Ensayo de PMBOK

diciembre 3

2013
Luis Benavides

Documento realizado para la asignatura de Ingeniera de Software I, de la universidad Autnoma Del Caribe. Presentado al ingeniero Marlon Pieres.

Esta lectura nos permite abrir la mentalidad y tener slidos conocimientos sobre el desarrollo de proyectos, esta gua nos da una idea general de cmo estar frente a un proyecto o en la vida. PMBok es una gua de cmo elaborar un proyecto y las normativas existentes que existen en relacin a este, determinando que la mayora de proyectos tienen las mismas dificultades. La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La direccin de proyectos se logra mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y salidas. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los procesos de direccin de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categoras: Los procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se lleva a cabo para un propsito integrado. El propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto. Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varan segn el rea de aplicacin. Los procesos de la direccin de proyecto y los procesos orientados al producto se suponen e interactan durante el proyecto.

La direccin de proyectos es una tarea integradora. La integracin de la direccin de proyectos exige que cada proyecto y proceso de productos este correctamente alineado y conectado con los otros procesos, a fin de facilitar su coordinacin. Los procesos de direccin de proyectos se representan como elementos discretos con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la prctica, se superponen e interactan. Los detalles especficos de un proyecto se definen como objetivos que deben cumplirse sobre la base de la complejidad, el riesgo, el tamao, el plazo, la experiencia del equipo de proyecto, el acceso a recursos, la cantidad de informacin histrica, la madurez de la organizacin en la direccin de proyectos, la industria y areas de aplicacin. Los grupos de procesos requeridos y los procesos que los componen son guas para aplicar los conocimientos y habilidades apropiados relativos a la direccin de proyectos durante el proyecto. La naturaleza integradoras de los grupos de procesos es ms compleja que el ciclo bsico planificar-hacer-revisar-actuar. Sin embargo, el ciclo mejorado puede aplicarse a las interrelaciones dentro de un mismo grupo de procesos y entre grupos de procesos. Adicionalmente como la direccin de un proyecto es un esfuerzo finito el grupo de proceso de iniciacin comienza estos ciclos y el grupo de procesos de cierre los termina. La naturaleza integradora de la direccin de proyectos exige la integracin del grupo de procesos de seguimiento y control con todos los aspectos de los otros grupos de procesos.

Grupos de procesos de direccin de proyectos Grupos de procesos de iniciacin: define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Grupos de procesos de planificacin: define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Grupos de procesos de ejecucin: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Grupos de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Grupos de procesos de cierre: formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. El grupo de procesos de iniciacin se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciacin se realizan fuera del mbito de control del proyecto por la organizacin o por los procesos del programa o del portafolio, lo cual puede hacer borrosos los lmites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto. Previo a las actividades de estos procesos se documentan las necesidades o requerimientos del negocio. Se establecen descripciones claras de los objetivos del proyecto, incluidas las razones por las cuales un proyecto especfico es la mejor solucin alternativa para satisfacer los requisitos. La documentacin de esta decisin contiene la descripcin bsica del alcance del proyecto, de los productos entregables, de la duracin del proyecto y un pronstico de los recursos para el anlisis de inversiones de la organizacin. La relacin entre el proyecto y el plan estratgico de la organizacin identifica las responsabilidades de direccin dentro de la organizacin. En los proyectos de mltiples fases, los procesos de iniciacin se llevan a cabo durante fases posteriores para validar las asunciones realizadas y las decisiones tomadas durante los procesos originales. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto y Desarrollar el Enunciado del Alcance del proyecto preliminar. Adems, durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta a invertir, se elegir al director del proyecto, se documentarn las restricciones y asunciones iniciales. Toda esta informacin debe estar documentada en el Acta, una vez aprobado, el proyecto queda oficialmente autorizado. Muchos proyectos grandes o complejos pueden dividirse en fases. La revisin de los procesos de iniciacin al comienzo de cada fase permite mantener el proyecto enfocado en los objetivos de negocio que pretende satisfacer el proyecto. La participacin de los clientes y otros intermediarios durante la iniciacin mejora la probabilidad de titularidad compartida, aceptacin de productos entregables y satisfaccin del cliente y otros interesados.

El grupo de procesos de planificacin se ocupa de planificar y gestionar con xito el proyecto para la organizacin, adems ayuda a recoger informacin de varias fuentes de diversos grados de completitud y confianza. Los procesos de planificacin desarrollan el plan de gestin del proyecto. Estos procesos tambin identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto. A medida que se obtenga nueva informacin del proyecto, se identificarn o resolvern nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y restricciones. Se producen bucles de retroalimentacin repetidos que se utilizan para nuevos anlisis. Los cambios significativos durante el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de retirar uno o ms de los procesos de planificacin y alguno de los procesos de iniciacin. Las actualizaciones que surjan como consecuencias de cambios aprobados durante la ejecucin del proyecto pueden causar un impacto significativo en partes del plan de gestin del proyecto. Las actualizaciones del plan de gestin del proyecto proporcionan ms precisiones respecto al cronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido. Las actualizaciones pueden limitarse a las actividades y puntos relacionados con la ejecucin de una fase especfica planificacin gradual. Mientras planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados que corresponda. El equipo del proyecto debe implicar a los interesados a la planificacin del proyecto, ya que estos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo del plan de gestin del proyecto. Los interesados pueden contribuir apropiadamente. Como el proceso de retroalimentacin y refinamiento no puede continuar de forma indefinida, los procedimientos establecidos por la organizacin identifican cuando concluye el esfuerzo de planificacin. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, los lmites del proyecto establecidos, las actividades de seguimiento y control correspondientes, as como por el entorno en el cual se llevar a cabo el proyecto. El grupo de proceso de ejecucin se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Debe determinar cules son los procesos necesarios para el proyecto especfico del equipo, implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestin del proyecto, aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados. Las variaciones en la ejecucin normal harn necesarias ciertas re planificaciones, estas pueden incluir las duraciones de las actividades, la productividad y disponibilidad de los recursos, y los riesgos no anticipados. Tales variaciones pueden o no afectar al plan de gestin del proyecto, pero es posible que requieran un anlisis.

El grupo de procesos de ejecucin incluye los siguientes procesos de direccin de proyectos: Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto. Realizar aseguramiento de calidad. Adquirir el equipamiento del proyecto. Desarrollar el equipo del proyecto. Distribucin de la informacin. Solicitar respuestas de vendedores. Seleccin de Vendedores. El grupo de procesos de seguimiento y control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto. El equipo debe determinar cules de los procesos son necesarios para el proyecto especfico del equipo. El beneficio clave de este grupo es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, tambin incluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipacin de posibles problemas. El grupo de procesos de seguimiento y control incluye: El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparndolas con el plan de gestin del proyecto y la lnea base de rendimiento del proyecto. Influir sobre los factores que podran eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados. Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto una idea acerca del la salud del proyecto y resalta cualquier rea que necesite atencin especial, supervisa todo esfuerzo del proyecto, proporciona retroalimentacin entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones correctivas o preventivas para hacer que el proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto. Este grupo incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del mismo.