5.2.

LA UTILIZACIN DE SOFTWARE PARA ADMINISTRAR EL

MANTENIMIENTO EN UNA EMPRESA.
En la actualidad la mayor parte de las Empresas tienen mquinas o recursos que
exigen muchas labores manuales, aunque con la introduccin de la electrnica y la
informtica, la automatizacin en algunas organizaciones ha llegado a tal grado
que las labores manuales se han minimizado; podemos decir que el personal de
Mantenimiento est evolucionando de un artesano puro, a un semi artesano y
ahora a un tcnico especializado en Software.
Preservacin peridica (Primer nivel)
Corresponde al usuario del recurso, el cual como primer responsabilidad debe
conocer a fondo el instructivo de operacin y la atencin cuidadosa de las labores
de Preservacin asignadas a l (limpieza, lubricacin, pequeos ajustes y
reparaciones menores); esto es ejecutado generalmente en el lugar en donde se
encuentre operando el equipo.
Preservacin peridica (Segundo nivel.)
Corresponde a los trabajos asignados al tcnico medio y para el cual se necesita
un pequeo taller con aparatos de prueba y herramientas indispensables para
poder proporcionarle al equipo los Primeros auxilios que no requieren de mucho
tiempo para su ejecucin.
En las Administraciones Telefnicas estos trabajos de Preservacin son
ejecutados, ya sea por personal de Operacin o Mantenimiento, debido a la gran
automatizacin y versatilidad de los equipos, lo que est ocasionando la
necesidad de tcnicos con buenos conocimientos y habilidades cada vez ms
enfocados al Software que al Hardware de las mquinas, ya que la Preservacin
en primero y segundo nivel se sigue minimizando y el Mantenimiento al Servicio
maximizando.
En Mquinas o Equipos de alta tecnologa como son los de comunicaciones, su
evolucin ha dado lugar a que por ejemplo, despus de haberse instalado una
Central Telefnica, durante varios aos no se tienen necesidades de hacer
trabajos de Preservacin, si no exclusivamente de Mantenimiento y este se logra
generalmente con la constante vigilancia del buen funcionamiento del Software o
en ocasiones al cambio de Tarjetas que integran sistemas, subsistemas o circuitos
telefnicos segn el caso y las cuales son proporcionadas por el proveedor y
generalmente vienen encapsuladas con materiales aislantes tanto para mejorar su
Preservacin como para evitar la remocin o correccin de sus partes, pues una
reparacin a estas Tarjetas exige del personal de Preservacin, una alta y
evolutiva preparacin tecnolgica, adems de herramientas y laboratorios muy
avanzados y actualizados a una tecnologa cambiante que el proveedor se ve
obligado a seguir durante la bsqueda de su mercado; por esa razn esta funcin
de quinto escaln debe encontrarse en las fbricas del proveedor y no en los
lugares de Operacin y Mantenimiento, debido a la gran automatizacin y
versatilidad de los equipos, lo que est ocasionando la necesidad de tcnicos con
buenos conocimientos y habilidades cada vez ms enfocados al Software que al
Hardware de las mquinas, ya que la Preservacin en primero y segundo nivel se
sigue minimizando y el Mantenimiento al Servicio maximizando.
SOFTWARE DE MANTENIMIENTO
El software de gestin de mantenimiento es la forma proactiva de programar el
mantenimiento, por lo que incluso las ms cotidianas tareas no se pasan por alto,
lo que podra provocar reparaciones costosas en el largo plazo. La programacin y
asignacin de mantenimiento de rutina saca el trabajo de conjetura de
simplemente estar esperando que todo est funcionando correctamente con los
tcnicos sobrecargados haciendo lo mejor que pueden, justo a la altura.
Uno de los motivos por lo que los tcnicos de mantenimiento estn
sobrecargados, es que demasiado a menudo se pasan el da apagando incendios
cuando surgen situaciones de emergencia, cuando muchas de esas situaciones
de emergencia nunca podra haber ocurrido si el mantenimiento de rutina se
habra previsto y llevado a cabo. El software de mantenimiento convierte las
buenas intenciones en rdenes de trabajo con resultados previstos y fiables.
Los gerentes de mantenimiento y supervisores pueden tomar el control de sus
departamentos de mantenimiento con este tipo de software, no slo a travs de la
organizacin que resulta, sino tambin a travs de inevitables ahorros que se
producen cuando la maquinaria, los vehculos, las computadoras, y todos los tipos
de instrumentos utilizados en el mundo de los negocios son mantenidos
apropiadamente
El mantenimiento programado regularmente, incluso el tipo que slo requiere una
rpida inspeccin visual, puede ayudar a prevenir grandes bloques de tiempo de
inactividad cuando los sistemas deben ser actualizados o mantenidos
programando estas tareas durante las horas punta y teniendo los equipos en alto
nivel de funcionamiento.
Usted puede maximizar el tiempo que sus tcnicos estn invirtiendo cuando toda
esta en mantenimiento, incluido el mantenimiento preventivo, se ha programado
evitando as las horas extraordinarias, evitando la nefasta situacin de no tener
suficientes tcnicos de mantenimiento de servicio en cualquier momento
UN SOFTWARE PARA MANTENIMIENTO ENTRE OTROS BENEFICIOS LE
AYUDAR A:

Disminuir un 30% en costos de mantenimiento
Incrementar la vida de maquinaria, equipos, flotilla e instalaciones
Reducir costos de produccin
Incrementar la capacidad y calidad de manufactura
Cumplir con normas de calidad ISO y, QS
Reducir reparaciones costosas y fallas de emergencia
Optimizar niveles de inventario
Tomar mejores decisiones
Reducir accidentes y mejorar la seguridad
Mejorar el servicio el cliente al entregar con calidad y oportunidad
Mejorar sus planes de Mantenimiento Preventivo MP, Predictivo y TPM
Crear Bitcoras y Anlisis de Fallas
Establecer indicadores de Gestin

QU EVALUAR DEL PROVEEDOR Y DE LA SOLUCIN
Elegir el software de gestin no es fcil para una Pyme. Pero un buen primer paso
es encarar la bsqueda centrndose en el proveedor y no en la solucin.
Es decir. Tratar de seleccionar a un proveedor adecuado. Que brinde una
solucin acorde con nuestras necesidades como cliente. Porque siempre se
establece una relacin a largo plazo". Advierte Diego Adriz, gerente comercial
de Zoo Logic.
Entonces, los valores que las Pymes deberan verificar en su proveedor de
software para asegurarse un buen servicio son seriedad comercial, trayectoria,
base instalada y nivel de respuesta.
Tambin es fundamental asegurarse el acompaamiento ms all de la
implementacin inicial, para evitar futuros dolores de cabeza y nuevos costos
asociados.
Otro factor clave durante la bsqueda es consultar a los clientes activos del
proveedor seleccionado, ya que nadie mejor que un cliente para determinar las
bondades y caractersticas de un prestador y de su solucin.
"Para minimizar riesgos, es bueno hablar con otras empresas que usen el
softwa de los proveedores que nos estn haciendo una propuesta. Y si son del
mismo rubro. Mucho mejor, dice Daniel Mario Aisemberg. Director de Evaluando
Software.
El segundo paso es saber qu hace la propia empresa y qu procesos son crticos
para el negocio.
Luego, es esencial hacer participar de la evaluacin y seleccin al equipo de
usuarios calificados de la empresa: ellos sern los que pongan en marcha el
proyecto.
Es muy importante trabajar en equipo y lograr que las reas claves de la empresa
se involucren. Es beneficioso por el aporte de valor que pueda hacer cada rea y
por el compromiso futuro que tendrn durante la implementacin, por sentirse
parte del proyecto.
Por ltimo, hay que hacer un plan documentado que indique cmo ser el proceso
de evaluacin y seleccin. Las necesidades de la empresa deben volcarse por
escrito, y la forma en que se evaluarn proveedores y propuestas debe
documentarse.
Una Pyme puede documentar? No slo puede, debe hacerlo para minimizar la
subjetividad en la decisin (por ejemplo. que se apoye en la simpata del equipo
de ventas, la buena demostracin y las oficinas del proveedor).
Aisemberg aconseja calcular la inversin como 1.5% de la facturacin anual de la
empresa.
Otra forma de cuantificarla es pensar que el costo del proyecto por usuario del
sistema ser de entre U$S 2.500 y 3.200 (costo por usuario). Esto incluye el
licenciamiento del software, la consultora de implementacin, la capacitacin y, a
veces, otros servicios. Por ello, el costo del proyecto es mayor que el costo del
software.

Errores ms comunes

Gustavo Gasparrini, gerente general de Nixe. Dice que una falla habitual en las
Pymes es centrarse slo en la funcionalidad del sistema de gestin y dejar de lado
la tecnologa en la que se basa esa aplicacin.
Se debe evaluar el sistema operativo donde corre el software, el lenguaje de
desarrollo y la base de datos que usa, para determinar la posibilidad de
crecimiento y la compatibilidad con los sistemas existentes en la empresa.
Para Gasparrini, no es aconsejable mucha dispersin en tecnologa cuando el
negocio de la empre sa no est relacionado con probar diferentes bases de datos
o sistemas operativos. Hay que tratar de unificar plataformas, porque ser ms
sencillo y econmico administrarlas.
Otro error es pensar que comparar un software de gestin es como adquirir una
planilla de clculos o un procesador de textos. La eleccin de un software de
gestin empresarial requiere algo ms de trabajo y preparacin, ya que manejar
el negocio.
Luego de la evaluacin y seleccin, hay que hacer que el software funcione de
acuerdo con las prcticas de negocio de la empresa, capacitar al los usuarios,
manejar el impacto del cambio, y mucho ms. Por lo tanto, el liderazgo del equipo
gerencial es fundamental para que el proyecto sea exitoso.
Marcelo D Chena. Gerente general de MasterSoft, indica que otra equivocacin
muy comn es suponer que el sistema traer soluciones a la empresa por s solo.
No es as: hay que contratar consultora externa para la implementacin y tener
una compaa preparada para el cambio, porque adquirir una solucin de este tipo
suele signifcar, adems de un cambio tecnolgico. un cambio cultural, una nueva
forma de desarrollar los procesos.
La implementacin de un site de gestin debe ser siempre la suma de un producto
y un servicio. Si no aparece el riesgo de comprar una caja que nunca cumplir el
objetivo de brindar eficiencia y soluciones a la Pyme.
Un tema a considerar frente a la nacesidad de implementar un software de gestin
es decidir qu comprar.
Las opciones son: un producto enlatado, que no admite demasiados cambios; o un
sistema desarrollado a medida, que puede ser muy incompleto o no tener el
soporte adecuado.
Aisemberg explica su visin: "Yo lo clasificara en enlatados pre planeados, y a
medida. A esta altura. Invertir en un desarrollo a medida de un software. De
gestin es perder competitividad, porque se sabe cundo empieza pero no cundo
termina ni cunto costar.
Y una vez que el producto est desarrollado, nunca estar a la altura de los pre
planeados o los enlatados, pues el equipo de desarrollo no puede seguir el ritmo
de la evolucin tecnolgica. Tampoco puede soportar los cambios legales ni
normativos, ni alcanzar una escala de costos como para justificar la continuidad de
la inversin en ese desarrollo.
A su juicio, otra desventaja del software empresarial a medida, es el riesgo de que
el equipo de desarrollo desaparezca. Entonces, quin ser el responsable de dar
soporte?
Finalmente, si una empresa construye edificios, por qu debe dedicarse a
desarrollar y mantener recursos de tecnologa, si no es el core de su negocio? Si
lo hace terminar siendo poco competitiva. Aisemberg admite que hay casos
especiales que requieren desarrollo a medida, pero otra cosa muy distinta es
hacer un sistema de gestin desde cero.
El ejecutivo opina que los enlatados son paquetes de software que se instalan,
requieren cierta capacitacin. Pero tienen muy pocas posibilidades de
modificaciones. Son productos aptos para empresas pequeas o con muy baja
con muy baja complejidad en sus procesos: comprar, vender. cobrar, pagar.
Con respecto los sistemas desarrollados a medida, Adriz afirma: 'Si bien
resuelven las falencias de los sistemas generalistas, en cuanto a especializacin,
carecen de adecuada proyeccin, pues al ser a medida y para un solo cliente. los
recursos que toda aplicacin demanda para su actualizacin tecnolgica y
funcional no pueden ser solventados. Debido a la falta de escala.
Por eso. Propone tener un proveedor que brinde soluciones especializadas para
cada mercado vertical. Y con el soporte de una empresa avalada por su
trayectoria y prestigio.
Para Aisemberg, los que presentan mayores ventajas son el pre planeado:
paquetes que han sido implementados varias veces, en diferentes industrias. Ya
tienen incorporados los circuitos administrativos de cada segmento de rnercado y
las prcticas usualmente aceptadas (que no es lo mismo que las mejores
prcticas). Los proveedores de estos sistemas tienen metodologas de
implementacin, con lo cual los proyectos se terminan ms rpido. Cuestan menos
dinero y el retorno de la inversin se produce en menor tiempo.
Para Di Chena, la ventaja de los enlatados es que, con un bajo costo de
licenciamiento. Resuelven gran parte de las necesidades de las compaas, pero
tienen en contra. La dificultad de adaptarse a necesidades especficas.
Por el contrario, el ejecutivo destaca que los productos totalmente a medida tienen
altos costos y, en general, no pueden ser correctamente definidos por las Pymes.
Lo mejor es implementar una solucin estndar. Que cubra las funcionalidades
esenciales. Seleccionando a un proveedor dispuesto a efectuar ajustes o cambios
al producto, que permitan resolver aspectos especficos de la Pyme'. dice el
ejecutivo de MasterSoft
Un software de gestin estndar para 10 puestos de trabajo -incluyendo licencias,
parametrizacin, ajustes y servicios de puesta en marcha- puede costar alrededor
de $ 25.000.
Es vital. Entonces, analizar las perspectivas de crecimiento del negocio y la
flexibilidad que ofrecen los distintos sistemas para acompaarlo.



De cdigo abierto
Pero no siempre hay que pagar una licencia por el uso del software.
Hay otro tipo de software llamado 'de cdigo abierto, u open source- que se libera
con el cdigo fuente (las lneas escritas por el programador), para que cualquier
usuario pueda personalizarlo o modificarlo.
Esto no sucede con el software tradicionalmente utilizado -llamado propietario-,
donde la empresa que lo desarrolla slo entrega una licencia de uso.
En el software open source, no hay licencias, aunque s suele haber costos
ligados a la consultora de implementacin, la personalizacin y la capacitacin.
Pero lo interesante es que el usuario puede contratar a cualquier empresa que los
brinde, y no exclusivamente al desarrollador del sofware o a las firmas asociadas
a l. Bajo este concepto, hay diversos sistemas operativos y aplicaciones para las
ms variadas cuestiones.

Es un error creer que un sistema de gestin puede solucionar por si mismo
problemas en los procesos de la empresa. No es as

Un sistema de gestin Open source es Libertya. la versin local del espaol
OpenXpertya. Desarrollada por la argentina Disytel.
Acaba de lanzarse la versin 03.11 del software y Mario Maupriez, director
Comercial de Libertya. Explica que la premisa de trabajo fue "concentrarse en
desarrollar las mejoras solicitadas por los usuarios, para brindar respuestas cada
vez ms especficas a sus necesidades'.
Corno se mencion, este tipo de software implica costos de consultora. En el caso
de Libertya, el proveedor desarroll un paquete de servicios llamado Easy Pack,
especialmente pensado para facilitar y acelerar la puesta en marcha del producto.
Entre los servicios que incluye estn la instalacin y configuracin de la aplicacin,
una personalizacin bsica, la capacitacin del personal, y el acceso al centro de
soporte tcnico del proveedor para resolver las dudas o los inconvenientes que se
presenten.


Mantener y actualizar
Siempre, antes de decidir, hay que evaluar la poltica de soporte del proveedor
"El mantenimiento es un tema fundamental cuando se selecciona una herramienta
que acompaar los procesos de trabajo de la compaa" explica Gasparrini, de
Nixe.
Cada proveedor tiene su propia poltica de mantenimiento y, muchas veces,
suelen ser similares, pero en este punto los detalles son extremadamente
importantes.
Ejemplos de esos detalles son: cules y qu tipo de actualizaciones estn
incluidas dentro del abono de mantenimiento, sobre todo, hay que verificar si
incluye las relacionadas con cambios regulatorios, o de valor monetario o
cambiarlo.
A veces, el costo de mantenimiento est incluido en el precio de la licencia para el
primer ao: otras veces, es una opcin que se paga aparte.
Hay dos momentos crticos donde las actualizaciones son ms necesarias. Uno de
ellos es cuando cambia el contexto: por ejemplo, se modifica la reglamentacin
que regular la confeccin de las facturas y otros documentos de pago. El otro, se
verifica cuando la empresa de un salto en su produccin o en la evolucin de su
negocio.
Es en esos momentos cuando la escalabilidad de estos sistemas se vuelve clave,
La sugerencia es considerar el tema del mantenimiento antes de decidir, porque
una buena eleccin al principio puede ahorrar muchos costos posteriores.
Para Carlos Maiztegui, director general de Totvs para Cono Sur, la necesidad de
actualizar un sistema deriva de tres factores: "El negocio, la legislacin, y los
cambios y posibilidades que brinda un proveedor slido".
Actualmente, el mercado de la tecnologa evoluciona hacia los dispositivos mviles
-notebooks, netbooks, smartphones, tablets- y eso favorece la disponibilidad de
datos en cualquier lugar y en cualquier momento.
Las aplicaciones de gestin empresarial no pueden ms que seguir ese mismo
rumbo, adems de tener cada vez ms funcionalidad inherente a cada segmento
de mercado vertical, y mayor grado de escalabilidad y posibilidades de
personalizacin.
No obstante, lo ms importante al elegir una solucin es tener claras las
necesidades actuales y prever -en la medida de lo posible- las necesidades
futuras de la Pyme, para que el software elegido pueda acompaar el crecimiento
de la empresa y no haya que salir a buscar otro cuando la situacin sea diferente.
Con las necesidades en claro, habr que pedir presupuesto y demostraciones al
menos a tres proveedores, para analizar qu producto y servicios se adaptan
mejor a los requerimientos propios de la compaa.