ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1
Introduccin
Describa el peor proyecto del que ha tenido
conocimiento.
Qu problemas se presentaron a lo largo del
proyecto y que consecuencias se tuvo?
Introduccin
LAS IDEAS DE PROYECTO
Cmo surgen las ideas de proyecto?

Las proponen quienes perciben un problema o necesidad y la oportunidad
de actuar para lograr algo de valor. Esto incluye entre otros a :

Funcionarios de gobierno.
Representantes de instituciones pblicas o privadas, del sector o tema
en cuestin.
Grupos sociales afectados, organizaciones de la sociedad civil
Empresarios
Acadmicos e investigadores de un tema

LAS IDEAS DE PROYECTO
Implica la identificacin inicial de:

Necesidades (o demanda) insatisfechas y problemas de la sociedad que requieren solucin.
Sectores afectados e interesados en dar solucin
Relaciones causales en la situacin inicial que se quiere cambiar
Oportunidades y posibilidades de solucin

Entre los distintos problemas y necesidades identificados existen relaciones de causa y efecto, a
veces de maneras complejas que implican causacin recproca o circular. Tales relaciones
causales deben examinarse y clarificarse en lo posible.

La identificacin de una idea de proyecto supone que en algn momento de esta fase ha surgido
una idea razonablemente clara de la oportunidad de hacer algo valioso; es decir, la persuacin
bsica de que es posible hacerlo debido a que:

1) Es econmicamente rentable, en cuyo caso estamos ante un posible proyecto privado o de
inversin.

2) Los beneficios sociales compensarn ampliamente los costos, en cuyo caso estamos ante un
proyecto social o de desarrollo.


LAS IDEAS DE PROYECTO
Idea Conceptual: En esta etapa se tiene una visin muy preliminar del proyecto, se
esbozan ideas bsicas lo cual permite discutir sobre los alcances de lo que se
plantea.

Etapa de Pre diseo: En esta etapa se articula ya una estructura preliminar, y se
identifican con mayor precisin los objetivos del proyecto. Se definen a s mismo de
manera tentativa fechas claves, requerimientos tcnicos y econmicos, etc.

Pre factibilidad: Tiene ya una concepcin ms definida del proyecto y se procede a
completar el anlisis de costo y beneficios as como de los principales impactos el
nivel econmico, ambiental, social que pueda desarrollar.

Factibilidad: En esta etapa ya se tiene una visin definitiva del proyecto, un anlisis
financiero o econmico final, una seleccin clara de los caminos y tecnologas a
implementarse, etc. Los costos debern estar claramente definidos, se deber incluir
si es que fuera apropiado, un anlisis de incertidumbres y riesgos. En algunos casos
deber haberse incluido en su debido momento la lnea base as como las
condiciones
LAS IDEAS DE PROYECTO

La identificacin de una idea de proyecto supone que en algn
momento de esta fase ha surgido una idea razonablemente clara de la
oportunidad de hacer algo valioso; es decir, la persuacin bsica de que
es posible hacerlo debido a que:

1) Es econmicamente rentable, en cuyo caso estamos ante un
posible proyecto privado o de inversin.

2) Los beneficios sociales compensarn ampliamente los costos, en
cuyo caso estamos ante un proyecto social o de desarrollo.


Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un
producto o un servicio nico

Temporal significa que todo proyecto tiene un principio y un final
definido

nico significa que el producto o servicio se distingue de todos los
productos o servicios similares

Los proyectos se emprenden en todos los niveles de la
organizacin y pueden involucrar una sola persona o un equipo de
trabajo

Las operaciones y los proyectos se diferencian principalmente en
que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y nicos
Qu es un Proyecto?
OPERACIONES

Sistemas existentes
Trabajo repetitivo
Eficiencia/efectividad
Confianza en los
procedimientos
normales
Enfoque en el
mantenimiento
Operaciones vs. Gestin del Proyecto
GESTIN DE PROYECTO

Configuracin de los
recursos en el momento
Trabajo nico
Cohesin y direccin
Orientado al producto
final
Orientado a proyecto
Enfocado en el cambio
Dentro de la organizacin en que actualmente
trabaja:

Cul fue el ltimo proyecto importante en el
que particip?

Describa una operacin continua importante
Introduccin
Ciertos tipos de esfuerzos son estrechamente relacionados
con los proyectos:

Programas. Es un grupo de proyectos manejados de una
manera coordinada para obtener beneficios no disponibles
desde un manejo individual. Muchos programas tambin
incluyen elementos de operaciones continuas.

Subproyectos. Los proyectos se dividen con frecuencia en
componentes ms manejables o subproyectos que pueden
ser tercerizados.

Esfuerzos relacionados a Proyectos
FACTIBILIDAD EN PROYECTOS
La factibilidad de un proyecto se analiza siguiendo alguna metodologa
reconocida. Se deben analizar aspectos econmicos, tecnolgicos,
sociales, institucionales, de desarrollo y otros, dentro de una
combinacin apropiada de los mismos.

Por otro lado, la visin contempornea impone que adems se
consideren otros factores tales como la equidad, los impactos
ambientales y otros que puedan incidir sobre el logro de las metas y
propsitos propuestos en el proyecto. Alguno de estos aspectos no son
fciles de dilucidar puesto que se refieren a consideraciones de corte
contemporneo es decir sobre las que no existe suficiente experiencia o
metodologas apropiadamente validadas.

Un tema particular tiene que ver con la sostenibilidad del proyecto.


SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
La sostenibilidad tiene que ver con la perspectiva o no de un proyecto
remonte las dificultades que puedan presentrsele durante su
desarrollo. Estos obstculos y dificultades tienen que ver mucho tanto
con las fuerzas impulsoras internas y externas que apoyan el avance
del proyecto, as como con las barreras internas y externas que se
contraponen al mismo.

Desde aproximadamente finales de la dcada de los 90 se considera la
sostenibilidad basada en tres puntales: social; econmico; y ambiental.

A partir de los ltimos aos se ha incluido adicionalmente parmetros
como los mencionados anteriormente para la factibilidad como son
aspectos: institucionales, ticos, etc.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Es claro que para que un proyecto tenga tendencia a ser
sostenible, aparte de ser factible se deber garantizar que se
minimizan los efectos de impactos negativos que sobre los
aspectos sociales, econmicos y ambientales.

As, un proyecto que genere puestos de trabajo por un lado pero
que por otro lado genere niveles de contaminacin inaceptables
tendr una menor tendencia a la sostenibilidad. Asimismo un
proyecto que tenga buen desempeo ambiental, pero que
generase poco impacto social o econmico positivo tendr tambin
poca tendencia a la sostenibilidad.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Por tanto, debe generarse un conjunto de indicadores de tendencia a
la sostenibilidad.

Estos deben ser generados de manera inteligente por el grupo
generador de la propuesta de proyecto.

En caso de un proyecto de desarrollo tpico estos indicadores cubrirn
aspectos tales como: consumo especifico de energa, desempeo
productivo de un proceso (kg-producto/kg-insumo); nivel de
contaminantes, restos de metales pesados en corrientes de agua y
suelo, niveles de contaminantes en el aire circundante, etc. En general,
para establecer la mayor o menor sostenibilidad introducida por un
proyecto se deber comparar los niveles estimados contra los niveles
histricos.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Un aspecto importante para juzgar la mayor o menor tendencia hacia la
sustentabilidad generada por un proyecto, hace relacin con la contribucin
a mejorar la calidad de vida.

Esto debe evaluarse a travs de indicadores tales como:
nivel educativo,
creacin de puestos de trabajo;
generacin de actividad productiva;
liberacin de tiempo productivo o personal;
erradicacin de situaciones perniciosas;
mejoras en salud;
reduccin de afectaciones ocupacionales;
reduccin de entornos contaminantes;
reduccin de riesgos;
eliminacin de puntos crticos o vulnerables en cadenas productivas;
reduccin de dependencia; etc,.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
La sostenibilidad impone adems evaluar estos aspectos un tanto
menos tangibles pero igualmente perceptibles. Por ejemplo, la
generacin de niveles de dependencia tecnolgica introducida
por una tecnologa debe ser tomada en cuenta.

Ejemplo de esto se ha visto en la agricultura en la que ciertas
regiones agrcolas desarrollan cultivos basados en semillas
especiales o en formas agrcolas reproductivas que solo pueden ser
obtenidas de un fabricante o un proveedor exclusivo. Esto genera
una dependencia que podra ser perniciosa y en algunos casos
paralizantes.


SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Nivel Capacidad Tecnolgica
Operario con estudios elementales 1.1 1.3
Tcnico mecnico o electricista 1.5-2.0
Operario agrcola 1.3 1.5
Ingeniero (reas tcnicas) 0 2 aos 1.8 2.2
Ingeniero 2 6 aos 2.0 3.5
Ingeniero 10 aos experiencia 3.0 3.5
Cientfico especialista (PhD + experiencia.) 3.3- 4.5
Equipo Consultor 3.0 4.5
Grupo Tcnico muy alto Nivel 4.0 5.0

SOSTENIBILIDAD DE PROYECTOS RELACIONADOS CON LA ENERGA
Existen una serie de requerimientos que se relacionan a los proyectos de energa.
Algunos de estos se dan a continuacin.

EIA (Estudio de Impacto Ambiental)
Riesgos y Vulnerabilidad de Suministros de Energa
Supuestos y Riesgos operativos de la ejecucin
Gestin de Sectores Sociales
Uso racional de Energa
Manejo de la demanda
Consulta y Participacin Ciudadana

Se hace notar que algunos de los temas mencionados son en realidad requisitos
previos por ejemplo, el estudio de impacto ambiental exigido por las autoridades
ambientales nacionales y locales en todo proyecto que genere impacto. Por otro
lado, la ley ambiental y la constitucin imponen que se informe y consulte a la
comunidad.
CICLO DE PROYECTO
Procesos
de Inicio
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Control
Procesos de
Ejecucin
Procesos
de Cierre
La concepcin lineal tradicional
supone que, de principio a fin:

Las etapas se suceden siempre
en el orden indicado
Cada etapa se cierra antes de
pasar a la siguiente y permanece
cerrada: no hay vuelta atrs
Hay separacin rgida del trabajo:
unos disean, otros deciden,
otros ejecutan y otros evalan.
Cada instancia o unidad es
responsable exclusivo de su
parcela de actividad y cumple
slo eso.
CICLO DE PROYECTO
Procesos
de Inicio
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Control
Procesos de
Ejecucin
Procesos
de Cierre
La experiencia de muchos proyectos
demuestra que la realidad es muy
diferente a la secuencia lineal,
particularmente en el caso de
proyectos sociales o de desarrollo,
que se caracterizan por tener muchos
imprevistos, reacciones inesperadas,
cambios en los supuestos del diseo,
etc. Los provectos mejor concebidos y
ejecutados normalmente incluyen
numerosos traslapes e interacciones
entre las distintas fases y entre los
distintos involucrados, con bastante
participacin de los mismos. Todo ello,
sin embargo, no significa asignacin
difusa de recursos ni falta de
focalizacin de las responsabilidades.
CICLO DE PROYECTO
Procesos
de Inicio
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Control
Procesos de
Ejecucin
Procesos
de Cierre
El ciclo de los proyectos es un proceso
interactivo e iteractivo:

El orden en que ocurren las fases no
es rgido; puede variar en cada caso.

Las fases se traslapan con gran
frecuencia; hay idas, venidas,
dependencia recproca entre ellas.

Muchas acciones son repetitivas; se
procede por refinamientos y
aproximaciones sucesivas.

Hay interaccin entre los
responsables de distintas fases y
actividades; se influyen mutuamente.


SOLAPAMIENTO DE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASE
La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto
(planificar, controlar, realizar seguimiento, etc.) a fin de ejecutarlo
dentro del plazo, costo y calidad requeridos y satisfacer o exceder las
expectativas y necesidades de los involucrados/relacionados.

Satisfacer o exceder las expectativas y necesidades implica balancear
demandas vlidas entre:

Alcance, tiempo, costo, y calidad (el tringulo equiltero)
Stakeholders con diferentes necesidades y expectativas
Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no
identificados (expectativas)
Qu es la Administracin de Proyectos?
La gestin de un proyecto se da en un medio
ambiente ms amplio que el del proyecto en s.

El contexto de gestin de un proyecto abarca:
Ciclo de vida del proyecto
Stakeholders
Influencias organizacionales
Habilidades gerenciales
Influencias socio econmicas
Contexto de la Administracin de Proyectos
Un proyecto de divide en varias fases para lograr un mejor
control y enlaces apropiados a las operaciones continuas
de la organizacin.

El conjunto de fases constituyen el ciclo de vida del
proyecto.

Cada fase del proyecto involucra la produccin de uno o
ms entregables. Un entregable es un producto parcial
tangible y verificable.

Los entregables, y por lo tanto las fases, son parte de una
secuencia lgica diseada para asegurar una
definicin apropiada del producto del proyecto.
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO: conjunto de las fases secuenciales
definidas para permitir un mejor control de su gestin, disminuyendo el
impacto que el paso del tiempo y los cambios pueden tener en la obtencin
del producto.

FASES DEL PROYECTO:
Cada fase del proyecto remata con uno o ms entregables
Un entregable: producto tangible y verificable (Ej. Estudio de viabilidad,
Diseo detallado, Prototipo) y que suele formar parte del producto final
Los entregables, y por lo tanto las fases, son parte de una lgica
generalmente secuencial diseada para asegurar una definicin correcta
del producto del proyecto
Cada vez que finaliza una fase, normalmente se realiza una revisin de
los entregables ms importantes y del avance del proyecto para:
Determinar si el proyecto debera continuar con las siguientes fases
Detectar y corregir las desviaciones en coste
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:


El Ciclo de vida adecuado se selecciona por el Jefe del Proyecto de
acuerdo a las caractersticas del proyecto.


Fases ms comunes de los Ciclos de Vida:

Seleccin del proyecto y/o gnesis, Definicin, Organizacin, Diseo y
Planificacin, Seguimiento y Control, Finalizacin

Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:

Sirve para definir el principio y el final de un proyecto.

La definicin del ciclo de vida determinar si el estudio de viabilidad
se trata como la primera fase del proyecto o como una separada y
externa al proyecto.

La secuencia de fases definida por muchos ciclos de vida contempla
la transformacin de entidades ms o menos abstractas en un
producto / servicio.

Normalmente la aprobacin de los entregables de una fase se realiza
antes del comienzo de la siguiente, pero esto no es siempre as, y se
pueden producir solapamientos (normalmente para reducir tiempos).
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:

Los ciclos de vida suelen definir:
El trabajo a realizar en cada una de las fases
Quin debera participar en cada una de las fases

Ciclos de vida muy elaborados incluyen documentacin de soporte
muy exhaustiva, con: listas de comprobacin, plantillas y diagramas,
para que el desarrollo se soporte ms consistente y homogneo.

Estos enfoques tan detallados y estructurados se denominan
normalmente metodologas.

No se debe confundir al Ciclo de Vida del Proyecto con el Ciclo de
Vida del Producto/Servicio.
Fases y Ciclo de Vida de un Proyecto
CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:

El coste y el nmero de recursos son pocos al principio y crecen segn
se acerca el final, para caer bruscamente cuando el proyecto est
finalizando.

La probabilidad de que finalice con xito el proyecto es menor, y por lo
tanto el riesgo e incertidumbre es mayor, cuando comienza el proyecto.
La probabilidad de acabar con xito normalmente se hace
progresivamente mayor segn avanza el proyecto.

La habilidad de los implicados en el proyecto para influenciar las
caractersticas finales del producto resultante y el coste final es mayor
al comienzo y se hace progresivamente menor segn ste avanza. La
mayor contribucin a este fenmeno es que el costo de los cambios y
correccin de errores se incrementa cuando avanza el proyecto
Los stakeholders del proyecto son los individuos y las
organizaciones que estn activamente involucrados en el
proyecto, o aquellos cuyos intereses pueden ser positiva o
negativamente afectados como resultado de la ejecucin
del proyecto.

El equipo gestin del proyecto debe identificar a los
stakeholders, determinar cules son sus necesidades y
expectativas, y entonces manejar e influenciar dichas
expectativas para asegurar el xito del proyecto.
Stakeholders
Implicados Habituales:

Jefe de Proyecto
Cliente (individuo u organizacin)
La organizacin que solicita el proyecto
Patrocinador
Proveedores o contratistas
Administraciones pblicas
Miembros del equipo

Stakeholders
Los proyectos son tpicamente parte de una
organizacin ms grande. Un proyecto siempre se ve
influenciado por la organizacin u organizaciones que
lo emprenden.

La mayora de las organizaciones han desarrollado
culturas nicas. Estas culturas son reflejadas en sus
valores compartidos, normas, creencias, y
expectativas; en sus polticas y procedimientos; en su
visin de las relaciones de autoridad; y en numerosos
otros factores. Las culturas organizacionales tienen a
menudo una influencia directa en el proyecto.
INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
En casi todos los proyectos es necesario aplicar habilidades en
diferentes proporciones: finanzas, marketing, planificacin,
relaciones laborales, gestin personal (tiempo, estrs, presin,
etc.).

Las habilidades de gestin generales que ms afectan a la gestin
de un proyecto son:

Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Resolucin de problemas
Habilidad de influenciar en la organizacin
HABILIDADES DE GESTIN
Influencias Socio Econmicas
Las principales influencias socio econmicas que
afectan a la gestin de un proyecto son:

Estndares y regulaciones
Internacionalizacin (husos horarios, feriados,
viajes, logstica de comunicacin)
Influencias culturales (prcticas, creencias,
actitudes)
Introduccin
PMBOK
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es
un trmino que abarca la cantidad del conocimiento
existente dentro de la profesin de administracin de
proyectos

El PMBOK incluye tanto las mejores prcticas tradicionales
que han sido aplicadas extensamente as como tambin
prcticas innovadoras

El IEEE Std 1490-1998 describe el PMBOK
Introduccin
Enfoque metodolgico del Project Management Institute
PMBOK: Ms modular y ms claro a nivel didctico
reas de conocimiento:
Gestin integrada del proyecto: desarrollo del Plan de Proyecto, Ejecucin
del Plan
Gestin de Cambios
Gestin del alcance
Gestin del tiempo
Gestin de costos
Gestin de la calidad
Gestin de los recursos humanos
Gestin de la comunicacin
Gestin de riesgos
Gestin de compras
Asociaciones Internacionales de G.P. : PMI
GESTIN INTEGRADA DE UN PROYECTO
Implicados
Habilidades de
Gestin
Organizacin
Influencias
Socioeconmicas
GESTIN INTEGRADA DEL PROYECTO
Herramientas
y Tcnicas
xito del
Proyecto
FUNCIONES PRINCIPALES
Gestin de
Alcance
Gestin de
Tiempo
Gestin de
Costo
Gestin de
Calidad
FUNCIONES AUXILIARES
Gestin de
Equipos
Gestin de
Comunic.
Gestin de
Riesgo
Gestin de
Compras
PROYECTOS DE SISTEMAS: ASPECTOS DIFERENCIALES
Se realiza un desarrollo, no una fabricacin.
El desarrollo en s es el resultado del proyecto
Nunca hay dos sistemas iguales, las estimaciones siempre
tienen un grado de incertidumbre
La herramienta principal son las personas
Es difcil medir el grado de avance, lo que se conoce es la
percepcin
El objeto de los proyectos no es algo tangible
Impactan en los procesos de negocio de las empresas
Otros..
PROYECTOS DE AUDITORA: ASPECTOS DIFERENCIALES
No se realiza ni desarrollo, ni fabricacin; entrega de un informe
El producto final es predecible?, el proceso es el que puede
generar incertidumbres
La herramienta principal son: las personas?, documentacin?
Es relativamente fcil? medir el grado de avance, o se tiene una
percepcin
El objeto de los proyectos es algo tangible
Impactan en los procesos de negocio de las empresas?
Otros
PROYECTOS DE CONSULTORA: ASPECTOS DIFERENCIALES
No se realiza ni desarrollo, ni fabricacin; entrega de un informe
El producto final no siempre es predecible, puede generar
incertidumbres
La herramienta principal son: las personas?, documentacin?,
herramientas?, metodologa?
Es relativamente fcil? medir el grado de avance, o se tiene una
percepcin
El objeto de los proyectos es algo tangible?
Impactan en los procesos de negocio de las empresas?
Otros
PROYECTOS DE CONSTRUCCIN: ASPECTOS DIFERENCIALES
Se realiza una fabricacin/construccin
El producto final es predecible, pocas incertidumbres
La herramienta principal son: las personas?, maquinaria?,
herramientas?
Es relativamente fcil? medir el grado de avance, o se tiene una
percepcin
El objeto de los proyectos es algo tangible
Impactan en los procesos de negocio de las empresas?
Otros