Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad de Aprendizaje: Planificacin y preparacin de auditoras
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y
desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la determinacin de la efectividad del
Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO
19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1. Diseo del programa de auditoras: definicin:
Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
El programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:
a. OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el
sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est ejecutando
adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas
y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la alcalda de
Cartagena departamento Bolvar, realizando recomendaciones imparciales sobre la base
de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las
actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.

ALCANCE del programa de auditora.
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el
seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras internas
del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda del
Cartagena departamento Bolvar en el periodo fiscal vigente.


b. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.



c. CRITERIOS DE AUDITORA.


d. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.


e. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la
entidad FINANCIEROS, Viticos, Papelera y tiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de computadoras e impresoras Software: internet,
aplicativos, office.

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los
auditores en la oficina de control interno.




f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.
Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la
Procuradura Regional de Cartagena de Indias departamento Bolvar
ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2013-2014 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.
B. PROCESOS A SER AUDITADOS.
Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica.
Desarrollo del plan estratgico.
Desarrollo de planes operativos anuales.

Procesos misionales:
Proceso preventivo.
Proceso de intervencin.
Proceso disciplinario.

Procesos de apoyo conexos:

Proceso de relatora.
Proceso centro de atencin al pblico.
Proceso de registro de sanciones e inhabilidades SIRI.
Tramites de acciones jurdicas.

Procesos de apoyo.
Proceso estratgico.
Proceso de contratacin.
Proceso financiero.
Proceso de Gestin Humana.
Proceso de Seleccin y carreras.
Procesos administrativos.
Procesos del IEMP.
Proceso de tecnologa informtica.

Procesos de evaluacin y control.

MECI: Los elementos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y los
procedimientos establecidos por la gestin de Evaluacin Independiente y Mejoramiento
Continuo de la Institucin. Es decir, que este modelo de auditora busca evaluar la
conformidad y el cumplimiento de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI,
el desarrollo del Programa Anual de Auditoras y los estndares establecidos por la
institucin y el proceso responsable de la Evaluacin Independiente.
Manual de procedimiento.
NTCGP 1000:2004. Norma tcnica de calidad en la gestin pblica SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO Y
OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS.
Manual de competencia.

C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora. Precisar los detalles de la auditora tales como:
Determinacin del tipo de auditora.
Determinacin de equipos electrnicos almacenamiento a utilizar.
Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin, actividades in situ, preparacin
y entrega de informe.
Asignacin de tareas al equipo auditor.
Determinacin de recursos necesarios.
Definir:
Objetivo.
Alcance.
Antecedentes
b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de Control
Interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.
D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE
AUDITORA.
Cronograma.
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora de los
Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera
que la secuencia adecuada sera la siguiente:
Preparacin del Plan de Auditora.
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.
Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:
Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditora generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en
coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en
cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento,
experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y
las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el
objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia
tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica
previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.











3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el
auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de
la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la
calidad de la misma.
Dentro del plan de auditora de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la
empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como
normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de
reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.
Disear un plan de auditora consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisin
y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. Normalmente determinan si el resultado de un
proyecto cumple o excede los criterios establecidos. El incumplimiento de los requisitos por lo
general trae como consecuencia una accin correctiva. Disear un plan de auditora efectivo facilita
que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se llevan a cabo.
Para disear un programa de auditora, debes conocer y comprender plenamente los requisitos,
tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu
cumplimiento. Un programa efectivo de auditora proporciona una gua completa a los auditores
para la evaluacin de las reas clave que arrojarn los datos cuantitativos para hacer una
recomendacin fundamentada en los resultados. El diseo debe especificar las herramientas y
tcnicas, tales como cuestionarios, observaciones y diagramas de flujo. Examinar los planes de
auditoras previos generados por tu empresa puede ser un excelente punto de partida.