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Presupuesto maestro

Presupuesto maestro o completo es un estado formal proyectado que considera


los ingresos, egresos y utilidades mediante la proyeccin de varios conceptos,
como por ejemplo ventas, compras, produccin y otros.
El presupuesto maestro se clasifica bsicamente en:
Presupuesto operacional, que refleja los resultados de las decisiones de
operacin.
Presupuesto financiero que refleja las decisiones financieras de la empresa.

En cada paso del proceso de confeccin del presupuesto maestro se requiere un
cuidadoso anlisis de parte de los interesados, quienes son responsables de su
ejecucin; por lo que requiere una permanente toma de decisiones claves, como
por ejemplo la fijacin de precios, lneas de productos o servicios, cantidad,
capacidad de operacin, costos, inversin, entre otros.

Elaboracin del presupuesto maestro
La empresa realiza la planeacin estratgica que es el proceso de formular planes
y metas a largo plazo.El plan financiero a corto plazo sirve como herramienta para
el control de los costos de las distintas actividades.

Uno de los factores para la evaluacin del desempeo de los gerentes es la
habilidad para operar en forma efectiva en el cumplimiento del
presupuesto asignado.
, bsicamente sigue el siguiente proceso:

Presupuesto operacional.

Principalmente consta de:
Presupuesto de ventas
Presupuesto de produccin, compras, materiales y mano de obra directa
Presupuesto de inventarios
Presupuesto de gastos de administracin
Presupuesto de gastos de comercializacin
Presupuesto de resultados

Presupuesto financiero.
Principalmente consta de:
Flujo de efectivo
Balance general proyectado

La elaboracin del presupuesto se puede realizar partiendo desde dos enfoques:

1. De la alta direccin: donde los principales funcionarios, que tienen poder de
decisin, como gerente general y gerentes de rea, quienes pronostican las ventas
con base a experiencia y conocimiento de la propia empresa como el entorno
donde actan.Este enfoque tiene la ventaja de que automticamente tiene el
respaldo de la alta direccin, pero no siempre tiene el respaldo de los niveles
inferiores, que son quienes ejecutan el presupuesto, al contrario tienen cierta
resistencia al mismo.

2. De la base: el pronstico de ventas y otros se inicia desde los niveles inferiores
de la organizacin. Por ejemplo, los vendedores que estn en contacto directo con
el cliente y que pronostican las ventas de un perodo dado.Este enfoque tiene la
ventaja de que los niveles inferiores de la organizacin tienen una experiencia ms
directa en la actividad y si se aprueba el presupuesto prcticamente se hallan
comprometidos en el mismo; por otra parte tiene la desventaja de que no tiene el
respaldo automtico de la direccin.Las empresas tratan de combinar ambos
formando un comit de elaboracin y control de presupuestos.
El proceso de la elaboracin de la proyeccin se inicia con el pronstico de ventas
y termina con la proyeccin de estados financieros bsicos
Presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar la proyeccin de los
Estados Financieros, debido a que el volumen de ventas proyectadas influye
directamente en todos los otros factores y elementos que componen los mismos.

Por tanto si el presupuesto de ventas se prepara con cuidado y correctamente los
otros tambin sern confiables y tiles.Bsicamente existen tres maneras de
efectuar la proyeccin de ventas:

Efectuar un pronstico estadstico con base en un anlisis de las condiciones
generales de la empresa, de mercado, tendencias de crecimiento del producto.
Efectuar un pronstico y proyeccin interna con base de las opiniones de los
ejecutivos y personal de comercializacin y ventas.
Analizar otros factores que afectan el margen de ganancia en las ventas y
analizar la tendencia de esos factores y la capacidad operativa de la empresa.
Los pronsticos comprenden cantidades y precios proyectados.

Ventas proyectadas
La planificacin de las ventas, es predeterminar las unidades e importes que se
esperan vender en el futuro. La planificacin de las ventas proyectadas es base
fundamental para la elaboracin de los otros ingresos y costos proyectados; por
tanto, es el punto de partida del proceso de confeccin de presupuesto de ingresos
y costos a un nivel de actividad.

Para la elaboracin de las ventas proyectadas se tienen en cuenta los objetivos, la
planificacin de la comercializacin, precio, cantidad, costos de comercializacin,
etc. En la planificacin de utilidades, el plan de ventas es la fuente principal do
los ingresos.
Importancia: La planificacin de las ventas es fundamental para la planificacin
financiera de la empresa. Con la planificacin de los ingresos por ventas, se
determinan los objetivos de la empresa en lo que respecta a ingresos de
operacin.

Es importante la planeacin de las ventas porque:
1. Constituyen la fuente principal de los ingresos.
2. Permiten planificar los costos de ventas, produccin y comercializacin.
3. Permite planificar la produccin.
4. Permite planificar las compras y abastecimiento.
5. Permite determinar la mano de obra necesaria para las distintas operaciones de
la empresa.
6. Permite determinar y planificar los gastos de fabricacin y costos de operacin.
7. Permite determinar y planificar las inversiones.
8. Permite determinar y planificar las necesidades de inversin en bienes de uso y
otros.

Requisitos para el proceso de la planeacin de las ventas
Los requisitos que se deben considerar en el proceso de elaboracin de la
planificacin de las ventas son:
1. Objetivos o metas.
2. El pronstico de ventas.
3. La tendencia proyectada.
4. La planificacin de la comercializacin.
5. La planificacin de los costos de comercializacin.

En el pronstico de ventas tambin se deben considerar:
1. Precio de los productos.
2. Grado de participacin de la empresa en el mercado
3. Capacidad de operacin de la empresa.
4. Costo de ventas y produccin de los productos.
5. Poltica de descuentos y devoluciones en ventas.
6. Poltica de crdito en ventas.

Objetivos de la planeacin de las ventas
Los objetivos de la planeacin de las ventas, son las metas que espera alcanzar la
empresa en trminos de cantidad, precios y plaza de distribucin de uno o varios
productos o servicios en un perodo dado.


Ingresos proyectados por ventas
Generalmente las ventas se realizan a contado y/o crdito; por lo cual se
tienen ingresos esperados en el perodo (semana, mes, etc.) en que se realiza la
venta o ingresos por ventas a crdito esperados en perodos posteriores a la
venta, aunque tambin pueden ser anteriores a la venta, lo cual significa un
anticipo recibido del cliente.La informacin necesaria para determinar las ventas
proyectadas es la siguiente:

Pronstico de ventas en trminos de cantidad.
Precio unitario de venta proyectado para cada perodo.




La frmula para determinar las ventas proyectadas es:



Ingresos de efectivo proyectados por concepto de ventas
Son las recaudaciones esperadas por concepto de ventas a contado y crdito. No
se incluyen las posibles cuentas incobrables por ventas a crdito.La informacin
necesaria para determinar los ingresos proyectados por ventas es la siguiente:

Saldo por cobrar por ventas a crdito del anterior perodo y su vencimiento.
Ventas proyectadas a contado.
Ventas proyectadas a crdito con probabilidad de cobro.
Ventas proyectadas a crdito con probabilidad de incobrable.

La frmula para determinar los ingresos proyectados por ventas es:


Produccin proyectada
Para la elaboracin del pronstico de produccin, previamente es necesario
analizar la capacidad de produccin de la planta, es decir que se debe evaluar la
posibilidad o no de producir determinada cantidad.La planeacin de la produccin
debe ser a un nivel eficiente, de manera que se evite grandes fluctuaciones en la
contratacin de mano de obra y otros o que resulte escasa.Contando ya con los
datos de ventas esperadas o proyectadas; se determina la cantidad de produccin
necesaria para atender esa demanda y el inventario final proyectado que debe
quedar a fin de perodo para atender la demanda de los primeros das del siguiente
perodo y a estos se disminuye el inventario inicial.La informacin necesaria para
determinar la produccin proyectada es la siguiente:

Pronostico de ventas en trminos de cantidad.
Inventario final proyectado en trminos de cantidad de productos terminados.
Inventario inicial proyectado en trminos de cantidad de productos terminados.

La frmula para determinar la produccin proyectada es la siguiente:

Compras proyectadas de materiales
Conocida la cantidad de materiales necesarios para el proceso de produccin se
hace necesario determinar la cantidad que se debe comprar y su costo.El costo de
compra proyectado resulta de sumar a la cantidad de material necesario para
produccin, el inventario final proyectado de materiales y de esa sumatoria
disminuir el inventario inicial de materiales, con lo cual se tendrn la cantidad de
compras proyectadas.El costo de compras proyectadas, es la cantidad de compra
de materiales multiplicado por su costo unitario.La informacin necesaria para
determinar el plan de compras o compras proyectadas es la siguiente:


La frmula para determinar las compras proyectadas es la siguiente:


Costo proyectado de ventas
Es el pronstico del costo de unidades que se esperan vender.
La informacin necesaria es la siguiente:
Cantidad de ventas proyectadas.
Costo unitario proyectado.
La frmula para determinar el costo proyectado de ventas es la siguiente:



Costos proyectados de administracin
Los gastos de administracin estn conformados por varios conceptos, como por
ejemplo sueldos y salarios, depreciacin de bienes de uso, luz y energa,
alquileres, seguros, etc.; los cuales pueden ser fijos y/o variables.Los gastos de
administracin se determinan identificndolos como fijos y variables y
considerando el tamao de la informacin que se necesita conocer. Tambin
deben ser identificados en desembolsables y no desembolsables.

Informacin necesaria:
Ventas proyectadas en trminos de cantidad.
Ventas proyectadas en trminos de importe.
Costo unitario proyectado de administracin.
Costos fijos de administracin proyectados por cada concepto.

La frmula para determinar los costos proyectados de administracin, es la
siguiente:




Gastos proyectados de comercializacin
Los gastos de comercializacin estn conformados por vanos conceptos, como por
ejemplo comisiones sobre ventas, sueldos y salarios, depreciacin de bienes de
uso, energa, alquileres, seguros, etc.; los cuales pueden ser fijos y/o variables.Los
gastos de comercializacin se determinan identificndolos como fijos y variables y
considerando el tamao de la informacin que se necesita conocer.Tambin deben
ser identificados en desembolsables y no desembolsables.

Informacin necesaria:

Ventas proyectadas en trminos de cantidad
Ventas proyectadas en trminos de importe
Costo unitario proyectado de comercializacin
Costo fijos proyectados por cada concepto

La frmula para determinar los costos proyectados de comercializacin es la
siguiente:


Gastos financieros proyectados
Son los costos esperados por concepto de intereses sobre prstamos obtenidos y
son de carcter fijo.

Informacin necesaria:

Saldos de los prstamos por pagar.
Tiempo y vencimiento pronosticado.

Tasa de inters pronosticado.
Pronstico de nuevos prstamos.

La frmula para determinar el costo financiero es la siguiente:




Flujo de efectivo proyectado
El estado de flujo de efectivo proyectado muestra el plan de ingresos, egresos y
saldos de efectivo proyectados.

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta bsica para la administracin
financiero, con ello se planifica el uso eficiente de efectivo, manteniendo saldos
razonablemente cercanos a las permanentes necesidades de efectivo.
Generalmente los flujos de efectivo proyectados ayudan a evitar cambios
arriesgados en la situacin de efectivo que pueden poner en peligro el crdito de la
empresa hacia sus acreedores o excesos de capital durmiente en efectivo.

La planeacin financiera debe realizarse con mucho cuidado, en especial en los
rubros de ventas a contado y crdito, prstamos bancarios, compra de bienes de
uso.

Principalmente los ingresos de efectivo provienen por ventas a contado y cobros a
clientes por ventas a crdito; la experiencia y las polticas de venta y cobranza
determinan el pronstico de los ingresos de efectivo; tambin pueden ser por
prstamos obtenidos a largo y/o corto plazo, aportes y retiros de capital.

Generalmente los egresos de efectivo son por pagos a proveedores, sueldos y
salarios, gastos de fabricacin desembolsables, gastos de administracin
y comercializacin desembolsables, amortizacin de prstamos, inversiones en
bienes de uso y otros.

La informacin necesaria para el flujo de efectivo requiere ser procesada en
anteriores pasos que entre otros son los siguientes:

Saldo inicial de afectivo
Ingresos proyectados por:
Ventas al contado.
Cobros a clientes por ventas a crdito.
Prstamos y financiamientos.

Estado de resultados proyectado
El resultado final de los ingresos y costos operativos como las ventas, costo de
ventas, costos de operacin, costos financieros, etc. se resumen en el estado de
resultados.


La informacin necesaria para determinar el estado de resultados, es siguiente:
Ingresos proyectados.
Costos y gastos proyectados.


La frmula para determinar el resultado del perodo es la siguiente:



Tendencia de las ventas
Tendencia, es la inclinacin de las posibles ventas futuras.La tendencia de las
ventas se analiza considerando la tendencia de las ventas de gestiones pasadas,
con ese grado de inclinacin o la tendencia de las ventas de gestiones pasadas se
tendr una idea de las posibles ventas de los futuros perodos.

Pronstico
Son los indicios de las probables ventas en perodos futuros.El pronstico de
ventas es base para la planificacin de las ventas.En el pronstico de ventas se
deben considerar factores que pueden influir en las ventas, como por ejemplo:

Situacin econmica del pas.
Polticas de mercadeo.
Precio.
Plaza y sector de mercado a la que corresponde el bien.
Crecimiento de mercado y poblacin.
Tendencia y el comportamiento de las ventas de gestiones anteriores.
Considerando estos factores se podrn pronosticar las ventas con mayor
aproximacin a la realidad; de esa manera, la desviacin ser mnima y por
lo cual no se estara sobre ni subestimando el pronstico de las ventas.

Mtodos de clculo para el pronstico de ventas
Existen muchos mtodos para calcular el pronstico de ventas; entre otros algunos
son:
a. Mtodo Estadstico y matemtico.
- Mnimos cuadrados
- Logartmicos


b. Mtodo de criterios personales.
- Personal de ventas y comercializacin.
- Departamento de comercializacin.
- Consultores externos

c. Mtodo aritmtico.
- Incremento porcentual.
- Incremento absoluto.
- Promedio mvil

A continuacin se analizan algunos de los citados.

MTODO DE MNIMOS CUADRADOS
El mtodo de mnimos cuadrados, es un mtodo que sirve para proyectar las
ventas de futuros perodos con base a ventas de gestiones pasadas.

Como cualquier otro, el mtodo de mnimos cuadrados debe ser ajustado en caso
de que existan factores que cambien las condiciones y situaciones, tanto
econmicas, polticas, de mercado, capacidad, tanto externas como internas.


Factores que afectan la proyeccin de ventas
Existen factores que pueden afectar el pronstico de las ventas, las cuales se
deben considerar en el proceso de planeacin; estos pueden agruparse en:

a. Factores externos
Son aquellos factores no controlables y que en alguna forma inciden en las ventas,
como por ejemplo:
- Producto Interno Bruto.
- Ingreso per cpita.
- Precios en un mercado libre de insumos y productos.
- Poder adquisitivo de la moneda
- Variaciones en la oferta del producto en el mercado.
- Restricciones e incentivos del gobierno
- Impuestos.

b. Factores internos
Son aquellos factores que pueden ser controlados por la empresa y son:
De ajuste. Son ajustes a las estimaciones futuras por variaciones experimentadas
en anteriores aos.
De cambio en las operaciones
Que pueden ser por cambios en:
- El proceso de produccin.
- La combinacin de materiales y mano de obra.
- La calidad del producto.
- La estrategia de comercializacin y mercadeo.
De crecimiento
Que pueden ser por el aumento de prestigio de la empresa y/o los productos que
comercializa y el incremento en la capacidad operativa.

Decisiones administrativas
Analizados los anteriores factores pueden surgir decisiones de los ejecutivos de la
empresa que decidan cambios, como por ejemplo en:

Cambios en las estrategias de mercado.
Cambios en las polticas de precios.
Cambios en nuevos productos que se ofrecen en el mercado.
Cambios en las plazas donde se colocan los productos y bsqueda de
nuevos nichos.

Fijacin de precios
En la elaboracin de las ventas proyectadas, es necesaria la determinacin
de precios, la cual es una de las decisiones ms esenciales y delicadas, por ser de
gran responsabilidad para quienes tienen esa tarea.
La investigacin de mercados, emite informacin detallada de las estrategias para
colocar productos en el mercado a distintas alternativas y la alternativa favorable
merecer un determinado precio.
Para la determinacin del precio del producto que se pondr en el mercado, es
necesario determinar lo siguiente:

a. Que producto ofrecer, calidad, cantidad, etc.
b. Plaza donde colocar.
c. Promocin.
d. Analizar la rentabilidad del precio en el mercado.
e. Lmites de precio entre los cuales debe retirarse el producto.
f. Precio del producto en el mercado.

Los costos en la determinacin de precios
Los costos influyen en la determinacin de los precios de productos a ser
colocados en el mercado, puesto que cualquier empresa trata de maximizar
beneficios con precios ms favorables y minimizar costos con un buen control.
Se tienen muchos parmetros de costos para determinar precios, entre otros:
1. Con base a costo total.
2. Con base a costo de conversin.
3. Con base a costo estndar.
4. Con base a costo directo.
5. Con base a rendimiento de inversin.
6. Con base a costo de capital.
Fijacin de precio de venta con base a sugerencia de experto en mercado
Si el producto que se espera vender existe en el mercado, su precio ser uno base
para la determinacin del precio del producto que la empresa desea colocar en el
mercado.

En caso de que se proponga colocar un nuevo producto que no existe en el
mercado, muchos recurren a la intuicin para fijar el precio, lo cual es una actitud
conocida.

El experto en mercado puede recomendar fijar precios altos para aprovechar al
mximo la demanda inicial con el fin de obtener mayores utilidades lo que se llama
"Precios de descreme". Tambin puede recomendar fijar precios bajos para captar
ms demanda.

Para la determinacin del precio, el tcnico sigue los siguientes pasos:
1. Determina el costo de produccin
2. Determina el segmento del mercado donde se colocar el producto.
3. Investiga al cliente potencial y determina cuanto estara dispuesto a pagar.
4. Determina el importe y/o porcentaje de margen de utilidad que aspira el
intermediario.