DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. *
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito



FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden
a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso
ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de factura
debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.
Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn error
o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura ordinaria o
bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no
cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una
factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el
precio, descuentos, devoluciones, etc.





Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un mismo
destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es necesario
anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor
total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin, pero
siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un
precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.


La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de
compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se
incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la
compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre y direccin del proveedor-
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de
artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de envo, de
manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al
cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce
haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario
ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las mercaderas es
previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO
COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por
un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una
empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en
la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers
de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve
para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota
crdito significa una erogacin.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la
cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre
del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo
debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone
de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir o
endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para
sealar el nombre del beneficiario.


Caractersticas particulares:
El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de
endosarlo, ya que la persona que sea el portador del cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni escribir los datos del
tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada institucin determine, de
acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya que en caso de extravo
o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria tiene la obligacin de
pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que debes notificar inmediatamente el extravo o
el robo al banco, adems de seguir el procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este
tipo de cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad mxima por la
que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del Banco de Mxico, estas pueden
variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva hasta que hayan
transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley General de Ttulos y Operaciones de
Crdito; misma que seala que ser de 15 das naturales que sigan al de su fecha, si fueran
pagaderos en el mismo lugar de su expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos
en diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos en el extranjero y
pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no transcurran estos plazos, no puede ser
cancelado el cheque, salvo en caso de robo.

CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente
seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado
por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al banco
certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar con
los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podr disponer de ese dinero.


Caractersticas particulares
El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.
Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y slo puede
canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe contener dos firmas
de funcionarios facultados por el banco.
Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su certificacin siempre y
cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario que quien lo emite tenga
una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que nicamente es para
clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de que el cheque entregado
como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de cheques y el cargo en
caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers levantar un acta ante el
ministerio pblico y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que procedan a
realizar los trmites de cancelacin.
CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente
slo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.


El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y
ste ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una
cuenta del beneficiario.
PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para
documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su
futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE
DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende
el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores
en calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo
fijo. Caja de Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de
intereses, devolucin de gastos mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito
bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en
nuestra cuenta.


















































Tipos de documentos sociales
Carta comercial: La carta comercial es la representacin de una sociedad o
establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios
Carta familiar: La carta familiar debe ser ms sencilla y espntaneas porque tenemos
mucha confianza con la persona a quien escribimos.
Tarjeta de recomendacin: El trmino recomendacin asume varios usos de acuerdo al
contexto en el cual se lo emplee. Uno de los ms extendidos es aquel que refiere al de
consejo, o en su defecto, una advertencia
Tarjeta de presentacin: La tarjeta de presentacin es "cara" de un profesional, as que
es importante disponer de tarjetas que refuercen la imagen y los objetivos empresariales.
Tarjeta de psame: Se designa con el trmino de psame a aquella expresin a travs
de la cual se le manifiesta a alguien el sentimiento que se tiene de su pena y afliccin,
especialmente vinculada a la prdida fsica de un ser querido.
Tarjeta de invitacin: Se designa con el trmino de invitacin al acto a travs del cual se
le comunicar a una persona, entidad, grupo, asociacin o empresa a que acuda a un
acto o evento organizado y convocado por nosotros.
Tarjeta postal:La tarjeta postal ilustrada, llamada simplemente "postal", "tarjeta postal", o
tarjeta de correo, es una pieza rectangular de cartulina, o cartn fino, preparada para
escribir y enviar por el correo tradicional, sin necesidad de usar un sobre.















































Registro Civil.
El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio pblico, encargado de dejar constancia de los
hechos o actos relativos al estado civil de las personas naturales, as como otros que las leyes le
encomienden.
1. REGISTRO DE NACIMIENTO
El acta de nacimiento es un documento pblico probatorio que hace constar de manera fehaciente
la identidad de la persona, la personalidad jurdica del individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiacin.
Adems, es el primer acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y registrado ante la
institucin pblica del registro del estado familiar.
2. REGISTRO DE MATRIMONIO
el matrimonio es una institucin social y permanente, por la cual se establece la unin jurdica de un
solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de derechos y obligaciones, originan el nacimiento y
estabilidad de una familia, as como la realizacin de una comunidad de vida plena y responsable.
3. REGISTRO DE DEFUNCION
El acta de defuncin es el documento a travs del cual se declara legalmente el fallecimiento de una persona.
4. REGISTRO DE DIVORCIO
Es la disolucin del vnculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la declaracin de la autoridad judicial.
5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una persona. Tambin se puede
acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.
1) Cedula de Identidad
El carn de identidad, oficialmente y segn la legislacin Documento Nacional de Identidad (DNI) o cdula de
identidad, es un documento emitido por una autoridad administrativa competente para permitir la identificacin
personal de los ciudadanos.
2) Carnet
Es un documento q acredita una autorizacion, a una persona determinada en donde se encuentran los datos.
3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su titular (en ciertos pases tambin a
sus descendientes directos e incluso a sus cnyuges) expedido por las autoridades de su respectivo pas, que
acredita un permiso o autorizacin legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales.
4) Licencia de Conducir
Una autorizacin para la conduccin de vehculos ("licencia de conduccin" y "carnet" o "permiso de
conduccin" en Espaa; "permiso" "licencia" en Latinoamrica) es un documento que acredita una
autorizacin administrativa a su poseedor la conduccin de vehculos por la va pblica.
Documento de Propiedad
Vivienda.
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin
de una vivienda.
Terreno.
Son los documentos que acredita a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin
de un terreno.
Vehculos
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes de un estado por la adquisicin
de un Vehculo.
Documento de Acreditacin.
Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobacin o reconocimientos de un logro acadmico entre
otros.
Diploma
En su acepcin clsica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido por alguna
Autoridad pblica. Entre los diferentes nombres con que se le conoce en la antigedad, se hallan como ms
comunes los siguientes: crtula, carta o karta, instrumento, testamento, pgina o escritura. Se da el nombre
de cartulario, libro, becerro o tumbo al cdice que rene las copias literales de los diplomas o privilegios
concedidos a una iglesia o corporacin y que se guarda en el archivo de la misma.
Ttulo.
Un grado acadmico, titulacin acadmica o ttulo acadmico, es una distincin dada por alguna institucin
educativa, generalmente despus de la terminacin exitosa de algn programa de estudios. Sin embargo, esta
denominacin suele utilizarse para denominar ms concretamente a las distinciones de rango universitario,
que tambin se denominan titulacin superior o titulacin universitaria.
Reconocimientos.
Los reconocimientos se otorgan a una persona por una determinada accin realizada o logro adquirido.
Documentos de Servicios.
Son aquellos que son emitidos por un ente para certificar las paga de los servicios.
Impuestos.
Los impuestos se cancelan al momento de comprar un producto, es por ende que en la factura de las compra
esta la cantidad de impuesto que pagamos.
Servicios.
Son los documentos que otorgan las empresas de servicio para el cobro y cancelacin de los mismos ejemplo
Electricidad, Agua, entre otros.