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MANUAL DE LENGUAJE

CIUDADANO
Manual de lenguaje ciudadano
2007 Secretara de Finanzas
Direccin General del Sistema Estatal de Informtica
D.R. Gobierno del Estado de Mxico
Urawa No. 100,
Col. Izcalli IPIEM C.P. 50150
Toluca, Estado de Mxico.
El propsito de este manual .......................................................................................................... 2
1. Qu es un documento en lenguaje ciudadano? ................................................................... 3

2. Enfoque ciudadano ....................................................................................................................... 4

3. Conociendo a tu audiencia ......................................................................................................... 5

4. Organizar el documento ............................................................................................................. 8
5. Escribiendo en lenguaje ciudadano ........................................................................................... 9

6. Diseando el documento ........................................................................................................... 25
7. Rediseando el documento ........................................................................................................ 34
8. Gua rpida de lenguaje ciudadano ........................................................................................... 37
9. Revisando el documento ............................................................................................................. 38
Lista de revisin ................................................................................................................................. 40
Fuentes documentales ..................................................................................................................... 41
ndice
Pg.
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El propsito de este manual
Este manual muestra como escribir textos en lenguaje ciudadano para crear documentos ms accesibles,
claros e informativos, que ayuden a servir de mejor manera a las personas que lo necesiten.
En l encontrars una serie de consejos prcticos de cmo crear documentos con un lenguaje llano y
sencillo. Las recomendaciones que aqu encontrars no son reglas y no aplican para todas las dependencias
o para todos los documentos.
Estos consejos se enfocan especfcamente en los sistemas de interaccin, Internet, pginas, formularios,
correos electrnicos, trivias, encuestas, foros chats, entre otros, aunque tambin pueden ser aplicados en los
diferentes documentos que genera el Gobierno del Estado de Mxico, con sus respectivas adecuaciones.
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1. Qu es un documento en lenguaje ciudadano?
Para que los ciudadanos tomen decisiones informadas muchas veces los documentos deben contener
informacin compleja.
Escribir con un lenguaje ciudadano no signifca suprimir informacin compleja para hacer el documento
ms entendible.
Usar un lenguaje ciudadano asegura el orden y la clara presentacin de la informacin compleja, para que
as el ciudadano tenga la posibilidad de entender el documento.
Escribir en lenguaje ciudadano implica analizar y decidir qu informacin puede necesitar el ciudadano para
tomar decisiones informadas, antes de las palabras, oraciones o prrafos que pudieran ser usados.
Un documento en lenguaje ciudadano utiliza las palabras necesarias no ms, no menos, con un nivel de
entendimiento adecuado para la audiencia a la que va dirigido.
La estructura de la oracin es concreta, el tono es directo y el diseo visual es atractivo. Un documento
en lenguaje ciudadano debe verse fcil de leer, adems de serlo.
Por qu necesitamos los documentos en lenguaje ciudadano?
Los necesitamos porque:
Un ciudadano necesita entender a su gobierno para ejercer sus derechos y cumplir con sus
obligaciones sin complicaciones y sin la ayuda de intermediarios,
Un servidor pblico necesita documentos que reduzcan errores y aclaraciones,
Facilitan una comunicacin clara y directa,
Acercan a ciudadanos y gobernantes,
Mejoran la confanza del ciudadano en sus instituciones,
Simplifcan y agilizan la operacin de las instituciones,
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Reducen la corrupcin,
Fomentan la transparencia y la rendicin de cuentas.
En dnde puedo aplicarlo
Puedes aplicar un lenguaje ciudadano para mejorar y simplifcar cualquier tipo de documento, por
ejemplo:
Documentos normativos como leyes y reglamentos,
Documentos administrativos como ofcios y notas informativas,
Comunicados que notifcan al ciudadano sobre informacin ofcial,
Fformatos de trmites y servicios,
Medios de interactivos.
Qu es un medio interactivo?
Aqullos medios que permiten una interaccin bidireccional para el intercambio de informacin.
2. Enfoque ciudadano
Qu es enfoque al ciudadano?
El enfoque al ciudadano es una actitud del servidor pblico. Con el lenguaje ciudadano pensamos
constantemente en quin recibir nuestro mensaje durante el proceso de escritura, es decir, el servidor
pblico se pone en los zapatos del ciudadano.
De esta manera, el servidor pblico puede:
Identifcar la informacin que el ciudadano necesita,
Seleccionar el tono y el lenguaje adecuados,
Guiar al ciudadano en algn trmite o servicio.
Qu NO es enfoque al ciudadano?
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El enfoque al ciudadano NO es:
Decir lo que el ciudadano quiere or, o lo que le gustara or; basta con decir lo necesario para
provocar la accin esperada del ciudadano,
Escribir para que todas las personas entiendan; basta con que lo entienda el ciudadano a quien
va dirigido el documento.
3. Conociendo a tu audiencia
Conocer a tu audiencia es el paso ms importante para asegurarte de que tu documento ser entendible
por quienes lo van a leer. Para escribir documentos entendibles necesitas evaluar qu tanto lenguaje tcnico,
legal o fnanciero pueden entender los ciudadanos a los que va dirigido tu documento.
Las personas que tienen relacin directa con el ciudadano generalmente conocen mejor el perfl de tu
audiencia. Se habr de recurrir a toda la informacin posible para conocer el tipo de personas a quien va
dirigido tu documento.
De contar con informacin arrojada por cuestionarios o encuestas acerca de los ciudadanos atendidos,
tambin debern de ser tomada en cuenta.
Las siguientes preguntas te pueden ayudar a defnir el perfl de tu audiencia:
Cul es su edad, ingresos, nivel de educacin y experiencia laboral?
Qu tan familiares son con la terminologa, legal, tcnica o fnanciera que pudieras usar en el
documento?
Qu conceptos, legales, tcnicos o fnancieros puedes asumir que entiende tu audiencia?
Cmo leern el documento por primera vez? Lo leern completamente o se saltarn a las
partes que les interesen?
Cmo usarn el documento?
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Qu informacin podran buscar en el documento ms adelante, y si esta informacin es fcil
de encontrar?
Tu audiencia puede que incluya ciudadanos con muy variados niveles de entendimiento. Quizs tu audiencia
incluya expertos en terminologa fnanciera, legal o tcnica, pero es necesario mantener presente que los
ciudadanos menos familiarizados con esta terminologa son quizs los que tienen una mayor necesidad de
entender los documentos.
Esta diferencia entre audiencias se puede matizar en el documento haciendo una diferenciacin visual de la
informacin bsica del resto del texto, para que as los ciudadanos familiarizados con jerga legal, tcnica o
fnanciera puedan tambin fcilmente leerlo.
Una vez que se tiene el perfl de la audiencia o del ciudadano que nos leer, se debe mantener siempre en
mente y as comenzar a escribir o reescribir los documentos con lenguaje ciudadano.
Cmo leemos los ciudadanos?
Casi siempre, los ciudadanos leemos documentos del gobierno para:
Obtener algo que necesitamos, como tramitar un pasaporte,
Cumplir con una obligacin, como el pago de impuestos, o
Recibir informacin para tomar decisiones, como conocer los ndices macroeconmicos para
planear inversiones.
Queremos actuar, no leer.
Buscamos una respuesta rpida, clara y sencilla a preguntas como:
Qu tengo que hacer?
Para qu o por qu?
Cmo, cundo, dnde?
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Leemos para encontrar esas respuestas y entenderlas. No queremos detalles que contesten preguntas que
no nos hemos planteado. Necesitamos del contexto para entender la informacin, pero no queremos que
nos expliquen lo que ya sabemos. Por ltimo, preferimos leer palabras y oraciones que entendemos y que
nos parecen naturales y familiares.
Ejemplo sin enfoque ciudadano
El siguiente ejemplo es un fragmento de una carta compromiso sin enfoque al ciudadano ya que al lector
no le queda claro qu debe hacer.
La fnalidad del trmite es disminuir el tiempo de espera de las personas que
desean hacer transacciones sencillas. Se ha enviado una circular a todas las
reas con las instrucciones a seguir sobre los cnones de comportamiento
de todos los servidores cuya actividad se relacione directamente con el trato
al pblico.
El trmite mencionado trae como consecuencia la identifcacin previa a
la espera de la complejidad de las operaciones a realizar por parte de los
usuarios y as, canalizarlos a diferentes ventanillas. Finalmente el horario de
atencin al pblico se restringir de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00.
Ejemplo con enfoque al ciudadano
El objetivo de este trmite es disminuir el tiempo de espera de los ciudadanos
que realizan transacciones sencillas:
El ciudadano debe llenar un formato antes de tomar su turno.
Los servidores pblicos debemos:
Propstito
Descripciones
Hecho
Propstito
Qu
debe hacer el
ciudadano
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- Canalizar al ciudadano a la ventanilla segn la complejidad del trmite, para
desahogar las flas y agilizar el avance,
- seguir el estndar de atencin al pblico.
El horario de atencin es: de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00
4. Organizar el documento
Existen principios de una buena organizacin que aplican universalmente.
Primero, hay que presentar un contexto general antes de mostrar todos los detalles. Es difcil entender los
detalles si no sabes por que te estn siendo dados. Imagina tratar de completar un complicado rompecabezas
sin haber visto primero la fotografa del rompecabezas completo. Una pieza de informacin signifca ms
para tus lectores si saben como encaja en el panorama completo.
Segundo, utiliza encabezados y sub encabezados descriptivos para dividir el documento en secciones
manejables. Si presentas la informacin en pequeas partes, es ms fcil de entender. Asegrate de que tus
encabezados le digan al lector que secciones va a incluir el documento.
Tercero, Siempre agrupa la informacin que est relacionada. Esto ayuda a identifcar y eliminar informacin
repetitiva.
Cuarto, el nivel de entendimiento de tu audiencia acerca de los temas fnancieros, tcnicos o legales
afectar la manera en que organices el documento. Si estas escribiendo para ciudadanos que poco saben
acerca de fnanzas, tecnicismos o jerga legal, tu documento deber de ser educacional. Ser necesario que
expliques los trminos tcnicos, legales o fnancieros que aparezcan por primera vez.
Quinto, revisa el documento comprendiendo a detalle el fujo de informacin desde el principio hasta el
fnal. Comienza entendiendo como es que el contenido pudiera ser nuevamente colocado en un nuevo
orden lgico basado en:
Qu
debe hacer
el servidor
pblico
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El perfl de tu audiencia.
Notas que tomes acerca del texto.
Informacin que hayas aprendido o investigado acerca del documento.
Una vez que terminaste de reorganizar el documento, es recomendable que registres y describas la nueva
organizacin del documento. Tu registro puede volverse tu tabla de contenidos.
Ahora ests listo para empezar a escribir o reescribir tu documento en lenguaje ciudadano.
5. Escribiendo en lenguaje ciudadano
Problemas ms comunes en la redaccin de documentos en el gobierno:
Oraciones muy largas,
Uso de voz pasiva,
Verbos dbiles en las oraciones,
Palabras superfuas,
Uso de jerga legal, tcnica y fnanciera,
Demasiados trminos especfcos,
Uso de palabras rebuscadas,
Muchos detalles innecesarios,
Mal diseo y disposicin del documento.
En las siguientes pginas encontrars opciones para arreglar estos problemas.
El lenguaje ciudadano utiliza palabras de uso diario, oraciones pequeas, voz activa y pronombres personales
que le hablan directamente al lector.
Aunque los principios que a continuacin presentaremos, puedan sonar bastante simples, si los usas, tu
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escritura puede mejorar mucho.
Primeras sugerencias
Aplique estas sugerencias mientras escribe:
Concntrese primero en plasmar sus ideas y luego mejore su claridad y su precisin; no trate
de escribir perfecto a la primera,
Busque modelos de documentos semejantes al que escribe,
Lea con frecuencia lo que lleva escrito; esto le ayudar a precisar sus ideas y a encadenarlas
mejor,
Deje descansar el documento; al retomarlo descubrir impresionantes oportunidades de
mejora.
Uso de la voz activa con verbos adecuados
El uso excesivo de verbos rebuscados en los documentos hace que los lectores deseen oraciones ms
cortas y palabras ms claras. El mejor arreglo para este problema es el uso de voz activa y verbos adecuados
en las oraciones. Los verbos adecuados acotan la oracin, ocasionando que la informacin relevante resalte
en el documento.
Cuando comiences a escribir o reescribir un documento, sealar los verbos puede ayudar. Te sorprenders
de la cantidad de verbos incorrectos que encontrars.
El tiempo que te tardes buscando el verbo ms adecuado es tiempo bien empleado.
Los verbos inadecuados normalmente son acompaados por formas gramticales que no deseamos, como
la voz pasiva u otros verbos complementarios, los cuales slo aaden confusin y tamao a la oracin.
Voces activa y pasiva
Voz activa El ciudadano revisa la informacin
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En la voz activa el sujeto de la oracin, el ciudadano, realiza la accin, revisa la informacin.
Voz pasiva La informacin es revisada por el ciudadano
En la voz pasiva el sujeto, la informacin, toma un papel relevante. La persona o la cosa que hace la accin
es introducida por la palabra por. A veces, la persona o cosa que hace la accin es omitida.
Voz pasiva con el agente omitido La informacin es revisada
En esta oracin no se sabe quien revis la informacin. Es comn encontrar este tipo de ejemplos en
documentos del gobierno.
El ciudadano comprende mejor y ms rpido oraciones en voz activa debido a que es la manera en que
pensamos y procesamos la informacin. Muchas veces la voz pasiva obliga al lector a hacer pasos mentales
extras debido a que tiene que convertir la voz pasiva en activa.
Para reconocer la voz pasiva te tienes que preguntar si la oracin utiliza el verbo ser o estar con:
Otro verbo en participio pasado,
La proposicin por.
Recuerda que es ms difcil reconocer la voz pasiva cuando el objeto no incluye la preposicin por.
Cuando escribas o reescribas la oracin en voz activa busca y utiliza el verbo adecuado. Los ejemplos
a continuacin muestran como los verbos adecuados y en voz activa pueden transformar la oracin,
hacindola ms corta y fcil de entender.
Antes
El documento esta pensado para ayudar a los ciudadanos a entender como es
que pueden pagar sus impuestos si es que son personas fsicas.
El ejemplo anterior utiliza la voz pasiva con el agente omitido. No sabemos
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quien esta pensando ayudar a los ciudadanos. Adems hay que advertir el
relleno que existe antes de llegar al propsito de la oracin, que es como
pueden los ciudadanos pagar sus impuestos
Despus
Este documento ayuda a entender al ciudadano cmo puede pagar sus
impuestos si es persona fsica.
No descartes totalmente la voz pasiva, slo sala poco
Como en todo este manual, slo presentamos una gua, no reglas irrompibles que siempre debes de seguir.
La voz pasiva puede ser til cuando una persona que est realizando una accin pasa a segundo trmino
cuando otro sujeto o cosa esta realizando una accin a la cual debe de drsele una mayor relevancia en la
oracin.
Utiliza la voz pasiva slo cuando tengas una buena razn para hacerlo. Cuando exista duda, utiliza la voz
activa.
Encuentra los verbos implcitos
En las siguientes oraciones, el verbo que en realidad ejecuta la accin se encuentra implcito, un sustantivo
derivado de un verbo usualmente termina en -cin.
Encuentra los sustantivos y trata de convertirlos en el verbo principal de la oracin. Cambiar los sustantivos
en verbos hace a tu escritura menos abstracta y ms directa.
Antes Despus
Nosotros hicimos una aplicacin Nosotros aplicamos
Nosotros realizamos una determinacin Nosotros determinamos
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Nosotros haremos la distribucin Nosotros distribuiremos
Antes
Nosotros proveeremos la informacin adecuada a los ciudadanos
interesados
Despus
Informaremos a los ciudadanos interesados
Antes
Existe la posibilidad de que el secretario apruebe esta inversin
Despus
El secretario puede aprobar esta inversin.
Intenta con los pronombres personales
No importa cuan sofsticada sea tu audiencia, si utilizas pronombres personales la claridad de tus escritos
seguramente incrementar.
Primero, los pronombres personales ayudan a la comprensin de tus lectores debido a que clarifcan lo
que aplica a tus lectores y lo que te aplica a ti.
Segundo, los pronombres personales te permiten hablarle directamente a tu lector, adems de que
crean un tono de lectura que genera inters en quienes leen.
Tercero, los pronombres personales te ayudan a eliminar trminos abstractos y a usar un lenguaje ms
concreto y cotidiano.
Cuarto, los pronombres personales mantienen las oraciones cortas.
Quinto, los pronombres ms recomendados son la primera persona del plural, Nosotros, Nuestro, y la
segunda persona del singular, T, Tuyo.
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Ejemplo
Antes
Este resumen no pretende contener toda la informacin y para un mayor
detalle acerca de los datos contenidos en este documento y sus apndices
favor de consultar la versin completa para su mejor entendimiento.
Despus
Debido a que este resumen no contiene toda la informacin que pueda
importarte, es recomendable que leas cuidadosamente la versin completa
del documento y sus apndices.
Aterriza los trminos abstractos
Los trminos abstractos, tcnicos, fnancieros o legales, abundan en el lenguaje del gobierno y la mayora de
la gente no entiende estos trminos, lo cual hace ms difcil comprender un concepto o una situacin.
Estudios acerca de la lectura de comprensin indican que los lectores que se enfrentan con informacin
escrita muy compleja tienden a crear escenarios, en un intento por comprender el texto. Esto es que,
muchas de las veces, para hacer entendibles conceptos muy abstractos los lectores recurren a una situacin
hipottica en la cual la gente realiza acciones.
Puedes hacer la informacin compleja ms entendible dando a tus lectores un ejemplo con un ciudadano
comn.
Ejemplo
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Antes
El agente del Ministerio Pblico Investigador dictar acuerdo previo el
estudio de la averiguacin previa para determinar si ya se han diligenciado los
peritajes y las declaraciones de los inculpados y testigos para determinar el
levantamiento del aseguramiento y la devolucin del automotor.
Despus
El agente del Ministerio Pblico autorizar la devolucin del vehculo cuando
hayan terminado los peritajes y declaraciones de todos los involucrados.
Omite las palabras rebuscadas, usa palabras simples
Las palabras son rebuscadas cuando pueden ser remplazadas con unas pocas palabras que signifcan lo
mismo.
Ejemplo con palabras complicadas
Con la fnalidad de coadyuvar a la operacin transparente y apartidista del
Programa, la Coordinacin Estatal efectuar sesiones de orientacin y difusin
directa a los benefciarios.
Ejemplo con palabras simples
Para contribuir en la operacin transparente y neutral del Programa, la
Coordinacin Estatal realizar sesiones de orientacin y difusin directa a los
benefciarios.
Omitir las palabras rebuscadas es una de las maneras ms fciles de mejorar el acceso al documento,
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debido a que esto no necesita que revises la estructura de la oracin.
Considera al lector para escoger el grado de formalidad adecuado. Dado ese grado de formalidad, usa las
palabras ms sencillas y ms familiares que te sean posibles.
Escoge el sinnimo ms simple
Trata ideas complejas con trminos comunes y cortos. Por ejemplo usa explicar en lugar de
dilucidar y usar en lugar de utilizar. Cuando exista un sinnimo ms corto y simple, salo.
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Otras palabras complicadas
Otro tipo de palabras que debemos usar con cuidado para no complicar nuestra redaccin son:
Reemplaza la jerga tcnica, legal y fnanciera con palabras cortas y de uso comn
No dudes en eliminar toda la jerga tcnica, legal y fnanciera, y en su lugar emplea palabras ms cortas y
de uso comn. Cuando no exista alternativa para los trminos difciles, explica lo que signifca el trmino
cuando lo utilices por primera vez.
Si haz utilizado este lenguaje tcnico, legal o fnanciero por un tiempo, quizs te sea difcil quitarlo por
completo de los documentos que redactes, por eso considera preguntar a alguien fuera del gobierno para
que revise tu redaccin con respecto a estos trminos.
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Tampoco hay que crear nueva jerga que aplique slo a tu documento. Es demasiado pedir a tus lectores que
memoricen un nuevo vocabulario mientras tratan de entender conceptos complicados.
Ejemplo:
Texto adecuado para abogados
Permisos para la constitucin de Sociedades
La Secretara de Relaciones Exteriores otorga permisos para la constitucin
de sociedades cuando la denominacin o razn social que se pretenda utilizar
no se encuentre reservada por una sociedad distinta o si en la denominacin o
razn social solicitada, se incluyen palabras o vocablos cuyo uso se encuentre
regulado especfcamente por otras leyes.
En este ltimo caso, la Secretara de Relaciones Exteriores condiciona el uso
de permisos a la obtencin de las autorizaciones de acuerdo a las disposiciones
legales aplicables.
Fundamento Legal
Artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera
Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Inversin Extranjera y del Registro
Nacional de Inversiones Extranjeras

Texto adecuado para ciudadanos
Permisos para la constitucin de Sociedades
Quin los otorga?
La Secretara de Relaciones Exteriores (SRE).
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En qu casos se otorgan?
Se otorgan en todos los casos excepto cuando la denominacin o razn
social utilizada no estn reservados por otra sociedad; o en el caso de que se
incluyan palabras o vocablos regulados por otras leyes.
Qu debo hacer si la denominacin o razn social que voy a usar contiene
palabras o vocablos regulados por otras leyes?
Verifcar los mecanismos que indica la Secretara para obtener las autorizaciones
correspondientes sobre su uso.
Cul es el fundamento legal para tramitar estos permisos?
Artculo 15 de la Ley de Inversin Extranjera
Artculo 13 del Reglamento de la Ley de Inversin Extranjera y del Registro
Nacional de Inversiones Extranjeras
Evita las siglas y el uso de abreviaciones
El uso de palabras formadas por partes de otras palabras, los llamados acrnimos como IGECEM, GEM,
OEIDRUS o SEI, son frecuentes en los documentos del gobierno y para los servidores pblicos son fciles
de reconocer, pero no as para el ciudadano comn.
En los documentos que redactes, la primera vez que aparezca una dependencia, programa o lugar que pueda
ser nombrado por su acrnimo, ya sea por abreviacin o porque la mayora de las personas identifcan
el acrnimo, debers de escribir el nombre completo y acrnimo, para que as las personas que no estn
familiarizados con el trmino lo reconozcan, y lo puedas seguir utilizando en el documento sin tener que
defnirlo cada vez que aparezca.
El uso de la k en los medio interactivos
El desarrollo de Internet y el uso de medios interactivos tales como, chats, blogs, foros, etc., han transformado
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al lenguaje, y en los ltimos aos dada la inmediatez del medio, se ha tratado de abreviar la escritura y usar
el menor espacio. El uso de la letra K se ha vuelto una moda, pero eso no signifca que est bien.
En los documentos que tu redactes que tengan que ver con medios interactivos debers evitar el mal uso
de la letra K y las maysculas.
Ejemplo
Uso incorrecto de la letra K
a Ke hOrA KiErES Ke NoS vEaMoS
Frase correcta
A qu hora quieres que nos veamos?
Uso correcto de la letra K
Cuantos kilos de uvas quieres?
Esta moda del mal uso de la letra K, adems de ser un error gramatical, difculta el entendimiento, a muchas
personas nos les gusta, y puede dar un cierto aire de inmadurez o informalidad que en medios ofciales del
gobierno no debe de existir.
Escribe oraciones positivas
Las oraciones positivas son ms fciles de entender que las negativas.
Ejemplo con palabras negativas
No se permite el acceso a personas sin gafete.
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Ejemplo con palabras positivas
Para entrar debe portar su gafete.
Busca que las oraciones establezcan lo qu se debe de hacer, o lo qu es, siempre que sea posible.
Por ejemplo:
No se aceptan solicitudes sin la informacin completa,
puede cambiarse por:
Slo aceptamos solicitudes con la informacin completa.
Utiliza oraciones cortas
A nadie le gusta leer oraciones de dos pginas de extensin, pero an as muchas veces la informacin
importante en los documentos del gobierno esta contenida en oraciones de este tipo, adems de que estn
llenos con lenguaje tcnico, fnanciero o legal. Entre ms largas y ms complejas sean las oraciones, ms
difcil es para los lectores entender por lo menos una parte.
Ejemplo de oracin larga
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Es necesario revisar la totalidad de la programacin y en su caso aumentar la
frecuencia (por ejemplo, de bimestral a mensual), con la fnalidad de dar lugar a
un seguimiento ms realista. Tambin es relevante en este punto no considerar
en la programacin el avance de aos anteriores en determinados proyectos, y
manejar este dato por separado.
Ejemplo de oracin corta
Para dar seguimiento se necesita:
Revisar toda la programacin cada mes (en lugar de cada dos) y
no considerar el avance de aos anteriores (manejar este dato por separado).
Sugerencias
Maneje el tamao de sus oraciones. Trate de que cada una tenga una idea completa y menos de 25
palabras.
Para escribir oraciones cortas:
Elimine las palabras innecesarias,
separe sus ideas, trate de comunicar una sola idea completa en cada oracin,
no abuse de las oraciones combinadas (donde varias oraciones se juntan con conectores
como que, por lo tanto, y),
use vietas para separar visualmente una oracin larga o enlistar y dar orden (como la que
est leyendo ahora).
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Mantn el orden de la oracin sujeto + verbo + complementos
Oraciones cortas y simples realzan la efectividad de las palabras cortas y comunes.
Trate de escribir las palabras de sus oraciones en el orden ms sencillo (lineal).
El orden natural del espaol en una oracin es:
Sujeto + Verbo + Complemento
Tus oraciones sern claras si mantienes este orden.
Por ejemplo:
Para medir los avances, el comit se reunir cada mes
puede cambiarse por:
El comit se reunir cada mes para medir los avances
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Uso de maysculas
El uso de maysculas en medios interactivos, foros, chats, blogs, correo electrnico, etc., signifca gritar,
estar enojado o enfatiza lo escrito, es por ello que tienes que tener cuidado en el uso de las maysculas, y
justifcar su uso para no ser mal interpretado.
En espaol, se usan maysculas en estos casos:
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Titulares
Los titulares sirven para centrar la atencin del lector, por tanto, deben ser inequvocos, concretos y
accesibles para todo tipo de lectores.
Deben ser escuetos, pero sin suprimir artculos que les quiten lgica y coherencia.
La cabeza debe contener lo ms importante o dar una idea de lo que se puede encontrar en el texto que
titula, y por regla general no debe exceder de 13 palabras.
Para cabecear debe seguirse el siguiente estilo:
Debes escribir los verbos en tiempo presente
Es preferible la afrmacin a la negacin, slo excepcionalmente puedes utilizar la palabra
no
La cabeza debe tener un contenido claro y cierto
No debes utilizar acrnimos
El mejor titular es el que no necesita de signos de puntuacin como la coma o punto y
coma
No debe de tener signos de admiracin e interrogacin, exceptuando las encuestas, trivias y
foros.
6. Diseando el documento
Un documento en lenguaje ciudadano refeja tambin decisiones de diseo bien pensadas. Un diseo
adecuado hace ms legible la informacin y ms fcil de entender.
Un mal diseo puede echar a perder incluso un documento bien escrito.
Existen documentos que no son efectivos en la comunicacin debido a que nadie de los que lo elaboraron
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tienen principios bsicos de diseo, como podran ser la eleccin de la tipografa, lo cual puede determinar
si el documento es fcil o no de leer.
Existen otros documentos que por el contrario, tienen diseos demasiado estilizados, lo cual deja de lado
muchas veces la informacin.
En un documento escrito con lenguaje ciudadano, el diseo ayuda a que la informacin y la comunicacin
sean lo ms clara posibles.
El proceso de diseo
Cuando se tiene un diseador que te ayude con el documento mantn esto en mente:
El buen diseo requiere una comunicacin clara entre el escritor y el diseador. Mantn las lneas de
comunicacin abiertas y fuidas.
Tomate tu tiempo para explicarle los detalles al diseador.
No avances a la etapa del diseo hasta que el texto est completo, ya que una vez que el documento se
encuentre en impresin o publicado, ser caro, tardado y tedioso hacer cambios.
Si no cuentas con un diseador, no temas, puedes aplicar muchos de los simples conceptos que incluye este
captulo para hacer tus textos legibles y visualmente atractivos.
El campo del diseo es muy basto, pero este captulo contempla cinco conceptos bsicos que contribuirn
a crear mejores documentos en lenguaje ciudadano.
Jerarqua.
Tipografa.
Retcula.
Grfcas.
Color.
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Jerarqua
La jerarqua en un documento muestra como haz organizado la informacin en el documento y ayuda al
lector a entender la relacin entre los diferentes niveles de informacin.
Una jerarqua tpica incluye:
El ttulo del documento
Titulares. Primer nivel
Subseccin de titulares. Segundo nivel
Ttulo del prrafo. Tercer nivel
Prrafos. Cuarto nivel
El diseador utiliza los diferentes estilos de la letra, negritas, itlica, subrayadas, adems del tamao para
hacerle evidentes los niveles al lector. Como regla no deben de ser ms de seis niveles en el documento,
excluyendo el ttulo.
Puedes sealar un nuevo nivel variando el tamao de la tipografa, o utilizando una diferente.
Tipografa
Aunque parezca una decisin menor, la eleccin de tu tipografa ser uno de los elementos que ayudar a
defnir el diseo y la legibilidad de tu documento.
Escogiendo la tipografa correcta
Cuando escojas una tipografa, piensa cuidadosamente en la parte del documento en que va a aparecer
esa tipografa. Por ejemplo ser en el cuerpo del documento, o ser en la informacin que necesita ser
resaltada, o quizs en la introduccin a una seccin.
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Algunas tipografas son ms difciles de leer que otras y nunca debern de ser incluidas en el texto. Tipografas
itlicas, negritas o condensadas fueron diseadas para titulares o para desplegados grandes.
Las tipografas con remate (serif) como la Garamond, la Bodoni y la Times son las ms adecuadas para
textos impresos en papel. Pero para la pantalla, las de palo seco (sans serif) como la Arial, la Futura, la
Helvtica o la Verdana tienen mejores resultados porque no tienen tantos rasgos y trazos hacindolas ms
ntidas y con menos posibilidades de distorsin causado por el pixeleado.

Puedes mezclar diferentes tipografas, pero no debes abusar, muchas tipografas no funcionan bien juntas,
y podra verse como un error.
Una regla a seguir siempre, es que no debes de mezclar ms de tres tipografas en un documento, esto no
incluye las versiones itlicas o negritas de las tipografas que ests usando, ya que son estilos de la misma.
Medida de la tipografa
Todas las tipografas se miden en puntos, pero no asumas que todas las tipografas con los mismos puntos
miden lo mismo.
Escoge un tamao de tipografa legible
Un tamao de punto muy pequeo es difcil de leer. Un tamao de punto muy grande es difcil de leer.
Una tipografa de 10 o 12 puntos es lo ms comn, pero algunas tipografas son difciles de leer para algunas
personas aunque tengan un tamao entre 10 y 12 puntos.
Si te preocupa la legibilidad, especialmente por las personas de la tercera edad, debes de considerar usar
un tamao de tipografa de 12 puntos o ms grande.
Enfatizar el texto
Es comn ver en documentos pedazos de texto en negritas o en maysculas. El uso de maysculas y de
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negritas es para captar la atencin del lector, desafortunadamente, un texto todo en maysculas difculta
la lectura.
Las oraciones en maysculas interrumpen el ritmo de lectura debido a que la persona que est leyendo tiene
que poner ms atencin a las letras, ya que un texto todo en maysculas hace desaparecer el contorno de las
letras, alentando la lectura, adems de que usualmente los lectores se saltan los prrafos en maysculas.
Para resaltar informacin y mantener la legibilidad utiliza diferentes tamaos de tu tipografa. Utiliza espacio
en blanco, negritas, color, sombreado, cajas, o barras laterales para hacer que la informacin sobresalga.
Cualquiera que sea el mtodo que escojas para resaltar la informacin utilzalo en todo el documento, para
que as tus lectores reconozcan la manera en que resaltas la informacin importante.
Composicin. Disposicin de los elementos en el documento
Los diseadores piensan cuidadosamente en el espacio en blanco, el ancho de las columnas, el espacio
entre lneas, y la longitud del prrafo. Estos elementos de diseo pueden determinar si la lectura del
documento es fcil o no.
Utiliza adecuadamente los espacios en blanco
Generosos espacios en blanco realzan la legibilidad, ayuda a enfatizar puntos importantes y aligera la vista
del documento en general. Los espacios en blanco ayudan mucho a los lectores debido a que normalmente
los documentos del gobierno contienen grandes prrafos de texto.
Debes de contenerte ante el impulso de llenar toda la pgina con texto o grfcas. Un margen izquierdo o
derecho ayudarn a que el documento sea ms fcil de leer. El uso de espacio entre secciones y subsecciones
ayuda a los lectores a reconocer que informacin esta relacionada.
No justifques el documento
Investigaciones han demostrado que los textos ms fciles de leer son los que estn justifcados a la
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izquierda, no as los que estn completamente justifcados. La mejor manera para texto extenso en medios
electrnico es a la izquierda.
Los textos completamente justifcados tienen las orillas iguales. Cuando tu texto esta completamente
justifcado el espacio entre las palabras puede variar en cada lnea. Esto provoca que el ojo se detenga
constantemente para reajustarse al espacio entre las letras de cada lnea. Normalmente los documentos
del gobierno estn completamente justifcados, esto aunado a la falta de espacio en blanco puede hacer ver
al documento pesado y difculta su lectura.
Usa el interlineado para aligerar la pgina
El espacio entre lneas controla la densidad y la legibilidad. As como los puntos de la tipografa deben de ser
adecuados, tambin el interlineado. Un interlineado amplio puede darle a un prrafo largo ligereza y hacerlo
ms fcil de leer. Una tipografa de 12 puntos con un interlineado de 4 puntos es recomendable (12/16).
Mantn las lneas con un largo adecuado
La longitud de la lnea infuye en la legibilidad, cuando tiene muchas palabras la lectura es incmoda, al
existir una distancia considerable entre el fnal de la frase y el inicio de la otra, el ojo debe dar giro para
volver, implica un mayor esfuerzo, adems de que el ojo se puede perder. La longitud de la lnea debe estar
entre los 50 y 70 caracteres o de 12 a 15 palabras.
Una regla segura a seguir es que entre ms pequea sea la tipografa, ms corta deber ser la lnea.
Las columnas tambin ayudan a tus lectores a leer ms rpido y sin difcultades en un documento largo. Una
columna promedio puede variar de 4 a 25 caracteres y recuerda tambin usar un amplio espacio blanco
entre las columnas.
Mantn el largo del prrafo relativamente corto
Para reducir la densidad de un texto, se tiene que mantener el prrafo lo ms corto posible, aunque el largo
del prrafo esta determinado por el contenido.
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Utiliza vietas para listar informacin cuando sea posible, esto hace que la informacin sea ms fcil y rpida
de absorber.
Utiliza tablas para aumentar la claridad de tu documento
Usa las tablas para incrementar la claridad de tu documento y segmentarlo. Las tablas muchas veces pueden
presentar ms rpido y mejor la informacin que un prrafo de texto.
Grfcas
Las grfcas normalmente ilustran la informacin de manera ms clara y rpida que el texto. Esta seccin
contiene lineamientos bsicos acerca del uso de grfcas en tu documento.
Mantn el diseo simple
Mantn el diseo de la grfca lo ms simple posible. Quita cualquier elemento de diseo que no sea
esencial, para que as los datos sobresalgan, olvdate de la decoracin.
Algunos de los peores errores suceden cuando los elementos de diseo interferen con la presentacin de
la informacin. Efectos de tercera dimensin, sombras, colores, o muchas lneas no son recomendables.
Revisa las proporciones visuales
Debes de evitar que las grfcas comiencen en base cero, debido a que pueden distorsionar las diferencias
en la grfca adems de deformar las proporciones.
Construye grfcas a escala
Cualquier grfca debe de tener la correcta proporcin y escala.
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S consistente al agrupar las grfcas
Si agrupas grfcas no cambies de escala en cada grfca, y nunca agrupes grfcas que presenten datos
diferentes, es decir agrupa pginas que sean en millones, o en cientos, o en decenas, pero no mezcles
grafcas que presenten diferentes datos.
Presenta los tiempos consecuentes
En grfcas que muestran informacin en el tiempo, las fechas deben de ir de la ms antigua a la ms
reciente, y no al revs o mezcladas.
Integra el texto con las grfcas
Una grfca y su texto deben de ir juntos, no interrumpas la concentracin de tus lectores separando esta
informacin, obligando a tus lectores a que busquen en otras pginas el texto que le corresponde a la
grfca.
Piensa dos veces las grfcas de pastel
Las grfcas de pastel pueden ser tiles cuando se muestra una parte de un todo, pero no cuando divides el
pastel en ms de cinco o seis pedazos. La mayora de los lectores encuentran difcil hacer comparaciones
exactas entre pedazos del pastel o entre mltiples grfcas de pastel debido a sus formas irregulares.
Mostrar la misma informacin en una tabla puede ser incluso ms claro.
No olvides tu tipografa
Cuando escojas una tipografa para las etiquetas de los ejes, considera usar una tipografa Sans Serif como
la Arial, la Futura, la Helvtica o la Verdana si el texto es corto. Si quieres insertar una nota explicativa
directamente en la grfca, utiliza una tipografa Serif como la Garamond, la Bodoni o la Times si el texto
es largo.
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Contina usando maysculas y minsculas para no perder legibilidad. Las guas que explicamos anteriormente
acerca de la tipografa aplican aqu tambin.
Confa en tus ojos
Finalmente existe una gua que puede ser ms importante que las otras. Educa tu apreciacin de las grfcas
y confa en tus ojos. Si un grfco te parece poco claro o que no ayuda, no importa cuantas guas hayas
seguido, seguramente est mal.
Las grfcas comunican nmeros y conceptos visualmente. Las grfcas sirven cuando estas pueden ayudarte
a brindar un mejor entendimiento y una mejor apreciacin de la situacin mejor que las palabras.
Color
El negro es un color
La mayor parte de los documentos son en blanco y negro, y al disear estos documentos te podra parecer
que no ests usando color alguno. Debido a que el color negro es un color muy fuerte, equilibrarlo en
la pgina podra ser difcil, ya que poco nfasis podra hacer ver la pgina gris, o mucho nfasis podra
oscurecerla.
Si slo utilizas negro, tu uso de la tipografa puede ser una manera de equilibrar la pgina, ya que existen
tipos de letra pesados o livianos
Escoger la tipografa adecuada te puede ayudar a que el documento luzca ms atractivo al lector.
Algunas otras maneras de mejorar visualmente la apariencia de documentos de un solo color son:
Sombreado
Grfcos
Reglas y lneas
Papel de colores
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Una vez ms, la disposicin de tus elementos no debe obstaculizar la legibilidad de tu documento.
7. Rediseando el documento
Pocas veces te tocar escribir documentos por primera vez, ya que la mayora de los documentos que
utilizamos en el gobierno ya estn hechos, ms no bien hechos.
A continuacin te presentamos una gua para el rediseo de documentos ya existentes.
Conocer la informacin que se necesita divulgar
Leer y subrayar el documento
Leer enteramente el documento por primera vez sin hacer anotaciones o comentarios, te dar un
entendimiento general de la informacin contenida en el documento, haciendo que tu segunda lectura sea
ms productiva.
Cuando lo leas por segunda vez, toma notas de la informacin que tengas dudas. Tus notas te ayudarn a
determinar si la informacin fuye a travs del documento con un orden lgico.
Mientras lees, hay que considerar si:
Los ciudadanos entendern el lenguaje?
La informacin del documento es relevante para el ciudadano?
Existe alguna informacin importante que falte?
El documento incluye informacin legal, fnanciera o tcnica, que no sea requerida, y que no
ayuda a los ciudadanos a tomar decisiones informadas?
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Reunin para resolver dudas
Para resolver las dudas derivadas de la lectura del documento, se deber tener una reunin con los
autores del documento original o con los involucrados en el tema.
Adems de la obvia razn de la reunin, otro objetivo importante de la junta es preguntar la
necesidad de todo lo que est redactado en el documento.
Por que siempre ha estado ah no es razn sufciente para mantener informacin en el documento.
Debido a que mucho del lenguaje utilizado en estos documentos es reciclado de viejos documentos,
muchas veces nadie sabe quien lo escribi en un principio, ni por que se necesita, y si realmente
aporta informacin relevante.
Si haz hecho una investigacin legal, fnanciera o tcnica acerca del documento y adems nadie sabe
por qu la informacin es importante o requerida, considera eliminarla.
Eliminar informacin redundante
Cuestiona la necesidad de repetir cualquier informacin. Leer lo mismo dos o tres veces puede
aburrir e incluso entorpecer la lectura. La mayora de los lectores se saltan prrafos si ellos creen
haberlos ledo antes.
Si omites prrafos u oraciones repetitivas, no slo te ganars la gratitud del lector, sino que reducirs
costos de impresin, y prdida de tiempo.
Discute acerca de la sinopsis y del resumen
Una sinopsis debe ser una introduccin, una invitacin a leer el documento que de al ciudadano
partes clave acerca de lo que ests ofreciendo, pero que no te lo diga todo de una vez.
Si se ve pesada, sobrescrita o con demasiados detalles, nadie querr empezar a leerla.
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Si parece un documento legal escrito por abogados y para abogados, muchos ciudadanos ni siquiera
intentarn leerla.
Para crear una sinopsis que invite a leer el documento, necesitaras quitar mucho de lo que
normalmente se pone ah, pero que en realidad no se necesita.
Mientras revises tu sinopsis cuestiona por qu est cada uno de los elementos de informacin ah.
Puede que sean importantes, pero Tienen que ir en la sinopsis? Normalmente se tiene un documento
sustancial despus de la sinopsis, deja que una de esas pginas presente esa informacin.
Qu sera importante ver para los ciudadanos en esta pgina? Ve a travs de los ojos del ciudadano
y tomars una mejor decisin acerca de donde colocar la informacin.
Lo mismo con el resumen. Un resumen debe de orientar al lector, resaltando los puntos ms
importantes. Muchas veces los resmenes son tan largos como el propio documento y consisten
meramente en prrafos copiados directamente del cuerpo del documento.
Usa poco los trminos especfcos
Aunque sea costumbre introducir trminos muy especfcos en la sinopsis y en el resumen, desalienta
a muchos lectores de ir ms all de las primeras pginas.
Abrumados por tratar de memorizar un nuevo y poco natural vocabulario, y molestos por tener
que buscar constantemente en las pginas donde por primera vez se defni el trmino, muchos
ciudadanos no seguirn leyendo el documento.
Expertos en lenguaje ciudadano aconsejan no dejar que los atajos que pueda tomar el redactor del
documento, en este caso usar trminos especfcos y slo defnirlos una vez, se puedan convertir en
barreras para el lector.
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8. Gua rpida de lenguaje ciudadano
El lenguaje ciudadano signifca crear documentos que:
Sean visualmente atractivos
Tengan un orden lgico
Puedan ser entendidos fcilmente en la primera lectura
Puedes hacer un documento en lenguaje ciudadano cuando:
Conoces a tu audiencia
Presentes informacin que tus lectores necesitan en un orden que ellos comprendan
Algunas reglas
Claro, conciso y entendible
Oraciones cortas cuando sea posible
Utiliza vietas cuando puedas
Encabezados y sub encabezados descriptivos
Evita el uso de glosarios o trminos pre defnidos
Evita el uso de lenguaje tcnico, legal o fnanciero
Evita la repeticin
Evita los machotes
Evita extractos de documentos legales
Evita presentaciones legales excesivas.
Emplea los principios del lenguaje ciudadano en la organizacin, en el contenido y en el diseo de los
documentos.
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Usa:
Palabras de uso diario
Oraciones en voz activa
Tablas y listas con vietas
La jerga legal, fnanciera o tcnica debe evitarse
Usa oraciones positivas
En cuanto al diseo del documento:
Utiliza fotografas, logos, cartas, grfcas u otros elementos de diseo
Apyate en tablas, calendarios y grfcas para informacin fnanciera
Utiliza las grfcas con la escala correcta
Presenta siempre la informacin tal y como es
9. Revisando el documento
En qu consiste revisar el documento?
Revisar el documento consiste en leerlo para:
Depurar el contenido (eliminar lo irrelevante o agregar detalles necesarios)
organizar mejor las ideas
simplifcar las oraciones
precisar la informacin
mejorar la presentacin
eliminar errores
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Sugerencias para revisar el documento
Aplica estas sugerencias para revisar tu documento:
Revise mientras escribe cada prrafo; no se espere hasta el fnal del documento
Revise varias veces, tantas como sea necesario para que usted se sienta conforme con lo que
escribi
Trate de que otras personas revisen su texto; les ser ms fcil identifcar los errores y las
ideas confusas
Trate de incluir a personas como su ciudadano-objetivo en la revisin si el propsito del
documento lo justifca; le darn informacin valiosa sobre cmo los lectores interpretan su
documento
Escale la revisin segn el tiempo disponible y la importancia del documento


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Lista de revisin

SI NO NO APLICA
Propsito

El propsito del documento es claro y preciso?
El documento cumple con su propsito?

Contenido

El documento cubre las necesidades de informacin del lector?
El lector sabr qu hacer despus de leer el documento?
La informacin del documento es relevante para el tema
tratado?

La informacin y los detalles son los necesarios para cumplir
con el propsito?

El documento tiene un principio, un desarrollo y una
conclusin?


Organizacin

La organizacin del documento es la ms adecuada?
La secuencia de la informacin es lgica?
La estructura es visible?

Estilo

El lenguaje es claro y sencillo?
El tono es el indicado para el lector y el propsito del
documento?

La construccin de las oraciones es correcta y sencilla?
Las palabras son las necesarias para que el lector reciba el
mensaje?

La ortografa y la puntuacin son las correctas?


Palabras

El documento contiene palabras complejas que se pueden
simplificar?

El documento contiene palabras y frases anticuadas, formales o
ambiguas?


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El contenido de este manual es una recopilacin de experiencias anteriores. Mucho del contenido de esta
gua proviene del manual de la Comisin de Seguridad e Intercambio de Estados Unidos y del Manual de
Lenguaje Ciudadano de la Secretara de la Funcin Pblica del Gobierno Federal.
Fuentes utilizadas para la redaccin de este manual
A Plain English. How to create clear SEC disclosure documents. Securities and Exchange Commission.
Offce of Investor Education and Asstanse. Estados Unidos.
Gua para escribir documentos en Lenguaje Ciudadano. Secretara de la Funcin Pblica. Direccin General
de Simplifcacin Regulatoria. Mxico 2006.
Lenguaje Ciudadano Un manual para quien escribe en la Administracin Pblica Federal. Secretara de la
Funcin Pblica. Direccin General de Simplifcacin Regulatoria. Mxico 2006.