REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA

Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
EXTRACTOS DE LA GUIA PARA LA CONTABILIDAD DE
PROYECTOS DE LA GTZ
Y
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Agencia de la GTZ
Managua, Nicaragua
1. Pagos:
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Como regla general todos los pagos debern efectuarse por medio de cheques.
Los pagos en efectivo solamente debern realizarse en casos excepcionales.
El cheque deber ser emitido directamente a nombre del beneficiario, tanto para pago
de facturas y/o servicios.
Si el cheque es para abastecer de fondos la caja, este deber ser emitido a nombre de
el/la administrador/a de sta, quien deber elaborar un recibo como responsable de
administrar la suma que ingresa .
2. Razn de los pagos:

Todos los pagos efectuados con los fondos de la caja deben de tener como objetivo
saldar exclusivamente costos ocasionados por el proyecto o la agencia de la GTZ, bajo
ninguna circunstancia se podrn efectuar pagos para cancelar gastos privados o de
ndole ajena al proyecto.
1. Poder para el manejo de la caja:
Solamente el/la director/a de la agencia de la GTZ o el/la asesor/a principal del proyecto
(AP) estn autorizados para administrar la caja y poseen al mismo tiempo la facultad de
transmitir este poder a otras personas que ellos designen conveniente.
Se autoriza la administracin de la caja principal a la Seora/al Seor:
_______________________________________________
2. Haberes de Caja:
Los haberes de caja se limitan a la suma mnima requerida para el movimiento diario y
para pagos a realizarse en efectivo.
En esta caja, los haberes de limitan a la suma de:
_____________________________ para la caja en moneda local y
(cantidad y en letras)
_____________________________ para la caja en moneda extranjera.
(cantidad y en letras)
Los haberes antes mencionados debern considerarse como un fondo rotativo de
abastecimiento y bajo ninguna circunstancia la caja podr tener sumas superiores a las
aqu mencionadas. En caso de pagos recibidos que aumenten el monto lmite, el
excedente deber ser ingresado al banco a la mayor brevedad posible despus de su
recepcin.
3. Libro de Caja:
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El Libro de Caja se debe llevar diariamente en el caso de que haya movimientos.
Se deben conciliar diariamente los haberes de caja con el saldo del libro.
Cada movimiento de caja deber ser registrado en el Libro.
Para cada moneda deber llevarse un Libro separado.
Solamente podrn utilizarse Libros con pginas previamente numeradas.
Los registros en el Libro debern anotarse de la manera siguiente:
Indicar tanto el da de la operacin, como el mes y el ao.
Asignar un nmero de registro correlativo en cada comprobante, el cual ser
anotado en la parte superior izquierda de cada comprobante.
Anotar una breve, pero clara descripcin del contenido de la operacin (texto).
Anotar claramente el importe del ingreso o del pago.
No se admiten borraduras ni tachaduras que no permitan identificar el error (p.ej.:
con corrector lquido). En caso de que se cometan errores, estos se debn corregir
tachndolos con una raya por encima del texto o del importe errneo para
posteriormente hacer el registro correcto.
Las lneas que queden en blanco se deben de rayar con el fin de que no se puedan
aadir registros posteriores.
Anotar el saldo al final de cada registro, para tener siempre actualizado el monto que
podr ser conciliado en cualquier momento con los haberes en efectivo.
Cualquier diferencia deber ser investigada inmediatamente para proceder a las
correcciones correspondientes.
6. Cobros y pagos:
Solo se podrn efectuar pagos, si el comprobante de pago ha sido firmado por la
persona autorizada.
Las personas siguientes estn autorizadas:
a) El/la asesor/a principal del proyecto (AP) y/o el/la director/a de la agencia
b) La persona que haya sido autorizada en forma escrita por el/la asesor/a principal
del proyecto (AP y/o el/la director/a de la agencia. Esta autorizacin se limita a un
determinado valor o a una operacin dada. Sin embargo, el/la administrador/a de la
caja puede hacerlo siempre y cuando no exista otra posibilidad.
Las firmas de las personas autorizadas deben de ser depositadas donde el
administrador de la caja.
Solo se autorizan los pagos contra presentacin de un comprobante original. La
persona que reciba el pago por parte del administrador de la caja debe confirmar el
recibo del dinero con la firma correspondiente en el comprobante original o en un recibo
interno separado.
Si no se dispone de un comprobante original ajeno, se deber emplear un recibo
interno. Lo mismo se debe de hacer en el caso de cobros y para ello debern utilizarse
blocks de recibo numerados.
Si el que recibe el dinero no sabe leer y escribir, se debe de emplear un comprobante
propio de ingresos (Formulario GTZ 83-68) o un comprobante propio de egresos
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(Formulario GTZ 83-69). Ambos comprobantes propios debern estar firmados por el/la
asesor/a principal del proyecto (AP) y/o el/la director/a de la agencia.
En el caso de cobros, el administrador de la caja entrega el recibo. El pagador pone la
segunda firma.
Los comprobantes deben invalidarse con el sello de pagado, y se debe anotar en ste
el nmero de registro siguiendo la serie correlativa de acuerdo con el Libro de Caja.
7. Operaciones extraordinarias:
Se consideran operaciones extraordinarias:
Diferencias en saldo de caja
No observancia del reglamento y de los procedimientos de control de caja, p.ej.:
desviacin de las disposiciones de seguridad, etc.
Prdida de la caja (robo, hurto, incendio, etc.) as como prdida de comprobantes.
Sospecha de irregularidades.
Otros casos especiales.
Cuando se trate de operaciones extraordinarias, el/la administrador/a de la caja deber
informar inmediatamente al/a asesor/a principal (AP) y/o al/a director/a de la agencia.
En el caso de que se den diferencia en saldos de caja, se debe emprender inmediatamente
una investigacin y bsqueda intensiva de errores. Por lo general, las diferencias debern
quedar eliminadas al corregir los errores.
Si las investigaciones y bsquedas no dan resultados positivos, se debe documentar la
diferencia de la siguiente manera:
En caso de faltantes en caja, el/la administrador/a deber restituirlos.
En caso de sobrantes en caja, estos se debern contabilizar como ingresos empleando
para ello un comprobante propio.
8. Control de la caja
El/la director/a de la agencia y el/la asesor/a principal de proyecto (AP) tienen la
autorizacin y la obligacin de llevar a cabo un control de la caja.
Los controles de caja (arqueos) debern efectuarse en forma irregular y sin previo aviso.
El control (arqueo) deber documentarse en el Libro de Caja, con fecha, firma y se dejarn
anotados los saldos con tinta.
9. Medidas de seguridad:
9.1 Caja fuerte/ caja mvil
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Los haberes de la caja y los documentos correspondientes deben guardarse en una
caja fuerte.
Si se emplea durante el da una caja mvil, es necesario guardarla en un lugar
seguro durante las pausas. Despus del cierre del da sta deber guardarse en la
caja fuerte.
Los documentos y objetos de valor pertenecientes al proyecto o a la agencia (en
ningn caso objetos privados) se deben de guardar en la caja fuerte, siempre y
cuando haya suficiente espacio.
9.2 Cajas auxiliares
Los haberes de las cajas auxiliares igualmente se deben guardar por lo menos en
cajas mviles perfectamente cerradas. Estas cajas se guardarn tal y como se
describe en el Punto 9.1
9.3 Llave de la caja
Con el fin de determinar claramente la responsabilidad sobre los haberes de la caja,
la llave de la caja deber estar nicamente en manos de la persona encargada de la
administracin de la caja.
Una segunda llave habr de guardarse en un lugar seguro dentro de un sobre
cerrado y sellado.
En el caso de tener que utilizar esta segunda llave, deber abrirse el sobre ante
testigos, procedindose seguidamente a un arqueo de la caja, del cual se levantar
un acta.
9.4 Cambio de administrador de la caja
En caso de cambio de administrador de la caja, se deber hacer un arqueo de la
totalidad de las existencias y las personas concernidas (cajero ssaliente y entrante)
debern confirmar en el acta de la caja la entrega y toma de posesin del cargo de
acuerdo con el reglamento y los procedimientos de control.
9.5 Transporte de dinero
En el caso de transporte de dinero es necesario preveer medidas de seguridad
apropiadas y dependiendo del monto transportado debern encargarse dos
personas de ste.
10. Otras reglamentaciones
El presente reglamento de caja y de procedimientos de control deber observarse en
todos sus puntos. Al mismo tiempo la caja deber administrarse siguiendo el reglamento
prescrito en el captulo 4.2.3.3. de la Gua para la contabilidad de proyectos, cuya
fotocopia se anexa al presente.
11. Entrada en vigor:
Este reglamento de caja y de procedimientos de control entra en vigor a partir del da de
su firma.
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Lugar y fecha Lugar y fecha
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(Nombre y firma del/la director/a de (Nombre y firrma del/a administardor/a
la Agencia o Asesor/a principal del de la caja)
proyecto (AP)
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Vo. Bo. de la Agencia