Anda di halaman 1dari 47

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Dunia komputer zaman sekarang berkembang dengan begitu pesat dan canggih

baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak, ini memungkinkan karena

kemajuan teknologi di bidang elektronika komputer yang menunjang berkembangnya

perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan ilmu perangkat lunak

serta cabang-cabang ilmu yang terkait.

Kemajuan teknologi perangkat lunak tentunya diikuti dengan tingginya kebutuhan

akan perangkat keras. Maka dengan demikian penggunaan komputer dalam segala aspek

bisnis terus berkembang pesat. Komputer merupakan peralatan yang umum bagi

pemecahan masalah di seluruh dunia karena dapat mengakses data dari penyimpanan dan

lebih mudah dibandingkan dengan teknologi lain.

Komputer, awalnya digunakan pada tingkat lokal untuk memecahkan

permasalahan lokal. Sekarang situasinya jauh berbeda, komputer digunakan untuk

mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh

dunia sebagai pasar mereka. Para eksekutif perusahaan melakukan investasi pada

teknologi komputer, dengan tujuan mencapai skala ekonomis, mengembangkan produk

yang dapat memenuhi pelayanan kesehatan masyarakat.

1
2

Setiap perusahaan dapat meningkatkan mutu pelayanan dengan memperlancar

proses transaksi yang lebih maksimal, cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu pada

laporan kuliah kerja praktek ini penulis akan mencoba membuat suatu rancangan sistem

dengan judul :

“ ANALISA SISTEM IURAN BULANAN SISWA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8

JL. RAYA PEJATEN PASAR MINGGU

JAKARTA SELATAN “

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengembangkan sistem yang sudah ada agar lebih maksimal.

2. Sebagai manifestasi yang sudah di dapat selama duduk dibangku kuliah ke

dalam lingkungan kerja nyata.

Adanya tujuan Untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP)

pada Semester V dan syarat untuk dapat mengikuti program tugas akhir (TA) pada

semester terakhir pada jurusan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer di Bina

Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3. Metode Penelitian

Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis melakukan pengumpulan data dengan

metode sebagai berikut :


3

1. Observasi

Observasi atau pengamatan langsung merupakan salah satu teknik pengumpulan

data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah

pengamatan langsung terhadap kegiatan yang teliti. Disini penulis

melaksanakan riset pada SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8

selama satu minggu dan mengamati bagaimana system pembayaran iuran

bulanan siswa pada sekolah ini.

2. Wawancara

Penelitian melakukan wawancara langsung dengan orang-orang yang bekerja

dalam bidang Pengolahan Data Iuran Bulanan.

3. Studi Kepustakaan

Data diperoleh dengan bersumber dari buku-buku kuliah, literatur-literatur,

referensi buku, dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan penyusunan

kuliah kerja praktek (KKP) ini.

1.4. Ruang Lingkup

Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini dimulai dari

proses pembayaran, pemeriksaan, pencatatan, pembuatan laporan.

1.5. Sistematika Penulisan

Laporan penelitian ini secara keseluruhan ditulis dalam 5 (lima) bab terdiri dari:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian

yang digunakan, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.


4

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep yang dibahas tentang pengertian sistem

serta peralatan pendukung (tools system) yang meliputi Diagram Alir Data

(DAD).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bagian ini menjelaskan secara umum tentang tinjauan terhadap perusahaan

baik tentang sejarah perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, mengenai

bagaimana prosedur sistem yang berjalan, diagram alir data, spesifikasi sistem

berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan maupun keluaran serta

permasalah yang ada serta alternatif pemecahan masalah tersebut.

BAB V PENUTUP

Bagian ini menguraikan mengenai kesimpulan dari hasil penulisan tugas akhir

ini dan disertai saran-saran yang berguna di kemudian hari.


5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut Raymond Meleod, Jr, 1998 sistem adalah sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. John Willey and

Sons, 1981 Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut John F, Nash, Martin B Roberts, 1984 sistem adalah suatu kumpulan

komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan yang kompleks

dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum.

Menurut HM Jogiyanto, 2001 sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu:

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem mempunyai

sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.


6

b. Batasan Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu

sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukan ruang lingkup

(scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang

lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak

mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir

dari subsistem ke subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa

masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan supaya sistem

tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang

diproses untuk di dapatkan keluaran.


7

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem

yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran. Contohnya suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa

bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran Sistem (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) .Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran yang akan di hasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila megenai

sasaran atau tujuannya.

Klasifikasi Sistem

Selain karakteristik yang telah dijelaskan di atas sistem juga dapat di

klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem abstrak (Abstract System) dan sistem fisik (Physical System).


8

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain-lain.

2. Sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made System).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem

yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antar

manusia dengan mesin disebut dengan human –machine system atau man-machine

system. Contoh sistem informasi.

3. Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic System).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi

diantaranya bagian-bagiannya terdapat di dedikasi dengan pasti, sehingga keluaran

dari sistem dapat di ramalkan. Contohnya sistem komputer.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi

karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem tertutup (Closed System) dan sistem terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari

pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.


9

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logikal model dari

suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-

diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Peralatan pendukung yang

digunakan pada penulisan laporan kuliah kerja praktek ini adalah

A. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram alir data (DAD) menurut Kusnadi, adalah diagram yang menggunakan

simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk

membantu didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram alir

data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem

yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Kekurangan dari Diagram Alir Data adalah tidak menunjukkan proses perulangan

atau looping, proses keputusan dan proses perhitungan. Simbol-simbol yang digunakan :

a. Kesatuan Luar (External Entity)

Kesatuan Luar (External Entity) atau batasan sistem (boundary) adalah

merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi

atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan

input atau menerima output dari sistem. External Entity digambarkan dengan

simbol bujur sangkar.

b. Proses (Process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk
10

menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Proses digambarkan

dengan simbol lingkaran.

c. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data digambarkan dengan simbol sepasang garis horizontal paralel

yang tertutup disalah satu ujungnya. Simpanan data merupakan simpanan dari

data yang dapat berupa, suatu file atau database disistem komputer, suatu arsip

atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan

manual, suatu agenda atau buku.

d. Arus Data (Data Flow)

Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem. Arus data digambarkan dengan simbol tanda panah.

Arus data mengalir diantara proses, external entity dan data store. Arus data

sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data

dituliskan disamping garis panahnya.

Aturan main atau bentuk rambu-rambu yang baku dan berlaku dalam penggunaan

Diagram Alir Data untuk membuat model sistem adalah :

a. External entity dengan external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung.

b. Data Store yang satu dengan data store yang lainnya tidak boleh dihubungkan

secara langsung.

c. Tidak diperbolehkan atau diperkenankan menghubungkan data store dengan

external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
11

Langkah-langkah didalam membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tahap

atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu :

Diagram Konteks

Diagram konteks untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam

diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terinci.

Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi

dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

B. Normalisasi File

Teknik normalisasi dikemukakan pertama kali oleh E.F Codd (1970). Normalisasi

adalah proses pengelompokkan elemen data kedalam bentuk tabel yang menyatakan

entitas-entitas hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk yang memudahkan

adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin tata sutabri (1999). Analisa Sistem

Informasi (Jakarta : BSI,1999),hal 120.

Normalisasi file merupakan proses pengelompokkan data elemen memiliki tabel-

tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Adapun normalisasi file adalah untuk

memudahkan disaat ingin melakukan pembacaan dan update database, semakin baik

pembuatan normalisasi filenya maka semakin baik pula rancangan databasenya.


12

Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa suatu field atau satu set field yang

dapat mewakili record. Ada beberapa macam kunci (key Function) yang digunakan untuk

proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan di dalam

pengolahan database, yaitu sebagai berikut :

1. Super Key

Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasikan

secara unik sebuah identitas dalam entitas set.

2. Kunci Calon (Candidate Key)

Kunci kandidat adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari satu entity.

3. Kunci Primer (Primary Key)

Kunci Primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga

dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

4. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary Key.

5. Kunci Tamu (Foreign Key)

Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mewakili satu

relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya.

Adapun bentuk normalisasi file adalah sebagai berikut :


13

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti

suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data

dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/First Normal Form)

Bentuk ini mempunyai ciri dimana setiap data dibentuk setiap record, dan nilai

dari field atomatic value yaitu tidak ada satu set atribut yang bernilai ganda.

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal kedua, data yang telah ada pada bentuk 1NF

dan atribut bukan harus bergantung secara fungsional pada kunci

utama/Primary key yang bersifat unik.

d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/Third Normal Form)

Dalam bentuk normal ketiga, relasi haruslah dalam bentuk 2 NF dan

semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan

kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary

key dan pada primary key secara menyeluruh.

e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut

harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

Dari hasil normalisasi tersebut maka didapat beberapa file. File di dalam

pemprosesan aplikasi dapat dikatagorikan ke dalam beberapa file, diantaranya yaitu :


14

a. File Master

Berisi data yang tetap dimana pemprosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu

tertentu.

b. File Input (Transaksi)

Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah

oleh komputer.

c. File Laporan

File ini berisi informasi yang ditampilkan dalam sebuah laporan.

d. File Sejarah/Arsip (History)

Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk keperluan

masa depan.

e. File Pelindung (Backup)

Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu.

f. File Kerja (Temporary File)

Berisi data-data hasil pemprosesan yang bersifat sementara.

g. File Library

Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program

bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan

data.

C. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi (JogiantoHM, Analisis dan Desain Sistem Informasi
15

Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, 1999, hal 725). Kamus data

dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada di

dalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.

Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas

tentang data yang dicatatnya.

Hal-hal yang harus dimuat dalam kamus data antara lain :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,

maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang

membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus

data tertentu di Diagram Alir Data dapat langsung mencarinya dengan mudah di

kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus di tuliskan. Alias perlu ditulis karena data

yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu

dengan yang lainnya.

3. Arus Data

Arus Data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari

arus data di dalam diagram arus data.

4. Tipe Data

Telah di ketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses

yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen
16

hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat

berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data

seperti ini perlu dicatat di kamus data.

5. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang perlu dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

6. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang

mengalir dalam saru periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan

volume yang terbanyak.

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus

dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut.
17

1. Notasi Tipe Data

Selain hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,yang disebut notasi tipe data.

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data.

Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang

umum digunakan adalah sebagai berikut:


18

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari
+ And (dan)
() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{} Iterasi atau pengulangan proses
[] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pendidikan berperan penting demi tercapainya pembangunan nasional dalam

rencana pembangunan generasi yang cerdas menuju Indonesia yang handal dan memiliki

daya saing yang kuat.

Sekolah Menengah Kejuruan merupakan sarana yang tepat untuk membentuk

manusia – manusia yang cerdas serta memiliki kemampuan yang kompeten, artinya tidak
19

hanya memiliki pengetahuan yang memadai, akan tetapi disertai dengan keahlian –

keahlian yang terkait dengan pengetahuan yang digeluti.

Dalam proses pengolahan data iuran bulanan siswa pada umumnya di sekolah

masih menggunakan proses manual, sehingga hal tersebut akan menjadi permasalahan

untuk kedepannya. Selain tidak flesibel, proses manual juga membutuhkan waktu yang

lama untuk mengolah data tersebut.

Adapun fungsi dari Sekolah Menengah Kejuruan itu sendiri adalah sebagai berikut :

a. Sebagai pusat pembangunan pendidikan masyarakat.

b. Membantu pembangunan nasional, dengan melahirkan generasi - generasi

yang cerdas dan kompeten.

c. .Melahirkan tenaga – tenaga kerja baru, yang siap pakai.

3.2. Tinjauan Terhadap Perusahaan

Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8, Merupakan salah satu Sekolah Menengah

Kejuruan unggulan di Jakarta. Karena Sekolah ini syarat akan prestasi – prestasi, baik

yang sifatnya intrakurikuler maupun ekstrakurikuler. Bahkan Sekolah ini mengacu pada

“Sistem Managemen Mutu ISO 9001 : 2000”.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta, sebelumnya bernama SMEA

(Sekolah Menengah Ekonomi Atas) Negeri 4 Jakarta yang sebelumnya beralamat di Jl.

Prof. Djokosutono Jakarta. Dan pada tahun 1977, SMEA Negeri 4 jakarta berpindah ke
20

Jl. Raya Pejaten Pasar Minggu Jakarta Selatan, dengan luas tanah 6213 m2. Pada tahun

1986 gedung SMEA Negeri 4 dibangun dengan dana bantuan dari Asian Development

Bank (ADB) menjadi gedung berlantai 4, lengkap dengan fasilitas yang dibutuhkan

sekolah pada saat itu. Dan pada tahun 1997 SMEA Negeri 4 berganti nama menjadi

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 8 Jakarta.

Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi dalam Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta dipimpin

oleh seorang Kepala Sekolah yang tugasnya mengatur, dan mengendalikan semua proses

yang ada di sekolah dengan dibantu oleh seorang Wakil, Staff Tata Usaha dan beberapa

Koordinator. Akan tetapi Komite Sekolah menempati tempat teratas, karena Komite

Sekolah yang mengawasi setiap kegiatan yang ada di sekolah. Adapun struktur organisasi

Sekolah Menengah Kejuruan Negri 8 Jakarta digambarkan dalam bagan sebagai berikut :

Komite Sekolah

Kepala Sekolah

Wakil Kepala
Sekolah

Tata Usaha Data


Administrator

Korbid Korbid Korbid Korbid


Kurikulum Kesiswaan Sarana Hubin
21

Kajur Kajur Kajur Kajur


Akuntansi Perkantoran Penjualan Koperasi

Gambar III.1 Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8

Adapun fungsi dari Struktur Organisasi adalah sebagai berikut :

1. Komite Sekolah

a. Mengawasi dan memantau segala kegiatan yang ada di sekolah.

b. Menetapkan kebijaksanaan dalam menentukan besarnya iuran siswa, dan semua

kegiatan yang sifatnya keuangan.

2. Kepala Sekolah

a. Mengatur segala kegiatan yang ada di Sekolah.

b. Mengawasi kegiatan yang ada di Sekolah.

c. Menetapkan kebijakan – kebijakan baik untuk semua guru dan karyawan.

3. Wakil Kepala Sekolah


22

a. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan tugasnya.

b. Menggantikan posisi Kepala Sekolah, ketika Kepala Sekolah tidak ada ditempat.

4. Tata Usaha

a. Administrasi Umum

Fungsinya melaksanakan kegiatan-kegiatan berupa pencatatan data, penyimpanan

data, dan pembuatan laporan-laporan data untuk pertanggung jawabkan dan di

serahkan kepada Kepala Sekolah Mengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta.

b. Bendahara

Fungsinya:

1. Membuat perencanaan anggaran yang dibutuhkan kemudian diajukan

kepada kepala sekolah untuk mendapat persetujuan yang akan di teruskan

kepada komite sekolah.

2. Membuat laporan jumlah pendapatan dan pengeluaran Sekolah.

3. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan kebijaksanaan keuangan

Sekolah.

5. Data Administrator

a. Mengolah semua data yang ada di sekolah.

b. Mendistribusikan data yang telah diolah.

5. Koordinator Bidang

Mengkoordinasikan kegiatan yang ada dibidangnya, untuk dibuatkan laporan kepada

Kepala Sekolah.

a. Koordinator Kurikulum

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan kurikulum. Adapun


23

tugasnya segala yang berhubungan dengan proses belajar – mengajar.

b. Koordinator Kesiswaan

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan kesiswaan. Adapun

Tugasnya segala yang berhubungan dengan siswa, dan wali murid.

c. Koordinator Sarana

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan sarana dan prasarana.

adapun tugasnya memantau segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh

sekolah.

d. Koordinator Hubin

Mengkoordinasikan kegiatan sekolah yang berhubungan dengan pihak ekstern.

6. Kepala Jurusan

Mengepalai segala kegiatan yang ada di tiap – tiap jurusan, baik yang sifatnya intern

maupun ekstern, contohnya PSG (Pendidikan Sistem Ganda), adapun Kepala Jurusan

yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta, Yakni;

a. Kepala Jurusan Akuntansi

Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan akuntansi.

b. Kepala Jurusan Perkantoran

Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan perkantoran.

c. Kepala Jurusan Penjualan

Bertugas mengepalai kegiatan yang ada pada jurusan penjualan.

d. Kepala Jurusan Koperasi

Bertugas mengepalai segala kegiatan yang ada pada jurusan koperasi.


24

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem pembayaran iuran bulanan siswa adalah salah satu system yang terdapat di

dalam Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 Jakarta. Dalam pembuatan sistem berjalan

ini akan dijelaskan tentang bagaimana system pembayaran iuran siswa, dimulai dari

siswa membayarkan iuan bulanannya kepada pihak Tata Usaha, sampai ke proses

pengolahan data, penyimpanan data, sampai dengan data tersebut didistribusikan kepada

pihak yang berhak mengetahuinya.

a. Proses Pembayaran Iuran Bulanan

Siswa membayarkan uang iuran bulanannya kepada kepada Staf TU dengan

menggunakan kartu iuran bulanan, kemudian data siswa data dikumpulkan dalam satu

laporan untuk diolah Staff TU menyimpan data tersebut berupa catatan dalam buku

besar, akan tetapi untuk laporan data tersebut diserahkan kepada Data Administrator

untuk diketik. Setelah data tersebut diolah berupa ketikan, maka pihak Data

Administrator menyerahkan data tersebut kepada Kepala Sekolah untuk di tanda

tangani, Kepala Sekolah dibantu oleh Wakil Kepala Sekolah melaporkan data tersebut

kepada Komite Sekolah. Akan tetapi data tersebut dibaut rangkap 2, Lembar 1

diserahkan kepada Komite Sekolah, Lembar 2 disimpan sebagai asip.

b. Proses Pembuatan Laporan

Setelah data tersebut di sahkan oleh Komite sekolah, maka lembar 2 yang telah

diarsipkan diolah kembali untuk memisahkan antara data siswa yang telah melunasi
25

iuran bulanannya dan yang belum melunasi iuran bulanannya. Setelah itu data siswa

yang belum melunasi iuran bulanannya diserahkan kepada Kepala Jurusan.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Pembahasan mengenai sistem berjalan di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8

Jakarta divisualisasikan dalam bentuk diagram alir data. Adapun penjelasan lebih rinci

diagram tersebut dibagi menjadi dua diagram, yaitu :

SISWA
KIB STAFF TU
LDIB,LIB DATA
ADMINISTRATOR

LDIB, LIB

KIB KIB

LIB LIB KEPALA


SEKOLAH
KOMITE PEMBAYARAN
SEKOLAH LIB IURAN
BULANAN LIB
SISWA
26

LDIB
KEPALA
JURUSAN

Gambar III . 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Ket :

KIB : Kartu Iuran Bulanan


LIB : Laporan Iuran Bulanan
LDIB: Laporan Data Iuran Bulanan

ARSIP IURAN

KIB KIB

SISWA

STAFF TU
KIB
1.0
PEMBAYARA
ARSIP LIB N DATA ADMINISTRATOR
LIB
IURAN
LIB BULANAN LIB

LIB LIB
KEPALA
KOMITE SEKOLAH
SEKOLAH LIB

LIB LIB

LDIB
LDIB LIB
LDIB
2.0
PEMBUATA
KEPALA N
JURUSAN LAPORAN
27

Gambar III . 3 Diagram Nol Sistem Berjalan

Ket :

KIB : Kartu Iuran Bulanan


LIB : Laporan Iuran Bulanan
LDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
28

KIB KIB
1.1 STAFF TU
PEMBAYARAN
SISWA IURAN
BULANAN

KIB

LIB
ARSIP LIB ARSIP IURAN
LIB

LIB
KOMITE
SEKOLAH
LIB 1.2
LIB
PEMBUATA
N
LIB LAPORAN

DATA
ADMINISTRATOR

LIB
KEPALA LIB
SEKOLAH

Gambar III . 4 Diagram Detail Proses 1.0

Ket :

KIB : Kartu Iuran Bulanan


LIB : Laporan Iuran Bulanan
LDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
29

DATA LIB
ADMINISTRATOR

LDIB
KEPALA
2.1
JURUSAN
PEMBUATAN
LAPORAN

LDIB LDIB

2,2
PENDISTRIBUSIAN
LAPORAN

Gambar III . 5 Diagram Detail Prosess 2.0

Ket :

LIB : Laporan Iuran Bulanan


LDIB : Laporan Data Iuran Bulanan
30

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data atau Data Dictionary adalah katalog tentang data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisa

dan perancangan sistem, kamus data sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan

pemakai, kamus data terdiri dari :

a. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Kartu Iuran Bulanan

Nama Arus Data : Kartu Iuran Bulanan

Alias : -

Bentuk Data : Formulir

Arus Data : Proses 1.0 – Siswa

Proses 1.0 – Staff TU

Penjelasan : Sebagai tanda bukti pembayaran

Periode : Setiap pembayaran iuran

Volume : 30 per hari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi : Nama_Siswa+ Kelas + Jurusan

Keterangan : Nama_Siswa*nama siswa yang membayar

Kelas*kelas siswa yang membayar

Jurusan*jurusan siswa yang membayar


31

b. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Laporan Data Iuran Bulanan

Nama Arus Data : Laporan Iuran Bulanan

Alias : -

Bentuk : Formulir

Arus Data : Proses 1.2 – Pembuatan Laporan

Penjelasan : Laporan yang berisi siswa yang telah melunasi / belum iuran

Periode : Saat laporan input

Volume : Per Bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi :

Keterangan : No_Absen_Siswa *terdiri dari dua digit*

No_Induk_Siswa *terdiri dari lima digit*

Jenis_Kelamin* terdiri dari satu digit*

Footer :

Keterangan :

2. Laporan Iuran Bulanan

Nama Arus Data : Laporan Iuran Bulanan

Alias : -

Bentuk : Formulir
32

Arus Data : Proses 1.2 – Pembuatan Laporan

Penjelasan : Laporan

Periode : Saat laporan selesai diperiksa oleh Kepala Sekolah

Volume : Per Bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi :

Keterangan :

Footer : Tanggal + Mengetahui + NIP

Keterangan :

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem yang telah ada, membutuhkan data atau input sebagai bahan

untuk diproses atau diolah, sehingga akan menghasilkan bentuk output atau keluaran.

Adapun spesifikasi sistem yang telah ada :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan pada sistem ini adalah segala bentuk input atau

pemasukan yang diperlukan di dalam pemprosesan. Adapun bentuk dokumen masukan

adalah :

1. Nama Dokumen : Kartu Iuran Bulanan

Fungsi : Kartu Tanda Pembayaran Iuran

Sumber : Staff TU

Tujuan : Siswaa

Frekuensi : Setiap siswa membayar iuran


33

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran A1.

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran di dalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk

dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan.

Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Laporan Data Iuran Bulanan

Fungsi : Daftar siswa yang sudah membayar iuran

Sumber : Staf TU

Tujuan : Kepala Jurusan

Frekuensi : Setelah diolahnya data siswa yang sudah membayar iuran

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran B1.

2. Nama Dokumen : Laporan Iuran Bulanan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah siswa yang sudah / belum membayar

iuran bulanan, jumlah pemasukan keuangan sekolah dari iuran

bulanan

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Kepala Puskesmas

Frekuensi : Laporan akhir bulan

Media : Kertas
34

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lapiran B2.

3.7. Permasalahan

Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 8 dalam sistem berjalannya terdapat

beberapa masalah yang mungkin terjadi diantaranya :

a. Dalam hal pencarian data masih dilakukan secara manual yang belum

terkomputerisasi apabila siswa tidak membawa kartu iuran bulanan/kartunya hilang

maka akan memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari data pasien tersebut.

b. Diperlukannya tempat penyimpanan data yang besar supaya data tersebut

tersusun rapih sesuai nomor.

c.Media yang digunakan berupa kertas sehingga mengakibatkan cepat terjadinya

kerusakan, data mudah hilang, sobek, dan basah.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dari masalah di atas tersebut, maka penulis akan memberikan alternatif

pemecahan masalah yaitu sebaiknya menggunakan media penyimpanan data yang mudah

dalam pencarian data, yaitu dengan menggunakan komputer yang mempunyai kelebihan

dan kekurangan.

1. Manual

Pemecahan masalah secara manual dapat dilakukan dengan penambahan personil

guna membantu dalam pemasukan, penyimpanan dan pengolahan data sampai

dihasilkan laporan.

Kelebihan :
35

a. Perubahan sistem relatif lebih sederhana dalam hal penyediaan peralatan

dan personil.

b. Tidak membutuhkan biaya yang terlalu besar.

Kekurangan :

a. Masih ditemukan ketidaktelitian dalam pengolahan data.

b. Masih menggunakan banyak tempat penyimpanan data.

c. Data kurang terjamin keamanannya jika masih terjadi kerusakan dan kehilangan

data.

d. Dalam penambahan personil mengakibatkan sempitnya di dalam ruang geraknya

sehingga dibutuhkan pula lebih banyak ruang kerja yang dibutuhkan.

2. Dengan Bantuan Komputer

Perbaikan sistem dengan menggunakan komputer dapat menangani beberapa masalah

yang ada.

Kelebihan :

a. Keamanan data yang lebih baik.

b. Di dapatkan laporan data yang terbaru dengan cepat dan mudah

dengan ketelitian yang terjaga.

c. Penyimpanan data secara fisik tidak membutuhkan tempat yang luas.

Kekurangan :

a. Memerlukan biaya yang cukup besar di dalam pengadaan dan perencanaan.

b. Sebagai konsekuensinya diperlukan adanya tenaga ahli di bidang komputer

dirasakan lebih menguntungkan, karena dapat menghasilkan informasi yang lebih

akurat. Walaupun biaya awal yang diperlukan cukup besar, namun akan lebih jauh
36

menguntungkan bersamaan dengan meningkatnya mutu pendidikan dan

berkembangnya teknologi.
BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah membahas dan memahami sistem berjalan pada penulisan mata Kuliah

Kerja Praktek ini maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :

a. Sistem pembayaran iuran bulanan siswa pada Sekolah Menengah Kejuruan

Negeri 8 masih dilakukan secara manual sehingga terjadinya permasalahan.

b. Komputer sebagai alternatife pemecahan masalah yang dapat membatu

menangani permasalahan yang dihadapi pada sistem yang ada pada bagian

administrasi pada pelayanan pengobatan.

c. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat memberikan informasi

yang cepat, tepat waktu, tepat guna dan akurat yang dapat menunjang semua kegiatan,

adanya sarana komputer juga dapat mempermudah dalam penyimpanan data pasien,

surat-surat dan laporan akan lebih terjamin keamanannya.

d. Resiko yang dihadapi dalam pengetikan dan dari kesalahan-kesalahan dapat

diperkecil.

37
38

5.2. Saran

Dari beberapa macam kesimpulan yang telah penulis kemukakan di atas, maka

untuk itu penulis mencoba memberikan beberapa saran-saran yang mungkin dapat

membantu sistem kerja yang optimal, penulis memberikan saran terhadap sistem

sekarang yaitu :

a. Di dalam pengisian data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah

terjadinya kesalahan yang akan membuat kekacauan dalam pembuatan laporan.

b. Pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak hendaknya harus selalu

dipelihara secara rutin dan teratur, sehingga dalam pemakaian sistem lebih lancar dan

baik serta tahan lama.

c. Untuk keamanan sistem data siswa harus diberi password pada karyawan atau

petugas yang lebih berhak mengakses data-data mengenai sistem, supaya tidak terjadi

kekacauan yang disebabkan oleh petugas yang lain yang bukan haknya.

d. Mengingat pentingnya data-data file, maka perlu adanya duplikat atau backup

untuk data kerja. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kerusakan pada data

atau data hilangnya yang disebabkan oleh virus atau error.

e. Untuk periode tertentu perlu adanya pengecekan kembali pada sistem yang

diusulkan untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan sistem dari

sistem yang penulis buat.

Karena kemajuan teknologi dibidang elektronika komputer yang menunjang

berkembangnya perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan

ilmu perangkat lunak serta cabang-cabang ilmu yang terkait.


DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1999. Analis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi 2. PT. Andi Offset. Yogyakarta.

Kusnadi, Yahdi, S. Kom. dkk. 1998. Perancangan Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta.

Mcleod, Jr, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. PT. Prenhalindo.

Jakarta.

Sutabri, Tata, S. Kom. 1999. Analisa Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta.

39
40

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

BIODATA

NIM : 12071927

Nama Lengkap : Irma Yuliana

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir : Tegal, 08 Juli 1990

Alamat Lengkap : Jl. H.Amin Kp. Serab Rt 04/02 No.16

Sukmajaya, Tirtajaya

Depok 16412

PENDIDIKAN

Formal

SDN Sukmajaya I di Depok Lulus tahun 2001

MTs YPPD di Depok Lulus tahun 2004

SMK N 8 Jakarta di Jakarta Lulus tahun 2007

Saya Yang Bersangkutan

Foto

Irma Yuliana
41
42
43

Lampiran A.1
44
45

Lampiran B.1
46
47

Lampiran B.2