Caracas, 2011

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE

CAUSAS Y RECOMENDACIONES DE LOS
HALLAZGOS DE UNA AUDITORA
TALLER
DOCENTE: DIOFANTE ACEVEDO
Objetivo
Aplicar los instrumentos metodolgicos para
identificar CAUSAS y RECOMENDACIONES que
contribuyan a la mejora del contenido de un
Informe de Auditora e incrementen las
posibilidades de cambio de las condiciones
del desempeo de una institucin pblica.
Qu es un INFORME DE AUDITORA?
Es el resultado de la informacin, estudios, investigacin y
anlisis efectuados por los auditores durante la realizacin
de una auditora, que de forma normalizada expresa por
escrito su opinin sobre el rea o actividad auditada en
relacin con los objetivos fijados, sealan las debilidades
de control interno, si las ha habido, y formula
recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de
tales deficiencias, a travs de medidas correctivas y
preventivas.
Nivel de Calidad y Cantidad
a. Fu claramente redactado?
b. La cantidad de contenido es apropiada?
c. Se cumple con las especificaciones de
calidad establecidas?
d. Es factible con el Informe de Auditora ejercer
modificacin de condiciones de desempeo
existentes?
e. Existe posibilidad de que la ciudadana se
vea afectada positivamente con las
RECOMENDACIONES acordadas?
Dnde estn los elementos del DESARROLLO DE
HALLAZGOS y EVALUACIN DE INDICADORES?
Condicin
Condicin
Criterio
Criterio
Causa
Causa
Efecto
Efecto
Recomendacin
Recomendacin
Nivel de Gestin y Resultados
alcanzado
Nivel de Gestin y Resultados
deseado, esperado o planificado
Factores influyentes de la variacin
de la Gestin y/o los Resultados
Impacto de la variacin expresado
en la CONDICIN en una
determinada unidad de medida
Acciones preventivas, correctivas
y creativas para rescatar un valor
requerido por el CRITERIO
H
A
L
L
A
Z
G
O
S
CAUSA
Qu es una CAUSA?
Es un factor influyente en una desviacin a
un criterio de desempeo existente en una
o ms unidades de anlisis de la
organizacin, considerada como
elemento explicativo de las oportunidades
de cambio de una condicin a ser
revertida.
Clasificacin de CAUSAS
Externas
Internas
ESTRUCTURA DE REDACCIN DE CAUSA RAZ
1. Indicacin de una disfuncin
a. Bajo nivel de
b. Alto nivel de
c. Presencia de
d. Carencia de
e. Inexistencia de
2. Sustantivo de un verbo
a. contratacin
b. devoluciones
c. clculo
d. integracin
e. inspecciones
ESTRUCTURA DE REDACCIN DE CAUSA RAZ
3. Cuantificacin de la disfuncin
a. en un 20.3%...
b. 6 de 8 unidades habitacionales
c. 4 proyectos tipo apor cada 1 proyecto tipo b
d. a un costo promedio de Bs. 86.000,oo
4. Contextualizacin de la disfuncin
a. proyecto de construccin Uribante-Caparo
b. en el Estado Monagas
c. en 5 de 8 dependencias del Ministerio
5. Delimitacin del tiempo en el que se localiza la causa
a. entre los meses Enero-julio del ao en curso
b. durante todo el ao 2010
c. la primera semana de los primeros 6 meses del
ao
Ejemplos de CAUSAS
a. Ausencia de Sistema de Control Interno
b. Inexistencia de Sistema de Inventarios
c. Debilidades del Sistema de Informacin
d. Inobservancia al cumplimiento de las normas de calidad
e. Carencia de integracin entre el nivel supervisorio-
supervisado
f. Ausencia de seguimiento a la ejecucin del proyecto A
g. Bajo nivel de ejecucin presupuestaria
h. Bajo nivel de contratacin de recursos humanos para la
ejecucin oportuna del proyecto de construccin
un ejemplo demostrativo de la redaccin de
una CAUSA RAZ
h. (1) Bajo nivel de (2) contratacin
de recursos humanos (3) de un
46.5% en la ejecucin oportuna
del (4) proyecto de construccin
Uribante-Caparo (5) entre los
meses Enero-Julio del ao 2010.
Tono de las ideas escritas
hay que estar conciente del tono con el que se
redactar una idea en un Informe de Auditora
Por ejemplo, el control apropiado no se puede
alcanzar a menos que se lleven a cabo las
conciliaciones
Versus Si se ejecutan las conciliaciones, se
podr alcanzar un control apropiado
INSTRUMENTOS PARA LA
IDENTIFICACIN DE
CAUSAS
Diagrama
Por qu? Por qu?
1. Qu es?
2. Por qu usarlo?
3. Cundo utilizarlo?
4. Cmo utilizarlo?
Diagrama Por qu? Por qu?
2. Valor del desvo:
1. Indicador
Inobservancia a
la normativa legal
existente en
materia de
seguimiento,
control y
evaluacin, as
como estndares
aplicables al
diseo de
sistemas de
informacin
automatizados
Inexistencia de
indicadores de
economa, rendimiento,
efectividad, eficiencia,
resultados
correctamente
estructurados
Carencia de patrones
de referencia
Ausencia de relacin
sistmica entre los
indicadores existentes
Falta de
correspondencia entre
elemento de
medicin del plan y
sus indicadores
Falta de confiabilidad
de las fuentes de
informacin
Falta de habilidades metodolgicas para
formular indicadores de gestin y resultados
Bajo nivel de apoyo del nivel estratgico para
establecer indicadores de gestin y resultados.
Presencia de metas de cargas de trabajo, en
ausencia de indicadores de servicios y resultados
Inexistencia de aplicacin de modelo conceptual
para generar indicadores de gestin y resultados
Ausencia de anlisis e interpretacin de
indicadores de gestin y resultados (razonamiento)
para la evaluacin
Presencia de ambigedad de los aspectos sujetos a
medicin, lo que determina la formulacin de
indicadores errados.
Carencia de atencin a la formulacin de
indicadores en el mismo acto de planificacin.
Presencia de reajustes de metas cuando stas no
son cumplidas, para generar efecto
deslumbramiento
Ausencia de acumulacin de valores numricos,
as como de normas y procedimientos de
cuantificacin y clculo.
Por qu? Por qu?
Presencia de metas de cargas de trabajo, en
ausencia de indicadores de servicios y resultados
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
3. Condicin
Por qu? Por qu?
X =
Indicadores
correctamente
establecidos
Indicadores
requeridos
Cumple esta CAUSA con las Especificaciones
de Calidad anteriormente acordadas?
Ausencia de INDICADORES de Agotamiento de
Espacio Agrcola as como de Acumulacin de
Hectreas Aprobadas por la Gerencia de Crditos
Agrcolas, lo que seala debilidades del sistema y del
proceso de seguimiento, control y evaluacin en la
gestin agrcola a nivel nacional.
Qu le falta?
Texto con CAUSAS sin cumplimiento de
ESPECIFICACIONES DE CALIDAD
c. Debilidades del Sistema de Informacin
Seleccin de CAUSAS-Informe de Auditora
Causa 1
Causa 2
Causa 3
Causa 4
Diagrama Por qu? Por qu?
2. Valor del desvo:
1. Indicador
X =
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?
3. Condicin
Inobservancia a la
normativa legal
existente en materia
de seguimiento,
control y
evaluacin, as
como estndares
aplicables al diseo
de sistemas de
informacin
automatizados
Por qu? Por qu?
Lista de Chequeo para Evaluacin de CAUSAS
Criterio
Grados de Apreciacin
a. Concrecin de su formulacin
b. Oportunidad para el Cambio
c. Asociada a la Misin Institucional
d. Vinculada a la satisfaccin de la ciudadana
e. Vinculacin al riesgo institucional
f. Influencia la administracin de los recursos financieros
g. Sensible al nivel estratgico de la organizacin
h. Finalidad bsica de la unidad de anlisis auditada
i. Asociado al incumplimiento de una norma legal
j. Asociado al incumplimiento de una norma tcnica
k. Determinante en el funcionamiento de un sistema
l. Determinante en la ejecucin de un proceso
ll. Asociada a un enfoque gerencial
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
1 2 3 4 5
ALTA BAJO
Seleccin de CAUSAS con Diagrama Por qu? Por qu?
Causa 1 Puntaje ______
Causa 2 Puntaje ______
Causa 3 Puntaje ______
Causa 4 Puntaje ______
RECOMENDACIN
Diagrama
Cmo? Cmo?
1. Qu es?
2. Por qu usarlo?
3. Cundo utilizarlo?
4. Cmo utilizarlo?
Qu es una RECOMENDACIN?
Es una medida que a juicio del auditor
permitir a la organizacin lograr ms eficaz,
econmica y eficientemente sus objetivos,
solucionando sus actuales problemas,
previendo otros y aprovechando al mximo
las posibilidades que el medio externo y sus
propios recursos le ofrecen. Se establecen
para superar la CONDICIN y CAUSASde los
problemas identificados.
Clasificacin de RECOMENDACIONES
1. Econmicas
2. Fsicas
3. Cronolgicas
4. Intangibles
Externas
Internas
ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES
1. Indicacin de un verbo de conducta observable
a. Disear
b. Asignar
c. Incorporar
d. Implementar
e. Aplicar
2. Objeto sobre el que recae la accin
a. proceso
b. sistema
c. recursos financieros
d. enfoques
e. instrumentos
ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES
3. Modificacin de una condicin (CAUSAS)
a. con la finalidad de que...
b. para que
c. en funcin de
d. con el objeto de
4. Modificacin de la CONSECUENCIA
a. que permita el aprovechamiento de recursos
b. que impacte en mejor orientacin a la ciudadana
c. que eleve el grado de satisfaccin de los trabajadores
5. Cuantificacin de la CONSECUENCIA contenida en el
HALLAZGO de Auditora
a. en un 58%
b. en la totalidad de las dependencias del ente
c. en 7 de 8 proyectos de construccin
ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES
6. Responsable de acatar la RECOMENDACIN
a. Esta recomendacin ser responsabilidad de la
Gerencia de Contrataciones del Ministerio y.
b. Esta recomendacin ser responsabilidad del
Viceministro de Comercio Exterior, as como del
Comisionado Ministerial para las Relaciones de
Comercio con Pases de la Regin.
Ejemplos de RECOMENDACIONES
a. Emitir y reportar oportunamente la informacin de la ejecucin
del avance financiero de las actividades y proyectos, para que
la Oficina de Planificacin y Presupuesto cumpla con la
evaluacin a la ejecucin presupuestaria oportunamente.
b. En la designacin del personal de confianza de la entidad se
debe tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado
en el cuadro de asignacin de personal y presupuesto analtico
del personal y la normativa vigente.
c. Coordinar la realizacin inmediata de un inventario fsico integral
de bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la
existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en
estado obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los
hubiere.
d. Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin de obras
menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento
oportuno de stas, en razn de la normativa vigente y las de tipo
tcnico referida a la aprobacin, ejecucin y liquidacin de los
proyectos de inversin.
Esta RECOMENDACIN cumple con las
Especificaciones de Calidad anteriormente
establecidas?
Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin
para robustecer el proceso gerencial que permita el
otorgamiento de crditos agrcolas bajo criterios ticos y
en estricto cumplimiento a normativa legal existente.
Qu le falta?
RECOMENDACIONES con cumplimiento de
ESPECIFICACIONES DE CALIDAD
a. Institucionalizar los Indicadores de Agotamiento de
Espacio Agrcola, as como de Hectreas para la
Siembra, Cultivo y Cosecha de acuerdo al valor
acumulado por cada uno de los crditos agrcolas
otorgados. Se recomienda que estos indicadores se
agreguen al sistema de seguimiento, control y
evaluacin actualmente implementado.
b. Redisear un sistema automatizado de informacin del
sistema de seguimiento, control y evaluacin de la
Gerencia de Crditos Agrcolas, de tal manera que tanto
el indicador de Agotamiento de Espacio Agrcola por
Entidad Federal y a nivel nacional, as como el Indicador
de Acumulacin de Hectreas Agotadas procesen cifras
numricas, que permitan a la organizacin asignar
crditos agrcolas de manera transparente.
Seleccin de Recomendaciones-Informe de Auditora
Recomendacin 1
Recomendacin 2
Recomendacin 3
Recomendacin 4
Diagrama Cmo? Cmo?
2. Valor del desvo:
1. Indicador
Ejercer
cumplimiento de
la normativa legal
en materia de
seguimiento,
control y
evaluacin que
permita conocer el
cumplimiento de
proyectos, planes
y polticas pblicas
desde una
perspectiva
operativa y
estratgica.
Desarrollar matriz de
estructura de indicadores
de gestin y resultados de
acuerdo a los criterios de
gestin reflejados en la
normativa legal.
Disear Lista de Chequeo
para acordar calidad de
estructura de indicadores
de gestin y resultados
Acordar con el nivel
estratgico los tipos de
patrones de referencia para
verificar cumplimientos
Disear Manual de
Normas y Procedimientos
para establecer objetivos
y metas operativas y
estratgicas con criterios
de medicin
Institucionalizar planes de
medicin tomados de la
manode los planes
operativos y estratgicos
Seleccionar cada tipo de indicador de gestin y resultados
de acuerdo a los criterios reflejados en diversos instrumentos
legales, en secuencia lgica
Separar los indicadores operativos de los de ndole
estratgico, para su comparacin con el contenido de los
planes con igual denominacin
Acordar con las unidades correspondientes las
caractersticas que debe tener cada uno de los indicadores
acordados, y complementar con la teora existente en la
materia
Identificar las finalidades reflejadas en proyectos, polticas
pblicas y lineamientos del Estado, para ser convertidas en
patrones de referencia.
Seleccionar metas, valores internacionales y estndares que
respondan a la correcta evaluacin del desempeo del
ente pblico
Racionalizar normas y procedimientos de acuerdo a la
normativa legal que rija la gramtica del establecimiento de
objetivos y metas, as como las operaciones de clculo
Definir cada uno de los criterios de gestin y resultados en
forma sistmica que permita la rendicin de cuentas en
cualquiera de sus modalidades
Establecer responsabilidad en la gestin de datos e
informacin, as como de los tomadores de decisin para
cada uno de los indicadores de gestin y resultados
Reflejar niveles de responsabilidad en reportes, informes y
memoria y cuenta mediante las firmas correspondientes
Hacer saber al nivel estratgico la cantidad y caractersticas
de los indicadores acordados, para establecer compromiso
y responsabilidad de implementacin del sistema
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
3. Condicin
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
X =
Indicadores
correctamente
establecidos
Indicadores
requeridos
Diagrama Cmo? Cmo?
2. Valor del desvo:
1. Indicador
X =
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
3. Condicin
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?
Lista de Chequeo de Evaluacin de RECOMENDACIONES
Criterio
Grados de
Apreciacin
a. Costo de la Recomendacin 1 2 3 4 5
b. Tiempo de Espera para Generar
Cambios
1 2 3 4 5
c. Vinculacin con la Misin 1 2 3 4 5
d. Repercusin en Gestin Interna 1 2 3 4 5
e. Repercusin en Gestin Externa 1 2 3 4 5
f. Control sobre una o ms CAUSAS 1 2 3 4 5
g. Repercusin en el largo plazo 1 2 3 4 5
h. Dificultad para Erradicar la Causa 1 2 3 4 5
BAJO ALTO
BAJO ALTO
ALTA BAJA
ALTA BAJA
ALTA BAJA
ALTA BAJA
ALTA BAJA
BAJO ALTO
i. Factible polticamente 1 2 3 4 5
ALTA BAJA
j. Factible legalmente 1 2 3 4 5
ALTA BAJA
Seleccin de Recomendaciones
Recomendacin 1 Puntaje ______
Recomendacin 2 Puntaje ______
Recomendacin 3 Puntaje ______
Recomendacin 4 Puntaje ______
Conclusiones
Conclusin 1
Conclusin 2
Conclusin 3
Conclusin 4