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REUNIES BEM SUCEDIDAS: APRENDENDO COM OS GRANDES CONSULTORES

Planejar a reunio
Objetivos e agenda determinados e divulgados.
Contedo e processo planejados
Pessoas adequadas convocadas
Papis e responsabilidades definidos
Executar a reunio
Comear pontualmente
Deixar claro os objetivos (rpida introduo) e colher as expectativas.
Executar o plano e o processo da reunio.
Obedecer e rever a agenda cumprindo o tempo definido.
Wrap up da reunio com identificao dos prximos passos (discutir o que foi
visto na reunio e os prximos passos, quem vai fazer o qu).
Rever a reunio
Publicar minuta ou notas da reunio
Acompanhar a efetiva execuo dos prximos passos definidos
Incorporar os benefcios e as preocupaes ao plano da prxima reunio.
Gerenciando o processo de reunies efetivas.
Planejamento= 10% por dia, o recomendvel 40%
Execuo= 80% por dia, o recomendvel 30%
Reviso= 10% por dia, o recomendvel 30%
Como planejar
Estabelecer a necessidade ( porque o que eu quero da reunio)
Definir os objetivos com clareza
Identificar e superar barreiras
Resolver as questes logsticas
Gerenciando a produtividade das reunies
Ciclo de vida da reunio: reunies no so produtivas durante a sua totalidade,
normalmente aps 20 minutos do inicio a ateno dos participantes tende a
dispersar-se e a partir de uma hora gradualmente o nvel de energia vai
decrescendo, a menos que algo interessante os desperte.
Objetivos e propsitos de uma reunio
Resoluo de problemas
Reviso e discusso
Compartilhamento de informao
Planejamento
Tomada de deciso
Negociao
Sete passos para conduzir uma reunio de forma efetiva
1. Rever a agenda (ajudar os participantes a sentirem-se donos da agenda)
2. Anotar as expectativas (facilita o alinhamento de expectativas no realistas)
3. Seguir a agenda (mantm o foco e a durao prevista para a reunio)
4. Manter os papis (todos ficam sabendo quem quem, o sponsor, facilitador,
especialistas e participantes).
5. Rever as expectativas (avaliar at que ponto as expectativas foram atendidas, as
no atendidas deveram ir para prximos passos).
6. Rever a reunio (quais os benefcios e quais as preocupaes para os participantes).
7. Definir prximos passos ( registre aes e questes, repasse cada item e pergunte
se deve ir para prximos passos).
1.1 A agenda uma ferramenta poderosa
Ajuda voc a preparar-se
Comunica objetivos e expectativas
Prov um mecanismo para ordem e controle: limita as atividades; limita os
participantes.
Habilita voc a avaliar o sucesso ou fracasso da reunio.
1.2 Depois de revisada a agenda com os objetivos da reunio, obter as expectativas.
Ex.: Eu gostaria de entender os impactos desse tema na estratgia da empresa, ns
vamos ver isso?
1.3 Comece com pontualidade.
Somente uma reunio
Frases e conversas concisas, objetivas
Parafraseie para melhor entender o que foi dito
Sem interrupes
Ningum sai antes de terminar
Questes so registradas e endereadas
Trabalhar com o estacionamento e com prximos passos
Tomar decises
1.4 O sponsor que define os objetivos da reunio, que define os participantes. Prov
apoio, informao e recursos, d o tom da reunio e encoraja a criatividade, d a
palavra final.
O facilitador conduz a reunio garante que o ponto de vista de todos ser ouvido e
repeitado, estimula a participao, registra as idias do grupo e as aes em flip chart,
controla o tempo de acordo com a agenda.
Os participantes contribuem com idias e trazem preocupaes sempre
construtivamente.
Quando encerrar uma discusso.
Mais informaes so necessrias
Informaes necessrias de pessoas ausentes
Necessidade de maior tempo para anlise
No h tempo suficiente
Um grupo menor pode resolver o assunto
1.5 Rever as expectativas. Ex.: Surgiu um problema e eu gostaria que essa reunio
terminasse em 30 minutos.
1.6 Rever a reunio.
Benefcios (a reunio comeou no horrio; tima interao; muitas e boas
idias; sem interrupes; decises importantes.)
Preocupaes (como conseguiu budget para implantar? ; como obter
patrocnio? ; eu gostaria que a rea X fosse envolvida.)
1.7 Definir prximos passos, o que, quem, quando.
Como rever os resultados, em que deveriam resultar as reunies?
Planos de ao para a maioria dos problemas discutidos.
Alinhamento quanto ao contedo da reunio
Oportunidades para o dilogo e o estabelecimento do consenso
Economia de tempo
Melhoria no fluxo de informao
Recursos escassos utilizados mais eficientemente
Maior foco nas aes e resultados
Como saber se a reunio foi efetiva (eficiente e eficaz)
As pessoas certas estavam presentes, preparadas e participativas.
As informaes foram compartilhadas e processadas no tempo acordado.
As expectativas e os objetivos foram atingidos.
Os participantes saram com a sensao de trabalho realizado.
Os primeiros passos foram estabelecidos com datas e responsveis.

Checlist para uma reunio efetiva (sim ou no)
1. A agenda foi enviada com a devida antecedncia?
2. Os objetivos estavam claros para todos?
3. O material foi enviado com antecedncia aos participantes (como
apropriado)?
4. A sala de reunio era adequada?
5. A reunio comeou no horrio marcado?
6. A agenda foi seguida?
7. Os participantes entenderam o que era esperado de cada um durante a
reunio?
8. A reunio terminou no horrio?
9. Houve boa participao durante a reunio?
10. A reunio foi bem controlada?
11. A reunio foi sumarizada ao final?
12. Problemas, preocupaes e necessidades dos participantes foram
identificados?
13. Decises foram tomadas e aes endereadas com responsveis e datas?
14. Compromissos foram solicitados e obtidos?
15. Foram estabelecidos mecanismos para acompanhar o progresso das aes?
16. O facilitador utilizou melhores prticas como ouvir ativamente e
parafrasear?
17. Diferentes opinies foram acatadas chegando-se ao consenso?
18. Minutas da reunio sero enviadas aos participantes?
19. Definiram data, local e horrio da prxima reunio?
COMPORTAMENTOS QUE FAVORECEM UMA BOA REUNIO.
Certos comportamentos contribuem para uma reunio efetiva...
1. Permanea com o foco na agenda
2. Oua ativamente e no interrompa outros participantes
3. Celulares desligados durante a reunio
4. Sumarize as idias (resumo, no a histria toda)
5. Parafraseie para confirmar o que foi ouvido
6. Seja positivo
7. Estabelea e respeite o contrato de tempo
8. Construa sobre as idias dos outros.
Enquanto outros comportamentos no...
1. Chegar atrasado e despreparado
2. Trazer sua agenda oculta
3. Ter duas reunies ao mesmo tempo
4. Frases bombsticas (granadas ou msseis)
5. Estourar o tempo da reunio
6. Discordar mas no se manifestar.
O PAPEL DO FACILITADOR
Papis no processo de reunies efetivas.
# Facilitador: responsvel pelo estabelecimento da agenda, pelo andamento da
reunio, por incentivar a participao de todos e o gerenciamento como um todo.
Possui autonomia quando h necessidade de uma interveno para finalizar um
assunto. Pode pedir a ajuda de um Timekeeper: responsvel pelo gerenciamento
do tempo estabelecido na agenda para cada assunto/tpico.
Atuar como facilitador em uma reunio : apoiar o progresso de; tornar mais fcil; tornar
algum capaz de...
O propsito do facilitador
# Muitas possibilidades de utilizao dentro dos grupos e equipes
# O estilo dependente da definio do papel
# Necessidade de contrato de propsito e estilo com os demais participantes
da reunio
# O propsito ir evoluir com maturidade do grupo, que tambm pode mudar,
dependendo da natureza da atividade.
Estilos do facilitador
# Hierrquico: lidera e define
# Cooperativo: sugere e concorda
# Autnomo: segue e apia
Elementos chave a considerar
# Contratar com os participantes as regras e o papel do facilitador
# Deixar claro quem o dono da reunio e dos resultados
# Explicar o estilo que ser usado
# Dar foco no processo da reunio
# Defender os direitos da cada participante
Tipos de interveno
# Processo: estabelecendo e reforando os comportamentos desejveis e os
processos a ser seguido; dando feedback O que eu vejo acontecendo nessa...
# Contedo: provendo um mecanismo, modelo ou conceito para ajudar o
grupo a seguir em frente Eu gostaria de propor um critrio para priorizao...
Postura adequada do facilitador
# A servio, ou recurso do grupo
# Coach ou conselheiro
# Agir como espelho
#Foco no processo, ou como o grupo trabalha
Comportamentos chave
# Contrato e regras; processo de concordncia
# Agindo como memria do grupo; sumarizando (fazer anotaes, organizar
idias)
# Ouvindo as palavras e a msica (entender o grupo)
# Guarda de trnsito
# Desafiando/ confrontando
# Boomerang (a pessoa lana a informao e o facilitador transfere a
informao)
# Verificando a temperatura (o grupo ta alinhado, um grupo ou equipe)

TECNOLOGIA
Tecnologia disponvel
# Salas
# Recursos audiovisuais nas apresentaes
# Comunicao
# O problema dos gadgets de uso pessoal
# Computadores
Obs.: No se faz reunio s com o PowerPoint, preciso estar preparado para falar, se
tiver papel na mo, conversar com as pessoas.
cicero.ferreira@omegaconsultoria.com.br
www.omegaconsultoria.com.br/blog