ESCALA CONSTRUES E EMPREENDIMENTOS LTDA.

PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS
FINANCEIRO
FI 01 CONTAS A
PAGAR
NBR ISO 9001:2008 e PBQP-H

CPIA
CONTROLADA

N:
02

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS:
CONTAS A PAGAR
ELABORADO E FORMATADO POR:
Adimilson ngelo de Moura

REVISADO E CONFERIDO POR:

Camila Roberta Fernandes

N:
FI 01

REVISO:
01

DATA:
29/01/201
4

PGINA:
1/5

ANALISADO CRITICAMENTE E APROVADO POR:

Eliza Cristina Alves de Souza

ANLISE CRTICA:
Documento analisado criticamente e aprovado quanto sua adequao

ASSINATURA APROVAO:

1.

OBJETIVO:
Padronizar o processo de pagamentos vista e a prazo.

2.

DOCUMENTOS DE REFERNCIA:
NBR ISO 9001:2008.
PBQP-H

3.

DEFINIES E SIGLAS:
3.1. OC: Ordem de Compra.
3.2. NF: Nota Fiscal.
3.3. CNPJ: Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica.
3.4. Razo Social: Nome registrado no cadastro de Pessoa Jurdica.
3.5. Compra emergencial: Compras em regime de urgncia que no podem aguardar os prazos definidos no processo de
compra.
3.6. SCP: Sociedade por Cota de Participao.

4.

RESULTADOS ESPERADOS:
Garantir a eficcia no cumprimento do fluxo de caixa;
Garantir a satisfao direta e indireta dos fornecedores e prestadores de servio.

5.

RECURSOS / MATERIAIS:
Acesso ao mdulo Financeiro do Mastermaq;
Acesso aos mdulos do Sistema TOTVS RM FLUXUS e RM NUCLEUS
Microcomputador;
Tales de Cheques;
Dbitos Bancrios Tarifas e Despesas;

6.

PROCEDIMENTOS:
6.1. PAGAMENTOS FORNECEDORES / MATERIAL PADRONIZADO.
PASSO

RESPONSAVEL

01

Suprimentos/
Ps-Vendas/
Contabilidade

02

Auxiliar Financeiro

AO
Monta o processo de compra, conforme PO especfico do Setor de Suprimentos. Para o
pagamento ser aceito pelo Setor Financeiro dever conter:
Sistema Mastermaq (Condomnios)
Nota Fiscal e Ordem de Compra devidamente preenchida com cdigo oramento,
valor, data e assinatura do setor de suprimentos e do gerente responsvel e
validada pelo almoxarife/ setor solicitante.
Sistema TOTVS (SCPS)
Alm das especificaes acima, a Nota Fiscal dever estar lanada no RM
NUCLEUS e carimbada com o nmero do Identificador. E dever ser entregue ao
financeiro por meio de protocolo.
Valida os dados e, quando efetivo:
Mastermaq
Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar.
a. Movimento> Lanamentos Financeiros> Compras>
Incluir> Salvar> modifica as datas de vencimento> Salvar.
b. Carimbar o documento com o carimbo de LANADO e escrever o n do
movimento includo no carimbo.

CPIA
CONTROLADA

N:
02

TOTVS
Confere no sistema RM FLUXUS em contas a pagar se a data de vencimento est correta,
valor do documento com suas respectivas parcelas, impostos devidamente calculados.
Cadastro> Lanamentos> Contas a Pagar> Ref. Movimento
1.

Arquivo de Documentaes
a. A Nota Fiscal dever ser arquivada na pasta de ttulos a pagar conforme
data de vencimento junto com o seu respectivo boleto bancrio.
a. Aps o pagamento do boleto bancrio, deve ser retirado o comprovante
de pagamento e anexar o mesmo ao documento para arquivo

Para os casos de estar contrrio ao procedimento devolver ao setor contbil.

03

Gerente
Financeiro /
Auxiliar Financeiro

04

Auxiliar Financeiro

05

Gerente
Financeiro

06

Auxiliar Financeiro
/ Assistente
Financeiro

Os pagamentos devem ser cadastrados com, no mnimo, 10 (dez) dias de antecedncia ao

seu vencimento, caso contrrio o setor solicitante dever requisitar autorizao do Gerente
Financeiro.
Para adiantamento de pagamento a fornecedor dever:
1. Justificativa do Setor Solicitante
a. O setor solicitante dever entregar a justificativa junto com a OC do
adiantamento ao seu gerente. Aps a autorizao, o documento dever
ser entregue ao gerente financeiro.
b. Aps a validao do gerente financeiro, o documento entregue ao
auxiliar financeiro que lanar no sistema Mastermaq ou TOTVS o
adiantamento do fornecedor.
c. Depois de efetuado o pagamento, o setor solicitante tem no mximo sete
dias para entregar ao setor financeiro o documento formal.
Diariamente pela manh so retirados os relatrios de contas a pagar.
1. Retirada do Relatrio Mastermaq
a. Relatrios> Financeiro> Contas a Pagar> Analticos > Contas a pagar.
b. Campos:
Vencimento: colocar a data do dia
Mostrar: Marcar a opo Dirio
Modelos: Marcar opo 1
Filtrar Unidade: Marcar esta opo filtrar unidade > selecionar a unidade
administrativa que deseja.
c. Clicar em Imprimir > visualizar em vdeo.
2. Retirada do Relatrio TOTVS
a. Cadastro> Lanamentos> A pagar com vencimento hoje> Ok.
b. Clicar em Imprimir> Visualizar em vdeo> Imprimir.
Depois da retirada dos relatrios, os mesmos so conferidos de acordo com seus respectivos
ttulos/ documentos fsicos e entregues ao coordenao financeiro.
Avalia as contas a pagar e juntamente com os dados das contas a receber, valida ou orienta
ao assistente e auxiliar financeiro a tomar as providncias necessrias.
Fecha diariamente pela manh, os processos de pagamentos.
Importante: verificar o banco e conta para pagamento de cada ttulo.
Faz a programao do pagamento e cadastra no sistema bancrio.
Encaminha juntamente com os outros compromissos dirios ao Gerente Financeiro.
1. Cadastro no sistema Bancrio Santander, Ita, BB ou CEF
a. Site:
www.santanderempresarial.com.br,
www.itau.com.br,
www.bb.com.br ou www.cef.com.br
b. Colocar os dados da agncia e conta.
c. Entre com login e senha.
Dentro do sistema inclua os pagamentos de acordo com cada banco.

CPIA
CONTROLADA

N:
02

Para os pagamentos na sede da empresa em cheque ou dinheiro, os mesmos sero

liberados a partir das 14h00.
1. Pagamentos em Cheques:
Os cheques devero ser nominais e com as devidas cpias.
No ato do pagamento o fornecedor dever assinar comprovante de recebimento do cheque.
Aps a emisso do cheque o documento e a cpia do cheque ficaro em uma pasta
aguardando sua compensao para ser baixado no sistema mastermaq ou TOTVS.
2. Pagamentos em Dinheiro:
No ato do pagamento o fornecedor dever assinar comprovante de recebimento do dinheiro
conforme modelo recibo no servidor, pasta financeiro, modelo recibo.
Gerente
Financeiro

07

Valida os pagamentos lanados no banco, por meio de senha ou assinatura eletrnica.

Recebe os ttulos pagos no dia anterior e d baixa, informando no sistema Mastermaq ou
TOTVS o local (banco) do pagamento, conforme procedimento:
1. Baixa dos Pagamentos no sistema Mastermaq.
a. Com o documento e comprovante em mo ir em: Movimento>
lanamento> Financeiro: Compras.
b. Digitar o n do movimento que est anotado no carimbo de lanado no
documento> Consultar.
c. Lado Direito do computador > Baixar> Conta para baixar (selecione a
conta de origem do pagamento) > Data da Baixa (deve ser a data em que
o documento foi pago)
d. Lado esquerdo do computador> Baixar a Duplicata.

08

Auxiliar Financeiro

2.

Baixa dos Pagamentos no sistema TOTVS

a. Com o documento e comprovante em mos ir em: Cadastro>
lanamento> contas a pagar> ok.
b. Selecionar a coluna Movimento ou Ref. Movimento> Digitar o n do
identificador que estar anotado no carimbo.
c. Selecionar o lanamento> cone baixar> opo sim> Conta para baixar,
data de vencimento, valor pago, se teve imposto verificar se o calculo est
de acordo> Ok.
Importante: Caso o valor do pagamento do ttulo seja diferente do valor do titulo original (ex.:
descontos, juros, multas), deve-se alterar o valor no campo valor pago no momento da
baixa.
Aps a baixa dos ttulos, os mesmos so entregues ao coordenador financeiro para
conciliao bancria.

09

Coordenador
Financeiro

Diariamente pela manh retiram-se os extratos bancrios do que foi pago no dia anterior.
feita uma conferncia de tudo que foi pago, por meio de anlise dos ttulos com os extratos
bancrios, conforme procedimento interno de Conciliao bancria.
Envia os documentos para arquivo pela Contabilidade.

10

Contabilidade

Realiza conciliao contbil conforme procedimento interno e arquiva os documentos.

Localiza documento e comprovante de pagamento no arquivo fsico para entrega quando
requisitado por outro setor.

6.2. PAGAMENTOS DE METRISTAS E PRESTADORES DE SERVIOS:

PASSO

RESPONSAVEL

01

Coordenador do
Planejamento/
Auxiliar Financeiro

AO
O coordenador de operao dever negociar com os prestadores de servios
um prazo de no mnimo 10 dias para pagamento.
Todas as medies de metristas e empreiteiros passaro pelo setor de
planejamento para sua devida validao e acompanhamento do contrato.
1. Empreiteiros/ Metristas:
As medies de empreiteiros com o valor superior a R$ 500,00 devero ser
CPIA
CONTROLADA

N:
02

retido 10% sobre o valor do pagamento. Estes valores devero ser pagos na
ultima medio conforme acordado no contrato.
Os valores retidos devero ser totalizados e documentados pelo setor de
planejamento.
Para efetivar os pagamentos dos metristas e empreiteiros necessrio que os
documentos estejam devidamente preenchidos com todos os dados
necessrios e assinado/autorizada pelo setor de planejamento. A nota fiscal
referente medio dever ser lanada no Nucleus pelo setor de
Contabilidade conforme procedimento de Nota Fiscal.

02

Auxiliar Financeiro

Para lanamentos das medies:

Condomnios:
a. Cadastra no sistema Mastermaq em contas a pagar,
conforme dados enviados e validados pelo coordenador
do planejamento.
SCPS:
b. As medies so validadas pelo setor de planejamento e
lanadas pelo setor de Contabilidade.
Os pagamentos devem ser cadastrados conforme as datas descritas no item 1
deste procedimento.
Os pagamentos sero feitos em cheques nominais, dinheiro ou transferncia
bancria conforme descritos em contrato conforme item 06 do procedimento
acima.

6.3. PAGAMENTO FRIAS/ RESCISES/ VALE TRANSPORTE/ FOLHA DE PAGAMENTO/ CONSIGNADO/

PENSO ALIMENTICIA/ CONTRIBUICAO SINDICAL/ MENSALIDADE SINDICAL:
PASSO
RESPONSAVEL
AO
Os documentos/recibos devero vir com as seguintes informaes:
Mastermarq
Nome do Fornecedor/ Funcionrio, CNPJ/CPF, Unidade Administrativa e Centro de
Custo e dados bancrios conforme modelo de recibo.
01

Departamento De
Pessoal /RH

TOTVS
Nome do Fornecedor/ Funcionrio, CNPJ/CPF, Centro de Custo, Tarefa e Cdigo do
Produto.
Se documento lanado via integrao Labore X Fluxus entregar documento com o
valor lanado para previso e confirmao de dbito junto ao banco.

Prazos para entrega dos documentos:

02

Departamento De
Pessoal /RH

1.

FOLHA DE PAGAMENTO
1.1. Adiantamento: 3 dias teis antes do pagamento
1.2. Pagamento: 3 dias teis antes do pagamento

2.

FGTS
2.1. Entrega: 2 dias teis antes do vencimento
OBS.: Quando a demanda for maior, fazer previso: 3 dias antes do
vencimento

3.

INSS
3.1. Entrega: 5 dias teis antes do vencimento

4.

IRRF
4.1. Entrega: 5 dias teis antes do vencimento

5.

BOLETOS DIVERSOS
5.1. Entrega: 10 dias antes

CPIA
CONTROLADA

N:
02

03

Auxiliar Financeiro

04
05

Gerente Financeiro
Auxiliar Financeiro

06

Auxiliar Financeiro

6.

FRIAS
6.1. Entrega: 4 dias teis antes do vencimento

7.

RESCISO/GRRF
7.1. Aviso Trabalhado
7.1.1. Previso de pagamento: 7 dias antes
7.1.2. Entrega da guia de resciso: 1 dia antes
7.2. Pedido de Demisso
7.2.1. Entrega da guia: 3 dias teis (Exceto alojamento)
7.3. Termino de Contrato
7.3.1. Entrega da guia: 1 dia antes
7.4. Aviso Indenizado
7.4.1. Entrega da guia: 3 dias teis
7.5. Antecipao do trmino de contrato:
7.5.1. Entrega da guia: 3 dias teis

8.

VALE TRANSPORTE
8.1. VT Carto Salrio
8.1.1. Entrega: 5 dias teis antes do 1 dia do ms
8.2. VT e VA Administrativo
8.2.1. Entrega: 5 dias teis antes do 1 dia do ms

9.

DADOS BANCRIOS DE FUNCIONRIOS

9.1. O RH ser responsvel por atualizar sempre que preciso a planilha
disponibilizada no Uso Geral.: \\dncorp-escala\Dados\USO GERAL\DADOS
BANCARIOS D.P\02 - DADOS BANCARIOS ATUAIS

Recebe os documentos e registra no sistema quando Mastermaq. Se TOTVS confere

o lanamento para controle do fluxo de caixa.
Valida e envia documentos para a efetivao do pagamento.
Conforme passo 04 do item 6.1.
Importante: Realizar cpia dos documentos (FGTS, GRRF, Rescises) e
comprovantes de pagamentos dos mesmos e enviar para o departamento de pessoal.

6.4. CAIXA INTERNO

PASSO

RESPONSAVEL

01

Assistente
Administrativo

02

Assistente
Administrativo

03

Assistente
Administrativo

AO
Previso
A previso dever acontecer pelo responsvel do setor no mnimo dois dias
antes da retirada do dinheiro, o mesmo ser liberado das 14hs s 17hs.
OBS.: Situaes de exceo devero ser autorizadas pelo Gerente
Financeiro.
Caixa Interno por Setor
1. Planejamento / RH-DP / Ps Venda / Recepo
liberado um valor X de acordo com a demanda de cada setor.
No h uma data especfica para acerto do mesmo, porm quando efetuado
dever seguir as regras da previso.
2. Engenheiros
liberado um valor X de acordo com o pr-estabelecido pelo engenheiro
responsvel (Amiro). O acerto dever ocorrer at o 5 dia do ms seguinte para
que as notas fiscais sejam aceitas.
Acerto de Contas
O acerto dever acontecer no mximo sete dias aps o adiantamento
devidamente preenchido com o carimbo de autorizao, caso no ocorra, o
mesmo ser encaminhado gerncia para as devidas providncias.
No ser feito outro adiantamento antes de acertar algum pendente.

CPIA
CONTROLADA

N:
02

04

7.

Assistente
Administrativo

Reembolso
Ser realizado cinco dias aps a entrega do documento (recibo, NF),
devidamente preenchido com o carimbo de autorizao das 14hs s 16hs.

CONSIDERAES:
Os cheques de frias e resciso sero emitidos individualmente, de acordo com o documento enviado pelo
Departamento de Pessoal.
Todos os cheques sero emitidos nominais.
Os cheques so emitidos de acordo com os dispositivos encaminhados (resciso, FGTS, IRRF, etc.)
Qualquer pagamento dever seguir este fluxo e com prvia autorizao da gerncia financeira.

CONTROLE DE REVISO
DATA
22/01/2014

REVISO
01

HISTRICO
Reviso geral do documento.

CPIA
CONTROLADA

N:
02