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FUNCIONES EXCEL


FUNCIONES 2
Introducir Frmulas y Funciones 2
Insertar Funcin con el Asistente 3
Funciones Matemticas
Funcin ENTERO 6
Funcin REDONDEAR 6
Funcin TRUNCAR 7
Funcin SUMA 7
Funcin SUMAR.SI 8
Funciones Estadsticas
Funcin CONTAR 9
Funcin CONTARA 10
Funcin CONTAR.SI 11
Funcin MAX 11
Funcin MIN 12
Funcin PROMEDIO 12
Funciones Fecha
Funcin HOY 13
Funcin AHORA 13
Funcin DIA 14
Funcin MES 14
Funcin AO 15
Funcin DIASEM 15
Funcin FECHA 15


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FUNCIONES EXCEL

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para
agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como
el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no
conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
1) INTRODUCIR FRMULAS Y FUNCIONES
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Las funciones deben cumplir las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el
signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis.
No dejar espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),
frmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior
sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C
1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo
que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y
referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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2) INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda
si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.






O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:












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FUNCIONES EXCEL

Excel nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario
conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en
el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con
la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:,
esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora
podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
Observar como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo
Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin:
Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se
eligi la funcin SUMA ().


















En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic
sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda
la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda
deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer
clic con el botn izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar
el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de dilogo.

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En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento.
Slo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y
as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una
funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de
la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir
automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma
que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de
la derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de
la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica),
Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo)
o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder
acceder al dilogo de funciones a travs de Ms
Funciones...


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1) Funcin ENTERO
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis:
ENTERO (nmero), donde nmero es el nmero real que se desea redondear al
entero inferior ms prximo.
Ejemplo


2) Funcin REDONDEAR
La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de decimales
especificado. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 23,7825 y desea redondear ese
valor a dos posiciones decimales, puede usar la siguiente frmula:
=REDONDEAR (A1; 2) El resultado de esta funcin es 23,78.

Sintaxis:

REDONDEAR(nmero; nm_decimales),donde:
nmero es obligatorio, y es el nmero que desea redondear.
nm_decimales es obligatorio, y es nmero de decimales al que desea
redondear el argumento de nmero.

Observaciones
Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 (cero), el nmero se
redondea al nmero de lugares decimales especificado.
Si el nm_decimales es 0, el nmero se redondea al nmero entero ms
prximo.
Si nm_decimales es menor que 0, el nmero se redondea hacia la izquierda
del separador decimal.


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3) Funcin TRUNCAR

Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero.

Sintaxis

TRUNCAR (nmero; nm_decimales)
Nmero es el nmero que se desea truncar.
Nm_decimales es un nmero que especifica la precisin del truncamiento. El
valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0.

Observacin

TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR
suprime la parte fraccionaria del nmero. ENTERO redondea los nmeros al entero
menor ms prximo, segn el valor de la porcin fraccionaria del nmero. ENTERO
y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan nmeros negativos:
TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el
nmero entero menor ms cercano.

Ejemplo












4) Funcin SUMA

Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis

SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.
Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de
nmeros que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los
dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los
nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas,
valores lgicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir
a nmeros causarn errores.


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Ejemplos

SUMA(3; 2) es igual a 5
SUMA("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a
nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1.

A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO,
entonces:

SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las
referencias no se traducen.

Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

SUMA(A2:C2) es igual a 50
SUMA(B2:E2; 15) es igual a 150

5) Funcin SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32" ">32", "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar.
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas
correspondientes del rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento
rango.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para
analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el
nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de
un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una
frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una
bonificacin por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice
la funcin SI.


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Ejemplo



6) Funcin CONTAR

Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros
dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de
entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros.

Sintaxis

CONTAR (ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia
a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Observaciones
Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de
nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que
no puede traducirse a nmeros se pasan por alto.
Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error
en la matriz o en la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita contar
valores lgicos, texto o valores de error.

Ejemplo












A
1 Datos
2 Ventas
3 08/12/2008
4
5 19
6 22,24
7 Ventas
8 #DIV/0!
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Frmula Descripcin (Resultado)
=CONTAR(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la
lista anterior (3)
=CONTAR(A5:A8) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en las
ltimas 4 filas de la lista (2)
=CONTAR(A2:A8;2) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la
lista, adems del valor 2 (4)


7) Funcin CONTARA

Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de
argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos
en un rango o matriz.

Sintaxis

CONTARA (valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que
desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo
texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Se pasan por alto las celdas vacas
que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores
lgicos, texto, o valores de error, use la funcin CONTAR.

Ejemplo
A
1 Datos
2 Ventas
3 08/12/2008
4
5 19
6 22,24
7 Ventas
8


Frmula Descripcin (Resultado)
=CONTARA(A2:A8) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en
la lista anterior (6)
=CONTARA(A5:A8) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en
las ltimas 4 filas de la lista (4)
=CONTARA(A1:A7;2) Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en
la lista anterior, adems del valor 2 (7)
=CONTARA(A1:A7;"Dos") Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en
la lista anterior, adems del valor "Dos" (7)


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8) Funcin CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio especificado.

Sintaxis

CONTAR.SI (rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32", ">32", "manzanas".

Ejemplo
A B
1 Datos Datos
2 manzanas 32
3 naranjas 54
4 frutillas 75
5 manzanas 86
6
7
8

Frmula Descripcin (Resultado)
=CONTAR.SI
(A2:A5;"manzanas")
Nmero de celdas con manzanas en la primera
columna anterior (2)
=CONTAR.SI(B2:B5;">55") Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la
segunda columna anterior (2)


9) Funcin MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea
encontrar el valor mximo.
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores
lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto. Los argumentos
que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a nmeros
causan errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los nmeros de
esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se
encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarn por alto. Utilice
MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.


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Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27
MAX(A1:A5;30) es igual a 30


10) Funcin MIN

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea
encontrar.
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores
lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los argumentos que son
valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan
errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de
esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se
encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores
lgicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la funcin MINA.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.


Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2
MIN(A1:A5; 0) es igual a 0


11) Funcin PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio
desea obtener.


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FUNCIONES EXCEL

Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que
contengan nmeros.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o
celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia
entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero, especialmente si ha
desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha Ver (comando
Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s los
valores cero.

Ejemplos

Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11
PROMEDIO(Puntos) es igual a 11
PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10
PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11

Si C1:C3 se denomina OtrosPuntos y contiene los nmeros 4, 18 y 7:
PROMEDIO(Puntos; OtrosPuntos) es igual a 10,5


12) Funcin HOY

La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja
de clculo, independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para
calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar
la siguiente frmula para buscar la edad de esa persona a partir de este ao de
nacimiento:
=AO(HOY())-1963
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener
la fecha actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.




13) Funcin AHORA

Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.

Sintaxis

AHORA( )


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FUNCIONES EXCEL

Observaciones
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que se
puedan usar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de
1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de
serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de enero de 1900.
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal
representan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por
ejemplo, el nmero de serie 0,5 representa la hora 12:00 del medioda.
Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un
clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la
funcin. No se actualiza constantemente.

Ejemplos







14) Funcin DIA
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se
expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Sintaxis
DIA (nm_de_serie)

Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben
especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

15) Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se
expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
MES (nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben
introducirse mediante la funcin FECHA o como resultados de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.

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16) Funcin AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero
entero comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AO (nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del ao que desee buscar. Las fechas deben
introducirse mediante la funcin FECHA o como resultados de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.


17) Funcin DIASEM
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da
se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).
Sintaxis
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da que
intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como
resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23)
para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.


18) Funcin FECHA
La funcin FECHA devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha
determinada. Por ejemplo, la frmula =FECHA(2008;7;8) devuelve 39637, el
nmero de serie que representa la fecha 8/7/2008.
Nota Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, el resultado
tendr formato de fecha y no de nmero. Si desea ver el nmero de serie o
cambiar el formato de la fecha, seleccione un formato de nmero diferente en el
grupo Nmero de la ficha Inicio.

Sintaxis

FECHA(ao; mes; da)
La sintaxis de la funcin FECHA tiene los siguientes argumentos:
ao Obligatorio. El valor del argumento ao puede incluir de uno a cuatro
dgitos. Excel interpreta el argumento ao segn el sistema de fechas que
usa el equipo.

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mes Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el mes del
ao, de 1 a 12 (de enero a diciembre).
Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes
del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el nmero
de serie que representa el 2 de febrero de 2009.
Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses,
ms 1, del primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;-3;2)
devuelve el nmero de serie que representa el 2 de septiembre de 2007.
da Obligatorio. Nmero entero positivo o negativo que representa el da del
mes, de 1 a 31.
Si el da es mayor que la cantidad de das del mes especificado, da suma
esa cantidad a los das del primer da del mes. Por ejemplo,
FECHA(2008;1;35) devuelve el nmero de serie que representa el 4 de
febrero de 2008.
Si el da es menor que 1, da resta la magnitud de la cantidad de das, ms
uno, del primer da del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;1;-15)
devuelve el nmero de serie que representa el 16 de diciembre de 2007.


Ejemplo