IMPORTANCIA DE LA REALIZACION DE INVENTARIOS

Las empresas pertenecientes a la Industria de Alimentos y Bebidas requieren acelerar su

capacidad de respuesta y as crear un diferenciador ante su competencia. la venta del
inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. El Inventario Inicial representa el valor
de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta
se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo
especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se
cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con
el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual
fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias,
Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el
balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda
aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque
esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada:
Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y
que fueron compradas con este fin. Por otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la
cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos
encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago
(documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de
distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para
contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la
cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en
"consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la
empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

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El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al
inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar
este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las
Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de
compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
EJEMPLOS DE PRODUCTOS QUE MANEJA EL REA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS:
Lcteos: leche, quesos, helados y cultivos
Productos: frutas, verduras
Crnicos/Protenas: rastro, corte, mezcla
Panadera
Caf y Ts
Ingredientes: Hierbas y especias, saborizantes
Bebidas: refrescos, licores
Abarrotes, enlatados, etc.
Tipos de inventario de :
De materia prima: son aquellos artculos sometidos a procesos de fabricacin que al
final se convierten en un producto terminado, comprende los elementos bsicos o
principales que entran en la elaboracin del producto.
De produccin en proceso: son productos parcialmente preparados
De productos terminados





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INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
La materia prima es aquel aquellos artculos sometidos a proceso de fabricacin que al final
se convierte en un producto terminado.
Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto.
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Comprenden los productos en proceso en un producto terminado.
SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO
Realiza un control cada determinado tiempo o periodo.
Para determinar con exactitud la cantidad productos disponible.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTES
Hay Diferentes Mtodos De Evaluacin:
-El promedio ponderado
-PEPS
-UEPS
PROMEDIO PONDERADO: Se determina un promedio, sumando los valores existentes con
los valores de la nuevas compras.
PEPS: La mercanca que primero entra al inventario son las primeras que van a salir.
UEPS: La mercanca que entra de ltimo es la primera en salir
CONTROL DE INVENTARIO
1. ROTACIN DE PRODUCTOS
A partir de informes y estadsticas se podrn determinar como es el consumo de la
materia prima en un periodo de tiempo.

LINEAL: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
ESTACIONAL: Periodos donde la produccin es baja y otros donde es alta.
COMBINADO: Lneas de produccin que se comportan como las dos anteriores.
IMPREDECIBLE: La produccin no se puede planear.
2. CAPACIDAD DE COMPRA
Contar con suficiente capital para financiar las adquisiciones.

3. ARTCULOS PERECEDEROS
Duracin de los productos = Tiempo mximo que pude permanecer el producto.

4. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Contemplar la capacidad de almacenamiento de los depsitos: Refrigeradores,
conservadores, congeladores. 3

5. CAPACIDAD PARA AFRONTAR LOS COSTOS ASOCIADOS AL MANTENIMIENTO
DEL INVENTARIO
Manejo de mercancas, seguros, desperdicios, y productos de lento consumo.

6. CONTEMPLAR RIESGOS
-Baja de precios
-Dao en los productos
-Perdidas accidentales, robos.
-Falta de demanda.
ELEMENTOS A TOMAR EN CUENTA EN COSTOS DE INVENTARIO

La Receta estndar tambin es un aspecto importante, porque con este se puede apreciar el
costo de los alimentos y bebidas ms preciso.
Crditos al costo: Es otra parte importante para calcular los costos de alimentos y bebidas.
se llama as por qu no produce ningn beneficio econmico ms sin embargo es importante
para la produccin.
standard o proceso de costo mensual de a & B
Antes de proceder a las ventas de un producto, es necesario precisar los costos de los
productos o servicios a vender, para determinar de esta manera el precio de ventas.
transferencias
Entre los elementos para calcular el costo existe las transferencias entre el centro de
produccin, es indispensable registrar las transferencias entre las cocinas y bares.
reporte diario de a&b:
Hay sistemas de computacin que imprimen reportar las salidas diarias de manera clasificada
para evaluar los costos.
En los hoteles y restaurantes es necesario llevar este control.
Hacer un informe exacto de las cuentas de inventario y del costo unitario es necesario para
poder determinar los costos reales.
El inventario se suele hacer mensualmente, pero se podra utilizar cualquier otro perodo de
tiempo que decida la empresa


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DETERMINACIN DE COSTOS DE MERCANCAS
El costo real de las mercancas se determina con la siguiente frmula:

(Inventario inicial / compras netas +/- transferencias) inventario final =costo
El resultado puede variar dependiendo del mtodo de valoracin que se utilice.
La necesidad de costos de alimentos y bebidas, dentro de la industria hotelera o un
restaurante, ser de acuerdo, a la magnitud, del mismo y en algunos esta actividad de llevar
un control la desarrollara el gerente de A&B o el chef, dependiendo de que tanto producto
ofrezcan.
REQUERIMIENTOS PARA UN EFICIENTE CONTROL DE INVENTARIO
1. Control de compras de mercancas:
Solicitud de compra.
Orden de compra.
Lista de mercado.
Reporte diario al recibir mercancas.
2. Control de entradas y existencias de mercancas: Tarjeta de almacn.
3. Control de salidas y consumos: Reporte diario de salidas.
Transferencias.
Crditos al costo. inventarios?
Porque es importante la administracin de
La industria de alimentos y bebidas est a responder constantemente a las condiciones
cambiantes de la misma industria, del mercado, de las preferencias del consumidor, as como
el cumplimiento de normativas y regulaciones de gobierno.
PUNTOS A TOMAR EN CUENTA PARA LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Es fundamental contar con una solucin de administracin empresarial que de visibilidad y
controle todas las reas y procesos de la compaa desde el punto de vista operativo y
financiero en tiempo real, tales como:
Inventario,
Proveedores,
Produccin,
Flujos de trabajo,
Coordinacin de mltiples procesos manuales, seguimiento de operaciones, finanzas,
canales de distribucin, rdenes de compra y salida entre otros
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UTILIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS CONSIDERANDO SU
NATURALEZA PERECEDERA
En el rea de gastronoma una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en
forma de materia prima, como elaborada.
Ciclo corto de sus operaciones, ya que las operaciones son prcticamente diarias. Los
comestibles recibidos por la maana a menudo se procesan ms tarde esa misma maana y
se venden el mismo da.
Dada la importancia del manejo de materia prima en el xito econmico de las empresas, es
indispensable conocer importantes aspectos relacionados con su administracin,
Estas materias primas son conservadas en los almacenes los que tienen como propsito
fundamental proveer al hotel de materiales necesarios, para su continuo y regular
desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente
dentro del proceso y de esta forma afrontar la demanda de los clientes.
Adicionalmente, el inventario de los almacenes es uno de los activos ms grandes existentes
en el hotel, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados:
Todo lo que contienen los almacenes son bienes tangibles que se tienen para ser consumidos
en los departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares.
Los inventarios comprenden, las materias primas para ser consumidos en la produccin de los
productos que nuestra carta o men incluyen tanto en Restaurantes como en Bares.
SELECCIN DEL INVENTARIO QUE REQUIERE EL HOTEL O RESTAURANTE

Se hace necesario perfeccionar el proceso de seleccin de inventario, a partir de del
establecimiento de las redes de informacin necesarias , que permita la especificacin de
compra estndar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el
chef de cocina, matre, barman, almacenero, se renen con la jefatura de compras y expresen
cmo y cundo quieren su producto, qu tipo de producto, y para qu segmentos en
especficos; para obtener una seleccin ptima de los inventarios.










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LA ADMINISTRACIN DE LOS PROCESOS DEL INVENTARIO

En la actualidad los inventarios son vistos como cantidades de recursos que se despliegan a
lo largo del complejo sistema de relaciones intraempresariales (cadena logstica) para permitir
su operacin econmica y fluida, a la vez que para absorber el impacto de la variabilidad e
incertidumbre asociadas a la operacin, garantizando la mxima satisfaccin del cliente.

Administrar los inventarios es una interrogante que debemos dejar pasar para hacer progresar
una empresa ya que es una da las actividades de mayor peso en la evolucin de la empresa,
en virtud de que requiere una buena parte de capital y de que afecta la entrega de los bienes
a los consumidores, y de que puede generar consigo una posible prdida de los clientes
provocando que se dejen de obtener beneficios, mientras que por otra parte, si se tiene
demasiado inventario (ms de lo necesario)se puede incurrir as en un costo innecesario para
la empresa .

La administracin de inventarios es la tcnica que permite mantener una existencia de
productos a un nivel adecuado, segn sean las necesidades de las entidades que estn
relacionadas, y en consecuencia de las estrategias de produccin y los planes de venta
propuestos.

El inventario representa la existencia de materia prima para su produccin y venta. La ptima
administracin del departamento de compras y de los almacenes consiste en contar con la
disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos del la
empresa, basndonos en la implementacin de polticas que nos permitan decidir cunto y
cundo se presenta el punto de reposicin de mercancas.

La administracin del departamento de compras se debe centrar en cuatro aspectos bsicos:

1) Requerimientos de los departamentos solicitantes.

2) Punto de reposicin.

3) Artculos de mayor cuidado.

4) Fluctuacin de precios de adquisicin.

La correcta administracin de las compras y de almacenes consiste en disponer de la
materia prima requerida para la operacin al menor costo posible, con la mejor calidad
y bajo las mejores condiciones de pago.






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VENTAJAS DE UNA BUENA ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

Un inventario bien abastecido permite optimizar tiempo y satisfaccin al cliente, por lo que
debe contar con existencias suficientes en almacenes para recurrir oportunamente y que el
servicio satisfaga las necesidades de los clientes.

Para ello el departamento en su administracin debe contemplar dos aspectos:

1. Reduccin del costo por el inventario.

2. Aseguramiento del inventario suficiente para que satisfaga las demandas de los
clientes.

Los aspectos anteriores propician un conflicto debido a que si se reduce el inventario
efectivamente se reduce tambin los costos, pero se corre el riesgo de no contar con la
suficiente materia prima para satisfacer la demanda de los clientes.

Por otra parte, si se cuenta con inventarios grandes, aumentan los costos. Al controlar el
inventario de manera eficiente se presentan dos vertientes:

1. Satisfacer las necesidades de los clientes en el tiempo y forma correctos pero
generalmente implica un costo alto.

2. Lograr la correcta administracin del inventario para la satisfaccin del cliente, a partir de
optimizar la solicitud y por ltimo reducir los costos en este rubro.

ANLISIS Y OPTIMIZACIN DE ALMACENES

Para lograr la eficiencia en el manejo de inventario y optimizar costos por este concepto, la
organizacin debe disear una poltica de manejo de inventarios, considerando las
condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial

Cada empresa determina sus polticas de compra y almacenamiento segn sus necesidades.
Dichas polticas determina el nivel ptimo de la inversin en este rubro y requiere que se
cumpla con el stock requerido.

A. Nivel ptimo de Inventario: Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las
necesidades de la unidad con la mnima inversin.

Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades de los clientes
pero a un costo de almacn alto y una inversin mayor, en tanto que un nivel bajo de
inventario usualmente no satisface las necesidades de los clientes pero se mantiene un costo
de almacn bajo y representa una baja inversin.

El inventario bajo evita desperdicios y representa la seleccin correcta.
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Para disear un inventario ptimo se requiere

Para desarrollar una poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo, debe tomar en cuenta
varios factores:

1) Rotacin de productos: a travs de estadsticas debemos determinar cmo es el
consumo de materia prima durante el ao:

Lineal: la produccin se comporta siempre de la misma manera.

Estacional: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es alta.

Combinado: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de manera lineal,
pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacional.

Impredecible: la produccin no se puede planear, pues depende de factores externos no
controlables.

2) Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.

3) Artculos perecederos: La duracin de los productos es un dato indispensable para
determinar el tiempo mximo que puede permanecer el producto en almacn antes de su
produccin y/o consumo.

4) Tiempo de respuesta del proveedor:

Abastecimiento rpido: Justo a Tiempo
Abastecimiento demorado: Niveles altos

5) Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros almacenes
incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a ello se podr mantener
ms o menos unidades en inventario. Alternativas?:

Pactos con proveedores para suministros peridicos.

Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadsticas.

6) Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.

7) Costos asociados a mantener el inventario:

Manejo de mercancas
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Seguros

Desperdicio

Productos de lento movimiento. Cunto nos cuesta tener producto almacenado cuando
ste no es perecedero?

8) Proteccin:

Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.
Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)

Aumentos de precios.
Acceso a la zona.

Objetivos al realizar un inventario ptimo

Al analizar los elementos anteriormente abordados se considera que todos tienen en comn el
objetivo de ayudar a los directivos a conseguir los siguientes resultados:

Maximizar el uso de los activos de la organizacin (capital, maquinaria, tecnologa y
recursos humanos):
Mejorar la respuesta al cliente o segmento determinado.
Ajustar las aptitudes de las personas con las tareas que se deban desempear.
Adaptar los sistemas de informacin al proceso que se est respaldando.
Reducir costes
Proveer de una ventaja competitiva a la organizacin al tener en cuenta las
expectativas de los clientes por concepto de alimentos y bebidas.
Minimizar o eliminar los despilfarros debidos a las siguientes causas:
Sobreproduccin (inventario, gastos generales).
Tiempo de espera (colas, retrasos y decisiones).
Transporte (manipulacin y comunicacin).
Procesamiento de los desechos.
Inventario (exceso de existencias y obsolescencia).
Movimientos (desplazarse para ir a buscar herramientas o informacin, recoger
herramientas y localizar informacin a fin de solicitar los recursos indispensables para
la actividad fundamental).
Defectos de los productos (repeticin del trabajo mal hecho e inspeccin).




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Aunque de acuerdo con la esta revisin bibliogrfica se pone de manifiesto que en los ltimos
aos ha cobrado enorme fuerza la gestin y mejora de los procesos como base para alcanzar
la eficiencia y competitividad. Existe consenso entre los autores en que resulta necesario
identificar los procesos que se realizan para poder mejorarlos utilizando diversas vas.

Sin embargo no existe ninguna propuesta que sistematice el uso del mapa de procesos,
mientras que el empleo de los diagramas de flujo y de las tcnicas de valor aadido no se
encuentran suficientemente tratados ni se proponen procedimientos especficos para su
empleo.

Existen pocas metodologas especficas para el sector de los servicios (excepto las de Sol
Meli, 2001 y Negrn Sosa, 2002).

De acuerdo a los planteamientos anteriores queda demostrado que existe la necesidad de
proponer una herramienta que resuma las anteriores y que profundice en el tema de la
aplicacin de diversas tcnicas como el mapa de procesos, y los diagramas de flujo en la
gestin de los procesos de inventarios.

EJEMPLO PRCTICO HOTEL CAYO LARGO DEL SUR

Ejemplo de las tcnicas adoptadas por el hotel Cayo Largo del Sur:
Regularidades del proceso de seleccin de los inventarios en los puntos de venta

Las fases del estudio se componen como sigue a continuacin:

1) Diagnstico general del proceso

2) Identificar objetivos.

3) Seleccionar el equipo de trabajo

4) Definir factores claves a medir (indicadores).

5) Definir el patrn de comparacin.

6) Medir el desempeo del proceso.

7) Evaluar y seleccionar alternativas de mejora.

8) Establecer el plan de mejoras.

Es preciso aclarar que el autor en esta investigacin asume esta metodologa y teniendo en
cuenta las particularidades del hotel, as como el problema descrito propone

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Darle cumplimiento de manera unsona a los objetivos especficos y etapas del procedimiento
de referencia, de manera que las etapas de la 1 a la 6 dan respuesta al objetivo dos del
trabajo pues contribuyen a la determinacin de las regularidades del proceso estudiado
mientras las etapas 7 y 8 dan respuesta al tercer objetivo especifico por constituir las
propuestas de herramientas para solucionar las deficiencias detectadas en este proceso.

Etapa 1: "Diagnstico general del proceso de seleccin de los inventarios en alimentos y
bebidas"

En diagnostico de este proceso se desarrolla a partir de:

Revisin del Manual de Gestin Hotelera

Aplicacin de entrevista a los jefes del punto de venta y a especialista de compras

Aplicacin de encuesta a los jefes de puntos de ventas

En general como resultados se orienta que este proceso no debe realizarse a ciegas, tener la
mayor informacin con un nivel de detalles ms preciso para que la solicitud del inventario
est acorde a las particularidades del negocio y los clientes.

De hecho se necesita el conocimiento, la informacin detallada, el juicio, la experiencia, la
intuicin y el valor de las personas para tomar correctamente las decisiones pero resulta
necesario perfeccionar el proceso de seleccin de inventarios.

Contar con un control de los per cpita del consumo diario de cada uno de los gneros de
familia de las bebidas, que permita analizar la cantidad del consumo per cpita real por
clientes, de forma tal que se puedan proyectar perodos futuros para poder y garantizar los
niveles de inventarios y as la plena satisfaccin del cliente.

Perfeccionamiento del flujo de la informacin inicial

Como resultado del diagnstico se determina que para garantizar que los jefes de punto de
venta tengan la informacin adecuada para perfeccionar el proceso de solicitud de los niveles
de inventarios deben de conocer, no solo la cantidad total de clientes del hotel para cada da y
el presupuesto de costo a cada punto, sino, el segmento de turismo, los mercados, precios del
paquete, el precio de costo de los productos y las existencia de los productos en almacn.
Solucionando esta problemtica se propone:

Tipos de mercados que visitan: Actualmente esta informacin es transmitida por el
departamento de recepcin, hacia el departamento de gastronoma, donde se especifican las
cantidades de turistas que tiene el hotel por mercados o (pases).


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Precios del paquete: El departamento de riesgos, es el encargado de enviar la informacin
hacia el departamento de gastronoma.

Precio de costo de los productos: El departamento de economato, debe entregar un valorado
de precios, (semanal), para que se conozcan los precios de los productos que se consumirn
y si hay algn cambio de precio porque es otro proveedor quien suministra.

Existencia de los productos en almacn: Es un sistema que se encuentra informatizado, y se
utiliza solo entre el departamento de economato y el departamento de gastronoma.
Como respuesta a estos resultados y en consonancia al procedimiento propuesto por
Negrn Sosa (2002), en la etapa 1, diagnstico general del proceso, donde plantea que se
debe tener en cuenta el establecimiento de las redes de informacin a fin de tomar decisiones
y lograr una mejor gestin de los recursos. Las necesidades de informacin se consideran de
vital importancia para el buen funcionamiento de una organizacin.

Para ello se dise un diagrama de flujos de informacin que contribuye al proceso de
seleccin de los inventarios.



Perfeccionamiento del flujo de informacin para el proceso de seleccin de los inventarios..

Se puede plantear que con la puesta en prctica del diagrama de flujos se pudo conocer con
anticipacin los tipos de mercados que visitan al hotel, as como los precios del paquete, los
precios de los gneros de familia de productos, a fin de determinar la adecuada seleccin de
los inventarios.


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