Comunicacin y Aprendizaje Sistemtico

COMUNICACIN Y APRENDIZAJE SISTEMTICO

Su responsabilidad como ejecutivo, jefe o maestro es ensear para contribuir a que otros
comprendan tan bien sus ideas que logren verdadera recompensa al usarlas cuando regresen a su
trabajo o escuchen su consejo o idea. Para llevar a cabo con xito la responsabilidad tiene que
comprender a fondo las ideas cuyo uso est enseando o comunicando a otros. Pero no basta
solamente conocer aquello de que habla, adems tiene que ser adems un comunicador hbil. Esto
equivale a decir que su meta como comunicador consiste en transmitir informacin de su cerebro al
cerebro de otro, de modo que:
1. lo comprenda,
2. lo acepte y,
3. pueda usarlo con xito.

Definimos la comunicacin y enseanza como el proceso activo que ayuda a aprender al
oyente. El nfasis recae en el que aprende. Para evaluarse como maestro o jefe no se mire a s
mismo, vea los resultados producidos en sus oyentes o estudiantes. Su tarea como comunicador o
maestro consiste en ayudar a que los oyentes o estudiantes logren mejores resultados en sus propios
lugares de trabajo.

El Proceso de Comunicacin y Aprendizaje o lo que tiene que hacer para lograr su meta
como comunicador.

Su funcin en general consiste en ayudar a comunicar o que el oyente aprenda. Para hacerlo
ha de estar consciente de lo que necesitan los oyentes para poder aprender. El Aprendizaje (y por
ende la enseanza) es ms efectivo si recorre un proceso paso a paso. Es su tarea como comunicador
conducir a los oyentes por este proceso paso a paso. Primero consideraremos en forma general los
pasos del proceso de comunicacin y aprendizaje y luego los veremos ms cerca para analizar en qu
consiste cada uno y por que son importantes para el comunicador.



EL PROCESO DE COMUNICACIN Y APRENDIZAJE SISTEMTICO



Motivado a Querer Escuchar y Aprender




Recibir Nuevas Ideas e Informacin




Evaluar Comprensin


Practicar el Uso De Nuevas Ideas




Obtener Retroalimentacin de esa Prctica





Resultados en su Trabajo




Motivacin. Es esta su tarea nmero uno como comunicador o maestro. Para que estn dispuestos a
escucharle, sus participantes primero tienen que querer aprender. Usted puede suponer que sus
participantes en sus cursos o juntas se pregunten: Qu diablos hago yo aqu? Y a mi qu?. Su tarea
inicial es evitar estos pensamientos, contestando estas preguntas ocultas cada vez que presenta una
nueva idea, actividad o ejercicio. En este sentido, el comunicar o ensear se parece a la venta:
primero hay que enfocarse en los beneficios para el oyente, y as motivarlo para que siga escuchando,
para que QUIERA or ms acerca de la idea o producto que usted ofrece.

No olvide que siempre se ha de enfocar al oyente. Cada vez que introduzca una nueva idea o
informacin, esos oyentes a quienes usted se dirige quieren saber: Y qu beneficio obtengo de esto?
A usted le corresponde asegurarse de que exista una respuesta para esa pregunta. De otro modo, no
escucharn, no aprendern, no mejorarn y usted no habr logrado su meta como comunicador,
vendedor, jefe o maestro.

Recibir nuevas ideas e informacin. Usted es un experto en su materia. Dispone de una
experiencia para abocarse eficientemente a esta clase de situaciones. Los oyentes estn frente a usted
porque hay alguien que piensa que seran ms eficientes si conocieran y usaran sus ideas. La
transmisin de ideas e informacin de usted hacia ellos es la tarea que a usted le corresponde, por eso
est usted all.

Tiene que comunicar con efectividad. Esto vale decir que debe comunicar tan bien que
entiendan lo que usted les dice y lo que significa para ellos como directivos, vendedores,
supervisores, etc.

Son varias las reglas y principios de importancia que debe utilizar para comunicarse
efectivamente. De esto hablaremos despus. En este momento es fundamental que usted perciba en
qu parte del proceso total de aprender cabe la introduccin de nuevas ideas.

Evaluar la comprensin: Despus de explicar conceptos nuevos o de asignar un ejercicio, es
importante que usted y sus oyentes sepan si le han comprendido. Frecuentemente usted debe
preguntarse Entienden lo que estoy diciendo? Y para saberlo, hgales preguntas
El evaluar la comprensin del participante le proporcionar varias ventajas. La comprensin
es la meta hacia la cual apuntan ambos, y as le da a conocer que usted est preocupado por l.

Las preguntas que usted hace le proporcionan un debiera de comprensin. Permite que el
oyente perciba lo que usted espera que comprenda. Adems, mediante preguntas de prueba hace
posible y reconocible para l su desarrollo y progreso.

Mediante la evaluacin de su comprensin puede mejorar la comunicacin y enseanza,
indicar cmo la est realizando y en qu grado logra comunicarles su mensaje. Se dar cuenta de
cundo debe repasar una idea o cundo estn listos para que usted pase a algo nuevo.

Hay varias clases de preguntas que se pueden hacer para evaluar su comprensin. Por
ejemplo, Pepe, dme un ejemplo de su propio trabajo. Ponga a prueba su comprensin, no
meramente su memoria.

Se puede preguntar acerca del razonamiento que sustenta una idea. Por ejemplo: Armando,
Por qu crees que es necesario este cambio en la lnea poltica, precios, etc.?

Las preguntas de aplicacin son tiles para probar la comprensin, porque le obligan a
trasladar la teora a su propio trabajo. Por ejemplo: Juan, deme un ejemplo en que esta idea le
hubiera trado verdaderos beneficios en su propio trabajo.

Usted desarrollar sus propias preguntas. Lo que hay que aclarar ahora es por qu y cundo
debe evaluar su comprensin. Despus de que presente una idea, lo importante es que tanto usted
como ellos sepan que le comprendieron.-

Practicar el Uso de Nuevas Ideas. El solo hecho de comprender lo que usted dice no basta para
que el oyente o estudiante saque verdadero beneficio. Usted le est enseando cmo se hace algo. Si
los participantes son hbiles, deben practicar los procedimientos que usted les ensea.

La Prctica difiere de la prueba de comprensin en su aspecto bsico. El probar
comprensin consiste en hablar; la prctica consiste en hacer. La prueba tiene como propsito hacer
posible el nivel de comprensin del oyente. El propsito no es tanto ensear, sino determinar el
xito de la enseanza hasta ese momento. El propsito de la prctica s es ensear; ensearle a una
persona cmo tomar una idea, usarla y obtener un beneficio de ella.

La prctica por si sola no basta, no perfecciona de por si, Slo es til despus de que l
comprenda qu es lo que est practicando y si sta prctica viene seguida de retroalimentacin que
le diga qu tan bien lo hizo e identificar lo que hizo mal.

La retroalimentacin que sigue a la prctica. Si practica tiro al blanco sin saber si da en el blanco,
ni en qu parte le da, es muy poco probable que mejore su puntera. Lo mismo sucede con cualquier
clase de aprendizaje. La experiencia es la mejor maestra siempre que se aprenda de dicha experiencia,
y esto quiere decir, que reciba retroalimentacin de cmo lo hizo.

Hay dos clases de retroalimentacin: la buena y la mala. Y ambas son de importancia para el
que aprende. Aclaremos. Despus de aplicar las ideas a una situacin, el oyente debe saber qu hizo
mal, porque estaba mal y como mejorar. Tambin debe saber lo que hizo bien y porque estaba bien en
trminos de cmo le ayud a manejar mejor esa situacin. Bsicamente, la retroalimentacin no es
ms que esto. Sin embargo, por cuanto muchos se resisten a la retroalimentacin negativa o se ponen
a la defensiva, comentaremos la retroalimentacin con ms detalle.

La accin ms importante que puede tomar para asegurarse de que la retroalimentacin le
ayude al que aprende, consiste en aclarar a los participantes que la retroalimentacin es importante
para el aprendizaje y que el propsito es ayudarles a ser ms eficientes. El objetivo no es el de
menospreciar a ninguno, ponerlo en mala luz o lucirse Ud. El propsito de la retroalimentacin es
ayudarle a aprender.

La retroalimentacin debe serles til. No sea un detallista que critica cada nfimo defecto.
Seale solamente aquellas debilidades que realmente importan; aquellas que si se mejoran les
llevaran a hacer mejor su trabajo (no meramente mejores resolvedores de ejercicios). Antes de
sealar algo que el participante hizo bien o mal, suponga que responder Qu ms da? Quizs nunca
formule la pregunta, pero puede estar seguro de que la piensa, si Ud. no se la contesta primero. Dgale
porque le importa lo que hizo mal (o bien).

Al ofrecer retroalimentacin recuerde tambin que el individuo slo puede absorber cierta
cantidad de informacin en una misma ocasin. No lo inunde con repetidos: esto lo hizo bien y esto
mal. Sea selectivo, seale de 2 a 6 debilidades o dificultades y fuertes ms importantes, y asegrese
que l entiende. El criterio para determinar la importancia debe establecerse en funcin de la
incidencia que tuvo la tarea que hizo en el resultado final que persegua al encarar la situacin.

Al avanzar en la enseanza, el participante debe progresar en su habilidad para manejar
efectivamente las ideas que est aprendiendo.

La retroalimentacin que Ud. haga debe reconocer el progreso. El primer da, su
retroalimentacin probablemente se dirija a sus debilidades, tanto porque tiene dificultades como
porque desea motivarlo para que quiera mejorar. Hacia el fin del aprendizaje, la retroalimentacin
que le d le recalcar sus puntos fuertes y sus mejoras.

En cuanto sea posible, la retroalimentacin a los oyentes sobre su aplicacin de los conceptos
a sus propias situaciones debe ser positiva. Usted querr dejar el aprendizaje habiendo experimentado
el xito. Debe haber visto que el uso de los conceptos a sus propias situaciones resulta efectivamente
en beneficios: tiempo ahorrado, mejores soluciones, ms confianza o lo que fuera. Su tarea consiste
en ayudar a experimentar y reconocer el beneficio de usar los conceptos en sus propias situaciones. Si
realiza esta tarea, continuarn usando los conceptos cuando regresen a sus trabajos y usted habr
alcanzado su meta como comunicador o maestro.

Sumario del Proceso de Comunicacin y Aprendizaje.

Por cuanto la enseanza es el proceso de ayudar a aprender a los que aprenden, se enfoca
precisamente en el que aprende. Como el criterio ms significativo para evaluar qu tan bien ensea
usted consiste en medir cunto aprendi l, parece razonable que este proceso de enseanza debiera
basarse en lo que el que aprende tiene que hacer para aprender. Y as es.

Primero, tiene que motivar a sus participantes a querer aprender. Conteste a sus preguntas:
Qu vamos a hacer? y En qu forma me beneficia esto?

Segundo, presente las ideas que comparte o ensea de modo que comprendan de qu est
hablando.

Tercero, evale su comprensin de lo que les ha presentado, de modo que usted y ellos sepan
cundo es tiempo para pasar a otra idea.

Cuarto, permitan que practiquen el uso de las ideas.

Quinto, deles retroalimentacin para que aprendan a raz de esta experiencia. Dgales qu
hicieron mal, por qu importaba y qu pueden mejorar. Tambin aydelos a reconocer los beneficios
de lo que hicieron bien para que continen usando los conceptos en su trabajo.

Conocer Efectivamente. Consideraciones Generales.

La habilidad de comunicar en forma efectiva es crtica para el xito de casi todo lo que haga
como comunicador, ya sea la motivacin, la presentacin de ideas nuevas, la comprobacin de la
comprensin y respuesta a sus preguntas, asignacin de situaciones de prctica y el darles
retroalimentacin.

La comunicacin efectiva significa que ellos:

1. Comprendan lo que usted dice,
2. Lo aceptan, y
3. Puedan usarlo

La regla ms importante para la comunicacin efectiva es: Piense bien lo que va a decir,
por qu lo va a decir y cmo lo va a decir... ANTES de decirlo.

En el resto de esta seccin dedicada a la comunicacin se comentarn algunos de los elementos
que debe considerar cuando est pensando bien

Barreras a la Comunicacin. El propsito de la comunicacin es pasar ideas e informacin a
otro. Nadie puede presumir hacerlo sin falla alguna. Por falla en la comunicacin entendemos una de
las tres siguientes:

1. El oyente no est escuchando o ni siquiera oye,
2. Escucha, oye, pero no comprende lo que usted dice, o
3. Comprende lo que usted dice pero no compra, no lo acepta, no lo comparte.

Veamos algunas de las razones de la falla en la comunicacin:

1. No se respeta al comunicador. Posiblemente porque no parece que el comunicador sabe de qu
habla, Una causa ms comn es que el que habla tenga una actitud de superioridad. El objetivo
del comunicador debe ser ayudar a aprender al discpulo; no demostrar lo listo que es. La
actitud de la clase debe caracterizarse por el respeto mutuo.

2. El comunicador no habla claro. Hable con claridad, no corra, al hablarles mrelos, no musite ni
tartamude, no tosa de fingido ni hable entre dientes, evite aquellas cosas que le desagradan
cuando otros le hablan a usted. Exprese sus ideas con sencillez. Use palabras simples. Evite
expresiones forzadas o impresionantes. Dgalo tal cual es.

3. Ritmo o avance excesivamente veloz, lento o montono. stas son causas comunes de las fallas
en las comunicaciones. Permanezca en un punto hasta que lo comprendan y una vez
comprendido, avance. Usted se entera de cunto le han comprendido haciendo preguntas. Se
evita la monotona cambiando de ritmo o velocidad y utilizando distintas tcnicas de
presentacin. Hablaremos ms tarde de varias tcnicas de presentacin.

4. Si los oyentes estn fsica o mentalmente cansados no lo comprendern. Reconozca el
cansancio. Es posible que se presente hacia el final de cada da, en especial al finalizarse la
presentacin. Los descansos frecuentes para estirarse disminuyen el cansancio.

5. Fallar en la comunicacin si los participantes no ven cmo se relaciona lo que usted les dice
con sus propios puestos y con el resto de lo que han estado haciendo.

6. Fallar en la comunicacin si su informacin est mal organizada.

Hay que evitar todas estas barreras a la comunicacin ya que son importantes si desea
comunicarse con xito. La ltima barrera, es decir, la informacin mal organizada, merece
mayor explicacin.

Principios Bsicos de la Organizacin de la Informacin

1. Separar ideas complejas en varias ideas ms breves y ms sencillas. El objetivo consiste en
presentar, en una ocasin, algo que no sea tan complejo que confunda ni tan simple que aburra.
La informacin tiene que presentarse en trozos de tamao digerible. Por ejemplo, la idea
compleja de vender se desmenuza en motivar al cliente, identificar sus necesidades, mostrar
cmo tu empresa puede satisfacer esa necesidad, cerrar la venta. El ensear el proceso de venta
exige que se desmenuce la idea total en sus partes componentes. As se logra la comprensin
por s sola, en trminos de su relacin con las otras partes pequeas y luego como entidad total.
Una dificultad comn a todos es que tratan de cubrir demasiado de una vez.

2. Vaya de la informacin general a la especfica y de nuevo a la general. Antes de entrar en el
detalle minucioso de un tema, ofrezca primero una perspectiva general. Empiece con la visin
del conjunto, luego los detalles y finalmente complete la presentacin con un sumario de las
ideas generales.

3. Relacione la informacin con lo que la precedi y lo que seguir. La mayor parte de las ideas
que presente formarn parte de una serie de conceptos interrelacionados por cuanto lo que usted
comunique o ensee es un proceso de razonamiento, paso a paso. Cada puesto deriva
lgicamente del paso anterior y precede lgicamente al paso que sigue. A usted le toca asegurar
que sus oyentes vean y comprendan la relacin lgica entre dichos pasos.

4. Enfoque una idea importante a la vez. As evita la dificultad comn de comunicar o ensear
demasiado a la vez. Por ejemplo, si usted est discutiendo o enseando cmo hablar con un
cliente por telfono, qudese en esa idea hasta que lo comprendan. No trate de ensear cmo
cerrar la venta en la oficina de un cliente al mismo tiempo. Hay que aclarar en qu forma se
relacionan estas dos ideas pero hay que ensearlas y comentarlas una por una.

Resumiendo, los principios bsicos de la organizacin de informacin son:
Separe ideas complejas en varias ms simples.
Vaya de la informacin general, a la especfica, a la general.
Relacione la informacin con lo que vino antes y con lo que vendr despus.
Enfoque una idea importante por vez.

Repita, reformule, re-plantee, re-enfatice las ideas importantes. La repeticin es uno de los
principios o requisitos ms importantes de la comunicacin y aprendizaje. Desafortunadamente, la
mayora de nosotros no aprende a hacer algo la primera vez que lo intenta. Ni por lo general
comprendemos algo la primera vez que lo escuchamos, sobre todo si se trata de una idea compleja.
Sus oyentes tampoco comprendern todo cuando les diga la primera vez que lo diga. Despus de
presentar una idea, tendr que formularla de nuevo, ilustrarla con un ejemplo, y quizs escribirla en
un rotafolio, usar pelculas, transparencias, etc. Las diferentes maneras de presentar informacin es el
siguiente tema que comentaremos.

Diferentes Maneras de Presentar Informacin.

El propsito de esta seccin es comentar varias maneras especficas de presentar informacin.
Al disponer de un arsenal de tcnicas para presentar la informacin, usted puede repetir las ideas
importantes sin dar la impresin de estar repitiendo una y otra vez. Adems, una forma efectiva de
cambiar el ritmo de la presentacin consiste en el uso de distintas formas de presentar la informacin.
La variedad contribuye a que tanto la comunicacin y el aprendizaje como la enseanza sean ms
amenos... y ms productivos.
Describiremos los cinco mtodos bsicos para comunicar informacin:
1. Enunciarlo y re-formularlo.
2. Usar ejemplos.
3. Demostrar.
4. Hacer que sea visible (uso de rotafolio), pelculas, transparencias, etc
5. Utilizacin del grupo (hacer preguntas).

Estas tcnicas representan las herramientas bsicas que utilizar como comunicador. Son
tcnicas de comunicacin. La mayor parte de este texto comenta y describe las tareas que ha de
realizar con estas herramientas.

Un buen comunicador, al igual que un buen artesano, sabe cul es la tarea especfica que
quiere realizar y luego elige la herramienta apropiada para dicha tarea, Adems, es un experto en el
uso de cada herramienta. A continuacin de esta seccin, debe usted comprender cules son las
herramientas para la comunicacin, en qu difieren, qu tarea realiza mejor cada una y las
limitaciones de cada una. Entonces estar listo para aprovechar al mximo de la experiencia que haga
de ellas.

Enunciar y re-formular las ideas y la informacin. Estar usted comunicando muchas ideas,
procedimientos y ejercicios diferentes. La manera ms directa de comunicarse y con frecuencia la
ms eficiente, consiste sencillamente en decir lo que se quiere comunicar. No use un ejemplo. No lo
apunte. Limtese a decirlo con palabras. Si quiere repetir la idea, slo reptala o re-formlela; sin
usar ejemplos, el rotafolio, ni preguntas hechas al grupo.

Las ventajas de meramente enunciarlo son: toma un tiempo mnimo, es as como la mayora
de las personas reciben la informacin, y usted conserva el mayor control sobre lo que se dice y el
tiempo requerido para decirlo. Entre la introduccin y el resumen puede usar ejemplos, preguntas,
rotafolios, etc.

Lo que limita a este procedimiento de meramente enunciarlo es que pronto se hace aburrido y
cansador, tanto para los oyentes como para el comunicador. Es necesario mantener un surtido de
presentacin compuesto de ejemplos, apuntes en el rotafolio y preguntas para variar el ritmo,

En general, el mero enunciado de la idea, la palabra llana, ser el mtodo de comunicacin que
con ms frecuencia se utilizar. Lo usar para presentar ideas, para resumirlas, para presentar
ejemplos y para resumir los puntos principales en los ejemplos. Utilizar este procedimiento para
explicar los diagramas que realice. sta es la tcnica fundamental: hablar solamente. Pero hay que
tener mucho cuidado con las limitaciones de esta tcnica. Puede convertirse en algo aburrido para
usted y para sus oyentes. Rara vez se limitar a enunciar ideas por perodos que duren ms de cinco
minutos. Su presentacin incluir variedad de ejemplos, preguntas y apuntes en el rotafolio.

Ya que el enunciar informacin e ideas es una herramienta de comunicacin de la cual har
tanto uso, es importante que la use bien. La regla individual ms importante es piense bien lo que
quiere decir antes de decirlo. Y sepa por qu lo va a decir. Luego utilice los principios bsicos para
organizar la informacin que comentamos antes. Desmenuce una idea compleja, enfoque una idea
por vez, presente las ideas en orden lgico, vaya de lo general a lo especfico, a lo general; seale la
pertinencia de lo que dice, es decir, cmo se relaciona con otras ideas y cmo se relaciona con la
direccin y administracin.

El uso de ejemplos para comunicar. Su tarea consiste en inducir a los oyentes a hacer algo. Se
espera que utilicen las ideas en su trabajo. Los participantes trabajan con elementos reales, tangibles,
concretos. Al igual que la mayora de nosotros, comprenden con mayor facilidad lo concreto y
tangible que lo abstracto. ste es el valor y de ah la importancia de los ejemplos. Las ideas que usted
estar comunicando son a veces abstractas, como ideas que son. Usted puede darles vida para que
parezcan ms tangibles, ilustrndolas con ejemplos concretos que tengan significado para los
participantes.

Hay ciertos peligros y limitaciones en el uso de ejemplos. La ancdota puede ser tan interesante
o chistosa que opaca el punto que se desea ilustrar. Recuerde, los buenos cuentos no son fines en s
mismos dentro de la comunicacin. El cuento o el ejemplo es solamente un medio para subrayar el
punto.

Un segundo peligro consiste en que el punto por subrayar no est claro o no sea pertinente con
lo que se comenta en ese momento. Otro peligro, y a todos nos ha pasado, es olvidar los datos clave o
el remate de la ancdota.

Una de las limitaciones ms serias de los ejemplos es que toman mucho tiempo. Normalmente
lo recibirn cuando d ejemplos. A la gente le gustan los cuentos; por consiguiente no faltarn los
que, por su actitud, se animen a contar ms y ms ejemplos. La mejor forma de evitar estas
dificultades consiste en preguntarse Que estoy buscando con este ejemplo? Piense bien por qu sera
til el ejemplo. Piense bien los puntos importantes que quiere subrayar. Piense bien qu va a decir.

Los oyentes para una buena narracin de ejemplos son iguales a los de una buena narracin de
cuentos. Los ejemplos deben ser breves, significativos y oportunos, y uno debe contribuir a afianzar
los puntos importantes del remate final.

De dnde se sacan los ejemplos? Mayormente de la experiencia. Y la comunicacin, desde
luego, debe incluir varios ejemplos en la estructura. Todo lo que va a ensear o la utilizacin de
ejercicios pueden servir de referencia como ilustracin de un punto particular que quiera subrayar.
Tambin obtendr buenos ejemplos de los mismos oyentes. Espontneamente, a veces ofrecern un
ejemplo para ilustrar lo que usted est diciendo. En ocasiones Ud. querr pedirles ejemplos. Los
ejemplos proporcionados por sus participantes son generalmente los mejores y ms significativos
ejemplos que pueda usar. Hablaremos ms acerca de esto en utilizacin del grupo.

Presentar la informacin mediante demostracin. Demostrar algo significa hacerlo realmente.
Un ejemplo describe lo que se hizo.

La gran ventaja de demostrar es que se comunica haciendo algo real; uno practica lo que
predica. Usted demuestra cmo se usan las ideas, en lugar de decirles simplemente cmo usarlas. El
demostrarles cmo se hace es el idioma ms prctico, fundamental y efectivo. Adems, es el ms
convincente: Ver es Creer.

Pero hay peligros en la demostracin de cmo usar las ideas que est comunicando o
enseando: lleva mucho tiempo. Pero un peligro ms grave es el hecho de distraerse del contenido de
la situacin problema y perder de vista los puntos importantes que hay que subrayar en referencia al
uso de ideas. El propsito ms importante es enfocarse en los procedimientos que est demostrando y
no en los detalles del contenido de la situacin particular que est usando.

Por lo general, es mejor demostrar una idea slo despus de hablar de ella e ilustrarla con
ejemplos. Entonces, los oyentes o participantes comprendern mejor lo que usted est haciendo
cuando use las ideas.

Hacer que sea visible (uso de rotafolio). Parte de su equipo normal de comunicacin y
enseanza sern los rotafolios, estn constituidos por grandes hojas de papel de unos 70 x 90 cm.,
colocados en un caballete. Esto es lo que se utilizar para hacer visible la informacin. Tambin
puede utilizarse el pizarrn.

Hay varias razones importantes para hacer que sea visible la informacin. Una necesidad
primordial de muchos oyentes es realmente ver lo que Ud. dice. Tienen que observar lo que se dice y
mirarlo un rato antes de que la idea de veras les llegue.

Los rotafolios tambin son una gran ayuda para el comunicador. Mencionamos antes que
ciertos tipos de informacin son difciles de comunicar con palabras, especialmente las relaciones
entre varios elementos, que se dicen mejor con dibujos o con diagramas. Tambin habr ocasiones en
que se querr hablar de una serie de ideas. Si estn escritas es ms fcil volver a referirse a ellas. Si
solamente las enuncia, los oyentes o participantes las olvidan o pierden el hilo de las ideas casi de
inmediato.

Hay, por lo menos, seis razones para escribir en los rotafolios y ocasiones para usarlos:

1. Cuando quiere apuntar algo para futura referencia. Por ejemplo: una pregunta que el
grupo hace y usted no quiere contestarla en ese momento pero s ms tarde. Escrbala de
modo no olvidarse. 0 bien, preguntas acertadas sobre el tema, que usted quiere que los
oyentes aprendan y utilicen. Escrbalas, ponga la lista en la pared para que estn a la vista
durante toda la presentacin.

2. Escrbalo cuando quiera enfatizar un punto o quiera dejar algo en exhibicin permanente.
Por ejemplo, cuando ensea acerca de algo importante comparado con otras cosas y es
crtico. Una exposicin permanente se refiere a algo que ha escrito y puesto en la pared
para que se vea todo el tiempo. Ejemplo: una lista de procedimientos que deben conocer.
Si la informacin es tal que usted o los oyentes pudieran referirse a ella con beneficio
durante la presentacin, pngala en la pared y tngala a la vista. Las exhibiciones
visuales permanentes son utilsimas para exponer los puntos ms importantes frente a los
oyentes.

3. Escrbalo cuando quiera comparar o sealar relaciones. Cuando trabaja con sus
situaciones de trabajo siempre es necesario que todos tengan una idea de lo que se trata.
Con frecuencia es til dibujar un diagrama que muestre la manera en que se relacionan
entre s las diferentes operaciones o procedimientos.

4. Asignacin de tarea o trabajos. Al asignar la tarea o responsabilidad, usted debe explicar
primero en qu consiste la tarea y luego lo que se debe hacer con ella.
Apunte la informacin importante que le ofrezca el grupo. Haga visible su propia
comprensin de lo que le dicen para que puedan corregirse si ha comprendido mal.

5. Escrbalo si hay una serie de puntos a comentar individualmente y en conjunto. Es
precisamente lo que estamos haciendo aqu. Estamos en el N 5. Una razn para escribir
una serie de puntos o temas es que a esta altura no se acuerde cules eran los nmeros 1 al
4 (haga la prueba). Pero, estando escrito, usted puede volver y repasarlos. Cuando hace
una pregunta al grupo y espera recibir varias respuestas; apntelas. Por ejemplo: Qu
beneficios hay en aprender esta idea nueva? Escriba en un rotafolio todas las preguntas
como las respuestas. Esto estimular ms respuestas. Cuando apunta lo que dicen est
reconociendo visiblemente que lo que dijeron es importante.

6. Finalmente, escriba una idea cuando quiera encapsular o resumir la esencia de una
discusin o intercambio. Cualquier intercambio debe producir algunos puntos
importantes. A veces stos se pierden en los desvos que provoca la misma discusin.
Complete una fase de intercambio o discusin haciendo una lista de los puntos principales
en un rotafolio. Por ejemplo, despus de repasar y discutir las ideas hechas por un
participante, en una situacin propia, haga una lista en el rotafolio de las principales
dificultades con que se encontr, los principales beneficios que logr, o bien, las
principales ideas que utiliz, fueran los que fueran stos.

Hemos comentado las razones para escribir la informacin. La regla fundamental que
mencionamos al principio tambin se aplica aqu: antes de escribirlo, piense bien por qu lo est
escribiendo y piense bien qu es lo que lo lleva a escribir. A estas alturas debe resultar claro que el
pensar lo que va a hacer, antes de hacerlo, es la clave de la comunicacin efectiva.

El escribirlo y hacer que sea visible es un medio efectivo para la comunicacin, pero puede
llevar a la exageracin. No escriba todo. Es obvio que no alcanza el tiempo. Hay muchas cosas que
basta con decirlas para que se entiendan. No hace falta tomarse el tiempo de escribirlas. Adems,
todo se detiene cuando usted escribe. Llegar a ser molesto si a cada rato se detiene para escribir una
insignificancia.

Adems, no se extienda cuando escriba. Abrevie, elimine todas las palabras que pueda sin
malograr el mensaje. Por ejemplo, usted puede hacer la pregunta: Qu recompensa o beneficios ve
usted cuando mejora su habilidad para resolver problemas? En el rotafolio puede escribir apenas
Beneficios. Pero debe escribir lo que dijo en voz alta. Tenga cuidado, sin embargo, cuando reformula
lo que le dijeron. Pueden pensar que malentiende o que est torciendo sus palabras.

El objetivo al escribir es comunicar. Escriba lo suficientemente claro y grande como para que
lo puedan leer. No escriba tanto en una sola hoja que se vea desordenado y confuso. Por otro lado,
no pretenda realizar obras de arte ni se deje llevar por el preciosismo. Lo importante es comunicar.

Para enfatizar las ideas, use colores distintos, subraye, enmarque. De alguna manera destaque
los puntos ms importantes que quiere transmitir. Subraye la informacin que parece ser ms
significativa.

Logre que los oyentes lo digan por usted. Anteriormente dijimos el aprendizaje es un proceso
activo. Una de las maneras de involucrar a los participantes y lograr su participacin es hacerles
preguntas. Sin embargo, el conseguir la participacin es slo razn secundaria para hacer preguntas.
El principal propsito de hacer preguntas es conseguir alguna informacin til.

Hay dos clases distintas de informacin que se pueden conseguir del grupo. Una es la
retroalimentacin que le indica a usted (y a ellos) qu tan bien comprenden lo que les comunica. ste
es el propsito de comprobar su comprensin. Los participantes tambin tienen informacin que
usted necesita si ha de comunicar con efectividad. Es informacin que slo ellos tienen. Usted no la
tiene mientras no la pida.

Cul es la informacin que slo los oyentes tienen? Esencialmente podemos dividirlas en dos
clases: conocen mejor que nadie su propio trabajo y la clase de problemas que tienen. Tambin tienen
sus propias opiniones e interpretaciones de lo que usted est comunicando. Ambas clases de
informacin pueden ser tiles el comunicador.

Los mejores ejemplos, ms significativos y pertinentes que jams podr lograr, son aquellos que
el grupo le suministra. Son stos los ejemplos que comprenden y con los cuales se identifican con
mayor facilidad. Por ejemplo, usted puede ilustrar las consecuencias de una mala resolucin de
problemas con algn ejemplo de su propia experiencia. Pero es mucho ms poderoso y convincente si
uno de los oyentes habla de un ejemplo de su propia experiencia que le remacha el punto por usted.
En forma semejante, usted puede ofrecer un ejemplo de un problema en que debiera haber usado las
ideas que fueron enseadas en otro grupo, pero es mucho ms contundente si uno de ellos da el
ejemplo. Hasta cierto punto, les cuesta creerlo cuando usted habla de sus puestos. Es ms
significativo, ms creble, ms convincente si otro oyente explica cmo las ideas expuestas le ayudan
a hacer mejor su trabajo que si usted se los dice.

El ilustrar los usos y el valor de lo que est comunicando a sus oyentes es una tarea que hay
que realizar, pero que ellos pueden realizar mejor que usted. Usted ayuda solicitando esta clase de
informacin.

Recuerde que usted es el experto en su materia o tema y el maestro experto. Ellos son los
expertos en sus propios puestos y son los nicos que saben lo que ellos piensan de las ideas que usted
est comunicando. El propsito de pedirles a ellos un ejemplo es para lograr que uno de ellos apoye
lo que usted ha dicho y lo traduzca a su idioma. Indirectamente, el que le conteste estar diciendo S ,
es una idea ti1 y es as como se aplica a las tareas que realizamos.

La tarea de usted es presentar su materia. Despus de presentar una idea y quizs ilustrarla,
pida a uno de sus oyentes que muestre cmo podra aplicarse la idea a su trabajo. Su objetivo al hacer
esto es conseguir que ellos confirmen lo pertinente de la idea reformulada por un participante en sus
propias palabras. Y, de paso, logran otros objetivos: cambiar de ritmo para ellos y hablar en lugar de
escucharlo a usted.

Aumenta el inters y se sienten ms involucrados cuando se logra que participen en forma
activa. La participacin es valiosa si es significativa, es decir, si los oyentes contribuyen en forma
significativa a la tarea de aprender. La mayor contribucin que pueden hacer sus oyentes es dar
informacin acerca de sus puestos y de cmo se aplican las ideas a su trabajo. Poco pueden contribuir
a las ideas en lo abstracto, pero pueden hablar horas de cmo estos conceptos se aplican a situaciones
de trabajo especficas.

Es importante que usted les reconozca a sus oyentes que pueden contribuir en forma
significativa. Es importante que les d la oportunidad de contribuir. El reconocimiento implcito es
de valor para ellos. La informacin que ofrecen es til para usted y para ellos, ya que les ayuda a
comprender mejor. Sus oyentes constituyen uno de los recursos ms valiosos en la enseanza.
selos!.

Hemos estado hablando de obtener la informacin del grupo en forma deliberada y consciente
para ayudarle a ensear o comunicar. El grupo decide que cierta informacin sera til y formula una
pregunta para obtenerla. Dado que el ambiente en una sesin suya es amplio y democrtico, en
ocasiones, los participantes harn contribuciones espontneas, interrumpiendo con sus preguntas.
Estas ofertas no planeadas del grupo pueden sacudirlo si no est preparado. 0, por otro lado, puede
usar estas preguntas para comunicar y ensear con mayor efectividad. Podramos hacer una lista de la
amplia variedad de preguntas y comentarios que los participantes podran hacer, pero no sera de tanta
ayuda. Unas reglas y principios generales seran de mayor provecho.

A menudo, un comunicador le responde inapropiadamente a las preguntas y comentarios
espontneos del grupo. A veces es porque el comunicador no oy exactamente lo que se dijo. La
regla fundamental para manejar comentarios espontneos del grupo es asegurarse que comprende lo
que se dijo antes de responder. El escuchar siempre es difcil. Es especficamente difcil comprender
los comentarios espontneos, porque, en contraste con las respuestas a una pregunta que usted hizo,
no sabe qu clase de comentario l va a hacer despus de habero dicho. Adems, con frecuencia el
comentario no encaja con sus pensamientos del momento. Tiene que olvidarse de aquello en que
pensaba cuando le interrumpieron y concentrarse en lo que el individuo dice. Una treta til es repetir
la pregunta o comentario antes de contestar. Esto le da al oyente la oportunidad de corregirse si
entendi mal. Tambin le da tiempo para pensar en su respuesta antes de darla.

Generalmente los participantes estarn de su lado. No estn tratando de derrumbarlo con las
preguntas y comentarios que le hacen, Al contrario, el 90% de las veces estn apoyando lo que usted
dice. Con demasiada frecuencia, por quin sabe qu razn, los comunicadores nefitos se ponen a la
defensiva y reaccionan negativamente cuando un participante interviene espontneamente. Puede
evitar este error escuchando con cuidado y recordando una segunda regla importante: Sus oyentes
estn tratando de ayudarle. Djelos que 1o hagan. y recompnselos cuando ayudan. Diga
simplemente: gracias, o 1o que sea conveniente en cada caso. Eso es importante porque realmente
quieren aprender todo lo que usted tenga para darles.

Aunque valiosas tanto para los oyentes como para usted, las contribuciones espontneas toman
tiempo y deben ser controladas. Esto se puede hacer hacindoles saber cunto material tienen que
cubrirse en el tiempo disponible. Por mucho que se diviertan en las discusiones de grupo, sus
participantes aprobarn que se corte su intervencin si comprenden el por qu. Usted tiene mucho
terreno que cubrir con ellos. Infrmeles de cunto es y comprendern por qu se constituye usted en
guardin del tiempo.

Integracin de las Diferentes Maneras de Comunicar

Ya es tiempo de que nos detengamos para resumir, poner todo en orden y ver cmo se
acomodan las partes para formar un todo. Hemos estado hablando de la comunicacin, de diferentes
maneras de comunicar ideas e informacin a los oyentes para ayudarles a aprender. Usted busca
comunicar en forma efectiva, lo que quiere decir evitar las barreras a la comunicacin.

Hemos discutido cinco maneras para comunicar, cinco herramientas que puede utilizar para
transmitir su mensaje:

1. Enunciar y reformular la informacin
2. Usar ejemplos
3. Demostrar lo que quiere que hagan
4. Escribirlo - que sea visible
S. Utilizacin del grupo - tanto haciendo preguntas como aprovechando sus comentarios
espontneos.

Cada herramienta tiene sus ventajas y desventajas particulares. Cada una se usa mejor para
ciertas tareas. Usted tiene que ser diestro en el uso de cada una de estas herramientas. Tiene que
saber en todo momento cul es la tarea que quiere realizar - lo que est tratando de lograr. Entonces
elige la herramienta que mejor pueda cumplir con esa tarea.-