Apostila de Microsoft Office Excel 2007

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Efetue clculos, analise informaes e visualize dados em planilhas usando o Microsoft Office Excel 2007.
ara executar o Microsoft Office Excel 2007, cli!ue em
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"! I#ICI$#%O O %OC&ME#TO
"uando um usurio cria uma planilha nova, a tela do computador # dividida em linhas e colunas,
formando uma $rade. % interse&o de uma linha e de uma coluna # chamada de clula. %s linhas s&o
numeradas seqencialmente, as colunas s&o identificadas por letras tam'#m se!(enciais e cada c#lula pela
linha e coluna !ue a forma.
)ma c#lula pode conter n*meros, texto ou f+rmulas. or exemplo, a c#lula %, (na tela abaixo)
cont#m o valor -0 e a c#lula D2 cont#m o texto ./alor total..
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Em $eral, informaes da mesma cate$oria s&o di$itadas em uma coluna (no exemplo, a coluna e a
descrio do produto vendido; a coluna C o valor unitrio), mas essa estrutura n&o # r0$ida1 pode2se
a$rupar as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes.
% possi'ilidade de usar f+rmulas # o !ue diferencia um pro$rama de planilha de uma calculadora.
"uando se coloca uma f+rmula em uma c#lula, diz2se !ue o conte*do dessa c#lula deve ser calculado
em fun&o dos valores contidos em outras c#lulas.
3a planilha a'aixo, o preo total de uma venda # calculado multiplicando2se o preo unitrio pela
!uantidade vendida de produtos do mesmo tipo.
3o exemplo, a coluna % re$istra a !uantidade de produtos e a coluna 4 traz o preo unitrio do
produto. % coluna 5 mostra o preo total. O conte*do de cada c#lula # calculado multiplicando2se os
valores da coluna % pelos valores da coluna 4. ara !ue esse clculo se6a feito automaticamente, deve2se
di$itar a f+rmula '$()C( *o+ 'M&LT*$(,C(- na c#lula 5,. "uando o valor de %, # modificado, o valor
de 5, # recalculado automaticamente de acordo com a f+rmula re$istrada na c#lula.
3ormalmente, uma planilha # criada em duas etapas.
7-8 rimeiro o usurio determina os itens !ue dese6a calcular e as f+rmulas a serem usadas para
fazer esse clculo.
728 5epois, na fase de utiliza&o da planilha, # preciso di$itar os valores correspondentes a cada
item. Os resultados ser&o calculados automaticamente.
2! CRI$#%O E M$#I.&L$#%O F/RM&L$S EM &M$ .L$#IL0$
%!ui # mostrado como criar uma planilha, usando o pro$rama Microsoft Office Excel 2007, mas o
procedimento descrito aplica2se a !ual!uer pro$rama de planilha.
4omo exemplo, # ela'orada uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa !ue vende
apenas !uatro produtos. Em'ora as f+rmulas se6am diferentes para cada planilha, o procedimento ser
sempre o mesmo.
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"uando se a're o Microsoft Office Excel 2007, 6 aparece um desenho 'sico de planilha na tela. O
usurio, precisa, ent&o, or$anizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma re$i&o para cada tipo
de informa&o.
3o la9out, define2se onde cada informa&o ser colocada, mas essa informa&o ainda n&o # di$itada.
3o exemplo, o usurio deve re$istrar o faturamento de cada um dos !uatro produtos, m:s a m:s. % partir
dessas informaes, s&o calculados1
faturamento mensal de cada produto.
faturamento anual de cada produto.
% planilha tem espaos reservados tanto para as informaes !ue ser&o di$itadas !uanto para as !ue
ser&o calculadas automaticamente.
%s informaes ser&o di$itadas da c#lula ;! at# a c#lula E<. or e2xemplo, na c#lula ;!
di$itaremos o faturamento do m:s de 6aneiro correspondente a en$rena$ens= na c#lula 4,, o faturamento de
6aneiro de parafusos= na c#lula ;<, o faturamento de fevereiro de en$rena$ens, e assim por diante, at# o
faturamento de dezem'ro de arruelas na c#lula E<.
%s informaes da coluna , so're faturamento mensal total, e as informaes da linha -7, so're o
faturamento anual por produto, ser&o calculadas automaticamente.
rimeiro, escreve2se as f+rmulas para calcular o faturamento total mensal (coluna " 8. Esse
faturamento # a soma dos valores vendidos de cada produto. %ssim, o faturamento total de 6aneiro (clula
F4) ser a soma do faturamento de cada produto nesse m:s (da clula #! at a $!)% ortanto, na c#lula ,
di$itaremos a se$uinte f+rmula1
C1+a I F2rm+a
F( '3(4C(4%(4E( o+ 'SOM$*3(,E(-
>sso indica para o pro$rama de planilha !ue o valor de ? ! ser a soma dos valores das c#lulas 3(5
C(5 5 ( e E(!
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% f+rmula da c#lula ?< # muito parecida com a f+rmula da c#lula ?, e o mesmo acontece com todas
as c#lulas.
C1+a I F2rm+a
F( '3(4C(4%(4E( o+ 'SOM$*3(,E(-
F6 '364C64%64E6 o+ 'SOM$*36,E6-
F7 '374C74%74E7 o+ 'SOM$*37,E7-
F7 '374C74%74E7 o+ 'SOM$*37,E7-
F8 '384C84%84E8 o+ 'SOM$*38,E8-
F9 '394C94%94E9 o+ 'SOM$*39,E9-
F"0 '3"04C"04%"04E"0 o+ 'SOM$*3"0,E"0-
F"" '3""4C""4%""4E"" o+ 'SOM$*3"",E""-
F"2 '3"24C"24%"24E"2 o+ 'SOM$*3"2,E"2-
F": '3":4C":4%":4E": o+ 'SOM$*3":,E":-
F"( '3"(4C"(4%"(4E"( o+ 'SOM$*3"(,E"(-
F"6 '3"64C"64%"64E"6 o+ 'SOM$*3"6,E"6-
4omo seria 'astante tra'alhoso di$itar essa mesma f+rmula -2 vezes, vamos copi2la.
osicione o cursor so're a c#lula ?,.
%'ra a $uia In;cio e escolha o comando Copiar *CTRL 4 C-< o computador copiar o
conte*do de ?,.
@elecione da c#lula ?< A ?-<. ara isso, cli!ue so're a c#lula ?< e, mantendo o 'ot&o do
mouse pressionado, arraste2o at# a c#lula ?-<.
ressione a tecla E#TER!
O pro$rama perce'e !ue a f+rmula mudou de linha e altera o seu conte*do1 em vez de copiar
'3(4C(4%(4E( para todas as linhas, ele ade!uar a f+rmula para cada linha. %ssim, na c#lula ? < ser
escrito '364C64%64E6< na c#lula ?B '374C74%74E7 e assim por diante.
O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto # 'astante parecido com o
anterior1 o faturamento anual de en$rena$ens # a soma do seu faturamento em cada m:s. 3a c#lula ;-7,
poder0amos di$itar a se$uinte f+rmula1
C1+a I F2rm+a
3"7 'SOM$*3(,3"6- o+
'3(43643743743843943"043""43"243":43"(43"6
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O'serve !ue !uando a f+rmula for muito $rande, usaremos a fun&o SOM$ do Microsoft Office
Excel 2007, !ue facilita o clculo, somando todas as c#lulas especificadas. 3a c#lula ;-7, a f+rmula ser1
C1+a I F2rm+a
3"7 'SOM$*3(,3"6- =+e e=+i>ae a
'3(43643743743843943"043""43"243":43"(43"6
% nota&o 3(,3"6 indica !ue devem ser utilizadas todas as c#lulas no intervalo de #! at# #&'.
%ssim, essa f+rmula ir somar os valores em todas essas c#lulas e exi'ir o resultado na c#lula ;-7.
%$ora, # necessrio copiar essa f+rmula C@OM%7;,1;-<8 da c#lula ;-7, para 4-7. ;asta
selecionar o cursor na c#lula ;-7, acionar o atalho de teclado D4trlE F 4, posicionar o cursor na c#lula 4-7 e
acionar o atalho de teclado D4trlE F /. O Excel perce'er !ue elas foram colocadas em outra coluna e
a6ustar as refer:ncias das colunas automaticamente. %ssim, ap+s copiar a f+rmula para a c#lula 5-7.
tem2se C@OM%75,15-<8. 3a c#lula E-7 aparecer C@OM%7E,1E-<8 e assim por diante.
$?OR$5 #OSS$ .L$#IL0$ EST@ COM.LET$ A e 'asta di$itar os valores unitrios relativos
a cada m:s e a cada tipo de produto, das linhas , a -<, das colunas ; a E. O pro$rama dar, automaticamente,
os valores da linha -7 e da coluna ?.
% rapidez # uma das $randes vanta$ens dos pro$ramas de planilha. @e o susrio cometer um erro ou
!uiser modificar o valor de uma c#lula, 'asta di$itar o valor correto e todos os outros valores ser&o
atualizados automaticamente.
:! F&#BCES
?)3GHE@ de uma planilha s&o comandos mais compactos e rpidos para se executar f+rmulas.
4om elas # poss0vel fazer operaes complexas com uma *nica f+rmula.
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%s funes s&o a$rupadas em cate$orias, para ficar mais fcil a sua localiza&o.
%s funes tam'#m facilitam o tra'alho com planilhas especializadas.
)m en$enheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resist:ncia de um material.
)m contador usar funes financeiras para ela'orar o 'alano de uma empresa. Entre as diversas
funes, destacam2se1
7-8 F+nDEes financeiras 2 ara calcular 6uros, rendimento de aplicaes, deprecia&o de ativos
etc.
728 F+nDEes matemFticas e trigonom1tricas 2 ermite calcular raiz !uadrada, fatorial, seno,
tan$ente etc.
7I8 F+nDEes estat;sticas 2 ara calcular a m#dia de valores, valores mximos e m0nimos de uma
lista, desvio padr&o, distri'uies etc.
7,8 F+nDEes 2gicas 2 ossi'ilitam comparar c#lulas e apresentar valores !ue n&o podem ser
calculados com f+rmulas tradicionais.
% escolha de um ou outro tipo de fun&o depende do o'6etivo da plani lha. or isso, a $G+da do
programa de planilha # um valioso aliado. Ela cont#m a lista de todas as funes do pro$rama, normalmente
com exemplo.
EJEMKO1 ara ilustrar, si$a o exemplo da fun&o estat0stica MH%I$ e a fun&o l+$ica @E em
uma planilha !ue controla a nota dos alunos de uma escola. @e a m#dia for superior a <, o aluno # aprovado=
caso contrrio, # reprovado.
3a tela a'aixo, as notas foram di$itadas nas colunas de ; at# E e suas m#dias colocadas na coluna ,
com o aux0lio da fun&o MH%I$! Essa fun&o calcula a m#dia das c#lulas indicadas. ara aplic2la1
5i$ite a f+rmula 'MH%I$*3:,E:- na c#lula ?I. Ela indica o pr+ximo passo a ser dado1 o clculo da
m#dia das c#lulas de ;I a EI 7a mdia de B3, C3, D3 e $()%
C1+a I F2rm+a
F: 'MH%I$*3:,E:-
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ara !ue o pro$rama indi!ue se um aluno foi aprovado ou n&o, a m#dia o'tida por esse aluno deve ser
comparada com <. >sso # feito di$itando2se a f+rmula 'SE*F:I6<JRepro>adoJ<J$pro>adoJ- na c#lula LI.
O conte*do da c#lula 7 Me determinado pela condi&o de teste F:I6! Ela exi'ir o JRepro>adoJ
caso a condi&o F:I6 se6a verdadeira, ou se6a, se o aluno o'tiver m#dia inferior a 6! Mostrar o valor
J$pro>adoJ no caso de a condi&o F:I6 ser falsa, ou se6a, se o aluno o'tiver uma m#dia i$ual ou maior !ue
6!
C1+a I F2rm+a
?: ' SE*F:I6<JRepro>adoJ<J$pro>adoJ-
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(! TR$3$L0$#%O COM .L$#IL0$S
I#SERI#%O E EXCL&I#%O .L$#IL0$S
)ma pasta de tra'alho padr&o apresenta, inicialmente, I planilhas. 4aso necessite de mais planilhas,
voc: pode inclu02las, utilizando o se$uinte comando1
Inserir .aniKa *S0IFT 4 F""-!
)ma pasta de tra'alho padr&o apresenta, inicialmente, I planilhas. 4aso n&o necessite de todas, voc:
pode excluir as desnecessrias, selecionando2as e utilizando os comandos1
4li!ue com o 'ot&o direito do mouse so're a planilha e cli!ue na op&o Exc+ir!
RE#OME$#%O .L$#IL0$S
3o Microsoft Office Excel 2007, um ar!uivo, ou se6a, uma pasta, pode conter vrias planilhas
diferentes, sendo, portanto, fundamental nome2las de maneira a distin$ui2las. % nomea&o n&o $rava a
planilha, por isso # necess2rio utilizar o comando Sa>ar *CTRL 4 3-!
ara nomear a planilha, utilize um dos se$uintes comandos1
4li!ue duplamente na $uia da planilha !ue dese6a renomear.
5i$ite o nome da planilha e pressione a tecla E#TER!
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TR$3$L0$#%O COM LI#0$S E COL&#$S
3o Microsoft Office Excel 2007, um ar!uivo, ou se6a, uma pasta, pode conter vrias planilhas
diferentes, sendo, portanto, fundamental nome2las de maneira a distin$ui2las. % nomea&o n&o $rava a
planilha, por isso # necess2rio utilizar o comando Sa>ar *CTRL 4 3-!
I#SERI#%O E EXCL&I#%O LI#0$S E COL&#$S
>ma$ine !ue, durante a di$ita&o de uma se!(:ncia de dados, al$uns dados foram es!uecidos,
ficando a ta'ela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, 'astando
para isso fazer a esco2lha ade!uada entre as opes de inser&o, encontradas na $uia In;cio, @elecione o local
ade!uado e cli!ue na ferramenta Inserir5 Inserir LinKas na .aniKa ou Inserir Co+nas na .aniKa!
5e modo semelhante # poss0vel fazer a exclus&o de colunas ou linhas !ue tenham sido introduzidas
e!uivocadamente ou !ue n&o se6am mais necessrias.
O comando de exclus&o de linhas ou colunas pode ser encontrado na $uia In;cio5 na ferramenta
EXCL&IR5 EXCL&IR LI#0$S %$ .L$#IL0$ O& EXCL&IR COL&#$S %$
.L$#IL0$
$LTER$#%O $ $LT&R$ E L$R?&R$ %E LI#0$S E COL&#$S
% defini&o de tamanho # extremamente comum para as linhas e colunas. or#m, no Microsoft
Office Excel 2007, as linhas e colunas da planilha !ue cont:m t0tulos ou a!uelas !ue cont:m c#lulas de
conte*do formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminu0da.
ara alterar a altura de uma linha ou lar$ura de uma coluna, faa o se$uinte1 aponte o mouse
entre as linhas " e 25 cli!ue e arraste para alterar a altura da linha ou aponte o mouse entre as colunas $ e 35
cli!ue e arraste para alterar a lar$ura da coluna.
6! FORM$T$#%O &M$ T$3EL$
SEBLO FO#TE
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ode2se mudar o visual das letras, n*meros ou outros caracteres di$i2tados das c#lulas selecionadas.
SEBLO $LI#0$ME#TO
ode2se modificar o alinhamento das letras, n*meros ou outros carac2teres di$itados das c#lulas
selecionadas.
SEBLO #MMERO
ode2se formatar os n*meros das c#lulas selecionadas.
7! ?R@FICOS
I#SERI#%O E EXCL&I#%O ?R@FICOS
O Microsoft Office Excel 2007 apresenta um excelente recurso para a cria&o dos $rficos1 a $uia
Inserir! 4om esse recurso, o pro$rama orienta o usurio a construir um $rfico.
ara inserir um $rfico, selecione a rea com os dados !ue dese6a apresentar nele. @elecione,
inclusive, os dados !ue ser&o apresentados como le$enda e como $rfico.
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O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da rea selecionada o !ue ir ser apresentado
como le$enda e como $rfico, por!ue o pro$rama .entende. !ue, na maioria das vezes, a rea selecionada
est disposta se$undo padres !ue facilitam a identifica&o dos elementos.
O3S, $ntes de fazer !ual!uer tipo de $rfico # necessrio sele2cionar pelo menos um $rupo de textos para
servir com % le$enda e um ou mais $rupos de n*meros para servir como $rfico.
@elecione os meses !ue v&o servir como le$enda, mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione
os valores !ue v&o servir como $rficos, cli!ue na $uia Inserir e escolha um modelo de $rfico mais
ade!uado.
ara apa$ar um $rfico selecionado, tecle %ELETE!
FIM
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