UNIDAD TCNICA DE CONTROL EXTERNO

Instructivo MAC 3.0 para auditoras piloto

Junio de 2012

Unidad Tcnica De Control Externo

NDICE 1. 2. INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................... 4 METODOLOGA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA (MAC 3.0)................... 5 2.1 2.2 3. 3.1 3.2 3.4 3.5 Descripcin general del modelo ........................................................................................................................... 5 Novedades de la MAC 3.0 .................................................................................................................................... 5 Objetivo de los pilotos .......................................................................................................................................... 6 Coordinacin y apoyo de los pilotos ..................................................................................................................... 6 Comunicacin de resultados y avances ............................................................................................................... 8 Herramientas para ejecutar los pilotos ................................................................................................................. 9 Metodologa MAC 3.0 (Excel) ...................................................................................................................... 9 Sistema automatizado de muestreo (SAM) .................................................................................................. 9

CONSIDERACIONES INICIALES RESPECTO A LAS AUDITORAS PILOTO ......................................................... 6

3.3. Responsabilidades en la ejecucin de los pilotos ...................................................................................................... 7

3.5.1 3.5.2 3.6 4. 4.1

3.5.3. Almacenamiento de archivos ............................................................................................................................. 9 Revisin de actividades y aprobacin. ............................................................................................................... 10 Fase I: Plan de auditora .................................................................................................................................... 11 Actividad 1.1: Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar ..................................................................... 11 Actividad 1.2: Normativa General ............................................................................................................... 13 Actividad 1.3: Equipo de Auditora ............................................................................................................. 14 Actividad 1.4: Programa de Pruebas .......................................................................................................... 15 Actividad 1.5: Plazos de Entrega de Informes............................................................................................ 16 Actividad 1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora .................................................................... 16 Actividad 2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio) .................................................................... 18 Actividad 2.2: Estructura de negocio de la entidad .................................................................................... 19 Actividad 2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE .................................................. 19 Actividad 2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC .................................................... 21 Actividad 2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora .................................. 21 Actividad 2.6: Confirmar Materias Especficas ........................................................................................... 24 Actividad 3.1: Muestreo estadstico ............................................................................................................ 25 Actividad 3.2: Partidas Claves.................................................................................................................... 26 Actividad 3.3: Confirmar programa de pruebas .......................................................................................... 27 Actividad 3.4: Ejecutar programa de pruebas ............................................................................................ 28 Actividad 3.5: Registro de trmino de fiscalizacin en terreno. .................................................................. 29 EJECUTANDO UNA AUDITORA ............................................................................................................................. 11 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.4

Fase II: Conocimiento de la entidad ................................................................................................................... 17

Fase III: Ejecucin de la auditora ...................................................................................................................... 24

Fase IV: Cierre de la auditora ............................................................................................................................ 29

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 5. 6. 7. Actividad 4.1: Flujo de Revisin Preinforme ............................................................................................... 30 Actividad 4.2: Flujo de revisin Informe Final ............................................................................................. 30 Actividad 4.3: Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final) ........................................ 31 Actividad 4.4: Retroalimentacin General de la Auditora .......................................................................... 32 Actividad 4.5: Evaluacin de la auditora.................................................................................................... 33 Actividad 4.6: Reunin de cierre de equipo de auditora ............................................................................ 34

EMISIN DE INFORMES .......................................................................................................................................... 34 BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................................................... 35 ANEXOS .................................................................................................................................................................... 36 Anexo N 1 - Encuesta ................................................................................................................................................... 37 Anexo N 2 - Minuta........................................................................................................................................................ 42

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Unidad Tcnica De Control Externo 1. INTRODUCCIN El presente documento contiene la Metodologa de Auditora de la Contralora General de la Repblica de Chile en su versin 3.0 (MAC 3.0), la cual incorpora las recomendaciones efectuadas por el Proyecto de Fortalecimiento de la Gestin por Resultados de la Contralora General de la Repblica (CGR) y el BID, y deber ser aplicada en los procesos de auditora, como parte de las actividades de fiscalizacin y control. Las modificaciones que incorpora esta metodologa respecto de la versin MAC 2.0, se enmarcan en el proceso de modernizacin del Estado y su propsito es fortalecer la gestin por resultados de la Contralora, mejorando su capacidad profesional, y promoviendo la utilizacin eficiente y eficaz de sus recursos. El anlisis de esta nueva metodologa se enfoco en la disminucin de varias actividades, principalmente en la actividad de evaluacin de riesgos y verificacin de controles en forma separada a las pruebas de detalle. A diferencia de aquello, lo que incorpora este nuevo modelo, es un intervalo de confianza fijo de un 95%, lo cual implica determinar un nivel de riesgo alto en la evaluacin de sus controles. Para llevar a cabo la ejecucin de estas pruebas, se ejecutaran de manera conjunta en el examen de cuentas tanto las pruebas de control a la materia examinada como las pruebas sustantivas. En trminos concretos, la nueva metodologa contempla 23 actividades separadas en 4 Fases: Plan de Auditora, Conocimiento de la Entidad, Ejecucin de la Auditora y Cierre de la Auditora, donde la participacin del auditor se ve reflejada principalmente en las dos ltimas fases, enfocndose en la ejecucin de las pruebas de fiscalizacin. Uno de los cambios importantes del nuevo modelo, es comprometer al Ejecutivo de Auditora en la elaboracin del Plan de Auditora y en la aprobacin de las actividades que orientan el trabajo de fiscalizacin, como lo son la confirmacin de las materias especficas a revisar, muestra y partidas claves, y programa de pruebas. Adems a travs de las nuevas actividades 4.4. y 4.5., correspondientes a retroalimentacin de la auditora y evaluacin de la mismas, se busca agregar valor a futuras fiscalizaciones y realizar mejoras continuas a la metodologa.

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Unidad Tcnica De Control Externo 2. METODOLOGA DE AUDITORA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA (MAC 3.0) 2.1 Descripcin general del modelo La nueva MAC 3.0, contempla el desarrollo de las auditoras sobre la base de la generacin de estndares mnimos de trabajo, que incluye la participacin en actividades claves de los niveles ejecutivos y durante todo el desarrollo de la revisin por parte del supervisor. Adems, contempla la incorporacin de una unidad tcnica de control externo (UTCE), cuya finalidad, entre otras materias, es apoyar a los equipos en la funcin de control externo para la ejecucin de la auditora. La nueva metodologa MAC 3.0. la podemos visualizar en la siguiente ilustracin, donde claramente se observan sus cuatro fases:
Ilustracin 1: Estructura MAC 3.0

En la nueva estructura es posible visualizar los hitos crticos tales como la reunin de inicio del equipo de auditora, la constitucin en el servicio, la ejecucin en terreno de la revisin, el trmino de ella y la reunin de cierre del mencionado equipo de auditora, las cuales apuntan a guiar y contextualizar la fiscalizacin. El detalle y la interaccin de los distintos roles en la auditora se detallarn en el captulo N 4 del presente manual. 2.2 Novedades de la MAC 3.0 Las principales novedades que incorpora la MAC 3.0, en relacin con la anterior aplicacin son: Bajo la presuncin de una ineficiencia de las actividades de control de la entidad y una estimacin de riesgo inherente alta, propone la utilizacin de un intervalo de confianza fijo de 95% para efectos de aplicar el muestreo estadstico. Disminuye la cantidad de pantallas que deben completar los equipos de auditora de 48 a 23 actividades. Orienta el trabajo de los equipos de auditora a la realizacin de pruebas sustantivas, suprimiendo las pantallas de elaboracin de una matriz de riesgos (evaluacin de control interno especfico), toda vez que se ejecutarn en forma conjunta las pruebas de cumplimiento y las sustantivas en la actividad 3.4 de la nueva MAC.

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Unidad Tcnica De Control Externo Incorpora las actuaciones de la Unidad Tcnica de Control Externo (UTCE), proporcionando informacin estructurada para la toma de decisiones durante la etapa de conocimiento de la entidad. Utiliza en la ejecucin de la auditora, el conocimiento adquirido a travs de los trabajos realizados anteriormente y la informacin disponible tanto interna como externa de la CGR. (denuncias, sumarios, prensa, entre otros). Enfatiza la utilizacin de una estructura de negocio, al nivel de macroproceso, proceso y materia especfica, con el fin de identificar las materias examinadas durante la revisin. Exige la utilizacin de procedimientos de anlisis de datos y de una aplicacin informtica para efectos de calcular el muestreo estadstico, cuyos resultados sern considerados como mnimos, para la seleccin de partidas a auditar. Propone programas de pruebas esenciales y mnimos para cada una de las materias y/o procesos abordados en la revisin. Genera estndares mnimos de trabajo, e incentiva la generacin de mejoras y aportes que agreguen valor a la funcin de control externo mediante la confirmacin de las materias a auditar, la incorporacin de procedimientos de pruebas adicionales y la seleccin de partidas claves. Incorpora la actuacin del supervisor en el mismo mdulo de ejecucin de las auditoras. Promueve el trabajo en equipo y la participacin activa y controlada de todos los roles en la ejecucin de la auditora. Establece un mtodo de referenciacin de papeles de trabajo estandarizados. Considera enfoque sistmico continuo respecto de los procesos que alimentan y se nutren de la ejecucin de auditoras (Planificacin, Ejecucin y seguimiento). 3. CONSIDERACIONES INICIALES RESPECTO A LAS AUDITORAS PILOTO 3.1 Objetivo de los pilotos La finalidad de los pilotos, es verificar la aplicabilidad, tanto en el nivel central como en regiones, del nuevo modelo de la MAC 3.0, diseado por la Unidad Tcnica de Control Externo, en base a las recomendaciones del Proyecto de Fortalecimiento de la Gestin por Resultados CGR-BID. Evaluar la percepcin del cambio metodolgico, por parte de los equipos de auditora, lo cual se podra materializar a travs de la retroalimentacin que realicen dichos equipos. 3.2 Coordinacin y apoyo de los pilotos A nivel central se conform una comisin de coordinacin integrada por Fabiola Carreo Lozano, UTCE DIR, Sebastin Rojas Innocenti, UTCE DMUN, Jos Mora Gonzlez, UTCE DAA, Mara Jess Avils Santana, UTCE DAA y David Espejo Gutirrez, Jefe UTCE DIR, con apoyo de Rodrigo Alarcn Ramrez, UTCE DAA y Mauricio Martnez Loyola, Jefe UTCE DMUN, a quienes corresponder canalizar y evaluar las diferentes situaciones que se generen durante la ejecucin de las auditoras y su impacto en el modelo.

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Unidad Tcnica De Control Externo No obstante lo anterior, a nivel de UCE, se designaron los siguientes monitores UTCEs:
Tabla 1- Monitores UTCE

Regin XV I II III IV V VI VII VIII IX XIV X XI XII

UCE UCE XV UCE I UCE II UCE III UCE IV UCE V UCE VI UCE VII UCE VIII UCE IX UCE IV UCE X UCE XI UCE XII

Monitor Gonzalo Fuentealba Daniela Espinoza Adela Villagrn Alejandro Miranda Daniel Hernndez Ximena Rojas y Claudio Lucero Guillermo Canales y Ximena Reyes Ren Mndez Elizabeth Cariaga Jos Manuel Escobar Romina Arriagada Pablo Muoz Karina Contreras Claudia Manrquez Bernardo Lagos, Sebastin Rojas Bernardo Lagos, Sebastin Rojas Mara Jess Avils Mara Jess Avils Mara Jess Avils Rodrigo Alarcn Fabiola Carreo

Regin Metropolitana UCE DMUN A1 Regin Metropolitana Regin Metropolitana Regin Metropolitana Regin Metropolitana Regin Metropolitana Regin Metropolitana UCE DMUN A2 UCE DAA S2 UCE DAA S3 UCE DAA S4 UCE DAA S5 UCE DIR C1

3.3. Responsabilidades en la ejecucin de los pilotos - Monitores UTCE: Coordinacin, supervisin y asesora respecto de la correcta ejecucin de los pilotos. Participacin en la actividad 1.6 Reunin de coordinacin de equipo de auditora y en la 3.1. Muestreo estadstico.

- Equipo de auditora: Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el presente manual, documentando los procedimientos segn corresponda.

- Supervisor: Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el presente manual. Monitorear en forma permanente el cumplimiento de las instrucciones impartidas a los equipos de auditora, aprobando en forma conjunta cada una de las actividades de la MAC.

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Unidad Tcnica De Control Externo Vigilar en forma constante y estrecha la ejecucin y avance de los trabajos en terreno realizados por los auditores. Aclarar y resolver oportunamente las dudas que les van surgiendo en el transcurso de la revisin.

- Ejecutivo de Auditora: Ejecutar la auditora en cumplimiento de cada una de las actividades establecidas por la metodologa en el presente manual. Informar los avances cuando sean requeridos por la Comisin UTCE de los pilotos del MAC 3.0, en coordinacin con el monitor UTCE. Realizar el plan general de trabajo (Plan de Auditora) con la definicin de los objetivos que se persiguen en el examen. A su vez, darlos a conocer al equipo de auditora, incorporando las modificaciones en cada instancia. Acorde a la nueva MAC, convocar una reunin de inicio con el equipo de auditora para transmitir los lineamientos y discutir los aspectos relevantes del Plan de auditora. Aprobar las decisiones del equipo de auditora en lo referente a la confirmacin de las materias a fiscalizar, universo, muestra y programa de pruebas. 3.4 Comunicacin de resultados y avances

- Por Cumplimiento de Fases: Los equipos de auditora debern remitir un correo electrnico a los respectivos monitores UTCE, con copia a pilotosmac@contraloria.cl, al momento de finalizar cada una de las fases, en que informen a menos los siguientes puntos: Claridad o ambigedad de los conceptos de cada una de las actividades. Eventuales dificultades en el desarrollo de las mismas. Sealar las observaciones y/o mejoras al modelo.

Lo anterior, es sin perjuicio de la participacin de las respectivas UTCE en el desarrollo de las actividades 1.6 y 3.1, acorde lo mencionado en numeral 3.3 de este instructivo. - Entre monitor UTCE y comisin de coordinacin. Los monitores UTCEs semanalmente, informarn a la Comisin de Coordinacin, por medio del correo sealado, acerca de alguna dificultad reportada por el equipo de auditora, con el objeto que se analicen y se propongan soluciones. - Entre monitor UTCE y equipo de auditora La comunicacin debe ser a lo menos semanal para informar el avance de la actividad; mayoritariamente esto se tiene que cumplir cuando el equipo de auditora se encuentre ejecutando la actividad 3.4. Ejecucin de las Pruebas, actividad que debiese ocupar gran parte del tiempo asignado a la auditora.

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Unidad Tcnica De Control Externo - Finalizada la actividad 4.6. El equipo de auditora deber entregar a su respectiva UTCE, la encuesta de percepcin de la MAC de la CGR, que se adjunta en el Anexo N 1.
Importante: Para evitar la posible omisin de sucesos, se recomienda completar la encuesta paralelamente al desarrollo de la auditora.

El Contralor Regional o Jefe de Divisin, deber remitir, una vez concluida la auditora, una minuta sealando brevemente las dificultades y aportes a la nueva metodologa, de acuerdo al formato adjunto en el Anexo N 2. 3.5 3.5.1 Herramientas para ejecutar los pilotos Metodologa MAC 3.0 (Excel) Para la ejecucin de las auditoras piloto, los equipos de trabajo dispondrn de un archivo Excel, que contiene todas las actividades que conforman la nueva metodologa, que consta de 24 pginas, siendo una de ellas un resumen de las otras. Las hojas deben ser completadas en el orden que corresponde y en lo posible, utilizar los link y botones para moverse entre hojas (pantallas). 3.5.2 Sistema automatizado de muestreo (SAM) Para los pilotos se utilizar el sistema automatizado de muestreo (SAM), incorporado en el Manual de Construccin de Muestras, elaborado por la UTCE en abril de 2012, en base al cual se estn desarrollando las capacitaciones a nivel nacional. Para la utilizacin de este sistema, se requiere inicialmente, disponer de claridad respecto de los objetivos generales y especficos que orienten un anlisis de los datos y una seleccin de muestra acorde a los plazos establecidos para la revisin. 3.5.3. Almacenamiento de archivos Como la aplicacin Excel, no permite incorporar archivos de respaldo (fotos, documentos, instructivos, papeles de trabajo, etc) en los volmenes que requiere una revisin, preliminarmente para efectos de los pilotos, cada equipo de auditora, ejecutor de un piloto, deber mantener una carpeta compartida, con el nombre de la Unidad de Control Externo (UCE), el tipo de auditora (PMET, PREG, PUCE), el cdigo y el nombre del servicio fiscalizado, en la cual se guardar el archivo Excel que contiene la metodologa MAC 3.0. A su vez, para hacer ms eficiente su confeccin, se remitir a los UTCEs la estructura de la mencionada carpeta.
Importante: La incorporacin de archivos en la MAC 3.0 informatizada, que se encuentra en desarrollo por el Centro de informtica para el SICA, permitir el ingreso directo de archivos de respaldo. Caso en el cual ya no ser necesario mantener esta estructura de carpetas.

A modo de ejemplo, para una auditora piloto realizada en la Contralora Regional de Copiap, tipo regional, cdigo 3003, en la municipalidad de Freirina, el nombre del archivo sera: UCE III PREG 3003 Municipalidad de Freirina.

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Unidad Tcnica De Control Externo En su interior, existirn carpetas por cada fase, las cuales a su vez, contendrn subcarpetas por cada una de las actividades de la nueva MAC. En estas ltimas, se almacenarn los archivos digitales (Excel, Word, PDF, JPG, u otro) que respalden los procedimientos efectuados. A continuacin se ilustra, a modo de ejemplo, la siguiente estructura.
Ilustracin 2 - Carpeta compartida piloto

Respecto a la referenciacin de los archivos adjuntos, cabe sealar que stos deben comenzar con la numeracin de la actividad, seguida por un nmero correlativo de archivos y del nombre de ste. A modo de ejemplo, el detalle de los archivos en la actividad 2.4 (antecedentes de la entidad proporcionados por la Divisin de Anlisis Contable (DAC)), lo componen los siguientes documentos: N 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4. 3.6 Nombre de archivo adjunto Estado de situacin presupuestaria.xls Estado de situacin patrimonial.xls Estado de cumplimiento de entrega de informes.doc Mayor presupuestario.ppt Revisin de actividades y aprobacin. En cuanto a la revisin de los pilotos, los monitores UTCE y el Equipo de auditora debern generar los canales necesarios para la revisin, supervisin y seguridad de las hojas, pudiendo utilizar las carpetas compartidas y correos electrnicos con el objeto de evaluar de mejor manera los tiempos de ejecucin de los mismos.

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Unidad Tcnica De Control Externo El supervisor tendr la labor de revisar en primera instancia el trabajo desarrollado por el equipo de auditora (auditor a cargo y el resto del equipo), en cada una de las actividades y de la aprobacin o rechazo de aquellas en que no participe directamente el ejecutivo de auditora. El ejecutivo, en cambio, estar encargado de la aprobacin o rechazo de las actividades claves del proceso, ya revisadas por el supervisor, tales como confirmacin de materias especficas, muestreo estadstico, partidas claves y confirmacin del programa de pruebas. Cabe hacer presente que el ejecutivo de auditora debe aprobar las actividades sealadas, antes que el equipo de auditora comience con la ejecucin de las pruebas. 4. EJECUTANDO UNA AUDITORA Al igual que la MAC 2.0, en la nueva metodologa se pueden identificar las etapas: preparacin, ejecucin y cierre, pero compuestas por cuatro fases, Plan de Auditora (Preparacin), Conocimiento de la entidad, Ejecucin de la auditora (ambas correspondientes a Ejecucin) y Cierre de la Auditora (Cierre), cada una de ellas compuesta por actividades especficas dentro de un modelo sistemtico del trabajo a desarrollar. 4.1 Fase I: Plan de auditora Esta etapa contempla todas las pantallas previas a la ejecucin de la revisin en terreno que son responsabilidad del ejecutivo de auditora. El objetivo de este grupo de actividades, es que el ejecutivo de auditora tome conocimiento de la informacin definida para la revisin desde la planificacin anual, el mdulo AT, entre otras fuentes, para que con estos antecedentes, realice la definicin de aspectos crticos de la revisin, tales como objetivos especficos a alcanzar, funciones dentro del equipo y plazos de entrega de informes. Toda esta informacin debe estar disponible previo al inicio de la revisin en terreno, y su transmisin al equipo debe registrarse en la actividad 1.6 Reunin de coordinacin equipo de auditora. Cabe sealar que toda la informacin contenida en las actividades de la Fase 1 Plan de auditora, estar disponible para los equipos de terreno.
Importante: El equipo de trabajo no deber emitir documentos paralelos al Plan de Auditora. Los antecedentes detallados en su estructura, y cualquier modificacin que se realice a la revisin, debern dejarse consignado en l.

En resumen, esta fase se compone de las actividades: 4.1.1 1.1. Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar 1.2: Normativa General 1.3: Equipo de Auditora 1.4: Programa de Pruebas 1.5: Plazos de Entrega de Informes 1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora

Actividad 1.1: Objetivo de la Revisin y Materia a Examinar

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Ilustracin 3 - Pantalla Actividad 1.1.

Una vez que se ha creado la AT, el ejecutivo de auditora debe completar cada uno de los campos que conforman esta actividad, con el objetivo de definir el Plan de Auditora a seguir. Es obligatorio llenar cada uno de ellos, para que el equipo de auditora sea informado oportunamente en la actividad 1.6 Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora. Los campos: Nombre del programa, Tipo de auditora, Tipo de programa, Cdigo, Entidades fiscalizadas y UCEs participantes se desprenden del Plan Operativo Anual (POA) y deben coincidir con ste. Complementando lo anterior, se debe definir correctamente el objetivo general acorde al nuevo mtodo de muestreo (ver Gua prctica de muestreo 2012), donde explica cmo precisar ste, circunscribindolo slo a lo que realmente se auditar, evitando as definiciones no concretas. Los objetivos especficos deben apuntar al cumplimiento del objetivo general y para ello deben presentar las acciones a realizar para lograr ese objetivo. Sin perjuicio lo anterior, se mantiene un campo de texto libre para la definicin de otros objetivos especficos que a juicio del ejecutivo de auditora deban ser incorporados a la revisin. Luego, se deben registrar los macroprocesos, procesos y sus correspondientes materias especficas definidos en el POA. Por ltimo, se debe especificar el Origen de la fiscalizacin perodo a revisar y su cobertura segn el enfoque de muestreo.
Importante: La estructura de negocio a utilizar corresponde a la preparada por la comisin a cargo de ella, por lo cual puede tener alguna variacin respecto a lo planificado y registrado en el POA.

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Unidad Tcnica De Control Externo Resumen: 4.1.2 Objetivo: Establecer el objetivo de la revisin y la materia a auditar Responsable de completar la actividad: Ejecutivo de Auditora sobre la base del POA. Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Determinacin de los objetivos y la materia a auditar.

Actividad 1.2: Normativa General

Ilustracin 4 - Pantalla Actividad 1.2.

En esta actividad el ejecutivo de auditora, debe identificar la normativa general aplicable a la revisin, de manera simple y directa, para esto, se recomienda que lo haga en conjunto con el asesor jurdico y la UTCE. Es importante mencionar, que la normativa se registrar en base a dos criterios: Normativa aplicable a la materia a auditar, en donde se debe registrar toda la normativa que aplica a las

funciones que debe cumplir el servicio fiscalizado. La normativa que regula la ejecucin de la auditora, en donde se incluye normativa propia de la CGR, la

cual norma el accionar de los equipos de auditora. Cabe hacer presente que, por defecto, aparecern en esta pantalla la normativa que aplica a la mayora de las auditoras y que en el caso de no ser aplicable a alguna de ellas, se incluir la opcin de eliminarlas (No aplica).
Importante: Se debe evitar la incorporacin en esta actividad de grandes cantidades de normativa, que eventualmente pueden o no aplicar a la revisin. En este sentido se deber priorizar las normas relevantes bajo los criterios de concordancia con los objetivos de la revisin y los programas de pruebas definidos para la fiscalizacin. Adicionalmente, la normativa de la CGR que regula la ejecucin de la auditora, ser incorporada en la aplicacin, sin perjuicio que el equipo de auditora podr incorporar nueva de acuerdo a sus necesidades de informacin.

Para efectos del piloto, se debe tener presente que en la planilla Excel, se debern desplegar las filas de cada una de las tablas accionando el signo + ubicado en el costado izquierdo de la pantalla, como se muestra a continuacin, situacin que se debe repetir cada vez que ese signo aparezca en las distintas actividades que ms adelante se detallan.

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Ilustracin 5 - Utilizacin de botn agrupar

Resumen: Objetivo: Determinar la normativa general de la auditora y de la fiscalizacin. Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Determinacin de la normativa mnima a aplicar.

4.1.3

Actividad 1.3: Equipo de Auditora

Ilustracin 6 - Pantalla Actividad 1.3.

La informacin de esta actividad proviene desde el mdulo Asignacin de Trabajo, AT, en el cual se identifican los integrantes del equipo de auditora, sus horas asignadas y las fechas de inicio y trmino de la fiscalizacin. Para el caso del piloto, se debern completar cada una de las celdas definidas en el aplicativo Excel. Resumen: Objetivo: Determinar el equipo de auditora. Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Identificacin del equipo de trabajo.

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.1.4 Actividad 1.4: Programa de Pruebas

Ilustracin 7 - Pantalla Actividad 1.4.

En esta actividad, el ejecutivo de auditora debe seleccionar las materias especficas, a partir de las cuales se elaborarn los programas de pruebas. Cada una de ellas, debe ir asociada a un macroproceso y/o proceso. Posteriormente, se debe definir un programa de pruebas el cual, va a estar asociado a las citadas materias o procesos. Cabe sealar, que es necesario que los citados programas se encuentren validados por la UTCE. En cada uno de ellos se seala el objetivo de la prueba y los procedimientos especficos a realizar, entre otros datos. El ejecutivo de auditora deber indicar si la prueba correspondiente aplica o no a la auditora en desarrollo. En caso de rechazar una prueba, ste deber registrar la justificacin correspondiente. Resumen: Objetivo: Determinar programa de pruebas mnimo. Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Programa de pruebas mnimas a ejecutar.

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.1.5 Actividad 1.5: Plazos de Entrega de Informes

Ilustracin 8 - Pantalla Actividad 1.5.

En esta actividad, el ejecutivo de auditora debe registrar las fechas en que el equipo de auditora deber entregar tanto el Preinforme como el Informe Final, a las distintas instancias de revisin (supervisor y ejecutivo de auditora), as como tambin la fecha en la cual se har entrega de los informes al servicio auditado. Resumen: Objetivo: Determinar plazos estimados de entrega de informes y revisin Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Definicin de plazos estimados entrega de informes y revisin.

4.1.6

Actividad 1.6: Reunin de Coordinacin Equipo de Auditora

Ilustracin 9 - Pantalla Actividad 1.6.

En esta actividad se debe documentar la reunin de coordinacin, en donde deben asistir obligatoriamente todos los integrantes del equipo de auditora, incluyendo el supervisor y ejecutivo de auditora. Para el caso del piloto, deber participar el analista UTCE. El objetivo de la reunin, es dar a conocer al equipo de trabajo el programa de auditora confeccionado por el ejecutivo encargado. En esta instancia, existe la posibilidad de complementar o modificar los objetivos y/o el programa de prueba, segn la opinin de los integrantes del equipo. Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 16

Unidad Tcnica De Control Externo Al trmino de la misma, el ejecutivo debe registrar en Antecedentes Generales, la fecha y lugar donde tuvo lugar la reunin, registrando la asistencia o inasistencia segn sea el caso con su correspondiente observacin o justificacin. Por ltimo, se debe ingresar un comentario general de la reunin, con los temas relevantes tratados y otras observaciones que se estimen convenientes. Resumen: 4.2 Objetivo: Dar a conocer el plan de auditora al equipo. Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de auditora Quines toman conocimiento de la actividad: Todo el equipo de auditora a travs de la actividad 1.6. Producto: Acta de reunin.

Fase II: Conocimiento de la entidad Esta fase agrupa todas las pantallas que permiten al equipo de terreno, conocer en forma general la entidad a

fiscalizar para comenzar la revisin, entre ellas la estructura de negocio de la entidad y la informacin proporcionada por la Divisin de Anlisis Contable, DAC. A su vez, en esta etapa se realiza la confirmacin de las materias especficas a auditar y la incorporacin de antecedentes relacionados con el control interno. Asimismo, se debe considerar que, en esta fase, la mayora de las pantallas son automticas, siendo responsabilidad del equipo de terreno tomar conocimiento y visarlas en los casos que corresponda. Durante esta fase, el equipo debera constituirse en las respectivas unidades fiscalizables. El detalle de las actividades de esta fase es el siguiente: 2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio) 2.2: Estructura de Negocio de la Entidad 2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE 2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC 2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora 2.6: Confirmar Materias Especficas

Nota: Antes de comenzar con la auditora piloto, el monitor UTCE deber ingresar la informacin de las actividades 2.2, 2.3 y 2.4, para que la informacin est disponible para el equipo de auditora.

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.2.1 Actividad 2.1: Constitucin en el Servicio (Reunin de inicio)

Ilustracin 10 - Pantalla Actividad 2.1.

Al igual que en la pantalla 1.6, en esta actividad se debe documentar la reunin de inicio entre el equipo de auditora y los actores claves del servicio a auditar. Ac se registrar la fecha, el lugar, los asistentes, as como tambin una descripcin de los temas tratados. Con ocasin de esta reunin, los equipos debern comunicar a las jefaturas del servicio las materias a fiscalizar, el tiempo que durar la visita y adems, solicitar las dependencias en donde se llevar a cabo el trabajo en terreno.
Importante: El oficio de inicio de revisin, podr ser entregado antes o durante esta reunin con el fin que el servicio disponga de antecedentes y dependencias para el equipo de fiscalizadores.

Resumen: Objetivo: Reflejar el inicio en terreno del equipo de auditora. Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Supervisor. Producto: Acta de reunin de inicio en terreno.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.2.2 Actividad 2.2: Estructura de negocio de la entidad

Ilustracin 11 - Pantalla Actividad 2.2.

Esta actividad es de carcter informativa, debido a que presenta la estructura de negocio del servicio fiscalizado, es decir, los macroprocesos, procesos y materias especficas propuestas para la auditora. Para efectos del piloto, la UTCE deber completar la plantilla y entregar esta informacin al equipo de auditora como insumo para su ejecucin. Se utilizar como base aquella estructura definida por la UTCE. Resumen: Objetivo: Informar al equipo de auditora acerca de la Estructura de Negocio del macroproceso, proceso y materia especfica a revisar en la auditora. 4.2.3 Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora. Producto: Estructura de negocio a revisar.

Actividad 2.3: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la UTCE

Ilustracin 12 - Pantalla Actividad 2.3. parte 1

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

Ilustracin 13 - Pantalla 2.3., parte 2

Ilustracin 14 - Pantalla 2.3., parte 3

Esta informacin es provista por la UTCE, con el objeto de entregar al equipo en terreno informacin histrica y relevante de la entidad. La entrega de estos antecedentes, debe proporcionar a los equipos de auditora una primera aproximacin respecto de la situacin en que se encuentra la entidad, sirviendo como antecedentes al momento de confirmar la materia a auditar en la actividad 2.6. Para el caso del piloto, es responsabilidad de la UTCE completar dicha plantilla y remitir esta informacin oportunamente al equipo de auditora a cargo. Resumen: Objetivo: Informar al equipo de auditora sobre de informacin relevante del servicio a auditar Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora. Producto: Informacin del servicio. 20

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

Unidad Tcnica De Control Externo 4.2.4 Actividad 2.4: Antecedentes de la Entidad Proporcionados por la DAC

Ilustracin 15 - Pantalla Actividad 2.4.

Esta es una actividad de carcter informativo, la cual busca que el equipo de terreno tome conocimiento de los antecedentes que dispone la Divisin de Anlisis Contable de la CGR (DAC). Entre ellos, se pueden mencionar: Estado analtico general de situacin presupuestaria, el Estado de situacin Patrimonial, Estado de cumplimiento patrimonial y el Estado de cumplimiento presupuestario. Con esto, se busca que los equipos de auditora validen y confirmen en terreno las inconsistencias contables entre la informacin proporcionada por la DAC y la entregada por el servicio al momento de efectuar la auditora. Esta informacin tambin, podra ser relevante para efectos de confirmar o redireccionar las materias a abordar en la fiscalizacin, acorde los lineamiento de la actividad 2.6. Para efectos del piloto, es de responsabilidad del UTCE recopilar dicha informacin, para luego adjuntar los archivos correspondientes en la planilla y entregarlos al equipo de auditora. Resumen: Objetivo: Informar al equipo de auditora sobre de informacin proporcionada por la DAC Responsable de ejecutar la actividad: la UTCE Quines toman conocimiento de la actividad: Todos los integrantes del equipo de auditora. Producto: Informacin de la DAC.

4.2.5

Actividad 2.5: Antecedentes de la Entidad Recopilados por el Equipo de Auditora

Ilustracin 16 - Pantalla 2.5., parte 1

Esta actividad tiene como objeto que el equipo de auditora recopile informacin relativa a aspectos generales de la entidad, la cual, en conjunto con las actividades previas de conocimiento de la entidad, eventualmente podra implicar redireccionar la auditora o acotar los objetivos de la revisin. El equipo de auditora deber complementar informacin relacionado con el personal clave relacionado con la materia a auditar, ltimos informes de auditoras internas, sumarios

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo efectuados por el servicio y reclamos OIRS (Oficina de Informacin, Reclamos y Sugerencias) y otros antecedentes relevantes que complementen el conocimiento de la entidad. Tales antecedentes, deben anotarse encada uno de los campos disponibles para tales efectos, incluyendo (si es necesario) archivos adjuntos que complementen lo ingresado. a) Personal Clave
Ilustracin 17 - Pantalla Actividad 2.5, personal clave

Respecto a los informes de auditora interna, cabe sealar que, en la citada planilla se debe registrar a lo menos lo sealado en la imagen a continuacin y procurar que estos no excedan los dos aos de antigedad.
b) Informes de Auditora Interna

Ilustracin 18 - Pantalla Actividad 2.5., Informes de Auditora

Importante: En forma general, se recomienda que durante esta etapa, los equipos de auditora, a lo menos deben solicitar los informes de auditora interna que tengan relacin con las materias a auditar.

En relacin a los sumarios instruidos por la Entidad fiscalizada, es preciso que el equipo de auditora, exprese un resumen de la informacin proporcionada por la entidad, y alguna consideracin relevante respecto a los tiempos de ejecucin del sumario, recurrencia, u otro que pudiese resultar de inters para la auditora. Adems, se debe adjuntar, en el archivo digital, al menos el N de Sumario (Resolucin o Decreto), fecha, materia, macroproceso asociado y etapa en la que se encuentra. c) Sumarios instruidos por el Servicio
Ilustracin 19 - Pantalla Actividad 2.5., Sumarios

En cuanto a la informacin de la OIRS y, al igual que en sumarios, en el archivo Excel de pilotos se incorporar una pequea descripcin del archivo electrnico que se adjunte en las carpetas compartidas. La mencionada planilla, Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 22

Unidad Tcnica De Control Externo debe contener a lo menos los siguientes campos: nmero, fecha del reclamo, descripcin de la materia, tipo de sancin y macroproceso asociado. d) Reclamos OIRs
Ilustracin 20 - Pantalla 2.5., Reclamos OIRs

En relacin de las instrucciones o manuales existentes emanados de auditora interna, es necesario detallar de acuerdo a la tabla, aquellos que digan relacin con la (s) materia (s) a auditar. e) Instrucciones y Manuales
Ilustracin 21 - Pantalla Actividad 2.5, Instrucciones y Manuales

Independiente de la informacin anterior, existe la posibilidad de ingresar antecedentes adicionales, para ello se deber guardar el archivo correspondiente en la carpeta compartida, sealando el nombre del documento en la aludida planilla. f) Instrucciones y Manuales

Ilustracin 22 - Pantalla Actividad 2.5, Otros Antecedentes

Resumen: Objetivo: Incorporar antecedentes relevante para la auditora Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Supervisor. Producto: Informacin relevante del servicio proporcionada por el equipo de auditora.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.2.6 Actividad 2.6: Confirmar Materias Especficas

Ilustracin 23 - Pantalla Actividad 2.6

El objetivo de esta actividad, es confirmar las materias especficas determinadas desde la etapa de planificacin anual, o bien redireccionarlas, con debida justificacin, sobre la base de la informacin recopilada en todas las actividades anteriores. El citado procedimiento, incorpora una serie de opciones que permiten modificar, agregar o asociar dichas materias a otros macroprocesos. Esta pantalla, se considera una de las actividades fundamentales durante la revisin, por cuanto si se redireccionan los objetivos de la revisin, estos cambios debern aprobados tanto por el supervisor, como el ejecutivo de auditora. y necesariamente requerirn un replanteamiento del Plan de auditora, y en particular de sus objetivos. Concordante con lo anterior, para efectos del piloto, se debern copiar y pegar los macroprocesos, procesos y materias especficas definidas en la Actividad 1.1. Luego, el equipo de auditora determinar si se aplicarn o no para esta auditora, sin eliminarlas de la tabla, sino que debern dejar registrado, en la columna denominada Aplica/No Aplica. En este ltimo caso se deber justificar la decisin que se adopte. Resumen: Objetivo: Confirmar materias especficas o redireccionar auditora con nuevas materias especficas. Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor. Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de Auditora. Producto: Materias especficas a auditar. Precaucin: Sin la aprobacin de esta actividad no se puede pasar a la Fase III, Ejecucin de la Auditora.

4.3 Fase III: Ejecucin de la auditora En esta fase, se deben seleccionar las partidas a revisar (muestreo estadstico y partidas claves) y se deben complementar los programas de pruebas. Dada la importancia de lo anterior, estas actividades deben ser visadas por todo el equipo de auditora (incluido el jefe de rea), antes de que se comience con la ejecucin de las pruebas en la actividad 3.4 (Ejecutar programa de pruebas).

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo En la actividad 3.4., junto a la ejecucin de pruebas, se dejarn registrados todos los hallazgos del equipo de fiscalizadores, los cuales debern ser validados dentro de la misma pantalla por el supervisor. Esto representa un cambio importante de procedimientos con la MAC 2.0, en la cual la funcin de supervisin se ubicaba fuera del mdulo de ejecucin de auditoras. 3.1. Muestreo Estadstico 3.2. Partidas Claves 3.3. Confirmar Programa de Pruebas 3.4. Ejecutar Programa de Pruebas 3.5. Registro de Trmino de Fiscalizacin en Terreno.

4.3.1

Actividad 3.1: Muestreo estadstico El objetivo de esta actividad es registrar los resultados del muestreo realizado mediante la nueva metodologa,

indicando el proceso asociado, la materia especfica, el intervalo de confianza, el tipo de dato (ya sea monetario o de registro), adems del universo y la muestra.
Ilustracin 24 - Pantalla Actividad 3.1.

Para ello, en la seccin de respaldo del muestreo se debe incorporar una pequea descripcin, observacin u alcance y se deben adjuntar los informes de muestreo por materias especficas, los cuales pueden incluirse como objetos dentro de la hoja que contiene esta actividad y ser guardados en las carpetas compartidas creadas para stos efectos. Es importante sealar que para la realizacin de este procedimiento, se debern remitir a lo sealado en el manual de muestreo, que contiene explicado el sistema automatizado del mismo. A modo de resumen, podemos sealar, que inicialmente se requiere, disponer de claridad respecto de los objetivos generales y especficos que orienten un anlisis de los datos. Como segundo paso del proceso, se debe generar una poblacin de estudio o universo, identificando la totalidad de las variables que lo componen, con el fin de analizar y evaluar la integridad de stas, orientando y distinguiendo sus elementos, luego se procede a calcular el tamao de la muestra y finalmente, se debe realizar la seleccin para el tamao de muestra requerido, en forma aleatoria, para lo cual se podr utilizar el mtodo de seleccin aleatoria simple, o de estratificacin proporcional de la poblacin de acuerdo a las caractersticas de ella.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo Para el caso del piloto, el equipo de auditora deber copiar y pegar cada una de las materias especficas a revisar y asociarlas a cada uno de los procesos que le corresponden, a continuacin se debern completar en las columnas el Tipo de muestreo estadstico utilizado para cada materia especfica (Unidad monetaria o N de Registros), con sus respectivos Universos y Muestras, precisando la unidad de stos ($, unidades, n de facturas, entre otros). Es de carcter obligatorio adjuntar el archivo de respaldo que se desprende del Aplicativo de Muestreo estadstico y que contiene la muestra aleatoria obtenida, as como tambin la base de datos del universo utilizado. Ante cualquier duda que emane de la implementacin de este producto y que impida el desarrollo adecuado de la revisin, el equipo de auditora deber documentar esta situacin y recurrir mediante correo electrnico al jefe de su Unidad Tcnica de Control Externo para acordar las medidas a aplicar.
Importante: Para mayores antecedentes respecto a los procedimientos de muestreo, dirigirse a la gua prctica de construccin de muestras, provisto en la intranet.

Resumen: 4.3.2 Objetivo: Determinar la muestra a revisar Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora. Producto: Muestra por materia especfica.

Actividad 3.2: Partidas Claves

Ilustracin 25 - Pantalla Actividad 3.2.

La presente actividad es alternativa, ya que una auditora puede o no poseer partidas claves, entendindose stas, como un procedimiento excepcional y adicional al muestreo estadstico, que consiste en incorporar todos aquellos componentes de la materia a auditar que son importantes individualmente, las cuales, si bien no fueron seleccionadas estadsticamente, no obstante, por su importe (o porque lucen como candidatos a contener errores importantes) deben ser elegidos para ser revisados. En el caso de identificar tales partidas, se deben asociar a una materia especfica (con su proceso correspondiente) indicando adems el monto o el N de registro, as como tambin dado que la partida clave no es representativa, se deber fundamentar la razn por la cual fue considerada. Para el caso del piloto, la metodologa para completar la planilla es muy similar a la actividad anterior, salvo que en sta se puede dar el caso de no existir partidas claves con su debida observacin o justificacin. Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto 26

Unidad Tcnica De Control Externo En el caso que no se contemplen tales partidas, se debe sealar esta situacin en el campo observaciones. Es importante sealar que esta actividad queda cerrada una vez que el Ejecutivo de Auditora la aprueba, sin embargo se pueden agregar en forma posterior nuevas partidas claves, pero en ningn caso eliminarlas. Resumen: 4.3.3 Objetivo: Determinar partidas claves Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora. Producto: Partidas claves por materia especfica.

Actividad 3.3: Confirmar programa de pruebas El objetivo de la presente actividad, es confirmar los programas de pruebas definidos en la actividad 1.4,

existiendo la posibilidad de agregar nuevos procedimientos. Lo anterior, debido a que el equipo de auditora posee un mayor conocimiento de la entidad, como consecuencia del anlisis realizado desde la actividad 2.1 a 2.6.
Ilustracin 26 - Pantalla Actividad 3.3

Para realizar lo anterior, se deben copiar e insertar las 3 primeras columnas de las pruebas detalladas en la actividad 1.4. y en el caso de ser necesario, incorporar nuevas pruebas, pero no eliminar. Resumen: Objetivo: Determinar el programa de pruebas. Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.3.4 Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Ejecutivo de auditora. Producto: Programa de pruebas a ejecutar Precaucin: Si esta actividad no es aprobada, no es posible iniciar la actividad de ejecucin de pruebas.

Actividad 3.4: Ejecutar programa de pruebas

Ilustracin 27 - Pantalla Actividad 3.4

En esta actividad se deber copiar y pegar, en las primeras tres columnas, las pruebas aprobadas en la actividad 3.3, luego se debe indicar si la prueba ser aplicable al universo o la muestra, el resultado, la normativa asociada que sustenta la observacin, referencia al papel de trabajo asociado y su estado (la cual puede estar sin ejecutar, en proceso o finalizada). Adems debe de quedar documentado el registro de la revisin o el visto bueno del supervisor y sealar si es una observacin que corresponde ser incorporada en el Preinforme. En la columna Tipo de Observacin, existe una lista desplegable con las 19 observaciones determinadas por la comisin del mismo nombre, de la cual se deber elegir la que ms se ajuste a ella. Adems, se incluye una columna denominada Titulo de la Observacin, la cual es editable. Esta celda se debe completar teniendo presente la estructura del Preinforme, es decir el ttulo que agrupara las observaciones, a modo de ejemplo esto puede ser: Control Interno Conciliaciones, Control Interno Manuales, Examen de Cuentas Gastos improcedentes, Examen de Cuentas Gastos no acreditados, entre otros.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo En esta actividad ser relevante la participacin activa del supervisor en la revisin de cada una de las pruebas. Para los efectos de referenciacin se debe cumplir lo establecido en el Manual de Papeles de Trabajo. Resumen: 4.3.5 Objetivo: Documentar la ejecucin de las pruebas Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor, el supervisar revisar cada una de las pruebas. Responsable de la Autorizacin: Supervisor. Producto: Pruebas realizadas y revisadas.

Actividad 3.5: Registro de trmino de fiscalizacin en terreno.

Ilustracin 28 - Pantalla Actividad 3.5.

En esta actividad se deben desplegar los formularios e ingresar la fecha del trmino del terreno y algn comentario adicional respecto de la reunin final con la jefatura del servicio. Resumen: 4.4 Objetivo: Reflejar la fecha de trmino de terreno Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Supervisor. Producto: Acta de fin de fiscalizacin en terreno.

Fase IV: Cierre de la auditora Una vez ejecutados todos los procedimientos de pruebas de la fase III, corresponde iniciar la emisin de

informes y las dems actividades de la fase IV de la fiscalizacin, denominada Cierre de la auditora. 4.1 Flujo de Revisin Preinforme 4.2 Flujo de Revisin Informe Final 4.3 Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final) 4.4 Retroalimentacin General de la Auditora 4.5 Evaluacin de la Auditora 4.6 Reunin de Cierre de Equipo de Auditora

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.4.1 Actividad 4.1: Flujo de Revisin Preinforme

Ilustracin 29 - Pantalla Actividad 4.1

Para el caso del piloto, no se utilizar esta pantalla, debido a que se va usar la metodologa de revisin de informes que presenta la CGR actualmente, sin perjuicio de ellos, se puede dejar el respaldo necesario en las carpetas compartidas habilitadas para tales efectos. En dichas carpeta se deben respaldar a lo menos la versin aprobada por el Directivo Superior, indicando en l, la fecha en que tal situacin aconteci, utilizando las instrucciones de referenciacin de papeles de trabajo. En esta actividad se recomienda la participacin del Asesor Jurdico. Resumen: 4.4.2 Objetivo: Reflejar el flujo de revisin y aprobacin de Preinforme Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor y Ejecutivo de Auditora. Responsable de la Autorizacin: Directivo Superior Producto: Preinforme aprobado.

Actividad 4.2: Flujo de revisin Informe Final

Ilustracin 30 - Pantalla Actividad 4.2.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo Para el caso del piloto, al igual que la actividad anterior, no se utilizar esta pantalla debido a que se va usar la metodologa de revisin de informes que presenta la CGR actualmente, sin perjuicio de ellos, se puede dejar el respaldo necesario en las carpetas compartidas habilitadas para tales efectos. En las referidas carpetas, se deben respaldar a lo menos la versin aprobada por el Directivo Superior, indicando en l la fecha en que tal situacin aconteci, utilizando las instrucciones respecto a la referenciacin de papeles de trabajo, al igual que en la etapa anterior. Tal como se seal en el punto anterior, en esta actividad se recomienda la participacin del Asesor Jurdico. Resumen: 4.4.3 Objetivo: Reflejar el flujo de revisin y aprobacin de Informe Final Responsable de ejecutar la actividad: El auditor a cargo y/o auditor Responsable de la Revisin: Supervisor y Ejecutivo de Auditora. Responsable de la Autorizacin: Directivo Superior Producto: Informe Final aprobado.

Actividad 4.3: Registro de Resultados de Auditora (Emisin de Informe Final)

Ilustracin 31 - Pantalla Actividad 4.3.

En esta actividad, se deben registrar en primer lugar, los datos generales del Preinforme realizado por el equipo de auditora, tales como el N de Preinforme, N de oficio y la fecha en que fue enviado al servicio. Luego de esto, una vez recibida la respuesta final del servicio, el equipo de auditora debe registrar los datos generales tales como N de Informe Final, N de oficio, fecha de trmino, as como tambin los resultados y conclusiones del mismo.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo El equipo de auditora deber completar cada uno de los campos que aparecen en la pantalla, utilizando como base los dos informes, describiendo la observacin del Preinforme, la normativa o dictamen vulnerado, la respuesta del servicio correspondiente, la conclusin final, indicando en la siguiente columna si se levanta o no, tipo de observacin, su gravedad, el monto asociado si lo hubiera, accin correctiva, eventual accin post-auditora y el nmero de documento de accin posterior. Al igual que en la etapa 3.4., se deber utilizar las instrucciones de referenciacin establecidas para tales efectos. Resumen: 4.4.4 Objetivo: Detallar el resultado final de la auditora para las acciones de seguimiento y acciones derivadas. Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor. Responsable de la Revisin: Supervisor. Responsable de la Autorizacin: Supervisor. Producto: Preinforme aprobado.

Actividad 4.4: Retroalimentacin General de la Auditora

Ilustracin 32 - Pantalla Actividad 4.4.

Esta actividad consiste en que el equipo de auditora deber completar una pantalla con seis preguntas, con el objetivo de mejorar, a futuro, la gestin de planificacin, preparacin, entrega oportuna y relevante de informacin por parte de la UTCE al equipo de control externo. Cada uno de los integrantes del equipo de auditora (auditor a cargo, supervisor y ejecutivo de auditora) tiene que completar estos campos, seleccionando un nmero segn el nivel de acuerdo o desacuerdo (5 al 1 respectivamente)

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo con respecto a la pregunta formulada; y si lo desea tiene la posibilidad de entregar comentarios y/o observaciones adicionales en la ltima columna de la tabla. Adems, en el campo Otras Observaciones, se pueden agregar otras consideraciones que el encuestado estime, y que no se encuentren contenidas en las preguntas anteriores. Para que esta encuesta tenga el carcter de annima, es necesario que cada integrante llene la hoja de la encuesta en forma individual y sea remitida al monitor UTCE, quin deber procurar que sta se mantenga en reserva. Resumen: Objetivo: Realizar una evaluacin a la auditora Responsable de ejecutar la actividad: Auditor a cargo y/o auditor, Supervisor y Ejecutivo de Auditora Responsable de la Revisin: Sin revisin por instancias superiores. Responsable de la Autorizacin: Sin revisin por instancias superiores Producto: Encuesta de evaluacin.

4.4.5

Actividad 4.5: Evaluacin de la auditora

Ilustracin 33 - Pantalla Actividad 4.5.

Para el caso del piloto, no se utilizar esta pantalla, ya que en la actualidad se encuentra en desarrollo por parte de la comisin de gestin de calidad.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo 4.4.6 Actividad 4.6: Reunin de cierre de equipo de auditora

Ilustracin 34 - Pantalla Actividad 4.6.

En la pantalla final del SICA 3.0, se deber registrar la reunin de cierre del equipo de auditora, donde los integrantes del equipo de auditora (auditores de terreno, supervisor y ejecutivo de auditora) deben asistir en forma obligatoria. Al trmino de sta, se deber dejar documentada la reunin llenando todos los campos que aparecen en pantalla, tales como fecha y lugar. Adems, se debe sealar una justificacin en el caso de haber inasistencias. Por ltimo, indicar un comentario general que resuma los puntos tratados, dificultades y/o alcances que surgieron durante la ejecucin de la auditora. Resumen: Objetivo: Realizar reunin de cierre de la auditora para evaluar el cumplimiento de los objetivos Responsable de ejecutar la actividad: Ejecutivo de Auditora Responsable de la Revisin: Sin revisin por instancias superiores. Responsable de la Autorizacin: Sin revisin por instancias superiores Producto: Acta de reunin.

5. EMISIN DE INFORMES El flujo de revisin, tanto del Preinforme de Observaciones, como del Informe Final, se realizar mediante correo electrnico, en el cual se van a reflejar las distintas versiones de la revisin, esto sin perjuicio que el equipo de auditora decida dejar esos respaldos en las carpetas compartidas de las actividades 4.1. y 4.2., tal como se seal anteriormente. Los informes deben emitirse de acuerdo a la estructura actual de la Contralora General, teniendo las siguientes consideraciones: I. II. Objetivos: se deben detallar los objetivos generales y especficos por materia a auditar Metodologa: sealar, a lo menos, que la auditora se realiz en base a la metodologa de auditora de la Contralora General

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo III. Universo y Muestra: se debe individualizar por materia especfica, indicando que se obtuvo mediante muestreo estadstico con un 95% de confianza y, a su vez, mencionar claramente si existen partidas claves, precisando cmo se conform esta ltima. IV. V. Alcances Generales, a modo de ejemplo, descripcin de la materia auditada Control Interno, Examen de Cuentas y Otras Observaciones: cada uno de estos captulos se deben separar por materia auditada y manteniendo un orden segn relevancia de las observaciones. Para la redaccin de las observaciones, hay que procurar que no exista ms de ellas por prrafo, con el objeto de facilitar las labores de seguimiento. A su vez, cada deficiencia detectada deber por lo menos sealar la norma legal, administrativa o de control infringida, los montos (si los hubiera), acciones derivadas o lo que se le requiere al servicio y el plazo para ello. VI. Conclusiones: detallarlas, a lo menos por materia.

Adems, para los efectos de redaccin, se debe tener en consideracin las instrucciones que contempla el manual del fiscalizador, que an estando en borrador, es un buen referente en este aspecto. 6. BIBLIOGRAFA

- Manual de Muestreo, Comisin de Muestreo UTCE - 2012 - Manual de Metodologa de la Contralora General de la Repblica (MAC) Ernst & Young - 2005 - Informe de Rediseo de la Metodologa MAC - Equipo del BID - 2011.

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

7.ANEXOS

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo Anexo N 1 - Encuesta Encuesta de percepcin de la Metodologa de Auditora de la Contralora General de la Repblica

La presente encuesta tiene como objetivo evaluar la percepcin a nivel usuario de la Metodologa de Auditora de la Contralora General de la Repblica (MAC) reflejada en el Sistema Integrado para el Control de Auditoras (SICA) versin 3.0. Su opinin es fundamental en este proceso, ya que nos permitir mejorar la metodologa propuesta y el sistema base utilizado para su ejecucin. Por lo cual, le solicitamos contestar las preguntas que siguen a continuacin. Es importante tener presente que no existen respuestas correctas ni incorrectas. Marque con una X, la escala de evaluacin que mejor la(o) represente en cada una de la(s) pregunta(s). ANTECEDENTES GENERALES 1. Desempea sus funciones en el Nivel Central o en Regiones Nivel Central Regiones

2. Identifique el rol que desempea en la funcin de Control Externo Jefe UCE Supervisor Fiscalizador UTCE

3. Hace cuanto tiempo trabaja en la CGR, en el rea de Control Externo Menos de 1 ao Entre 1 y 4 aos Ms de 4 aos

APLICACIN DE LA METODOLOGA FASE I: PLAN DE AUDITORA 1. La Fase I entrega los lineamientos necesarios para un Plan de Auditora No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

2. Las pruebas mnimas de auditora propuestas en la Fase I, actividad 1.4, le parecen suficientes No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

3. La usabilidad de la Fase I es sencilla No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

4. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase I? .... 5. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase I .. FASE II: CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD 1. La Fase II permite conocer los principales antecedentes de la entidad No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

2. El objetivo de la revisin est contenido en la estructura de negocio presentada en la actividad 2.2.

No aplica

En Desacuerdo

Ni de acuerdo, ni desacuerdo

De acuerdo

3. La usabilidad de la Fase II es sencilla No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

4. La visualizacin de la informacin de la Fase II aporta a una mejor comprensin de ella No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

5. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase II ? ...

6. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase II .. FASE III: EJECUCIN DE LA AUDITORA 1. La Fase III permite ejecutar la auditora con sus elementos claves No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

2. La usabilidad de la Fase III es sencilla No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

3. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase III? .... 4. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase III

..

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

FASE IV: CIERRE DE LA AUDITORA 1. La Fase IV contiene todos los elementos de cierre de una auditora No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

2. La usabilidad de la Fase IV es sencilla No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

3. Qu elemento incorporara, eliminara o modificara en la Fase IV? ....

4. Comentarios u observaciones asociadas a la Fase IV

.... PERCEPCIN GENERAL DE LA METODOLOGA 1. La metodologa es de fcil comprensin. No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

2. Respeto a la metodologa anterior, se observan mejoras en el tiempo de ejecucin.

No aplica

En Desacuerdo

Ni de acuerdo, ni desacuerdo

De acuerdo

3. Respecto a la metodologa anterior, se observa mejoras la usabilidad. No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

4. Respecto a la metodologa anterior, el respaldo de informacin de la auditora es ms eficiente No aplica En Desacuerdo Ni de acuerdo, ni desacuerdo De acuerdo

5. Cmo calificara la nueva metodologa de auditora de la Contralora General de la Repblica en relacin a la anterior o la realidad en terreno. Considerando 1 deficiente y 7 como excelente. 1 2 3 4 5 6 7

4. Comentarios u observaciones asociadas a la metodologa aplicada en general.

..

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo Anexo N 2 Minuta

MINUTA DE RETOALIMENTACIN PILOTOS

METODOLOGIA DE AUDITORA DE LA CGR Versin 3.0 (MAC 3.0)

REGIONAL/DIVISIN:

DESCRIPCIN DE PROGRAMA Cod. Programa N Programa Nombre Programa Ao

Fecha Inicio

Fecha Envo Preinforme

Fecha de envo Informe Final

PARTICIPANTES Ejecutivo de Auditora: Supervisor: Fiscalizadores:

UTCE (monitor):

PRINCIPALES BENEFICIOS (Detallar los principales beneficios visualizados en la ejecucin del piloto)

PRINCIPALES DIFICULTADES

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo (Detallar las principales dificultades presentadas durante la ejecucin del piloto)

APORTES Y MEJORAS (Detallar cmo se podra mejorar la metodologa)

CONCLUSIN (detallar cmo ustedes percibieron su desempeo en la realizacin del piloto y si ste cambio de metodologa contribuye o no a las labores de auditora, entre otros comentarios y conclusiones que se quieran agregar.)

NOMBRE DEL CONTRALOR REGIONAL/JEFE DE DIVISIN

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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Unidad Tcnica De Control Externo

Instructivo Mac 3.0 para auditoras piloto

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