ACTA AUDIENCIA ASIGNACIN DE RIESGOS DE LA

LICITACIN PBLICA 10 DE 2008

Calle 26 No.13-49 Interior 201 Tel. 3282121 www.supernotariado.gov.co

El da 7 de Noviembre de 2008, a las 10.00 A.M, se reunieron en la Superintendencia de

Notariado y Registro, en la Sala de juntas de la Secretaria General la Dra. DORIS
AMANDA RODRIGUEZ ORTEGA, en su calidad de Secretaria General, Dr. DIEGO
ANDRES TRIANA TRUJILLO, Coordinador (e) del Grupo de Contratacin Administrativa,
Dr. WILLIAM FERNANDO ALBARRACIN BARRETO, Jefe de la oficina de Informtica,
MONICA BURGOS, Abogada del Grupo de Contratacin Administrativa, y los seores:
LADYBETH DAZ y JOSE LIBARDO BORJA SUREZ en representacin de la empresa
COLGRABAR LTDA., LUIS GABRIEL FAJARDO ARDILIA, en representacin de la
empresa TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A., MARIA DEL PILAR BERRIO TRUJILLO,
en representacin de la empresa UBIQUANDO, LISETTE MEZA y ANDREA ROJAS, en
representacin de la empresa CONSULTING NET S.A. con la finalidad de llevar a cabo la
audiencia pblica de asignacin de riesgos del proceso de Licitacin Pblica 10 de 2008,
cuyo objeto consiste en contratar el diseo, adquisicin, implementacin e integracin de
una infraestructura tecnolgica de gestin documental ajustada a los procesos misionales,
archivsticos y estndares de tecnologa de informacin y comunicaciones (tics) de la
administracin pblica y de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artculos 4 de la Ley 1150 de
2007 y 88 del Decreto 2474 de 2008, se da un margen de espera para otorgar la
posibilidad de participacin en la presente audiencia.

Se adelanto, el siguiente orden del da:
1. Sntesis del proceso.
2. Lectura de la distribucin del riesgo.
3. Observaciones.
4. Elaboracin de Acta de Audiencia y firma.

Se realiza una lectura sobre la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos:

De acuerdo al artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el 88 del Decreto 2474 de 2008,
dispone que las entidades publicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos.

RIESGOS PREVISIBLES: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza
del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia.

1. RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas del mercado
regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la
adopcin decisiones administrativas.

Financiero.
Prdida de liquidez.
Inflacin.
Cambiario.
Variacin de Precios.


2. RIESGOS OPERATIVOS: Son intrnsecos al contrato y comprende todas las formas
que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de
voluntades:

Variacin en la disponibilidad o en el coste de los insumos necesarios para prestar
los servicios.
Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios
necesarios para poder ejecutar el objeto contractual.
Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus
subcontratistas, suministradores de bienes y servicios.








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Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del

contratista seleccionado a sus trabajadores.
Incumplimiento de la administracin en los pagos.
Ejercicio del ius variandi.
Retraso en el incumplimiento de suministro de elementos
Defecto en la instalacin de equipos
Defectos de los insumos y elementos
Daos a terceros.


ESTIMACIN DEL RIESGO

La estimacin del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y
su impacto en caso de que se materialice. La medicin efectiva y cuantitativa del riesgo se
asocia con la probabilidad de una prdida futura. Para el caso de la contratacin estatal
no se establece una metodologa para la cuantificacin del riesgo, lo cual da a la entidad
cierto grado de discrecionalidad.
Frente a la contratacin que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su
grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relacin con el equilibrio econmico
del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de
medicin como se presenta a continuacin: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo.

































CONTRATISTA
M
E
C
x
x
x
x
x
x
REGULATORIO:
OPERATIVOS
Incumplimiento de subcontratistas,
suministradores de bienes y servicios
necesarios para poder ejecutar el objeto
contractual.
ESTIMACIN DE RIESGOS

RIESGO PREVISIBLES GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO

MEDIO
Financier

Perdidad de liquidez
Inflacin
Cambiario
Variacin de Precios MEDIO

Variacin en la disponibilidad o en el coste de
los insumos necesarios para prestar los
servicios. MEDIO MEDIO

MEDIO
MEDIO ALTO
Incumplimiento de obligaciones laborales o de
seguridad social por parte del contratista
seleccionado a sus trabajadores. MEDIO MEDIO
Daos a terceros. BAJO BAJO
Retraso en el incumplimiento de instalaciones de
elementos. MEDIO ALTO
Defecto en la instalacin de los elementos MEDIO ALTO
x
Defectos en los elementos. MEDIO ALTO
Incumplimiento de la administracin en los pagos. BAJO MEDIO
Ejercicio del Ius variandi MEDIO








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ASIGNACIN DE RIESGOS

El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratacin es el parmetro
utilizado como estndar internacional en la materia, que busca mitigar los costos
generados para hacer frente a cada contingencia. En atencin a lo dicho, los riesgos son
distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y
administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de proteccin
atenuacin o diversificacin.
Se anexa cuadro de asignacin y tipificacin de riesgos:








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El seor , en representacin de la empresa interviene previo al inicio de la audiencia
solicitando se aclare el porque en el cronograma la publicacin de los prepliegos se hace
el 10 de octubre y las observaciones se hacen el mismo da, fecha en la cual tambin se
responden.

Advierte que segn la normatividad el prepliego de condiciones debe ser publicado por 10
das y en ese tiempo pueden presentar observaciones. La pregunta es en el sentido del
porque no se puede hacer observaciones al prepliego de condiciones en esta audiencia.

Se aclara al interesado que las observaciones las pueden presentar al correo electrnico
asignado para el proceso y lo puede hacer hasta el 24 de Octubre de 2008, y queda claro
entonces que esta audiencia es solo para determinar la asignacin de los riesgos.

La Abogada Mnica Burgos lee la asignacin de riesgos prevista en el prepliego de
condiciones.

Por consenso todos los interesados afirman estar de acuerdo con la asignacin de riesgo
previsto por la entidad, por lo que se procede a levantar el acta

Siendo las 11.00 A.M., se da por terminada y se suscribe por quienes participaron en ella.
CONTRATISTA LA SUPERINTENDENCIA
MECANISMO DE
MITIGACIN
x
PLIZA DE
CUMPLIMIENTO
x
PLIZA DE
CUMPLIMIENTO
x
PLIZA DE
SALARIOS
PRESTACIONES
SOCIALES
x
x
x
PLIZA
DECUMPLIMIENTO
PLIZA DE LOS
BIENES Y
CORRECTOS
FUNCIONAMIENTO
x
PLIZA DE LOS
BIENES Y
CORRECTOS
FUNCIONAMIENTO
x
POLIZA DE
RESPONSABILIDAD
CIVIL
EXTRACONTRACTUAL

Cambiario
Inflacin
REGULATORIO:
Finaciero
Perdidad de liquidez
Incumplimiento de la administracin en los pagos. BAJO
MEDIO
Variacin de Precios
OPERATIVOS
Variacin en la disponibilidad o en el coste de los
insumos necesarios para prestar los servicios.
Incumplimiento de subcontratistas,
suministradores de bienes y servicios necesarios
para poder ejecutar el objeto contractual.
Defecto en la instalacin de elementos
Defectos en los elementos.

MEDI
O
ALTO
MEDI
O
MEDIO
MEDIO

Incumplimiento de obligaciones laborales o de
seguridad social por parte del contratista
seleccionado a sus trabajadores.
Daos a terceros.
MEDIO
MEDIO
BAJO
Ejercicio del Ius variandi
Retraso en el incumplimiento instalacin
Elementos y servicios de
soporte.
MEDI
O
MEDI
O
ALTO
ALTO
ALTO
BAJO
MEDIO
MEDIO
ASIGNACIN Y TIPIFICACIN DE RIESGOS

POLIZA
x
ALTO

ALTO
RIESGO PREVISIBLES GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO








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DORIS AMANDA RODRIGUEZ ORTEGA



DIEGO ANDRES TRIANA TRUJILLO
Secretaria General Coordinador grupo de contratacin
Administrativa ( e)





WILLIAM ALBARRACIN


MONICA BURGOS
Jefe de Informtica Abogada del Grupo de Contratos








LADYBETH DAZ
COLGRABAR LTDA.



JOSE LIBARDO BORJA SUREZ
COLGRABAR LTDA.



LUIS GABRIEL FAJARDO ARDILIA
TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A.