MANUAL DE UTILIZACIN DEL MOBILIARIO

La ubicacin del mobiliario de archivo debe ser sobre una superficie plana, con la parte
posterior casi pegada a la pared (como se muestra en la figura), donde haya suficiente
iluminacin y no exista ningn tipo de
humedad.

Como lo muestra la figura anterior es indispensable tener cuidado de no apoyarse
totalmente subirse a los muebles para evitar accidentes.
Tambin es muy importante guardar una copia de las llaves en un lugar seguro por
cualquier prdida accidental de las mismas.
Las siguientes reglas son necesarias para su correcto funcionamiento y larga duracin:
1. No golpear
2. No forzar la cerradura (si tiene)
3. No daar la pintura
4. No utilizar objetos punzocortantes
5. No colocar encima o dentro alimentos, lquidos o sustancias corrosivas
6. No tratar de mover sin ayuda
7. No tratar de modificar y/o reparar (especialmente antes del vencimiento de la
garanta)
8. No pegar ningn tipo de adhesivo sobre las superficies innecesariamente
9. No exceder su capacidad
10. Utilizar las carpetas (o cajas en el caso de los estantes) del tipo y medidas
correctas

MANUAL DE MANTENIMIENTO GENERAL
Mantenimiento general
Limpiar la superficie de su mueble con un trapo hmedo y un producto de
limpieza suave. Se recomienda utilizar siempre productos de limpieza no
contaminantes. A continuacin, secar con cuidado.
Se recomienda utilizar siempre productos de limpieza con PH Neutro y
respetuosos con el medio ambiente.
Realizar limpieza minuciosa, revisin de remaches y tornillos, lijar partes
corrodas y pintar (cuando sea necesario) los muebles cada dos o tres aos.
Lubricar las piezas mviles anualmente.
Revisar peridicamente el grado de humedad en el interior y alrededor de los
muebles en la poca de lluvia.
Limpieza de distintas suciedades:
Agua: Secar con una esponja la superficie
Bebidas: Retirar el lquido con un pao hmedo y secar.
Grasa: Pasar una esponja hmeda con limpiador, enjuagar y dejar secar.
Tinta: Limpiar inmediatamente con alcohol o zumo de limn. Algunos rotuladores
permanentes pueden dejar cerco sobre la madera si la limpieza no se hace de
forma correcta.
Limpieza de superficies de madera:
Limpie regularmente el polvo de sus acabados de madera para evitar su
acumulacin, que puede hacer perder brillo a los muebles.
Pasar un trapo hmedo con agua tibia impregnado con un producto de limpieza
suave por toda la superficie de la madera. Seguir la direccin de la veta.
Pasar un pao para secar, con cuidado

MANUAL DE GESTIN DE ARCHIVO
Se propone un sistema archivstico simple pero efectivo, organizado de la siguiente
manera:
I. Clasificacin por frecuencia de consulta y/o valor administrativo
1. Documentos Activos: aquellos que de plena utilidad para la finalidad para la
que fue producido, es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno.
1


Organizados en un Archivo Vertical, en mueble(s) metlico(s), ordenados
alfabticamente y cuando sea necesario cronolgicamente (de ms reciente
a ms antiguo).

2. Documentos Semiactivos: aquellos cuya tramitacin ha concluido, pero su
consulta con fines administrativos es todava relativamente frecuente.
2


1
ALCALDE MARTN-CALERO, Carlos, Manual de gestin de archivos administrativos, pg. 19

Organizados de la misma manera que los activos.

3. Documentos Inactivos: aquellos cuya consulta con fines administrativos es
muy infrecuente, consultndose casi exclusivamente con fines de
investigacin cientfica y tcnica.
3


Organizados en un(os) estante(s) clasificados en cuatro secciones:
a. Documentos de consulta, tales como Informes de EPS y Tesis los
cuales se ordenarn por materias a manera de Archivo Lateral,
llevando un triple indexado a manera de Biblioteca: Materia, Autor y
Fecha.
b. Documentos de profundo valor histrico, stos ordenados
cronolgicamente en un(os) ampo(s), tambin a manera de Archivo
Lateral.
c. Documentos cuya vigencia legal o administrativa se extingui y ya no
sern consultados casi totalmente, clasificados en cajas a manera de
Archivo Horizontal, ordenados alfabticamente en paquetes por ao.
d. Otros: en esta seccin se incluye todo documento que es no se puede
colocar en las secciones anteriores, tales como copias de seguridad
de documentos digitales, libros de actas, etc.

II. Las subsecciones del Archivo Vivo (documentos activos e inactivos)
1. El personal administrativo debe establecer cuantas subsecciones sean
necesarias para facilitar la clasificacin, ordenamiento, conservacin y
consulta de toda la documentacin de acuerdo a la cantidad de gavetas
disponibles. Por ejemplo:
a. PRIMER INGRESO PEM Y TAE
b. SEGUNDO INGRESO PEM Y TAE
c. TERCER INGRESO PEM Y TAE
d. PEM MSICA
e. LICENCIATURA
f. CORRESPONDENCIA
g. EXPEDIENTES DEL PERSONAL (docente, administrativo y operativo)
h. DOCUMENTOS LEGALES
i. ____________________...

III. Criterios de ordenamiento de las carpetas y documentos dentro de cada
subseccin
1. Orden Onomstico: el elemento que se utiliza en la alfabetizacin es un
nombre de persona o entidad.
4


2
Ibdem
3
Ibdem
2. Orden Alfabtico: las carpetas y los documentos dentro de stas deben
ordenarse alfabticamente siguiendo las normas internacionales de dicho
orden. (Ver anexo Recomendaciones para la ordenacin alfabtica)
3. Orden Cronolgico: cuando el orden alfabtico-onomstico se agote o
carezca de sentido o cuando sea necesario crear una serie documental sobre
un asunto, persona o entidad; deber ordenarse de ms reciente a ms
antiguo.
4. Orden Enciclopdico o por materias: tomando como referencia para la
ordenacin alfabtica una palabra clave que resuma el contenido
5
,
especialmente en aquellas subsecciones que sea ms lgico ordenar de esta
manera.
5. Sentido comn y universalidad: sin ignorar los principios fundamentales de la
ciencia archivstica queda lugar para que se use el sentido comn cuando
sea para brindar mayor eficiencia y eficacia.

IV. Elaboracin de un mapa sinptico del archivo de la Fahusachi
1. Elaborar una gua rpida del archivo con el objeto de facilitar al personal
nuevo o al investigador la ubicacin y recuperacin de documentos.
2. Realizar dicha gua en el formato de un cuadro sinptico o mapa conceptual
incluyendo todas las secciones y subsecciones agregando algunas
anotaciones pertinentes.
3. Agregar un croquis simplificado de la ubicacin de cada seccin del archivo.



4
Ibd. Pg. 27
5
Ibd. Pg. 28
ANEXO I
RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIN ALFABTICA
Nombres de personas
1. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.
Abad, Vicente
Abad Rico, Jos
Acosta Torres, Francisco
2. Las consonantes dobles ch, ll y rr no se consideran letras diferentes, sino como
dos letras; es decir, la ch se ordena en la c, la ll en la l.
3. La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los apellidos, seguido
del nombre de la persona separado por coma.
Apellido1 Apellido2, Nombre
4. Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas,
acompaadas del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo.
Higuera, Manuel de la
Salas, Javier de
Ro, ngel del
5. Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vaya solo, o
unido a ste, bien sea directamente o mediante guin.
Las Torres, Ricardo
Lafuente, Mara

Nombres de entidades
Se entiende por entidad, cualquier organizacin, ya sea pblica o privada, como son:
a) Organismos de la Administracin Pblica (Ministerios, Secretaras,
Organismos Autnomos, Empresas Pblicas, Alcaldas, etc.)
b) Organismos judiciales con jurisdiccin nacional o inferior.
c) Organismos legislativos de carcter nacional o inferior.
d) Entidades de la Iglesia Catlica de mbito jurisdiccional de dicesis y
archidicesis.
e) Organizaciones de carcter privado, como asociaciones, empresas, etc.
1. Para la eleccin del nombre de una entidad se utilizar, como regla general, el
nombre por el cual es comnmente identificada.
Congreso de la Repblica de Guatemala
Secretara de la Presidencia
Tribunal Supremo Electoral
2. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.
3. Las abreviaturas, siglas y acrnimos se desarrollarn siempre, a no ser que la
entidad sea ms conocida por la abreviatura, sigla o acrnimo. Si se utiliza este ltimo
caso, alfabetiza tal y como est escrita, independiente que utilice cualquier puntuacin.
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS
4. En caso de entidades dependientes, se consignar primero la entidad principal,
seguida de sus unidades dependientes, separada cada una de ellas por punto.
Ministerio de Educacin. Direccin General de Educacin Intercultural, Oficina de
atencin al indgena.

ANEXO II
SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Ubicacin del archivo: ____________________
Fecha: ___/___/________

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre: _______________________________________________________
DPI/No. de Carn: _______________________________________________
Cargo/Funcin/Grado: ____________________________________________

DATOS DEL DOCUMENTO

Seccin: _____________________________________________________
Subseccin: __________________________________________________
Nombre o palabra clave por la que fue archivado:
____________________________________________________________
Fecha: ______________________________________________________
Observaciones: _______________________________________________


Entregado ___/___/________ Recibido ___/___/________

________________________ ________________________
Encargado(a) de archivo Solicitante .

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fecha de devolucin___/___/________

Recibido ___/___/________ Entregado ___/___/________

________________________ ________________________
Encargado(a) de archivo Solicitante .