Achizitii Publice - Ghid Practic

ACHIZI}II PUBLICE
GHID PRACTIC
~ntre "deja" [i "nu ^nc\"
2004
MULUMIRI Acest Ghid Practic este rezultatul colaborrii dintre experii Echipei de Finane i Bugete din cadrul Programului USAID pentru Reforma Guvernrii prin Parteneriate Durabile, experii din cadrul Asociatiei Specialistilor in Achizitii Publice din Romania i ai Institutului Romn de Training. Contribuii valoroase au avut, de asemenea, experii din cadrul Ministerului Finanelor Publice.
Director,
Roger Vaughan
AUTORI
Anca Voinea Ion Georgescu

REVIZUIT DE
ASAPRO
Alina Brustureanu Anca Cardei Mioara Jula Victor Marculeiu Eugen Palade CONTRIBUII
GRASP Ministerul Finanelor Publice
Eugen Cozma Elena Negrea Allen Stansbury Sam Coxson Gheorghe Ionia
Carmen Apostol
Irinel Dini i Alexandru Molla

(pentru versiunea n limba englez) (copy-editor i proofreading)
Cornelia Bucur
Versiunea de fa a fost elaborat conform legislaiei n vigoare la data de 01. 04. 2004.
CUPRINS
INTRODUCERE
Trecut Prezent Viitor Termeni Conflict de interese Etic Consultan n achiziii publice Anexe 5 5 5 7 9 12 14 17 18 29 29 30 32 35 37 43 41 42 43 50 53 53 55 57 60 61 63 64 64 66 67 89 89 89 90 90 91 92 93 97 99 100 101 101 103 105 107
PRINCIPIILE ACHIZI}IILOR PUBLICE

Principiul liberei concurene Principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice Principiul transparenei Principiul tratamentului egal Principiul confidenialitii
PLANIFICAREA ACHIZIIILOR PUBLICE

Planificare Cadrul organizaional Planificarea achiziiilor publice Anex\
APLICAREA PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE

Licitaie deschis Licitaie restrns Negociere competitiv Negociere cu o singur surs Concurs de soluii Cerere de ofert Cumprare direct Comisia de evaluare / negociere, juriul Criterii de evaluare Anexe Atribuirea contractului Repetarea procedurii Anularea procedurii Ci de atac Contestaie Aciune n instan Raportare Anex\
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC| 89
ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC|

Managementul obinerii rezultatelor scontate Managementul relaiilor dintre autoritatea contractant i contractant Aspectele legale, financiare, contabile ale administrrii contractului Utilizarea informaiilor din contract pentru mbuntirea procesului de achiziii publice Anex
BIBLIOGRAFIE GLOSAR DE TERMENI
INTRODUCERE
TRECUT
Pn n anul 1989, n condiiile unei societi bazate n foarte mare msur pe proprietatea socialist asupra ntregii economii, att activitile din administraia public ct i cele din sectorul economic se desfurau n mod centralizat, potrivit planurilor. Statul hotra cine, ce i ct s produc, cui s fie livrat marfa, la ce pre, cine s primeasc credite, cum s fie cheltuii banii publici i cine s furnizeze produsele, serviciile i s realizeze lucrrile destinate funcionrii statului. Schimbarea de regim a adus dup sine o din ce n ce mai clar desprindere a economicului de sub controlul statului i apariia liberei concurene ntre productori, furnizori i executani. n acelai timp, administraia a nceput s i asume rolul de furnizor de servicii publice pentru ceteni, nemaifiind un slujitor al statului atotputernic. Astfel, a aprut necesar reglementarea modului de cheltuire a banului public, inclusiv n domeniul achiziiilor pentru administraie.
PREZENT
Achiziiile publice au un rol important n economia statelor lumii. O estimare global a achiziiilor publice guvernamentale realizat de Organizaia pentru Cooperare Economic i Dezvoltare (OECD) indic suma de 4.733 de miliarde de dolari SUA, adic 19,96% din Produsul Intern Brut al celor 134 de ri participante la studiu1. Pentru statele membre ale Uniunii Europene, de exemplu, n anii 90 ele s-au ridicat la circa 700-750 miliarde de Euro anual, echivalent a 10-15% din Produsul Intern Brut al Uniunii. Mai mult, acelai studiu OECD arat c achiziiile publice realizate de ctre autoritile locale sunt, la nivel global, de dou pn la trei ori mai mari dect cele realizate de autoriti centrale. Nu avem nc date statistice cu privire la achiziiile publice n Romnia, ns putem estima c procentul este mai redus dect cel din statele din UE, sumele cheltuite de autoritile publice pentru achiziionarea de produse, servicii i lucrri fiind ns n constant cretere2. Domeniul achiziiilor publice este deosebit de complex. Datorit intereselor economice semnificative implicate, el este n aceeai msur unul sensibil, att la influenele mediului economic ct i la cel politic. Legislaia achiziiilor publice a devenit n ultimii ani din ce n ce mai stufoas i complicat. Documentele ce trebuie completate de autoritatea contractant i de ofertani sunt din ce n ce mai numeroase i greoaie. Prima reglementare modern a achiziiilor publice n Romnia a aprut n 1993, o dat cu Ordonana nr. 12 privind achiziiile publice. n condiiile negocierilor de aderare la Uniunea European, Romnia a trebuit s i adapteze legislaia achiziiilor publice la cerinele directivelor europene n domeniu. Astfel, dup o ncercare de a adopta o nou lege cadru n 1999, n 2001 a aprut Ordonana nr. 60 privind achiziiile publice care, cu modificrile ulterioare i completat de o serie de Hotrri de Guvern i Ordine, guverneaz n prezent domeniul. Achiziiile publice n Romnia sunt reglementate de urmtoarele acte normative: 1. Ordonana de Urgen nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 241/11 mai 2001) aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 212/2002 (publicat n Monitorul Oficial nr. 331 din 17 mai 2002).
1 Audet, Denis, The Size of Government Procurement Markets, n OECD Journal on Budgeting Vol 1, No. 4; 2 n anul 2003, de exemplu, potrivit bugetului de stat, cheltuielile materiale i de servicii i cheltuielile de capital/investiiile au nsumat 197.550 de miliarde de lei, adic 10,8% din Produsul Intern Brut al Romniei;
Introducere
Dei Legea 212/2002 prevede republicarea OUG nr. 60/2001, acest lucru nu a avut loc pn ^n prezent. n 2003, OUG nr. 60/2001 a mai fost modificat de trei ori prin: 2. Legea nr. 386/2003 privind modificarea i completarea art. 41 din OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 692 din 3 octombrie 2003); 3. Ordonana de Urgen nr. 106/2003 pentru completarea art. 41 din OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 747 din 26 octombrie 2003); i 4. Legea nr. 35/2004 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 106/2003 pentru completarea art. 41 din OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 239 din 18 martie 2004); n aplicarea OUG nr.60/2001, cu modificrile ulterioare, au fost adoptate: 5. Hotrrea de Guvern nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 268/24 mai 2001); HG 461 a fost modificat prin: 6. Hotrrea de Guvern nr. 874/2003 privind modificarea art. 45 alin. (2) din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziiile publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 562 / 5 august 2003), adoptat n scopul apropierii Romniei de prevederile Uniunii Europene n domeniul reducerii marjei de preferin intern\; 7. Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr. 1012/2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a documentaiei standard pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de produse (publicat n Monitorul Oficial nr. 336/25 iunie 2001); 8. Ordinul Comun al Ministerului Finanelor Publice i al Ministerului Lucrrilor Publice, Transporturilor i Locuinei nr. 1013/2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a documentaiei standard pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de servicii (publicat n Monitorul Oficial nr. 340/27 iunie 2001); 9. Ordinul Comun al Ministerului Finanelor Publice i al Ministerului Lucrrilor Publice, Transporturilor i Locuinei nr. 1014/2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a documentaiei standard pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de lucrri (publicat n Monitorul Oficial nr. 357/4 iulie 2001).
Att HG nr. 461/2001, modificat, ct i Ordinele nr. 1012, 1013 i 1014 din 2001 au fost adoptate nainte de prima modificare a OUG nr. 60/2001, aa nct unele prevederi ale acestora au fost modificate implicit prin modificrile aduse acesteia (cum ar fi pragul pentru cumprarea direct, ridicat de la 1500 la 2000 de Euro prin Legea nr. 212/2002).
Pe data de 12 ianuarie 2004 a fost publicat n Monitorul Oficial nr. 20/2004 Hotrrea de Guvern nr. 1587/2003 privind aplicarea procedurii de conciliere pentru soluionarea divergenelor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public. Ea implementeaz n Romnia prevederile directivelor europene referitoare la procedurile de reconciliere i se va aplica ncepnd cu data de 1 ianuarie 2007.
ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic
ncepnd cu anul 2002, Romnia a adoptat o legislaie privind achiziiile publice prin mijloace electronice3. n prezent, licitaiile electronice sunt guvernate de Ordonana nr. 20/2002 privind achiziiile publice prin licitaii electronice (publicat n Monitorul Oficial nr. 86 din 1 februarie 2002), cu modificrile ulterioare, Hotrrea de Guvern nr. 182/2002 privind lista autoritilor contractante care au obligaia de a aplica prevederile Ordonanei Guvernului nr. 20/2002 privind achiziiile publice prin licitaii electronice i produsele care urmeaz s fie achiziionate prin procedura de licitaie electronic (publicat n Monitorul Oficial nr. 158 din 5 martie 2002), cu modificrile ulterioare i Hotrrea de Guvern nr. 179/2002 privind nfiinarea Comisiei de supraveghere a funcionrii Sistemului electronic de achiziii publice (publicat n Monitorul Oficial nr. 165 din 7 martie 2002).
VIITOR
Legislaia actual a Romniei n materia achiziiilor publice este una de tranziie ctre reglementrile Uniunii Europene. n viitorul apropiat vor aprea noi modificri la legislaia prezent.
Modificrile legislaiei privind achiziiile publice vor reglementa ns aspecte de detaliu. Nici una dintre aceste modificri nu va veni n contradicie cu principiile achiziiilor publice aa cum sunt ele reglementate de legea romn i de normele europene. De aici putem vedea n mod clar importana sporit acordat pe parcursul acestui ghid nelegerii principiilor achizi]iilor publice.
n 1957, prin Tratatul de constituire a Comunitii Economice Europene ncheiat la Roma, s-au pus bazele unei piee comune care s elimine barierele comerciale existente ntre statele membre, n scopul creterii prosperitii economice i al construirii unei uniuni mai strnse ntre popoarele Europei4. Piaa comun a reprezentat principalul obiectiv al Tratatului de la Roma i avea ca scop o ct mai mare liberalizare a schimburilor de bunuri i servicii ntre statele membre pentru asigurarea unei libere circulaii a bunurilor, a persoanelor, a serviciilor i a capitalului (denumite i cele patru liberti). 1. Libera circulaie a bunurilor presupune armonizarea sistemelor de taxe vamale i reglementri comune n domeniile sntii, proteciei consumatorilor i proteciei mediului, la care se adaug eliminarea tuturor obstacolelor n calea schimburilor comerciale; 2. libera circulaie a capitalului nseamn c nu exist reguli naionale care s mpiedice tranzaciile peste hotare sau aplicarea unui tratament diferit n funcie de naionalitate sau domiciliu n Uniune. Cumprarea sau vnzarea de aciuni sau alte titluri de valoare, transferul de bani, acceptarea de mprumuturi sau depozite bancare se poate realiza liber n cadrul UE; 3. libera circulaie a serviciilor permite cetenilor Uniunii Europene s efectueze prestaii dincolo de frontierele propriei lor ri, fr nici o restricie fondat pe naionalitate, prin prestri de servicii nelegnd orice prestaie de acest gen furnizat n cadrul unei activiti profesionale independente: profesiuni liberale, comer, artizanat, activiti industriale, de ntreinere, etc.; 4. libera circulaie a persoanelor permite ca lucrtorii salariai precum i cei independeni din statele membre ale UE s se poat stabili i lucra n oricare alt stat membru dect cel ai crui ceteni sunt, beneficiind de avantajele sociale ale rii de reedin n aceleai condiii ca i resortisanii acelei ri, fr nici o discriminare bazat pe naionalitate. Principiul nediscriminrii implic dreptul oricrui cetean al Uniunii Europene de a ptrunde pe teritoriul altui stat membru fr a fi controlat.
3 Vezi i site-ul de web www.e-licitatie.ro; 4 Borchardt, Klaus-Dietrich, The ABC of Community Law, Comisia European, 2000;
Introducere
Prin ncheierea Acordului de asociere la Uniunea European, Romnia a nceput procesul integrrii europene. Parteneriatul de Aderare semnat de Romnia reprezint documentul care enun principiile, obiectivele i prioritile de aciune n vederea pregtirii pentru aderare. Aflat n faza de pregtire pentru aderare, Romnia este n curs de analiz i adoptare al acquis-ului comunitar, proces al crui obiectiv final l constituie armonizarea legislaiei romne cu normele juridice comunitare. n anul 2000 au nceput efectiv negocierile de aderare ale Romniei la Uniunea European. Negocierile se desfoar pe 31 de capitole de negociere5.
Achiziiile publice sunt o component a capitolului de negociere nr. 1, "Libera circulaie a mrfurilor", dei prezint legturi cu toate cele patru liberti prezentate mai sus. Acest capitol a fost nchis provizoriu de Romnia la 2 iunie 2003.
Politica european n domeniul achiziiilor publice are ca scop crearea unei piee competitive i nediscriminatorii, care s permit libera circulaie a bunurilor, serviciilor i capitalurilor, contribuind astfel la cheltuirea mai eficient a banilor contribuabililor i utilizatorilor de servicii publice. Un alt scop al politicii europene este creterea competitivitii agenilor economici din Uniunea European pe pieele naionale i mondiale. Aceste tendine ale politicii Uniunii Europene n domeniul achiziiilor publice rspund urmtoarelor linii directoare: n piaa unic este o zon fr frontiere interne, n care este asigurat libera circulaie a bunurilor, persoanelor, serviciilor i capitalului, inclusiv prin mijloacele oferite de achiziiile publice; n obinerea liberei circulaii a bunurilor ce fac obiectul contractelor adjudecate de statele membre n numele autoritilor de stat, regionale i locale sau a altor entiti guvernate de legea public; n nlturarea tuturor obstacolelor care stau n calea liberei circulaii a bunurilor, serviciilor i lucrrilor i interzicerea restriciilor referitoare la libera circulaie ct i a investiiilor n legtur cu contractele de achiziii publice; n interzicerea oricror restricii bazate pe naionalitate n ceea ce privete societile comerciale aflate sub jurisdicia statelor membre; n coordonarea procedurilor naionale pentru atribuirea contractelor de achiziii a bunurilor, lucrrilor i serviciilor lund n considerare, n msura posibilului, procedurile i practicile administrative n vigoare ale fiecrui stat membru; n necesitatea aplicrii regulilor comune de participare la contractele de bunuri, servicii i lucrri incluznd att criteriile de selecie ct i de atribuire; n necesitatea prevederii regulilor comune n domeniul tehnic care s in seama de politica comunitar privind standardizarea la nivelul Uniunii Europene; n asigurarea unui grad sporit de transparen i publicitate n domeniul achiziiilor publice; n stimularea i asigurarea accesului ntreprinderilor mici i mijlocii pe piaa achiziiilor publice; n asigurarea unor ci de atac eficiente i rapide, care s prevad suspendarea procedurilor de achiziii publice sau anularea deciziilor sau a clauzelor discriminatorii din documente sau anunuri6.
5 Evoluia negocierilor de aderare a Romniei la UE, http://www.mie.ro/Negocieri/Romana/neg_ist_neg.htm, accesat la 6 decembrie 2003; 6 http://europa.eu.int/comm/internal_market/publicprocurement/index_en.htm, accesat la 6 decembrie 2003;
Dac la momentul publicrii acestui Ghid, achiziiile publice sunt reglementate n Uniunea European de un set de cinci directive, cu modificrile lor ulterioare (cte una referitoare la produse, servicii i lucrri, una n domeniul utilitilor i una referitoare la cile de atac),7 n cursul anului 2004 vor fi adoptate dou directive, denumite consolidate, ce vor reglementa prima achiziiile publice de produse, servicii i lucrri i cea de-a doua achiziiile din domeniul utilitilor (domeniile apei, energiei i transporturilor). Directivele consolidate aduc, pe lng o mai mare coeren a reglementrii i cteva nouti, dintre care cea mai important este reglementarea contractului-cadru.8
Contractul-cadru este un contract ncheiat de autoritatea contractant cu furnizori sau prestatori, ce stabilete termenii contractuali standard pentru o anumit perioad de timp, mai ales n ceea ce privete preul i cantitatea. Cu alte cuvinte, contractul ofer cadrul n care vor avea loc achiziiile propriuzise de-a lungul duratei de valabilitate a acestuia.
Dac legislaia romn actual este n proporie de aproximativ 80% armonizat cu cerinele europene, este foarte important ca i practica aplicrii legilor s fie pus n acord cu practicile europene. O dat cu aderarea la UE, potenialii ofertani din statele membre vor veni n Romnia cu ateptri legate de o anumit nelegere a legilor, n acord cu principiile europene. n mod figurat, putem spune c aderarea va veni ca un val uria ce va "spulbera" acele autoriti publice romneti care nu sunt pregtite s respecte reglementrile europene. Chiar dac data intrrii Romniei n UE nu este cert, n orice caz timpul necesar adaptrii este foarte scurt.
TERMENI
Tot ceea ce se cumpr din bani publici nseamn achiziii publice. Achiziiile publice includ att achiziiile de: n produse, adic orice bun (de la hrtia de scris i pixuri la calculatoare electronice, automobile, pine, lapte, etc.) ce va fi folosit de autoritatea contractant pentru desfurarea activitii instituiei proprii sau pentru oferirea unui serviciu public; ct i cele de
n
servicii, adic activiti al cror rezultat este de cele mai multe ori nematerial, chiar dac se concretizeaz n rapoarte sau alte documente. Putem aminti serviciile de proiectare, de paz i protecie, de curenie, de colectare a deeurilor menajere, de ntreinere a echipamentelor, etc. HG nr. 461/2001 conine n Anexa nr. 1 lista serviciilor pentru care se vor aplica n mod obligatoriu procedurile reglementate de OUG nr. 60/2001; i cele de lucrri, respectiv activitile de construcii prevzute n Anexa nr. 2 la HG nr. 461/2001 sau orice combinaie a acestora care conduce sau nu la un rezultat menit s ndeplineasc, prin el nsui, o funcie tehnico-economic.
7 Reglementrile privind ajutorul extern al Uniunii Europene conin de asemenea prevederi cu privire la achiziiile publice efectuate de autoritile implementatoare i de contractori. Aceste prevederi sunt prezentate n Ghidul Practic pentru procedurile contractuale pentru Phare, ISPA i SAPARD. O scurt descriere a Ghidului Practic este inclus n anex; 8 Public procurement: Commission welcomes adoption of modernising legislation, http://europa.eu.int/rapid/start/cgi/ guesten.ksh?p_action.gettxt=gt&doc=IP/04/150|0|RAPID&lg=EN&display=, accesat la 5 februarie 2004;
Introducere
Legea definete termenul de achiziie public ca fiind dobndirea, definitiv sau temporar, de ctre o persoan juridic (autoritate contractant) a unor produse, servicii i/sau lucrri, prin atribuirea unui contract de achiziie public. Dac o explicaie simpl arat, aa cum am artat, c orice se cumpr de ctre entitile publice nseamn achiziii publice, legea definete achiziiile publice prin procesul care le duce la ndeplinire, i anume alocarea fondurilor i selectarea unor furnizori, prestatori sau executani n scopul ndeplinirii unui interes public. OUG nr. 60/2001 este aplicabil tuturor achiziiilor publice, deci tuturor achiziiilor realizate de ceea ce legea definete ca fiind autoriti contractante. Totui, potrivit legii, atribuirea unor contracte de achiziie public se poate face conform altor proceduri dect cele reglementate de Ordonan. Art. 8 din OUG nr. 60/2001 i art. 6 din HG nr. 461/2001 arat care sunt aceste excepii. Nimic nu mpiedic autoritile contractante s aplice procedurile reglementate de OUG nr. 60/2001 chiar i domeniilor unde acestea nu sunt obligatorii, dac se consider c acest lucru servete mai bine interesului public.
Exemplu: Legea romn, prelund excepiile din directivele europene, exclude serviciile de asisten juridic dintre cele care trebuie s fie achiziionate prin procedurile prevzute de OUG nr. 60/2001. Deoarece directivele Uniunii Europene urmresc armonizarea achiziiilor publice comunitare dincolo de graniele statelor membre, este normal s nu fie incluse serviciile juridice - o firm de avocatur francez nu poate concura o firm olandez atunci cnd o entitate din Olanda solicit asisten juridic. Aceste excepii nu se regsesc n dreptul intern al statelor membre, adic o entitate public din Olanda, de exemplu, va trebui s aplice legislaia achiziiilor publice pentru a obine servicii de asisten juridic de la o firm de avocatur olandez. Autoritile contractante din Romnia pot s aplice procedurile din OUG nr. 60/2001 i pentru achiziionarea de servicii de asisten juridic, deoarece piaa este suficient de dezvoltat iar concurena poate duce la reducerea costurilor pentru respectiva autoritate contractant, cu meninerea sau chiar ridicarea nivelului de calitate al serviciului. n cazurile n care nu exist obligaia aplicrii procedurilor reglementate de OUG nr. 60/2001, autoritile contractante sunt obligate s atribuie contractul pe baza respectrii unor criterii de natur economic i, n msura posibilului, cu respectarea principiului concurenei.
Mai mult, legea recomand elaborarea unor norme procedurale interne pentru astfel de achiziii, norme ce sunt adaptate specificului achiziiilor respective.
Contractul de achiziie public este, n sensul legii, un contract cu titlu oneros, ncheiat n form scris, ntre autoritatea contractant i contractant (art. 3, lit. b din OUG nr. 60/2001, modificat prin Legea nr. 212/2002). Orice procedur de achiziii publice se ncheie prin semnarea unui contract ntre cele dou pri, adaptat fiecrei achiziii n parte i care conine drepturile i obligaiile autoritii contractante i ale contractantului. Modelele unor astfel de contracte sunt oferite de Ordinele nr. 1012, 1013 i 1014/2001.
10
n funcie de obiectul contractului el poate fi: n contract de furnizare (livrare) pentru produse; n contract de servicii (prestare) pentru servicii; n contract de lucrri (execuie) pentru lucrri. n contract de concesiune de lucrri (execuie) pentru lucrri. Ordinele nr. 1012, 1013 i 1014/2001 ofer un model conceput pentru a fi aplicabil n ct mai multe situaii practice. ns folosirea lui ca atare, fr nici o modificare, nu este benefic. Fiecare autoritate contractant poate s creeze, pe baza modelului din Ordine sau pe baza unui alt model, realizat de personalul propriu i/sau de consultani de specialitate, propriile tipuri de contracte, corespunztoare specificului autoritii respective, tipurilor i valorii achiziiilor pe care le face, modului de organizare a procesului de urmrire a execuiei contractului, etc. Delimitarea ntre tipurile de achiziii publice i, ca o consecin fireasc, ntre tipurile de contracte este important pentru a stabili ce reglementri se aplic respectivei proceduri i respectivului contract. n cazul contractelor complexe, stabilirea tipului de contract se face astfel: n contractul va fi de furnizare, dac valoarea estimat a produselor este mai mare dect cea a serviciilor; n contractul va fi de servicii, dac valoarea estimat a serviciilor este mai mare dect cea a produselor; n contractul va fi de lucrri dac valoarea estimat a lucrrilor de construcii i montaj este mai mare dect valoarea estimat a echipamentelor, utilajelor sau a altor dotri a cror livrare face parte din obiectul contractului respectiv. Participanii la procesul de achiziii publice se mpart n dou categorii: participanii n cadrul procedurilor de achiziii i prile contractului de achiziie public. Participanii n cadrul procedurilor de achiziii publice pot fi, potrivit legii, n funcie de procedurile sau de etapele din proceduri la care particip: n candidai: oricare furnizor, executant sau prestator, persoan fizic sau juridic, care solicit invitaie de participare la prima etap dintr-o licitaie restrns sau la o negociere competitiv; n ofertani: oricare furnizor, executant sau prestator, persoan fizic sau juridic, care a depus o ofert, n cadrul procedurilor de licitaie deschis, licitaie restrns (a doua etap), negociere competitiv, cerere de ofert; n concureni: oricare prestator, persoana fizic sau juridic, care a depus soluie n cadrul procedurii de concurs de soluii. Exemplu: O societate comercial care solicit invitaie de participare la o licitaie restrns va fi candidat pn n momentul n care va primi invitaia de participare. Din acel moment, aceeai societate comercial este considerat candidat selectat. Dac respectivul agent economic depune oferta ca urmare a invitaiei de participare va fi considerat, din acel moment, ofertant.
Introducere
11
Prile contractului de achiziie public sunt autoritatea contractant i contractantul. Contractantul este acel ofertant cruia i se atribuie contractul de achiziie public n urma aplicrii uneia din procedurile de achiziie public. Autoritatea contractant este definit de lege pe larg, i poate fi: n o autoritate public; n o instituie public; n o persoan juridic ce: desfoar activiti de interes public fr caracter comercial sau industrial; este finanat din fonduri publice; este n subordinea sau sub controlul unei autoriti publice, sau; 1/2 din nr. membrilor consiliului de administraie sunt numii de ctre o entitate public; n o persoan juridic din sectorul utilitilor (ap i canalizare, energie electric, energie termic, combustibili solizi i gazoi, transporturi, telecomunicaii); n alte entiti prevzute de lege, cum ar fi: persoane juridice ce sunt finanate de autoriti contractante; sub-concesionarii unor lucrri concesionate de o autoritate contractant; alte persoane juridice stabilite prin Hotrre de Guvern.
CONFLICT DE INTERESE
Interesul special n legtur cu domeniul achiziiilor publice se manifest i printr-o presiune asupra celor ce aplic legislaia, n sensul impunerii respectrii unor principii etice, care s conduc la o aplicare corect a normelor. Studiul statistic realizat de OECD la care am fcut referire mai sus indic faptul c achiziiile publice contestabile se ridic, la nivel global, la 5,1% din Produsul Intern Brut al statelor nemembre OECD (inclusiv Romnia). Aplicnd acest procent al achiziiilor publice contestabile la prognoza privind PIB al Romniei pentru anul 2004 ajungem la suma de aproape 110.000 de miliarde de lei (adic de 1.200.000 de ori mai mult dect ar ctiga n 2004 o persoan ce are salariul mediu brut pe economie, estimat pentru acest an).
Achiziiile publice contestabile nu sunt n totalitate contrare interesului public. O parte din banii implicai n aceste achiziii servesc totui scopului pentru care a fost iniiat procedura de achiziii publice. Spre exemplu, dac la achiziionarea de tehnic de calcul s-a pltit cu 20% mai mult dect preul pieei, atunci numai 20% din valoarea contractului sunt bani pierdui de autoritatea contractant. Dac lum n calcul procentul de 20% ca fiind pierderea efectiv medie suferit de autoritile contractante din Romnia (chiar dac el ar putea s par mai mic dect n realitate) i calculm, pe baza datelor OECD, pierderea efectiv la nivel naional, observm c din banii cheltuii ilegal s-ar fi putut plti, cu salariul mediu pe economie, pe o perioad de un an de zile, nc 240.000 de persoane fr loc de munc! Conflictele de interese apar atunci cnd salariaii sau oficialii din sectorul public sunt influenai, sau par a fi influenai de interese personale atunci cnd i desfoar activitatea lor oficial. Perceperea unui conflict de interese aparent poate fi la fel de duntoare ca i un
12
conflict existent, pentru c submineaz ncrederea publicului n integritatea organizaiei implicate i a salariailor si. Conflictul de interese poate fi mprit n interese financiare (pecuniare) sau ne-financiare (non pecuniare). Interesele financiare pot implica un ctig actual sau potenial care poate fi obinut cu ajutorul unui salariat, oficial guvernamental, sau al unei persoane alese prin vot, sau prin intermediul unui membru al familiilor acestor categorii de persoane, care au proprieti, dein aciuni, sau au o anumit poziie ntr-o companie care particip la o licitaie pentru obinerea de contracte guvernamentale, accept cadouri sau alte atenii sau primesc un venit dintr-o a doua slujb. Banii nu trebuie s circule din mn n mn. Beneficiul poate s nsemne o cretere a valorii proprietii datorit unei decizii favorabile emise n acest scop, sau datorit alegerii unei anumite firme drept ctigtoare a licitaiei pentru un contract. De exemplu, dac o persoan care a fcut o cerere ctre consiliu face o donaie unei firme sau unui ONG n care un consilier local sau judeean este partener, atunci apare un potenial conflict de interese, pentru c respectivul consilier poate fi influenat de ctre donaia respectiv atunci cnd analizeaz cererea primit. Exist riscul ca interesul personal al unui consilier ntr-o anumit firm sau ONG s intre n conflict cu datoriile sale publice care i impun s analizeze cererile primite pe baza valorii lor. Interesele ne-financiare sau pecuniare de obicei duc la apariia puterii politice sau a unui control sporit. Ele pot apare din relaii personale sau de familie, sau din implicarea n activiti sportive, sociale, sau culturale. De exemplu, dac un funcionar public de la compartimentul de urbanism, care are un copil la grdinia local, face planuri pentru extinderea acesteia, pe baz de voluntariat, atunci consilierul respectiv va avea un interes personal ca planurile respective s fie aprobate. Acest lucru ar putea s-i afecteze imparialitatea cu care analizeaz cererea primit pentru extindere. Nu este ntotdeauna uor s hotrti cnd interesul personal i datoria public sunt sau ar putea s fie n conflict unul cu cellalt. Testul care dovedete acest lucru este reprezentat de faptul dac o persoan poate fi influenat de interesul su personal n ndeplinirea datoriei sale publice, sau dac o persoan corect i rezonabil crede c ar putea fi influenat n acest scop. Toat lumea are interese personale, importante pentru ei sau pentru cei apropiai. Persoanele care lucreaz n sectorul public nu pot ntotdeauna evita situaiile cnd aceste interese intr n conflict cu deciziile pe care le iau sau cu activitatea lor oficial. Faptul c exist asemenea interese nu reprezint neaprat o problem - cel mai important lucru este cum sunt ele abordate. Integritatea organizaiei i a salariailor si va fi protejat i riscul apariiei corupiei va fi redus dac organizaia are politici i proceduri de rezolvare a potenialelor conflicte de interese. Un conflict de interese implic un conflict ntre datoria public i interesul personal al oficialului public, unde interesul personal al unui oficial public ar putea influena n mod necorespunztor ndeplinirea sarcinilor i obligaiilor oficiale. Aceast definiie de baz menioneaz trei elemente de conflicte de interes, ntr-un mod simplu. Acestea pot fi testate. Ideea de baz este c acolo unde exist o posibilitate inacceptabil de apariie a unui conflict ntre interesele personale ale unui oficial public (interese personale) i obligaiile acestei persoane ca funcionar public (datorii oficiale), atunci avem de-a face cu un conflict de interese. Definiia de baz se poate folosi i pentru a testa situaiile n care exist un aparent conflict de interese, dar de fapt situaia este, sau ar putea s fie diferit. Aceast situaie este privit ca un conflict de interese aparent. Un conflict de interese aparent poate genera o problem foarte serioas pentru o persoan oficial, la fel de serioas ca i existena unui conflict de interese propriu-zis, deoarece d natere la suspiciuni poteniale n legtur cu integritatea persoanei oficiale, i a organizaiei sale. Conflictele aparente pot fi investigate cu ajutorul unui instrument de definiie, punnd ntrebarea: Oficialul X pare a avea un conflict de interese sau nu? O persoan oficial poate avea interese personale care pot fi de asemenea natur nct s produc un conflict de interese n viitor: atunci vorbim de un potenial conflict de interese.
Introducere
13
Definiia presupune c o persoan rezonabil, care cunoate toi factorii relevani, ajunge la concluzia c interesul personal al unei persoane oficiale este de aa natur nct ar putea influena n mod neadecvat comportamentul persoanei oficiale sau capacitatea sa de a lua decizii oficiale. Atunci cnd se folosete o asemenea definiie, de exemplu n cadrul unei politici guvernamentale, a unei reguli, sau n legislaie, "interesul personal" este definit n mod specific. De asemenea, ar putea fi necesar s se defineasc termenii "oficial public" i "obligaii i datorii oficiale" foarte clar, pentru a elimina orice confuzie posibil n folosirea acestor termeni.
ETIC
Aspectele legate de comportamentul etic n domeniul achiziiilor publice care apar n prezent n legislaia din Romnia sunt n acest moment limitate doar la urmtoarele prevederi: n norme de evitare a conflictului de interese pentru membrii comisiei de evaluare sau ai juriului (art. 53, 75-76, 98 e) din OUG nr. 60/2001); n prevederi n legtur cu acelai aspect, care impun membrilor comisiilor de evaluare s semneze declaraii de imparialitate nainte de nceperea procesului de evaluare (art. 22 din HG nr. 461/2001); n prevederi de baz privind activitatea membrilor comisiei de evaluare care pun accentul pe asigurarea confidenialitii cu privire la informaiile din oferte (art. 22 din HG nr. 461/2001); n alte prevederi care interzic ncercrile ofertanilor implicai n procesul de achiziie public (i nu a funcionarilor implicai n activitatea de achiziii publice) de a influena membrii comisiei de evaluare. Mai mult dect att, membrii comisiei de evaluare au obligaia de a exclude din procedur orice ofertant n cazul n care se dovedete c acesta a fost sau este implicat n practici corupte sau frauduloase n legtur cu participarea la procedura pentru atribuirea contractului de achiziie public (art. 40-42 din HG nr. 461/2001). Alte aspecte importante, care nu se refer n special la domeniul achiziiilor publice, ci la serviciile publice i la sectorul public n general, sunt reglementate n: n Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor, funcionarilor publici i a unor persoane cu funcii de conducere i Legea nr. 21/1999 pentru prevenirea i sancionarea splrii banilor; n Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, care precizeaz cine este funcionar public i care furnizeaz cadrul general de definire ale funciilor publice; n Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, unde articolul 6 calific infraciunile de luare de mit, dare de mit primire de foloase necuvenite i trafic de influen, prevzute la art. 254-257 din Codul penal, ca fiind fapte de corupie; n Ordonana nr. 119/1999 privind auditul public intern i controlul financiar preventiv definete noi reguli de auditare n sectorul public, cu impact semnificativ n iniierea procedurii i pentru etapa de evaluare a ofertelor; n Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei; n Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, ce prevede, n art. 14, c funcionarii publici nu trebuie s solicite sau s accepte cadouri, servicii, favoruri, invitaii sau orice alt avantaj, care le sunt destinate personal, familiei, prinilor, prietenilor sau persoanelor cu care au avut relaii de afaceri sau de natur politic, care le pot influena imparialitatea n exercitarea funciilor publice deinute sau pot constitui o recompens n raport cu aceste funcii.
14
Proiectul Phare mbuntirea competitivitii i transparenei procedurilor de lucru utilizate pentru atribuirea contractului de achiziie public derulat de Ministerul Finanelor Publice n 2002-2003 a recomandat utilizarea urmtoarelor reguli pentru mbuntirea activitilor din domeniul achiziii publice9: Regula 1 Unui funcionar implicat n activitatea de achiziii publice i este interzis solicitarea sau acceptarea unui cadou pentru o aciune cu caracter oficial care urmeaz s fie desfurat sau care ar putea fi desfurat. Un cadou este n general definit ca avnd o valoare economic, fie c este vorba de bani, un serviciu, un mprumut, o cltorie, un obiect sau promisiune fcut fr a avea baz justificativ sau legal. Toate cadourile care au valoare mic vor fi raportate intern de ctre cel care a primit respectivul cadou. Evidena registrelor de inventar ale cadourilor primite trebuie s fie inut de persoane independente i trebuie actualizate permanent. Actele modeste de ospitalitate sunt n general acceptate ca fiind acte de curtoazie i fcnd parte din relaiile de afaceri. Totui, mrimea i frecvena actelor de ospitalitate nu trebuie s fie una foarte mare. Pentru respectarea unei limite rezonabile, ar fi de ajutor ca n registrul de inventar al cadourilor s fie o seciune special dedicat acestor fapte de ospitalitate. Evitai posibilele conflicte de interes prin ncurajarea raportrii acestora i prin ncurajarea tuturor s semneze o declaraie de conflicte de interese (pentru a putea constitui baza unei aciuni disciplinare care ar putea fi luat). Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice nu pot primi alte compensaii pentru serviciile prestate de ei n funcia public pe care o dein sau ca angajai n cadrul administraiei, cu excepia situaiilor care pot fi permise. Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice nu trebuie s ncheie contracte cu administraia ei nii sau prin intermediul unei entiti economice n legtur cu care au un interes financiar (care ar putea, de exemplu, fi definit ca deinerea a cel puin 10% din aciuni/pri sociale). Acelai lucru este recomandat s fie aplicat i n cazul rudelor de gradul nti (so, soie, prini sau copii). Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice nu pot accepta i alte ndatoriri care ar putea impieta asupra desfurrii activitilor realizate n funcia public; de exemplu, implicarea n activiti care ar determina sau ar induce dezvluirea de informaii confideniale care sunt parte din activitatea lor i n legtur cu funcia public. Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice i vor limita participarea la activiti care ar putea avea efect direct i predictibil asupra intereselor financiare ale unei persoane cu care sunt n negocieri sau au contacte n legtur cu alte aranjamente.
Regula 2
Regula 3
Regula 4
Regula 5
Regula 6
Regula 7
Regula 8
9 Propunere pentru un posibil ghid de comportament al celor implicai n achiziii publice, http://www.achizitii-publice.ro/ cod.doc, accesat la 3 decembrie 2003;
Introducere
15
Regula 9
Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice - pentru o perioad de doi ani dup ce prsesc autoritatea contractant - nu vor ncerca s influeneze nici un alt funcionar din administraie n legtur cu nici o aciune, scrisoare de interes, ofert, cerere de ofert sau contract, contestaie, controvers, tarif, sau orice alt activitate, n care fosta autoritate public sau una dintre instituiile din subordinea sa are un interes. De asemenea, funcionarul respectiv nu poate participa la acele activiti din domeniul achiziiilor publice dac cunotinele sale din cadrul autoritii contractante pentru care a lucrat pot duce la nclcarea principiului tratamentului egal. Raportai sau prezentai documente doveditoare, cnd este posibil, n legtur cu ncercarea oricrei companii s corup/s dea mit/s influeneze procesul de luare a deciziilor n cadrul procesului de achiziii publice prin metode ndoielnice. Creai i actualizai o aa-zis "list neagr", cuprinznd companiile care au folosit sau au ncercat s se foloseasc de fapte de corupie i de fraud n cadrul proceselor de achiziii publice. Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice trebuie s-i desfoare activitatea n mod imparial pentru a asigura accesul liber i ntr-un mod competitiv al candidailor/ofertanilor la atribuirea de contractele. Mai mult dect att, ei trebuie s se comporte de aa manier nct s creasc ncrederea publicului n integritatea proceselor de achiziii publice pe care le desfoar (s fie integri i s menin aparena de integritate). Un contractant sau mai muli contractani nu trebuie s influeneze un specialist ce i desfoar activitatea n achiziii publice sau un alt angajat al autoritii contractante s ncalce standardele de comportament etic. Va constitui o nclcare a regulilor de etic orice folosire n mod deliberat de ctre un funcionar implicat n activitatea de achiziii publice a informaiilor confideniale pentru ctiguri personale imediate sau viitoare sau pentru ctiguri imediate sau viitoare ale altei persoane. Funcionarii implicai n activitatea de achiziii publice trebuie s se preocupe de permanenta mbuntire a cunotinelor i de permanenta actualizare a informaiilor referitoare la materii prime i la procesul de fabricare i, de asemenea, s stabileasc procedurile practice pentru responsabilitile fiecruia. De asemenea, trebuie s participe la programe de dezvoltare profesional care s mbunteasc cunotinele teoretice i activitatea profesional a funcionarului implicat n activitatea de achiziii publice.
Regula 10
Regula 11
Regula 12
Regula 13
Regula 14
Regula 15
Pentru o privire mai clar asupra modurilor cum pot autoritile publice s respecte principiile etice, n anex sunt prezentate coduri etice ale unor instituii publice din strintate.
16
CONSULTAN N ACHIZIII PUBLICE

Autoritatea contractant are dreptul de a angaja consultani de specialitate n scopul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, avnd obligaia de a respecta prevederile: n Legii nr. 21/1996, a concuren]ei, i n Legii nr. 11/1991, privind combaterea concuren]ei neloiale. De asemenea, trebuie respectat i de ctre consultanii de specialitate angajai de autoritatea contractant respectiv regula din art. 75 din OUG nr. 60/2001, i anume faptul c persoanele fizice sau juridice care au participat, n orice fel, la ntocmirea documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei sau care fac parte din comisia de evaluare constituit pentru atribuirea contractului de achiziie public nu au dreptul de a fi ofertani, ofertani asociai sau subcontractani, sub sanciunea nulitii contractului n cauz. Pentru obinerea de consultan n domeniul achiziiilor publice, autoritatea contractant va aplica procedurile corespunztoare atribuirii unui contract de servicii.
Anexe
1. Structura Standardelor de comportament etic pentru angajaii guvernamentali de la nivel federal n Statele Unite ale Americii; 2. Codul de Etic n achiziii publice din Canada; 3. Prezentarea Ghidului practic pentru procedurile contractuale pentru Phare, ISPA i SAPARD.
Introducere
17
Anexa 1
Standardele de comportament etic pentru angajaii guvernamentali de la nivel federal n Statele Unite ale Americii
Standards of Ethical Conduct for Employees of the Executive Branch10
Structur
SUBCAPITOLUL A - PREVEDERI GENERALE 2635.101 Obligaiile de baz ale serviciilor publice 2635.102 Definiii 2635.103 Sfera de aplicare n cazul serviciilor neinformatizate 2635.104 Sfera de aplicare n detaliu de ctre angajai 2635.105 Regulamente adiionale ale ageniei 2635.106 Aciuni disciplinare i corective 2635.107 Sfaturi de etic SUBCAPITOLUL B - CADOURI DE LA SURSE EXTERNE 2635.201 Privire general 2635.202 Standarde generale 2635.203 Definiii 2635.204 Excepii 2635.205 Tratarea corect a cadourilor interzise SUBCAPITOLUL C - CADOURI NTRE ANGAJAI 2635.301 Scurt prezentare 2635.302 Standarde generale 2635.303 Definiii 2635.304 Excepii SUBCAPITOLUL D - INTERESE FINANCIARE CONFLICTUALE 2635.401 Scurt prezentare 2635.402 Descalificarea celor cu interese financiare 2635.403 Interesele financiare interzise SUBCAPITOLUL E - IMPARIALITATEA N NDEPLINIREA NDATORIRILOR OFICIALE 2635.501 Scurt prezentare 2635.502 Relaii personale i de afaceri 2635.503 Pli extraordinare de la foti angajatori
10 Disponibil la http://ethics.od.nih.gov/LawReg/soc0999.pdf, accesat la 12 ianuarie 2004
18
SUBCAPITOLUL F - CUTAREA ALTOR LOCURI DE MUNC 2635.601 Scurt prezentare 2635.602 Domeniu de aplicare i consideraii legate de acesta 2635.603 Definiii 2635.604 Descalificarea n timpul cutrii altor locuri de munc 2635.605 Renunarea sau autorizaia ce permite participarea n timp ce caut alte locuri de munc 2635.606 Descalificarea pe motiv c s-au fcut aranjamente privitoare la viitoarele locuri de munc sau dup negocieri SUBCAPITOLUL G - ABUZUL DE FUNCIE DOMINANT 2635.701 Scurt prezentare 2635.702 Folosirea biroului de la serviciu pentru obinerea de beneficii personale 2635.703 Folosirea informaiilor confideniale 2635.704 Folosirea proprietii Statului 2635.705 Folosirea timpului care ar fi trebuit s fie dedicat serviciului SUBCAPITOLUL H - ACTIVITI DIN AFARA SERVICIULUI 2635.801 Scurt prezentare 2635.802 Conflicte aprute 2635.803 Aprobri pentru servicii din afar i alte activiti 2635.804 Limitri ale veniturilor suplimentare care se aplic n cazul angajailor numii prin ordin prezidenial i altor angajai 2635.805 Servicii de martor specialist 2635.806 Participarea n asociaii profesionale 2635.807 Predare, cursuri i redactarea de documente 2635.808 Activiti de strngere de fonduri 2635.809 Alte obligaii financiare SUBCAPITOLUL I - AUTORITI STATUTARE LEGATE DE ACESTEA 2635.901 General 2635.902 Prevederi legale n conexiune cu acestea U. S. Office of Government Ethics
Introducere
19
Anexa 2
Codul de Etic n achiziii publice din Canada

Code of Public Procurement Ethics of the Purchasing Management Association of Canada 11
CODUL DE ETIC
Introducere
O condiie pentru a fi membru al Asociaiei pentru Managementul achiziiilor din Canada sau al instituiilor i corporaiilor afiliate acesteia este ca toi membrii s respecte Constituia i Regulamentul Intern al instituiei sau corporaiei ai cror membri sunt. Acest Cod de Etic este obligatoriu pentru toi membrii.
Definiii
Asociaia pentru Managementul Achiziiilor din Canada reprezint corpul de la nivel central al asociaiei. Institutul este la nivelul provinciilor, care este afiliat Asociaiei pentru Managementul Achiziiilor din Canada. Corporaia este afiliat Asociaiei pentru Managementul Achiziiilor din Canada.
Valori i norme ale comportamentului etic

A. Valori Membrii vor aciona i i vor conduce comportamentul i aciunile pe baza urmtoarelor valori: 1. Onestitate/Integritate Meninerea unei integriti de necontestat n toate relaiile de afaceri pe care le ntrein, att n interiorul, ct i n afara organizaiei n care sunt angajai; 2. Profesionalism mbuntirea standardelor de competen profesional n rndul celor pentru care sunt responsabili; 3. Management responsabil Optimizarea folosirii resurselor pentru care sunt responsabili, astfel nct s aduc maximul de beneficii pentru organizaia lor; 4. Servicii n interesul cetenilor Nu trebuie s se foloseasc de autoritatea organizaiei lor pentru a obine beneficii personale; prin respingerea i denunarea practicilor incorecte; 5. Respectarea legii: a. Legile rii n care i desfoar activitatea; b. Regulile i regulamentele institutului sau corporaiei din care fac parte ca membri; c. Obligaii contractuale
11 Disponibil la http://www.pmac.ca/about/ethics.asp, accesat la 12 ianuarie 2004
20
B. Norme de comportament etic 1. Punerea interesului organizaiei pe primul loc n toate tranzaciile pe care le face, precum i credina n politicile stabilite i pe care le aplic. 2. S fie receptiv la sfaturi competente din partea colegilor i s urmeze sfaturile acestora, dar fr a afecta responsabilitatea sa n biroul su. 3. S achiziioneze fr prejudicii, ncercnd s obin valoare pentru fiecare dolar cheltuit. 4. S-i perfecioneze cunotinele despre materiale i fabricarea acestora, dar i s stabileasc proceduri practice de ndeplinire a responsabilitilor angajatului. 5. Participarea la programe de pregtire profesional pentru mbuntirea cunotinelor i a competenei. 6. Respectarea i desfurarea activitilor de achiziionare i vnzare n spiritul corectitudinii i denunarea formelor de practici incorecte. 7. Receptivitatea prompt i amabil fa de toate ofertele corecte de afaceri. 8. S respecte i s-i ncurajeze i pe ceilali s aplice prevederile Codului Profesional de Etic al Asociaiei de Managementul achiziiilor din Canada i al instituiilor i corporaiilor afiliate acesteia. 9. S acorde asisten i s sftuiasc pe ceilali achizitori de pe pia cum s-i desfoare activitile. 10. S coopereze cu organizaiile i persoanele implicate n activiti care vor ntri dezvoltarea i activitile de management al materialelor.
Reguli de comportament
n aplicarea acestor reguli de comportament, membri trebuie s urmeze regulile menionate mai jos: A. Declararea intereselor Orice interese personale care ar putea afecta sau care ar putea fi intenionat de alii s afecteze n mod considerabil imparialitatea n orice activitate important dintre responsabilitile sale trebuie imediat declarate angajatorului su. B. Confidenialitatea i corectitudinea informaiilor Confidenialitatea informaiilor primite pe parcusul desfurrii activitilor trebuie s fie respectat iar acestea nu trebuie fie folosite pentru ctiguri personale; informaiile date n cursul desfurrii activitii trebuie s fie adevrate, corecte i nu trebuie prezentate astfel nct s nele. C. Concuren Trebuie evitat orice aranjament care ar putea mpiedica asigurarea concurenei loiale, chiar i n cazul cntririi avantajelor meninerii unei relaii cu un anumit furnizor. D. Cadouri de afaceri i acte de ospitalitate Pentru a menine imaginea i integritatea funcionarului, patronului i ale profesiei, cadourile de afaceri altele dect ateniile de valoare mic, nu trebuie acceptate. Actele nensemnate de ospitalitate sunt acceptate ca fiind dovezi de curtoazie ntr-o relaie de afaceri. Acolo unde exist suspiciunea c cel care a primit un cadou de afaceri sau un act de ospitalitate ar fi fost influenat sau se consider de ctre alii c ar fi fost influenat n luarea unei decizii de afaceri ca o consecin a acceptrii cadoului, nu trebuie acceptat primirea cadoului de afaceri sau actului de ospitalitate. E. Discriminare i hruire Nici un membru nu va participa intenionat la acte de discriminare sau de hruire fa de nici o persoan cu care are relaii de afaceri.
Introducere
21
F. Aspecte legate de protecia mediului Membri i vor asuma responsabilitatea pe care o au de a proteja mediul nconjurtor, n conformitate cu scopurile sau misiunile corporaiei. G. Interpretare Cnd au ndoieli n legtur cu modul cum trebuie interpretate aceste reguli de comportament, membrii trebuie s se adreseze Comitetului de Etic din institutul sau corporaia lor.
Proceduri de aplicare
Urmtoarele proceduri se vor aplica pentru toate cazurile cu excepia celor n care se aplic legislaia de la nivelul provinciei. Cazuri cu membri care au raportat nclcri ale Codului de Etic vor fi adresate Institutului sau Corporaiei pentru a fi revzute de Comitetul de Etic. A. Procesul de depunere a contestaiei 1. Afirmaii de nclcare a Codului Profesional de Etic vor fi adresate n scris Institutului sau Corporaiei de ctre martorul acestei nclcri. 2. La primirea contestaiei, Institutul sau Corporaia va trimite o confirmare de primire martorului i va informa acuzatul c este sub investigaie, precum i natura contestaiei. B. Investigaia 1. Comitetul de Etic va conduce investigaiile, care vor include i posibilitatea dat acuzatului s-i prezinte propria versiune a faptelor. 2. n timp util, Comitetul de Etic va prezenta un raport pentru preedintele Institutului sau Corporaiei. Raportul va include i natura contestaiei, precum i decizia luat, fie de respingere a contestaiei, fie sanciunea care va fi aplicat. 3. Preedintele va trimite apoi decizia ctre acuzat, care are la dispoziie 30 de zile s formuleze un recurs. 4. Dac acuzatul decide s formuleze un recurs, atunci acesta trebuie s fie n form scris i s se adreseze preedintelui. 5. Preedintele va aranja o ntlnire a Comisiei de Apel cu martorul acuzatul i toate celelalte persoane care ar putea deine informaii noi despre caz. 6. Comisia de Apel va lua o decizie n 30 de zile de la primirea formulrii recursului. Decizia Comisiei de Apel este definitiv i fr drept la recurs n anulare. C. Sanciuni 1. Cnd i se dovedete vinovia, i depinznd de circumstane i de gravitatea acuzaiei, un membru poate s fie mustrat, i se poate suspenda statutul de membru, sau poate fi eliminat de pe lista de membri. Detalii referitoare la cazurile n care membrii au fost gsii vinovai de nclcarea Codului vor fi publicate n forma pe care institutul sau corporaia o consider potrivit. 2. Aplicarea acestora va fi n concordan cu cerinele Institutului sau Corporaiei al crui membru este. 2001-2002 Asociaia pentru Managementul Achiziiilor din Canada
22
Anexa 3
Prezentarea Ghidului practic pentru procedurile de contractare Phare, ISPA i SAPARD12

Ghidul practic pentru Phare, ISPA i SAPARD* a intrat n vigoare la 1 ianuarie 2001. El nlocuiete seciunea F (achiziii publice) a manualului Sisteme de implementare pentru achiziii publice, se aplic procedurilor de licitaie i acoper toate formele de contracte de servicii, produse i lucrri. Prevederile acestuia se bazeaz pe Manualul de instruciuni pentru asisten extern (cruia i se conformeaz toate celelalte programe de asisten extern) i per Reglementrile financiare IX (reguli pentru achiziiile publice n cadrul programelor de asisten extern). * Pentru SAPARD, Ghidul practic este singurul aplicabil pentru procedurile de achiziii publice (n seciunile 2, 3, 4 i 5). Principalele caracteristici ale Ghidului practic se grupeaz n trei categorii: (simplificare i armonizare, transparen mai mare i mai multe drepturi ale companiilor de a participa la proceduri, precum i criteriile de eligibilitate i alte elemente eseniale):
1. Simplificare i armonizare:
Standarde globale: EuropeAid Co-operation Office (fostul SCR) a lucrat la procedurile comune de licitaie i contractare pentru toate programele de asisten strin. n Corp de reguli comune pentru toate tipurile de achiziii (produse, servicii i lucrri). n aceasta privin a fost introdus un grad mult mai mare de simplificare intern pentru a face procesul mai puin complicat. n Proceduri uniforme de control. n Limba englez folosit n toate procedurile de achiziii i contractare, precum i toate modelele i documentaia (se afl n anexele la Ghidul practic ).
n
2. Transparen mai mare i mai multe drepturi ale firmelor de a participa la licitaie:
n n n
Publicarea anual a unui anun indicativ al contractului cu 30 de zile naintea anunului privind respectiva achiziie. Publicarea anunului privind achiziiile. Perioada extins de nscriere (50-90 de zile). Perioada de nceput este de 50 de zile pentru servicii i maximum 90 de zile pentru licitaiile deschise pentru lucrri. Aceasta nseamn c ofertanii au la dispoziie mai mult timp pentru a pregti oferte de mai bun calitate. Publicarea criteriilor de evaluare i a proiectului de contract n dosarul de licitaie. Criteriile de evaluare sunt mai precise, obligatorii i transparente ceea ce limiteaz marja de manevr a autoritii contractante. Publicarea anunurilor privind atribuirea contractului; acestea vor fi publicate n acelai mod i conform acelorai proceduri cu licitaia propriu zis (pe website-ul EuropeAid Co-operation Office n cazul licitaiilor internaionale). Informaii mai precise pentru cei care nu au fost eligibili la licitaie. Se vor da explicaii legate de punctele unde au euat la licitaie.
12 A se vedea http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/phare/procedures.htm, accesat la 12 ianuarie 2004;
Introducere
23
Procedurile de atac (noi): ofertanii care cred c au fost nedreptii din greeal sau dintr-o neregul pe parcursul procesului de atribuire pot adresa o contestaie direct la autoritatea contractant. Autoritatea contractant trebuie s rspund n termen de 90 de zile de la primirea contestaiei. Dac Comisia este informat asupra unei astfel de sesizri Comisia European trebuie s comunice avizul su Autoritii contractante i s fac tot ce este posibil pentru a facilita o soluie amical ntre contestator (ofertant) i autoritatea contractant. Naionalitate: Licitaiile Phare sunt deschise tuturor persoanelor fizice si juridice din rile membre ale UE i rile Phare. Pentru a verifica conformitatea cu aceast regul, la licitaie, ofertanii trebuie s declare ]ara de reedin. Regula privind originea: Toate produsele i echipamentele achiziionate n cadrul unui contract de livrare trebuie s-i aib originea n UE sau ntr-o ar Phare, aa cum arat regula de mai sus privind naionalitatea. ~n mod similar, ofertantul trebuie s-i declare originea produselor la licitaie. u Excepii:* pentru regulile de mai sus Comisia atribuie derogri n cazuri excepionale i punctuale pentru fiecare caz n parte. * ISPA - derogri specifice: n ceea ce privete regulile privind naionalitatea i originea, Comisia caut derogri la Titlul IX limitri pe baza faptului c proiectele ISPA sunt cofinanate de ctre Instituii Financiare Internaionale care au o politic de achiziii mai extins. Motive de excludere: candidaii i ofertanii care au reuit nu trebuie s se ncadreze n nici una din categoriile identificate la seciunea 2.3.3.* a Ghidului practic. Candidaii trebuie s fac o declaraie pe propria rspundere c nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii; ofertanii care au reuit trebuie s dovedeasc acest lucru (ceva obinuit conform legii rii n care s-au stabilit). * Faliment, comportament privind asigurrile sociale i impozitele, reprezentarea greit a informaiilor, nerespectarea contractului. Clauz de etic: orice ncercare din partea unui candidat sau ofertant de a obine informaii confideniale, de a deveni parte a unui acord nelegal cu competitorii sau de a influena comisia de evaluare sau autoritatea contractant pe parcursul procedurii de licitaie va duce la respingerea acelui candidat i poate rezulta n penalizri administrative. Concuren loial (acces egal al oricrei ntreprinderi eligibile la licitaie i contracte): pentru a evita orice conflict de interese, orice firm sau expert care particip la pregtirea unui proiect trebuie s fie exclui de la participarea la licitaii care se bazeaz pe aceast activitate de pregtire. Utilizarea de documente standard (modelele sau formularele din anexele la Ghidul practic): arat c o concuren loial se va asigura numai prin conformitatea cu aceast documentaie i cu procedurile standard. Transparen i imparialitate: procedura de atribuire a contractului trebuie s fie n ntregime transparent i imparial. Cea mai bun valoare pentru bani: trebuie selectat licitaia cea mai economicoas. Nu se fac atribuiri retroactive: contractele sau actele adiionale la contracte nu pot fi atribuite retroactiv n nici o situaie. Aceasta nseamn c nu se fac nici un fel de pli i nu se furnizeaz nici un fel de bunuri i servicii nainte de semnarea contractului i/sau actului adiional. Dosarul licitaiei: evidene scrise - originalele tuturor ofertelor trimise, dosarele corespunztoare tuturor procedurilor de licitaie i contractare trebuie pstrate confideniale i meninute de ctre autoritatea contractant pe termen de 5 ani de la finalizarea proiectului.
3. Criterii de eligibilitate i alte elemente eseniale:

n n
n n n n
24
6.2 Tipuri de contracte:

Exist patru tipuri de contracte: De servicii: (cum ar fi asisten tehnic, studii de know-how, formare); De produse: echipamente i materiale; De lucrri: infrastructur i alte lucrri de inginerie; Granturi: plata direct de natur necomercial de ctre Autoritatea contractant unui anume beneficiar pentru implementarea unei aciuni care s promoveze un obiectiv de politic al CE - acest tip de contract nu este inclus n aceast seciune.
n n n n
6.3 Tipuri de proceduri:

Exist ase tipuri de proceduri care sunt incluse n dou categorii: 1. Procedurile care implic publicarea: licitaii internaionale deschise (produse/lucrri) i licitaii restrnse (servicii) - sunt publicate pe website-ul EuropeAid Co-operation Office, Jurnalul oficial al UE i mediile de informare corespunztoare din ara candidat. Licitaia local deschis (produse/lucrri) este publicat n ara de primire dei regulile privind naionalitatea sunt nc aceleai (toate companiile din statele UE i Phare sunt eligibile). 2. Proceduri care nu implic publicarea: procedur simplificat (consultare direct a ntreprinderilor cu primirea i evaluarea a cel puin trei oferte valide), Contracte cadru pentru servicii (consultare rapid a trei poteniali contractori deja preselectai) i procedura de negociere (nici o competiie - posibil numai n condiii stricte). Procedura deschis implic o invitaie deschis de a participa la o licitaie concurenial. Licitaia restrns: nu toi solicitanii se calific pentru a trimite dosarul de licitaie. Prima procedur este de a invita companiile interesate s-i exprime interesul. Ele au la dispoziie 30 de zile pentru a face acest lucru. Autoritatea contractant ntocmete o list scurt cu 4 pn la 8 solicitani. Numai solicitanii de pe lista scurt au posibilitatea de a trimite oferta. Contracte cadru: pentru a oferi asisten tehnic pe termen scurt (specific pentru servicii) pentru proiecte mai mici de 12 luni i pentru sume mai mici de 200,000). Licitaia i contractarea pot s dureze cteodat 2 sptmni. Comisia a lansat o procedur de licitaie restrns, a selectat candidaii, a examinat propunerile cadru fcute i a ntocmit o list a potenialilor contractori pe care i poate solicita pentru a oferi experi pentru diferitele activiti. > 200.000 < 200.000 dar > 5.000 1.Contract cadru 2. Procedur simplificat < 150.000 dar > 30.000 Procedur de licitaie deschis local < 5.000.000 dar > 300.000 < 30.000 dar > 5.000 Procedur simplificat < 300.000 dar > 5.000 < 5.000 Ofert unic < 5.000 Ofert unic < 5.000
Servicii
Procedur de licitaie restrns internaional > 150.000
Produse
Procedur de licitaie deschis internaional > 5.000.000 1. Procedur de licitaie deschis internaional 2. Procedur de licitaie restrns internaional (n cazuri excepionale)
Lucrri
Procedur deschis local
Procedur simplificat
Ofert unic
Introducere
25
Principii generale
Dimensiunea contractului: La conceperea proiectelor trebuie avut n vedere o dimensiune adecvat a contractului i evitarea fragmentrii nenecesare a programelor ntr-o serie de contracte mici. n Cofinanare: Finanarea suplimentar adesea vine de la urmtoarele entiti: resursele proprii ale rii beneficiarului, program bilateral de asisten al unui stat membru, organizaii internaionale cum ar fi, ageniile ONU, Banca Mondial, Banca European de Investiii (BEI) i Banca European de Reconstrucie i Dezvoltare (BERD). n Asigurarea neutralitii documentelor cheie: termenii de referin (pentru contractele de servicii) i specificaiile tehnice (pentru contracte de produse i lucrri) ofer instruciuni i ndrumare contractorilor n faza de licitare legate de natura activitilor (servicii, lucrri, produse) supuse licitaiei pentru care sunt invitai s liciteze i servesc ca mandat al contractorului pe parcursul implementrii proiectului. Aceste documente reprezint cheia succesului unui proiect deoarece, dac sunt pregtite n mod corespunztor, aceasta nseamn c proiectul a fost conceput bine iar concurena permite selectarea celui mai bun contractor pentru punerea n practic a activitilor respective i activitile vor fi realizate la timp iar resursele nu vor fi risipite.
n
Procedurile de atribuire a contractului

Principiul de baz care guverneaz atribuirea contractelor este licitaia competitiv. Aceasta este menit s asigure transparena, precum i calitatea dorit a serviciilor, produselor i lucrrilor la cele mai bune preuri. n Servicii: cea mai bun ofert tehnic n cadrul bugetului disponibil - se puncteaz (calitate preponderent 80% fa de pre 20%) n Produse i lucrri : oferta conform cea mai ieftin din punct de vedere tehnic.
Anularea licitaiilor
Anularea poate s apar n urmtoarele cazuri: n Procedur de licitaie nereuit; n date economice i tehnice fundamental schimbate; n for major; n toate ofertele depesc bugetul disponibil; n nereguli care apar pe parcursul procedurii. ~n cazul unei anulri a atribuirii contractului toi ofertanii trebuie s fie ntiinai n scris ct mai repede posibil n legtur cu motivul anulrii. Dup anulare, autoritatea contractant poate decide: n S\ lanseze o nou procedur de licitaie; n s\ negocieze cu ofertanii, avnd autorizarea prealabil a Comisiei; n s\ nu atribuie contractul.
26
Principiile achizi]iilor publice
27
28
PRINCIPIILE ACHIZI}IILOR PUBLICE

Cunoaterea n profunzime a principiilor achiziiilor publice i dovedete utilitatea datorit mai multor factori: n dac legislaia romn se va modifica pn n momentul integrrii n Uniunea European, principiile achiziiilor publice sunt deja aliniate i pot servi ca referin pentru nelegerea tuturor modificrilor ulterioare de detaliu a legilor; n atunci cnd legea nu este clar sau cnd nu acoper n ntregime o situaie de fapt, nelegerea principiilor poate conduce la corecta interpretare a acesteia. La acest lucru conduc dou principii fundamentale ale dreptului romnesc: principiul interpretrii legii neclare prin prisma principiilor de baz ale reglementrii i principiul interpretrii legii n sensul aplicrii ei; n principiile achiziiilor publice dau liniile directoare ale practicilor, existente deja n Uniunea European i care vor trebui adoptate i de Romnia pentru a evita disfuncionaliti majore ale serviciilor publice o dat cu intrarea n Uniune. Principiile achiziiilor publice, definite de legislaia romn actual, sunt: n principiul liberei concurene; n principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice; n principiul transparenei; n principiul tratamentului egal; n principiul confidenialitii.
PRINCIPIUL LIBEREI CONCURENE

Principiul liberei concurene presupune asigurarea condiiilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii, indiferent de naionalitate, s aib dreptul de a deveni, n condiiile legii, contractant. Principiul liberei concurene urmrete crearea unui cadru competiional pentru atragerea i obinerea celor mai bune rezultate de pe pia prin interzicerea discriminrii potenialilor participani n cadrul oricrei proceduri pe baza naionalitii sau a oricror altor criterii.
Exemple de aplicare n practic a principiului liberei concurene n cadrul etapelor achiziiilor publice: Planificare
n alegerea procedurii astfel nct s asigure c un numr ct
mai mare de poteniali furnizori, prestatori sau executani pot participa la aceasta; n redactarea documentaiei astfel nct s fie evitate costurile inutile de bani i timp pentru potenialii ofertani; n redactarea cerinelor n mod clar i fcnd referire, n msura posibilului, la standarde naionale sau standarde internaionale la care Romnia este parte; dac acest lucru nu este posibil, n cazul indicrii unor mrci de fabric sau de comer este obligatorie adugarea sintagmei sau echivalent; n calcularea calendarului procedurii astfel nct s fie lsat suficient timp la dispoziie ofertanilor pentru pregtirea ofertei.
29
Aplicare proceduri Atribuire contract
n vor fi fcute eforturi pentru ca anunurile sau cererile de ofert
s fie fcute publice prin ct mai multe mijloace, cum ar fi prin publicarea pe pagina de web a entitii sau prin pres, n msura posibilului.
n evaluarea va fi fcut n mod obiectiv i n funcie doar de criteriile
enunate n documentaie; n negocierea direct cu furnizorii, prestatorii sau executanii va fi fcut cu profesionalism i n mod etic, de preferin de persoane cu pregtire att n domeniul achiziiei ct i de negociator.
n evitarea plasrii autoritii contractante ntr-o poziie n care
Administrare contract
s fie obligat s continue relaiile contractuale cu acelai contractant dup ncheierea contractului.
Corelarea principiului liberei concurene cu celelalte principii ale achiziiilor publice: Eficien
n libera concuren reprezint o premis pentru cheltuirea
eficient a banului public.
n transparena contribuie ntr-o foarte mare msur la aplicarea
Transparen
principiului liberei concurene, prin difuzare ct mai larg a informaiilor referitoare la achiziii; n de asemenea, principiul transparenei permite evaluarea de ctre cei interesai a modului de respectare a liberei concurene n cadrul unui proces de achiziie public.
n principiul tratamentului egal reprezint o continuare fireasc a
Tratament egal
principiului liberei concurene: dac libera concuren asigur accesul liber la procedurile de achiziii publice, tratamentul egal asigur corectitudinea procesului n sine.
Confidenialitate
n confidenialitatea asigur respectarea avantajelor competitive ale
participanilor la procesul de achiziii publice.
PRINCIPIUL UTILIZRII EFICIENTE A FONDURILOR PUBLICE

Principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice presupune aplicarea, n cadrul sistemului concurenial, a criteriilor economice pentru atribuirea contractului de achiziie public. Se pot spune foarte multe despre acest principiu, cunoscut i sub numele de valoare pentru banii investii. Pe scurt, valoare pentru banii investii nseamn obinerea cantitii dorite, la un nivel calitativ considerat corespunztor, pltind un pre considerat corespunztor, la momentul oportun i n locul oportun. Toate procesele i procedurile reglementate cu privire la achiziiile publice sunt gndite pentru a asigura cea mai mare eficien a cheltuirii banilor publici n scopul oferirii unor servicii publice de calitate cetenilor (clienilor). Cel mai important test pentru evaluarea eficienei 30
unei achiziii este compararea beneficiilor i costurilor pe toat durata vieii produsului, serviciului sau lucrrii respective. Costul n sine al produsului, serviciului sau lucrrii nu poate indica cheltuielile reale ale autoritii contractante, iar oferta cu preul cel mai sczut nu reprezint n mod necesar cea mai eficient folosire a banilor publici.
Exemple de aplicare n practic a principiului eficienei n cadrul etapelor achiziiilor publice: Planificare
n identificarea, evaluarea i prioritizarea nevoilor trebuie fcut cu
n n n n
n n
n n
foarte mult atenie, implicnd n cea mai mare msur posibil toi actorii interesai din cadrul autoritii contractante i a comunitii; estimarea valorii achiziiei publice se va face lund n considerare costurile de-a lungul vieii pentru produsul, serviciul sau lucrarea ce urmeaz a fi achiziionat; n funcie de costurile estimate se realizeaz determinarea tipului de contract (produse/servicii, servicii/lucrri); determinarea procedurii se va face lund n considerare eficiena investiiei; se poate alege alturarea mai multor contracte referitoare la acelai produs/serviciu/lucrare n scopul eficienei (de exemplu, contract de achiziionare a unui copiator, a consumabilelor pentru un an de zile i a service-ului aferent; sau: construirea unui hotel i achiziionarea simultan a serviciilor de management a hotelului respectiv pe 10 ani de zile); se pot realiza acorduri pentru formarea de asociaii contractante ntre mai multe autoriti contractante, n scopul realizrii de economii prin creterea valorii contractului; se vor face eforturi pentru cunoaterea ct mai bun a pieei n scopul redactrii unor documente ct mai competitive (folosind n acest sens i datele adunate n cadrul autoritii contractante privind contractele derulate anterior sau recurgnd la consultan de specialitate din afara autoritii contractante); dei nu este expres reglementat, se poate alege opiunea unui contract-cadru, ca o modalitate eficient de contractare, n conformitate cu legislaia romn n vigoare; pot fi luate n considerare ncheierea, ca urmare a procedurii de achiziie public, a unor contracte de concesiune sau parteneriatpublic-privat, dac acestea servesc mai bine interesul public n cauz. sau executani va avea ca scop informarea acestora pentru a putea nainta oferte optime pentru autoritatea contractant.
n eventuala comunicare, dup caz, cu potenialii prestatori, furnizori
n ofertele vor fi evaluate ntr-un mod profesionist, lund n n n n n n
considerare criteriile stabilite; va fi luat n considerare i analizat capacitatea furnizorilor, prestatorilor sau executanilor; se va analiza compatibilitatea ofertelor cu cerinele autoritii contractante; se vor evalua riscurile; se va urmri evitarea costurilor inutile; contractul va cuprinde o reflectare corect a drepturilor i obligaiilor prilor.
31
n contractul va fi administrat n scopul producerii celor mai bune
rezultate posibile; n contractul poate fi reziliat n cazul n care el nu mai ofer cea mai bun valoare pentru banii investii; n datele strnse n timpul administrrii vor fi structurate i pstrate n baze de date ce permit analiza i furnizare de informaii pentru viitoarele achiziii publice.
Corelarea principiului eficienei cu celelalte principii ale achiziiilor publice: Liber\ concuren]\
n libera concuren reprezint o premis pentru cheltuirea
eficient a banului public.
n transparena ofer mijlocul prin care autoritatea contractant
Transparen
poate transmite n mod clar cerinele sale i primete informaiile ce i vor servi la luarea deciziei optime; n transparena permite identificarea nevoilor reale ale comunitii i informeaz cetenii (alegtorii) cu privire la modul eficient de cheltuire a banului public.
n principiul tratamentului egal nu permite introducerea nici unei
Tratament egal
distorsiuni n procesul de evaluare a celei mai bune oferte.
n confidenialitatea ncurajeaz cheltuirea eficient a fondurilor
Confidenialitate
publice ntruct garanteaz ofertanilor c informaia de ultim or referitoare la produsele, sistemele i procesele lor este protejat, ca urmare pot s propun cele mai avansate soluii fr a se teme c vor pierde avantajul pe care l au prin dezvluirea de ctre autoritatea contractant a informaiilor lor privilegiate.
PRINCIPIUL TRANSPARENEI
Principiul transparenei presupune punerea la dispoziia celor interesai a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public. n aplicarea principiului transparenei, informaia relevant i suficient va fi oferit n mod coerent i la timp tuturor prilor interesate prin metode de comunicare eficiente i la costuri reduse sau, n msura posibilului, fr nici un cost pentru potenialii furnizori, prestatori sau executani.
Beneficiile aplicrii principiului transparenei pentru potenialii furnizori, prestatori sau executani: n posibilitatea anticiprii succesiunii activitilor pe parcursul derulrii unei proceduri; n asigurarea vizibilitii regulilor, oportunitilor, proceselor, nregistrrilor datelor de ieire i rezultatelor; n claritatea documentelor elaborate pe parcursul derulrii procesului de achiziie. Beneficiile aplicrii principiului transparenei pentru autoritatea contractant: n nelegerea de ctre potenialii furnizori, prestatori sau executani a necesitilor reale ale autoritii contractante i a modului n care aceste necesiti se reflect n cadrul cerinelor din DEPO;
32
evidena clar a documentelor duce la o rapid punere la punct a dosarului achiziiei publice i posibilitatea urmririi procesului achiziiei n conformitate cu cerinele legii; n autoritatea contractant care respect principiul transparenei este i perceput ca atare, sporind astfel ncrederea potenialilor furnizori, prestatori sau executani, fapt ce duce la participarea acestora n numr mare i cu oferte optime n cadrul procedurilor de achiziie public. Un alt element de transparen l reprezint obligativitatea de a realiza dosarul achiziiei publice. Acest dosar cuprinde toate documentele relevante legate de aplicarea procedurii respective, i anume: n nota privind determinarea valorii estimate (fr TVA) a contractului de achiziie public; n anunul de intenie (dac este cazul); n anunul i/sau invitaia de participare; n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei, inclusiv clarificrile solicitate de ofertani i rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant; n decizia de numire a Comisiei de evaluare/negociere/Juriului; n listele cuprinznd denumirea/numele i adresa candidailor care particip la selecie i hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul seleciei (dac este cazul); n procesul verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor; n lista cu numele i adresele ofertanilor; n hotrrea Comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public; n contestaiile primite, rezoluiile i eventualele msuri corective, precum i hotrrile judectoreti (dac este cazul); n raportul comisiei de evaluare privind oferta declarat ctigtoare naintat autoritii contractante; n contractul de achiziie public semnat ntre ofertantul ctigtor i autoritatea contractant; n anunul de atribuire a contractului de achiziie public (dac este cazul); n studiul de pia (dac este cazul);
n
ntocmirea lui este o obligaie a autoritii contractante. Dosarul achiziiei publice se pstreaz atta timp ct contractul produce efecte juridice, dar nu mai puin de 5 ani de la data finalizrii contractului. Potrivit OUG nr. 60/2001, el poate fi pus la dispoziie spre consultare oricrei entiti publice, n cadrul legal, fr s fie afectat interesul public sau interesul comercial al prilor, precum i libera concuren. Legi speciale reglementeaz accesul i altor categorii de persoane la documentele din dosar. Este vorba de Legea nr. 544/2001 a liberului acces la informaiile de interes public, ce permite oricrei persoane interesate accesul la orice informaie produs sau gestionat de instituiile sau autoritile publice1. Cererea verbal se adreseaz compartimentului/biroului de informare i relaii publice sau persoanei special desemnate n acest scop. Rspunsul se comunic pe loc, n cadrul unui program afiat la sediul autoritii publice. Dac informaiile solicitate nu sunt disponibile pe loc, persoana este ndrumat s le cear n scris.
1 Kristina Creo[teanu (ed.), Georgescu, Ion, Negrea, Elena, Rotaru, Eugenia, Vrabie, Codru, Accesul la informa]ia de interes public - Ghid pentru cet\]eni [i func]ionarii publici, GRASP/Asocia]ia Romn\ pentru Transparen]\, 2004;
33
Cererea scris poate fi fcut pe hrtie sau pe suport electronic (e-mail). Ea trebuie s conin: denumirea i sediul autoritii/instituiei publice; numele, prenumele i semntura solicitantului, precum i adresa la care se solicit primirea rspunsului; care este informaia solicitat, dac se solicit copii de pe documente (cu indicarea ct mai exact a acestora), disponibilitatea de a plti costurile serviciilor de copiere a documentelor. Accesul la informaiile de interes public este gratuit, dar n cazul n care sunt solicitate copii dup documente oficiale autoritatea contractant poate cere contravaloarea serviciilor de copiere. Pentru refuzul nejustificat, explicit sau tacit, de comunicare a informaiilor sau pentru orice alt nclcare a dreptului persoanei de liber acces la informaiile de interes public (comunicarea informaiilor ntr-o form inaccesibil, neclar, vag, incomplet, comunicare tardiv a informaiilor sau a refuzului, necomunicarea prelungirii termenului de la 10 la 30 zile etc.) solicitantul are la dispoziie dou ci de atac: reclamaia administrativ i plngerea n instan. Exemple de aplicare n practic a principiului transparenei n cadrul etapelor achiziiilor publice: Planificare
n implicarea cetenilor (alegtorilor) n procesul de identificare a n n n n n n
necesitilor comunitii; programul anual al achiziiilor publice va fi fcut public; este recomandat selectarea unei proceduri ct mai transparente cu putin; publicarea anunului de intenie, dac este cazul; stabilirea criteriilor de selecie i evaluare; redactarea Documentaiei pentru Elaborarea i Prezentarea Ofertei, care s includ toate informaiile relevante cerute de lege, prezentate ntr-un mod clar i concis; stabilirea persoanei din cadrul autoritii contractante responsabile de comunicarea cu toi cei interesai. modaliti (cum ar fi, cel puin, publicarea pe site-ul de web al autoritii contractante; sau: ntr-o publicaie naional/local; prin intermediari de informare ntre autoriti contractante i poteniali ofertani, etc.), a anunului de participare; includerea n anun a tuturor elementelor cerute de lege; oferirea Documentaiei pentru Elaborarea i Prezentarea Ofertei, pe ct posibil fr costuri pentru potenialii furnizori, prestatori sau executani sau la costul efectiv al copierii materialelor. Publicarea documentaiei pe site-ul de web al entitii publice; comunicarea rspunsurilor la cererile de clarificri; comunicarea rezultatului etapei de selecie; deschiderea ofertelor n edin public; comunicarea procesului verbal al deschiderii ofertelor; publicarea n Monitorul Oficial al anunului de atribuire; trimiterea imediat ctre toi participani a oricror alte informaii relevante.
Aplicare proceduri
n publicarea n Monitorul Oficial i, n msura posibilului, prin alte
n n
n n n n n n
34
Atribuire contract
n comunicarea rezultatului aplicrii procedurii; n comunicarea repetrii sau anulrii procedurii; n comunicarea deciziei de suspendare sau nu a procedurii ca urmare
a introducerii unei contestaii sau a unei aciuni n instan; n comunicarea tuturor actelor i deciziilor n legtur cu introducerea unei contestaii sau a unei aciuni n instan; n publicarea n Monitorul Oficial a hotrrii judectoreti irevocabile date ca urmare a introducerii unei aciuni n instan;
n realizarea dosarului achiziiei publice; n comunicarea la cerere a informaiilor publice conform prevederilor
Legii nr. 544/2001 a accesului la informaiile de interes public.
Corelarea principiului transparenei cu celelalte principii ale achiziiilor publice:

n transparena contribuie ntr-o foarte mare msur la aplicarea
Liber concuren
principiului liberei concurene, prin difuzare ct mai larg a informaiilor referitoare la achiziii; n de asemenea, principiul transparenei permite evaluarea de ctre cei interesai a modului de respectare a principiului eficienei n cadrul unui proces de achiziie public.
n transparena ofer mijlocul prin care autoritatea contractant
Eficien
poate transmite n mod clar cerinele sale i primete informaiile ce i vor servi la luarea deciziei optime; n transparena permite identificarea nevoilor reale ale comunitii i informeaz cetenii (alegtorii) cu privire la modul eficient de cheltuire a banului public.
n transparena permite verificarea modului n care a fost aplicat
Tratament egal
principiul tratamentului egal n cadrul procesului de achiziie public.
Confidenialitate
n confidenialitatea nu contrazice principiul transparenei ci l
nuaneaz n sensul c stabilete limitele comunicrii informaiilor provenind de la ofertani i care este coninut n ofertele naintate autoritii contractante.
PRINCIPIUL TRATAMENTULUI EGAL

Principiul tratamentului egal presupune aplicarea, n mod nediscriminatoriu, a criteriilor de selecie i criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public astfel nct orice furnizor de produse, executant de lucrri sau prestator de servicii s aib anse egale n competiia pentru atribuirea contractului respectiv. Aplicarea principiului urmrete realizarea unui cadru bazat pe ncredere, cinste, corectitudine i imparialitate pe tot parcursul derulrii procedurii prin furnizarea, simultan ctre toi cei implicai ntr-o procedur de achiziii publice a informaiilor aferente procedurii i prin eliminarea oricror elemente de natur subiectiv care pot influena deciziile n procesul de atribuire a contractelor de achiziie public. De exemplu, nici o autoritate contractant nu are dreptul s acorde tratament preferenial unei companii doar pentru simplul motiv c este situat n oraul respectiv.
35
Participanii la procesul de achiziie public trebuie s se bucure de tratament egal i s perceap faptul c sunt tratai n mod egal. Chiar dac autoritatea a respectat principiul tratamentului egal dar participanii au impresia c n fapt acesta nu a fost pe deplin respectat, faptul n sine reprezint o nerespectare a principiului. n acest sens, sunt foarte importante principiile de etic prezentate n cadrul capitolului introductiv.
Exemple de aplicare n practic a principiului tratamentului egal n cadrul etapelor achiziiilor publice: Planificare
n evitarea contactelor prefereniale cu potenialii furnizori,
prestatori sau executani; avantajeze unii ofertani.
n redactarea criteriilor de selecie i de atribuire astfel nct s nu
Aplicare proceduri
n evitarea contactelor prefereniale cu ofertanii, concurenii sau
candidaii; n oferirea n mod nediscriminatoriu de informaii i clarificri tuturor participanilor; n funcionarii sau angajaii publici rspunztori de achiziia public respectiv trebuie s anune potenialele conflicte de interese n care se pot afla n relaie cu ofertanii; n n cazul unor proceduri ce nu presupun anunuri, vor fi folosite criterii obiective de selectare a potenialilor furnizori, prestatori sau executani.
n pstrarea nchis a plicurilor n care au fost depuse ofertele pn n n n n n
Atribuire contract
la momentul deschiderii ofertelor; deschiderea ofertelor potrivit procedurii reglementate de lege; separarea activitii de administrare a procedurii de achiziie public de procesul de atribuire a contractului; evaluarea este realizat de o comisie de evaluare, numit anterior iniierii procedurii, compus din persoane cu cunotine temeinice n domeniu i care respect regulile etice impuse de lege; evaluarea este realizat doar pe baza criteriilor dinainte fcute publice n documentaie; participanii care depun contestaii nu trebuie s fie n nici un mod discriminai n cadrul procedurii respective sau n cadrul oricror proceduri ulterioare. fie obligat s continue relaiile contractuale cu acelai contractant dup ncheierea contractului.
n evitarea plasrii autoritii contractante ntr-o poziie n care s
Corelarea principiului tratamentului egal cu celelalte principii ale achiziiilor publice:

n principiul tratamentului egal reprezint o continuare fireasc a
Liber concuren
principiului liberei concurene: dac libera concuren asigur accesul liber la procedurile de achiziii publice, tratamentul egal asigur corectitudinea procesului n sine; n principiul tratamentului egal reprezint o continuare fireasc a principiului liberei concurene: dac libera concuren asigur accesul liber la procedurile de achiziii publice, tratamentul egal asigur corectitudinea procesului n sine.
36
Eficien Transparen
n principiul tratamentului egal nu permite introducerea nici unei
distorsiuni n procesul de evaluare a celei mai bune oferte.
n transparena permite verificarea modului n care a fost aplicat
principiul tratamentului egal n cadrul procesului de achiziie public.
Confidenialitate n confidenialitatea ofer anse egale n competiia pentru
atribuirea contractului de achiziie public prin aceea c nu modific clasamentele n funcie de elemente exterioare.
PRINCIPIUL CONFIDENIALITII
Principiul confidenialitii presupune garantarea protejrii secretului comercial i a dreptului de proprietate intelectual a ofertantului. Cea mai important precizare trebuie fcut aici n legtur cu faptul c principiul confidenialitii nu este o limitare a principiului transparenei. Confidenialitatea urmrete doar nedezvluirea de ctre autoritatea contractant a unor informaii care aparin ofertanilor i care au fost ncredinate autoritii de acetia prin naintarea ofertelor. Nu este vorba de limitarea accesului la informaii ce aparin sau au fost produse de autoritatea contractant n cadrul procedurii.
Un secret comercial se definete n mod obinuit n termeni generali, ca orice alt informaie, care include dar nu se limiteaz la date tehnice sau netehnice, formule, modele, compilaii, programe, dispozitive, metode, tehnici, procese de proiectare, date financiare i o list cu clienii actuali sau poteniali ai furnizorilor, care: 1. sunt suficient de secrete ca s creeze valoare economic, prezent sau potenial, pe baza faptului c aceste informaii nu sunt n general cunoscute de ctre alte persoane, care ar putea obine o valoare economic dac le-ar face publice sau dac le-ar folosi; i 2. sunt rezultatul unui efort rezonabil, fcut n condiiile necesare pstrrii caracterului lor secret i de confidenialitate2. Proprietatea intelectual este produsul intelectului care are o valoare comercial i include proprietatea industrial (invenii, mrci, proiecte industriale i proiecte a cror origine e protejat) i dreptul de autor (lucrri literare, muzicale, artistice, fotografice, i audio vizuale)3. Folosirea proprietii intelectuale ce aparine altei persoane poate sau nu poate implica efectuarea de pli pentru dreptul de autor sau solicitarea acceptului folosirii proprietii intelectuale respective, dar ntotdeauna este necesar s se menioneze sursa foarte corect.
Dac autoritatea contractant folosete serviciile unor consultani n cadrul oricrei etape a procesului, acetia vor respecta i ei, ca i angajaii autoritii contractante, principul confidenialitii.
2 IPR Helpdesk, The Legal Protection of Trade Secrets, http://www.ipr-helpdesk.org/documentos/docsPublicacion/html_xml/ 8_LegalprotectionofTradeSecrets%5B0000002422_00%5D.html, accesat la 15 ianuarie 2004; 3 IPR Helpdesk, Glossary, http://www.ipr-helpdesk.org/controlador.jsp?cuerpo=cuerpoGlosario&seccion=glosario&tipoGlosar io=ip&len=en, accesat la 15 ianuarie 2004;
37
Exemple de aplicare n practic a principiului confidenialitii n cadrul etapelor achiziiilor publice: Planificare
n obinerea de ctre autoritatea contractant de sprijin din
partea specialitilor (tehnic i juridic) pentru a anticipa tipul de informaii confideniale ale ofertanilor ce pot fi ntlnite n cadrul procedurii respective; n includerea n documentele procedurii respective de informaii care s descrie politica autoritii contractante de respectare a principiului transparenei, ce presupune oferirea la cerere a ct mai multe informaii referitoare la achiziia public respectiv; n precizarea faptului c informaiile marcate ca fiind confideniale pot fi comunicate, la cerere, cu respectarea principiului confidenialitii, organelor de control intern sau extern, organelor de urmrire penal i instanelor judectoreti, n funcie de prevederile legale n vigoare.
n oferirea de informaii ctre ofertani pentru ca acetia s
precizeze acele pri ale ofertei care se dorete s fie pstrate confideniale.
n respectarea de ctre toate persoanele care iau contact cu ofertele
a confidenialitii acelor pri ale ofertei n legtur cu care s-a fcut precizarea c se dorete s fie pstrate confideniale; n semnarea declaraiei de confidenialitate de ctre membri comisiei de evaluare; n n caz de dubiu, obinerea de asisten (tehnic i juridic) de ctre autoritatea contractant n legtur cu obiectul cererii de confidenialitate i modalitile prin care se pune n practic principiul confidenialitii.
n n msura n care sunt elemente de confidenialitate n cadrul
contractului, acestea vor fi menionate ca atare n contract, precizndu-se n clauza de confidenialitate i modalitile particulare de protecie a informaiilor respective.
Corelarea principiului confidenialitii cu celelalte principii ale achiziiilor publice: Liber concuren
n confidenialitatea protejeaz libera concuren n sensul c nu
permite ca unii ofertani s aib informaii privilegiate despre alii, cu scopul de a cpta un avantaj n cadrul procedurilor de achiziii publice.
n confidenialitatea ncurajeaz cheltuirea eficient a fondurilor
Eficien
publice ntruct garanteaz ofertanilor c informaia de ultim or referitoare la produsele, sistemele i procesele lor este protejat, deci ei pot s propun cele mai avansate soluii fr a se teme c vor pierde avantajul pe care l au prin dezvluirea de ctre autoritatea contractant a informaiilor lor privilegiate. nuaneaz n sensul c stabilete limitele comunicrii informaiilor provenind de la ofertani i care sunt coninute n ofertele naintate autoritii contractante. atribuirea contractului de achiziie public prin aceea c nu modific clasamentele n funcie de elemente exterioare.
Transparen
n confidenialitatea nu contrazice principiul transparenei ci l
Tratament egal
38
n confidenialitatea ofer anse egale n competiia pentru
39
40
PLANIFICAREA ACHIZI}IILOR PUBLICE

PLANIFICARE
Planificarea nseamn privirea ctre viitor i luarea unor decizii referitor la ce va face entitatea public pe termen scurt, mediu i lung. Planificarea pentru achiziii publice presupune un efort coerent de a decide necesitile pe care le are instituia n raport cu ateptrile conducerii, funcionarilor publici i a clienilor/beneficiarilor, adic a pltitorilor de taxe i impozite care primesc serviciile acesteia. n mod normal, ntr-o entitate public, aceste informaii sunt parte a planului de aciune pe anul care urmeaz. La nivelul autoritii publice, planificarea este un instrument de: n aciune, pentru c ofer suportul de a aciona corect i realist pentru viitor; n motivare, deoarece presupune o circulaie corespunztoare a informaiilor dinspre i ctre toate persoanele implicate, astfel nct fiecare funcionar s se simt motivat prin participarea lui la planificare i prin reuita de ansamblu; n coeren, pentru c asigur alinierea aciunilor ntre persoane, departamente sau nivele ierarhice din cadrul aceleiai instituii, precum i asigurarea rspunsului optim la nevoile comunitii.
Planificarea achizi]iilor publice
41
CADRUL ORGANIZAIONAL
Buna desfurare a oricrui proces de achiziii publice depinde n foarte mare msur de coerena cu care abordeaz o entitatea public respectivul proces.
n acest sens este recomandabil numirea unei persoane responsabile de supervizarea tuturor proceselor de achiziii publice din entitatea public respectiv sau, dac mrimea entitii o permite, nfiinarea unui compartiment (direcii/serviciu/birou/ departament, etc.) responsabil cu achiziiile publice. Iat o list orientativ de atribuii ale persoanei / compartimentului de achiziii publice dintr-o entitate public: n asigur ntocmirea planului anual de achiziii publice; n asigur obinerea tuturor avizelor necesare documentaiilor, actelor i deciziilor redactate sau emise n legtur cu o achiziie public; n propune conductorului entitii spre aprobare componena comisiilor de evaluare/negociere/juriului; n asigur ntocmirea documentaiei necesare achiziiilor de produse, servicii i lucrri i rspunde de desfurarea acestora n condiiile reglementrilor n vigoare la data organizrii; n asigur ntocmirea documentaiei de participare la procedurile de achiziii pe baza caietului de sarcini i a documentaiei primite de la compartimentele care au solicitat demararea procedurilor; n asigur stabilirea termenelor pentru toate activitile din cadrul unui proces de achiziie public i respectarea acestora; n asigur ntocmirea formalitilor de publicitate pentru procedurile organizate, transmiterea documentaiei i comunicarea tuturor actelor i deciziilor ctre participani; n asigur primirea, nregistrarea i pstrarea ofertelor; n asigur secretariatul comisiilor de evaluare/negociere/juriului; n asigur ntocmirea proceselor verbale de deschidere a ofertelor i a proceselor verbale de atribuire; n asigur nregistrarea contestaiilor i comunicarea acestora ctre ministere, ofertani i comisia de evaluare; n propune i transmite rspunsurile la contestaii; n asigur returnarea garaniilor de participare la procedurile de achiziie; n ntocmete, pstreaz i comunic informaii i documente din dosarul achiziiilor publice; n realizeaz raportarea ctre ministere; n asigur ncheierea contractelor cu ctigtorii procedurilor de achiziii organizate i transmiterea lor pentru urmrire compartimentelor de specialitate i compartimentelor beneficiare/solicitante; n asigur/acord sprijin n urmrirea ndeplinirii clauzelor contractuale ale contractelor de achiziie public ncheiate;
42
asigur ntocmirea de acte adiionale la contractele de achiziie public gestionate; n asigur gestionarea bazei de date cu privire la procedurile organizate, contractele atribuite i administrarea contractelor gestionate; n asigur respectarea principiilor achiziiilor publice n scopul cheltuirii eficiente i responsabile a fondurilor entitii publice.
n
PLANIFICAREA ACHIZIIILOR PUBLICE

Planificarea achiziiilor publice presupune, n linii mari: n identificarea necesitailor obiective la nivelul autoritii contractante; n stabilirea gradului de prioritate a necesitilor; n identificarea procedurii ce urmeaz a fi aplicat; n ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice; n obinerea tuturor aprobrilor necesare; n stabilirea calendarului pentru aplicarea fiecrei proceduri.
realizeaz prin:
1.
Identificarea necesitailor obiective la nivelul autoritii contractante se Cumularea de ctre persoana/compartimentul responsabil cu achiziiile publice a referatelor de necesitate transmise de fiecare compartiment al autoritii contractante, n care sunt precizate urmtoarele: n care sunt necesitile; n cnd sunt necesare; n pentru ce sunt necesare; n beneficiile achiziiei raportate la costul de via al produsului, serviciului sau lucrrii ce urmeaz a se achiziiona.
2. Analiza fiecrei necesiti. n analiza fiecrei necesiti vor fi luate n considerare: n unde, de ce i n ce momente apare necesitatea respectiv, pentru ce durat i n ce locaie; n obiectivele generale ale politicii de management, ale programelor i proiectelor autoritii contractante, privind mai degrab obiectivele ce trebuie ndeplinite dect modalitile cum pot fi acestea ndeplinite, n scopul ncurajrii gsirii unor soluii ct mai inovatoare; n dac este nevoie s fie nlocuite sau mbuntite resurse deja existente sau dac sunt cerine complet noi; Exemplu: Dac este nevoie s fie completate resurse deja existente, cum ar fi o reea de calculatoare deja instalat, atunci caietul de sarcini trebuie redactat n aa fel nct echipamentele s fie compatibile, cu costuri minime, cu echipamentele deja existente. Sau: Poate fi luat n considerare achiziionarea de echipamente de tehnic de calcul (de exemplu copiatoare sau faxuri) care folosesc aceleai consumabile cu echipamentele deja existente, pentru a realiza economii la procurarea de consumabile.
n
dac exist alternative la achiziia public, inclusiv folosirea unor resurse deja existente la nivelul autoritii contractante.
43
Stabilirea gradului de prioritate a necesitilor va avea n vedere:

fondurile necesare i cele alocate; n anticiparea fluxului de numerar al autoritii contractante;
n
Exemplu: achiziiile publice realizate n cadrul unor proiecte cu finanare internaional vor avea prioritate la finanare. analiza realizat asupra nevoilor formulate; n identificarea i analiza riscurilor poteniale n legtur cu achiziiile publice respective; n anticiparea costurilor totale i a beneficiilor de pe urma achiziiei; n identificarea costurilor i cerinelor umane i de timp pentru pregtirea i derularea achiziiei; n identificarea costurilor i necesitilor umane i de timp pentru ndeplinirea i administrarea contractului. n acest scop, persoanele responsabile pot s foloseasc experiena colegilor sau a consultanilor externi. De asemenea, n prioritizarea necesitilor, entitile publice trebuie s consulte comunitatea, cetenii (alegtorii) fiind cei mai n msur s cunoasc nevoile lor i ale comunitii1.
n
ntocmirea Programului anual al achiziiilor publice este obligatoriu pentru autoritile contractante. El cuprinde totalitatea contractelor de furnizare, servicii i lucrri, previzionate pentru un an bugetar. n Anex este prezentat un model orientativ de Program anual al achiziiilor publice. n scopul ntocmirii Programului anual al achiziiilor publice, produsele, serviciile i lucrrile previzionate se pun n coresponden cu Clasificarea produselor i serviciilor asociate activitilor (CPSA). CPSA este un nomenclator de activiti organizat n coresponden cu Clasificarea activitilor din economia naional (CAEN). CPSA a fost aprobat prin HG nr. 53/1999, n prezent fiind n vigoare CPSA 2002 (corespunztoare CAEN rev.1), actualizat prin Ordinul preedintelui Institutului Naional de Statistic nr. 296/2003, publicat n Monitorul Oficial nr. 553/2003. Ca i alte asemenea nomenclatoare, inclusiv Vocabularul Comun al Achiziiilor Publice din Uniunea European (Common Procurement Vocabulary, CPV), CPSA este un instrument pentru realizarea statisticilor oficiale. n cazul Uniunii Europene, n condiiile n care Suplimentul S al Jurnalului Oficial al Comunitilor Europene a publicat, spre exemplu, 161.221 de anunuri n anul 2000, iar site-ul de internet al acestuia2 este n mod curent accesat de 50.000 de vizitatori pe lun, folosirea CPV are rolul de a ajuta potenialii ofertani s gseasc cu uurin, dup codul CPV, doar acele anunuri care i intereseaz. Fiind doar un instrument statistic, CPSA nu corespunde n ntregime scopului utilizrii lui ca referin pentru evaluarea contractelor de achiziii publice. De exemplu, hrtia de scris este cuprins n codul 2112, pixurile n codul 3663 (la un loc cu linoleum, umbrele, creioane, chibrituri, candele i servicii de mpiere), dosarele de carton nu sunt evideniate distinct ci n cadrul codului 2123 (articole de papetrie, mpreun cu hrtia autocopiativ), sau evile din font, indiferent de diametru sunt toate cuprinse sub codul 2721.
1 Vezi, n acest sens, Laura {tefan [i Ion Georgescu, Transparen]a decizional\ n administra]ia public\ - Ghid pentru cet\]eni [i administra]ie, Asocia]ia Romn\ pentru Transparen]\, 2003; 2 http://simap.eu.int/;
44
ATENIE
Faptul c mai multe produse/servicii se regsesc n cadrul aceluiai cod CPSA nseamn c tuturor achiziiilor respective li se va aplica aceeai procedur, selectat n funcie de valoarea estimat nsumat a contractelor previzionate, dup cum se arat mai jos. Acest lucru nu nseamn c toate produsele/serviciile vor fi achiziionate n cadrul aceluiai contract, ci prin contracte separate, pentru ncheierea crora fiind ns aplicat procedura rezultat din estimarea valorii pentru toate contractele ce au ca obiect produse/servicii ce se regsesc sub un unic cod CPSA.
n scopul alegerii procedurii ce urmeaz a fi aplicat se realizeaz estimarea valorii contractului de achiziie public.
Aceasta se realizeaz, lund n calcul echivalena Leu-Euro la cursul Bncii Naionale a Romniei pentru ziua anterioar efecturii raportrii la pragul valoric stabilit prin lege, innd cont de: n toate costurile (fr TVA) la preurile de pia; n durata previzionat a contractului. Exemplu: Dac se intenioneaz reabilitarea unui drum comunal cu o lungime de 1,2 kilometri i se cunoate c alocrile bugetare permit lucrarea a doar 300 de metri pe an, se va calcula durata previzionat a lucrrii n funcie de alocrile bugetare. n acest caz, la costurile totale se vor lua n calcul i costurile lucrrilor de conservare precum i eventualele costuri de reparare a lucrrilor deja efectuate, pentru a pstra caracteristicile tehnico-funcionale ale ntregii lucrri. Estimarea se realizeaz n funcie de: n informaiile obinute din cercetri de pia i din analiza bazelor de date cu contracte derulate sau n derulare. n acest scop se poate folosi i consultan extern autoritii contractante; n durata previzionat a contractului; n costurile legate de ndeplinirea contractului. Pentru evaluarea costurilor pe ntreaga durat a vieii se vor lua n calcul: n costul iniial; n reducerile la preul iniial; n preul pentru comenzile asociate sau urmtoare; n opiunile pentru reducerea costului (formule de reducere); n riscul valutar (pentru bunurile fungibile); n termenele de plat; n asigurarea bunurilor, dac este cazul; n costurile de transport; n costurile de depozitare; n costuri de inventariere i management; n costurile legate de integrarea n sistemele deja existente la nivelul autoritii publice;
45
n n n n n n
costurile de familiarizare cu procesele noi; costurile de utilizare (de ex.: consumul de energie electric); costurile pieselor de schimb/consumabilelor, etc., n prezent i o evaluare pe durata contractului; costurile de service i ntreinere; amortizarea; costurile de casare.
Exemplu: Autoritatea contractant dorete s imprime 120.000 de pagini n termen de doi ani. Dac se achiziioneaz 20 de imprimante cu jet de cerneal la preul de 100 de Euro bucata, cu un cost de imprimare pe copie de 0,1 Euro i cu o vitez de imprimare de 6 coli pe minut, costul total de utilizare se ridic la 14.000 de Euro. De asemenea, timpul de imprimare a numrului total de copii este de 333 ore i 20 de minute pentru toate cele 20 de imprimante. Achiziionarea a 5 imprimante laser cu preul de 400 de Euro ce imprim o pagin la preul de 0,03 Euro cu o vitez de imprimare de 16 pagini pe minut, duce la costul total de 5.600 de Euro i la un timp de imprimare total de 125 de ore. Procesul de evaluare se ncheie cu redactarea Notei privind determinarea valorii estimate (fr TVA) a contractului de achiziie public. n ceea ce privete selectarea procedurilor de achiziie public, legea prevede c, de regul, contractul de achiziie public se atribuie prin licitaie deschis sau licitaie restrns. Obligativitatea aplicrii unei anumite proceduri este stabilit n mod expres prin lege, cum ar fi licitaia (deschis sau restrns) pentru contractele cu valoarea estimat peste pragurile reglementate. Autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de cerere de ofert numai n cazul n care valoarea estimat (fr TVA) a contractului de achiziie public este mai mic dect echivalentul n lei a urmtoarelor praguri:
pentru produse pentru servicii pentru lucrri
40.000 Euro 40.000 Euro 100.000 Euro
n luarea deciziei de selectare a unei anumite proceduri de achiziie public, autoritatea contractant va avea n vedere: n importana strategic a achiziiei respective; n complexitatea i/sau costurile implicate de achiziia public respectiv; n nivelul de dezvoltare i concurena pe piaa local, regional i naional din domeniul unde va avea loc achiziia; n constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse sau servicii deja existente n cadrul autoritii respective, existena doar a unui singur furnizor, prestator sau executant.
46
n interpretarea schemei de selectare a procedurii de atribuire a contractului de achiziie public ce este cuprins pe pagina urmtoare, autoritatea contractant va putea aplica toate procedurile care nu sunt expres excluse. Exemplu: Chiar dac contractul de achiziie public intr n prevederile art. 12 din OUG 60/2001, autoritatea contractant va putea alege procedura de licitaie deschis sau restrns. Sau: Dac valoarea estimat a contractului de prestare este sub pragul de 40.000 de Euro, autoritatea contractant va putea aplica procedura de licitaie restrns sau deschis. Sau: Pentru un contract cu valoarea estimat sub pragul de 2.000 de Euro, autoritatea contractant poate aplica procedura cererii de oferte.
ATENIE
Este interzis divizarea unui contract n mai multe de valoare mai mic n scopul evitrii aplicrii anumitor proceduri de achiziie public.
Autoritatea contractant are dreptul de a cumpra direct (fr a avea obligaia de a aplica procedurile prevzute de OUG nr. 60/2001) n cazul n care achiziioneaz produse, servicii sau lucrri a cror valoare (fr TVA) cumulat pe parcursului unui an, nu depete echivalentul in lei a 2000 EUR.
47
SELECTAREA PROCEDURII PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
A = Autoritatea contractant\ achiziioneaz un plan sau un proiect n domeniul amenajrii teritoriului, al proiectrii urbanistice, al arhitecturii sau al prelucrrii datelor; B = Autoritatea contractant se afl ntr-unul din cazurile prevzute la art. 12 din OUG nr. 60/2001; C = Autoritatea contractant se afl ntr-unul din cazurile prevzute la art. 11 din OUG nr. 60/2001; D = Autoritatea contractant anticipeaz o participare numeroas a ofertanilor.
48
Obinerea tuturor aprobrilor necesare

Aceast etap se deruleaz avnd n vedere prevederile legilor i reglementrilor cu privire la funcionarea i finanarea administraiei publice locale, cum ar fi: n Legea nr. 215/2001, Legea administraiei publice locale publicat n Monitorul Oficial nr. 204/2001, modificat; n Legea nr. 500/2002, privind finanele publice, publicat n Monitorul Oficial nr. 597/2002; n Ordonana de Urgen nr. 45/2003 privind finanele publice locale, publicat n Monitorul Oficial nr. 431/2003; n Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr. 1792/2002, pentru aprobarea Normelor Metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, publicat n Monitorul Oficial nr. 37/2003; n Hotrrea Guvernului nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor i limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, publicat n Monitorul Oficial nr. 177 /2003, modificat.
Stabilirea calendarului pentru aplicarea fiecrei proceduri se va realiza innd seama de termenele special prevzute n lege i de necesitatea de a obine produsul, serviciul sau lucrarea respectiv n timp optim.
Stabilirea calendarului trebuie s aib n vedere: n fluxul de numerar al entitii publice; n factorii externi ce pot influena achiziia (starea vremii, etc.); n posibilitatea anulrii sau repetrii procedurii.
Exemplu: Lucrrile de reabilitare de drumuri se pot desfura doar n condiiile expres stabilite n normativele n vigoare.
Anex\
Model orientativ de program anual al achiziiilor publice.
49
50
Model orientativ de program anual al achiziiilor publice*

Anex
Valoarea estimat\ a contractului Data Data Procedura de previzionat\ previzionat\ atribuire a pentru pentru anun]ul contractului semnarea de participare contractului Responsabil pentru atribuirea contractului Data previzionat\ pentru pentru finalizarea contractului
Nr. Denumire obiect contract crt
Cod CSPA ROL EUR
Contracte de furnizare
...
Contracte de servicii
...
Contracte de lucr\ri
*/ Ghid pentru achizit,ii publice, Ministerul Finant,elor Publice, 2003;
...
51
52
APLICAREA PROCEDURILOR DE ACHIZI}II PUBLICE

Procedurile de achiziii publice reglementate de legea romn n vigoare sunt: n licitaia deschis; n licitaia restrns; n negocierea competitiv; n negocierea cu o singur surs; n cererea de oferte; n concursul de soluii. La acestea se adaug cumprarea direct, care, n sensul legii, nu este o procedur de achiziii publice ci o modalitate de realizare a achiziiei publice. La nivelul Uniunii Europene, procedurile reglementate sunt: n procedura deschis; n procedura restrns; n procedura de negociere (cu sau fr publicarea anunului de participare n Jurnalul Oficial). Noua directiv consolidat pentru sectorul public introduce procedura dialogului competitiv precum i noiunea de contract-cadru, dup cum am mai amintit n seciunea introductiv a ghidului.
LICITAIE DESCHIS
Licitaia deschis este procedura prin care orice furnizor, prestator sau executant interesat, are dreptul de a depune oferta.
List orientativ privind paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura licitaiei deschise:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii Transmiterea spre publicare ctre Monitorul Oficial a anunului de intenie (dac este cazul) ntocmirea Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) Numirea Comisiei de evaluare
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data aprobrii bugetului Neprecizat Neprecizat
Aplicarea procedurilor
53
Trimiterea anunului de participare ctre Monitorul Oficial Publicarea anunului de participare n Monitorul Oficial Primirea cererilor de furnizare a documentaiei (DEPO) Remiterea documentaiei (DEPO) tuturor celor care au transmis solicitri in acest sens Primirea cererilor de clarificri Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate
Neprecizat Cel mult 12 zile de la data nregistrrii (urgen - cel mult 5 zile) Neprecizat; n termenul de primire a ofertelor Cel mult 6 zile de la primirea solicitrii Minim 8 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 6 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 10 de zile (contracte valori mici - sub 100.000 de Euro pentru produse i servicii/ 1.000.000 de Euro pentru lucrri) de la data publicrii anunului de participare Minim 52 de zile (contracte valori mari - peste 100.000 de Euro pentru produse i servicii/1.000.000 de Euro pentru lucrri)/36 de zile (contracte valori mari i anun de intenie)/26-36 de zile (contracte valori mari i anun de intenie, urgen) de la data trimiterii anunului de participare La data indicat n anunul de participare
Primirea i nregistrarea ofertelor
Deschiderea public a ofertelor i ntocmirea Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor Evaluarea ofertelor de ctre Comisia de evaluare, ntocmirea Raportului de evaluare i naintarea acestuia autoritii contractante Acceptarea Raportului de evaluare de ctre autoritatea contractant
Neprecizat Neprecizat
Comunicarea rezultatului aplicrii procedurii Cel mult 2 zile de la decizia Comisiei de evaluare ctre toate prile implicate ncheierea contractului Publicarea Anunului de atribuire n Monitorul Oficial Minim 7 zile de la data comunicrii rezultatului Cel mult 30 de zile de la data ncheierii contractului
Includerea contractului n raportul trimestrial n primele 15 zile ale lunii urmtoare ncheierii fiecrui trimestru cu privire la achiziiile publice
54
LICITAIE RESTRNS
Licitaia restrns este procedura prin care numai candidaii selectai de ctre autoritatea contractant sunt invitai s depun oferte.
Autoritatea contractant va alege procedura de licitaie restrns atunci cnd, din studiul pieei pentru produsele, serviciile sau lucrrile pe care intenioneaz s le achiziioneze, anticipeaz o participare numeroas a ofertanilor. Introducnd etapa de selectare a ofertanilor, licitaia restrns permite o mai judicioas cheltuire a resurselor autoritii contractante, cum ar fi: n costuri de copiere, coresponden, etc.; n costuri de timp/om; n costuri pentru retribuirea comisiei de evaluare (dac este cazul). Exemplu: Atunci cnd se dorete organizarea unei proceduri de licitaie pentru un produs pentru care exist o pia bine stabilit, cum ar fi hrtia de scris, autoritatea contractant are posibilitatea de a alege organizarea unei proceduri de licitaie restrns. Astfel, evaluarea a, spre exemplu, 30 de oferte cu toate documentaiile aferente unei achiziii n valoare de 41.000 de Euro poate costa mult autoritatea contractant respectiv. Prin aplicarea procedurii de licitaie restrns, autoritatea contractant va putea selecta dintre cei 30 de candidai 8 crora s le solicite oferte, evalund astfel doar 8 documentaii. List orientativ privind paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura licitaiei restrnse:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii Transmiterea spre publicare ctre Monitorul Oficial a anunului de intenie (dac este cazul)
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data aprobrii bugetului
ntocmirea Documentaiei cu privire la calificare, selectare i prezentarea documentelor Neprecizat Documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) Numirea Comisiei de evaluare Trimiterea anunului de participare ctre Monitorul Oficial Publicarea anunului de participare n Monitorul Oficial Neprecizat Neprecizat Cel mult 12 zile de la data nregistrrii (urgen - cel mult 5 zile)
Primirea cererilor de furnizare a documentaiei cu privire la calificare, selectare Neprecizat i prezentarea documentelor Remiterea tuturor celor care au transmis solicitri in acest sens a documentaiei cu privire la calificare, selectare i prezentarea documentelor Primirea cererilor de clarificri Neprecizat Neprecizat
55
Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea scrisorilor de interes i a documentelor care dovedesc eligibilitatea, nregistrarea, capacitatea tehnic i economicofinanciar Selectarea de ctre Comisia de evaluare a candidailor crora urmeaz s li se solicite oferta, ntocmirea i naintarea ctre autoritatea contractant a hotrrii comisiei de evaluare cu privire la selecia candidailor Comunicarea rezultatului aplicrii etapei de selecie ctre toate prile implicate Transmiterea ctre toi candidaii selectai a invitaiilor de participare i a documentaiei (DEPO) Primirea cererilor de clarificri Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea i nregistrarea ofertelor Deschiderea public a ofertelor i ntocmirea Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor Evaluarea ofertelor de ctre Comisia de evaluare, ntocmirea Raportului de evaluare i naintarea acestuia autoritii contractante Acceptarea Raportului de evaluare de ctre autoritatea contractant
Neprecizat Minim 37 de zile (urgen motivat - 15 zile) de la data publicrii anunului de participare
Neprecizat
Cel mult 2 zile de la decizia Comisiei de evaluare Neprecizat Minim 8 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 6 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 40 de zile/26 de zile (anun de intenie)/10 zile (urgen) de la data trimiterii invitaiei de participare pentru a depune oferta La data indicat n invitaia de participare
56
NEGOCIERE COMPETITIV
Negocierea competitiv este o procedur prin care autoritatea contractant se consult i negociaz clauzele contractuale, exclusiv preul, cu mai muli furnizori, executani sau prestatori.
Aceasta procedur implic un proces de consultare, prin care caietul de sarcini este realizat cu sprijinul candidailor selectai, clauzele contractuale fiind negociate cu acetia. Procedura se poate aplica numai dac se ncadreaz n cazurile prevzute de lege (art. 11, OUG nr. 60/2001): n lipsa ofertanilor sau inexistena unei oferte corespunztoare n aplicarea procedurilor de licitaie deschis sau restrns; n n cazul achiziiei de servicii sau lucrri, valoarea nu poate fi corect estimat la nceput, sau achiziia prezint riscuri; n caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizie; n cnd achiziia privete cercetarea tiinific sau experimentarea/dezvoltarea tehnologic, iar autoritatea contractant nu urmrete rentabilitatea sau acoperirea costurilor. Negocierea este o procedur avantajoas pentru autoritatea contractant deoarece: n este o metod relativ simpl ce pune n valoare principiul eficienei economice; n este foarte util atunci cnd autoritatea contractant poate defini exact care este nevoia pe care o are dar nu poate identifica soluia cea mai bun pentru a rspunde acestei nevoi; n costurile sunt mai reduse dect n cazul ncercrii de a obine soluia optim n cadrul autoritii contractante; Spre exemplu, Consiliul Local al unui ora dorete s creeze o nou cale de comunicaie ntre cele dou pri ale respectivei localiti, desprite de un ru sau de o cale ferat. Astfel, autoritatea contractant va expune care sunt rezultatele la care dorete s ajung (s creasc traficul de mrfuri i persoane cu 25% ntre cele 2 pri ale oraului), urmnd ca ofertanii s propun soluiile tehnice (un pod de trafic rutier i pietonal, o subtraversare, un pod pentru traficul rutier i o pasarel pentru cel pietonal, etc.) dintre care autoritatea contractant, dup discuii, clarificri i negocieri, va decide care este soluia optim.
n
este o procedur flexibil;
Exemplu: Autoritatea contractant nu poate asigura dect parial finanarea pentru soluia pe care a identificat-o la nevoia exprimat de comunitate. Prin negociere se poate fie obine o soluie satisfctoare cu fondurile existente, fie realizarea soluiei identificate anterior prin atragerea de fonduri suplimentare prin eforturile comune ale autoritii contractante i a contractantului.
n
duce la soluii n care toate prile au de ctigat.
Nu trebuie ns ignorate i posibilele dezavantaje: n nu este foarte transparent; n evaluarea eficienei este greu de realizat; n poate descuraja participarea dac nu este pstrat principiul confidenialitii n legtur cu soluiile tehnice prezentate de candidai;
57
solicit o bun pregtire nainte de declanarea procedurii; n necesit aptitudini i competene speciale ale persoanelor care reprezint autoritatea contractant n negocieri.
n
Directiva consolidat privind achiziiile publice, adoptat de Uniunea European n 2004, reglementeaz o procedur similar, denumit dialog competitiv.
List orientativ privind paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura negocierii competitive:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii Transmiterea spre publicare ctre Monitorul Oficial a anunului de intenie (dac este cazul)
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data aprobrii bugetului
ntocmirea documentaiei cu privire la Neprecizat calificare, selectare i prezentarea documentelor Numirea Comisiei de negociere Neprecizat A. 1. Transmiterea anunului de participare A. 1. Neprecizat ctre Monitorul Oficial 2. Publicarea anunului de participare n 2. Cel mult 12 zile de la data nregistrrii Monitorul Oficial (urgen - cel mult 5 zile) B. Transmiterea invitaiei de participare B. Neprecizat ctre furnizorii/prestatorii/executanii de la care exist premisele obinerii de oferte Primirea cererilor de furnizare a documentaiei cu privire la calificare, selectare Neprecizat i prezentarea documentelor Remiterea tuturor celor care au transmis solicitri in acest sens a documentaiei cu privire la calificare, selectare i prezentarea documentelor Primirea cererilor de clarificri Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea scrisorilor de interes i a documentelor care dovedesc eligibilitatea, nregistrarea, capacitatea tehnic i economicofinanciar Neprecizat Neprecizat Neprecizat Minim 37 de zile (urgen motivat - 15 zile) de la data publicrii anunului de participare
58
Selectarea de ctre Comisia de evaluare a candidailor care urmeaz s fie invitai la consultare i negociere, ntocmirea i naintarea ctre autoritatea contractant a hotrrii comisiei de evaluare cu privire la selecia candidailor Comunicarea rezultatului aplicrii etapei de selecie ctre toate prile implicate Transmiterea ctre toi candidaii selectai a documentaiei preliminare i a invitaiei de participare la consultare i negociere
Neprecizat
Cel mult 2 zile de la decizia Comisiei de evaluare Neprecizat
Consultare i negociere cu privire la documentaia final, redactarea Procesului verbal Neprecizat al edinei de consultare i negociere ntocmirea Documentaiei finale pentru elaborarea i prezentarea ofertei (DEPO) i Neprecizat remiterea acesteia tuturor candidailor care au participat la consultare i negociere Primirea cererilor de clarificri Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea i nregistrarea ofertelor Deschiderea public a ofertelor i ntocmirea Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor Evaluarea ofertelor de ctre Comisia de evaluare, ntocmirea Raportului de evaluare i naintarea acestuia autoritii contractante Acceptarea Raportului de evaluare de ctre autoritatea contractant Minim 8 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 6 zile nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 15 zile de la data trimiterii invitaiei de participare pentru a depune oferta La data indicat n anunul de participare
59
NEGOCIERE CU O SINGUR SURS

Negocierea competitiv este o procedur prin care autoritatea contractant se consult i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu un singur furnizor, prestator sau executant.
i aceast procedur implic un proces de consultare, toate clauzele contractuale fiind negociate cu furnizorul/prestatorul/executantul. Procedura se poate aplica doar dac se ncadreaz n cazurile expres prevzute de lege (art. 12, OUG nr. 60/2001): n produsele/serviciile/lucrrile nu pot fi furnizate/prestate/executate dect de un singur contractant; n nlocuire parial, suplimentare sau extindere de echipamente, instalaii sau dotri, n condiiile lit. b) din art. 12; n achiziionare de servicii sau lucrri suplimentare devenite necesare, n condiiile lit. c) din art. 12; n achiziionare de noi servicii sau lucrri, prevzute n caietul de sarcini al unui contract atribuit prin licitaie deschis sau restrns, a cror modalitate de achiziionare a fost precizat n caietul de sarcini ca fiind negocierea cu o singur surs, n condiiile lit. d) din art. 12; n ca urmare a organizrii unui concurs de soluii, pentru atribuirea contractului concurentului ctigtor; n achiziionare de ctre autoriti contractante din domeniul utilitilor a unor produse cotate i tranzacionate la bursele de mrfuri recunoscute oficial; n achiziionare de ctre autoriti contractante din domeniul utilitilor a unor produse la un pre considerabil mai sczut dect cel de pe pia, la acelai nivel tehnic i calitativ; n n situaie de for major/stare de necesitate ori altele asemenea, sau n cazuri temeinic motivate care nu au putut fi prevzute i ale cror circumstane, sub nici o form, nu se datoreaz vreunei aciuni a autoritii contractante, numai pentru achiziionarea produselor, serviciilor sau lucrrilor necesare pentru a face fa situaiei de extrem urgen, ntr-o perioad imediat ce nu poate depi durata normal de aplicare a procedurilor de licitaie deschis sau licitaie restrns.
Important! Procedura de negociere cu o singur surs este o excepie i trebuie s fie tratat ca atare, nu ca regul. De aceea este esenial ca decizia de a realiza negociere cu o singur surs trebuie documentat ct mai bine posibil.
Propria eroare nu poate fi invocat pentru a justifica alegerea procedurii de negociere cu o singur surs! Dac n programul anual de achiziii publice nu a fost inclus o achiziie care s-a dovedit a fi foarte important pentru autoritatea respectiv, dar care ar fi trebuit inclus iar acest lucru este evident pentru orice observator imparial, atunci neglijena autoritii contractante nu poate s justifice negocierea cu o singur surs.
60
Paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura negocierii cu o singur surs:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii Transmiterea spre publicare ctre Monitorul Oficial a anunului de intenie (dac este cazul) ntocmirea caietului de sarcini Numirea Comisiei de negociere Transmiterea invitaiei de participare ctre furnizorul/prestatorul/executantul cruia se intenioneaz s i se atribuie contractul Consultarea candidatului, negocierea i stabilirea prevederilor finale ale clauzelor contractuale ncheierea contractului Publicarea Anunului de atribuire n Monitorul Oficial
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data aprobrii bugetului Neprecizat Neprecizat Neprecizat
Neprecizat Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data ncheierii contractului
CONCURS DE SOLUII
Concursul de soluii este o procedur care permite autoritii contractante s achiziioneze servicii (plan sau proiect) prin selectarea acestora, cu sau fr acordarea de premii concurentului/concurenilor ctigtor/ctigtori. Ea poate fi o procedur independent sau parte a unei proceduri care se finalizeaz cu un contract de servicii. Este aplicabil n special n domeniile amenajrii teritoriului, proiectrii urbanistice i peisagistice, arhitecturii sau prelucrrii datelor.
Un element semnificativ pentru procedura concursului de soluii este c proiectele/planurile depuse de ctre concureni trebuie s rmn anonime pn la finalizarea evalurii acestora de ctre juriu.
61
List orientativ privind paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura concursului de soluii:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii Transmiterea spre publicare ctre Monitorul Oficial a anunului de intenie (dac este cazul) ntocmirea Documentaiei privind elaborarea i prezentarea soluiei (DEPS) Numirea Juriului Trimiterea anunului de participare ctre Monitorul Oficial Publicarea anunului de participare n Monitorul Oficial Primirea cererilor de furnizare a documentaiei (DEPS) Remiterea documentaiei (DEPS) tuturor celor care au transmis solicitri in acest sens Primirea cererilor de clarificri Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea i nregistrarea soluiilor
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data aprobrii bugetului Neprecizat Neprecizat Neprecizat Cel mult 12 zile (urgen - cel mult 5 zile) Neprecizat Neprecizat Neprecizat Neprecizat Neprecizat
Evaluarea soluiilor de ctre Juriu, ntocmirea Raportului de final cu privire la rezultatul Neprecizat concursului i naintarea acestuia autoritii contractante Acceptarea Raportului de evaluare de ctre autoritatea contractant Neprecizat
Comunicarea rezultatului aplicrii procedurii Cel mult 2 zile de la decizia Juriului ctre toate prile implicate ncheierea contractului (dac este cazul) Publicarea Anunului privind rezultatul concursului n Monitorul Oficial Publicarea Anunului de atribuire n Monitorul Oficial (dac concursul de soluii s-a ncheiat cu atribuirea contractului) Neprecizat Neprecizat Cel mult 30 de zile de la data deciziei Juriului
Includerea contractului n raportul trimestrial n primele 15 zile ale lunii urmtoare ncheierii fiecrui trimestru cu privire la achiziiile publice (dac este cazul)
62
CERERE DE OFERT
Cererea de ofert este acea procedur simplificat prin care autoritatea contractant solicit oferte de la mai muli furnizori, prestatori sau executani. Cererea de ofert se poate aplica numai pentru contracte cu o valoare estimat mai mic dect suma (pragul) de 40.000 de Euro.
ATEN}IE
Autoritatea contractant poate publica invitaia de participare sub form de anun ntr-o publicaie de circulaie naional. Avantajele acestei publicri constau n faptul c autoritatea contractant nu are obligaia de a repeta procedura n cazul n care nu primete cel puin dou oferte corespunztoare. List orientativ privind paii de urmat de ctre autoritatea contractant pentru atribuirea unui contract de achiziie public prin procedura cererii de ofert:
ACTIVITATE TERMEN
Includerea contractului n Programul anual al achiziiilor publice Stabilirea calendarului pentru aplicarea procedurii ntocmirea caietului de sarcini i (dac este cazul) a documentaiei cu privire la calificare, selectare i prezentarea documentelor Numirea Comisiei de evaluare Studiul pieei i consultarea bazei de date proprii cu privire la furnizorii/prestatorii/ executanii care pot asigura achiziia prevzut Selectarea furnizorilor/prestatorilor/ executanilor de la care exist premisele obinerii celor mai bune oferte
Neprecizat; nainte de nceperea anului bugetar Neprecizat Neprecizat Neprecizat Neprecizat Neprecizat
Transmiterea invitaiilor de participare, a caietului de sarcini i (dac este cazul) a Neprecizat documentaiei cu privire la calificare, selectare i prezentarea documentelor Publicarea unui anun ntr-o publicaie de circulaie naional (opional) Primirea cererilor de furnizare a caietului de sarcini i a documentaiei (dac este cazul) Remiterea caietului de sarcini i a documentaiei tuturor celor care au transmis solicitri in acest sens (dac este cazul) Primirea cererilor de clarificri Neprecizat Neprecizat; n termenul de primire a ofertelor Cel mult 2 zile de la primirea solicitrii Minim 3 zile (produse, servicii)/6 zile (lucrri) nainte de termenul depunerii ofertelor
63
Transmiterea rspunsurilor pentru eventualele clarificri solicitate Primirea i nregistrarea ofertelor Deschiderea public a ofertelor i ntocmirea Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor Evaluarea ofertelor de ctre Comisia de evaluare, ntocmirea Raportului de evaluare i naintarea acestuia autoritii contractante Acceptarea Raportului de evaluare de ctre autoritatea contractant
Minim 2 zile (produse, servicii)/4 zile (lucrri) nainte de termenul depunerii ofertelor Minim 10 zile (lucrri)/ 5 zile (produse, servicii) de la trimiterea invitaiilor La data indicat n invitaia de participare Neprecizat Neprecizat
Comunicarea rezultatului aplicrii procedurii Cel mult 2 zile de la decizia Comisiei de evaluare ctre toate prile implicate ncheierea contractului Includerea contractului n raportul trimestrial cu privire la achiziiile publice n perioada de valabilitate a ofertei n primele 15 zile ale lunii urmtoare ncheierii fiecrui trimestru
CUMPRARE DIRECT
Cumprarea direct este o modalitate permis de lege pentru achiziii publice cu o valoare estimat mai mic de 2000 Euro/an/cod CPSA. Ea presupune realizarea unui studiu al pieei i consultarea bazei proprii de date cu privire la furnizorii, prestatorii sau executanii al cror obiect de activitate poate asigura dobndirea produselor, lucrrilor, respectiv a serviciilor pe care autoritatea contractant intenioneaz s le achiziioneze
COMISIA DE EVALUARE / NEGOCIERE, JURIUL

Comisia de evaluare i desfoar activitatea n cadrul procedurilor de licitaie deschis, licitaie restrns i cerere de ofert. Ea trebuie s fie constituit nainte de iniierea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public i este compus din cel puin 3 membri. Rolul Comisiei de evaluare: n verific eligibilitatea, nregistrarea i ndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnic i economico-financiar de ctre ofertani; n deschide, examineaz i evalueaz ofertele; n stabilete oferta ctigtoare. Comisia de negociere / evaluare i desfoar activitatea n cadrul procedurilor de negociere competitiv i negociere cu o singur surs. Este constituit nainte de iniierea procedurii de atribuire a achiziiei publice i este compus din cel puin 3 membri.
64
Rolul Comisiei de negociere/evaluare: n negociaz prevederile ce urmeaz s fie introduse n documentaia final pentru elaborarea i prezentarea ofertei, n cazul negocierii competitive; n negociaz i stabilete prevederile finale ale clauzelor contractuale; n verific eligibilitatea, nregistrarea i ndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnic i economico-financiar de ctre ofertani; n deschide, examineaz i evalueaz ofertele; n stabilete oferta ctigtoare. Juriul se constituie pentru evaluarea soluiilor prezentate ntr-un concurs de soluii i este compus din cel puin 3 membri. Dac concurenilor li se solicit o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din membrii juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent. Rolul Juriului: verific respectarea regulilor de depunere i prezentare a soluiei; n evalueaz soluiile primite; n n funcie de criteriile prevzute n anunul de participare, adopt o decizie sau formuleaz o opinie; n ndeplinete alte atribuiuni specifice.
n
Urmtorul tabel-sintez prezint o comparaie ntre Comisia de evaluare, Comisia de negociere/evaluare i Juriu:
Comisia de evaluare Componen

Cel puin 3 membri
Comisia de negociere/ evaluare

Cel puin 3 membri
Juriul
Cel puin 3 membri
Atribuii
Negociaz documentaia, Verific, deschide, Evalueaz cu negociaz clauzele examineaz, evalueaz, contractuale; competen soluiile, verific, n conformitate stabilete oferta cu deschide, examineaz, ctigtoare regulile evalueaz, stabilete oferta ctigtoare Licitaie deschis, licitaie restrns, cerere de ofert Negociere competitiv, negociere cu o singur surs Concurs de soluii
Proceduri unde se ntlnesc
Att n cadrul Comisiei de evaluare ct i a Comisiei de negociere i a Juriului, autoritatea contractant poate numi fie persoane din cadrul acesteia fie consultani de specialitate.
65
CRITERII DE EVALUARE
Legislaia romn n vigoare reglementeaz dou criterii de evaluare: 1. Criteriul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere tehnico-economic (exprimat prin 4 metode de calcul n Ordinele nr.1012/2001, 1013/2001 i 1014/2001 n Anexa 1, Seciunea II - Fia de date a achiziiei, pct. E 8): Metoda cost/ calitate Metoda punctelor de calitate Metoda bugetului fix Metoda avantajelor economice
Produse [O. nr. 1012/2001] Servicii [O. nr. 1013/2001] Lucrri [O. nr. 1014/2001]
sau: 2. Oferta cu preul cel mai sczut.
Anexe
1. 2. 3. 4. 5. 6. Model UE de termeni de referin pentru servicii; Model UE de list de verificare pentru deschiderea ofertelor; Model UE de proces verbal de deschidere a ofertelor; Model UE de gril de evaluare administrativ; Model UE de raport de evaluare; Model UE de scrisoare pentru ofertanii respini.
66
Anexa 1
Model UE de termeni de referin pentru servicii

Cum se completeaz schema de termeni de referin standard: Elementele ntre paranteze ascu]ite < > trebuie completate cu informaiile cerute, potrivit fiecrei proceduri de achiziie. Cuvintele ntre paranteze ptrate trebuie incluse doar dac este cazul. Orice alt text va fi amendat doar n situaii excepionale, n funcie de caracteristicile unei anumite proceduri de achiziionare. Nu uitai ca, atunci cnd avei versiunea final a fiecrui set de termeni de referin, s tergei acest paragraf, toate parantezele i toate textele subliniate cu galben.
1. INFORMAII GENERALE 1.1. ara beneficiar 1.2. Autoritatea contractant 1.3. Informaii relevante despre ar 1.4. Situaia actual n sectorul respectiv 1.5. Programe conexe i alte activiti de finanare OBIECTIVE CONTRACTUALE 2.1. Obiective generale 2.2. Obiective specifice 2.3. Rezultate ce trebuie obinute de ctre consultant IPOTEZE I RISCURI 3.1. Ipoteze ce stau la baza proiectului 3.2. Riscuri SCOPUL PROIECTULUI 4.1. General 4.2. Activiti specifice 4.3. Managementul proiectului LOGISTIC I PLANIFICARE TEMPORAL 5.1. Amplasare 5.2. Data nceperii i perioada de execuie CERINE 6.1. Personal 6.2. Birouri 6.3. Faciliti ce trebuie asigurate de consultant 6.4. Echipament 6.5. Cheltuieli neplanificate (cu justificare) RAPOARTE 7.1. Cerine de raportare 7.2. Prezentarea i aprobarea rapoartelor MONITORIZARE I EVALUARE 8.1. Definirea indicatorilor 8.2. Cerine speciale
2.
3. 4.
5. 6.
7. 8.
67
INFORMAII GENERALE
ara beneficiar < Nume > Autoritatea contractant < Nume > Informaii relevante despre ar < O prezentare a particularitilor rii respective, relevante pentru proiectul propus. Aceasta trebuie s includ referiri la toi factorii economici globali i naionali, precum i aspectele sociale care ar putea afecta proiectul propus. > Situaia actual a sectorului respectiv < Descriei situaia actual n sectorul sau aria instituional unde se va implementa proiectul propus. Aceast seciune nu trebuie s depeasc o jumtate de pagin. Includei aici: n politici i strategii naionale/locale i/sau date economice specifice sectorului sau ariei instituionale respective; n originea i istoricul recent al structurilor organizaionale, instituiilor i sistemelor de operare n sectorul sau aria instituional respectiv; i, dac este cazul i nu sunt incluse n alt seciune a acestui document: n responsabiliti i autoritate instituional; n resurse umane - capacitate i constrngeri; n dezvoltarea infrastructurii; n dezvoltarea pieei; n sisteme i fluxuri informaionale; n stabilirea prioritilor i luarea de decizii; n accesul la grupurile sociale prioritare identificate; n structuri i fluxuri financiare > Programe conexe i alte activiti de finanare: < Identificai i descriei legtura, dac exist, ntre contractul propus i activitile i programele din cadrul altor surse de finanare extern n acelai sector.>
OBIECTIVELE CONTRACTUALE I REZULTATELE DORITE

Obiective generale Obiectivele generale ale proiectului din care acest contract face parte sunt: n < obiectiv 1 > n < obiectiv 2, etc. > Obiective specifice Obiectivele acestui contract [care nu sunt n mod necesar cele ale proiectului] sunt urmtoarele: n < obiectiv 1 > n < obiectiv 2, etc. > Rezultatele ce trebuie obinute de ctre Consultant < Acestea pot fi prezentate fie n ordinea importanei, fie n ordine cronologic > n < rezultat 1 > n < rezultat 2, etc. >
68
IPOTEZE I RISCURI Ipoteze ce stau la baza proiectului < Introducei elemente din Cadrul Logic inclus n propunerea de finanare > Riscuri < Introducei elemente din Cadrul Logic inclus n propunerea de finanare >
SCOPUL PROIECTULUI
General Descrierea proiectului < dup caz, dar se recomand ca aceasta s fie de maxim dou pagini > Aria geografic de acoperit < dup caz > Grupuri int < dup caz > Activiti specifice < O list clar i detaliat a sarcinilor ce trebuie ndeplinite pentru a atinge obiectivele contractului i/sau fia postului pentru consultant. Sarcinile trebuie prezentate fie n ordinea importanei, fie n ordine cronologic. Lista trebuie s includ toate rapoartele pe care Consultantul trebuie s le ntocmeasc (n plus fa de rapoartele intermediare sau finale la care se face referire n seciunea 7.1 a acestui document). Orice sarcin care presupune o expertiz special trebuie s fie identificat foarte clar. Daca e cazul, va fi inclus aici i programul pentru ndeplinirea diferitelor activiti. Aceast seciune trebuie s conin doar cerinele (+ criteriile) manageriale, economice, instituionale i tehnice principale referitoare la activitile acestui proiect. Se poate face referire la fazele proiectului sau organizarea acestuia n componente distincte. Nu este nevoie de o descriere prea detaliat. Ofertanii i vor pregti n detaliu propriile metodologii i propuneri tehnice n aa fel nct s ndeplineasc condiiile generale descrise n acest document. Pentru contractele care prevd i supervizarea activitii contractorilor n cadrul altor proiecte (lucrri i aprovizionare), sarcinile supervizorului trebuie s includ o descriere a tipului de activitate de control pe care acesta trebuie s o desfoare. Atunci cnd supervizorul emite un certificat, acesta trebuie s se asigure c exist dovezi relevante c: n Sarcinile au fost ndeplinite n mod corespunztor; i n sumele cerute de contractor(i) sunt corecte, in conformitate cu cerinele contractului pe care acesta l supervizeaz. n pregtirea acestei seciuni trebuie acordat o atenie deosebit asigurrii durabilitii i diseminrii rezultatelor proiectului. Consultantul trebuie de asemenea s respecte procedurile de vizibilitate n ceea ce privete finanarea proiectului de ctre Comisia European > Managementul proiectului Organismul responsabil < Identificai departamentul specific al Autoritii contractante/rii beneficiare (sau agentul, dac este cazul), care va fi responsabil pentru managementul contractului/proiectului >
69
Structura de management < Descriei structura de management a administraiei autoritii contractante/rii beneficiare, inclusiv a proceselor decizionale care pot fi implicate n managementul acestui proiect. Includei informaii privind structura managerial de baz a proiectului (ex. Unitatea de management de proiect, grupul de iniiativ) i planificarea acestuia. Identificai acele decizii care pot fi luate de ctre Managerul de proiect (dup cum se stipuleaz n art. 8 al seciunii privind condiiile speciale) i acelea n legtur cu care managerul trebuie s cear aprobarea unui superior sau a comitetului de iniiativ. > Faciliti ce trebuie asigurate de Autoritatea contractant i/sau de alt pri < dup caz >
LOGISTIC I PLANIFICARE TEMPORAL

Amplasare < Identificai locul (ex.: oraul) unde se va afla baza operativ a proiectului, precum i alte amplasamente unde se pot desfura activiti pe termen scurt i/sau unde se pot demara proiecte pilot (regiuni sau ri nvecinate cu care s-au stabilit relaii de colaborare transfrontalier) > Data de ncepere i perioada de implementare Data de ncepere este <data> , iar perioada de implementare a contractului va fi < cifr > luni de la acea dat. Vezi art. 4 i 5 din Condiii speciale pentru detalii privind data de ncepere i perioada de implementare. < Dac se dorete selectarea unui contract ctigtor pentru servicii adiionale n funcie de rezultatul contractului iniial, cum ar fi faza a doua a unui studiu sau a unei operaii, aceast intenie trebuie declarat aici. Posibilitatea achiziionrii de servicii adiionale prin procedur negociat, precum i costurile estimate pe care acestea le presupun, trebuie indicate n mod clar, dac este cazul.>
CERINE
Personal Experi principali Toi experii care au un rol crucial n implementarea contractului sunt numii experi principali. Profilurile experilor principali n cazul acestui contract sunt urmtoarele: < Identificai profilurile tuturor experilor principali, al cror numr se recomand a fi de maxim 6; n caz contrar, punctajele maxime for fi neglijabile, iar evaluarea va fi dificil de fcut. Competenele necesare pot include: aptitudini profesionale si tehnice, aptitudini de comunicare, management al echipei i/sau aptitudini lingvistice, dac este cazul. Dei nu trebuie descrise n detaliu toate poziiile principale, se recomand ca acestea s fie ct se poate de clare pentru a se putea asigura o evaluare tehnic corect. Nu uitai s trecei punctajele n grila de evaluare. Se recomand s rmn la latitudinea ofertanilor stabilirea contribuiei experilor n ceea ce privete zilele de lucru. Totui, precizarea aproximativ a acestui tip de contribuie ar putea fi potrivit > < Procentajul de timp minim n care experii ar trebui s lucreze n ara beneficiar ar putea fi specificat n procente, de exemplu 75%, pentru a limita posibilitatea ca experii s petreac o perioad mare de timp n afara rii beneficiare creia se presupune c i acord asisten tehnic. >
70
Expert principal 1: ef de echip Competen]e [i aptitudini < Dup caz > Experien profesional general < Dup caz > Experien profesional specific < Dup caz > Expert principal 2: <ex.: Expert jurist principal > Competen]e [i aptitudini < Dup caz > Experien profesional general < Dup caz > Experien profesional specific < Dup caz > Expert principal 3: < etc. >
Note explicative privind contribuia experilor Zile de lucru: derularea contractului (i deci i plata) se face doar pe zile lucrate. Consultantul va fi pltit pentru zilele lucrate efectiv doar pe baza onorariului pe zi stipulat n schema de buget (anexa V). Ofertanii trebuie s anexeze fia cu numrul estimat de zile de lucru care este inclus n tabelul din anexa V a seciunii privind Organizarea i Metodologia (anexa III), pentru a demonstra corespondena dintre metodologia propus i contribuia experilor. Nu este necesar s se stipuleze i regulile privind vacanele i zilele libere. Acest lucru rmne la latitudinea ofertantului. Experii care ofer consultan pe termen lung au dreptul la maxim 60 de zile de concediu pe an. Contractul de asisten tehnic pe baz de onorariu este, prin definiie, acela conform cruia numrul de zile lucrate efectiv pe lun de ctre fiecare categorie de experi poate fi diferit de acela al zilelor de lucru estimate n schemele de organizare i buget. Datele reale privind sarcinile specificate n Termenii de referin pot fi determinate doar pe parcursul derulrii contractului. n timpul evalurii tehnice, singurul aspect care trebuie luat n considerare n cazul experilor care nu sunt experi principali este dac numrul de zile lucrate, estimat pentru fiecare lun n cazul fiecrei categorii de experi propuse n cadrul schemei de organizare (anexa III), este suficient pentru ndeplinirea cerinelor stipulate n Termeni de referin. Aceasta se verific pe baza profilurilor identificate n: Termeni de referin i/sau Organizare i metodologie. 2) Concediul anual la care au dreptul experii angajai de un furnizor de servicii se stabilete pe baza contractului de angajare ncheiat cu furnizorul de servicii, i nu pe baza contractului de servicii ncheiat ntre Autoritatea Contractant i Consultant. Totui, Autoritatea Contractant poate stabili cnd un consultant i poate lua concediu, avnd n vedere c acest lucru trebuie aprobat de Managerul de proiect, care va analiza o astfel de cerere i va lua o decizie n funcie de condiiile impuse de proiectul n derulare. Din motive evidente, o zi de concediu nu se consider zi lucrtoare. Toate acestea sunt clar stipulate n Condiii generale: Art. 21 Ore de lucru Zilele i orele de lucru ale Consultantului sau ale subordonailor acestuia n ara Autoritii Contractante se stabilesc conform legilor i prevederilor din ara respectiv, precum i pe baza cerinelor impuse de serviciile respective.
1)
71
Art. 22 Dreptul la concediu 22.1 Pe perioada de implementare a contractului, concediile se vor acorda n perioada aprobat de Managerul de proiect. 22.2 n cazul unui contract pe baz de onorariu, la stabilirea ratelor acestuia se vor lua n considerare cele 2 luni de concediu la care au dreptul subordonaii Consultantului, n perioada de implementare a contractului. n consecin, zilele libere luate sub form de concediu nu vor fi considerate zile lucrtoare. 22.3 Personalul Consultantului nu are dreptul la concediu medical sau de alt natur; totui, Managerul de proiect poate decide s i acorde Consultantului zile libere, nepltite, pe perioada de implementare a contractului. Pentru a evita efortul de identificare a sptmnilor de lucru, a srbtorilor naionale, etc. n ara beneficiar, totul se bazeaz pe zile lucrtoare. Onorariile experilor trebuie s includ toate costurile administrative impuse de angajarea experilor, cum ar fi cheltuieli de deplasare i repatriere (inclusiv zborul ctre i dinspre ara beneficiar, atunci cnd acetia sunt solicitai), cazare, diurne, concediu, asigurare medical i alte beneficii acordate experilor de ctre Consultant. De aceea, n contractul de servicii nu mai trebuie incluse i alte precizri referitoare la dreptul anual la concediu. Este important, totui, s se stabileasc cte deplasri pe termen scurt trebuie s fac respectivul expert (avnd n vedere faptul c aceste cltorii sunt incluse n onorariu, numrul de zboruri va afecta suma respectiv ). 3) Programul zilelor lucrtoare estimate, care trebuie ataat Anexei III, ofer o baz direct de calculare a valorii maxime a contractului. Managerul de proiect poate folosi tabelul actualizat de monitorizare a fluxului de numerar prezentat de Consultant, cu facturile aferente, pentru a urmri, pe baza facturilor, zilele lucrate efectiv i pentru a verifica dac contractul se deruleaz conform bugetului. Acest lucru este foarte util din punctul de vedere al managementului. Avnd n vedere faptul c zilele lucrtoare se stabilesc lunar, tabelul de monitorizare poate fi folosit pentru a vedea din timp dac pot aprea probleme n timpul implementrii contractului, n special datorit faptului c se pot calcula automat devierile de la calculele iniiale. De obicei, Managerul de Proiect trebuie s poat observa i explica de ce au aprut contradicii, dar, dac nu e cazul, poate face investigaii mai aprofundate. Aceasta este o problem de contabilitate managerial de baz.
Ali experi CV-urile experilor care nu sunt experi principali nu se studiaz nainte de semnarea contractului. Aceste CV-uri nu trebuie incluse n oferte. Consultantul selecteaz i angajeaz ali experi n funcie de necesiti, conform profilurilor identificate n Organizare i Metodologie < i/sau n Termeni de referin >. Aceste profiluri trebuie s indice dac aceti experi vor fi angajai pe termen lung sau scurt, vor fi experi internaionali sau locali, principali sau nu, pentru a vedea ce sume se vor aloca fiecrei categorii. Experi internaionali sunt aceia ale cror reedine permanente se afl n afara rii beneficiare, n vreme ce experi locali sunt aceia ale cror reedine permanente se afl n ara beneficiar. Consultantul trebuie s aib grij s asigure participarea activ a resurselor locale, acolo unde sunt disponibile, i implicarea att a personalului extern ct i a celui local n echipele de proiect. n exercitarea atribuiilor care le-au fost date, toi experii trebuie s fie independeni i s nu fie implicai n conflicte de interese.
72
Procedurile pe care Consultantul le folosete pentru a-i selecta pe aceti experi trebuie s fie transparente i bazate pe criterii pre-stabilite, inclusiv n ceea ce privete calificarea profesional, competenele lingvistice i experiena de lucru. Concluziile comitetului de selecie trebuie nregistrate in documente oficiale. Experii selectai trebuie s fie aprobai de Autoritatea Contractant. Funcionarii publici i ali funcionari din administraia public a rii beneficiare nu pot fi recrutai ca experi. Personal auxiliar i de sprijin < dup caz > [Dac contractul e pe baz de onorariu: Costurile de sprijin sunt incluse n onorariu.] [Dac e un contract pe baz de onorariu, iar personalul auxiliar trebuie asigurat de Consultant: Costurile implicate de personalul auxiliar trebuie incluse n onorariile experilor.] Sediu/birouri < Consultantul/ara beneficiar/Autoritatea Contractant > trebuie s asigure un sediu la standarde convenabile, cu spaii de aproximativ 10m ptrai pentru fiecare expert care lucreaz la contract. [Dac e un contract pe baz de onorariu, iar birourile trebuie asigurate de Consultant: Opiune 1: Costurile pentru birouri trebuie acoperite din onorariile experilor. Opiune 2: Costurile pentru birouri trebuie stipulate n prevederea referitoare la cheltuieli ocazionale (cu justificare). Preul pe metru ptrat trebuie s se alinieze preurilor de pia pentru birouri la standarde convenabile.] Faciliti ce trebuie asigurate de Consultant Consultantul trebuie s se asigure c experii beneficiaz de sprijin i echipamente potrivite. n particular, el trebuie s se asigure c exist resurse administrative, de secretariat i de interpretare pentru a le permite experilor s se concentreze asupra responsabilitilor lor de baz. De asemenea, el trebuie s transfere fondurile necesare desfurrii activitii acestora, aa cum se stipuleaz n contract, i s se asigure c acetia sunt pltii la timp. < Specificai de ce va fi nevoie n ceea ce privete: echipament de birou, servicii, documentaie, suport logistic, etc. pentru a se asigura succesul implementrii contractului, indicnd sursa (Consultant/ar beneficiar/Autoritate Contractant). Toate acestea trebuie specificate n detaliu, n special n cazul acelor elemente care trebuie asigurate de Consultant n contul onorariilor pe care le primesc experii si. > Dac Consultantul este un consoriu, aranjamentele trebuie fcute n aa fel nct s permit flexibilitate maxim a implementrii. Trebuie evitat soluia prin care fiecare partener al consoriului primete un procent fix din activitile ce trebuie depuse n cadrul contractului. Echipament Nu se va cumpra nici un fel de echipament n numele Autoritii Contractante / rii beneficiare n cadrul acestui contract de servicii i nici un fel de echipament nu va fi transferat Autoritii Contractante/rii beneficiare la sfritul contractului. Orice echipament care are legtur cu acest contract i care trebuie achiziionat de ara beneficiar trebuie cumprat printr-o procedur separat de achiziionare.
73
[Dac e un contract pe baz de onorariu: Cheltuieli ocazionale (cu justificare) Prevederea privind cheltuielile cu justificare se refer la cheltuielile eligibile care apar n cadrul acestui contract. Aceasta nu se refer la sumele ce trebuie asigurate de Consultant din onorariul su, dup cum s-a vzut mai sus. Folosirea acestor fonduri trebuie reglementat de prevederile stipulate n Condiii generale i n anexa V a contractului. Acestea se refer la: n Costuri de cltorie i subzisten pentru misiuni ce trebuie ndeplinite n cadrul acestui contract n ara beneficiar. {Nu dai cifre.} n < Punctul 2, etc. {Nu dai cifre.}> n cadrul acestui contract, suma alocat cheltuielilor cu justificare este de < suma > EURO. Aceast sum trebuie inclus fr modificri n buget. Orice cheltuieli de ntreinere pentru misiuni desfurate conform acestui contract la baza operativ din ara beneficiar nu trebuie s depeasc diurnele stipulate pe site-ul http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm la nceputul fiecrei misiuni.]
Note explicative privind regulamentul pentru cheltuieli cu justificare

Toate costurile legate de asigurarea de experi internaionali (inclusiv cltorii spre i din ara beneficiar i cele de subzisten, n afara celor menionate n acest document) trebuie incluse n onorarii. n schema de buget, nota explicativ va suna dup cum urmeaz: - prevederile privind cheltuielile cu justificare nu se refer la cltoriile spre i dinspre ara beneficiar ale experilor internaionali (altele dect cele prevzute n contract); Aceste costuri de mobilizare i demobilizare sunt incluse n onorarii. n acest sens, nu se face nici o diferen ntre experii pe termen lung i cei pe termen scurt. Singurele diurne i costuri de cltorie care trebuie acoperite din sumele alocate cheltuielilor cu justificare sunt cele pentru misiuni de la baza operativ din ara beneficiar care sunt impuse de aceti Termeni de referin. - costurile de subzisten pentru misiuni ce presupun petrecerea unei nopi n alt loc dect baza de lucru din ara beneficiar nu trebuie s depeasc diurna stipulat pe site-ul http://europa.eu.int/comm/europeaid/
index_en.htm.
Reinei c suma stabilit n Termeni de referin ca fiind cea pentru cheltuieli suplimentare exprim limita superioar a acestor costuri. Nu trebuie stabilite n mod exact i nu conteaz dac costurile reale sunt mai mici sau mai mari dect sumele estimate pentru componente, cu condiia s se fi stabilit o marj de eroare rezonabil. n acest document sau n caietul de sarcini nu trebuie s apar detalii de calcul privind cheltuielile cu justificare, pentru c altfel sumele stipulate devin obligatorii din punct de vedere legal. RAPOARTE Cerine de raportare Vezi art.26 din Condiii generale. n perioada de implementare a contractului, la fiecare ase luni trebuie fcute rapoarte privind derularea acestuia, nsoite de facturile aferente. La sfritul perioadei de implementare se va face un raport final, nsoit de o factur final. Varianta final a raportului trebuie prezentat cu cel puin o lun nainte de terminarea perioadei de implementare. Rapoartele intermediare i cel final se vor ntocmi n plus fa de cele stipulate n seciunea < ... > a acestui document.
74
[Dac e un contract pe baz de onorariu n plus, trebuie prezentat un raport financiar pentru fiecare dintre rapoartele menionate mai sus. Acesta trebuie s conin detalii cu privire la orele de lucru ale experilor i cheltuielile suplimentare. Raportul final trebuie nsoit de o factur final i de un certificat de expertiz contabil (conform art.30 din Condiii generale i n conformitate cu modelul din anexa VI a contractului), care s confirme valoarea final a contractului.] Prezentarea i aprobarea rapoartelor asupra stadiului de execuie Managerul de proiect trebuie s primeasc un numr de < cifra > copii ale rapoartelor privind stadiul de execuie a contractului. Aceste rapoarte trebuie scrise n englez. Managerul de proiect este cel care aprob aceste proiecte.
MONITORIZARE I EVALUARE
Definirea indicatorilor < indicatori specifici de performan alei deoarece reprezint instrumente de msur valide, utile, practice i comparabile pentru obinerea rezultatelor dorite. Acetia pot fi cantitativi: msurtori cantitative, inclusiv date statistice; sau calitativi: judeci rezultate din analize subiective > Cerine speciale < dup caz>
75
Anexa 2
Model UE de list de verificare pentru deschiderea ofertelor

Numr de referin: ____________________
Pas
Sesiune pregtitoare 1. Preedintele i secretarul verific documentaia pentru aprobarea corect a Comitetului de Evaluare i a observatorilor.
2. Preedintele descrie scopul contractului propus, identific organizaiile responsabile pentru pregtirea dosarului de licitaie i face un rezumat al caracteristicilor de baz ale procedurii de achiziie, inclusiv grila de evaluare inclus n dosarul de licitaie. Sesiunea de deschidere a ofertelor 1. Toate plicurile sunt nmnate Preedintelui. 2. Plicurile trebuie numerotate n ordinea primirii lor. 3. Preedintele verific dac toate plicurile care au fost primite sunt disponibile la sesiunea de deschidere. 4. Preedintele i secretarul verific dac toate plicurile sunt sigilate i n bun stare. 5. Preedintele i secretarul deschid plicurile n ordinea primirii lor i trec numrul pe prima pagin a fiecrui document. 6. Pentru fiecare plic, preedintele i secretarul anun i verific dac lista de oferte primite cuprinde nregistrri corecte ale urmtoarelor informaii: n numrul de nregistrare de pe plic; n numele ofertantului; n data (i ora, pentru cele primite n ultima zi permis) primirii; n starea plicului exterior; n dac ofertanii au completat n mod corect formularul de naintare a ofertei; n oferta financiar complet i reducerile aplicabile (formulate n exact acelai fel ca n formularul de naintare a ofertei) n decizia privind eligibilitatea ofertanilor pentru o evaluare ulterioar; n dac, la cerere, s-a oferit o garanie pentru licitaie. 7. Toi membrii Comitetului de Evaluare, precum i observatorii, semneaz declaraii de imparialitate i confidenialitate. 8. Preedintele semneaz lista de oferte primite. 9. Pentru fiecare ofert considerat eligibil pentru o evaluare ulterioar (conform listei de oferte primite), preedintele iniializeaz prima pagin a fiecrui exemplar al ofertei i toate paginile ofertei financiare. 10. Toi membrii Comitetului de Evaluare semneaz procesul verbal de deschidere a ofertelor.
76
Anexa 3
Model UE de proces-verbal de deschidere al ofertelor

REF. ANUN}: ____________________ <Titlul contractului> [ Numrul i titlul contractului:_____________________________ ] Buget maxim:_________________
Cuprins: Date Observatori Minute Concluzie Semnturi Rezumat al ofertelor primite Declara]ii de impar]ialitate [i confiden]ialitate [Coresponden cu privire la informa]ii adi]ionale cerute de la ofertani]
Anexe:
1. Date
DATA Scrisorile de invita]ie pentru a participa la licita]ie trimise la Termenul limit\ de primire a ofertelor Sesiunea de deschidere a ofertelor ORA LOCA}IE
2. Observatori
Nume Reprezentnd
77
3. Minuta
edina de deschidere a ofertelor s-a bazat pe ofertele primite [i nregistrate de la candidaii de pe lista scurt, nregistrare care a fost fcut utiliznd informaiile de pe plicuri. Fiecare plic al ofertanilor a fost nregistrat cu numr de ordine de ctre Autoritatea Contractant. Lista ataat a ofertelor primite a fost completata n cadrul edinei de deschidere a plicurilor de ctre Preedinte i Secretar. Au fost deschise numai plicurile care au fost primite nainte de termenul limit. Toi membrii Comisiei de evaluare (i observatorii) au semnat declaraii de imparialitate i confidenialitate, care sunt ataate acestui raport. Numrul plicului n care a sosit oferta este scris pe toate copiile ofertei tehnice i pe plicul care conine oferta financiar. [Dac vreunul dintre ofertani i-au retras oferta: Urmtorii ofertani i-au retras ofertele: Num\rul plicului Nume ofertant Motivul (dac\ se cunoa[te)
[Dac vreunui ofertant i s-a cerut vreo clarificare :
n urma acordului exprimat de ceilali membri al Comisiei de evaluare, Preedintele a scris urmtorilor ofertani crora li s-au cerut lmuriri, oferindu-le posibilitatea de a rspunde prin fax n cel mult 48 de ore (toat corespondena este ataat n anexa indicat) : Num\rul plicului Nume ofertant Anexate numerele de nregistrare ale schimbului de coresponden\ cu ofertanii
4. Concluzie
Considerm c urmtoarele oferte sunt eligibile pentru evaluarea ^n continuare: Num\rul plicului Nume ofertant
5. Semnturi
Nume Preedinte Secretar Evaluator Semntur
78
REZUMAT AL OFERTELOR PRIMITE

Ref. anun:_____________
Declaraiile ofertantului semnate? (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) Numrul de copii este corect? Decizia final (Admis / Respins)
Titlul contractului:______________________________
Primit de Numrul de plicuri (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Iniiale) Primit nainte de termenul limit?
Plicurile ofertantului au fost sigilate corect? Oferta financiar a fost ntr-un plic separat? Formularul de nscriere este corect completat? Au fost furnizate toate celelalte detalii?**
Numrul plicului care conine oferta
Numele ofertantului
Primit la*
...
Numele preedintelui
Semntura preedintelui
Data
NOTE:
* Se menioneaz ora numai pentru ofertele primite n ultima zi de primire a ofertelor; ** Conform Caietului de sarcini (ex, prezena contractelor de exclusivitate i disponibilitate a experilor cheie);
79
80
Model UE de gril de evaluare administrativ

Anexa 4 Ref. anun:_____________
Titlul contractului:______________________________
Numrul plicului care conine oferta Organizare i metodologie? (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu) (Da/Nu/nu este cazul) (Da/Nu)
Numele ofertantului
Formularul de nscriere este corect completat? Experi cheie (list + CVuri)?
Declaraiile ofertantului (semnate de fiecare membru al consoriului, dac este cazul) ? Limba n care s-a ntocmit oferta, conform cerinelor? Declaraia de subcontractare se accept\? Experii cheie sunt menionai numai ntr-o ofert? Toi experii au semnat contracte de exclusivitate i disponibilitate ? Naionalitatea experilor cheie i a subcontractorilor este eligibil ?
Decizia final?
(Iniiale)
(Admis / Respins)
...
Numele preedintelui
Semntura preedintelui
Data
Anexa 5
Model UE de raport de evaluare

REF.: ____________________
Cuprins: Agend Observatori Evaluare - Sesiune pregtitoare - Sesiune de deschidere a ofertelor - Conformitate administrativ - Conformitate tehnic - Evaluare financiar Concluzii Semnturi Anexe: Raportul asupra deschiderii ofertelor i anexele sale Grila de conformitate administrativ Grile de evaluare tehnic completate de evaluatori individuali Fie de prezen [coresponden de clarificare cu ofertanii]
1. Agenda
DATA Sesiunea pregtitoare Termenul de prezentare a ofertelor Sesiunea de deschidere a ofertelor < ntlnire 1 > < ntlnire 2 > Etc. ORA LOCUL
2. Observatori
Nume Reprezentnd
81
3. Evaluare
Sesiunea pregtitoare Preedintele i Secretarul au verificat documentaia pentru aprobarea corect a tuturor membrilor i observatorilor. Preedintele a informat Comitetul de Evaluare n ceea ce privete obiectivele contractului propus, a identificat organizaiile responsabile pentru pregtirea caietului de sarcini i a prezentat caracteristicile procedurii de achiziie pn la momentul respectiv. Sesiunea de deschidere a ofertelor Procesul verbal de deschidere a ofertelor este ataat acestui raport. Comitetul de Evaluare a luat n considerare doar acele oferte care, n urma sesiunii de deschidere a ofertelor, au fost considerate eligibile pentru o evaluare ulterioar. Conformitatea administrativ Comitetul de Evaluare a folosit grila de conformitate administrativ inclus n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei pentru a verifica conformitatea ofertelor cu principalele cerine din documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei.
[Dac\ s-au cerut clarificri din partea ofertanilor :

Cu acordul celorlali membri ai Comitetului de Evaluare, Preedintele a scris urmtorilor ofertani, ale cror oferte necesitau clarificri, oferindu-le posibilitatea de a rspunde prin fax n maxim 48 de ore (toat corespondena este inclus n Anexa indicat): Plic ofert nr. Nume ofertant Rezumat al schimbului de coresponden
]
S-a ataat grila de conformitate administrativ completat. Pe baza acesteia, Comitetul de Evaluare a hotrt c urmtorii ofertani nu au ndeplinit condiiile administrative impuse i deci nu sunt eligibili n continuare: Plic ofert nr. Nume ofertant Motiv
Conformitatea tehnic Fiecare evaluator din Comitetul de Evaluare a folosit grila de conformitate tehnic inclus n caietul de sarcini pentru a evalua conformitatea fiecrei oferte cu cerinele tehnice din caiet. Au fost ataate grilele de evaluare tehnic completate. Dup discutarea concluziilor evaluatorilor, Comitetul de Evaluare a decis c urmtorii ofertani nu sunt eligibili din punct de vedere tehnic: Plic ofert nr. Nume evaluator
82
Evaluarea financiar Comitetul de evaluare a verificat ofertanii eligibili din punct de vedere tehnic pentru a vedea dac exist erori aritmetice. [Dac s-au gsit erori aritmetice: Dup cum este prevzut n instruciunile pentru ofertani, erorile aritmetice au fost corectate n urmtoarele situaii: n Unde existau discrepane ntre sumele exprimate n cifre i cele exprimate n litere s-au acceptat cele n litere. n Cu excepia contractelor cu plat unic (lump-sum), acolo unde erau discrepane ntre preul unitar i suma total obinut din nmulirea preului unitar cu cantitatea, preul unitar a fost cel luat n considerare, cu excepia cazului n care Comitetul de Evaluare a decis c a existat o eroare clar n preul unitar, n care caz suma total a fost cea luat n considerare. n Cnd s-au aplicat reduceri necondiionate ofertelor financiare pentru loturi individuale, reducerea s-a aplicat ofertei financiare. S-au fcut urmtoarele corecii aritmetice: Plic ofert nr. Nume ofertant Oferta financiar (euro/moneda naional) Oferta financiar corectat aritmetic (euro/moneda naional)
Numr lot
Au fost comparate ofertele financiare corectate aritmetic [pentru fiecare lot] pentru a identifica oferta cu cel mai mic pre [pentru acel lot]. [Dac o ofert pare s aib un pre anormal de mic n comparaie cu preurile de pe pia: Oferta depus de <nume ofertant> prea s aib un pre anormal de mic n comparaie cu preurile de pe pia. n consecin, preedintele Comitetului de Evaluare i-a scris <nume ofertant> pentru a obine explicaii privind acest pre. Ca urmare a explicaiilor oferite de ofertant, Comitetul de Evaluare a decis FIE s accepte oferta, pentru c [ofertantul a folosit o metod de producie economic / soluia tehnic oferit era bun / oferta financiar a reflectat condiiile extrem de favorabile pentru ofertant] SAU s resping oferta datorit faptului c preul anormal de mic nu a putut fi justificat n mod obiectiv] [Pentru fiecare lot ] clasificarea final a ofertelor care nu au fost excluse n faza de evaluare a fost dup cum urmeaz, n ordinea ofertelor financiare corectate aritmetic: Plic ofert nr. Nume ofertant Oferta financiar [dup corecia aritmetic] (euro/moneda naional) Clasificare final\
83
Clasificare final [Dac vreunul dintre ofertanii care depun ofertele cele mai puin costisitoare pentru un lot a prezentat i o alt variant: Fiecare dintre variantele oferite de ofertanii care au fcut ofertele financiare cel mai puin costisitoare a fost evaluat din punct de vedere tehnic i financiar. Ofertele financiare corectate aritmetic ale variantelor eligibile din punct de vedere tehnic au fost: Variant\ ofert\ Variant\ ofert\ financiar Nr. financiar corectat lot (euro/moneda aritmetic naional) (euro/moneda naional) Oferta financiar original\ corectat aritmetic (euro/moneda naional)
Plic ofert nr.
Nume ofertant
]
4. Concluzii
n consecin, Comitetul de Evaluare recomand ca acordarea contractelor s se fac dup cum urmeaz: Nr. Plic ofert lot* nr. Oferta financiar [dup corecia aritmetic] (euro/moneda naional) Reducere aplicabil\ (euro/moneda naional) Valoarea contractului (euro/moneda naional)
Nume ofertant
* tergei coloanele dac nu exist loturi.
5. Semnturi
Nume Preedinte Secretar Evaluator Semntur
84
Anexa 6
Model UE de scrisoare pentru ofertanii respini

< Dat > < Adresa ofertantului > < Anunul de licitaie > / < Nr. de nregistrare al scrisorii >
Ref:
Stimate < Numele persoanei de contact > < Titlul contractului >, < Locaia > V mulumim pentru participarea dumneavoastr la sus menionata procedur de achiziii publice. Totui, cu regret v informm c oferta naintat de dumneavoastr nu a fost aleas din cauza urmtoarelor motive (alege]i varianta corespunz\toare): n Oferta dumneavoastr nu a ajuns nainte de termenul limit n Oferta dumneavoastr nu a corespuns din punct de vedere administrativ n Consider\m c soluia tehnic nu ndeplinete ndeajuns criteriile de acordare a contractului n Oferta financiar depete bugetul maxim disponibil pentru contract n Oferta dumneavoastr nu a fost cea mai puin costisitoare dintre cele care s-au calificat din punct de vedere tehnic (vezi tabelul ataat) n < Altele, urmnd a fi specificate > Comisia de evaluare a luat hotrrea de a atribui contractul
< numele ctigtorului licitaiei >

Punctajul pe care evaluatorii l-au acordat ofertei dumneavoastr n funcie de criteriile de acordare a contractului, precum i ctigtorului, sunt: Punctaj final
Criteriu 1
Criteriu 2
Criteriu 3
Oferta dvs. Oferta ctigtoare Dei cu aceast ocazie nu am putut profita de serviciile dumneavoastr, sper c vei continua s participai activ la iniiativele noastre. Cu stim,
< Nume >
Punctaj oferta financiar
Org. & metod
Punctaj tehnic
85
86
87
88
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC|

ATRIBUIREA CONTRACTULUI
Contractul se atribuie ofertantului declarat ctigtor de ctre comisia de evaluare i se semneaz dup cel puin 7 zile de la ntiinarea privind rezultatul aplicrii procedurii. n cazul n care autoritatea contractant nu ajunge s ncheie contractul cu ofertantul declarat ctigtor, aceasta are dreptul: n de a invita ofertanii, n ordinea descresctoare a clasamentului n vederea ncheierii contractului; n de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
REPETAREA PROCEDURII
Repetarea procedurii se poate realiza n urmtoarele cazuri:
Ofert necorespunztoare Licitaie deschis Licitaie restrns Negociere competitiv Cerere de ofert
X X X < 2 oferte
Participare necorespunztoare
< 2 ofertani < 5 candidai < 2 candidai -
ANULAREA PROCEDURII
Anularea procedurii se poate realiza numai nainte de ncheierea contractului, de regul, nainte de comunicarea rezultatului evalurii ofertelor. Decizia de anulare nu creeaz obligaii autoritii contractante fa de participanii la procedur, cu excepia returnrii garaniei de participare. Cazurile n care poate avea loc anularea procedurii: n nu a fost posibil asigurarea unui nivel satisfctor al concurentei (respectiv numrul de candidai/ofertani este mai mic dect cel minim prevzut pentru fiecare procedur); n nici unul dintre candidai/ofertani nu a ndeplinit condiiile de calificare prevzute n documentaie; n au fost prezentate numai oferte necorespunztoare, adic: depuse dup data limit de depunere a ofertelor; nu au fost elaborate i prezentate n concordan cu cerinele din documentaie;
Atribuirea contractului de achizi]ie public\
89
conin preuri care par, n mod evident, a nu fi rezultatul liberei concurene i care nu pot fi temeinic justificate; conin propuneri referitoare la clauzele contractuale n mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractant; prin valoarea inclus n propunerea financiar, fiecare dintre ele a depit valoarea fondurilor alocate pentru ndeplinirea contractului de achiziie public\ respectiv; n circumstane excepionale afecteaz procedura pentru atribuirea contractului de achiziie public sau este imposibil\ ncheierea contractului.
n anex este prezentat un model de anun privind anularea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public.
CI DE ATAC
Cile de atac prevzute n legea romn n vigoare sunt contestaia i aciunea n instan. Este ndreptit s utilizeze cile de atac orice persoan fizic sau juridic dac: n are un interes legitim n legtur cu un anumit contract; n sufer, risc s sufere sau a suferit un prejudiciu, ca o consecin direct a unui act nelegal sau a unei decizii nelegale.
CONTESTAIE
Contestaia se trimite ctre autoritatea emitent a actului, la adresa i n atenia compartimentului indicat n mod expres n anunul sau invitaia de participare. n formularea contestaiei, contestatarul trebuie s precizeze: n c reprezint o contestaie, n temeiul OUG nr. 60/2001; n actul sau decizia contestat; n prejudicii suferite n trecut, n prezent sau pe care le poate suferi contestatarul; i n modul n care contestatarul dorete s fie soluionat contestaia sa. Contestaia trebuie formulat n scris. Termenele de introducere a contestaiei, prevzute n versiunea iniial a OUG nr. 60/2001, au fost eliminate din textul acesteia prin Legea nr. 212/2002. Astfel, sunt aplicabile termenele generale (30 de zile de la data emiterii actului sau deciziei) prevzute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990 (publicat n Monitorul Oficial nr. 122/1990), cu modificrile ulterioare. n momentul primirii contestaiei, autoritatea contractant: n va suspenda procedura pentru atribuirea contractului de achiziie public; n va comunica imediat decizia de suspendare ctre contestatar i ctre toate celelalte persoane implicate n procedur;
n
va ntiina Ministerul Finanelor Publice i, pentru contractele de lucrri sau de servicii de proiectare, Ministerul Transporturilor, Construciilor i Turismului.
90
Autoritatea contractant poate s decid s nu suspende procedura dac: n contestaia este, n mod evident, nejustificat; n coninutul contestaiei este, n mod evident, neserios; n prin suspendarea procedurii exist pericolul iminent de a afecta grav un interes public major (autoritatea contractant trebuie s fie n msur s argumenteze acest lucru). Ca urmare a primirii contestaiei, autoritatea contractant poate decide, n termen de 10 zile de la primirea acesteia: n respingerea contestaiei, motivat; sau n reinerea spre soluionare, urmat de luarea de aciuni preventive i corective (modificare, ncetare, revocare, anulare, etc.). n termen de dou zile lucrtoare de la primirea comunicrii deciziei autoritii contractante, contestatorii au obligaia de a notifica autoritii contractante dac accept sau nu rezoluia acesteia i msurile corective eventual decise n soluionarea contestaiei. Cei care notific autoritii contractante c accept rezoluia i eventualele msuri corective decise decad din dreptul de a ataca n instan actul sau decizia contestat, inclusiv din dreptul de a introduce cerere de intervenie n interesul prii care ar ataca respectiva rezoluie i/sau msurile corective n cauz.
ACIUNE N INSTAN
Aciunea n instan poate fi introdus n condiiile legislaiei privind achiziiile publice i a reglementrilor generale n domeniul contenciosului administrativ (Legea nr. 29/1990, modificat)1. Instana nu va accepta aciunea dect dac a fost parcurs procedura administrativ prealabil (contestaia). Totui, legea reglementeaz o serie de excepii de la aceast prevedere. Astfel, pot introduce aciune n instan fr a fi formulat contestaie: n persoanele care nu au fost implicate n procedura de atribuire a contractului de achiziie public; De exemplu, locuitorii din vecintatea unei lucrri atribuite prin contract de achiziie public pot contesta n instan oportunitatea realizrii respectivului obiectiv de ctre autoritatea contractant. aciunilor care urmresc legalitatea sau completarea deciziilor luate n soluionarea contestaiilor; n ofertanilor, dac atac decizia de atribuire a contractului.
n
Termenele prevzute de lege n ceea ce privete atacarea n justiie a actelor sau deciziilor autoritii contractante:
Obiectul aciunii Aciune n temeiul OUG nr. 60/2001, introdus dup contestaie Cerere de intervenie introdus participanii implicai n procedur de Termen
30 de zile de la data primiri rezoluiei motivate de soluionare a contestaiei sau de la expirarea termenului de 10 zile pentru soluionarea contestaiei 5 zile de la data primirii ntiinrii privind introducerea unei aciuni n justiie
1 A se vedea [i Dumitru Brezoianu, Contenciosul administrativ, Bucure[ti, 1995, Dacian Cosmin Drago[, Recursul administrativ [i contenciosul administrativ, ALL Beck, 2001, Dacian Cosmin Drago[, Noua reglementare a contenciosului administrativ special n materia achizi]iilor publice, n Dreptul, nr. 1/2001, Valentin Prisacaru, Contenciosul administrativ romn, ALL Beck, 1998;
91
Aciune introdus de o persoan care nu a fost implicat n procedura de atribuire a contractului de achiziie public Aciune introdus de un ofertant, n condiiile n care autoritatea contractant a ncheiat contractul nainte de trecerea a 7 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii de achiziie public
15 zile de la data publicrii anunului de atribuire n Monitorul Oficial
15 zile de la data publicrii anunului de atribuire n Monitorul Oficial
Instana poate decide: n anularea actului atacat; n corectarea sau modificarea actului atacat; n plata de despgubiri; n luarea de msuri provizorii. Ca o aplicare a principiului transparenei, Hotrrile judectoreti se public n Monitorul Oficial, Partea a VI-a.
RAPORTARE
Autoritatea contractant are obligaia de a ntocmi trimestrial un raport care cuprinde toate datele referitoare la contractele de achiziie public atribuite, indiferent de valoarea acestora. Raportul se ntocmete n conformitate cu modelul din Anexa 6 din HG nr. 461/2001. Rapoartele trebuie remise: n n primele 15 zile ale lunii urmtoare ncheierii fiecrui trimestru raportul se trimite ctre direciile generale ale finanelor publice judeene, respectiv a municipiului Bucureti; n n primele 15 zile ale lunii urmtoare datei ncheierii contractului se trimite un exemplar ctre MLPTL (acum - MTCT), n cazul achiziiilor publice de lucrri i de servicii de proiectare a construciilor.
Anex\
1. Model UE de anun] de anulare a procedurii.
92
Anexa 1
[ alegei: licitaiei deschise / licitaiei restrnse / negocierii competitive / cererii de ofert]

< Titlul contractului >
1. Numrul de referin
< Numrul de referin al anunului/invitaiei de participare >
Model UE de anun de anulare a
2. Data publicrii
< Data >
3. Autoritatea contractant
< Autoritatea contractant >
4. Alte informaii
< Se recomand s se includ maximum: 5 rnduri >
93
94
Administrarea contractului de achizi]ie public\
95
96
ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC|

Procesul de achiziii publice, iniiat o dat cu nceperea activitilor de planificare, nu se ncheie o dat cu atribuirea contractului. Poate cea mai important parte a achiziiei publice ncepe o dat cu semnarea contractului i se ncheie n momentul realizrii ultimelor pli pentru produsele, serviciile i lucrrile achiziionate i recepionarea acestora. Legislaia privind achiziiile publice se refer mai puin la etapa de administrare a contractului, aici intervenind n principal alte reglementri, de natur contabil, financiar, de respectare a calitii n construcii, a proteciei mediului, sau, legislaia comun n materie civil i comercial. Pe lng aceste cerine de natur legal, un rol foarte important l joac managementul de proiect - conceperea fiecrui contract ca un proiect i administrarea lui astfel nct s se urmreasc realizarea interesului public urmrit de achiziia respectiv cu respectarea standardelor de calitate, a costurilor i termenelor stabilite pentru respectiva achiziie. Aceast parte a ghidului se refer n special la administrarea contractelor cu durat mai mare de derulare, fie c sunt de produse ce trebuie livrate n trane sau pe loturi, fie c sunt de servicii sau lucrri. Multe aspecte prezentate aici sunt relevante chiar i n cazul contractelor cu executare imediat (specifice mai ales domeniului produselor), mai ales dac acestea presupun continuarea relaiei cu furnizorul (de exemplu: service n cadrul termenului de garanie). Complexitatea unora dintre contracte implic o mai mare atenie pentru unele aspecte ce vor fi prezentate aici. Scopul activitilor de administrare a contractului este obinerea produselor/serviciilor/ lucrrilor aa cum au fost ele prevzute n contract n sensul respectrii principiului utilizrii eficiente a fondurilor publice. Un aspect foarte important este acela c administrarea contractului depinde ntr-o foarte mare msur de ce s-a ntmplat nainte. O bun planificare a achiziiei i o aplicare corect a procedurilor sunt premisele fundamentale ale unei eficiente administrri a contractului.
97
Administrarea contractului nseamn mult mai mult dect respectarea termenilor acordului dintre pri. Aceasta este un lucru important, dar nu reprezint dect primul pas. Indiferent de coninutul contractului, vor exista ntotdeauna tensiuni ntre autoritatea contractant i contractant. Administrarea contractului urmrete i rezolvarea i limitarea posibilelor tensiuni astfel nct s se ating scopul contractului. n plus, tendina la nivel european este de a evolua de la relaii strict formale ntre autoritatea contractant i contractant, n care acesta din urm este inut din scurt, ctre construirea unor relaii de parteneriat ntre pri, bineneles cu stricta respectare a normelor etice. Urmtorii factori sunt eseniali n realizarea unei bune administrri a contractului: n un contract bun, care s acopere toate aspectele necesare, cum ar fi, printre altele, standarde de calitate, proceduri de comunicare i soluionare a disputelor, etc.; n nelegerea obiectivelor fiecrei pri, a autoritii contractante (realizarea interesului public) i a contractantului (profit, portofoliu de proiecte de succes); n posibilitatea mbuntirii condiiilor de ndeplinire a cerinelor contractuale, reflectat i n clauzele din contract; n persoane cu bun pregtire care s rspund de contract att la nivelul autoritii contractante ct i a contractantului. Un rol important l are, mai ales n contractele care se deruleaz pe termen lung, continuitatea relaiilor. n acest sens, pentru fiecare contract ar trebui numit un responsabil de contract la nivelul autoritii contractante; n cunoaterea foarte bun a pieei, a domeniului de activitate economic de care aparine obiectul contractului i, mai ales, a prevederilor contractului; n flexibilitate, att din partea autoritii contractante ct i a contractantului, necesar adaptrii la schimbare, mai ales c nu toate problemele pot fi identificate corect la momentul semnrii contractului; n managementul schimbrii, reflectat n prevederile contractuale; n proactivitate, adic arta de anticipa i rspunde strategic la provocri, mai degrab dect rspunsul la fiecare problem dup ce acestea intervin. Atunci cnd autoritatea contractant nu dispune de resursele necesare pentru o bun administrare a contractului poate recurge la sprijinul consultanilor de specialitate, potrivit legii.
Administrarea contractului va fi urmrit din urmtoarele perspective: n managementul obinerii rezultatelor scontate; n managementul relaiilor dintre autoritatea contractant i contractant; n aspectele legale, financiare, contabile ale administrrii contractului; n utilizarea informaiilor din contract pentru mbuntirea procesului de achiziii publice.
98
MANAGEMENTUL OBINERII REZULTATELOR SCONTATE

Managementul obinerii rezultatelor scontate urmrete ca ceea ce a fost convenit de ctre pri n contractul de achiziie public s fie realizat cu respectarea standardelor de calitate corespunztoare. Acest lucru implic, n acelai timp: n verificarea faptului c produsele/serviciile/lucrrile sunt furnizate/prestate/ executate n conformitate cu contractul; n ele corespund standardelor de calitate stabilite; n se realizeaz la termenele stabilite; i n costurile sunt la nivelurile stabilite. Evaluarea gradului de respectare a contractului trebuie s ia n considerare, pe lng cantitate i calitatea. Calitatea poate fi definit ca fiind ansamblul proprietilor i caracteristicilor unei entiti care i confer aptitudinea de a satisface necesitile exprimate i implicite. Interesant de observat este c termenul de calitate se refer i la necesitile implicite, respectiv la cele pe care utilizatorul nu a considerat necesar s fie exprimate n mod expres1. Iat cteva elemente care permit o cuantificare a calitii: completitudine, disponibilitate, capacitate, ncredere, flexibilitate, ncadrare n timp, rspuns prompt, securitate, respectarea standardelor, satisfacie, protecia mediului. n administrarea contractului, riscul joac un rol foarte important. Riscul este definit ca fiind incertitudinea obinerii unui rezultat, fie el pozitiv sau negativ. n ceea ce privete administrarea contractului, managementul riscului nseamn acele activiti necesare pentru a identifica i controla riscurile ce pot avea impact asupra ducerii la ndeplinire, totale sau pariale, a contractului. Chiar dac este responsabilitatea furnizorului/prestatorului/executantului de a duce contractul la ndeplinire, autoritatea contractant\ are un rol important de jucat n managementul riscului. n cele din urm, ea este responsabil de ndeplinirea interesului public implicat. Dintre cele mai ntlnite cauzele de risc putem aminti: n lipsa capacitii furnizorului/prestatorului/executantului; n pierderea sau mutarea de ctre prestator/executant a personalului calificat; n schimbri n orientarea pe pia a furnizorului/prestatorului/ executantului, ceea ce poate duce la reducerea interesului pentru respectivul contract; n reducerea capacitii financiare a furnizorului / prestatorului / executantului dup semnarea contractului, etc. n afar de acestea, alte cauze de risc sunt n afara controlului prilor, cum ar fi fora major (inundaii, cutremure, etc.). Atunci cnd riscurile sunt anticipate, autoritatea contractant i contractantul vor trebui s lucreze mpreun pentru a decide cine rspunde pentru respectivul risc i s decid cum poate fi redus sau eliminat atunci cnd evenimentele anticipate vor avea lor.
1 Commision centrale des marches, Guide en matiere de qualite, 1998;
99
MANAGEMENTUL RELAIILOR DINTRE AUTORITATEA CONTRACTANT I CONTRACTANT

Relaiile dintre autoritatea contractant i contractant joac un rol esenial n obinerea rezultatului urmrit prin achiziia respectiv n special n contractele de lung durat, unde interdependena ntre cele dou pri este inevitabil. n acest sens sunt eseniale: n relaiile bune i ncrederea ntre autoritatea contractant (client) i contractor (furnizor/prestator/executant); n comunicarea eficient; n recunoaterea scopurilor comune ale prilor.
ATENIE
Bunele relaii ntre reprezentanii autoritii contractante i cei ai contractantului nu trebuie s vin n conflict cu regulile de etic n achiziii publice. Tipuri de comunicare ntre autoritatea contractant i contractant: n operaional - ntre persoanele responsabile de aplicarea contractului de la nivelul autoritii contractante i contractant (privete aspecte tehnice, etc.); n oficial - ntre persoanele responsabile de administrarea contractului de la nivelul autoritii contractante i contractant (privete aspecte financiare, juridice, etc.); n strategic - ntre conducerea autoritii contractante i contractant. Chiar dac se vorbete n mod curent de relaii ntre organizaii/instituii, de cele mai multe ori ele sunt reflexia relaiilor ntre persoanele reprezentnd respectivele entiti. Din punct de vedere al relaiilor dintre autoritatea contractant i contractant, este important ca persoanele ce reprezint prile s poat s lucreze mpreun. Tensiunile ce pot aprea n timpul derulrii contractului pot s nu aduc atingere interesului public coninut n respectivul contract printr-un bun management al conflictelor din partea autoritii contractante. Dac apare o disput, este foarte important ca ea s fie rezolvat rapid i eficient. ntrzierile pot duce la efecte negative importante pentru autoritatea contractant. Metodele de soluionarea disputelor includ de la simpla comunicare la negociere, mediere, arbitraj sau apelarea la instana de judecat. Medierea este un proces de soluionare alternativ a litigiilor n cadrul creia un specialist neutru, mediatorul, faciliteaz negocierile ntre prile aflate n litigiu, cu scopul de a le ajuta s gseasc o modalitate acceptabil de soluionare a diferendelor existente. Mediatorul nu are autoritatea de a decide asupra nici unui aspect al cazului respectiv, nici de a cere prilor s acioneze ntr-un anumit mod sau s ajung la o nelegere asupra litigiului n anumite condiii. Unica putere a mediatorului este puterea de convingere.
100
ASPECTELE LEGALE, FINANCIARE, CONTABILE ALE ADMINISTRRII CONTRACTULUI

n continuare sunt prezentate succint exemple de activiti cu caracter administrativ ce trebuie avute n vedere pe perioada derulrii contractului2: n ntocmirea unui opis al documentelor contractului, n ordine cronologic, cu actualizare sistematic; n transmiterea garaniilor de bun execuie departamentului economic pentru nregistrarea acestora n contabilitatea autoritii contractante (nregistrare extra bilanier); n estimarea fondurilor necesare pe perioada derulrii contractului pe baza graficului de livrare a produselor, a graficului de realizare a lucrrilor sau graficului de realizare/prestare a serviciilor, aa cum sunt acestea anexate la contract i n baza clauzelor contractuale referitoare la pli. Toate aceste estimri trebuie s se regseasc n deschiderile de credite pe fiecare capitol (personal, materiale i capital); n obinerea tuturor documentelor suport pentru efectuarea plilor, aa cum sunt aceste documente prezentate n contract i reglementate n legislaia n vigoare; n obinerea vizelor de control financiar preventiv intern i control financiar preventiv delegat pe ordonanrile de plat, inclusiv evidenierea stadiului angajamentului legal; n organizarea recepiei la livrare/terminarea lucrrilor/stadiului serviciilor prestate; n transmiterea documentelor ce privesc derularea contractelor altor instituii ndreptite (de ex: procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor/de recepie final sau rapoarte de monitorizare); n obinerea documentelor necesare finalizrii contractului, aa cum sunt acestea stabilite prin contract; n eliberarea garaniilor de bun execuie; n nregistrarea n patrimoniul autoritii contractante a echivalentului valoric al rezultatului contractului.
UTILIZAREA INFORMAIILOR DIN CONTRACT PENTRU MBUNTIREA PROCESULUI DE ACHIZIII PUBLICE

Informaiile pe care autoritatea contractant le obine din derularea contractului pot i trebuie s fie folosite pentru mbuntirea procesului de achiziii publice n cadrul respectivei autoriti contractante. La ncheierea contractului, autoritatea contractanta va trebui s realizeze evaluarea modului de derulare a contractului, analiznd, printre altele: n n ce msur planificarea achiziiei a corespuns nevoilor reale ale comunitii; n n ce msur procedura aleas a dus la satisfacerea necesitilor stabilite iniial; n n ce mod a influenat planificarea aplicrii procedurii bunul rezultat al acesteia; n n ce mod a influenat coninutul caietului de sarcini/termenilor de referin rezultatul obinut; n n ce msur au influenat rezultatul obinut metoda de evaluare i criteriile de evaluare alese; n n ce msur a contribuit forma contractului la buna lui desfurare; n n ce msur administrarea contractului a corespuns scopului acestuia.
2 Ghid pentru achizi]ii publice, Ministerul Finan]elor Publice, 2003;
101
Aceast evaluare este de natur a furniza informaii importante conducerii autoritii contractante i persoanei/compartimentului responsabil de achiziii publice n gestionarea viitoarelor procese de achiziii publice. Un alt rezultat al analizei este baza de date pe care persoana/compartimentul responsabil de achiziii publice o poate realiza cu toate contractele derulate. Actualizat n mod corespunztor, aceast baz de date poate oferi informaii importante pentru viitoarele achiziii. Exemplu: Consultnd baza de date, putei observa c oferta financiar pentru produsele cerute este mai mpovrtoare dect cea similar primit cu un an n urm. Din analiza acestui fapt, corelat cu o analiz a pieei, putei lua decizia optim.
NU UITA}I! Autoritatea contractant este cea responsabil, inclusiv n administrarea contractului, de satisfacerea interesului public la care rspunde respectivul contract!
Anex\
1. Model UE de formular de evaluare pentru contractant contracte de furnizare.
102
Anex
Model UE de formular de evaluare pentru contractant contracte de furnizare

<Numele contractului> <Locaia> <Nr. de referin al contractului>
1. CONTRACTANT
Nume(le) firm (firmelor) Contractant principal* Partener 2* Etc. *
*adugai/ tergei mai multe rnduri pentru parteneri n funcie de numrul lor. inei minte c pentru scopurile acestui formular de evaluare sub-contractantul nu se consider a fi partener. Dac aceast evaluare este completat pentru un contractant individual, numele contractantului trebuie nscris la Contractant (iar toate celelalte rnduri trebuie terse).
2. PERIOAD DE EXECUIE De la
< Data >
la
< Data >
3. EVALUAREA PERFORMANEI CONTRACTANTULUI

Factor Compatibilitatea produselor cu Specificaiile Tehnice iniiale Capacitatea de a respecta termenele limit Calitatea produselor Calitatea serviciilor dup vnzare (n cazul n care exist) Calitatea training-ului (n cazul n care exist) Calitatea altor servicii adiacente (n cazul n care exist) Calitatea relaiilor cu clienii Schema evalurii 1 Excelent Evaluare
4. MANAGER DE PROIECT
Nume Semntur Dat
2 Bine 3 Mediu 4 Sub medie 5 Nesatisfctor
103
Iat-ne ajuni la sfritul acestui Ghid. Dac n primele pagini v propuneam o versiune cronologic a pailor de aplicare a legislaiei cu privire la achiziiile publice, acum putem s privim altfel acest proces: aa cum se desfoar el n realitate, ciclic, centrat pe respectarea principiilor directoare.
104
BIBLIOGRAFIE
Alte surse pentru informarea dumneavoastr:

1. Baias, Flavius, Bdil, Adrian, Popescu, Corneliu-Liviu, Proceduri i practici eficiente pentru consilierii locali, CSPSAC, 2003;
2. Bason, Cezar, Introducere n teoria finanelor publice , Editura Didactic i Pedagogic, 1997; 3. Borchardt, Klaus-Dietrich, The ABC of Community Law, Comisia European, 2000; 4. Brezoianu, Dumitru, Contenciosul administrativ, Bucureti, 1995; 5. Drago, Dacian Cosmin, Recursul administrativ i contenciosul administrativ, ALL Beck, 2001; 6. Drago, Dacian Cosmin, Noua reglementare a contenciosului administrativ special n materia achiziiilor publice, n Dreptul, nr. 1/2001; 7. Drago, Dacian Cosmin, Contractul de achiziie public, n Curierul Judiciar, nr, 2/2002; 8. Creo[teanu, Kristina (ed.), Georgescu, Ion, Negrea, Elena, Rotaru, Eugenia, Vrabie, Codru, Accesul la informaia de interes public - Ghid pentru ceteni i func]ionarii publici, GRASP / Asociaia Romn pentru Transparen, 2004; 9. Ghid pentru achiziii publice, Ministerul Finanelor Publice, 2003; 10. Hinea, Clin Emilian, Ghiolan, Clin, Management public, vol, I i II, Cluj Napoca, 2000; 11. Ionescu, Luminia, Contabilitatea instituiilor din administraia public local, Editura Economic, 2001; 12. Kiltgaard, Robert, MacLean-Abarora, Ronald, Parris, H. Lindsey, Corrupt Cities. A Practical Guide to Cure and Prevention, ICS Press, 2000; 13. Mihu, Virgil, Achiziii publice. Contribuii preliminare i ghid practic , Conphys, 2001; 14. Nicola, Iordan, Managementul serviciilor publice locale, ALL Beck, 2003; 15. Obreja, Efrim, Gsc, Viorelia, Potrniche, Teodor, Achiziiile publice i etica public: viziuni privind combaterea corupiei, Transparency International - Moldova, 2002; 16. Parlagi, Anton P., Dicionar de administraie public, Editura Economic, 2000; 17. Popa, Eugen, Autonomia local n Romnia, ALL Beck, 1999; 18. Preda, Mircea, Autoritile administraiei publice, Lumina Lex, 2002; 19. Prisacaru, Valentin, Contenciosul administrativ romn, ALL Beck, 1998; 20. Profiroiu, Marius, Parlagi, Anton, Crai, Eugen, Etic i corupie n administraia public, Editura Economic, 1999;
Glosar de termeni Bibliografie
105
21. Radu, Victor, Curteanu, Doru, Managementul proiectelor de construcii, Editura Economic, 2000; 22. Z\bav\, Oana (ed.), tefan, Laura, Georgescu, Ion, Transparena decizional n administraia public - Ghid pentru ceteni i administraie, Asociaia Romn pentru Transparen, 2003; 23. Trilescu, Anton, Actele administraiei publice locale, ALL Beck, 2002; 24. Vasile, Ana, Prestarea serviciilor publice prin ageni privai, ALL Beck, 2003; 25. Vcrel, Iulian (coord.), Finane publice, Editura Didactic i Pedagogic, 1994 i ed. urmtoare; 26. Voicu, Marin, Achiziii publice, Best Publishing, 2002;
106
GLOSAR DE TERMENI
Acord (Memorandum) de finanare Acquis comunitar
Un acord ntre Comisia European i ara beneficiar care precizeaz obiectivele i domeniul unui viitor program de asisten Totalitatea obligaiilor Comunit\]ii Europene i cadrul s\u instituional, inclusiv coninutul, principiile i obiectivele politice ale Tratatelor fundamentale (Paris, Roma, Maastricht), legislaia rezultat din aplicarea acestor tratate i jurisprudena Curii Europene de Justiie, declaraiile adoptate i rezoluiile precum i acordurile internaionale semnate de Uniunea European cu alte ri i acordurile semnate de ctre statele membre n legtur cu activitile comunitare Un document care modific termenii i condiiile unui contract Entitatea care aplic prevederile legislaiei cu privire la achiziiile publice Sinteza costurilor derulrii unui contract. Totalul acestor costuri reprezint valoarea contractului Documentul elaborat de autoritatea contractant care stabilete cerinele i/sau obiectivele cu privire la achiziionarea de bunuri, servicii sau lucrri, specificnd acolo unde este necesar, metodele i resursele care ar trebui utilizate i/sau rezultatele care trebuie realizate Orice furnizor, executant sau prestator, persoan fizic sau juridic, care solicit invitaie de participare la o licitaie restrns sau negociere competitiv O comisie alctuit dintr-un numr impar de membri (cel puin 3) cu preg\tire profesional\ [i experien]\ relevant\ ^n domeniu, precum [i cu probitate moral\ recunoscut\, care au experiena tehnic i administrativ necesar pentru a oferi o opinie informat n legtur cu ofertanii i ofertele lor Orice prestator, persoana fizic sau juridic, care a depus soluie la un concurs de soluii Prevederile contractuale generale care stabilesc clauzele administrative, financiare, legale i tehnice care guverneaz executarea tuturor contractelor de un anumit tip
Amendament Autoritatea contractant Bugetul contractului Caiet de sarcini
Candidat
Comisie de evaluare
Concurent Condiii generale
Glosar de termeni
107
Condiii speciale
Condiiile speciale elaborate de autoritatea contractant care sunt parte integrant a unui dosar de licitaie. Acestea includ amendamentele aduse condiiilor generale, clauzele specifice ale contractului i termenii de referin (pentru un contract de servicii) sau specificaiile tehnice (pentru un contract de produse sau lucrri) Orice eveniment care influeneaz capacitatea unui candidat, ofertant sau contractor de a avea o prere obiectiv, imparial i profesionist sau care l mpiedic, n orice moment, s considere prioritare interesele autoritii contractante. Orice circumstan referitoare la posibile viitoare contracte sau conflicte cu alte angajamente, trecute sau prezente, ale unui candidat, ofertant, concurent sau contractant. Aceste restricii se aplic i tuturor sub-contractanilor i angajailor candidatului, ofertantului, concurentului sau contractantului O grupare ( asocia]ia contractant\ , conform legisla]iei romne[ti) de persoane fizice i juridice eligibile care trimit o ofert. Poate fi un grup permanent, legal constituit, sau o grupare care a fost constituit informal n vederea participrii la o anumit procedur\ de achiziie public. Toi membrii unui consoriu (adic ofertantul principal liderul de asocia]ie i ceilali parteneri) sunt cointeresai i n mod egal rspunztori n faa autoritii contractante O nelegere ntre dou sau mai multe persoane sau entiti, cu termene specifice i cu asumarea prestrii de servicii, furnizrii de bunuri sau realizrii de lucrri n schimbul unor prestaii financiare Un contract cadru este un contract ncheiat ntre autoritatea contractant i un agent economic n scopul stabilirii unor termeni eseniali care guverneaz o serie de contracte specifice care urmeaz s fie acordate ntr-o anumit perioad, n special cu privire la durata, subiectul, preul, condiiile de desfurare i cantitile avute n vedere. Autoritatea contractant poate de asemenea s ncheie multiple contracte cadru, care sunt contracte separate dar cu termeni identici, acordate unui anumit numr de furnizori de bunuri sau servicii Un contract ntre un furnizor de servicii i autoritatea contractant n cadrul cruia furnizorul de servicii i exercit rolul su de consilier/consultant, direcioneaz i supervizeaz un proiect, furnizeaz experii prevzui n contract sau acioneaz ca agent mputernicit Contractele de furnizare se refer la achiziionarea, leasing-ul, nchirierea sau angajarea achiziionrii, cu sau fr opiunea de a cumpra produsele. Livrarea produselor poate s includ n plus amplasarea, instalarea i ntreinerea acestora
Conflict de interese
Consoriu
Contract
Contract cadru
Contract de asisten tehnic
Contract de furnizare
108
Contract de lucrri
Contractele de lucrri se refer fie la execuia lucrrilor, fie att la proiectarea i la executarea lucrrilor sau la realizarea, prin orice mijloace, a unei lucrri corespunztoare solicitrilor formulate de autoritatea contractant. O lucrare nseamn o cldire propriu-zis sau lucrrile de construcie civil luate ca un ntreg capabil s ndeplineasc, prin capacitate proprie o funcie economic sau tehnic Un contract ncheiat ntre un prestator de servicii i autoritatea contractant pentru servicii Un contract ntre autoritatea contractant i un furnizor/ prestator/executant, care acoper dou sau mai multe dintre urmtoarele domenii: produse, servicii i lucrri Ofertantul cruia i se atribuie contractul de achiziie public n urma aplicrii uneia din procedurile de achiziie public Scurta descriere a contractului, n vederea includerii ntr-un anun sau ntr-o not explicativ Documentaia alctuit de autoritatea contractant care conine toate documentele necesare pregtirii i prezentrii unei oferte O persoan angajat de un contractant cu scopul de a furniza experiena solicitat pentru ndeplinirea corespunztoare a clauzelor contractuale Un ansamblu de resurse financiare alocate de Uniunea European pentru sprijinirea rilor din Europa Central i de Est candidate la aderarea la UE n eforturile lor de satisfacere a criteriilor de la Copenhaga i Madrid. PHARE (Pologne et Hongrie Aide la Restructuration Economique) este un program lansat de Comunitatea European n 1990, avnd ca destinaie cele dou ri menionate. Ulterior el s-a extins i la celelalte state din Europa Central i de Est candidate la aderarea la UE, devenind principalul instrument de asisten financiar i tehnic oferit de UE pentru restructurarea economiilor acestor ri i crearea infrastructurii necesare aderrii la Uniunea European. Romnia beneficiaz de acest program din anul 1991. ISPA (Instrument Structural de PreAderare) este n program intrat n vigoare ncepnd cu anul 2000. Este echivalentul Fondului de coeziune ce acioneaz la nivelul a patru state din UE, iar obiectivul su l constituie dezvoltarea infrastructurii de transporturi i protecia mediului n rile candidate la aderare. ncepnd cu anul 2000, timp de apte ani, Romnia va primi anual, n cadrul acestui program, fonduri nerambursabile de 200-260 milioane Euro. SAPARD este un program operaional din anul 2000, fiind echivalentul Fondului European de Orientare i Garanie Agricol la nivelul rilor UE. Are drept scop sprijinirea agriculturii i dezvoltarea rural n rile candidate din Europa Central i de Est. n perioada 2000-2006 Romnia va primi anual 150 milioane euro n cadrul acestui program
Contract de servicii Contract mixt
Contractant Descrierea contractului Documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei Expert
Fonduri de pre-aderare (PHARE, ISPA, SAPARD)
Glosar de termeni
109
Fonduri publice
Sume alocate din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetul asigurrilor sociale de sntate, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele locale, bugetele instituiilor publice finanate din venituri extrabugetare, ajutoare financiare externe acordate Romniei sau instituiilor publice i credite externe contractate sau garantate de stat sau de autoriti ale administraiei publice locale, precum i mprumuturi interne contractate de autoriti ale administraiei publice locale Fondurile structurale ale UE sunt gestionate de ctre Comisia European i au ca destinaie finanarea msurilor de ajutor structural la nivel comunitar, n scopul promovrii regiunilor cu ntrzieri n dezvoltare, reconversia zonelor afectate de declin industrial, combaterea omajului de lung durat, inseria profesional a tinerilor sau promovarea dezvoltrii rurale Proces prin care rile membre ale Uniunii Europene neleg s-i transfere n mod progresiv, de la nivel naional la nivel supranaional, o serie de competene ce in de resortul suveranitii naionale, acceptnd s le exercite n comun i coopernd n domeniile respective de activitate n scopul atingerii unor obiective de natur politic, economic, social i cultural ce vizeaz progresul i dezvoltarea acestor state Scrisoare trimis ofertanilor selectai, invitndu-i s trimit o ofert, aplicabil\ ^n cadrul procedurii de licitaie restrns, procedurii de negociere competitiv, procedurii de negociere cu o singur\ surs\ sau al procedurii cererii de ofert\ Persoana responsabil pentru monitorizarea implementrii unui proiect, n numele autoritii contractante Oferta considerat drept cea mai bun, n termenii criteriilor stabilite pentru contract, cum ar fi calitatea, caracteristicile tehnice, calitile estetice i funcionale, service-ul postvnzare i asisten tehnic, data livrrii sau perioada de funcionare, preul. Aceste criterii trebuie s fie publicate n anunul de participare i prevzute n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei i/sau caietul de sarcini Orice furnizor, executant sau prestator, persoan fizic sau juridic, care a depus o ofert, n cadrul procedurilor de licitaie deschis, licitaie restrns, negociere competitiv, cerere de oferte Ofertantul selecionat, la sfritul unei proceduri de achiziie public, n vederea atribuirii unui contract O propunere scris sau formal pentru furnizarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea de lucrri n schimbul unui pre agreat
Fonduri structurale
Integrare european
Invitaie de participare
Manager de proiect Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic
Ofertant
Ofertantul ctigtor Ofert
110
Ofert financiar
Parte a unei oferte care conine toate elementele financiare, inclusiv rezumatul de buget i orice detaliu de pre sau previziune a fluxului de numerar Parte a unei oferte care conine toate elementele ne-financiare ale ofertei, toate acele elemente care nu sunt incluse n oferta financiar i care sunt solicitate de documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei i/sau caietul de sarcini. Oferta tehnic nu trebuie s conin nici un indiciu de natur financiar O perioad ncepe n ziua imediat urmtoare celei n care aciunea sau evenimentul i-au ales-o drept punct de start. n situaiile n care ultima zi a perioadei este o zi nelucrtoare, perioada expir la sfritul urmtoarei zile lucrtoare Orice persoan fizic sau juridic care ofer servicii Egalitatea de tratament ntre resortisanii comunitari este un principiu de drept comunitar care interzice orice form de discriminare pe motiv de naionalitate. Principiul nediscriminrii pe motiv de naionalitate constituie fundamentul principal al ordinii juridice comunitare, fiind o condiie de baz pentru funcionarea Pieei Interne, adic a liberei circulaii a bunurilor, persoanelor, serviciilor i capitalurilor Prioritatea normei de drept comunitar este un principiu conform cruia n caz de conflict sau incompatibilitate ntre norma comunitar i dreptul naional al statelor membre UE, norma comunitar are prioritate i se aplic Procedura urmat de autoritatea contractant pentru a identifica i ncheia un contract cu un furnizor/prestator/executant adecvat, n scopul furniz\rii de bunuri, prestrii de servicii sau executrii de lucrri definite Procesul complet de a realiza o achiziie public ncepnd de la publicarea anunului i terminnd cu atribuirea unui contract pentru oferta fcut i evaluat ca fiind cea mai bun n Uniunea European, documentul elaborat de autoritatea contractant care stabilete cerinele i/sau obiectivele cu privire la achiziionarea de servicii, preciznd acolo unde este necesar, metodele i resursele care ar trebui utilizate i/sau rezultatele care trebuie realizate Bugetul total al unui contract. Zi calendaristic
Ofert tehnic
Perioad
Prestator de servicii Principiul nediscriminrii n UE
Prioritatea normei comunitare
Procedura de atribuire a unui contract
Procedur de achiziii publice Termeni de referin
Valoarea contractului Zi
Glosar de termeni
111
NOTE
112

Achizitii Publice - Ghid Practic

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Achizitii Publice - Ghid Practic

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ACHIZI}II PUBLICE

Anca Voinea Ion Georgescu

Irinel Dini i Alexandru Molla

PRINCIPIILE ACHIZI}IILOR PUBLICE

PLANIFICAREA ACHIZIIILOR PUBLICE

APLICAREA PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE

ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC| 89

ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZI}IE PUBLIC|

BIBLIOGRAFIE GLOSAR DE TERMENI

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

CONSULTAN N ACHIZIII PUBLICE

10 Disponibil la http://ethics.od.nih.gov/LawReg/soc0999.pdf, accesat la 12 ianuarie 2004

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

Codul de Etic n achiziii publice din Canada

Valori i norme ale comportamentului etic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

Prezentarea Ghidului practic pentru procedurile de contractare Phare, ISPA i SAPARD12

12 A se vedea http://europa.eu.int/comm/enlargement/pas/phare/procedures.htm, accesat la 12 ianuarie 2004;

3. Criterii de eligibilitate i alte elemente eseniale:

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

6.2 Tipuri de contracte:

6.3 Tipuri de proceduri:

Procedur de licitaie restrns internaional > 150.000

Procedur deschis local

Procedurile de atribuire a contractului

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

Principiile achizi]iilor publice

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

PRINCIPIILE ACHIZI}IILOR PUBLICE

PRINCIPIUL LIBEREI CONCURENE

Principiile achizi]iilor publice

Aplicare proceduri Atribuire contract

n vor fi fcute eforturi pentru ca anunurile sau cererile de ofert

n evaluarea va fi fcut n mod obiectiv i n funcie doar de criteriile

eficient a banului public.

n transparena contribuie ntr-o foarte mare msur la aplicarea

n confidenialitatea asigur respectarea avantajelor competitive ale

participanilor la procesul de achiziii publice.

PRINCIPIUL UTILIZRII EFICIENTE A FONDURILOR PUBLICE

Aplicare proceduri Atribuire contract

n eventuala comunicare, dup caz, cu potenialii prestatori, furnizori

n ofertele vor fi evaluate ntr-un mod profesionist, lund n n n n n n

Principiile achizi]iilor publice

n contractul va fi administrat n scopul producerii celor mai bune

eficient a banului public.

n transparena ofer mijlocul prin care autoritatea contractant

distorsiuni n procesul de evaluare a celei mai bune oferte.

n confidenialitatea ncurajeaz cheltuirea eficient a fondurilor

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

Principiile achizi]iilor publice

n publicarea n Monitorul Oficial i, n msura posibilului, prin alte

ACHIZI}II PUBLICE Ghid practic

Legii nr. 544/2001 a accesului la informaiile de interes public.

Corelarea principiului transparenei cu celelalte principii ale achiziiilor publice:

principiul tratamentului egal n cadrul procesului de achiziie public.

n confidenialitatea nu contrazice principiul transparenei ci l

PRINCIPIUL TRATAMENTULUI EGAL

Principiile achizi]iilor publice