Cherie Kerr sabe como o PowerPoint pode ser instigante e persuasivo em uma reunio de negcios.
Ela tambm tem conscincia de que pode ocorrer o oposto.
DICA: No PowerPoint, para converter rapidamente uma AutoForma em outra sem perder as modificaes de formatao, selecione a forma a ser alterada, clique no boto Desenhar (na barra de ferramentas Desenho ), aponte para Alterar AutoForma e, em seguida, clique na nova AutoForma.
"Ele pode ser seu melhor amigo", comenta a consultora de relaes pblicas de Santa Ana, Califrnia. "Mas preciso us-lo corretamente".
A viso imparcial de Kerr sobre o conhecido programa grfico e de apresentaes da Microsoft retrata um debate que se estende da esfera comercial acadmica. Enquanto muitos reforam o valor do PowerPoint como uma poderosa ferramenta comercial, outros afirmam que o programa um estorvo para interaes efetivas que ele confunde, distorce e at impede a comunicao.
Porm, como observa Kerr, qualquer discusso sobre os mritos e demritos do PowerPoint s ilustram a importncia de usar o programa a seu favor. Veja aqui 10 maneiras de usar o PowerPoint para destacar, e no denegrir, sua empresa.
1. Faa a sua parte usando material cativante. De certa forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser seu pior inimigo. Por mais simples e envolvente que seja criar slides e imagens cativantes, lembre-se de que o PowerPoint no funciona por conta prpria. O pblico veio para ouvi-lo e no para fitar imagens projetadas na tela. Crie um timo programa de PowerPoint, mas no deixe que suas observaes orais sejam menos atraentes. "O PowerPoint no faz apresentaes ele cria slides", afirma Matt Thornhill, presidente da Audience First, uma empresa de Midlothian, que oferece treinamento em apresentaes. "Lembre-se de que voc est criando slides como apoio de uma apresentao oral".
2. Simplifique. Provavelmente j vimos apresentaes de PowerPoint e outras em que o palestrante parece disposto a pedir o programa em casamento. Afinal, era bvia a paixo por cada dobra, efeito especial e cada pedacinho de modernidade disponvel. Mas as apresentaes de PowerPoint mais eficazes so simples grficos de fcil compreenso e imagens que refletem a fala do orador. Alguns especialistas sugerem no mais do que cinco palavras por linha e no mais do que cinco linhas por slide. "No deixe o trabalho ficar lotado de palavras e imagens", afirma Kerr. "Voc precisa realmente mostrar tudo na tela?"
3. Minimize o uso de nmeros nos slides. O grande atrativo do PowerPoint sua capacidade de transmitir idias e servir de apoio s observaes do palestrante de forma concisa. Isso se torna difcil diante de uma grande quantidade de nmeros e estatsticas. Em sua maioria, as apresentaes de PowerPoint mais eficazes no oprimem os espectadores com excesso de valores e nmeros. Deixe isso para uma etapa posterior, mais abrangente, atravs de apostilas distribudas no final da apresentao. Se desejar enfatizar uma estatstica no PowerPoint, considere o uso de um elemento grfico ou imagem para transmitir a idia. "Quando, por exemplo, certa vez, eu estava falando sobre a prevalncia de pacientes com Alzheimer, usei a fotografia de uma senhora de idade, em vez de projetar nmeros na tela", afirmou Kerr.
4. No imite o PowerPoint. Um dos hbitos mais comuns e prejudiciais de usurios de PowerPoint fazer uma leitura simples da apresentao visual para o pblico. Isso no s redundante exceto pelo uso do controle, qual o motivo da sua presena? como transforma a mais linda apresentao em um tdio absoluto. O PowerPoint funciona melhor com observaes orais que ampliam e discutem, em vez de reproduzir, o que est na tela. "Mesmo com o PowerPoint, voc precisa de contato visual com o pblico", afirma Roberta Prescott, do The Prescott Group, uma empresa de consultoria de comunicaes situada em Connecticut. "Essas pessoas no vieram ver sua nuca".
5. Faa observaes no tempo certo. Outra armadilha potencial so os comentrios do apresentador que coincidem precisamente com a apresentao de um novo slide do PowerPoint. Isso s divide a ateno do pblico. Um programa do PowerPoint bem planejado apresenta um novo slide, d ao pblico a oportunidade de ler e digerir o material e, em seguida, permite a apresentao de comentrios que ampliam a imagem na tela. " uma questo de tempo", afirma Kerr. "Nunca fale junto com o slide".
6. Faa pausas. Novamente, o PowerPoint mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usurios experientes do PowerPoint no se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso no s permite um descanso visual, como tambm eficaz para concentrar a ateno em trocas mais orais, como uma discusso em grupo ou sesso de perguntas e respostas.
7. Use cores vibrantes. Um contraste forte entre palavras, imagens e o fundo pode ser bastante eficaz na transmisso de mensagens e emoes.
8. Importe outras imagens e elementos grficos. No limite a apresentao ao que o PowerPoint oferece. Use imagens e elementos grficos externos para variar e atrair visualmente, inclusive vdeo. "Geralmente uso um ou dois videoclipes bem curtos nas minhas apresentaes", afirma Ramon Ray, um consultor de tecnologia de Nova York. "Isso acrescenta humor, transmite uma mensagem e relaxa o pblico".
9. Distribua apostilas no final no durante a apresentao. Algumas pessoas talvez discordem de mim neste aspecto. Mas nenhum orador quer falar para um pblico que est entretido lendo o resumo de seus comentrios. A menos que o acompanhamento da apostila seja essencial para a apresentao, aguarde o trmino para distribuir o material.
10. Faa uma reviso rigorosa antes da apresentao. Nunca perca a perspectiva do pblico. Depois de rascunhar seus slides do PowerPoint, revise seus comentrios, fingindo ser um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faa alteraes. So grandes as chances da apresentao como um todo ficar melhor depois disso.