Manual de GL

FORMATOS EFICIENTES
Manual de Usuario
Contabilidad General
Departamento de Capacitacin
Marzo 2011
INDICE
Datos Maestros de Cuentas de Mayor 4
Visualizacin de parmetros de sociedades FI. 4
Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - Central 6
Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central) 9
Visualizar modificaciones en Plan de Cuentas 10
Carga de Tipos de Cambio 11
Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestos 11
Reporte de Plan de Cuentas 13
Consulta cuentas de mayor 16
Registraciones de Cuentas de Mayor 20
Registrar documento cuenta de mayor 20
Modificar documento contable 20
Visualizar asiento contable 22
Visualizar modificacin del documento 24
Anulacin individual 26
Anulacin en masa 28
Contabilizacin general 29
Contabilizar con modelo 31
GL-017 Crear modelos de imputacin 33
Compensacin manual 35
Variante de Compensacin Manual de Cuentas Bancarias 37
Versin
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Compensacin Automtica
Creacin/Modificacin/Visualizacin de documentos peridicos
Visualizar Operaciones
Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor
Visualizar saldos de cuentas mayores
Operaciones de Cierre y Reportes
Apertura/cierre de periodos contables
Valoracin de partidas en moneda extranjera
Arrastre de saldos cuentas de mayor
Diario Compacto Estndar SAP
Reporte cuentas de mayor
Ejecucin del Balance
Versin
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Datos Maestros de Cuentas de Mayor
Visualizacin de parmetros de sociedades FI.
Transaccin OBY6
Presionando el botn accedemos a otra informacin como por ejemplo
los datos impositivos de cada empresa.
Versin
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Presionando el botn se accede a los datos de direccin de la Sociedad.
Versin
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Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - Central
FS00- creacin, modificacin y visualizacin
Versin
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Transaccin FS15 - Extender cuenta a otra sociedad.
Resulta de utilidad cuando fuera necesario crear varias cuentas que sern utilizadas en
varias sociedades
Ejecutar (F8)
Bloqueo de cuenta Contable (se realiza dentro de la FS00 con el botn )
Versin
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Se deben tildar los tipos de bloqueos deseados.
Fijar peticin de borrado (se realiza dentro de la FS00 con el botn )
Crear/Modificar/Visualizar Cuentas Contables en el Plan de Cuentas
Transaccin FSP0
Se pueden realizar las mismas tareas descriptas en el punto anterior pero solo aquellas
funciones asociadas al Plan de Cuentas.
Versin
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Como bloquear:
O fijar peticin para borrado:
Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central)
Transaccin FS04
ENTER
Versin
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Se selecciona una de las opciones, se da OK
Doble clic y se tiene el detalle de hora y usuario
Visualizar modificaciones en Plan de Cuentas
Transaccin FSP4
Versin
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Se visualiza lo mismo que en punto anterior, pero cambios a nivel plan de cuentas.
Carga de Tipos de Cambio
Transaccin OB08
Aqu se debe ingresar la cantidad de unidades de la moneda 1 que corresponden a cierta
cantidad de unidades de la moneda 2. En el ejemplo, 3, 94 pesos, corresponden a un
dlar.
Toda vez que se modifique una cotizacin, se deber cargar esta un tipo de cambio.
Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestos
Transaccin FTXP
Versin
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Los importes en azul son los activos.
En cuentas de impuestos, se visualizan las cuentas para cada tipo de alicuota:
Versin
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Reporte de Plan de Cuentas
Transaccin S_ALR_87012326
Versin
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Se obtiene por cuenta la descripcin y detalles de la misma
Con el botn se accede al dato maestro de la cuenta en la FSP0
Versin
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Versin
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Consulta cuentas de mayor
Versin
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Detalle de la cuenta
Versin
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Actualizacin de versiones de Balance Contable
Transaccin FSE2/FSE3
Usualmente no puede modificarse, se deber tener permiso especial.
Ejecutar
Se va modificando cada grupo dependiendo de las necesidades de presentacin del
balance.
En asignar cuentas se pueden agregar o quitar segn correspondan (en forma de rango, o
individualmente)
Versin
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La estructura de balance est definida de manera que no tenga saltos, para que las
cuentas contables caigan dentro de alguna rama de la misma, directamente en el
momento de su creacin.

Versin
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Registraciones de Cuentas de Mayor
Registrar documento cuenta de mayor
Transaccin FB50 (enjoy)
Luego presionar botn que contabiliza:
Por medio de esta transaccin solo se registran cuentas contabilizables directamente. No
se puede imputar las cuentas asociadas (de proveedores o clientes)
Modificar documento contable
Transaccin FB02
Versin
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Enter
Se hace doble click en la posicin que se quiera modificar
Le agregamos un dato en el campo asignacin
Versin
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NOTA: solo los campos en blanco son susceptibles de cambios o modificaciones, los
campos de importe y cuentas contables no podran ser modificados una vez contabilizado
el documento.
se graba modificacin
Visualizar asiento contable
Transaccin FB03
Versin
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Y cada posicin con el detalle de cada una, haciendo doble click:
Lista de documentos
Desde la misma transaccin FB03 se pueden seleccionar varios documentos a la vez
utilizando filtros de seleccin. Ejemplo:
Versin
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Se completan los parmetros de busqueda que se requiera en este caso:
Sociedad: 1000 (FESA)
Ejercicio: 2011-01-28
Clase de doc: SA (clase de documento para cuentas de mayor)
Fecha de registro (entrada al sistema): 28.01.2011
Luego se presiona botn o F8
Con doble click se puede acceder al mismo.
Visualizar modificacin del documento
Transaccin FB04
Versin
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Enter
Se hizo un cambio en el campo asignacin y muestra valor actual o nuevo, y el valor
anterior, que estaba en blanco.
Versin
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Posicionndose sobre cualquiera de las dos lneas y presionando se obtiene el
detalle de quien lo hizo:
Anulacin individual
Transaccin FB08
Se ingresa el nmero de documento SAP para anulacin y se debe elegir un motivo de
anulacin:
Versin
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Con se puede observar el documento previo a contabilizarse
su anulacin.
Con se contabiliza dicha anulacin
Se visualiza documento con FB03
El importe del debe ahora pasa a estar en el haber y viceversa con la otra posicin.
En la cabecera del documento se observa la informacin del documento que lo anul.
Versin
1.0
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Anulacin en masa
Transaccin F.80
Esta transaccin realiza lo mismo que la del punto anterior, solo que aqu se pueden
reversar varios documentos a la vez.
Versin
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Se pueden elegir varios parmetros de seleccin y luego dejar tildado check ejecucin de
test para poder ver una simulacin antes de contabilizar la anulacin. Luego volver con
, sacar el check en el campo test, y ejecutar mediante .
Contabilizacin general
Transaccin F-02
Este paso es igual que el de la transaccin FB50. La diferencia est en la disposicin de
los datos y la entrada de cuentas.
Versin
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Con el matchcode seleccionamos la cuenta a imputar en la posicin 40 (debe)
Completamos cuenta, presionamos ENTER, y completamos los siguientes datos:
Vamos a la posicin siguiente que se visualiza en la pantalla y seleccionamos la cuenta
del haber en este caso (se pueden tener hasta 999 posiciones, el debe siempre debe
balancear con el haber)
Seleccionamos cuenta para haber (clave de contabilizacin 50)
Versin
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Presionamos Enter y completamos datos:
Grabamos el documento
Contabilizar con modelo
Transaccin FBR2
Versin
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Se completa con el documento, ao y sociedad del cual se quiere tomar como modelo de
imputacin.
Con Enter, se van pasando las pantallas hasta que se llega a:
Luego se contabiliza.
Versin
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NOTA: si se quieren cambiar fechas o algn campo en particular, se puede efectuar sin
problemas.
GL-017 Crear modelos de imputacin
Transaccin FKMT
Crear nuevo
Se completan los atributos
Detalle de posicin:
Se van completando las lneas de posiciones de documento:
Versin
1.0
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Grabar
Al querer luego contabilizar cualquier tipo de documento se puede llamar a ese modelo de
imputacin generado:
Versin
1.0
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Compensacin manual
Transaccin F-03
Se visualizan dos documentos
Compensamos las cuentas Banco Cred. Transitoria
Versin
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Presionar Tratar partidas
Seleccionamos nmero de documento
Versin
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Los 600 aparecen en los dos documentos en azul (significa que estn seleccionados)
Grabar
Como es compensacin de cuentas de mayor el documento no tiene posiciones
Variante de Compensacin Manual de Cuentas Bancarias
Versin
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En esta etapa se debern analizar las partidas pendientes que no pudieron ser
conciliados automticamente.
Para poder realizar este anlisis se desarrollo un reporte que muestra el estado de la
conciliacin con los saldos y los totales de las partidas pendientes. Tambin se podr
realizar el anlisis en las cuentas bancos transitorios.
Principales motivos de partidas abiertas (pendientes):
Partidas que requieren Ajuste Contable Bancario
No coinciden los importes
Falta contabilizar en Libros
Contabilizaciones en Libros erradas
Una vez realizado el ajuste estas partidas sern compensadas en la siguiente
conciliacin y podrn ser compensadas a travs de los procesos:
q
Compensacin automtica: Si se captura la misma clave en el campo de
Asignacin
q
Compensacin manual.
Partidas solo deben compensarse manualmente en SAP
Existencia de ms de una partida con el mismo valor a conciliar
(ej. Dos depsitos en libros por $ 1.000,00 y un depsito en Bancos por el mismo
valor)
Dbito bancarios que se compensan con Crditos bancarios
Dbito libros que se compensan con Crditos libros
Estas partidas se compensarn mediante el mtodo de Compensacin manual
utilizando los nmeros de documentos a compensar como enganche de la
compensacin o modificando el valor clave en el campo de asignacin.
Partidas que se compensarn en las conciliaciones siguientes
Partidas Pendientes en libros que se compensarn ms adelante
Partidas Pendientes en bancos que se compensarn ms adelante
Todas aquellas partidas que no pudieron compensarse a travs de la compensacin
automtica y que correspondan compensarse, debern para su compensacin seguir los
Versin
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siguientes pasos:
Identificar las partidas que deben compensarse
Modificar el campo de asignacin por la clave conciliado u otra clave identificatoria
(Opcional)
Para realizar esa modificacin seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese en la transaccin FBL3N para visualizar las partidas abiertas y modificar el
campo de asignacin con la clave a conciliar
Ejecutar (F8)
Versin
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Hacer click en las partidas para ver el documento:
Se hace click en Men / Documento / Modificar.
Versin
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Grabar el cambio
Ahora la partida tiene un texto en campo asignacin:
Se ingresa a la transaccin F-03 (compensacin manual de partidas abiertas)
Versin
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Pgina 41
Click en
Seleccionar de la lista uno de los criterios de seleccin, en nuestro ejemplo vamos utilizar
asignacin
Versin
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Enter
Indicar el concepto de asignacin (en este caso conciliado) para que compense las
partidas que tengan el concepto indicado en el campo de asignacin.

Presionar los botones resaltados en el punto anterior
Marcar todo
Desactivar partidas
Hacer doble Clic las partidas que desean compensar
Versin
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Contabilizar
Importante
La modificacin en la transaccin FBL3N, solo es necesaria si se desea filtrar en esta
transaccin por el campo Asignacin.
Se visualiza nuevamente la partida conciliada
Versin
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Versin
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Ahora las partidas figuran en verde, ya que han sido conciliadas.
Compensacin Automtica
Transaccin F.13
Las conciliaciones bancarias se realizarn a travs del mdulo de Libro Mayor, utilizando
la herramienta de Compensacin de Cuentas para la eliminacin de partidas que
correspondan conciliarse.
Esta compensacin de cuentas no se realizar en la cuenta de Banco Extracto (real) sino
que se realizar en las cuentas de Banco Transitorias, cuentas que son utilizadas para
registrar los movimientos de libro mayor y movimientos de extractos a conciliar. Son las
que se utilizan en las transacciones diarias de SAP.
Cuenta / Descripcin
1113+++0 (Banco Real/Extracto)
1113+++1 (Banco Transitoria)
Las compensaciones podrn realizarse manual y/o automtica y se utilizar la clase de
documento de compensacin AB
Compensacin automtica:
Es el proceso que se encargar de compensar la mayor cantidad de partidas posibles en
la conciliacin. Este proceso permitir solo compensar movimientos entre libros y bancos
dentro de una sola cuenta de mayor, siendo su procedimiento buscar todos aquellos
movimientos que coincidan en los valores imputados en el campo de asignacin de la
cuenta seleccionada y cuya suma de importes den cero. Las partidas pendientes de
compensacin cuyo saldo de cero sern compensadas en una segunda instancia a travs
de la compensacin manual.
Versin
1.0
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Pgina 46
Compensacin manual:
Es el proceso que se encargar de compensar todo aquello que no pudo realizarse
a travs de la compensacin automtica y su procedimiento ser buscar y listar solo
aquellas partidas del criterio que se defina manualmente al momento de la seleccin de
datos (por ejemplo: nmeros de documento u otro criterio). Posteriormente el usuario
podr activar o desactivar aquellas partidas que correspondan o no compensarse y a
diferencia del mtodo anterior este procedimiento permitir compensar entre diferentes
cuentas.
Acceso a la transaccin desde SAP: F.13
Se realiza el siguiente caso:
a- se obtiene el documento de pago 2000000008 consecuencia de la cada de CPD
con Banco Industrial (pago a proveedores
Posicin del Banco:
Versin
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Numero de cheque
b- Se obtiene un documento clase CE consecuencia de la carga del extracto
electrnico.
Posicin de banco:
Versin
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Numero de cheque
Registramos ahora la compensacin automtica desde la transaccin F.13
Versin
1.0
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Sociedad: la sociedad a la que corresponden los documentos, se puede establecer un
rango de sociedades clickeando y completando los valores que correspondan
Luego presionar para grabar la seleccin.
Ejercicio: el ao actual o al que pertenezcan las partidas a compensar.
: En este caso se compensaran cuentas de mayor (de banco) Tildar
este campo.
Cuenta de mayor: completar las cuentas que se necesiten compensar, en este caso las
cuentas de banco transitorias.
Versin
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Fecha de compensacin: es la fecha de contabilizacin de la compensacin que se
desea realizar.
Ejecucin de test: se recomienda en primera instancia clickear este check ya que de ese
modo se obtendr una visualizacin preliminar de las partidas que se conciliaran. Si esta
todo OK, se vuelve para atrs (F3), se quita dicho tilde y se procede con la contabilizacin
en modo real de la compensacin.
En modo TEST:
Aqu se visualizan los dos documentos mencionados anteriormente para su futura
compensacin, en los cuales la cuenta seleccionada en la F.13 se encuentra en posicin
DEBE en uno, y en posicin HABER en el otro documento.
Atrs
Se quita el tilde de Modo Test
Versin
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Ejecutar nuevamente
Aparecer el siguiente mensaje y presionamos Enter.
Se visualiza el documento:
Versin
1.0
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Pgina 52
Este documento no tiene posiciones ya que es una compensacin
Se procede a visualizar el detalle de la cuenta de Banco seleccionada para
compensacin:
Transaccin FS10N
Ejecutar (F8)
Versin
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El saldo es cero, porque todas las partidas han sido compensadas. Si se ejecuta un doble
click en la lnea de febrero (periodo 2)
Se obtiene la partida en verde, porque ha sido compensada, con el nmero de cheque
3005.
Versin
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Creacin/Modificacin/Visualizacin de documentos peridicos
Transaccin FBD1
Son asientos modelo que deben re-imputarse todos los meses por misma cuenta, y
mismo importe. Se setean de la siguiente manera:
Presionamos ENTER
Datos de la primera posicin y comienzo de la seleccin de cuenta de mayor para la
segunda posicin:
Versin
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ENTER
En importe completamos con * (toma el mismo importe de la posicin anterior, solo sirve
para cuando trabajamos con dos posiciones, sino completar el numero de importe que
corresponde)
Grabar
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 56
Visualizar Operaciones
Transaccin FBL3N / FAGLL03
Versin
1.0
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Pgina 57
Haciendo doble click en cada lnea se navega hasta la posicin del documento que
corresponde a la cuenta en cuestin.
Visualizar saldos de cuentas mayores
Transaccin FS10N
Ejecutar o F8
Versin
1.0
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Pgina 58
Aqu es posible visualizar, las partidas al Debe, las partidas al Haber, todo el Saldo y/o el
Acumulado, a un perodo determinado, haciendo doble click sobre la casilla deseada.
Una vez seleccionado el importe que deseamos visualizar, la vista es similar a la de
partidas, donde aquellas con el smbolo son partidas pendientes de compensacin y
las que tienen el smbolo son partidas compensadas.
Se puede visualizar documento clickeando sobre el numero de documento y marcando
Se va a la posicin de la cuenta respectiva en la consulta, y clickeando el boton se
puede observar el documento completo
Versin
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Operaciones de Cierre y Reportes
Apertura/cierre de periodos contables
Transaccin OB52
Variante: depende de la sociedad FI (si es 1000: EKI, si es 2000: EKD, si es 3000:
LeaderPrice)
Clase de cuenta: si es de A (activos), D (clientes), K (proveedores), M (materiales), y S
(cuentas de mayor)
De cuenta a cuenta: esta abierto para todas las cuentas, en caso de querer tener
cuentas con aperturas separadas especificarlas.
De periodo ao a periodo ao: desde que periodo de que ao esta abierto, y hasta cual
(marca ao/ejercicio cerrado)
Versin
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Marzo 2011
Pgina 60
Valoracin de partidas en moneda extranjera
Transaccin FAGL_FC_VAL
Desde esta transaccin se contabiliza el revalo de partidas y saldos contabilizados
en moneda extranjera, al cierre de cada mes. Es necesario para la ejecucin tener
debidamente actualizados los tipos de cambio en la OB08
Ejecutar valoracin de Moneda Extranjera
FAGL_FC_VAL
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 61
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 62
Ejecutar
Se valorizan los documentos con saldos en moneda extranjera.
Clickeando
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 63
Log de contabilizaciones a efectuarse: clickeando
Transaccin SM35: ejecucin de la contabilizacin de valoracin
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 64
Se verifican los documentos generados en SAP por la valoracin de la factura del
proveedor y caja en ME
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 65
Documentos de reversa al mes siguiente:
Por caja en ME
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 66
Por proveedores:
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 67
Arrastre de saldos cuentas de mayor
Transaccin FAGLGVTR
Con esta operacin se registra el arrastre de los saldos de las cuentas de resultados
registradas durante el ejercicio, a una cuenta de remanente del rubro del patrimonio neto.
En caso de querer ejecutarlo en real, volver para atrs (F3) y destildar Ejecucin de Test.
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 68
Diario Compacto Estndar SAP
Transaccin: S_ALR_87012289
Se ven todos los documentos y posiciones como en el Libro Diario.
Ejecutar (F8)
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 69
Reporte cuentas de mayor
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 70
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 71
Ejecucin del Balance
Transaccin F.01
Ejecutar (F8)
Se puede realizar navegacin clickeando las flechitas del reporte, y as viendo los
diferentes niveles hasta llegar al nodo final que corresponde a la cuenta:
Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 72

Versin
1.0
Marzo 2011
Pgina 73

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Judul Asli

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