METODE ABC DAN VEN MANAJEMEN LOGISTIK DAN FARMASI

DECEMBER 25, 2012 BY RHYERHIATHY

1. METODE ABC Definisi Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilaidari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yangdisebut kelompok A, B dan C. 1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. 2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. 3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapimempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati, 200). Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbedaantara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun, 2008).Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolansecara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok Cmempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun,2008). Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikansecara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secararapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan

pembelian, inventory, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikaninformasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini,sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun, 2008).

Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalanfarmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaranterbanyak. Urutan langkah sebagai berikut : 1. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satumetode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yangdiperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. 2. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalanfarmasi terhadap anggaran total. 3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. 4. Hitung prosentase kumulatif, dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya. 5. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap 70% anggaran perbekalan total. 6. Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% 7. Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% 8. Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI, 2008).

Cara Perhitungan analisis ABC : 1) Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan caramengalikan

jumlah obat dengan harga obat. 2) 3) Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4) 5) 6) 7)

Hitung kumulasi persennya. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90%. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90(DepKes RI, 2008).

100%

Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoftexcel adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan. Hitung persentase harga dari masing-masing item. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga. Tentukan klasifikasinya A, B atau C (Maimun, 2008).

Analisis klasifikasi ABC memiliki beberapa manfaat, diantaranya sebagai berikut: 1. Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien 2. Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaan 3. Dapat memanfaatkan modal kerja (workingcapital) sebaik-baiknya sehingga dapat memacu pertumbuhan perusahaan 4. Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi 2. Metode VEN Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan kedalam tiga kategori yakni (Maimun, 2008) : 1. Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan

untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung, 2. Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obatyang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain lain. 3. Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakanuntuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalanfarmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namuntidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya.Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain. Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan : 1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. 2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat 3. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dlm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi. Langkah-langkah menentukan VEN. 1. Menyusun kriteria menentukan VEN 2. Menyediakan data pola penyakit 3. Standar pengobatan 3. KOMBINASI ABC DAN VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yangdiperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus Edan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnyamasuk dalam kategori C (Maimun, 2008). Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang adatidak sesuai kebutuhan. Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut:

1. Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi ataudihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yangtersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. 2. Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NAdimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun, 2008). REFERENSI

Maimun, Ali. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Universitas Diponegoro. Semarang. Suciati , S. Dan Wiku B.B Adisasmito. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Universitas Indonesia. Jakarta. Yessi.2011.MetodeKombinasi.http://yessykh.blogspot.com/2011/12/spesialite-alatkesehatan.html.Diakses21 Maret 2012