SISTEMA UTILITARIOS PARA CONCAR

Configuracin

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE

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NDICE CLAVE: ..0123456789

BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA PANTALLA PRINCIPAL ......................... 3 1. INGRESAR AL UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE ............................ 3 2. ARCHIVOS ......................................................................................... 3 3. HERRAMIENTAS ................................................................................ 4 A) IMPORTAR CLIENTE ........................................................................... 4 B) IMPORTAR PROVEEDORES ................................................................ 6 C) PROVISIONES VENTAS ....................................................................... 8 D) PROVISIN COMPRAS ..................................................................... 10 E) PROVISIN DE HONORARIOS .......................................................... 12 F) CANCELACIN DE REGISTROS COMPRAS Y VENTAS ........................ 15 I. ACTUALIZAR .................................................................................... 15

II. BUSCAR POR: .................................................................................. 16 III. IV. FILTRO DE CUENTA: ..................................................................... 16 PROCESAR CANCELACIN ............................................................ 17

V. DESHACER CANCELACIN: .............................................................. 19 VI. VII. ORDENAR ..................................................................................... 20 CONFIGURACIN ......................................................................... 22

VIII. SALIR: ........................................................................................... 23 4. VENTANA ........................................................................................ 24 5. AYUDA ............................................................................................ 24

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BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA PANTALLA PRINCIPAL

SALIR: permite salir del sistema contable CLIENTES: permite importar los clientes al sistema contable. PROVEEDORES: permite importar los proveedores VENTAS: permite exportar las provisiones de ventas. COMPRAS: permite exportar las compras. HONORARIOS: permite exportar los honorarios. CANCELACINDEREGISTRO: permite procesar cancelacin, deshacer cancelacin, configurar una cuenta.

1.

INGRESAR AL UTILITARIO DE SISTEMASCONTABLES

En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono utilitario de sistema contable. Se abre haciendo doble clic con el mouse.

Debe ingresar clave con maysculas. Como usuario inicial el predeterminado es ADMINISTRADOR y como Password...0123456789 hasta que se creen los usuarios reales.

2.

ARCHIVOS

SALIR SISTEMA.- Esta opcin nos permite salir de la pantalla principal del sistema.

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3.

HERRAMIENTAS

Para acceder a esta opcin, hacer clic en el men principal herramientas. Las herramientas que facilita utilitario permite trabajar adecuadamente, el sistema tiene como opcin; importar clientes, importar proveedores, provisin de ventas, provisinde honorarios, cancelacin automtico.

A)

IMPORTAR CLIENTE

Para acceder a esta opcin hacer clic en herramientas, seguido hacer clic en importar cliente.

Formato Excel de donde ha sido importado. Para poder realizar una importacin optima, se tiene que tomar en cuenta los campos de la tabla de clientes en Excel.

A continuacin nos aparece la ventana para ingresar el nmero de empresa. 1. Ingresar el nmero de empresa.

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Al no ingresar el nmero de empresa y hacer clic en importar, seguido nos mostrar la siguiente ventana.

Hacer clic en aceptar

2.

Seguido hacer clic en el botn buscar. Seguido seleccionar. Botn buscar

Buscar el archivo y luego hacer clic en Guardar.

3.

Seguido presionar el botn importar, seguido nos aparece el siguiente mensaje.

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Presionar el botn aceptar, seguido hacer clic en cerrar.

B)

IMPORTAR PROVEEDORES

Para acceder a esta opcin hacer clic en el men principal herramientas, seguido hacer clic en importar proveedores.Esta opcin es usada para subir informacin de Excel al sistema, la informacin es de proveedores.

Formato Excel de donde ha sido importado. Para poder realizar una importacin optima, se tiene que tomar en cuenta los campos de la tabla de proveedores en Excel.

1.

Ingresar el nmero de empresa.

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2.

Hacer clic en buscar, hacer clic y nos aparece una ventana para seleccionar el archivo.

3. Por ltimo presionar el botn importar, seguido nos aparece la siguiente ventana que nos muestra el aviso.

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C)

PROVISIONES VENTAS

Para acceder a esta opcin, hacer clic en herramientas, seguido hacer clic en provisin de ventas. Esta opcin es usada para importar la informacin de Excel al sistema, la informacin de las provisiones de ventas. Formato de donde se exportara, este formato es referencial para poder subir a Excel con xito.

2 1

4 Botn buscar 4 1. 2. 3. 4. El nmero de empresa lo genera el sistema. El ao lo genera el sistema, pero se puede editar. El mes lo seleccionas. Presionar el botn buscar. Seleccionar el archivo.

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE AVISO: En caso de no seleccionar y presionar el botn exportar, seguido nos aparece el siguiente aviso.

5.

Presionar el botn exportar

Presionar Si Seguido nos muestra que fue un xito.

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DESHACER VENTA

Este botn sirve para deshacer la provisin de ventas. 1. Presionar clic en el botn deshacer, seguido nos muestra la siguiente ventana. Este aviso nos pide la confirmacin de deshacer la provisin de venta. 2. Hacer clic en S para deshacer.

D)

PROVISIN COMPRAS

Para acceder a esta opcin hacer clic en el men principal herramientas, seguido hacer clic en provisin de compras. Esta opcin es usada para importar la informacin de Excel al sistema, la informacin de las provisiones de compras. Formato Excel de donde se exportar las compras.

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2 3

Botn buscar 5

1. 2. 3.

El nmero de la empresa lo genera el sistema. El ao lo genera el sistema, pero es modificable. Seleccionar el mes.

4.

Seleccionar el archivo.

5.

Presionar el botn exportar de la ventana de provisin ventas.

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Seguido presionar en el botn Si.

Hacer clic en aceptar, y listo.

E)

PROVISIN DE HONORARIOS

Para acceder a esta opcin hacer clic en men principal herramientas, seguido hacer clic en provisin de honorarios. Esta opcin es usada para importar la informacin de Excel al sistema, la informacin de las provisiones de honorarios.

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4 Botn buscar

1. 2. 3.

Nmero de empresa, genera el sistema. El ao lo genera el sistema. El mes lo seleccionamos.

4.

Seleccionar el archivo.

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE 5. Presionar el botn exportar.

Seguido hacer clic en el botn s.

Nos aparece la ventana en el botn aceptar.

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F)

CANCELACIN DE REGISTROS

Para acceder a esta opcin, hacer clic en el men principal herramientas. A continuacin nos aparece la siguiente ventana.

I.

ACTUALIZAR

Para que podamos visualizar los documentos de ventas o compras.

1. 2. 3. 4.

Seleccionar la empresa. Ingresar el ao o seleccionar. Seleccionar el mes. Por ultimo hacer clic en el botn actualizar.

Empresa: Aqu elegir la empresa con el que se realiza el trabajo de la importacin Ao: aqu elegimos el ao de la empresa a importar. Mes: aqu elegimos el mes que desea importar.

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II.

BUSCAR POR:

Para buscar un documento de compra o venta, hacer clic en cualquiera de las dos opciones. o RUC N: ingresar el nmero de ruc.

DOCUMENTO N: Ingresar el nmero de documento.

III.

FILTRO DE CUENTA:

Para acceder a esta opcin, nos situamos debajo de buscar, en la ventana de cancelacin de registro. Esta opcin nos sirve para filtrar la cuenta que se desea buscar, ingresar el numero seguido nos sombreara la cuenta de el pago o cobro.

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE NOTA: Para que el sistema nos muestre todos los registro de cancelacin de registro solo borrar el dato que se ingreso en el filtro.

IV.

FORMA DE COBRO O PAGO

En esta ventana se puede observar los documentos de compra o venta. Nos ubicamos en forma de pago. FORMA DE COBRO O PAGO DE TIPO CHEQUE. 1. Seleccionar el documento de compra o venta, y seleccionar el tipo de cobro o pago (en este caso por cheque).

2. Seguido se activa cuenta, y seleccionar la cuenta, para ello hacer doble clic sobre el cuadro, seleccionar la cuenta.

3. Luego seleccionar el anexo, para ello hacer doble clic sobre la cuadro, y seleccionamos el anexo.

4. Ingresar el nmero de cheque.

FORMA DE COBRO O PAGO DE TIPO DEPSITO: 1. Seleccionar el tipo de documento de compra o pago, seguido seleccionar el tipo de pago o cobro (en este caso deposito).

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE 2. Seguido se activa la cuenta, y seleccionar la cuenta, para ello hacer doble clic en el cuadro, y seleccionar la cuenta.

3. Luego seleccionar el anexo, para ello hacer doble clic sobre la cuadro, y seleccionamos el anexo.

4. Ingresar el nmero de depsito.

V.

PROCESAR CANCELACIN

La ventana actualizada con los datos listo para importar al CONCAR, elegir previo la empresa, el ao y el mes y revisar la configuracin de la ventana. Cuando los datos estn de color Rojo significa que estn listos para importar, y tambin esta marcado con un check.

Sin embargo cuando no se quiere importar algunos datos desmarcar el check.

Para procesar la cancelacin de un pago o cobro, seleccionar haciendo un check al costado del documento y seguido hacer clic en el botn cancelacin .

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE PASOSDE CANCELACIN: 1. Hacer check para que sea procesada la cancelacin.

2. 3.

Hacer clic en el botn cancelacin . Seguido nos aparece el siguiente aviso.

Hacer clic en S. 4. Los documentos cancelados estn de color Negro.

VI.

DESHACER CANCELACIN:

Para deshacer la cancelacin, realizar los siguientes pasos. 1. Seleccionar y marcar un check los documentos.

2.

Presionar deshacer cancelacin

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE 3. Nos aparece el siguiente cuadro de dilogo, hacer clic en si.

4.

Luego nos aparece la siguiente ventana, indicando el xito de la operacin.

5.

De esta manera se deshizo la cancelacin.

VII.

ORDENAR

Esta opcin nos sirve para ordenar los registros segn el campo que seleccionamos. Pasos: 1. 2. Hacer clic en el botn ordenar. Seguido nos aparece la siguiente ventana.

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3.

Hacer doble clic en la columna.

4.

Seguido nos aparece la siguiente ventana.

Una vez seleccionado hacer clic

MANUAL DE UTILITARIO DE SISTEMA CONTABLE 5. Una vez seleccionado, hacer clic en el botn ok. En este caso se ordeno por el campo de moneda.

VIII.

CONFIGURACIN

Esta ventana de configuracin previa a la actualizacin de los datos. Sub-diario: Aqu elegimos subdiario compra con la que se trabajar, igual para venta. Configuracin de cobros:Elegir las cuentas contables que hemos trabajado en el Concar, e ingresar en los campos respectivos, configurar los nmeros dgitos de cada cuenta con los que se trabajar. Configuracin de pagos: Elegir las cuentas contables que hemos trabajado en el Concar, e ingresar en los campos respectivos, configurar los nmeros dgitos de cada cuenta con los que se trabajar.

Bancos - ingresos

Bancos - cheques Bancos -egresos

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IX.

SALIR:
Hacer clic en el botn salir, para cerrar la ventana actual y volver e la ventana principal.

CUANDO TERMINEMOS CERRAR EL SISTEMA UTILITARIO CONCAR PARA INGRESAR AL SISTEMA CONTABLE DE CONCAR. Cuando ingresamos al sistema Contable CONCARa la empresa que hemos realizado importaciones de los datos tenemos que ingresar al men. 1. Hacer clic en el men principal utilitario, seguido hacer clic en REINDEXAR base de datos movimientos_CTUTIL02. NO OLVIDES ESTE PASO ES MUY IMPORTANTE

2.

Seguido nos aparece la siguiente ventana

Seleccionar el men principal comprobantes seguido clic en consultas para ver los documentos que han sido cancelados sea por pago o cobro.

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4.

VENTANA

5.

AYUDA