ARQUIVOS E DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERSTICAS

1.1 - Conceituao de Documentos

Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada
para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Todo documento uma fonte de informao como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o
manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magntica etc.
Documentos de arquivo so todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou
jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou
de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam,
expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua
origem ou a funo pela qual so produzidos que determina a sua condio de documento
de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.
Documentos pblicos so todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos
e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. So tambm
documentos pblicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e
por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos.
1.2 - Caractersticas dos Documentos de Arquivo De acordo com seus diversos elementos,
formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero a espcie e a
natureza do assunto.
a) Caracterizao quanto ao Gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto
de sua representao no diferentes suportes:
documentos textuais : so os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou
impressos;
documentos cartogrficos : so os documentos em formatos e dimenses variveis,
contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas,
plantas e perfis;
documentos iconogrficos : so os documentos em suportes sintticos, em papel
emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Exemplos: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;
documentos filmogrficos : so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas
magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses
variveis, contendo imagens em movimento. Exemplos : filmes e fitas videomagnticas;
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Caractersticas por Arquivo Nacional
documentos sonoros : so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo
registros fonogrficos. Exemplos : discos e fitas audiomagnticas;
documentos microgrficos : so documentos em suporte flmico resultante da
microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Exemplos : rolo,
microficha, jaqueta e carto - janela;
documentos informticos : so os documentos produzidos, tratados e armazenados em
computador. Exemplos : disco flexvel (disquete), disco rgido (winchester) e disco ptico.
b) Caracterizao quanto Espcie
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies
documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem,
quanto forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns
em nossas estruturas de governo, temos :
atos normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
Exemplo : medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria,
instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio;
atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma soluo. Exemplos : parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento
sobre fatos ou ocorrncias. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de infrao;
atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos :
traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
atos de ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica (federal,
estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplos : tratado, convnio, contrato,
termos (transao, ajuste etc);
atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo.
Exemplos : aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de
motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
c) Caracterizao quanto Natureza do Assunto
4 Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a
instituio, podendo ser de domnio pblico.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua
custdia e divulgao.
Os assuntos sigilosos sero classificados de acordo com os seguintes graus: ultra secreto,
secreto, confidencial e reservado.
1.3 - Conceituao de Arquivo
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do
exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao.
1.4 - Caracterizao dos Arquivos
De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em pblicos e
privados.
Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exerccio
de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, municipal e do Distrito
Federal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. So,
tambm, pblicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituies de
carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
Arquivos pblicos designam tambm as instituies arquivsticas governamentais incumbidas
da gesto e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Pblico, bem como pela
sua preservao permanente e acesso. Exemplos : Arquivo Nacional, Arquivo Pblico do
Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de Rio Claro etc.
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades, isto , pessoais ou
institucionais (eclesisticos, corporativos, empresariais etc).
2 TEORIA DAS TRS IDADES DOS DOCUMENTOS
Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por trs estgios distintos
de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos : corrente, intermedirio e
permanente.
arquivo corrente ou de 1 idade: constitudo de documentos em curso ou freqentemente
consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza pelo valor primrio
dos documentos, isto , atender as finalidades de sua criao.
arquivo intermedirio ou de 2 idade: constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos
idnticos. A permanncia dos documentos em arquivos intermedirios temporria.
arquivo permanente ou de 3 idade: constitudo de documentos que j cumpriram as
finalidade de sua criao, mas so preservados em razo de seu valor probatrio, informativo,
cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundrio).
3 GESTO DE DOCUMENTOS
3.1 - Conceituao
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da
organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.
3.2 - Objetivos A gesto de documentos tem os seguintes objetivos :
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de
documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao
governo e aos cidados;
assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou
para a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras
tcnicas avanadas de gesto da informao;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente
por seus valores histrico e cientfico.
3.3 - Fases As trs fases bsicas da gesto de documentos so : produo, utilizao e
destinao.
1 Fase - Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das
atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de
documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automao.
Esta fase composta pelos seguintes elementos : - elaborao e gesto de fichas, formulrios
e correspondncia;
- controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo;
- utilizao de processadores de palavras e textos.
2 Fase - Utilizao de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar
seu trmite.
Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas
especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da
informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a
implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
3 Fase - Destinao de documentos: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem
eliminados e quais sero preservados permanentemente.

4- GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de
uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao,
registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento tem por objetivo
facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas
caracteriza os servios de gesto de documentos correntes. Nas administraes pblica e
privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo
e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.
4.1- Atividades de Protocolo
Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de
modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmo, garantindo, assim o
acesso informao.
recebimento e classificao: efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo ou
sigiloso e particular.
Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos
destinatrios.
Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a
existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso
negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado.
A classificao uma operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de
um documento. Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o cdigo de classificao
de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento ser classificado,
atribuindo- lhe o respectivo cdigo numrico de referncia, que permitir recuper-lo
posteriormente.
registro, autuao e controle da tramitao ( movimentao): colocar na capa do processo a
etiqueta ou carimbo de protocolo ( nmero e data de entrada), anotar o cdigo de
classificao, o resumo do assunto e proceder a distribuio s unidades a administrativas
destinatrias.
A ficha de protocolo, manual ou informatizada, dever conter basicamente os seguintes dados:
nmero de protocolo, data da entrada, origem, espcie, nmero e data do documento, cdigo
e resumo do assunto e data da primeira distribuio.
Os procedimentos a serem adotados quando da utilizao da ficha de protocolo manual so:
A 1 via ser arquivada em ordem numrica-cronolgica (nmero de processo e ano de
autuao), a 2 via em ordem alfabtica (pessoa fsica ou jurdica) e a 3 via por cdigo.
Recomenda-se que os documentos devero ser distribudos s unidades administrativas
destinatrias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.
Para que o servio responsvel pelas atividades de protocolo proceda a atualizao dos dados,
tenha controle da movimentao dos documentos e possa prestar informaes sobre a
localizao dos mesmos, faz-se necessrio que as unidades administrativas do rgo enviem,
diariamente, a este servio, as 1 vias das guias de encaminhamento ou se for o caso,
registrem a informao no sistema.
expedio: ao receber a correspondncia para a expedio, recomenda-se verificar se no
faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias, preparar
os envelopes, expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento.
4.2- Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes
So vrias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do
cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio:
inspeo: proceder leitura do ltimo despacho verificando se, de fato, o documento
destina-se ao arquivamento ou se dever obedecer a uma rotina de trmite pr-estabelecida.
Nem sempre os documentos so encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem
arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma
informao;
anlise: determinar sob que codificao dever ser arquivado o documento e que referncias
cruzadas sero necessrias. Caso no se trate de um documento j classificado pelo servio de
protocolo, a classificao ocorrer nesta etapa.
ordenao: dispor os documentos de acordo com a codificao, separando-os por guias de
ordenao (fichas), em escaninhos ou classificadores;
arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pr-estabelecida.
Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um
documento impossibilitar a sua localizao.
emprstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para emprstimo, fornecimento
de informaes ou para realizao de um juntada, aconselha-se a utilizao de
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Caractersticas por Arquivo Nacional guia-fora em substituio do documento, indicando
para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.
4.3 - Mtodos de Arquivamento
A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a
serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente
consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so os seguintes
alfabtico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome;
geogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local
(cidade, estado e pas);
numrico simples : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o
nmero do documento;
ideogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o
alfabtica ( dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou
assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade duplex).
5 - AVALIAO E SELEO DE DOCUMENTOS
5.1 - Conceituao
Processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas
fases corrente e intermediria e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
5.2 - Objetivos
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalizao do ciclo documental ser
alcanada com o seguintes objetivos :
reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos; aumentar o ndice de
recuperao da informao;
garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente;
controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informao;
garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.
5.3 - Efetivao da Avaliao
Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase
corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria)
daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo
intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o
desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento
extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial.

5.4 - Composio da Equipe Tcnica ( Comisso Permanente de Avaliao
de Documentos)
A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de
documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao
de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.
Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade
das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir
equipes tcnicas integradas por :
profissionais das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem
avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
profissional ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de
avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.).
5.5 - Pr-requisitos para realizar a Avaliao oio da administrao superior a que esteja
subordinado o arquivo;
conhecimento da estrutura e do funcionamento do rgo, considerando, inclusive, sua
evoluo histrica;
levantamento da bibliografia necessria;
conhecimento das atividades tpicas de gesto de documentos e arquivos permanentes;
reunio de informaes sobre o sistema de classificao adotado, os tipos de documentos e
assuntos neles contidos;
reunio de dados relativos quantificao, freqncia de uso e taxa de crescimento dos
documentos;
anlise das condies de armazenamento, estado de conservao e custo de manuteno
dos depsitos de arquivo;
levantamento dos atos referentes a processos de eliminao efetuados anteriormente;
5.6 - Prazo de Guarda dos Documentos
Perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O
prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores :
eqncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos em virtude das prticas administrativas.
5.7 - Valorao dos Documentos
Para a aplicao dos critrios de avaliao dos documentos de arquivo, deve-se identificar os
seus valores primrio e secundrio.
Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se
prope, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor administrativo: valor que possuem os documentos que testemunham a poltica e os
procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes. Valor legal ou
jurdico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazos
tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem carter probatrio. Valor fiscal : valor
que possuem os documentos relativos a operaes financeiras e a comprovao de despesas e
receita.
Refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente criados : o documento passa a ser fonte de pesquisa e informao para o
prprio servio e para terceiros.
5.8 - Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda guarda eventual: so
os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico para o
rgo. Exemplo : material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que
no se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do rgo.
guarda temporria : so aqueles em que prevalece o interesse administrativo como
determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto
includos, por exemplo, os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informaes
essenciais acham-se recapituladas em outros;
que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente;
que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado perodo.
guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos a direitos, tanto de
pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas,
fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a
guarda permanente deve abranger:
documentos relativos origem, aos direitos e aos objetivos da instituio
Ex: atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues); atos constitutivos (estatutos,
contratos sociais, alvars); documentos relativos a direitos patrimoniais;
documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio.
Ex: todos os atos que digam respeito sua organizao e funcionamento (regulamentos,
regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; grficos
(organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo;
correspondncia que trate de suas atividades-fim;
documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio. Ex: programas
audiovisuais, ampliaes fotogrficas, filmes e fitas magnticas sobre comemoraes,
solenidades e obras;
documentos que firmam jurisprudncia. Ex: pareceres normativos apreciados judicial ou
administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras no encontradas nos textos
legais; w.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e
Caractersticas por Arquivo Nacional

documentos relativos administrao de pessoal Ex: acordos e reajustes
salariais, planos de remunerao e classificao de cargos, pastas de assentamentos
funcionais, processos de aposentadoria;
documentos que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades
especficas da instituio. Ex: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e
relatrios tcnicos;
documentos de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo
menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins, formulrios, cartazes, convites e
postais;
cultural Ex: documentos que contm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e
documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico e ortografias obsoletas.
5.9 - Avaliao em Acervos Acumulados
O processo de avaliao em acervos acumulados possui caractersticas especficas,
dependendo das condies em que se encontram, pois trata-se de arquivos cuja organizao
no se deu em funo de um programa de gesto de documentos que propiciasse um sistema
de classificao por assuntos, possibilitando a elaborao de instrumentos adequados para a
recuperao de informaes e a avaliao.
Os procedimentos a serem adotados variam em funo da situao do acervo, bem como das
formas pelas quais este se inter-relaciona com os demais conjuntos documentais da
instituio. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados so os seguintes :
diagnstico da situao do acervo : elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao
estado de conservao dos documentos, s formas de classificao e arquivamento adotadas
originalmente e aos instrumentos de recuperao da informao, incluindo-se as listagens de
recolhimento, quando houver. A partir desse diagnstico ser possvel definir as metodologias
a serem utilizadas na avaliao;
elaborao de um quadro de assuntos : esta etapa realizada a partir dos instrumentos de
recuperao da informao existentes, da identificao dos documentos ou mediante pesquisa
e levantamento da legislao do rgo produtor, para conhecimento de suas funes e
atividades. Esses estudos nortearo a definio dos descritores do quadro de classificao por
assunto, assim como o das sries e subsries deste fundo documental;
pesquisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislao e em
entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituio, chega-se ao
estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das
determinaes legais.
relatrio de avaliao : instrumento contendo a descrio sumria da metodologia adotada
na avaliao, o quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de
destinao e as respectivas justificativas.
Os resultados da avaliao de documentos devero ser divulgados e, no caso de rgos
pblicos, publicados no Dirio Oficial para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usurios possam se
pronunciar a respeito. Tais resultados tero que ser aprovados pela respectiva instituio
arquivstica pblica, antes da eliminao dos documentos, de acordo com o artigo 9 da lei n
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
5.10 - Avaliao como parte de um Programa de Gesto de Documentos
Avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos ao permitir
racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio
de arquivos permanentes e a implementao de um programa de esto de documentos,
viabilizando o acesso informao.
O processo de avaliao segue procedimentos que visam a alcanar resultados mais amplos
como a elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.
Para a elaborao dessa Tabela h que se desenvolver as seguintes atividades :
diagnstico da situao dos arquivos e levantamento da produo documental : realizado
mediante pesquisas junto s unidades administrativas produtoras e acumuladoras de
documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condies dos arquivos no que diz
respeito produo, tramitao e arquivamento dos documentos;
cdigo de classificao de documentos de arquivo : elaborado a partir do estudo de toda a
legislao referente instituio, do levantamento da produo documental e de entrevistas
junto s unidades administrativas. Tem por objetivo garantir a uniformidade de tratamento
dos documentos e a rpida recuperao das informaes.
levantamento dos prazos de guarda : feito com base no levantamento da produo
documental, no cdigo de classificao de documentos de arquivo, nas entrevistas junto s
unidades administrativas da instituio, responsveis pela produo e/ou acumulao dos
documentos e na pesquisa da legislao em vigor.
proposta de destinao : elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda,
estabelece a preservao e/ou a eliminao dos documentos.
Concludas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de
guarda e destinao devero ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de forma
a orientar o trabalho dos tcnicos na prtica da avaliao de documentos.
5.1 - Tabela de Temporalidade
o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a
anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o
prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo
intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo
permanente.
dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade nome do rgo e da unidade
administrativa:
espcie e assunto do documento;
existncia de vias e/ou reprodues em outros setores;
prazos de guarda nos arquivos correntes e intermedirios;
destinao;
observaes;
resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade facilidade em distinguir os
documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; eliminao imediata de
documentos cuja guarda no se justifique;
racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e
recolhimento; implementao de um programa de destinao de documentos.
recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade aprovao por dirigente do
rgo e pela instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia; publicao do
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, no Dirio Oficial da Unio; atualizao em
conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na
estrutura administrativa; tabulao de dados visando a apurar a porcentagem dos
documentos e suas respectivas formas de destinao; evitar o uso de siglas, a menos que
conste da tabela a
denominao correspondente;
elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao
propostas.
5.12 - Seleo de Documentos
A seleo de documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por
tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecimento na Tabela de Temporalidade
Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional ou nos relatrios de avaliao. A seleo a
separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao:
eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu
volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras;

transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final;

recolhimento: envio dos documentos para a instituio arquivstica pblica, acompanhados
dos instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu
acesso pblico.
6 GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser
eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente,
deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou
administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo
objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios,
racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao. A transferncia
destes documentos para um depsito de arquivamento intermedirio reduz metade os
custos de sua conservao, torna disponveis espaos dispendiosos reutilizveis para outros
fins, bem como equipamentos que podem ser destinados gesto de documentos correntes.
Alm disso, favorece as condies de utilizao de tais documentos pela administrao
pblica.
6.1 - Atividades Desenvolvidas
Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos
intermedirios:
atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes;
coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos;
procedem aplicao de tabelas de temporalidade selecionando documentos para
eliminao ou recolhimento;
coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade.
6.2 - Procedimentos Administrativos
Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu
contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus
direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento
s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s
permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos.
Deve-se conservar a organizao interna dos documentos, atribuda no arquivo corrente,
dotando a unidade de arquivamento de smbolos e notaes que facilitem a sua localizao no
ato da consulta.
A eliminao s efetuada com a prvia autorizao da unidade administrativa que produziu e
transferiu os documentos ao depsito de arquivamento intermedirio.
6.3 - Localizao, Construo e Equipamentos
Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros
urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido.
A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do
acervo documental. Para tal, recomenda-se a proteo contra incndios (instalaes de portas
contra-fogo), inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.
6.4 - Vantagens
Os depsitos de arquivamento intermedirio devem ser simples e funcionais, permitindo a
guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando :
economia de espao, pessoal, equipamento e tempo; maior e melhor colaborao entre
arquivstas e administradores;
resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao;
a garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser
conservados definitivamente.

2 FIM