SISTEMAS DE INFORMACIN LOGSTICA

Resumen Gerencial
Los Sistemas de Informacin de Logstica se dividen en la actualidad en dos grandes campos:
ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Sin embargo cul de ellos es el mejor para
implementar en determinada empresa, depender mucho de las necesidades, tamao,
cantidades de reas y manera de administracin de cada empresa.
Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos necesarios para
integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Fueron
diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII.
(Material Requierment Planning). Hoy da existen tres modelos de este tipo de sistemas:
Herramienta, Aplicacin Parametrizable y Aplicacin Fija.
Para decidir cul de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la
empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento
correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de
implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema.
Las caractersticas fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser considerado
como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y abierto, Comprensivo,
Ms all de la compaa, Los mejores procesos de negocios, Simular la realidad.
El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de un
software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto
significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular.
Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las ms comunes
tenemos, Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de Almacenes,
Stock Management System (SMS) Sistema de Stock, Milk Run Managemen System Sistema
de recoleccin consolidada, el Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte,
Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin, etc.
Posteriormente, se analizan algunos casos especficos de software Best of Breed como lo son
el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, adems de examinar el desarrollo e implementacin
de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.


INTRODUCCIN
En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relacin e
interaccin muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir
bienes y/o servicios de calidad segn los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos
al tiempo pedido y de forma rpida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y
sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos
dentro de la produccin y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores
necesitan tener una administracin, y ms que eso, una planificacin y sistema de control
eficiente que permita una muy buena sincronizacin y planificacin en todo el proceso de
organizacin. Hoy, sin embargo, el desafo es intenso y requiere una fuerte integracin en la
cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a
la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el
turbulento ambiente de los negocios. Adems, estos sistemas pueden ser complementados
con sistemas ms especializados conocidos como Best of Breed, los cuales se implementan
en una Rea especfica de la organizacin para que cumplan una funcin independiente de las
dems aplicaciones.
Sistemas de informacin de logstica
El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el objetivo de lograr
la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en tecnologa de la informacin.
Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin de la
informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el contenido y
velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y
sensibilidad de la organizacin ante demandas.
Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise
Resource Planning) y Best of Breed.
Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una
herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios
para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los
sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para
soportar todos los procesos integrados a travs de la cadena de suministro.
Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus antecedentes fueron
el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permita a un fabricante contar con
los materiales correctos donde se les necesita y en el momento adecuado sin acumulaciones
innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeacin y el
control de la produccin mediante la integracin de informacin procedente de los
departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre otros.
El ERP poco a poco ha ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones
de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una empresa, los software
buscaron la integracin de todas las facetas del negocio como ingeniera, planificacin,
manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de
produccin, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por
medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la
realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una isla de informacin.
A ello ha contribuido el hecho de que una compaa normalmente va adquiriendo un software
distinto para sus diferentes reas de negocios, los cuales no estn asociados a una estrategia
global. Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no
tenga informacin cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida. Y
las fuentes de error en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son muy altas. En
este sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa en uno solo sistema.
Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la organizacin, mejorar
la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los volmenes de ventas, reducir tiempos
ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la
efectividad, monitorear el desempeo a travs de indicadores, mejorar la comunicacin entre
reas de produccin y reducir la duplicidad de la informacin, entre otros.




Modelos de los sistemas ERP
Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:
Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las
necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya
confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programacin de alto nivel para aadir
cdigo (programacin) de manera muy eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos
buscados.
Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y
listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definicin de
parmetros. En teora ste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las
posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicacin de los
procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de
antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo
que se considera suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre todo el
espectro de necesidades.
Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los procedimientos
preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es la ms rgida, al no permitir
variaciones sobre el diseo original.
Para decidir cul de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la realidad de la
empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento
correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de
implantacin, facilidad de actualizacin y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque
con las necesarias adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y
costumbres operativas.
Caractersticas de los sistemas ERP
Cualquier sistema debe poseer una mnima cantidad de caractersticas para ser calificado
como una verdadera solucin para el tema ERP:
Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier
momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos.
Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y
debe ser adecuado para un amplio rango de empresas
Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los lmites de la compaa, sino que
tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la organizacin.
Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los mejores procesos para
negocios aplicables mundialmente.
Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por
ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe asignar responsabilidad a los
usuarios detrs del sistema.
Caractersticas Tcnicas
Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C, Visual C++,
Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder,
Visual Age, y otros similares.
En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de Cliente-Servidor en tres
capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y
Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y
tienen detrs una empresa de software de garanta, como SQL Server de Microsoft, Oracle,
Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.
Costo y tiempo de implementacin de los ERP
El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%,
servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio
de costo para una implantacin de ERP es de $ 15.000.000.
El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a
26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12
meses desde el trmino del perodo de implementacin. Pasan alrededor de 2.5 aos desde la
iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversin (ROI).
Aplicaciones Best of Breed
El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de seleccin de un
software. La mayora de personas que emplean este trmino estn de acuerdo en que esto
significa utilizar la mejor solucin de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede
ser manejar un centro de distribucin, administrar un programa de beneficios para los
empleados o un plan de mantenimiento en la empresa.
Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organizacin.
En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que ser parte de un gran
rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integracin
juega un rol en la determinacin de un best of breed.
Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabn
de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor producto disponible para cada
funcin del negocio. Las compaas que estn buscando agilidad y efectividad en su negocio,
competir ms efectivamente en nuevos mercados, ven la solucin best of breed como el
mejor camino; por la velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se
muestran resultados rpidamente.
Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales
junto con la integracin tanto como sea posible?
Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor muy importante;
el costo. Las aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero tambin se incurren
en costos de adquisicin, implementacin y administrativos. Por lo tanto una solucin best of
breed es aquella que produce un mejor retorno.
Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best of breed puede
ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalizacin excedidos y
otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.
No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una compaa puede
que no funcione para otra.
Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para la situacin,
significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir con un nivel de riesgo.
Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed se presentan a
continuacin:
Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de Almacenes
Funciones Funciones
Definicin del LAY OUT Relacin Artculo Ubicacin
Actualizacin de Posiciones Das de bsqueda F.I.F.O
Relacin Tipo de Artculo - Ubicacin Reporte del LAY OUT
Relacin Familia de Artculo Ubicacin

Stock Management System (SMS) Sistema de Stock
Funciones Funciones
Carga de Movimientos en Preparacin Ficha de Stock
Procesar Informes de Recepcin Saldo de Stock por depsito
Procesar Ordenes de Carga Saldo de Stock a una fecha
Confirmacin de Informes de Recepcin Histrico de posiciones
Confirmacin de Ordenes de Carga Control de Carga
Confirmacin de Guas en Bultos Seguimiento de Lotes
Reimpresin de planillas Estadstica de ocupacin de depsito
Anulacin de comprobantes pendientes Totales de movimientos por artculo
Carga de movimientos de Stock Comprobantes pendientes de preparacin
Transferencias entre posiciones Comprobantes en proceso de preparacin
Transferencias a Picking Reportes de Stock
Confirmacin de transferencias a Picking Control de Accesos
Conteo Cclico Ficha de Stock
Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recolecin consolidada
Funciones Funciones
Generacin de Recolecciones Fijas Estado de Flota
Armado de Orden de Retiro Gestin y Emisin de Carta de Porte
Armado de Viaje Emisin y Seguimiento de Remitos
Asignacin de Flota Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje Control de Documentacin
Anulacin de Viaje Mdulo de Performance
Listados de Servicio de Transporte

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte
Funciones Funciones
Generacin de Servicio Estado de Flota
Armado de Viajes Gestin y Emisin de Carta de Porte
Asignacin de Flota Emisin y Seguimiento de Remitos
Carga de Remitos Cliente Manejo de Fleteros
Cierre de Viaje Control de Documentacin
Anulacin de Viaje Mdulo de Performance
Anulacin de Remitos Control de Accesos
Listados de Servicios de Transporte Estado de Flota
Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin
Funciones Funciones
Carga de Pedidos Comprobantes pendientes de distribucin
Carga de Remitos Clientes Listado de Viajes pendientes de Cierre
Carga de Ordenes de Despacho Estado de Flota
Armado de Viajes Operaciones con Redespacho
Asignacin de Flota Emisin y Seguimiento de Remitos
Emisin de Hoja de Ruta Manejo de Fleteros
Emisin de Carta de Porte Control de Documentacin
Emisin de Guas Mdulo de Performance
Anulacin de Viajes Control de Accesos
Cierre del Viaje
Comprobantes pendientes de
distribucin
Carga de Pedidos Listado de Viajes pendientes de Cierre
Carga de Remitos Clientes

Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de Contenedores
Funciones Funciones
Retiro de Contenedores Emisin y Seguimiento de Remitos
Transporte de Contenedores Manejo de Fleteros
Devolucin de Contenedores Control de Documentacin
Asignacin de Flota Mdulo de Performance
Emisin de Carta de Porte de Retiro Control de Accesos
Emisin de Carta de Porte de Transporte Movimientos de Locator de Contenedores
Emisin de Carta de Porte de Devoluciones Reserva Automtica de Ubicaciones
Armado de Orden de Retiro Confirmacin de Arribos
Cierre de Viaje Programacin de Ubicaciones de Arribos
Anulacin de Viaje Programacin de Descargas
Anulacin de Cierre de Viaje Confirmacin de Movimientos
Gestin y Emisin de Carta de Porte Transferencias entre posiciones
Retiro de Contenedores Emisin y Seguimiento de Remitos
Transporte de Contenedores Manejo de Fleteros
Devolucin de Contenedores Control de Documentacin
Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin Financiera
Funciones Funciones
Facturacin de Servicios MENU PRINCIPAL
Cuentas a Pagar Archivos Maestros
Cuentas a Cobrar Facturacin
Caja y Bancos Cuentas Corrientes Deudores
Contabilidad General Gestin de Proveedores
Facturacin de Servicios Administracin de Caja y Bancos

Control de Ventas

Contabilidad General

Depuraciones

Cierres Diarios

Ejemplos de software Best of Breed
Algunos ejemplos de las soluciones best of breed son las siguientes:
Servisat (control de flotas satelitales)
La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre
las flotas de vehculos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue:
Se le instala un dispositivo a cada uno los vehculos.
Desde Internet se puede ubicar el vehculo en tiempo real.
Se programa el dispositivo para que se enve la posicin peridicamente o cuando ocurra
algn evento de importancia
Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del rea de trabajo, botn de
emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o encargado para
tomar las medidas necesarias
Si el evento es nicamente informativo, tal como un reporte peridico de posicin, este
ser almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el usuario a
travs de la Internet.
Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes:
Localizacin: Ubicacin instantnea (en tiempo real) en trminos de calle y carrera, y en
puntos especficos de vas interdepartamentales. Informacin de velocidad y estado del motor
(encendido o apagado).
Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el motor del
vehculo.
Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y desbloquear
la puerta trasera del vehculo.
Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son:
Mximo control en la operatividad de su flota
Aumenta la efectividad operativa con sus clientes
Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehculos y mercancas
Ayuda en la reduccin de los costos de operacin
Permite minimizar los riesgos


Software manejo de bodegas
La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el paquete
WAREHOUSE EXPLORER.
Este producto est diseado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelera, utilizando
la ltima tecnologa en identificacin de cdigo de barras incluyendo radio frecuencia. Explorer
warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las necesidades de
los distribuidores y empresas de manufactura.
Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema bsico y luego agregar los
mdulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexin en tiempo real
utilizando la tecnologa de cdigo de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero
tomando la informacin que se necesita saber en el momento justo.
La flexibilidad del diseo permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y otras
utilidades como soluciones de cdigo de barras y reportadores.






Comparacin entre ERP y Best of Breed
Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseados para la
administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las
caractersticas de cada uno con respecto a algunos factores de importancia.
Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de opcin es un
best of breed pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad, satisfaciendo a ms
usuarios. Pero en cuestin de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos,
pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo.
Los sistemas integrados proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn datos y una
interfase consistente para el usuario donde todos los mdulos tengan una mirada y percepcin
familiar.
Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas aplicaciones
especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la capacitacin y el
soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el
almacenamiento redundante de los datos.
As qu no existe todava una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se
muestran a continuacin algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir
cual implementar.
Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces costosas,
por lo que normalmente son menos costosos.
Sin embargo, Best of Breed, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva
que tambin puede servir para bajar costos o aumentar la productividad.
Influencia
Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder de decisin
en la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos
mdulos, se tendr menos impacto en la negociacin de trminos y precio. Y por otra parte, si
decide no agregar los mdulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si
lo comparamos con la sustitucin de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los
Best of Breed.
Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse para usar y
dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware potencialmente diferentes,
sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programacin. La escasez de personal
capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares es una gran ventaja en el
acercamiento integrado.
Soporte
La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa se
agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se cae, ms personas hay
que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema
en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo vendedor o compaa, que muchas compaas
diferentes.
Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compaas
especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware
diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada mdulo, hay una buena
oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de las adquisiciones, pero pueden que no
sean fciles de unir.
Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compaa, es ms fcil y rpido
acceder los datos compartidos de una misma base de datos.
Funcionalidad
Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica funcionalidad, los
sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados
"sistemas de boutique" .
Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y competitivas
y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un Best of
Breed. Esto pues en los sistemas ms especializados ERP toma ms mucho tiempo para las
compaas re-disear una coleccin entera de aplicaciones.
Conclusin
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, puede depender mucho del tamao
de la organizacin, cultura y estilo de administracin. Si las sub-reas dentro de la organizacin
son grandes o complejas, puede que mejor requieran la funcionalidad avanzada que slo un
Best of Breed puede proporcionar.
En una organizacin empresa donde la toma de decisiones est altamente centralizada, el fcil
acceso a los datos compartidos tomar probablemente prioridad. Por lo tanto, aquellos
sistemas especializados que no proporcionen la funcionalidad crtica se sacrificarn por el
mejor compartimiento de datos y las eficiencias de los sistemas integrados.

Situacin mercado en Costa Rica
El mercado de software en logstica est tomando un rumbo en el cual las empresas
transnacionales y por lo general lderes en su campo, estn implementando sistemas ERP en su
operacin de tal forma que tambin sea compatible con sus sistemas best of breed
existentes.
Como ejemplo de esto tenemos a la embotelladora Panamco Tica, la cual es la encargada de
distribuir los productos de la compaa Coca Cola.
La corporacin Panamco tiene operaciones en: Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Brasil,
Colombia, Venezuela y Mxico.
En algunos pases como Venezuela ya se est trabajando con el software SAP el cual es un ERP.
En el caso de Costa Rica, la empresa inici un proceso de implementacin desde hace
aproximadamente nueve meses (Proyecto Istmo) en el cual se tom colaboradores de la
empresa para iniciar junto con los consultores a adaptar el sistema a la realidad de la
operacin. Este proceso culmin con el inicio de la utilizacin del software SAP el da 1 Abril del
presente. Como se coment anteriormente se implementaron solamente algunos mdulos
como son: FI (Finanzas), CO (Controlling), MM (Materiales) y MO (Mantenimiento). Los otros
bloques de la empresa como son RH (Recursos Humanos) continuarn utilizando su sistema
best of breed ADAM, y todo lo referente a la distribucin de la empresa que es uno de los
puntos crticos del negocio se seguir manejando con el sistema BASIS.
De esto se concluye que aunque los sistemas ERP presentan una solucin integral para el
negocio, siempre debern estar acompaados de sistemas Best of Breed en lo referente a las
actividades especficas de la empresa.
A continuacin se mostrarn un archivo resumido de las ventajas y desventajas se SAP y sus
soluciones (evaluado por META Group de Chile).
VENTAJAS DESVENTAJAS DE SAP
SAP R/3 es capaz de integrar informacin
Y procesos a lo largo de toda la empresa
ms all de una conexin HUB
La implementacin de R/3 tiene grandes
costos y lleva largo tiempo en sus largas
instalaciones
SAP est involucrado en la mayora de las
implantaciones de sistemas ERP en grandes
empresas
Existe algo de arrogancia en atender a
pequeas empresas
SAP est enfocada en los beneficios de la
empresa
Su altos costos de implantacin requiere de
implementacin especial y costosa, adems
de complicada
SAP R/3 es una solucin robusta y completa
y tiene un gran mercado de sus acciones
Las organizaciones de consultora de SAP no
realizan implementaciones, por lo tanto los
clientes estn forzados a usar sistemas
integradores de tercera mano.
SAP invierte grandes cifras en R&D
(Reserach & Development)

Clientes de SAP no reportan descontentos
con sus productos

Otro caso importante es el software Exactus, en cual analizaremos a continuacin.
Exactus
Para garantizar su competitividad en un mercado cada vez ms agresivo, las empresas
necesitan de un sistema integrado que les permita contar con herramientas que agilicen la
toma de decisiones y les permita alcanzar sus metas en un corto plazo.
EXACTUS es un sistema integrado administrativo y de manufactura que ha sido especialmente
diseado para satisfacer los requerimientos de las empresas industriales, multinacionales, de
distribucin y grupos corporativos.
Mdulos de Exactus
Asegurar la adaptacin ptima de Exactus al proceso de negocio y a las necesidades de la
empresa es el objetivo del servicio de implantaciones de EXACTUS. Este proceso proporciona
una magnfica oportunidad de realizar una reingeniera, o bien, un estudio del ciclo de negocio.
EXACTUS se compone de cuatro grandes reas: Ventas & Logstica, Finanzas & Contabilidad,
Manufactura, y Recursos Humanos & Nomina.

Mdulo de ventas y logstica
A continuacin se presentan los cuatro principales mdulos del mdulo principal de ventas y
logstica.
Facturacin por Pedido
El mdulo de Facturacin est integrado a las actividades de contabilidad, control de
inventarios y control de cobros, lo cual le permitir administrar sus ventas de una forma gil y
segura, al realizar todas las labores contables y de inventario conexas simultneamente. Desde
el ingreso de un pedido Exactus le proporcionar la informacin necesaria para la agilizacin
del proceso de ventas.
Beneficios:
Le permite disponer de informacin real en el momento preciso para la toma de
decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas.
Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultneo de mltiples
usuarios, registrando y administrando informacin, de una manera integrada y
consistente.
Le brinda informacin actualizada y consistente debido a la integracin con los otros
mdulos.
Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa.
Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras, al
permitir la emisin de facturas en mltiples monedas.
Pronstico de Ventas
El mdulo de Pronstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas de una
manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de
inventarios o la facturacin de ventas realizadas. Tambin permite estimar la demanda hacia el
futuro, basndose en informacin histrica generada por el movimiento de productos del
mdulo de Control de Inventarios o por las ventas del mdulo de Facturacin.
Beneficios:
Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y
Produccin al proveerlos con informacin congruente y exacta, la cual se calcula
utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento de
las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado
de la empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la
empresa.
Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin de
mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al
pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan
Maestro de Produccin.
Compras
El mdulo de Compras de Exactus le permitir la administracin sencilla y gil del ciclo de
adquisiciones de materias primas y suministros de los que se abastece la empresa. Los
requerimientos de las diferentes reas de la empresa son ingresados al sistema y utilizados en
la elaboracin de las rdenes de compra. Mediante este mdulo, las existencias en el
inventario se actualizan y tambin se encarga de registrar los movimientos asociados con la
compra de materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa.
Beneficios:
Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra.
Le permite mantener un flujo de informacin constante y actualizada entre los
departamentos involucrados.
Le brinda mayor eficiencia en las labores de produccin, gracias a la generacin
automtica de rdenes de compra como producto del resultado obtenido en la explosin
de materiales.
Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentacin de
responsabilidad de los funcionarios.
Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automticas de generacin
de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integracin con otros sistemas.
Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el
momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la bodega.
La integracin de Compras con Control de Inventario le permite actualizar directamente
las existencias de los artculos, registrar los costos y determinar la ubicacin donde se
almacenarn los mismos.
Control de Inventarios
El mdulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseado pensando en las necesidades
de las empresas manufactureras, de distribucin y servicio. Control de Inventario es el corazn
de las actividades de manufactura debido a que integra todos los movimientos transaccionales
que tienen relacin con consumos, ventas, ingresos, etc; realizados directamente en l o desde
los dems mdulos con los que interacta.
Beneficios:
Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de compaas
de los sectores comerciales, de distribucin y de manufactura.
Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotacin de los inventarios ya
que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y administracin de los
mismos.
Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes al
suplirlos con los productos en el momento en que stos as lo requieran.
Le facilita la administracin de los inventarios a travs del particionamiento de bodegas
en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de vencimientos,
etc.
Le asegura la confiabilidad de los datos a travs del uso de funciones de registro de
movimientos con capacidad para revisin, modificacin e impresin antes de su
aplicacin.
Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar reportes
con informacin actualizada sobre el manejo de inventarios.

Caso de aplicacin de exactus
Corporacin Musmanni
Fundada en 1902, Musmanni inici como una empresa de corte familiar que con el tiempo se
transform en uno de los lderes de la regin en la industria de la panificacin. Corporacin
Musmanni se convirti en la primera empresa en su nicho de mercado en Latinoamrica que
logr certificarse en ISO 9001.
Musmanni ha incursionado con gran xito en el mercado latinoamericano, como pionera en la
fabricacin de bienes congelados. Actualmente cuentan con 145 puntos de venta en Costa Rica
y con 7 franquicias en Panam y 5 en Nicaragua. Corporacin Musmanni ha sido nombrado
suplidor para la regin Centroamericana y del caribe de reconocidas cadenas de comidas
rpidas tales como Pizza Hut, Subway y Select, entre otros.
Uno de los objetivos ms importantes para Musmanni es garantizar la calidad mediante un
excelente control en el rea de produccin y en la eficiencia de su personal, el cual es
capacitado permanentemente a travs de la Universidad del Pan, misma que capacita a los
franquiciados y operarios de los mismos.
Es por esta razn que en 1995, Corporacin Musmanni vio la necesidad de buscar un sistema
integrado que les brindara una gran seguridad en la manipulacin de las fuentes de
informacin as como eficiencia y exactitud en todos sus procesos.
En vista de que la innovacin y la actualizacin tecnolgica siempre han sido prioritarias para
Musmanni, para mantenerse en constante desarrollo, en el 2000 se decidi despus de
grandes anlisis de diferentes opciones cambiar a los sistemas de informacin de Exactus.
Algunos de los factores que tuvieron mucho peso y ayudaron a Musmanni para decidirse por
este Exactus fueron las buenas referencias que les dieron los clientes de este sistema as como
la excelente relacin existente entre el costo de l software y los beneficios que ste les poda
dar.
Segn Patricia Pacheco, Directora Administrativa y Financiera de la Corporacin, El sistema es
sumamente flexible y gil, sin dejar de ser seguro. Lo importante es que el sistema nos brinda
informacin que nos ayuda a la toma de decisiones.
Con la utilizacin de Exactus, Corporacin Musmanni cuenta con reportes que se generan con
informacin confiable, pueden fcilmente monitorear las ventas y llevar un mayor control
sobre la informacin de sus clientes. Todo lo anterior da como resultado un importante ahorro
en los tiempos.
El sistema permite a la compaa contar con ms de la informacin que antes se manejaba,
este es uno de los factores relevantes que destaca la seora Pacheco a cerca del aporte de
Exactus a su compaa.
Por su funcionalidad multimoneda, Exactus permite registrar sin ningn problema las ventas
que se hagan en otras monedas.
El hecho de que Exactus tenga presencia en otros pases de Latinoamrica y que sea un
sistema escalable son factores que la gerencia de Musmanni ve con buenos ojos ya que, como
lo dijo la seora Pacheco el sistema apoya los planes de expansin de la Corporacin.
Exactus provee al personal con nuevas herramientas que simplifican los procesos y optimizan
el tiempo laboral de sus empleados. El personal de Musmanni est muy contento con los
resultados obtenidos de Exactus y se sienten muy motivados por el apoyo incondicional que
han recibido. Se han identificado rpidamente con el software de Exactus al ser ste un
sistema seguro que hace ms eficientes sus labores.
El proceso de implementacin ha sido un xito, el tiempo de planeacin que se le dedic antes
de empezar el proceso ha sido clave. Se hicieron mltiples reuniones con los diferentes
departamentos para definir bien la informacin que se quera y la manera en que se iba a
implantar. Esto acompaado al apoyo incondicional que hemos recibido departe del personal
de Exactus que nos han acompaado tanto en la planeacin como en las largas jornadas de
arranque, se han entregado plenamente al proyecto y cuentan con personal muy calificado en
todas las reas.
Conclusiones
Las tendencias actuales muestran como las organizaciones estn empezando a adoptar unas
estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y adems estn llenando mejor sus
deficiencias o huecos con sistemas Best of Breed. Muchas empresas de este tipo de software
se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir
mejor los datos, y si todava siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el
vendedor se compromete a hacer la integracin sin costo adicional.
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, depende del tamao de la
organizacin, la cultura y estilo de administracin de la misma.
Antes de escoger entre un best of breed o un ERP debe tomarse en consideracin un factor
muy importante como lo es el costo, el cual al final determinar la capacidad de la empresa de
adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle mantenimiento y
modernizacin.
En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed estn buscando la
manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integracin compativa que adems
no requiera de personal especializado para su utilizacin.
Hay dos variables crticas que se deben tomar en cuenta a la hora adquirir un sistema logstico,
primero si el soporte tcnico es eficiente y segundo si es necesario contar con personal
especializado para la utilizacin y mantenimiento del sistema.
Bibliografa
Articulo: Best of Breed vs. Integrated Systems. www.olsoft.com/select_0800.htm
Articulo: The ERP Dilemma: Packed Solution or Best of Breed?
www.stores.org/eng/archives/oct98cover.html.
Trabajo final sobre ERP. Annimo. www.rincondelvago.com
Informacin suministrada por la empresa Soporte Logstico. Argentina. 2001
Sistemas de informacin de logstica Control de OPERACIONES 7