Universidade Catlica do Salvador 11/05/2014

Caque Pimenta
Jean S. de Jesus


Disciplina de contabilidade geral e de custos





O texto a seguir, esboa atravs de tpicos os temas, conceitos, leis e decretos que
regulamentam a Gesto Eletrnica de Documentos.





GED - Gerenciamento Eletrnico de Documentos
GED um conjunto de operaes ou mtodos, que aplica tcnicas e tecnologias para
captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir contedo e documentos relativos aos
processos organizacionais.
Palavras-chave - GED, Digitalizao, Document Management, Document, Imaging,
Workflow, OCR, ICR, COM, COLD, microfilmagem, ERM, Tecnologia, documento,
Armazenamento
Instituies encontram uma sada para o excessivo acmulo de documentos, Mtodo que
passa os documentos em forma fsica para a digital , h diversas plataformas nas quais
esses documentos possam ser realocados, a escolha depende das mesmas para a melhor
plataforma determinada (usurio) depende do tipo de documento com o qual ir trabalhar,
os tipos de plataformas so vrias porm as mais usadas para a mudana so as seguintes,
fotos, microfilmes, arquivos de texto planilhas eletrnicas, etc.


Prof.: Slvio Bello
Curso: Bacharelado em Informtica
Legislao
Trata-se de gesto de documentos, tanto em mbito pblico quanto privado.
Legislao ampla e complexa, devido a incumbncia das esferas de leis federais, estaduais
e municipais, alm da auto-regulamentao setorial, prevista na constituio federal.
A Lei n 12.682, de 9 de Julho de 2012, da validade jurdica dos documentos digitalizados e
replicados por meios eletrnicos.
A LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.
DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro
de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no
inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio.
A PRESIDENTA DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e
VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de
2011.
LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informaes previsto no inciso
XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio Federal; altera a
LEI NO 8.112, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1990 - revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e
dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras
providncias.
MINISTRIO DA JUSTIA / SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIA - PORTARIA N 12, DE 8 DE
JUNHO DE 2009 / Dispe sobre o registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem
de documentos e revoga a Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008.
O SECRETRIO NACIONAL DE JUSTIA DO MINISTRIO DA JUSTIA, no uso das atribuies
legais e, Considerando o disposto no pargrafo nico, do artigo 15, do Decreto n 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, combinado com o artigo 8o,
inciso VI, da Estrutura Regimental do Ministrio da Justia, aprovada pelo Decreto n 6.061, de 15 de
maro de 2007.
MEDIDA PROVISRIA N 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 - LEI N 9.800, DE 26 DE MAIO
DE 1999 - Institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 62 da Constituio,
adota a seguinte Medida Provisria, com fora de lei:
LEI N 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 - Dispe sobre a preservao, organizao e proteo
dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias.
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.
LEI N 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 - Dispe sobre a eliminao de autos findos nos
rgos da Justia do Trabalho, e d outras providncias. CONSELHO
NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ - CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO
ARQUIVSTICO DIGITAL CONARQ / 6 de julho de 2004


Vrios componentes de hardware e software so precisos para o funcionamento do
GED, alguns so desenvolvidos especificamente para cada tipo de sistema; outros
so adaptados conforme a escolha da entidade. Thomaz (2005, p. 36)
Aplicaes em Softwares / Ferramenta web
H diversas solues em TI no mercado para GED, entre elas citamos os seguintes
sistemas:
Liquid: Sistema que integra diversos mdulos para uma boa gesto de Gerenciamento
Eletrnico de Documentos





Caractersticas (Segundo o fabricante): Vantagens do produto - Facilidade na organizao
de documentos fsicos - Agilidade na recuperao de documentos - Auxlio na administrao
do arquivo fsico das empresas e etc.
SE Document: SE Document a soluo definitiva para o gerenciamento corporativo de
documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexao e recuperao,
visualizao de contedo, etc. em uma nica aplicao web.







SOFTWARE GED: conjunto de tecnologias que permite a gesto inteligente de
documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. uma
ferramenta totalmente via web, que no necessita de instalaes nas mquinas dos
usurios.
Vantagens e benefcios (Segundo o fabricante):
http://www.redeimagem.com.br/produtos
14/05/2014
http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# -
14/05/2014
1) Reduo de tempo das atividades que requerem a anlise de documentos;
2) Reduo dos custos gerados por excesso de impresso e cpia;
3) Reduo de custo com armazenamento, recuperao e duplicao;
4) Facilidade, rapidez, preciso e controle de acesso e de distribuio;
5) Segurana das informaes;
6) Preservao do arquivo fsico;
7) Integrao de dados ativos e histricos;
Etapas do Software GED: Cadastro de Documentos Armazenamento - Distribuio.

Aplicaes em equipamentos / hardwares especializados para GED
A aplicao de digitalizao requer um conjunto de equipamentos adequado a cada
aplicao, equipamentos esses que possam atender tanto a tarefa de escanear como a
editar informaes, visualizar, organizar e arquivar. A escolha do equipamento para
a digitalizao de documentos depende do tipo de material que ser trabalhado. Ao
implantar um projeto de digitalizao de documentos necessrio ficar atento as
caractersticas tcnicas dos equipamentos de digitalizao: computador, monitor, gravador
de CD e DVD, porta de transferncia de alta velocidade, software e, principalmente, dos
scanners que sero utilizados.
Outros fatores como resoluo, profundidade de cores, rea de escaneamento, tempo de
digitalizao e usabilidade tambm fazem toda a diferena para aumentar a produtividade,



Detalhe:
Scanner: mecanismo de digitalizao que transforma um documento em imagem eletrnica.
As imagens tambm podem ser inseridas no sistema vindo de um bureau de
processamento.
Processamento: os sistemas GED so instalados em um ou mais computadores,
normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuio de informao.
Armazenamento: perifricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam
permanentemente as imagens e respectivas informaes complementares, que podem ser
discos rgidos ou unidades de CD.
Rede: ponte de comunicao entre os componentes do sistemas fsicos.
Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cpia fsica do documento.
Estao de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar
novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc.


Prestadores de Servios
Com uma tendncia crescente de prestao de servios, no diferente para
aplicaes de gesto de documentos.
Temos como exemplo, empresas como a
- DIAGRAMA TECNOLOGIA: oferece apoio em projetos de gesto de contedo
(GED/ECM), desde a anlise de necessidades, podendo recomendar ajustes em processos
de trabalho e efetuar a seleo da soluo mais indicada, at a implantao e
gerenciamento da operao.
- DATADIGITAL: A digitalizao de documentos a converso de documentos escritos em
papel para arquivos digitais Preparao Digitalizao Indexao - Controle de
qualidade
- KATALOGG: Surgiu com o propsito de oferecer solues confiveis, rpidas e eficientes
a empresas cada vez mais exigentes frente ao constante crescimento do volume de seus
arquivos e aos problemas que eles geram. Solues em Guarda de Documentos -
organizao de documentos - Digitalizao de Arquivos.


Gesto de um documento / tempo de vida

So procedimentos tcnicos desde a sua criao, manuseio, transferncia e/ou descarte do
documento. Ento ao passar por esses ciclos, requer a necessidade de um ambiente fsico,
eletrnico e digitalizado. Mas, para manter essa integridade, temos que aplicar tcnicas de
manuseio para no alterar a integridade do documento.
Para isso, existem muitas solues no mercado de GED, a fim de implantar solues
devidas a necessidade de cada um. Ao tomar essas medidas, ir reduzir o nmero de papel,
reduzir o risco de exteriorizao, fcil localizao, rastreabilidade, agilidade entre outras.
Dando a importncia a crescentes solues de servios em nuvem.

Segurana na informao
Com toda a discusso em torno da GED, preciso manter a segurana da informao no
sentido de preservar o valor tico, planejamentos estratgicos e histricos que possuem
uma organizao. Caractersticas bsicas da segurana da informao vo desde atributos
de confidencialidade, autenticidade, integridade e disponibilidade no estando esta
segurana restrita somente a sistemas computacionais, informaes eletrnicas, sistemas
de armazenamento, mas tambm aos termos de confidencialidades entre pessoas e
instituies.

REFERENCIAS:
Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art23>.
Acesso em: 10 maio 2014.

Disponvel em: <http://www.artigonal.com/ti-artigos/gestao-eficiente-de-hardware-e-software-
1333882.html>. Acesso em: 10 maio 2014.

Disponvel em: <https://uspdigital.usp.br/proteos/manual/versao2/manualcompleto.pdf>.
Acesso em: 02 maio 2014.

Disponvel em: <http://www.ged.net.br/lei8159.html>. Acesso em: 05 maio 2014.

Disponvel em: <http://www2.acessodigital.com.br/materias.php?acesso=19&tipo=2>.
Acesso em: 03 maio 2014.

Disponvel:
<http://webeduc.mec.gov.br/midiaseducacao/material/impresso/imp_basico/e1_assuntos_a1.
html>. Acesso em: 05 maio 2014.

Disponvel em: <http://www.kitani.com.br/index.asp>. Acesso em: 09 maio 2014.

Legislao GED - LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
GED. Disponvel em: <www.ged.net.br>. Acesso em: 09 de maio 2014.

http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php#
Acesso em: 13 de maio 2014.

http://www.arquivar.com.br/servicos/ged/
Acesso em: 14 de maio 2014.
http://www.diagramati.com.br/site/?page_id=49
Acesso em: 14 de maio 2014.