objetivos, definio de prioridades e prazos e a metodologia a ser adotada na ao, ou seja, preocupa-se com o que fazer, para que fazer, quando fazer, alm do como fazer. Com isso consegue atingir alto ndice de desempenho. Soma-se a essa nova postura, o fato de o secretrio estar em constante interao com os diferentes pblicos, internos e externos, negociando acordos, mediando interesses, interligando realidades por meio de atos dialgicos e criativos. Mata (2009, p. 222) complementa:
o atual Secretrio Executivo personifica um agente de conexo, atuando como interface entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerenciando informaes, administrando procedimentos de trabalho,

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preparando e organizando processos, para que solues e decises sejam tomadas com qualidade e foco em resultados.

Assim, visualiza-se a grandeza deste agente facilitador nas organizaes, retomando caractersticas de seu antecessor na Antiguidade. No se estranha o fato de ser visto como profissional essencial, principalmente por ser um elo entre pessoas e instituies.O pensamento de Moreira (2009, p. 113) segue nesta direo:
gerenciar a forma de desenvolvimento do trabalho dirio acaba capacitando o profissional para o desempenho de muito mais do que a simples realizao de tarefas, ou seja, o secretrio planeja, organiza, controla e direciona as aes de acordo com a necessidade da empresa, por isso, tornou-se pea chave no sucesso da organizao, uma vez que seu papel estratgico e autnomo.

Portanto, todas as transformaes na sociedade que impactaram as organizaes e, claro, as profisses no geral, com destaque para a da rea secretarial por sua aproximao com aqueles que decidem os caminhos das organizaes, exigem do secretrio um processo constante de qualificao no qual no se ignoram as competncias tcnicas, pelo contrrio, as aprimoram, mas tambm, busca-se o desenvolvimento de competncias comportamentais,

fundamentais para seu papel de gestor secretarial.

4 RESULTADOS E DISCUSSES

A pesquisa abrangeu secretrios atuantes em 59 empresas privadas, sendo 15 do ramo da educao, 17 da sade, 11 do comrcio e 16 indstrias. Quanto ao porte das empresas, 20 so pequenas, 28 mdias e 11 grandes, considerando o nmero de funcionrios. Dos 59 sujeitos da pesquisa, 56 so do sexo feminino e 3 do masculino, com idades que variam de 19 a 60 anos, sendo que a concentrao fica entre 19 e 35 anos. Um dos fatores que merece destaque a formao dos profissionais que atuam na rea secretarial. Dos 59 sujeitos, 9 possuem ensino mdio, 10 curso tcnico, 9 graduao em andamento e 31 ensino superior completo. No tocante a Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

rea de formao, dos 50 que possuem curso tcnico ou graduao (completa ou em andamento), 34 so no campo administrativo, destacando-se o bacharel em Administrao, o bacharel em Secretariado Executivo e o tcnico em Secretariado. A formao dos demais em reas distintas (Quadro 2). Em outras palavras, dos 59 pesquisados, apenas 16 (27%) possuem formao na rea secretarial (bacharel ou tcnico).

Formao na rea administrativa Administrao Secretariado Executivo Bilngue Tcnico em Secretariado Cincias Contbeis Tcnico em Contabilidade Tcnico em Gesto de Gerncia Gesto Financeira Marketing e Mdia 12 10 6 2 1 1 1 1

Formao em outras reas Pedagogia Tcnico em Enfermagem Filosofia Letras Teologia Histria Jornalismo Direito Sade Geografia Educao Fsica TOTAL 6 3 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1

TOTAL Quadro 2: rea de formao dos sujeitos

34

Os dados obtidos revelam que, apesar do desenvolvimento da profisso, da proliferao do ensino superior na rea e da acentuada busca do mercado por profissionais com formao especfica, muitos atuam na rea sem a devida formao, consequentemente, qualificao. Um dos fatos que facilita para que isso ocorra pela profisso secretarial ainda no possuir um Conselho Federal, que tem dentre suas responsabilidades a de fiscalizar a atuao profissional no mercado de acordo com a formao acadmica. Embora poucos tenham formao em secretariado, os 59 profissionais atuam na rea secretarial, em setores/departamentos como recepo, secretaria, administrativo (contabilidade, recursos humanos, marketing), gerncia e diretoria, e so registrados sob vrias nomenclaturas: auxiliar, assessor, assistente,

recepcionista, secretria, secretria executiva, supervisor, telefonista, e vendedor. Chama ateno que apenas um sujeito possui o cargo de secretria executiva e ainda mais que sua formao em Administrao. Os dez profissionais com formao em secretariado executivo (completa ou em andamento) possuem os Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

cargos de: assessora executiva, assistente administrativa, recepcionista, secretria e telefonista. A problemtica da falta de formao especfica est presente em todos os ramos e portes empresariais pesquisados. Os 16 sujeitos com formao em secretariado (Quadro 2) no esto concentrados em um tipo organizacional. O fato nos remete a uma questo cultural, que questiona a necessidade de cursar faculdade para ser secretrio justamente pela caracterstica tcnica e operacional enraizada na profisso. Por outro lado, os achados permitem inferir que medida que o profissional possui formao mais elevada e maior tempo de empresa a sua valorizao maior inclusive em termos de remunerao. Destaca-se que dos dois profissionais de maior remunerao, um formado em Secretariado Executivo Bilngue, est h 9 anos na empresa e exerce a funo de assessor executivo, enquanto o outro licenciado em Geografia, est h 29 anos na empresa, sendo 10 anos no cargo de secretrio. Ambos atuam junto diretoria.

ATIVIDADES COTIDIANAS

No que diz respeito s atribuies cotidianas dos secretrios, os dados revelam que as atividades destes profissionais esto relacionadas principalmente com: - recepo da empresa/setor, atendimento pessoal e telefnico; - gerenciamento da agenda; - elaborao, distribuio e controle de documentos e correspondncias; - manuteno de arquivos; - controles diversos; - planejamento e execuo de eventos; - planejamento e acompanhamento de reunies; - planejamento e controle de viagens. Em se tratando de recepo e atendimento, nos dias de hoje, a qualidade do atendimento oferecido pelas empresas responsvel por boa parte do sucesso das mesmas. As empresas que no se preocupam com o cliente esto fadadas ao fracasso. Isso porque a concorrncia grande e os consumidores exigentes. Muitas Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

empresas vendem os mesmos produtos ou prestam os mesmos servios pelo mesmo preo. Por isso, o atendimento oferecido decisivo no fechamento do negcio e na fidelizao dos clientes. Como essa atividade de responsabilidade primeira do secretrio, elucida-se o papel estratgico que o mesmo desenvolve. No se trata de apenas cumprimentar o cliente e encaminh-lo ao setor especfico, mas compreender as necessidades que possui e a partir disso agir visando abarcar tais necessidades, aes essas que promovam a satisfao do cliente. No se pode esquecer que o pblico a ser atendido pelo secretrio amplo: fornecedores, clientes, visitantes, familiares dos clientes, alm do pblico interno como, colegas e superiores. Por interagir cotidianamente com esses diferentes pblicos, o secretrio tambm faz a ligao entre a empresa e os clientes, entre os fornecedores e a empresa, entre os diretores e os demais funcionrios e vice-versa. Portanto, consiste num pblico diversificado, com necessidades distintas, que buscam a resoluo de seus problemas, informaes claras e precisas e a ateno especial dos secretrios. Contudo, embora parea uma atividade simples e rotineira, na prtica, o processo de atender repleto de dvidas, imprevistos, conflitos e angstias e, por isso, demanda profissionais qualificados tcnica e comportalmente para que o negcio no seja prejudicado. Esse fator preocupante porque a presente pesquisa levantou que apenas 27% dos secretrios possuem formao na rea secretarial, consequentemente, qualificao apropriada para desempenhar essa atividade. O gerenciamento da agenda da empresa/setor e tambm da agenda pessoal do(s) superior (es) uma atividade comum entre os sujeitos pesquisados. Desse modo, quem colabora diretamente na administrao do tempo do executivo, diretor, gerente ou mdico, o secretrio. A agenda fica de posse do secretrio, que no incio do turno encontra-se com o superior e lembra-o dos compromissos do dia, consulta-o sobre os a serem assumidos e confirma os do dia seguinte. Quando o superior procurado o secretrio quem informa se o mesmo est disponvel e poder ou no atender. Nestes casos, o secretrio funciona como um filtro, ou seja, transfere ao seu superior apenas as pessoas, solicitaes ou problemas que exigem a interferncia do mesmo. Para agir dessa forma, no entanto, o secretrio necessita estar em sintonia com ele, ter clareza de quais os problemas merecem ser levados a Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

diante e quais devem ser resolvidos por ele mesmo, quais pessoas o superior faz questo de receber e quais so evitadas. Em mesma proporo, os secretrios investigados se envolvem diariamente com a elaborao, distribuio e controle de documentos e correspondncias. Os sujeitos pesquisados elaboram com mais frequncia contratos, oramentos, e-mails, cartas e relatrios. Os que atuam em setores especficos como contabilidade ou recursos humanos, elaboram documentos inerentes a esses setores. Tratam-se de documentos internos e externos a empresa. Evidencia-se que o secretrio, alm de elaborar os documentos, gerencia as informaes e o fluxo dos documentos, possibilitando que as informaes significativas circulem na empresa, sobretudo cheguem aos tomadores de deciso, sendo essa uma atividade primordial para o sucesso das empresas. Como o fluxo de documentos intenso, exige tambm procedimentos arquivsticos no sentido de manter sob a guarda da empresa apenas aqueles com valor administrativo, jurdico ou histrico. Essa mais uma atribuio citada pelos pesquisados. Os arquivos fsicos e digitais devem cumprir sua funo de tornar a busca das informaes rpida e simples, funo essa comprometida em muitas organizaes pela falta de cuidado e de pessoas preparadas para desenvolver essa atividade. A gesto documental fundamental e no pode ser desenvolvida de qualquer forma, deve respeitar normas, metodologias e leis. O que arquivar? Por que arquivar? Como arquivar? Por quanto tempo? Essas so algumas indagaes simples, mas que representam a complexidade do processo. No trabalho secretarial tambm est presente o ato de controlar. Muitos so os tipos de controles realizados pelos atores sociais: de receitas e despesas, entrega, matria prima, materiais de expediente, notas fiscais, ponto dos funcionrios, transporte, estoque, venda, compra, telefonemas, clientes,

fornecedores, reclamaes, dentre inmeros outros. Para tanto, normalmente so elaborados e emitidos relatrios e planilhas em Excel e disponibilizados aos superiores para que tenham informaes claras e precisas do andamento do negcio e possam tomar decises mais fundamentadas. No obstante, os sujeitos pesquisados destacaram, dentre suas atribuies, a de executar eventos, compreendendo as etapas de pr-evento, evento e psevento, inerente a qualquer tipo e abrangncia de evento. Em eventos pequenos, Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

internos empresa, o secretrio faz todo o planejamento, decide e encaminha as aes. Em eventos maiores, quando h a necessidade de comisso organizadora, o secretrio estrutura a sua equipe, distribui as atividades e coordena a realizao das mesmas, assegurando o alcance dos objetivos do evento. A assessoria em reunies mais uma atividade dos secretrios, desde o agendamento, convocao dos participantes, organizao dos materiais a serem utilizados, escolha e organizao do ambiente, at o acompanhamento durante a reunio, seja para auxiliar na discusso da pauta e tomada de deciso, seja para elaborar a ata, documento oficial de registro das decises. Outra atividade citada pelos sujeitos est relacionada com viagens de negcio, estudo ou lazer de quem assessora. O destino normalmente definido pela pessoa que viaja, cabendo ao secretrio organizar o roteiro de forma que no coincida horrios, priorizando a rapidez, tranqilidade, segurana e conforto de quem viaja. Tambm responsabilidade do secretrio a organizao da documentao necessria para a viagem, desde documentos pessoais do passageiro a documentos da empresa que possam ser teis quando a viagem de negcios. Alm dessas atividades, observou-se que os secretrios que atuam em departamentos especficos possuem outras atividades relacionadas com a finalidade do setor, podendo-se citar nos recursos humanos a elaborao da folha de pagamento, controle de horas extras, carto ponto, gerenciamento de benefcios, preparao de treinamentos. Na rea contbil, o controle do faturamento, registros de entradas e sadas, registros de notas fiscais, entre outras. Todas as atribuies expressas evidenciam que o trabalho cotidiano dos secretrios de assessoramento, seja empresa de modo geral ou aos superiores imediatos. Nesta assessoria no esto presente apenas procedimentos

operacionais, mas tambm o vis gerencial de planejamento, organizao, direo, controle, identificao e resoluo de problemas, tomada de deciso, negociao, cooperao, administrao de conflitos e viso sistmica dos processos

empresariais e do contexto do empreendimento. Deste modo, os achados nos remetem aos posicionamentos de Reich (1994), Natalense (1995), Guimares (2001), dentre outros estudiosos, que j apontavam a mudana de postura do secretrio, assumindo responsabilidades mais Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

complexas e participando ativamente do negcio. Tais achados, ainda, nos possibilitam acrescentar mais uma coluna no quadro elaborado por Guimares (2001), demonstrando que as atividades secretariais continuam sendo ampliadas e aprimoradas.
O que se fazia antes Datilografia Atividades realizadas Meados de 2000 Gerenciamento de sistemas de informao por meio do controle de rotinas automatizadas multimdia (editores de texto, agendas e planilhas eletrnicas, bancos de dados, etc.) Atividades atuais Levantadas nesta pesquisa Aquisio, armazenamento, distribuio, tratamento e disponibilizao de informaes por meio de sistemas de informaes gerenciais (SIG) e sistemas de apoio deciso (SADs). Uso de editores de textos, planilhas, apresentaes grficas, correios eletrnicos, pesquisas virtuais. Coordenao do fluxo das informaes e dos documentos, assegurando a circulao adequada das informaes.

Envio e recebimento de correspondncias

Proviso material

de

Coordenao de viagens Atendimento de telefones e visitas

Coordenao de fluxo de informaes e de papis no departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma equipe de apoio. Coordenao de compras, cotao de materiais com fornecedores alternativos e administrao dos custos do departamento. (Includo no segundo item) Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos.

Gerenciamento do estoque e dos custos. Levantamento de preos e efetuao de compras. Planejamento de viagens, organizao da documentao para a viagem Atendimento aos diversos pblicos, conciliando os interesses e visando a satisfao. Faz a ligao entre a empresa e os clientes e entre os superiores e funcionrios. Gesto documental em arquivos fsicos e eletrnicos. Gerenciamento eletrnico de documentos (GED) Planejamento, acompanhamento, registro e apoio em reunies.

Manuteno arquivos

de

Agendamento de reunies

Organizao de sistemas de dados e informaes em arquivos fsicos e eletrnicos. Apoio a reunies, j que os prprios executivos marcam seus compromissos utilizando sistemas informatizados de comunicao interna.

Gerenciamento da agenda da empresa e dos superiores, buscando otimizar o tempo. Controles diversos que orientam a tomada de deciso dos superiores. Planejamento, execuo e avaliao de eventos internos e externos. Identificao e soluo de problemas Planejamento, organizao, direo e controle das suas prticas Quadro 3: Mudanas nas atividades secretariais Fonte: dados da pesquisa

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Verifica-se que as tcnicas secretariais continuam fazendo parte do cotidiano secretarial, no entanto, so aperfeioadas constantemente e agora desenvolvidas com o objetivo estratgico, por um profissional que age intervindo na realidade, refletindo e modificando o seu em torno e no mecanicamente e mediante a solicitao dos superiores. Especialmente os secretrios com formao na rea possuem autonomia para gerenciarem o seu trabalho e as demandas que os cercam, e no necessitam esperar a autorizao e encaminhamento do superior. Esse um diferencial significativo entre o secretrio atual e o de meados de 1950.

CONSIDERAES FINAIS

As mudanas ocorridas na sociedade e organizaes intensificaram o processo de desenvolvimento da profisso. A partir das necessidades empresariais em torno da flexibilidade, inovao e melhoria contnua dos processos, os secretrios foram aprimorando o seu perfil e destacando-se nas estruturas organizacionais. s tcnicas foram agregados diversos conceitos, metodologias e o vis estratgico, conquistando assim o carter gerencial em sua atuao. As atividades desenvolvidas pelos sujeitos pesquisados numa primeira anlise sugerem a predominncia operacional, no entanto, interferem diretamente no pleno andamento da empresa, na satisfao do cliente, consequentemente, no sucesso do negcio. Tais atribuies no so desenvolvidas sem o diagnstico da realidade, planejamento prvio, interconexo das aes, acompanhamento dos eventos, tomada de decises, administrao de conflitos e imprevistos, resoluo de problemas e viso sistmica do negcio, sobretudo, busca de resultados satisfatrios. Em outras palavras, no ato de atender, agendar, comunicar, documentar, planejar, organizar, dirigir e controlar a gesto est presente e representa a reafirmao do secretrio como um profissional dotado de vrios saberes e habilidades. Os resultados empricos tambm revelam que as atividades desenvolvidas pelos profissionais sem formao na rea secretarial no diferem muito das com formao especfica, o que possivelmente esteja atrelado a postura diante de Toledo PR 04, 05 e 06 de novembro de 2010 Unioeste Campus de Toledo

problemas, imprevistos, conflitos e presso, pois so em situaes difceis que os profissionais mais bem preparados e capacitados se sobressaem. Alm disso, o secretrio com formao especfica que tem mais possibilidades de se distanciar da mera execuo e ser um agente otimizador do processo de desenvolvimento e inovao das organizaes, por estar capacitado para manejar conceitos, desenvolver o pensamento abstrato e interpretar dados e sinais emitidos pelos sistemas. Apesar de terem atribuies e cargos semelhantes, a interferncia e participao nos processos so distintas. Diante do exposto, depara-se com um comportamento e atuao profissional que extrapolam a operacionalizao e direcionam-se ao gerenciamento, mas nem por isso perde seu foco central e de origem a assessoria. O secretrio da atualidade, especialmente com formao na rea, tem conscincia de que a habilidade de fazer bem no mais suficiente, essencial a unio das capacidades de pensar, criar, produzir, conhecer, conviver, aprender e desaprender

estrategicamente.

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