Diseño de Sistema PDF

1
INTRODUCCIN.

Una problemtica de la actualidad es la gran cantidad de informacin que manejan las
organizaciones, por ello se desarrollan Sistemas de Informacin que mejoren las habilidades de
aquellos que utilizan grandes cantidades de informacin y ayudar a realizar de una mejor
manera sus funciones.

El presente trabajo se desarrolla en las oficinas de la Jefatura de Telesecundarias, Sector
07, de la Secretaria de Educacin, en las cuales se realizan diferentes actividades
administrativas concernientes al nivel educativo.

En el primer captulo se describe la justificacin, el objetivo principal as como el
porque de su realizacin, alcances y limitaciones que se pretende cumplir al concluir el anlisis
y diseo.

En el segundo captulo se proporciona toda informacin referente a la institucin, como
antecedentes, organigrama y la ubicacin.

En el tercer captulo contiene de manera detallada el fundamento terico en el que se
basa el anlisis y diseo del sistema. Ya que por medio de tcnicas y conocimientos adquiridos
se detectan las necesidades y requerimientos, as como fallas o defectos que se observan en el
sistema actual.

En el cuarto captulo trata de las actividades realizadas en la elaboracin del Sistema de
Control Escolar de Educacin Secundaria SICEES.

2

1.
PLANTEAMIENTO
DEL
PROYECTO

3
1.1 JUSTIFICACIN.

El siguiente proyecto denominado: SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE
EDUCACIN SECUNDARIA SICEES es desarrollado con el propsito de tener la
administracin de control escolar de las escuelas Telesecundarias pertenecientes a la Jefatura
de Telesecundarias Sector 07, del estado de Chiapas; donde se manejan grandes cantidades de
informacin y el flujo de la misma es muy complejo; al realizar los reportes finales se necesita
consultar varios archivos y antecedentes para concentrarlos en formatos establecidos y el
llenado de estos se hacen a mquina elctrica mecnica, lo cual provoca errores y por ser
documentos oficiales se tiene que solicitar a una autoridad inmediata la reposicin de este,
dicha actividad es realizada por cada docente en un tiempo aproximado de 3 das lo que
provoca suspensin de labores.

La cantidad de papelera utilizada para almacenar los formatos y dems documentos
necesarios para la administracin, es recopilada en archiveros fsicos no garantizando la
seguridad y conservacin de estos.

Por tal razn se propone la creacin de este sistema de informacin que automatice
estos procesos rutinarios y genere la informacin necesaria y permita almacenarla en
dispositivos de almacenamiento como CD-ROM memorias USB, reducir tiempo y esfuerzo
en la impresin de reportes al final del ciclo escolar, evitando las molestias de clculo uno a
uno de calificaciones de alumnos, todo esto con solo introducir los datos necesarios para que el
sistema procese y muestre un resultado.

Cabe mencionar que el sistema denominado SICEES lo integran dos sistemas a la
ves, uno que tiene la administracin de control escolar en la jefatura de Telesecundarias sector
07, denominado SICEES-SECTOR es decir este administra todas las escuelas
Telesecundarias que integran al sector y el otro denominado SICEES-ESCUELA que tiene la
administracin de control escolar de la escuela.

La base de datos administra alumnos y sus calificaciones, escuelas, directores,
4
supervisores de zona, pertenecientes al SECTOR 07, es por eso que la propuesta del sistema es
optima para garantizar la facilidad en la obtencin de reportes y reducir los tiempos en la
elaboracin.

1.2 OBJETIVOS.

1.2.1 GENERALES.

Desarrollar un sistema de informacin que permita tanto al sector como a escuelas
obtener datos generales o especficos de los alumnos, analizando y evaluando los procesos
realizados manualmente con el fin de optimizarlos en su totalidad reduciendo en un 50% del
tiempo empleado.

1.2.2 ESPECFICOS.

Presentar un sistema de informacin de fcil manejo que reemplace los procesos
manuales por los automatizados, optimizando el tiempo en un 50 % y aumentando la calidad
en el trabajo.

Crear un mdulo que me permita capturar datos de alumnos y calificaciones, escuelas,
directores, supervisores de zona, y jefe de sector.
Crear un mdulo que permita dar de baja temporal a alumnos y baja definitiva.
Crear un mdulo que permita hacer consultas de alumnos.
Crear un mdulo que permita hacer modificaciones de alumnos y calificaciones,
escuelas, directores, supervisores de zona, jefe de sector.
Crear respaldos por ciclo escolar.
Crear un mdulo que genere los reportes como: boletas de calificaciones por alumno,
llenado de formatos Rs por grado y grupo de alumnos de una escuela y datos
estadsticos.
Realizar descargas de datos de ciclos escolares pasados.

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1.3 PROBLEMAS A RESOLVER.

El problema a resolver es que la Jefatura de Telesecundarias y escuelas que la integran,
no cuentan con ningn sistema de informacin que permita administrar la gran cantidad de
procesos manejados.

Debido a este problema se disea un Sistema de Control Escolar de Educacin
Secundarias que proporcione los reportes finales de calificacin de alumnos en cada ciclo
escolar, reduciendo los tiempos en la elaboracin de cualquier proceso, ya que los automatiza
y reduce el esfuerzo.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES.

1.4.1 ALCANCES:
El sistema permite ahorrar el papel, ya que los reportes se presentan en pantalla y
despus imprimirlo.
Ahorro considerable del tiempo y esfuerzo en la actualizacin de la informacin de
alumnos.
Obtener informacin de manera rpida, eficiente y segura.

1.4.2 LIMITACIONES.
No se utiliza en red
Solo lo utilizan el jefe de sector supervisor de zona y directores de escuela.
Tiene poco tiempo de vida.
Los formatos utilizados son de 35.8 * 30.5 cm. y para la impresin de estos se necesita
de una impresora matriz de punto, por tal motivo la impresin se realiza en Jefatura o
supervisin, ya que este dispositivo de salida tiene un costo muy alto y es muy difcil
adquirir una para cada escuela.
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2.
DATOS GENERALES
DE LA
JEFATURA DE
TELESECUNDARIA SECTOR 07

7
2.1 ANTECEDENTES GENERALES DE LA INSTITUCIN.

Como respuesta a la demanda de Educacin Secundaria en Chiapas, en el ao de 1980,
al Gobierno del Estado, cuyo titular era el C. Juan Sabines Gutirrez, por conducto de la
entonces Secretara de Educacin Pblica del Estado de Chiapas, siendo titualr el Dr. Romeo
Rincn Castillejos, firman con la SEP el acuerdo de Coordinacin de Educacin
Telesecundara, tomando la responsabilidad el C. Prof. Antonio Velasco Palacios.

As el Subsistema de Telesecundaria inicia su funcionamiento en el periodo escolar
1980- 1981, con la creacin de 31 escuelas, 38 profesores con 970 alumnos.

La Telesecundara actualmente en nuestro Estado ha venido creciendo y ha llegado a
los 118 municipios, gracias a las propias Comunidades, Presidencias Municipales, docentes.

En 1997 por primera vez en el Estado se genera el primer concurso escalafonario para
direcciones tcnicas y supervisores de zona, y en el ao 2000, se crean nueve plazas de Jefes de
Sector, para atender a igual nmero de regiones en el Estado de Chiapas.

En esta ciudad de Tapachula, Chiapas, es sede de la Jefatura de Sector 07 de Educacin
Telesecundaria, cuenta con 141 escuelas distribuidas en los municipios de Acacoyagua,
Acapetahua, Escuintla, Villa Comatitln, Huixtla, Tuzantn, Huehuetn, Mazatn, Tapachula,
Tuxtla Chico, Cacahoatn, Unin Jurez y Cd. Hidalgo, se cuenta aproximadamente con
13,032 Alumnos, distribuidos en 7 Inspecciones Escolares, 29 Direcciones Tcnicas, y 536
Docentes.

MISIN

Brindar Eduacin Secundara a jvenes propios de sta edad, que radiquen en
Comunidades Urbano Marginadas y Rurales,, apoyados con las tecnologas mas modernas de
comunicacin.
8
2.1.1 ORGANIZACIN.

La institucin actualmente cuenta con dos Departamentos que son: Tcnico Pedaggico
y Tcnico Administrativo. EL sistema se desarrolla en control escolar. (Ver Fig.1)

Fig.1 El sistema SICEES-SECTOR, es instalado en control escolar en el Departamento de
Tcnico Administrativo ubicado en las instalaciones de la Jefatura y el sistema SICEES-
ESCUELA, es instalado en control escolar de las Escuelas.

JEFE DE SECTOR
TCNICO
ADMINISTRATIVO
TCNICO
PEDAGGICO
CONTROL
ESCOLAR
TRMITE Y
CONTROL
SUPERVISIN
ESCOLAR
CONSEJO
PEDAGGICO.
ESCUELAS
CONTROL
ESCOLAR
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2.1.2 UBICACIN.

La Jefatura de Telesecundarias Sector 07, se localiza en la ciudad de Tapachula de
Crdova y Ordez, Chiapas, ubicada en la central sur No.4, entre 2da. Y 4ta. Poniente, a un
costado de Banamex. A continuacin se presenta un croquis de ubicacin. (Ver Fig.2)

Fig.2 Jefatura de Telesecundarias, Sector 07, de Educacin Telesecundarias.
N
O
S
E
BANAMEX
C
E
N
T
R
A
L

S
U
R
4ta. PONIENTE
2da. PONIENTE
CENTRAL
PONIENTE
CENTRAL
ORIENTE
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2.1.3 NORMATIVIDAD.

La Escuela Telesecundaria cuenta con un reglamento donde el captulo VII corresponde
a los alumnos.

CAPTULO VII.
DE LOS ALUMNOS

ARTICULO 26o. Se consideran alumnos de las Escuelas Telesecundarias a quienes habiendo
cumplido con todos los requisitos para integrar al plantel, hayan quedado inscritos en alguno de
los grupos de ste nivel.

ARTICULO 27o. Corresponde a los alumnos:

I.- Tener iguales oportunidades para recibir Educacin conforme al plan y programas de
estudio y dems disposiciones vigentes;

II.- Participar activa y conscientemente en el proceso educativo como agentes de su
propia formacin;

III.- Obtener, en cada una de las etapas de su actividad dentro del proceso educativo, el
mayor aprovechamiento posible;

IV.- Observar buena conducta y dar trato decoroso a los integrantes de la comunidad
escolar

V.- Recibir del personal escolar trato decoroso y el apoyo necesario para resolver sus
problemas de estudio;

VI.- Permanecer dentro del plantel durante el horario de clases salvo que por causa
justificada se le autorice lo contrario.

VII.- Presentarse puntualmente a las clases y a todas las actividades que con carcter
obligatorio se realicen dentro o fuera del plantel.

VIII.- Justificar sus inasistencias y retardos conforme a los mecanismos establecidos ;

IX.- Tener acceso al plantel en caso de presentarse con retraso y previa justificacin,
incorporarse a sus actividades escolares al inicio de la sesin ms prxima a su
hora de llegada.

X.- Participar en las actividades de extensin educativa que promueva el plantel;

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XI.- Hacer uso adecuado y racional de los recursos con que cuenta el plantel, de
acuerdo con las previsiones establecidas;

XII.- Abstenerse de efectuar actos que denigren al plantel y de fomentar, por cualquier
medio, la indisciplina escolar;
XIII.- Ser informados clara y oportunamente de las disposiciones que rijan sus
actividades escolares;

XIV.- Recibir del plantel los documentos que acrediten su situacin escolar en forma
gratuita y los duplicados y certificaciones de estudio que soliciten en forma
subsecuente, previo pago de los derechos correspondientes;

XV.- Portar y exhibir su credencial cada vez que le sea requerida por el personal del
plantel;

XVI.- Formular peticiones respetuosas ante maestros y autoridades, en forma oral o
escrita, individual o colectiva, relacionadas con su situacin escolar; y

XVII.- Los dems derechos y obligaciones que sean propias de la naturaleza de su
condicin escolar y los que se establezcan en este ordenamiento y otras
disposiciones aplicables.

ARTICULO 28o. Se pierde la condicin de los alumnos cuando se le otorga la baja en el
establecimiento al que se asiste.

ARTICULO 29o. La baja debe ser solicitada por el interesado o quienes ejerzan la patria
potestad o tutela, en caso de minora de edad, y autorizada por las autoridades competente

2.1.4 MATERIAL Y EQUIPO.

La Jefatura de Telesecundaria cuenta con el siguiente material:
4 escritorios.
2 archiveros
1 mueble para computadora
1 silln ejecutivo
4 sillas secretariales
Papelera para todos los documentos que se requieran cuando se soliciten
12
Actualmente la jefatura cuenta con el siguiente equipo.

Procesador superior a los 600 Mhz.
Microsoft Windows 9x, WinMe, Windows XP
VGA monitor
64 MB RAM
30 MB de espacio en disco para su instalacin.
Unidad de CD-ROM
Impresora Epson FX-2170 o superior

Cabe mencionar que cada escuela cuenta con un equipo de cmputo similar a las
caractersticas antes mencionadas excepto la impresora.

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3.
MARCO TERICO

14
3.1 CONCEPTO DE SISTEMAS.

Conjunto de elementos o componentes que interactan entre s para cumplir metas.
1

Para alcanzar los objetivos es necesario que los sistemas interacten con su medio
ambiente el cual esta constituido por componentes (entrada, procesamiento, salida).

Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones, pueden ser
simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinmicos, adaptables o no adaptables,
permanentes o temporales.

SIMPLE:
Posee pocos componentes y cuya relacin o
interaccin entre ellos es sencilla y directa.
COMPLEJO:
Posee muchos elementos estrechamente
relacionados e interconectados.

ABIERTO:
Interacta con su entorno.
CERRADO:
No interacta con el entorno.
ESTABLE:
Sufre escasos cambios al paso del tiempo.
DINMICO:
Sufre rpidos y constantes cambios al paso
del tiempo.
ADAPTABLE:
Es capaz de modificarse en respuesta a
cambios en el torno.
NO ADAPTABLE:
Es incapaz de modificarse en respuesta a
cambios en el entorno.
PERMANENTE:
Est diseado para existir durante un
periodo relativamente largo.
TEMPORAL:
Est diseado para existir durante un
periodo relativamente corto.

El trmino sistema es aplicable a una organizacin ya que sus componentes trabajan
juntos para generar utilidades que beneficien tanto a empleados como accionistas de la
organizacin.

1
Principios de Sistemas de Informacin, Cuarta Edicin, Thomsom. Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Pg. 8
15
3.2 CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN.

Conjunto de elementos o componentes interrelacionados que interactan para
recolectar (entrada), manipular (procesamiento) y diseminar (salida) datos e informacin que
cuenta adems de un mecanismo de retroalimentacin para el cumplimiento de un objetivo.
2

Es una disposicin de personas, actividades, datos, redes y tecnologa integrados entre
s con el propsito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de una empresa, as como
satisfacer las necesidades de informacin para la resolucin de problemas y la toma de
decisiones por parte de los directivos de la empresa.
3

3.3 CATEGORIAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su
funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas,
entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de
toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema
de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos
que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones
con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

2
Principios de Sistemas de Informacin, Cuarta Edicin, Thomsom. Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Pg.4

3
Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, Tercera Edicin. Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow. Pg.39

16
3.3.1 SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS).

Es un conjunto de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos
empleados para registrar transacciones comerciales consumadas.
4

Toda organizacin tiene Sistemas de Procesamiento de Transacciones manuales y
automticos, que procesan los datos detallados necesarios para actualizar los registros que
tienen relacin con las operaciones de negocio fundamentales de la organizacin. Estos
sistemas comprenden entradas de pedidos, control de inventarios, nminas, cuentas por pagar,
cuentas por cobrar y libro mayor general, por nombrar algunos. Las entradas de estos sistemas
incluyen transacciones bsicas de negocios, tales como pedidos de los clientes, rdenes de
compras, recepciones, tarjetas de registro de tiempo, facturas y cheques de nminas. El
resultado de procesar transacciones de negocios es que los registros de la organizacin se
actualizan para reflejar la situacin de la operacin al momento de la ltima transaccin
procesada. Los sistemas de procesamiento de transacciones automatizados se componen de
todos los elementos de sistemas de informacin basados en computadoras incluyendo
hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personal y de los elementos que se
emplean para procesar las transacciones. El procesamiento incluye la recopilacin, edicin,
correccin, manipulacin y almacenamiento de datos y la produccin de documentos.

Conocer un sistema de procesamiento de transacciones es conocer las funciones bsicas
de las compaas.

3.3.2 SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA (MIS).

Un Sistema de Informacin Administrativa es un conjunto organizado de personas,
procedimientos, software, bases de datos, y dispositivos empleados para suministrar
informacin rutinaria a administradores y responsables de la toma de decisiones.
5

4

5
17
El inters particular del MIS es la eficiencia operativa. Mercadotecnia, produccin,
finanzas y otras reas funcionales se apoyan en sistemas de informacin administrativa y se
vinculan entre s por medio de una base de datos en comn.

3.3.3 SISTEMA PARA EL SOPORTE DE DESICIONES (DSS).

Es un grupo organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y
dispositivos con el propsito de respaldar la toma de decisiones sobre un problema
especfico.
6

El enfoque de un DSS se encuentra en la efectividad de la toma de decisiones al
enfrentarse a problemas de negocios estructurados o semiestructurados. Los sistemas de apoyo
para la toma de decisiones ofrecen la posibilidad de producir ms utilidades, tener costos ms
bajos y mejores productos y servicios. Al igual que sucede en un TPS y un MIS, el DSS se
debe disear, desarrollar y utilizar para ayudar a la organizacin a lograr sus metas y objetivos.

3.3.4 SISTEMA DE APOYO PARA LA TOMA DE DESICIONES EN GRUPO (GDSS).
7

Un sistema de apoyo para la toma de decisiones en grupo, denominado tambin como
sistema computarizado de trabajo colaborativo, consiste de la mayor parte de los elementos de
un DSS, ms el software GDSS necesario para proporcionar apoyo efectivo en ambientes de
toma de decisiones en grupo.

La aceptacin tan amplia de un GDSS proviene de la tendencia a ms trabajo en equipo.
Sin duda alguna, el GDSS est en proceso de convertirse en una herramienta vital para la toma
de decisiones en empresas de todos los tamaos.

6
Principios de Sistemas de Informacin, Cuarta Edicin, Thomsom. Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Pg. 444,445.
7
Principios de Sistemas de Informacin, Cuarta Edicin, Thomsom. Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Pg. 458.
18
3.3.5 SISTEMA DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS).

Es un DSS especializado que incluye todo hardware, software, datos, procedimientos y
personas utilizados para ayudar a los ejecutivos de alto nivel dentro de la organizacin. En
algunos casos al ESS al que tambin se le llama sistema de informacin a ejecutivos EIS,
respalda la accin de los miembros del consejo de direccin, que son los responsables ante los
accionistas.
8

Un sistema de informacin ejecutiva (SIE) es una ampliacin de los sistemas de
informacin que proporciona a los directivos de alto nivel herramientas sofisticadas para
consolidad y resumir los datos en niveles muy generales. A veces recibe el nombre de sistema
de soporte ejecutivo.
9

3.3.6 SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS (OAS).
10

La automatizacin de oficinas es una aplicacin de los sistemas de informacin que
proporciona un grado perfeccionado de comunicacin entre todos los tipos de trabajadores de
la informacin.

La ofimtica tiene que ver con la comunicacin completa de informaciones desde y
hacia los diversos tipos de empleados. Su concepto central es la idea de la comunicacin
completa. Mientras que las restantes funciones estudiadas estn relacionadas en su mayora con
el proceso de datos y la generacin de informacin, la ofimtica se dedica a proporcionar
informacin de inters a todos aquellos que lo necesiten.

8
Principios de Sistemas de Informacin, Cuarta Edicin, Thomsom. Ralph M. Stair, George W. Reynolds. Pg. 464.

9
Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, Tercera Edicin. Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow. Pg. 58

10
Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, Tercera Edicin. Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow. Pag.60.

19
3.4 MTODOS PARA REALIZAR UN ANLISIS Y DISEO DE
SISTEMAS DE INFORMACIN.

3.4.1 CICLO DE VIDA
11

Es el conjunto de actividades que analistas, diseadores y usuarios realizan para
desarrollar e implantar un sistema de informacin. El mtodo del ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades:

1. Investigacin preliminar.
2. Determinacin de los requerimientos del sistema.
3. Diseo de sistemas.
4. Desarrollo de software.
5. Prueba del sistema.
6. Implantacin y evaluacin.

3.4.2 ANLISIS ESTRUCTURADO.
12

Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lgica y
manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningn
detalle pertinente".
El objetivo que persigue el anlisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la
determinacin de requerimientos para obtener la comprensin completa y exacta de una
situacin dada.
Componentes:
Smbolos grficos: sirven para identificar y describir los componentes de un sistema y
las relaciones entre estos.

11
Ciclo de vida de desarrollo de sistemas, Fundamentos del anlisis de sistemas, Kendall & Kendall. Pg. 151.
12
http://www.monografias.com/trabajos10/andi/andi.shtml
20
Diccionarios de datos: descripciones de todos los datos utilizados en el sistema pueden
ser manual o automatizado.
Descripciones de procesos y procedimientos: emplean tcnicas y lenguajes que
permiten describir actividades del sistema.
Herramientas:
Diagrama de flujo de datos: son la herramienta ms importante y la base en donde se
desarrolla otros componentes.
Diccionario de datos: contienen las caractersticas lgicas de los lugares donde se
almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, alias, descripcin, contenido y
organizacin.
Diagrama de estructuras de datos: este es una descripcin de la relacin entre
entidades (personas, lugares, eventos y objetos) y el conjunto de informacin relacionado con
la entidad.
Grfica de estructura: es la herramienta del diseo que muestra con smbolos la
relacin entre los mdulos de procesamiento y el software de la computadora.

3.4.3 PROTOTIPO.
13

Qu es un prototipo?

El prototipo es un sistema que funciona, no solo una idea en el papel, desarrollado con
la finalidad de probar ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo sistema. Al igual que
cualquier sistema basado en computadora, est constituido por software que acepta entradas,
realiza clculos, produce informacin ya sea impresa o presentada en una pantalla, o que lleva

13
http://www.jdguillen.freeservers.com/ESTRATEGIAS%20PARA%20EL%20DESARROLLO%20DE%20SISTEMAS.htm
21
a cabo u otras actividades significativas. Es la primera versin, o iteracin, de un sistema de
informacin.

Lo usuarios evalan el diseo y la informacin generada por el sistema. Lo anterior
slo puede hacerse con efectividad si los datos utilizados, al igual que las situaciones, son
reales. Por otra parte, deben esperarse cambios a medida que el sistema es utilizado.

Razones para desarrollar prototipos de sistemas

Los requerimientos de informacin no siempre estn bien definidos. Es probable que
los usuarios conozcan slo ciertas reas de la empresa donde se necesiten mejoras o cambios
en los procedimientos actuales. Tambin es posible que reconozcan la necesidad de tener mejor
informacin para administrar ciertas actividades pero que no estn seguros cul de esta
informacin ser la adecuada. Los requerimientos del usuario pueden ser demasiado vagos
aun al formular el diseo. En otros casos, es probable que una investigacin de sistemas bien
llevada necesite del desarrollo de nueva tecnologa.

Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de
disear e implantar sistemas no tienen informacin ni experiencia, o tambin donde existen
situaciones de riesgo y costo elevados, y aquellas donde el diseo propuesto es novedoso y an
no se demuestra es la factibilidad de que los vendedores enven ordenes de pedido al sistema de
cmputo de la compaa desde el sitio donde efectan la operacin por medio de terminales
porttiles enlazadas a telfonos pblicos. Para probar el concepto los administradores y
encargados de sistemas pueden optar por construir una versin en pequea escala del software,
adquirir unas cuantas terminales y seleccionar un grupo de vendedores. El prototipo
proporcionar informacin preliminar sobre la funcionalidad del concepto.
El prototipo es, en realidad, un modelo piloto o de prueba, en general, los analistas de
sistemas encuentran que los prototipos tienen mayor utilidad bajo las siguientes condiciones:

Los encargados de disear e implantar sistemas nunca han desarrollado uno con las
caractersticas del sistema propuesto.
22
Se conoce slo una parte de las caractersticas esenciales del sistema; las dems no son
identificables a pesar de un cuidadoso anlisis de requerimientos.
La experiencia con el uso del sistema aadir una lista significativa de requerimientos
que el sistema debe satisfacer.
Las diferentes versiones del sistema evolucionan con la experiencia al igual que el
desarrollo adicional y el refinamiento de sus caractersticas.
Los usuarios del sistema participan en el proceso de desarrollo.

3.5 MTODO UTILIZADO EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA.

3.5.1 CICLO DE VIDA.
14

El mtodo del ciclo de vida para desarrollo de sistemas consta de las siguientes
actividades:

1. Investigacin preliminar.
2. Determinacin de los requerimientos del sistema.
3. Diseo de sistemas.
4. Desarrollo de software.
5. Prueba del sistema.
6. Implantacin y evaluacin.

3.5.1.1 INVESTIGACIN PRELIMINAR:

La solicitud para recibir ayuda de un sistema de informacin puede originarse por
varias razones. El proceso se inicia siempre con la peticin de una persona (Administrador,
empleado o especialista en sistemas), en se momento inicia la actividad de sistemas: la
investigacin preliminar. La cual consta de: aclaracin de la solicitud, estudio de factibilidad y
aprobacin de la solicitud.

14
http://www.jdguillen.freeservers.com/ESTRATEGIAS%20PARA%20EL%20DESARROLLO%20DE%20SISTEMAS.htm
23
3.5.1.1.1 ACLARACIN DE LA SOLICITUD:

Muchas solicitudes no estn formuladas de manera clara, por lo que debe examinarse
para determinar con precisin lo que el solicitante desea. Si el solicitante pide ayuda sin saber
qu es lo que est mal o en donde se encuentra el problema, la aclaracin se hace ms difcil.
En cualquier caso, antes de seguir adelante, la solicitud debe estar claramente planteada.

3.5.1.1.2 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD:

Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible. En la investigacin
preliminar existen tres aspectos relacionados:

1. Factibilidad tcnica: El trabajo puede realizarse con el equipo actual, la tecnologa
existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnologa cul
es la posibilidad de desarrollarla?

2. Factibilidad econmica: Al crear el sistema los beneficios que se obtienen sern
suficientes para aceptar los costos?, los costos asociados con la decisin de no crear el
sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?

3. Factibilidad operacional: Si se desarrolla e implanta, ser utilizado el sistema?,
existir cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que d como resultado
una disminucin de los posibles beneficios de la aplicacin?

El estudio de factibilidad lo lleva a cabo un pequeo equipo de personas (en ocasiones
una o dos) que est familiarizado con tcnicas de sistemas de informacin; dicho equipo
comprende la parte de la empresa que participar (cliente), y gente experta en los procesos de
anlisis y diseo de sistemas.

24
3.5.1.1.3 APROBACIN DE LA SOLICITUD.

No todos los proyectos solicitados son factibles. Algunas organizaciones reciben tantas
solicitudes de sus empleados que slo es posible atender unas cuantas. Sin embargo,
aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes. En
algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo comn es que los
miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos. Cuando
esto ocurre, la administracin decide qu proyectos son los ms importantes y decide el
orden en que se llevarn a cabo. Muchas organizaciones desarrollan planes para sistemas
de informacin con el mismo cuidado con el que planifican nuevos productos y programas
de fabricacin. Despus de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el
tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal; con una informacin se
determina dnde ubicarlo dentro de la lista existente de proyectos.
Ms adelante, cuando los dems proyectos se han completado, se inicia el desarrollo de
la aplicacin propuesta.

3.5.1.2 DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.

El aspecto fundamental del anlisis de sistemas es comprender las facetas importantes
de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los
empleados deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes
preguntas clave:

1. Qu es lo que se hace?
2. Cmo se hace?
3. Con qu frecuencia se presenta?
4. Qu tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5. Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas?
6. Existe algn problema?
7. Si existe un problema, qu tan serio es?
8. Si existe un problema, Cul es la causa que lo origina?
25
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir
detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porqu ocurren las
cosas, las soluciones que proponen e ideas de cambio. Cuando no se puede entrevistar se
emplean cuestionarios en forma personal a los miembros de grupos grandes dentro de la
organizacin. Las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la
observacin en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones,
muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.

Conforme se van reuniendo detalles el analista identifica las caractersticas, determina
la informacin que debe producir el sistema, procesos, tiempos de respuesta y mtodos de
entrada y salida.

Es til ver la determinacin de requerimientos a travs de tres grandes actividades:
anticipacin, investigacin y especificacin de requerimientos.

3.5.1.2.1 ANTICIPACIN DE REQUERIMIENTOS.

Es prever las caractersticas del sistema con base a la experiencia previa. Esto puede
llevar al analista a investigar reas y aspectos que de otra forma no son tomados en cuenta.

3.5.1.2.2 INVESTIGACIN DE REQUERIMIENTOS.

Es el estudio y la documentacin del sistema actual utilizando para ello tcnicas para
hallar hechos, anlisis de flujo de datos y anlisis de decisin.

3.5.1.2.3 ESPECIFICACIN DE REQUERIMIENTOS.

En esta fase se lleva a cabo el anlisis de los datos que describen el sistema para
determinar que tan bueno es su desempeo, que requerimientos se deben satisfacer y las
estrategias para alcanzarlos. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre s:

26
Anlisis de datos basados en hechos reales.
Se examinan los datos recopilados durante el estudio, incluidos en la documentacin de
flujo de datos y anlisis de decisiones, para examinar el grado de desempeo del
sistema y se cumple con las demandas de la organizacin.
Identificacin de requerimientos especiales.
Caracterstica que deben incluirse en el nuevo sistema y que van desde detalles de
operacin hasta criterios de desempeo.
Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos.
Mtodos que son utilizados para alcanzar los requerimientos establecidos y
seleccionados. Estos forman la base para el diseo de sistemas, los cuales deben
cumplir con la especificacin de requerimientos.

3.5.1.3 DISEO DEL SISTEMA

El diseo de un sistema de informacin produce los detalles que establecen la forma en
la que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. Los
especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseo lgico en
contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan diseo fsico.

Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseo identificando los reportes y
dems salidas que debe producir el sistema. Luego determinar los datos especficos para cada
reporte y salida. Es comn que los diseadores hagan un bosquejo del formato o pantalla que
esperan que aparezca cuando el sistema est terminado. Lo anterior se efecta en papel o en la
pantalla de una terminal utilizando para ello algunas de las herramientas disponibles para el
desarrollo de sistemas.
El diseo de un sistema tambin indica los datos de entrada, aquellos que sern
calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo, se escriben con todo detalle los
procedimientos de clculo y los datos individuales. Los diseadores seleccionan las estructuras
de archivo y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y cintas magnticas o
incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben indican cmo procesar los datos
y producir las salidas. Los documentos que contienen las especificaciones de diseo
27
representan a ste de muchas maneras. La informacin detallada del diseo se proporciona al
equipo de programacin para comenzar la fase de desarrollo de software.

Los diseadores son los responsables de contestar preguntas, aclarar dudas y manejar
los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseo.

3.5.1.4 DESARROLLO DE SOFTWARE

Los programadores o analistas programadores que trabajan en las grandes
organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales y son los responsables de la
programacin y documentacin de los programas en donde proporcionan una explicacin de
cmo y porqu ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentacin
es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la aplicacin
se encuentra instalada.

3.5.1.5 PRUEBA DE SISTEMAS:

Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental
para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las
especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Es preferible describir
cualquier sorpresa antes de que la organizacin implante el sistema y dependa de l.

En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo
que escriben los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una parte, que las
pruebas sean completas e imparciales y, por otras, que el software sea ms confiable.

3.5.1.6 IMPLANTACIN Y EVALUACIN:

La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los
usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

28
Dependiendo del tamao de la organizacin que emplea la aplicacin y el riesgo
asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operacin del sistema slo en un rea de la
empresa (prueba piloto). Algunas veces se deja que los dos sistemas (El viejo y el nuevo)
trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los resultados. En otras
circunstancias, el viejo sistema deja de utilizarse determinado da para comenzar a emplear el
nuevo al da siguiente. Cada estrategia de implantacin tiene sus mritos de acuerdo con la
situacin que se considere dentro de la empresa. Sin importar cul sea la estrategia utilizada,
los encargados de desarrollar el sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre
libre de problemas.

Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos aos. Sin embargo las
organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente
con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse
mantenimiento a las aplicaciones; realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o
procedimientos. Para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios. Los sistemas de
informacin deben mantenerse siempre al da. En este sentido, la implantacin es un proceso
en constante evolucin.

La evolucin de un sistema ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes
dimensiones:

3.5.1.6.1 EVALUACIN OPERACIONAL

Valoracin de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso,
tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de informacin, confiabilidad global y nivel
de utilizacin.

3.5.1.6.2 IMPACTO ORGANIZACIONAL.

Identificacin y medicin de los beneficios para la organizacin en reas tales como
29
finanzas (costos, ingresos y ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo.

Tambin se incluye el impacto sobre el flujo de informacin interno y externo.

3.5.1.6.3 OPININ DE LOS ADMINISTRADORES.

Evaluacin de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organizacin
as como de los usuarios finales.

3.5.1.6.4 DESEMPEO DEL DESARROLLO.

La evaluacin del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y
esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estndares, y otros criterios de
administracin de proyectos. Tambin se incluye la valoracin de los mtodos y herramientas
utilizados en el desarrollo.

Desafortunadamente la evaluacin de sistemas no siempre recibe la atencin que
merece. Sin embargo, cuando se conduce en forma adecuada proporciona mucha informacin
que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones
subsecuentes.

3.6 IMPLANTACIN.

3.6.1 MTODOS DE CONVERSIN DEL SISTEMA.

La conversin es el proceso de cambiar el sistema anterior al nuevo. Existen cuatro
30
mtodos para llevar acabo una conversin de sistema. Cada mtodo debe ser considerado a la
luz de las ventajas que ofrece y los problemas que puede ocasionar. Sin embargo, muchas
situaciones dictan el uso de un mtodo sobre los dems, aun cuando los otros puedan ser ms
benficos. En general la conversin de sistemas debe realizarse lo ms rpido posible. Los
periodos de conversin largos aumentan la posible frustracin y la dificultad de la tarea para
las personas implicadas, incluyendo tanto a los analistas como a los usuarios.

3.6.1.1 SISTEMAS PARALELOS.
15

El mtodo mas seguro par convertir un sistema anterior a uno nuevo es el de utilizar
ambos sistemas en paralelo. Con este enfoque, los usuarios siguen operando el sistema anterior
de la forma acostumbrada, pero tambin comienzan a usar el sistema nuevo. Este mtodo es el
enfoque de conversin mas seguro, ya que garantiza que, en caso de surgir problemas, como
errores en el procesamiento o incapacidad de manejar ciertos tipos de transacciones en el nuevo
sistema, la organizacin pueda regresar al sistema anterior sin prdida de tiempo, ingresos o
servicios. Las desventajas del enfoque de los sistemas paralelos son significativas. En primer
lugar, los costos del sistema se duplican, ya que existen dos sistemas; en algunos casos es
necesario contratar personal temporal para operar ambos sistemas en paralelo. En segundo
lugar, el hecho que es posible regresar a las formas antiguas puede ser una desventaja si existe
una resistencia potencial al cambio o si los usuarios prefieren el sistema anterior.

3.6.1.2 CAMBIO DIRECTO.
16

El mtodo de conversin directa transforma el sistema anterior al nuevo de manera
abrupta, a veces en un fin de semana o a veces durante una noche. Se usa el sistema anterior
hasta un da de conversin ya planeado, en el cual es reemplazado por el sistema nuevo. Si el
analista debe hacer el cambio y desea asegurarse de que el sistema nuevo reemplaza
completamente al anterior, de manera que los usuarios no cuenten con los mtodos anteriores,

15
Administracin del proceso de implementacin del sistema, Mc Graw Hill, James A. Seen Pg. 315.
16

31
la conversin directa cumple con este fin. Sicolgicamente obligan a los usuarios hacer trabajar
el sistema nuevo, ellos no tienen otro sistema al cual recurrir. La ventaja de no contar con otro
sistema de respaldo puede convertirse en una desventaja si surgen problemas serios con el
nuevo sistema. En algunos casos las organizaciones llegan a parar las operaciones cuando se
presentan los problemas para que las dificultades puedan ser corregidas. La conversin directa
necesita una planificacin cuidadosa. Las sesiones de capacitacin deben ser programadas y
mantenidas. Las instalaciones del equipo tienen que ser a tiempo, con un rango amplio de das
para corregir cualquier dificultad que pueda surgir. La preparacin del lugar debe terminarse
antes de hacer la conversin.

3.6.1.3 ENFOQUE PILOTO.
17

Si los sistemas nuevos tambin implican tcnicas nuevas drsticas en el desarrollo de la
organizacin, a menudo se prefiere el enfoque piloto. En este mtodo se implanta una versin
de trabajo del sistema en una parte de la organizacin, como una sola rea de trabajo o un
departamento. Los usuarios de esta rea usualmente saben que estn probando un nuevo
sistema y que se pueden hacer cambios para el nuevo sistema. Cuando el sistema se ha
probado en su totalidad, se instala en toda la organizacin, ya sea completamente y de una vez
(mtodo de conversin directa) o en forma gradual (mtodo por etapas). Este enfoque tiene una
ventaja de proporcionar una slida base de prueba antes de la implantacin, los usuarios
pueden llegar a pensar que el sistema sigue teniendo problemas y que no es posible confiar en
el.

3.6.1.4 MTODO POR ETAPAS.
18

Este mtodo se usa cuando es posible instalar de golpe un nuevo sistema en toda la
organizacin. La conversin de los archivos, la capacitacin del personal o la llegada el equipo
puede forzar a la distribucin de la implantacin durante cierto tiempo, que varia de semanas a

17

18

32
meses. Algunos usuarios comienzan a tomar ventajas del sistema nuevo antes que otros. Los
largos periodos de conversin por etapas crean dificultades para los analistas,
independientemente de si la conversin marcha bien o no. Si el sistema est trabajando como
se espera, los primeros usuarios comunicaran su entusiasmo a otros que estn esperando la
implantacin. De hecho el entusiasmo puede alcanzar un nivel tan alto que cuando un grupo de
usuarios reciba finalmente el sistema, se desilusione. Por otro lado, si existen problemas en las
primeras fases de la implantacin, tambin se diseminan los rumores de las dificultades.
Entonces los usuarios pueden esperar dificultades al tiempo de conversin y reaccionaran
negativamente a los ms pequeos errores, aun los propios. Cuando los sistemas se desarrollan
por etapas, deben trabajar bien desde la primera conversin y las subsecuentes.

3.6.2 ACTIVIDADES DE CAPACITACIN.

An los sistemas tcnicamente elegantes y bien diseados pueden tener xito o fracasar
debido a la forma en que se operan y se usan. Por lo tanto la calidad de la capacitacin recibida
por el personal relacionado con el sistema ayuda u obstruye, y puede llegar a impedir, la
implantacin exitosa de un sistema de informacin. Aquellos que estn asociados con el
sistema o afectados por el mismo deben conocer con detalle cuales son sus papeles, como
pueden usar el sistema y que hace o no hace el sistema. Tanto los operadores como los usuarios
del sistema necesitan capacitacin.

3.6.2.1 CAPACITACIN DE OPERADORES DE SISTEMAS.

Muchos sistemas dependen del personal del centro de cmputo, el cual es responsable
de mantener al equipo funcionando, as como de proporcionar el servicio de apoyo necesario.
Su capacitacin asegura que pueden manejar todas las operaciones posibles, tanto rutinarias
como extraordinarias. La capacitacin del operador tambin contempla al personal de captura
de datos.

Si el sistema necesita la instalacin de nuevo equipo, por ejemplo, un nuevo sistema de
computacin, terminales especiales, o equipo distinto para la captura de datos, la
33
capacitacin de los operadores debe incluir aspectos tan bsicos como saber prender el equipo,
usarlo, apagarlo, y tambin un conocimiento de lo que es su operacin y uso normales.
Tambin debe capacitarse a los operadores acerca de los desperfectos ms comunes, como
conocerlos y que pasos llevar a acabo cuando ocurran. Como parte de su capacitacin, se debe
dar a los operadores una lista de formas de resolver los problemas y que identifiquen los
posibles problemas y solucin, as como los nombres y nmeros telefnicos de las personas a
quin buscar cuando surjan problemas inesperados.

La capacitacin tambin necesita la familiarizacin con los procedimientos de
ejecucin, lo cual implica trabajos a travs de la sucesin de actividades necesarias para usar
un nuevo sistema. Estos procedimientos permiten a los operadores de la computadora
familiarizarse con las acciones que debe realizar (como montar discos o cintas magnticas,
copiar archivos, cambiar las formas de impresin o hacer funcionar sistemas de informacin) y
saber cuando deben ocurrir dichas acciones. Adems sabrn cuanto tiempo le lleva a las
aplicaciones correr bajo condiciones normales. Esta informacin es importante, tanto para que
los usuarios puedan planear su trabajo como para identificar los sistemas que corran mas
rpidos o ms lentos de lo esperado una seal que usualmente indica problemas con la
ejecucin.

3.6.2.2 CAPACITACIN DE USUARIOS DIRECTOS.

La capacitacin de los usuarios puede implicar el uso del equipo, particularmente en el
caso que una computadora este en uso y la persona en cuestin sea al mismo tiempo operador y
usuario. En estos casos primero se debe capacitar a los usuarios sobre como operar el equipo.

La capacitacin de los usuarios debe incluir la identificacin de los problemas,
determinando si el problema que surge es causado por el equipo de software o por algo hecho
por ellos al usar el sistema. Al incluir una gua de identificacin de problemas en la
documentacin de los sistemas, se obtiene una referencia til por mucho tiempo despus de
terminar el periodo de capacitacin. No hay nada ms frustrante que trabajar con un sistema. El
lugar para prevenir la frustracin es durante la capacitacin.
34
La mayor parte de la capacitacin del usuario tiene que ver con la operacin del sistema
en si. La capacitacin en la codificacin de datos enfatiza los mtodos a seguir en la captura de
datos a partir de las transacciones, o en la preparacin de datos necesarios para las actividades
de apoyos a las decisiones.

Las actividades de manejo de datos que reciben mayor atencin en la capacitacin de
usuarios son la captura de datos (cmo guardar nuevas transacciones), la edicin de datos
(cmo modificar datos grabados previamente), la formulacin de consultas (cmo localizar
registros especficos u obtener respuestas a preguntas) y el borrado de registros de datos. El
grueso del uso del sistema implica este conjunto de actividades, lo cual quiere decir que la
mayor parte del tiempo de la capacitacin se dedica a esta rea. La debilidad de cualquier
aspecto de la capacitacin trae la posibilidad de llegar a situaciones embarazosas que
produciran en el uso frustracin, errores, o ambos. Una buena documentacin, aunque
esencial, no reemplaza la capacitacin. No hay sustituto para la operacin directa del sistema
mientras que se aprende su uso.

35

4.
DESCRIPCIN
DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
EN LA
JEFATURA DE TELESECUNDARIAS,
SECTOR 07.

36
4.1 ANLISIS DEL SISTEMA.

El mtodo de Ciclo de vida es empleado para analizar el problema actual en la Jefatura
de Telesecundaria Sector 07, ya que es el que ms se adapta a la problemtica presentada.

Gracias a la investigacin preeliminar que se realiza en la cual se determinan las
necesidades y los problemas que se presenta en la utilizacin del sistema con que cuenta en la
actualidad (todo procedimiento es realizado manualmente).

4.1.1 INVESTIGACIN PRELIMINAR.

En la Jefatura Supervisin y Escuela, existen diversos problemas que pueden ser
solucionados con un Sistema de Informacin, diseado especialmente para esos procesos.

El Sistema de Informacin que se propone es necesario para la administracin de
control escolar tanto en supervisin como en escuelas, la informacin a procesar se produce al
inicio del ciclo escolar, en el transcurso y al final.

Las actividades realizadas por control escolar al inicio del ciclo son: inscripcin, altas,
repeticiones de alumnos al grado escolar correspondiente y en el transcurso del ciclo escolar se
generan calificaciones de alumnos por bimestre y al final se calculan promedios por asignatura
y finales y se imprimen en los reportes correspondientes.

Dentro de esta fase se contemplan tres pasos: la solicitud del proyecto, el estudio de
factibilidad y la aceptacin del proyecto.

4.1.1.1 SOLICITUD DEL PROYECTO.

La Jefatura de Telesecundaria, Sector 07 solicita el sistema basndose en un formato
estndar manejado para la solicitud de proyectos, el cual se muestra a continuacin. (Ver Fig.3)

37

Fig. 3. Formato de solicitud de proyecto.

Tapachula de Crdova y Ordez, Chiapas a 10 de febrero de 2005.

Asunto: Solicitud de Proyecto de
Sistema de Informacin.

C. Ana Cecilia Zavala Cortez.

Por medio del presente solicito a usted el desarrollo e implementacin de un
Sistema de Informacin el cual se requiere que cubra las siguientes actividades de
registro:

Control escolar (Altas, inscripciones, bajas, calificaciones, total de alumnos).

Vaciar control de calificaciones a documentos oficiales como boletas y
formatos Rs.

Generar reportes de la cantidad de alumnos inscritos y dados de alta en un
ciclo escolar, cantidad de escuelas existentes en el sector.

Realizar consultas de alumnos, y de las personas al frente de la administracin
de las escuelas por ciclo escolar.

La necesidad de este sistema en la Jefatura de Telesecundaria, Sector 07, es
necesaria para reducir los tiempos en la elaboracin de este tipo de procesos y
automatizacin de los procesos realizados por nuestro personal.

Esperando contar con su valiosa colaboracin en la realizacin del sistema
propuesto quedo de usted.

Atentamente,
Prof. Trinidad Daniel Flores Ruiz.
Jefe de Sector 07, Jefatura de Telesecundarias.
Tapachula.

38
4.1.1.2 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.

En este punto se definen las posibilidades tcnicas, econmicas y operacionales de la
Jefatura de Telesecundarias, Sector 07, para el desarrollo del sistema solicitado, a continuacin
se definen las tres factibilidades del sistema:

4.1.1.2.1 FACTIBILIDAD TCNICA.

El equipo con que cuenta la Jefatura de Telesecundarias Supervisin es suficiente
para disear y desarrollar el sistema que se solicita, adems de contar con impresora matriz de
punto FX 2190 EPSON, las escuelas tambin cuentan con equipos suficientes para el
desarrollo del software excepto que no cuentan con impresora matriz de punto y es imposible
adquirir una para cada escuela, es por eso que todas las impresiones se realizan en Jefatura
supervisin.

La paquetera instalada en el equipo cumple con todas las necesidades que se presentan
durante el desarrollo del sistema.

Actualmente la jefatura cuenta con el siguiente equipo.

Procesador superior a los 600 Mhz.
Microsoft Windows 9x, WinMe, Windows XP
VGA monitor
64 MB RAM
30 MB de espacio en disco para su instalacin.
Unidad de CD-ROM

4.1.1.2.2 FACTIBILIDAD ECONMICA.

En la actualidad los reportes son vaciados en formatos estndares (R1,R2,R3,REL) y boleta de
calificaciones (1, 2, 3) los cuales son elaborados en mquina mecnica elctrica se
39
manejan grandes volmenes de estos, los cuales tienen un costo elevado ($3 a 5 por boleta y
$100 a $150 por los formatos Rs), con la ayuda del sistema se minimizan los gastos en papel,
porque no hay posibilidad de error de datos y adems de guardar los reportes en la
computadora se pueden seleccionar los que se necesitan imprimir, esto ayuda tambin a la
organizacin de los reportes ya que toda informacin se respalda y almacena en CD, as que la
Jefatura Supervisin en lugar de tener almacenado esa cantidad de papeles de cada una de las
escuelas solo tendr un CD por ciclo escolar.

El costo de elaboracin del software es de:

DESCRIPCIN COSTO/HORA HRS. TRABAJADAS TOTAL
Anlisis, Diseo e Implementacin $50.00 480 $24,000
Papelera 100
Otros gastos 500
Costo total de adquisicin del software $24,600

4.1.1.2.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL.

El diseo del sistema solicitado es de suma importancia por lo que el personal no tiene
ninguna resistencia al cambio, ya que este les permite administrar mejor sus tareas y controlar
los datos que se introducen en l. En s el sistema resulta benfico para el personal ya que se
evitan muchas molestias en el almacenamiento de la informacin, evitan las prdidas de
reportes necesarios para cierto periodo escolar y adems se puede contar con la informacin en
cualquier instante.

4.1.1.3 APROBACIN DE LA SOLICITUD DEL PROYECTO.

Despus de haber realizado el estudio de factibilidad y cada uno de sus aspectos como
son: el estudio de factibilidad tcnica, econmica y operacional, se concluye que si es posible
realizar el anlisis y diseo de un sistema de informacin que solucione los problemas dentro
40
de la Jefatura de Telesecundarias, Sector 07, adems de agilizar los procesos.(ver Fig.4)

Fig.4.Oficio de aceptacin de proyecto.

Tapachula de Crdova y Ordez, Chiapas a 15 de febrero de 2005.

Asunto: Aceptacin de Solicitud.

C. Prof. Trinidad Daniel Flores Ruiz.
Jefe de Sector 07, Jefatura de Telesecundarias.
Tapachula.

En atencin a su oficio presentado el cual solicita el diseo de un Sistema de
Informacin, me permito hacer de su conocimiento que una vez realizado el anlisis se
llega a la conclusin de que no existe inconveniente alguno para elaborarlo, por lo que
informo a usted que las operaciones que cubre son las siguientes:

Control escolar (captura de datos de alumno, situacin del alumno es decir si
es alumno dado de alta inscrito repetidor, inscripciones a los grados
escolares correspondientes, bajas, captura de calificaciones, total de
alumnos).

Vaciar control de calificaciones a documentos oficiales como boletas y
formatos Rs., y llevar el control de datos estadsticos.

Generar reportes de la cantidad de alumnos inscritos y dados de alta en un
ciclo escolar, cantidad de escuelas existentes en el sector.

Realizar consultas de alumnos, y de las personas al frente de la
administracin de las escuelas por ciclo escolar.

Sin ms por el momento quedo de usted para cualquier duda o aclaracin.

Atentamente,
Ana Cecilia Zavala Cortez.
Residente Profesional.

41
4.1.2 DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS.

4.1.2.1 DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA SICEES.

Utilizando la tcnica de anticipacin, investigacin y especificacin se puede
determinar los requerimientos que se establecen para satisfacer el diseo del sistema, la
informacin recabada mediante estas herramientas arroja los siguientes problemas:

La jefatura no cuenta con una base de datos que contenga la totalidad de sus escuelas
que se supone que estn bajo su administracin, por lo que provoca que algunas veces se
omitan datos importantes de una de las escuelas.

Para el llenado de los formatos R1, R2, R3, REL y boletas de calificaciones, utilizan
mquina de escribir mecnicas, procedimiento el cual es lento y con muchos errores.

Otro problema es que no cuentan con un concentrado de personas al frente de la
administracin de la escuela en un determinado ciclo escolar como por ejemplo: jefe de sector
supervisores, directores y responsable de la administracin de control escolar de la escuela.
Una solucin clave para este problema es que el sistema me permita ingresar los datos de estas
personas y consultar en el momento que se requiera.

4.1.2.1.1 ANTICIPACIN DE LOS REQUERIMIENTOS.

El sistema debe prever los servicios que son necesarios para Jefatura Supervisin, con
la finalidad de que este sea un sistema confiable, debido a las deficiencias que existen
actualmente se debe considerar algunas de las opciones que se puedan agregar al sistema para
facilitar su uso y agilizar otros pequeos procedimientos que sin duda toman tiempo en la
elaboracin de cada uno de estos, por ejemplo para que supervisin selle un formato de Rs,
debe verificar cada una de las calificaciones que previamente presenta la escuela en dicho
concentrado y despus pasar a sellar para dar validez a dicho documento.
42
Otro procedimiento es el de conocer el total de alumnado en cierta escuela, para esto se
consultan los formatos Rs presentados por la escuela y se contabilizan manualmente los
totales de grupo divididos entre hombre y mujeres, tambin el total de alumnos que se dieron
de alta o baja.

El sistema se enfoca a control escolar tanto para Supervisin como para Escuela, se
agilizan los procedimientos de inscripciones de alumnos a un grado y ciclo escolar, introducir
calificaciones de alumnos por bimestre y as este genere calificaciones finales de cada
asignatura y el promedio final de grado escolar y el promedio general de todas las
calificaciones cursadas en los tres grados escolares. Tambin manda a impresora la totalidad de
alumnos hombres y mujeres as como la totalidad de alumnos inscritos, dados de alta y baja por
ciclo escolar. As como la totalidad de alumnos por escuela y total de altas y bajas de alumnos
de todas las escuelas.

4.1.2.1.2 INVESTIGACIN DE REQUERIMIENTOS.

Esta fase se aprovecha algunas tcnicas que permiten descubrir a fondo cuales son las
necesidades del personal respecto a un sistema de informacin, cuales seran las opciones con
que debe contar para agilizar un procedimiento. Estas tcnicas son:

4.1.2.1.2.1 ENTREVISTA.

Esta conversacin se llev acabo con el Jefe de Sector Prof. Trinidad Daniel Flores
Ruiz, donde se usa un formato de preguntas para profundizar ms sobre algunos temas. (Ver
Fig.5)

Al concluir la entrevista se llega a la conclusin que el departamento de control escolar
tiene como objetivo principal tener el control de la informacin que ah se procesa. El proceso
de inscripcin y el llenado de formatos Rs son unas de las actividades ms importantes y que
mas tiempo requiere para llevarlas acabo, tiene una duracin de tres a cinco das hbiles.

43
Para realizar el proceso de inscripcin se requiere una serie de requisitos para que el
alumno sea inscrito una escuela Telesecundaria entre ellos estn: certificado de primaria, carta
de conducta, datos personales, la Curp si la tiene, entre otros. Despus de realizar esta actividad
se prosigue a archivar toda la documentacin que se obtuvo de los alumnos.

El llenado de formatos Rs se realiza al concluir el ciclo escolar y es concentrar las
calificaciones de todos los alumnos en un determinado grupo de escuela.

Fig.5 formato de entrevista.

Entrevista

Persona entrevistada: Prof. Trinidad Daniel Flores Ruiz Puesto: Jefe de Sector

Tema: Actividades que se realizan en Jefatura Supervisin.

Entrevistado por: Ana Cecilia Zavala Cortez Puesto: Analista de Sistemas

Fecha: 22-02-05 Hora de inicio:13:00 hrs. Tiempo asignado: 1 hora.

Lugar: Jefatura de Telesecundaria Sector 07, Tapachula, Chiapas.

1. Cul es el objetivo del Departamento de Control Escolar?
2. Qu actividades son las que se realizan?
3. Cuntas personas lo realizan?
4. Cuanto tiempo se requiere para realizarlas?
5. De estas actividades cuales estn relacionadas con la peticin de elaboracin del
sistema de informacin?
6. Qu pasos se siguen para llevar acabo esas actividades?
7. Qu problema presentan estas actividades al momento de realizarlas?
8. A cada cuanto tiempo se realiza el almacenamiento de datos?
9. Quines lo llevan acabo?
10. Existe un documento o formato donde se almacenen los datos?
11. Quines hacen uso del sistema?
12. Qu beneficios espera alcanzar con el sistema propuesto?
44
4.1.2.1.2.2 OBSERVAVIN.

Durante este proceso se observa que muchas personas se ven afectadas por el tiempo
que se emplea para determinada tarea, por ejemplo para cotejar las calificaciones de los
alumnos se necesita de 2 personas para poder revisar una por una de las calificaciones de cada
alumno inscrito en las escuelas, al momento de la recepcin de documentos se tiene que
verificar los nombres de los directores y encargados de la administracin escolar para saber
sino han sido cambiados o modificados en la lista que aparece en Supervisin escolar para esto
se revisa a mano y se busca en los archiveros para encontrar el oficio que demuestre algn
cambio en el personal.

4.1.2.1.2.3 CUESTIONARIO.

Se emplea preguntas que son contestadas por el personal que se ve afectado o realiza
estos procedimientos, para poder tener datos ms concretos sobre las necesidades que existen
en la Jefatura de Telesecundaria Sector 07. (Ver Fig.6)

Fig.6 formato de cuestionario.

Cuestionario.

Despus de analizar la pregunta, seleccione solo una de las siguientes respuestas.

1. Qu tareas (registro de escuelas, registro de grupos) realiza frecuentemente en una
semana?
2. Cunto tiempo le toma en realizar estas tareas?
3. Con que frecuencia realiza estas tareas?
4. tiene muchos problemas cuando realiza sus tareas?
5. La causa es:
6. Cree usted conveniente un sistema de informacin para automatizar las tareas?
7. Estara de acuerdo en utilizar el sistema?
8. Cree usted que se resolveran los contratiempos con este sistema en operacin?
9. Tiene usted conocimientos de computacin?
10. Esta usted de acuerdo en la implantacin del sistema en el sector?
45
4.1.2.1.2.4 REVISIN DE LOS REGISTROS.

Este proceso tambin es realizado para determinar los requerimientos, la revisin de los
registros o formatos establecidos utilizados, cada procedimiento es llenado manualmente, se
toman como referencia para que el sistema se parezca lo ms posible a los formatos utilizados
para que el usuario se sienta como si estuviera manipulando un formato normal.

4.1.3 ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL.

Las actividades desempeadas en la Jefatura de Telesecundaria Sector 07 se realizan
manualmente, ya que se realizan varios formatos concentrados que son llenados en las
diferentes escuelas que se presentan en esta oficina, los reportes de calificaciones, nmero de
alumnos inscritos en el inicio del curso, nmero de alumnos en el transcurso del ciclo, nmero
de alumnos que terminan el ciclo escolar, las bajas de alumnos, datos generales de la escuela,
cambios de directores, supervisores, jefe de sector, todos los procesos mencionados no son
automatizados, basta que se utilice una mquina de escribir mecnica para generar los reportes.

Al inicio del ciclo escolar los Departamentos de Control Escolar tienen que presentar
la documentacin necesaria para dar de alta al curso actual, presentan la cantidad de alumnos
inscritos en cada uno de los diferentes grados, la cantidad de maestros disponibles para esa
escuela., si existe algn cambio de directores o si aumenta el personal administrativo de
intendencia, para presentar estos datos simplemente presenta un oficio aclarando los puntos
donde se sealan los cambios en esa escuela, estas carpetas se mantienen guardadas en
archiveros comunes que permite tener organizadas las escuelas respetando el orden alfabtico o
por clave de la escuela.

4.2 DISEO DEL SISTEMA

En esta fase se lleva acabo tanto el diseo lgico como diseo fsico (programacin).
46
4.2.1 DISEO LGICO DE LA BASE DE DATOS

Durante la fase de determinacin de requerimientos y de acuerdo a los formatos que
utilizan se determinaron las siguientes entidades relacionales y sus atributos.

4.2.1.1 MODELO RELACIONAL

La base de datos de la escuela:

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE EDUCACIN SECUNDARIA
SICEES = (alumno, cal_primero, cal_segundo, cal_tercero, certificado, ciclo escolar, ciclo
respaldo, concentrado, conceptos, discapacidad, escuela, estado, examen, identificador,
inscripciones, inspector, jefe de sector, mat_extranjera, mat_opcional, mat_tecnologica,
materias, municipio, nacionalidad, parcial, periodo examen, regin, sector, solicitud_extra,
turno, usuario de sistema, zona)

Alumno (curp_alum, nom_alum, ap_alum, am_alum, cve_sexo, f_nac_alum, edad_alum,
cve_dis_alum, cve_nac_alum).

Cal_primero (curp_alumno, cve_grupo, cve_esc, cve_ciclo, cve_mat, cal_parcial1,
cal_parcial2, cal_parcial3, cal_parcial4, cal_parcial5, cal_final, num_baja,
cve_situacion, cve_esc_proc, descarga).

Cal_segundo (curp_alumno, cve_grupo, cve_esc, cve_ciclo, cve_mat, cal_parcial1,
cal_parcial2, cal_parcial3, cal_parcial4, cal_parcial5, cal_final, num_baja,
cve_situacion, cve_esc_proc, descarga).

Cal_tercero (curp_alumno, cve_grupo, cve_esc, cve_ciclo, cve_mat, cal_parcial1, cal_parcial2,
cal_parcial3, cal_parcial4, cal_parcial5, cal_final, num_baja, cve_situacion,
cve_esc_proc, descarga).

47
Certificado (curp_alum, cve_ciclo, folio, cve_esc_proc, descarga).

Ciclo escolar (cve_ciclo).

Ciclo respaldo (ciclo_resp, cve_esc)

Concentrado (cve_ciclo, cve_sector, curp_jefe, cve_zona, curp_insp, cve_esc, curp_dir,
cve_esc_proc).

Conceptos (cve_concepto, nom_concepto).

Director (curp_dir, nom_dir, ap_dir, am_dir).

Discapacidad (cve_dis_alum, nom_dis_alum).

Escuela (cve_esc, nom_esc, calle_esc, num_esc, col_esc, loc_esc, cve_mpio, cve_estado,
cve_region, cve_ident, cve_turno, curp_resp, nom_resp, ap_resp, am_resp, cve_zona,
cve_sector).

Estado (cve_estado, nom_estado).

Examen (cve_examen, nom_examen).

Identificador (cve_ident, nom_ident).

Inscripciones (curp_alum, cve_grado, cve_grupo, cve_esc,cve_concepto1, num_baja,
cve_ciclo, cve_mat_ext, cve_mat_tec, cal_final_ciclo, folio_boleta, cve_situasion,
tipo_inscripcion, cve_esc_proc, descarga).

Inspector (curp_insp, nom_insp, ap_insp, am_insp).

48
Jefe de sector (curp_jefe, nom_jefe, ap_jefe, am_jefe).

Mat_extranjera (cve_mat_ext, nom_mat_ext).

Mat_opcional (cve_mat_opc, nom_mat_opc).

Mat_tecnologica (cve_mat_tec, nom_mat_tec).

Materias (cve_mat, nom_mat).

Municipio (cve_mpio, nom_mpio).

Nacionalidad (cve_nac_alum, nom_nac_alum).

Parcial (cve_parcial, nom_parcial).

Periodo examen (cve_periodo, nom_periodo).

Region (cve_region, nom_region).

Sector (cve_sector).

Sexo (cve_sexo, nom_sexo).

Solicitud_extra (curp_alum, cve_grado, cve_grupo, cve_esc, cve_mat, fecha_examen,
cve_examen, cve_periodo, cve_ciclo, tipo_extra, cve_situacion, cve_esc_proc,
descarga).

Turno(cve_turno, nom_turno).

49
Usuario de sistema (cve_usua, cont_usua, curp_usua, nom_usua, ap_usua, am_usua,
tipo_usua).

Zzona (cve_zona, sede_zona).

4.2.1.2 DICCIONARIO DE DATOS.

TABLA TIPO DE
DATO
LONGITUD DESCRPCIN
ALUMNO
CURP_ALUM CARACTER 18 CURP DEL ALUMNO
NOM_ALUM CARACTER 25 NOMBRE DEL ALUMNO
AP_ALUM CARACTER 15 APELLIDO PATERNO DEL ALUMNO
AM_ALUM CARACTER 15 APELLIDO MATERNO DEL ALUMNO
CVE_SEXO CARACTER 1 SEXO DEL ALUMNO
F_NAC_ALUM FECHA 8 FECHA DE NACIMIENTO DEL ALUMNO
EDAD_ALUM NMERICO 3 EDAD DEL ALUMNO
CVE_DIS_ALUM CARACTER 3 CLAVE DE DISCAPACIDAD DEL ALUMNO
CVE_NAC_ALUM CARACTER 1 CLAVE DE NACIONALIDAD DEL ALUMNO

SEXO
CVE_SEXO CARACTER 1 CLAVEL DEL SEXO
NOM_SEXO CARACTER 9 NOMBRE DEL SEXO

ESCUELA
CVE_ESC CARACTER 10 CLAVE DE LA ESCUELA
NOM_ESC CARACTER 30 NOMBRE DE LA ESCUELA
CALLE_ESC CARACTER 20 CALLE DE LA ESCUELA
NUM_ESC CARACTER 9 NUMERO DE LA ESCUELA
COL_ESC CARACTER 20 COLONIA DE LA ESCUELA
LOC_ESC CARACTER 20 LOCALIDAD DE LA ESCUELA
CVE_MPIO CARACTER 3 NUMERO DE MUNICIPIO
CVE_ESTADO CARACTER 2 NUMERO DE ESTADO
CVE_REGION CARACTER 2 CLAVE DE REGION
CVE_IDENT CARACTER 1 CLAVE DEL IDENTIFICADOR ESCUELA
CVE_TURNO CARACTER 1 CLAVE DEL TURNO DE LA ESCUELA
CURP_RESP CARACTER 18
CURP DEL RESPONSABLE DEL AREA
DE CONTROL ESCOLAR
NOM_RESP CARACTER 25
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL AREA
DE CONTROL ESCOLAR
AP_RESP CARACTER 15
APELLIDO PATERNO DEL RESPONSABLE
DEL AREA DE CONTROL ESCOLAR
50
AM_RESP CARACTER 15
APELLIDO MATERNO DEL RESPONSABLE
DEL AREA DE CONTROL ESCOLAR
CVE_ZONA CARACTER 3 CLAVE DE LA ZONA
CVE_SECTOR CARACTER 2 CLAVE DEL SECTOR

IDENTIFICADOR
CVE_IDENT CARACTER 1 CLAVE DEL IDENTIFICADOR ESCUELA
NOM_IDENT CARACTER 45 TIPO DE SECUNDARIA
SUB_IDENT CARACTER 30 SUBSISTEMA

TURNO
CVE_TURNO CARACTER 1 CLAVE DEL TURNO DE LA ESCUELA
NOM_TURNO CARACTER 10 NOMBRE DEL TURNO DE LA ESCUELA

DISCAPACIDAD
CVE_DIS_ALUM CARACTER 3 CLAVE DE DISCAPACIDAD DEL ALUMNO
NOM_DIS_ALUM CARACTER 25
NOMBRE DE LA DISCAPACIDAD DEL
ALUMNO

NACIONALIDAD
CVE_NAC_ALUM CARACTER 1 CLAVE DE LA NACIONALIDAD DEL ALUMNO
NOM_NAC_ALUM CARACTER 65
NOMBRE DE LA NACIONALIDAD DEL
ALUMNO

MATERIAS
CVE_MAT CARACTER 3 CLAVE DE LA MATERIA
NOM_MAT CARACTER 37 NOMBRE DE LA MATERIA

MAT_TECNOLOGICA
CVE_MAT_TEC CARACTER 3 CLAVE DE LA MATERIA TECNICA
NOM_MAT_TEC CARACTER 50 NOMBRE DE LA MATERIA TECNICA

MAT_OPCIONAL
CVE_MAT_OPC CARACTER 3 CLAVE DE LA MATERIA OPCIONAL
NOM_MAT_OPC CARACTER 60 NOMBRE DE LA MATERIA OPCIONAL
MAT_EXTRANJERA
CVE_MAT_EXT CARACTER 1 CLAVE DE LA LENGUA EXTRANJERA
NOM_MAT_EXT CARACTER 10 NOMBRE DE LA LENGUA EXTRANJERA

DIRECTOR
CURP_DIR CARACTER 18 CURP DEL DIRECTOR
NOM_DIR CARACTER 25 NOMBRE DEL DIRECTOR
51
AP_DIR CARACTER 15 APELLIDO PATERNO DEL DIRECTOR
AM_DIR CARACTER 15 APELLIDO MATERNO DEL DIRECTOR

SECTOR

JEFE_SECTOR
CURP_JEFE CARACTER 18 CURP DEL JEFE DE SECTOR
NOM_JEFE CARACTER 25 NOMBRE DEL JEFE
AP_JEFE CARACTER 15 APELLIDO PATERNO DEL JEFE
AM_JEFE CARACTER 15 APELLIDO MATERNO DEL JEFE

ZONA
SEDE_ZONA CARACTER 30 SEDE NOMBRE DE LA ZONA

INSPECTOR
CURP_INSP CARACTER 18 CURP DEL INSPECTOR
NOM_INSP CARACTER 25 NOMBRE DEL INSPECTOR
AP_INSP CARACTER 15 APELLIDO PATERNO DEL INSPECTOR
AM_INSP CARACTER 15 APELLIDO MATERNO DEL INSPECTOR

REGION
CVE_REGION CARACTER 2 CLAVE DE REGION
NOM_REGION CARACTER 30 NOMBRE DE LA REGION

CICLO_ESCOLAR
CVE_CICLO CARACTER 9 CLAVE DEL CICLO ESCOLAR

CAL_PRIMERO
CVE_GRUPO CARACTER 1 CLAVE DEL GRUPO
CAL_PARCIAL1 NUMERICO 2 CALIFICACION DEL PRIMER PARCIAL
CAL_PARCIAL2 NUMERICO 2 CALIFICACION DEL SEGUNDO PARCIAL
CAL_PARCIAL3 NUMERICO 2 CALIFICACION DEL TERCERO PARCIAL
CAL_PARCIAL4 NUMERICO 2 CALIFICACION DEL CUARTO PARCIAL
CAL_PARCIAL5 NUMERICO 2 CALIFICACION DEL QUINTO PARCIAL
CAL_FINAL DOBLE 99.9 CALIFICACION FINAL DE LA MATERIA
52
NUM_BAJA CARACTER 1
NUMERO DE BAJA DE UN ALUMNO
(1a, 2a 3a BAJA) V por default
CVE_SITUACION CARACTER 1
SITUACION DEL ALUMNO: APROBADO(A),
REPROBADO(R), DEUDOR(D)
DESCARGA CARACTER 1 GUARDA EL NUMERO DE DESCARGA

CAL_SEGUNDO
NUM_BAJA CARACTER 1

CAL_TERCERO
NUM_BAJA CARACTER 1

PARCIAL
CVE_PARCIAL NUMERICO 1 CLAVE DEL PARCIAL
NOM_PARCIAL CARACTER 19 NOMBRE DEL PARCIAL

ADEUDOS
53
CVE_GRADO NUMERICO 1 CLAVE DEL GRUPO
CVE_MAT1 NUMERICO 2 CLAVE DE LA MATERIA

SOLICITUD_EXTRA
CVE_GRADO NUMERICO 1 CLAVE DEL GRADO
CAL_MAT DOBLE 99.9 CALIFICACIN DE LA MATERIA
FECHA_EXAMEN FECHA 8 FECHA DEL EXAMEN
CVE_EXAMEN CARACTER 3 CLAVE DEL EXAMEN
CVE_PERIODO CARACTER 4 CLAVE DEL PERIODO
TIPO_EXTRA CARACTER 1
TIPO DE EXTRAORDINARIO
( INTERNO EXTERNO)
CLAVE DE LA SITUACION DEL
EXTRAORDINARIO
(A = ALTA Y B = BAJA DEL EXTRA)

INSCRIPCIONES
CVE_GRADO NUMERICO 1 CLAVE DEL GRADO
CVE_CONCEPTO1 CARACTER 1 ALTA, INSCRIPCION O REPETICION
NUM_BAJA CARACTER 1
CVE_MAT_EXT CARACTER 1 CLAVE DE LA LENGUA EXTRANJERA
CVE_MAT_TEC CARACTER 3 CLAVE DE LA MATERIA TECNICA
CVE_MAT_OPC CARACTER 3 CLAVE DE LA MATERIA OPCIONAL
CAL_FINAL_CICLO DOBLE 99.9
CALIFICACION FINAL DEL
CICLO ESCOLAR
FOLIO_BOLETA CARACTER 12
FOLIO DE LA BOLETA (V = VACIO
POR DEFAULT)
TIPO_INSCRIPCION CARACTER 1
TIPO DE INSCRIPCION
( I = INTERNO, E = EXTERNO)
54

CONCEPTOS
CVE_CONCEPTO CARACTER 1 CLAVE DE CONCEPTO
NOM_CONCEPTO CARACTER 11
NOMBRE DE CONCEPTO(ALTA, BAJA,
INSCRIPICION, REPETICION)

EXAMEN
CVE_EXAMEN CARACTER 3 CLAVE DEL EXAMEN
NOM_EXAMEN CARACTER 45 NOMBRE DEL EXAMEN

PERIODO_EXAMEN
CVE_PERIODO CARACTER 4
CLAVE DEL PERIODO DE EXAMEN
EXTRAORDINARIO
NOM_PERIODO CARACTER 30
NOMBRE DEL PERIODO DE EXAMEN
EXTRAORDINARIO

CERTIFICADO
FOLIO CARACTER 10 FOLIO DEL CERTIFICADO

CONCENTRADO
CURP_JEFE CARACTER 18 CURP DEL JEFE DE SECTOR
CURP_INSP CARACTER 18 CURP DEL JEFE DE INSPECTOR
CURP_DIR CARACTER 18 CURP DEL JEFE DE DIRECTOR

USUARIO_SISTEMA
CVE_USUA CARACTER 20 CUENTA DEL USUARIO DEL SISETMA
CONT_USUA CARACTER 20 CONTRASENA DEL USUARIO DEL SISTEMA
CURP_USUA CARACTER 18 CURP DEL USUARIO DE SISTEMA
NOM_USUA CARACTER 25 NOMBRE DEL USUARIO DEL SISTEMA
AP_USUA CARACTER 15 APELLIDO PATERNO DEL USUARIO
AM_USUA CARACTER 15 APELLIDO MATERNO DEL USUARIO
TIPO_USUA CARACTER 13
TIPO DE USUARIO
(ADMINISTRADOR O AUXILIAR)

MUNICIPIO
55
CVE_MPIO CARACTER 3 NUMERO DE MUNICIPIO
NOM_MPIO CARACTER 30 NOMBRE DEL MUNICIPIO

ESTADO
CVE_ESTADO CARACTER 2 NUMERO DE ESTADO
NOM_ESTADO CARACTER 20 NOMBRE DE ESTADO

4.2.1.3 DISEO MODULAR.

La distribucin de los mdulos del sistema SICEES se muestra en los esquemas
siguientes, se puede apreciar que el sistema de Escuela y Jefatura cuentan con los mismos
mdulos, pero con diferentes opciones, el sistema de escuela realiza ms procesos, de este
fluye la informacin hacia el de sector. (Ver fig.7, 8).

56

SICEES-ESCUELA
Altas Bajas Modificaciones Consultas Reportes Utileras Ayuda Salir
Alumno
Escuela
Zona
Sector
Regin
Director
Inspector
Jefe de Sector
Calificaciones Primer Grado
Segundo Grado
Tercer Grado
Asignatura Opcional
Extranjera
Educacin Tecnolgica
Folio Boleta
Certificado Ciclo Escolar
Periodo de Examen
Inscripcin
Extraordinario Interno
Externo
Interno
Externo Municipio
Estado
Reprobado
Concentrado
Usuario de Sistema
Alumno
Escuela
Zona
Sector
Regin
Director
Inspector
Jefe de Sector
Calificaciones
Asignatura Opcional
Extranjera
Educacin Tecnolgica
Folio Boleta
Certificado Ciclo Escolar
Periodo de Examen
Inscripcin
Extraordinario
Interno
Externo
Interno
Externo Municipio
Estado
Reprobado
Concentrado
Usuario de Sistema
Por Grado
General
Egresados
Extraordinario
Inscripcin General
Descargas
Usuario de Sistema
Interno
Externo
Alumno
Bajas
Alta y Baja de Alumnos
Calificacin
Cantidad de alumnos
Cantidad de escuelas
Concentrado
Segundo Grado
Tercer Grado
Calificaciones
Primer Grado
Primer Grado
Segundo Grado
Tercer Grado
Extraordinario
Interno
Externo
Boletas
Primer Grado
Segundo Grado
R1
R2
R3
REL
Altas y Bajas de Alumnos
Respaldo
General
De egresados
A escuela
Descargar
General
De egresados
De escuela
Contenido a ndice
Acerca de CICEES
Salir
Cerrar Sesin
Tercer Grado
Fig.7 Esquema Modular de la escuela
5
6

57

Fig.8 Esquema Modular del Sector
SICEES-SECTOR
Altas Bajas Modificaciones Consultas Reportes Utileras Ayuda Salir
Escuela
Ciclo Escolar
Usuario de Sistema
Alumno
Escuela
Director
Inspector
Jefe de Sector
Calificaciones Primer Grado
Segundo Grado
Tercer Grado
Asignatura Opcional
Extranjera
Educacin Tecnolgica
Ciclo Escolar
Periodo de Examen
Extraordinario
Interno
Municipio
Estado
Usuario de Sistema
General
Egresados
Descargas
Usuario de Sistema
Alumno
Bajas
Alta y Baja de Alumnos
Calificacin
Cantidad de alumnos
Cantidad de escuelas
Concentrado
Segundo Grado
Tercer Grado
Calificaciones
Primer Grado
Primer Grado
Segundo Grado
Tercer Grado
Extraordinario
Interno
Boletas
Primer Grado
Segundo Grado
R1
R2
R3
REL
Altas y Bajas de Alumnos
Respaldo
General
De egresados
A escuela
Descargar
General
De egresados
De escuela
Contenido a ndice
Acerca de CICEES
Salir
Cerrar Sesin
Tercer Grado
Escuela
Inscripcin
5
7

58
4.2.1.4 DISEO DE PANTALLAS.

El diseo de pantallas proporciona una idea general de la apariencia y funcionalidad del
sistema. A continuacin se muestra algunas representaciones de las pantallas que forman el
sistema.

Esta pantalla pertenece al mdulo de Altas. Dicho esquema se toma como molde para
las pantallas de consulta de alumno a diferencia que solo existen los botones de Cerrar y
Nuevo, tambin se toma como referencia para la de modificacin de alumno y tambin la
diferencia es que cambian los botones Nuevo, Actualizar, Cerrar. (Ver Fig.9)

Fig.9 Macho pantalla alumno.

Esta pantalla pertenece al mdulo de Altas. Dicho esquema se toma como molde para
las pantallas de consulta de escuela a diferencia que solo existen los botones de Cerrar y
Nuevo, tambin se toma como referencia para la de modificacin de escuela y tambin la
diferencia es que cambian los botones Nuevo, Actualizar, Cerrar. (Ver Fig.10)

x
ALTA
ALTA - ALUMNO
Curp:
Nombres: A.paterno A.matern
Sexo:

F. Nacimiento:
dd /mm/
Cerrar
Discapacidad

Nacionalidad

Guardar
Edad:
Nuevo
59

Fig. 10 machotes de pantalla para alta de escuela, misma que sirve para la consulta y modificaciones.

Este esquema se toma como molde para las pantallas de modificacin de zona y la
diferencia es que cambian los botones Nuevo, Actualizar, Cerrar. (Ver Fig.10). Este mismo
machote es utilizado para la Regin y Sector

ALTA -
MUNICIPIO
Cerrar Guardar
Cve.Municipio:
Nombre
Alta de
ALTA - ESCUELA
Cerrar
Calle:
Guardar
Cve.Escuela:
Nro.: Colonia Localidad:
Director:
Nombre
Zona:
Municipio:

Servicios Turno

Identificado

Subsistema:
automatico
Sector
x
ALTA ESCUELA
Nuevo
Estado:

Tipo de Sec.:
automatico
CURP:
automatico
Ciclo:
x
ALTA DE ZONA
ALTA ZONA
Clave
Cerrar Guardar
Nuevo
Sede:
Fig. 10. Machote de pantalla para
zona, regin y sector
60
Este esquema se toma como molde para las pantallas de modificacin de Director y la
diferencia es que cambian los botones Nuevo, Actualizar, Cerrar. (Ver Fig.10). Este mismo
machote es utilizado en la alta de Supervisor y Jefe de Sector. (Ver fir.11)

Fig .11 Machote de pantalla utilizado tanto para la alta, modificaciones de Director, Supervisor y Jefe de Sector.
El botn Guardar es sustituido por el de Actualizar.

Este esquema se toma como molde para la alta de Asignatura de Educacin
Tecnolgica y Asignatura Opcional; as como tambin para las modificaciones de Asignatura
Extranjera, Asignatura de Educacin Tecnolgica y Asignatura Opcional (Ver Fig.12)

Fig.12 Machote de pantalla tanto para la alta, modificaciones de Asignatura Extranjera, Asignatura de Educacin
Tecnolgica y Asignatura Opcional. El botn Guardar es sustituido por el de Actualizar.

x
ALTA DIRECTOR
ALTA DIRECTOR
Curp:
Nombres:
Cerrar Guardar
Ap. paterno: Ap. Materno:
Nuevo
x
ALTA ASIGNATURA EXTRANJERA
ALTA ASIGNATURA EXTRANJERA
Clave
Nombre:
Cerrar Guardar
Nuevo
61
Este esquema se toma como molde para la alta de calificaciones de segundo y tercer
grado; como tambin para las modificaciones y consultas de calificaciones de primero,
segundo y tercer grado. (ver Fig.13)

Fig.13 Machote de pantalla tanto para la alta de calificaciones de segundo y tercer grado; como tambin para
modificaciones y consultas de calificaciones de primero, segundo y tercer grado. El botn Guardar es sustituido
por el de Actualizar en las modificaciones y en la consulta no aparece el botn Guardar.

x
ALTA CALIFICACION - PRIMER GRADO
ALTA CALIFICACION PRIMER GRADO
Curp:
Nombre:
Cerrar
Nuevo
ESPAOL
MATEMTICAS
ASIGNATURAS
SEP.
OCT.
CALIFICACIONES
Promedio General:
MATEMTICAS
HISTORIA UNIVERSAL
GEOGRAFA GENERAL
FORMACIN CVICA Y TICA
NOV.
DIC.
ENE.
FEB.
MAR.
ABRIL
MAY.
JUN.
JUL.
PROM.
FINAL
BIOLOGA
INTRODUCCIN A LA FSICA
Y A LA QUMICA
LENGUA EXTRANJERA
EXPRESIN Y APRECIACIN
ARTSTICAS
EDUCACIN FSICA
EDUCACIN TECNOLGICA
LETRA
Guardar
Parcial:
62
Este esquema se toma como molde para la alta de folio de certificado; as como para las
modificaciones folio de boleta y certificado. (ver Fig.14)

Fig.14 Machote de pantalla tanto para la alta de folio de boleta y certificado; como tambin para las
modificaciones de folio de boleta y certificado. El botn Guardar es sustituido por el de Actualizar en la
modificaciones.

Este esquema se toma como molde para la alta de ciclo escolar; as como para las
modificaciones de ciclo escolar. (ver Fig.15)

x
ALTA BOLETA
ALTA BOLETA
CURP:
Nombre:
Cerrar Guardar
automatico
Grado:
Folio:
Nuevo
Ciclo:
automatico automatico
Cve. Escuela: Escuela:
x
ALTA CICLO ESCOLAR
ALTA CICLO ESCOLAR
Ciclo:
Cerrar Guardar
-
Nuevo
Fig. 15 Machote de pantalla para
la alta de ciclo escolar; as como
para las modificaciones de ciclo
escolar. El botn Guardar es
sustituido por el de Actualizar en
la modificaciones.
63
Este esquema se toma como molde para la alta de periodo de examen; as como para las
modificaciones. (ver Fig.16)

Este esquema se toma como molde para la alta de Municipio y Estado; as como para
las modificaciones. (ver Fig.17)

Fig. 17 Machote de pantalla de alta de Municipio y Estado; as como para las modificaciones. El botn Guardar es
sustituido por el de Actualizar en la modificaciones.

Este esquema se toma como molde para alta, baja, consulta y modificaciones de
Inscripciones (Ver Fig.18)

x
ALTA PERIODO DE EXAMEN
ALTA PERIODO DE EXAMEN
Periodo:
Cerrar Guardar
Nuevo
x
ALTA MUNICIPIO
ALTA MUNICIPIO
Clav
Cerra Guarda
Nombre
Nuevo
Fig. 16 Machote de pantalla
para la alta de periodo de
examen; as como para las
modificaciones. El botn
Guardar es sustituido por el de
Actualizar en la modificaciones.
64

Fig. 18 Machote de pantalla para la alta, baja, consulta y modificaciones de Inscripciones. El botn Guardar es
sustituido por el de Eliminar en Bajas, por Actualizar en la modificaciones.

Este esquema se toma como molde para la alta, baja, consulta y modificaciones de
Usuario de Sistema (Ver Fig.19)

Fig. 19 Machote de pantalla para la alta, baja, consulta y modificaciones de Usuario de Sistema. El botn Guardar
es sustituido por el de Eliminar en Bajas, por Actualizar en la modificaciones.

x
INSCRIPCION
INSCRIPCION
Curp:
Automatico
Nombres:
Automatico
Cerrar Guardar
Cve. Escuela:
Grupo:

Concepto:

Ciclo escolar:

Grado::
Escuela:
Automatico
Nuevo
Lengua Extranjera:
Educacin Tecnolgica:

Asignatura Opcional:
x
ALTA USUARIO DE SISTEMA
ALTA USUARIO DE SISTEMA
CURP:
Cerrar Guarda
Nombre:
Nuevo
Ap. Ap.
Clave de
Contrase
Confirmar
65
4.2.1.5. CODIFICACIN DEL SISTEMA.

El software utilizado para el diseo del sistema es el lenguaje Visual Basic versin 6.0,
instalado en unas de las computadoras, este lenguaje permite ampliamente el diseo de los
mdulos y la creacin de los reportes, facilitando la tarea de diseo.

4.3 IMPLANTACIN DEL SISTEMA.

Para poder determinar el tipo de cambio que se da en la oficina de la Jefatura de
Telesecundarias, se necesita que el personal este enterado de los cambios que surgen con el uso
del sistema, el cambio en un principio resulte difcil, pero al manejar el sistema notaron la gran
facilidad de operarlo y pronto le tomaron confianza.

Cabe mencionar que durante el proceso de investigacin y mas an el de diseo, el personal
se mantuvo en contacto con el sistema y las pantallas que presentaba por lo que la actividad de
capacitacin resulta sencilla y rpida, basndose en los conocimientos que poseen los usuarios
se imparte un pequeo curso de introduccin al sistema.

4.3.1 MTODO DE CONVERSIN DEL SISTEMA.

Dentro de las funciones que se llevan acabo en el Departamento de Control Escolar se
considera necesario reducir el tiempo de operacin para el acceso a los datos relativos a los
alumnos.

El uso incorrecto de esos datos, como el retraso en su acceso puede provocar resultados no
deseados, por ello la implantacin del sistema SICEES se considera realizarlo en forma directa,
es decir reenlazar el sistema actual por el nuevo y as obtener beneficios inmediatos en los
resultados.

66
4.3.2. ACTIVIDADES DE CAPACITACIN.

Las actividades de capacitacin son asignadas a quienes tienen el manejo directo del
Sistema de Control Escolar SICEES es decir al Departamento de Control Escolar de la
Institucin, la capacitacin se compone desde la instalacin del sistema hasta el manejo del
mismo as como tambin la solucin a problemas que puedan presentarse durante su uso.

El equipo para realizar la capacitacin es el que se encuentra dentro del Departamento de
Control Escolar, la duracin de estas actividades es aproximadamente de 10 das de 2 a 3
horas diarias iniciando con la instalacin del sistema y su manipulacin.

4.3.3. MANUALES.

Se ha terminado la realizacin de los manuales tanto de usuario como de sistema, para que
el personal que labora cotidianamente con este sistema tenga una referencia exacta sobre
problemas dudas de algn proceso.

4.3.3.1 MANUAL DE USUARIO.

Est diseado con la intencin de ser agradable a la vista y prctico de utilizarlo esta divido
en mdulos de Altas, Bajas, Consultas, Modificaciones, Reportes, Utileras, Ayuda y salir. Para
ms informacin ver anexo1.

4.3.3.2 MANUAL DEL SISTEMA.

Este manual presenta los inicios de la investigacin realizada para determinar los
problemas presentados en esta Jefatura, el desarrollo del sistema y las estructuras que
conforman las bases de datos del sistema SICEES, este manual puede ser una fuente de
consulta sobretodo para conocer las relaciones entre las bases de datos, la distribucin de las
bases de datos, tablas, estructura, la presentacin de cada formulario utilizado, de cada consulta
realizada, es tambin un material de apoyo para las futuras modificaciones que se presenten

67
en el sistema, este manual es la llave que permite encontrar la investigacin previa al diseo
del sistema y su desarrollo.

68
CONCLUSIN

El sistema diseado en la Jefatura de Telesecundarias Sector 07, se realiza con la finalidad
de disminuir los tiempos en la preparacin de los reportes y se elimina la gran cantidad de
errores producidos por el personal.

El sistema SICEES tiene un fin concreto, el de optimizar los tiempos de elaboracin de
reportes y de proteger los datos esenciales dentro de esta dependencia.

En conclusin se puede tener la certeza de que este sistema es de buena aceptacin en la
Jefatura y Escuelas, ya que a travs del mdulo de consultas pueden acceder a la informacin
buscada e imprimir reportes.

69
RECOMENDACIONES TCNICAS

Mantener una copia de seguridad del Sistema SICEES, en un lugar ajeno a las oficinas
de la Jefatura y las oficinas de la Escuela.
Respaldar las bases de datos del sistema al finalizar el periodo escolar, esto es con la
finalidad de mantener archivados los documentos realizados.
Programar periodos de movimiento preventivo al equipo de cmputo con el fin de
garantizar el funcionamiento correcto del sistema.
Cualquier duda que se presente sobre algn procedimiento, consulte el manual de
usuario.
Tratar de mantener una contrasea para cada usuario, as se evitan usuarios no deseados
en el sistema.
Tomar medidas de seguridad para evitar los virus informticos, ya que puede causar
perdida de informacin ya sea un dao parcial o total del sistema, esto con la ayuda de
un antivirus.
Proporcionar la capacitacin a nuevos usuarios del sistema, es decir aquellos que se
integren posteriormente al manejo del sistema.
Cada inicio de ciclo escolar se deben actualizar nombre de Director de Escuela,
Supervisor, Jefe de Sector y ciclo escolar.

70
BIBLIOGRAFA

Principios de Sistemas de Informacin
Cuarta Edicin
Thomsom.
Ralph M. Stair, George W. Reynolds.

Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin
Tercera Edicin.
Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Victor M. Barlow.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas, Fundamentos del anlisis de sistemas
Kendall & Kendall.

Administracin del proceso de implementacin del sistema
Mc Graw Hill
James A. Seen

http://www.monografias.com/trabajos10/andi/andi.shtml

http://www.jdguillen.freeservers.com/ESTRATEGIAS%20PARA%20EL%20DESARROLLO
%20DE%20SISTEMAS.htm

http://www.jdguillen.freeservers.com/ESTRATEGIAS%20PARA%20EL%20DESARROLLO
%20DE%20SISTEMAS.htm

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