04 GestaoProjectos

Gesto de projectos Gesto de projectos
Gesto do Ciclo do Projecto e MEL - Matriz de

Enquadramento Lgico Enquadramento Lgico
ISLA 2011 Joo Jos N. Fernandes jjnunesf@gmail.com
1
Diagnstico Diagnstico
Processo de analisar a situao, o problema, o grupo que o
projecto ter como objecto;
Fase operativa da aco - Viso partilhada da realidade;
Permite identificar problemas, determinar pontos fortes,
pontos fracos, ameaas e oportunidades;
Um bom diagnstico deve ser:
Sistmico Sistmico
Interpretativo
Participativo Participativo
Multidisciplinar
Prospectivo
2
Prospectivo
Componentes do Diagnstico Componentes do Diagnstico
Anlise da Misso do grupo de interessados no
projecto; projecto;
Anlise de problemas;
Anlise de Stakeholders (interesses expectativas Anlise de Stakeholders (interesses, expectativas,
potencialidades, debilidades, grau de influncia, etc);
Anlise do Grupo-alvo (interesses, expectativas, etc. Anlise do Grupo alvo (interesses, expectativas, etc.
dos beneficirios);
Anlise de Objectivos; j
Anlise de Estratgias;
3
Anlise de Stakeholders. Quem so?
- Promotor (s) do projecto;
- Organizaes parceiras;
- Beneficirios directos ou indirectos do projecto; p j
- Grupo (s)-alvo;
- Outros interessados; Outros interessados;
4
Anlise de Stakeholders Anlise de Stakeholders
Informao que deve Fornecer: Informao que deve Fornecer:
- Interesses e expectativas no projecto;
- Caracterizao Potencialidades e Debilidades; - Caracterizao Potencialidades e Debilidades;
- Importncia e aco para sucesso do projecto;
Grau de influncia no projecto e vice versa - Grau de influncia no projecto e vice-versa
Informao que deve Fornecer:
Matriz de Anlise de Stakeholders:
- Informao geral dos stakeholders;
- Informao dos interesses, influncia e importncia;
Diagrama de Venn;
5
Diagrama em Aranha
Matriz Geral Anlise Stakeholders
Stakeholders
Caractersticas Interesses
e
Expectativas
Sensibilidade
e respeito por
temas
transversais
Potencialidades
e
Debilidades
Implicaes
para o
Projecto
Social, econmica,
organizao .
Interesses e
Objectivos
Proteco meio
ambiente,
igualdade de
oportunidades,
Recursos,
conhecimentos,
experincia,
contribuio
Aco
eventualmente
necessria
de gnero potencial
A
B
CC
n
6
I I i (d k h ld G d I fl i (d
Matriz de Influncia e Importncia
Grupos
de Stakeholdes
Interesses
(em jogo em relao ao
projecto)
Efeito (do projecto sobre os
interesses)
Importncia (dos stakeholders
para o sucesso do
projecto)[1]
Grau de Influncia (dos
stakeholders no
projecto)[2]
++ + 0 - - -
5 4 3 2 1 D 5 4 3 2 1 D ++ + 0 - - -
++ + 0 - - -
++ + 0 - - -
5 4 3 2 1 D 5 4 3 2 1 D ++ + 0 - - -
++ + 0 - - -
++ + 0 - - -
5 4 3 2 1 D 5 4 3 2 1 D ++ + 0 - - -
++ + 0 - - -
[1] Importncia dos stakeholders para o sucesso do projecto: (5) Stakeholder fundamental; (4) Importncia elevada; (3) Importncia moderada; (2) Alguma importncia; (1)
Nenhuma ou pouca importncia; (D) Desconhecida.
[2] Grau de influncia dos stakeholders no projecto: (5) Grande influncia; (4) Influncia significativa; (3) Influncia moderada; (2) Alguma influncia; (1) Nenhuma ou pouca
influncia; (D) Desconhecido.
7
Diagrama de Venn Diagrama de Venn
Circulo A
Item
C l
A & C A & B
Central
Circulo B
Circulo C
B & C
8
Diagrama de Aranha Diagrama de Aranha
Capacidade
de gesto
Capacidade
tcnica
1
2
3
g
tcnica
Contribuio
t i l
Proteco
ambiente
X
0
1
potencial
X X
X
Dotao
d
Influncia no
projecto
X
X
X
de
recursos
Parecerias
X
Interesse
Parecerias
9
Anlise de Problemas Anlise de Problemas
O que ?
Id tifi t ti d m Identifica os aspectos negativos de uma
determinada situao e define as relaes de causa
e efeito entre os problemas identificados; e efeito entre os problemas identificados;
Questes?
- Quais so os problemas?
- De quem so os problemas? De quem so os problemas?
- Quais as suas causas e efeitos?
10
Anlise de Problemas
Identificar os problemas presentes e no os provveis
Concretos Reais e no estar relacionados com juzos de Concretos Reais e no estar relacionados com juzos de
valor;
Sustentados Necessrio que existam dados (evidncias) e Sustentados Necessrio que existam dados (evidncias) e
tenham relevncia na organizao;
Formulados na negativa e de forma sinttica; g ;
11
Anlise de Problemas - Ferramentas
rvore de Problemas;
Brainstorming;
Anlise Swot; Anlise Swot;
Espinha de Peixe;
Di d P t 20% d bl i t t Diagrama de Pareto 20% dos problemas existentes
so responsveis por 80% dos custos de no
lid d Id tifi bl it i qualidade Identificar problemas vitais.
Anlise documental e estatstica.
12
Anlise de Problemas Processo
Participativo (MAPA) Participativo (MAPA)
1 Apresentao da situao do projecto;
2 Identificao de todos os problemas individuais; p ;
3 Exposio de todos os problemas;
4 Validao ou hierarquizao de todos os problemas expostos; 4 Validao ou hierarquizao de todos os problemas expostos;
5 Identificao e exposio de todos os problemas adicionais;
6 Segundo momento de validao ou hierarquizao dos 6 Segundo momento de validao ou hierarquizao dos
problemas;
7 Organizao dos problemas em clusters ou nuvens
8 Se oportuno, desenvolver rvore de problemas
13
rvore de Problemas
Efeito
Efeito 1 Efeito 2
PROBLEMA CENTRAL
Causa a Causa b Causa c Causa d
14
Tcnicas de Planeamento Estabelecimento de
P i id d M d l Ei h Prioridades Modelo Eisenhower
15
ANLISE SWOT
FORAS FRAQUEZAS FORAS FRAQUEZAS
S W S
Strengths (Pontos Fortes ou foras)
Factores internos
W
Weaknesses (Pontos fracos ou Fraquezas)
Problema a
P bl b
A cada fraqueza esto associadas diversas foras
Problema b
Problema c
OPORTUNIDADES AMEAAS OPORTUNIDADES AMEAAS
O
Opportunities (Oportunidades)
T
Threats (Ameaas) pp ( p )
Factores externos que contribuem positivamente para a resoluo dos
problemas
( )
Factores externosque condicionama resoluo dos problemas
16
MEL - MATRIZ DE ENQUADRAMENTO
LGICO LGICO
um instrumento de planeamento para:
Organizar as ideias
Estruturar os objectivos
Distribuir as responsabilidades/tarefas
Estabelecer os canais de circulao da informao
17
LGICO
um instrumento estruturador do projecto porque:
LGICO
Distingue uma hierarquia de objectivos
Distingue entre objectivos globais e especficos
Estabelece os resultados a atingir relacionando-os com o
objectivo especfico
Determina operacionalmente as actividades a realizar para que
os resultados sejam atingidos
Estabelece inputs para as tarefas a executar: Estabelece inputs para as tarefas a executar:
18
LGICO LGICO
Explicita os meios concretos de verificao dos indicadores
Indica as condies externas que condicionam o xito do
projecto
Indica os pressupostos os riscos e as condicionantes que Indica os pressupostos, os riscos e as condicionantes que
influenciam as actividades, os resultados e os objectivos do
projecto
Resume numa pgina:
Porque o projecto executado
O que o projecto que alcanar
Como o projecto vai obter os resultados
Quais os factores externos imp P/ xito do Proj Quais os factores externos imp. P/ xito do Proj
Atravs de que se consegue medir o xito
Onde se vo encontrar os dados p/ a avaliao
Quanto custar o projecto
19
LGICO
Lgica de Indicadores Fontes de
LGICO
Lgica de
Interveno
Indicadores
Objectivamente
Observveis
Fontes de
Verificao
Pressupostos
Objectivos
Gerais
Sustentabilidade
Objectivo
especfico
do projecto
Para atingir
objectivo geral
p j
Resultados
A atingir
Para atingir
objectivo
especfico
Actividades
a realizar
Actividade 1
Actividade n
Meios Custos
Para atingir
resultados
20
LGICO LGICO
O projecto dever, obrigatoriamente, ter definidos
l d d d resultados e actividades nas seguintes componentes:
Contedos relativos criao das condies prvias
C d l i l d i C d Contedos relativos ao controlo dos riscos Contedos que
levam directamente aos resultados desejados
Contedos relativos comunicao interna Contedos relativos comunicao interna
Contedos de marketing do projecto
Contedos relativos gesto das tecnologias g g
21
MEL & Contedos do Projecto MEL & Contedos do Projecto
Contedos Indicadores Pressupostos Riscos no controlveis
Pressupostos
que devem
Objectivos gerais - Valores
acrescentados para a Sociedade
Relativos ao contedos aproveitando os pressupostos
que devem
existir para a
concretizao
dos objectivos
gerais
Riscos para a no
concretizao dos
objectivos gerais
Propsito - Objectivo especfico para o
Cliente - o que o vai fazer ficar feliz por
resolver aquele problema especial?
Relativos ao contedos, aproveitando os pressupostos
Relativos ao marketing do projecto
Relativos criao das condies prvias
Relativos avaliao e desenvolvimento de competncias
Relativos ao controlo de riscos
Relativos gesto da tecnologia e dos recursos
Relativos gesto da comunicao interna
Resultados - solues atingidas por
reas de actividades (definidas pelos
objectivos alvo)
Pressupostos
que devem
existir para a
concretizao
do propsito
Riscos para a no
concretizam dos
resultados
Relativos gesto da comunicao interna
Relativas ao contedos, aproveitando os pressupostos
Relativas ao marketing do projecto
Relativas criao das condies prvias
Relativas avaliao e desenvolvimento de competncias
Relativas ao controlo de riscos
Riscos para a no
concretizam das
actividades
Actividades - definidas a partir dos
objectivos da rvore
Pressupostos
que devem
existir para a
concretizao Relativas ao controlo de riscos
Relativas gesto da tecnologia e dos recursos
Relativas gesto da comunicao interna
actividades
Condies Prvias
Relativas a condies externas; da parceria; e de cada
umdos elementos (pessoas ou equipas) envolvidos no
concretizao
dos resultados
um dos elementos (pessoas ou equipas) envolvidos no
projecto
22
A Lgica Vertical g
L i d
I di d F t d P t
Lgica de
Interveno
Indicadores
Verificveis
Fontes de
Verificao
Pressupostos
Objectivos
Objectivos
Objectivos
Globais
Resultados
Objectivos
Especficos
Actividades
Resultados
Condies
Prvias
c v d des
23
A Lgica Horizontal
L i d
I di d F t d P t
Lgica de
Interveno
Indicadores
Verificveis
Fontes de
Verificao
Pressupostos
Objectivos
Objectivos
Objectivos
Globais
Resultados
Objectivos
Especficos
Actividades
Resultados
c v d des
24
A Lgica de Interveno A Lgica de Interveno
Os benefcios sociais e/ou econmicos, de longo
prazo paraosquaisoprojectocontribuir;
Objectivos
globais
prazo, para os quais o projecto contribuir;
Os benefcios que os grupos-alvo retiram dos
resultadosdoprojecto;
Objectivo
especfico
resultados do projecto;
As realizaes que produzem os bens e servios
l d di i d b fi ii
p
Resultados
colocados s disposio dos beneficirios;
O que ser realizado durante o projecto para
Actividades
q p j p
atingir os resultados do projecto.
25
Objectivos Objectivos
Claros
Directamente relacionados com a anlise das
necessidades/problemas
Compreendidos e partilhados pela equipa
Que possam ser cumpridos com os recursos do projecto
Mensurveis
Alcan eis Alcanveis
Realistas
Que tenham prazos Que tenham prazos
nicos
Respondam s necessidades dos beneficiados diagnosticadas
26
Respondam s necessidades dos beneficiados diagnosticadas
O QUE SO INDICADORES?
Medidas que permitem equipa do projecto,
patrocinadores e outras partes interessadas
determinar o sucesso e validade do projecto
So uma forma de testar o sucesso em funo dos
objectivos j
Tambm podem testar a validade dos valores e dos
mtodos de trabalho do Proj. (processo) mtodos de trabalho do Proj. (processo)
27
INDICADORES MEDIDAS INDICADORES - MEDIDAS
QUANTITATIVAS Factos e ns sobre montantes
/ envolvidos, custos por pessoas/hora, durao de deslocaes,
%de desistncias, certificados obtidos, etc...
QUALITATIVAS O i i tit d t ti QUALITATIVAS Opinies e atitudes, expectativas
alcanadas, participantes satisfeitos, etc.
Os Indicadores devem ser:
Especficos
M i Mensurveis
Atingveis
Relevantes
Registveis
Baratos
28
QUANDO SE EST NO PONTO ZERO QUANDO SE EST NO PONTO ZERO
Fazer Perguntas
Produzir Informao para Validar os Indicadores p
Pensar na situao do ponto de partida e naquilo que
mudou. Medir a deslocao.
29
Os Pressupostos (I) Os Pressupostos (I)
U t di Um pressuposto uma condio:
Necessria para a obteno dos resultados e dos objectivos
do projecto; do projecto;
Que no est sob controlo da Organizao responsvel pelo
projecto. p j
A anlise de risco baseia-se na
ibilid d d i d possibilidade de concretizao das
condies.
30
Os Pressupostos (II) ( )
No momento da identificao, existem ainda inmeros
pressupostos;
O T d R f d f l d Os Termos de Referncia da formulao devero exigir o seu
estudo aprofundado;
No momento da formulao os pressupostos devero ser No momento da formulao, os pressupostos devero ser
reduzidos, seja:
Atravsde medidasa
empreender por
Pela incorporao e/ou
e p ee de po
entidadesexternasao
projecto
internalizao nas
actividades do projecto
31
Os Pressupostos (III)
No momentodo financiamento, os
pressupostosexternosdeveroser pressupostosexternosdeveroser
asseguradospor acordoexplcitocomas
entidadesexternasresponsveis; entidadesexternasresponsveis;
32
Os Pressupostos (IV) Os Pressupostos (IV)
A Condio
Importante?
Sim No
-
provvel a sua realizao?
No consider-lo no quadro lgico No consider lo no quadro lgico
Quase certo
Provvel Inscrever como Pressuposto
Improvvel
E possvel rever a interveno a fim
de influenciar o factor externo?
Sim
No
Rever o projecto: acrescentar
actividades/resultados e reformular o
: /
33
A interveno no faz sentido
objectivo especfico se necessrio
Anlise de Risco Anlise de Risco
34
Fontes de Verificao(I) Fontes de Verificao(I)
O quadro lgico exige preciso acerca de :
Quem ?
Como?
Atravs de que mtodos?
Com que meios?
E qual o custo?
Relatrios do projecto Fontes externas
35
Fontes de Verificao (II) Fontes de Verificao (II)
Inquritos
especializados
C
u
s
t
o
Inqurito aos
beneficirios
especializados
Estatsticas de rotina
adaptada
f
Relatrios
Relatrios de
Gesto
Estatstisticas
De rotina
Complexidade
Relatrios
administrativos
Gesto
36
Complexidade
Gesto do Ciclo do Projecto Gesto do Ciclo do Projecto
37
Constrangimentos da Gesto de
Projectos Projectos
38
Project Management Ecosystem Project Management Ecosystem
39
Ciclo e Processos de Gesto do
Projecto Projecto
40
Project Scope (mbito do
Projecto) Projecto)
41
Project Scope (mbito do
Projecto) Projecto)
42

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Judul Asli

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