Facultad de Contadura y Administracin

Coordinacin de Experiencia Recepcional

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad De Contadura Y Administracin
CAMPUS COATZACOALCOS




IMPLANTACIN DE UN SOFTWARE DE CONTROL DE INVENTARIOS EN UNA
MICROEMPRESA DE GIRO COMERCIAL

TESINA

QUE PARA ACREDITAR
LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL
DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE:

LICENCIADO EN ADMINISTRACIN:

PRESENTA

MENDOZA CHVEZ CARLOS ENRIQUE

DIRECTORA DE TRABAJO RECEPCIONAL
MTRO.
COATZACOALCOS VER., 3 DE ENERO 2012


ndice
CAPITULO I .............................................................................................. 2
1 GENERALIDADES DEL SOFTWARE DE CONTROL DE
INVENTARIOS .......................................................................................... 2
1.1 CONCEPTO GENERAL ............................................................................. 2
1.2 TIPOS DE SOFTWARE .............................................................................. 3
1.3 DESARROLLO PRODUCCIN Y VENTA DEL SOFTWARE ............................ 6
1.4 LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE ........................................................... 7
1.5 SOFTWARE DE USO ESPECIFICO ............................................................. 9
1.6 SOFTWARE CONTABLE ........................................................................... 9
1.6.1 Antecedentes .............................................................................. 10
1.7 INVENTARIOS ........................................................................................ 14
1.7.1 Concepto ..................................................................................... 14
1.8 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS ..................................................... 15
1.9 CLASIFICACIN DE INVENTARIOS .......................................................... 15
1.10 PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS ................ 17
1.11 POLTICAS DE SEGURIDAD DE INVENTARIOS ....................................... 19
1.12 RESPONSABLE DEL INVENTARIO ......................................................... 20
1.13 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS: ........................ 22
1.14 MTODO DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS ABC ........................ 23
CONCLUSIN .............................................................................................. 25
CAPITULO II ........................................................................................... 27
2 GENERALIDADES DE LAS MICROEMPRESAS ............................ 27
2.1 QUE ES UNA MIPYME ......................................................................... 27
2.1.2 Antecedentes .............................................................................. 27
2.1.2 Conceptos ................................................................................... 29
2.2 TIPOS DE EMPRESA .............................................................................. 30
2.3 CLASIFICACIN DE EMPRESAS .............................................................. 31
2.4 DISTRIBUCIN DE EMPRESAS EN MXICO ............................................ 33
2.5 CARACTERSTICAS GENERALES DE LAS MICROS Y PEQUEAS EMPRESAS35
2.6 IMPORTANCIA DE LAS MIPYME PARA EL DESARROLLO DEL PAS ........ 36
2.7 LA SITUACIN ACTUAL DE LAS MIPYME .............................................. 37
2.8 REAS DE OPORTUNIDAD DE LAS MIPYME ......................................... 37
2.9 PROBLEMAS PRESENTADOS EN LAS PYMES .......................................... 39
2.10 MARCO TECNOLGICO PARA LAS MIPYME ....................................... 43
2.10.1 Tecnologas de los ERP dentro de las empresas ................ 45
CONCLUSIN .............................................................................................. 46
CAPITULO III .......................................................................................... 49
3 PROCESO DE IMPLANTACIN DE UN SOFTWARE DE CONTROL
DE INVENTARIOS .................................................................................. 49
3.1 LA IMPLANTACIN ................................................................................. 49
3.2 COSTOS POR ADQUISICIN DE SOFTWARE ........................................... 51
3.3 PROCESO DE IMPLANTACIN ................................................................ 54
3.4 ELECCIN DEL SOFTWARE ................................................................... 56
3.5 ANLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS MNIMOS PARA LA INSTALACIN DEL
SOFTWARE.................................................................................................. 57
3.6 INSTALACIN DEL SOFTWARE ............................................................... 58
3.7 CAPACITACIN ..................................................................................... 59
3.7.1 Objetivos de la capacitacin ..................................................... 60
3.8 SUPERVISIN ....................................................................................... 61
3.9 EVALUACIN ........................................................................................ 62
3.10 SEGUIMIENTO .................................................................................... 63
CONCLUSIN .............................................................................................. 64
BIBLIOGRAFA ........................................................................................... 68
1






CAPITULO I



Generalidades del software de
control de inventarios

2




CAPITULO I
1 Generalidades del software de control de inventarios
El mundo de los software hoy en da es muy amplio por lo cual es utilizado en
distintos mbitos del ser humano como, el ejercito, la medicina, las empresas entre
otras, los software del control de inventarios son una herramienta que sirve de
ejemplo claro de cmo los software han revolucionaron la forma de manejar los
materiales dentro de las empresas abriendo un mundo de facilidades.
1.1 Concepto general
El software permite comunicar al computador los problemas y hace posible que nos
comunique las soluciones. Los programas son el software del computador. Es una
estructura de instrucciones (o programas) que la mquina es capaz de leer. Son
programas que dirigen las actividades del sistema de computacin
Programas: conjuntos de instrucciones de computador diseados para
resolver problemas. Confieren a la computadora capacidad para llevar a cabo las
funciones deseadas. Secuencia de instrucciones (enunciados) que se ejecutan una
despus de otras. Estas instrucciones pueden ser de:
Entrada/salida: dirigen a la computadora para interactuar con un perifrico.
Cmputo: permiten realizar las operaciones aritmticas.
Control (decisin y/o ramificacin): pueden alterar la secuencia de la ejecucin
del programa o terminar la ejecucin. Hay dos tipos de instrucciones de control:
De bifurcacin incondicional: interrumpen la secuencia normal de la ejecucin,
originando una subrutina.
De rama condicional: o enunciados SI (if); si se cumplen ciertas condiciones
se crea una ramificacin en cierta parte del programa.
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Transferencia de datos y asignacin: permiten que se asigne a un sitio
determinado de la RAM una constante de cadena o valor literal.
Formato: se usan junto con las instrucciones de entrada o salida y describen la
manera en que se deben realizar la entrada y salida de datos de la RAM.
El software alimenta a la memoria de la mquina a travs de dispositivos de
entrada; como el software se almacena en la memoria, la computadora puede pasar
de una tarea a otra y luego regresar a la primera sin que sea necesario modificar el
hardware.
Algoritmo: Conjunto de procedimientos paso a paso para realizar una tarea.
La tarea del programador es convertir el algoritmo en un programa, aadiendo
detalles, superando los puntos difciles, probando los procedimientos y corrigiendo
los errores y eliminando la ambigedad, que es una de las principales fuentes de
errores en las computadoras. (Gastn, 2010)

1.2 Tipos de software
Como concepto general el software puede dividirse en varias categoras basadas en
el tipo de trabajo realizado. Las dos categoras primarias de software son:
Sistemas operativos (o software del sistema) que controlan el trabajo y
funcionamiento del computador, Por la relacin estrecha que existe entre las
caractersticas de un computador y su software de base, no se puede concebir el uno
sin el otro.
Este software es independiente de cualquier paquete de software para uso
general o cualquier rea de aplicacin especfica; controla y respalda en cierto modo
el software de las otras categoras. Pertenecen a la categora del software de base el
sistema operativo, la interfaz grfica de usuario (GUI) y los utilitarios.
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Utilitarios: Son mdulos programticos elaborados que se requieren
frecuentemente en el procesamiento de los datos. Pueden ser sencillos o muy
complicados.
Son rutinas de servicio que eliminan la necesidad de escribir un programa o de
pasar mucho tiempo trabajando a travs de los mens cada vez que se necesitan
llevar a cabo ciertas operaciones.
Sirven como herramientas para llevar a cabo el mantenimiento del sistema y
efectuar algunas reparaciones que el sistema operativo no maneja de manera
automtica.
Por ejemplo, los utilitarios facilitan:
El copiado de archivos; la reparacin de archivos de datos daados; la
traduccin de archivos para que puedan leerlos programas diferentes.
(Gastn, 2010)
Otros tipos de software son:
Software de traduccin: Con el que los programadores pueden crear otro
software.
Software de uso general: Ofrece la estructura para un gran nmero de
aplicaciones empresariales, cientficas y personales. La mayora del software de este
tipo se vende como paquete, es decir, con software y documentacin orientada al
usuario. La creacin de la aplicacin depende del usuario, del uso que le d.
Software multiuso: Los paquetes de software integrado cuentan con varias
aplicaciones diseadas para trabajar en conjunto; estos paquetes suelen incluir como
mnimo, 5 tipos de aplicaciones: procesador de textos, base de datos, planilla de
clculo, grficos y telecomunicaciones. Los paquetes integrados ofrecen varias
ventajas: Su precio es menor que el costo total de la compra de los programas
individuales. Dan una apariencia similar a todas sus aplicaciones, de modo que los
usuarios no tienen que memorizar diferentes rdenes y tcnicas para efectuar tareas
diferentes. Permiten transferir datos entre las aplicaciones con rapidez y facilidad.
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Software vertical: Aplicaciones diseadas especficamente para una empresa
o industria particular. Son mucho ms costosas que las aplicaciones de mercado
masivo.
Software a medida: Es el que se programa especficamente para
determinados clientes.
Software de aplicacin: Es el conjunto de programas concebidos o creados
para atender trabajos especficos del usuario, referidos al cumplimiento de sus
diversos objetivos.
Este software est diseado y escrito para realizar tareas especficas
personales, empresariales o cientficas. Todas estas aplicaciones procesan datos y
generan informacin. El software de aplicacin necesita parte del software de base
para ejecutarse.
El software de aplicacin puede ser:
A medida: Ofrece la oportunidad al usuario de personalizar el sistema de
aplicacin segn sus necesidades; es decir que estn diseados considerando las
particularidades que esa aplicacin tiene para el usuario. Tericamente, un sistema
de este tipo debiera satisfacer plenamente las necesidades del usuario. La
personalizacin tiene un lmite, dado por el hardware y el software de base en cual el
sistema ser utilizado.
Preplaneado: Es concebido en forma estndar, sin tener en consideracin a
usuarios en particular. Desde el punto de vista de los requerimientos de una
aplicacin especfica de un usuario determinado, podran resultar menos flexibles
que los desarrollados a medida, debido a que no tienen elementos que permitan
personalizar la aplicacin. Pero desde el punto de vista de los requerimientos
generales de aplicacin considerada en s misma, son sistemas mucho ms flexibles
que los desarrollados a medida.
El elemento determinante en la eleccin ser, casi seguramente, el factor
econmico. El sistema preplaneado es ms barato ya que el costo de desarrollo se
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amortiza entre todos los usuarios que adquieran el paquete. Pero para evaluar la
magnitud del ahorro debe examinarse si, en relacin con los requerimientos del
usuario, lo que ofrece el sistema preplaneado coincide plenamente: el ahorro
econmico es real, excede los requerimientos del usuario, la situacin resultara
costosa, ya que se estara pagando por elementos y funciones que no se utilizarn
(siempre y cuando el costo de los mismo fuera significativo frente a lo que resulta til
del paquete). Satisface parcialmente o en forma diferente a lo que es prctica usual
en la organizacin: el ahorro es absorbido por el costo, implcito, de adaptar la
organizacin a los requerimientos del sistema, en lugar de que el sistema satisfaga
los requerimientos de la organizacin. (Gastn, 2010)

1.3 Desarrollo produccin y venta del software
El costo de produccin de un paquete de software es insignificante, si se compara
con el alto costo de su desarrollo. Las empresas de software amortizan el desarrollo
con la venta de una gran cantidad de paquetes de software. El fabricante que ms
venda dispondr de mayor dinero para el desarrollo, marketing, distribucin, etc.,
adems de ganar crecientes economas de escala. Es por ello que el mercado del
software tiene tendencia al monopolio. Las compaas pequeas desaparecen o se
fusionan con empresas ms grandes, debido a su pequea base instalada de
usuarios, bajo soporte tcnico y presupuestos de desarrollo escasos. En esta
industria el proceso de acumulacin de ganancias puede ser muy rpido. Cuando el
producto es exitoso genera importantes ganancias, a diferencia de uno que no,
perder mercado y ser desplazado por otros que lo sustituirn y sus ganancias
caern abruptamente. Por esta razn una vez que un fabricante ha logrado una
porcin del mercado lo defiende a toda costa. Las tcnicas habituales para defender
su posicin en el mercado son: cambio permanente (nuevas versiones), complejidad
innecesaria y uso de la propiedad intelectual. Algunas tcnicas de marketing con el
mismo fin es el vapourware, que es cuando el software se promociona mucho antes
de ser presentado o simplemente nunca llega. Las compaas de software se
encargan de tener poderosas fuerzas de venta y canales de distribucin
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Hay que distinguir que la venta de software empaquetado es diferente a la
venta de software a la medida o para empresas. En general el software
empaquetado es instalado por el usuario y est listo para ser usado. Ofrece una
solucin comn a todos a diferencia de un software a medida que satisface
exactamente las necesidades del usuario. Adems el soporte tcnico se limita a un
soporte telefnico. La distribucin de software empaquetado est a cargo de
distribuidores mayoristas que compran a fbrica volmenes considerables a precios
que les permiten una reventa con un cierto margen. El producto llega al usuario final
a travs de resellers o tiendas retail. Los mrgenes de un distribuidor mayorista
pueden variar entre un 3-5%, mientras que el reseller gana en torno al 10%. Algunos
de ellos son: Ingram-Micro, Merisel
Existe una categora de software que requiere que se le agregue valor, como
pueden ser los software de desarrollo (lenguajes de desarrollo o software que
necesita sea adaptado e integrado). Este tipo de software va dirigido a empresas y
es vendido por revendedores con un conocimiento mayor que entregan servicios
adicionales a la simple venta de una caja (VAR: Value Added Resellers). En la venta
de software para grandes empresas o corporaciones, en general, se involucran
directamente las marcas de software ya que les interesa tomar los proyectos grandes
y poder vender adicionalmente capacitacin, desarrollo, soporte, licencias y
actualizaciones y consultora. Los avances en tecnologa del hardware y software de
los ltimos aos han convertido al negocio de la computacin en algo complejo. Es
muy poco probable que las empresas pongan en marcha sus sistemas de
computacin sin la ayuda o asistencia de los vendedores de software. (Wikipedia1,
2011)

1.4 Licenciamiento del software
La licencia es un contrato en donde se proveen ciertos permisos como el de
instalacin, uso del software (no la propiedad), modificacin del mismo,
redistribucin, entre otros, junto a posibles condiciones como la prohibicin a la
ingeniera inversa o la prohibicin a la modificacin de la licencia al redistribuir.
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Recordemos que una licencia permite el uso de una versin, idioma y plataforma
determinada del software (por ejemplo MS-Word versin 9.0, en espaol, para
Windows). Aunque la tendencia es simplificar dichas restricciones y muchas
compaas tienen licencias multiplataforma, multilinges y permiten hacer una copia
del software en casa o en el porttil, si ya existe una licencia en la oficina o lugar de
trabajo. Se requiere una licencia por cada programa que se utiliza. Existen diferentes
enfoques para la "utilizacin" de un programa. El ms obvio es aquel que establece
que cada usuario que instale el programa en su PC debe pagar por una licencia, sin
embargo, en el caso de instalaciones en red, algunas compaas han definido que la
"tasa de utilizacin" es en torno al 50 o 60% del total de empleados (concurrencia).
La concurrencia se basa en que un programa puede ser ocupado por ms de una
persona simultneamente, pero nunca por todos al mismo tiempo, por lo que no es
necesario adquirir el 100% de las licencias, sino un porcentaje menor. Algunos
software ms sofisticados son capaces de determinar cuntas personas estn
ocupando el programa en un momento dado. Con la llegada del computador personal
a principios de los 80s, tambin naci el mercado masivo del software y el
licenciamiento adquiri real inters. Hoy en da el licenciamiento se puede comprar a
travs de software empaquetado, programas de licenciamientos especiales o
corporativos (por volmenes, orientados a corporaciones, instituciones acadmicas o
gobierno) o al comprar una PC con software preinstalado.
Hasta hace poco, casi todas las licencias eran compradas sobre una base de
"licencias perpetuas", o sea los compradores pagaban una vez y usaban el software
por tanto tiempo como ellos quisieran. La tendencia es lograr relaciones de largo
plazo con los usuarios, ms que vender "licenciamiento perpetuo" que luego hay que
actualizar. Las compaas de software lanzan "versiones mayores" una vez al ao o
cada dos aos, sin embargo, durante el ao se liberan una serie de "versiones
menores" que reparan "bugs", dan mayor estabilidad al software o entregan nuevas
capacidades.
Los Contratos de Mantencin o Actualizacin tienen la ventaja de permitir
estar siempre actualizado con las ltimas versiones. Los contratos pueden ser de un
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ao, dos aos o ms. Para las compaas de software estos contratos les permiten
crear una relacin ms cercana y de largo plazo con las empresas, as como un flujo
esperado de ingresos. El valor de un Contrato de Actualizacin es aproximadamente
el 25-30% del valor de la licencia. (Wikipedia2, 2011)

1.5 Software de uso especifico
Un software de uso especfico es un programa con funciones especiales, capaz de
trabajar mejor y ofrecer ms recursos que un programa de uso general.
Este software es muy difcil de encontrar en cualquier parte ya que este es
usado solamente en empresas que adquieren estos programas para aprovechar las
funciones especiales que tiene, por lo que es casi seguro que cuando adquieras una
computadora, no tenga este tipo de programas.
Hay empresas que necesitan cambiar el aspecto de sus productos
peridicamente, por lo que se ocupa mucho en estas, el software de diseo, y
aunque hay muchos programas para dibujar en el mercado, hay muy pocos que
pueden ser usados en una empresa, o al hacer alguna contabilidad, Excel puede ser
til, pero cuando se necesita administrar y relacionar tanta informacin, el trabajo se
vuelve muy complicado, existen programas como ASPEL-COI (un software de uso
especfico) que facilitan la contabilidad de una empresa y hace que relacionar
informacin sea ms fcil. (Informatica Hoy, 2011)

1.6 Software contable
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software
contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una
empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de artculos,
nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la informacin requerida, como las
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plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los clculos
necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la
organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo
tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software
desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Desde mediados de los aos 1990, el mercado ha sobrellevado una
consolidacin considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes
grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable
incremento el uso de soluciones de cdigo abierto. (Slideshare, 2011)

1.6.1 Antecedentes
El surgimiento de una nueva tecnologa experimentada en las ltimas cuatro dcadas
se presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como
Sistemas Automatizados.
La aparicin de las computadoras, la generalizacin de las corporaciones, el
surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalizacin de los comercios
internacionales, dio un nuevo giro a la orientacin de la informacin financiera,
surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean ms tiles en el
desenvolvimiento de la gestin contable y administrativa, y que dichas informaciones
sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impuls hacia la
creacin de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia gama de Software o Paquetes de Contabilidad que han
formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms
de 40 aos, hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de
muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios
11

Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms completa las
necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las
operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas
Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los
Sistemas Manuales, pero ms eficientes y con menos posibilidad de errores.
En su afn de crear este tipo de Software los expertos en la materia han
diseado diversidad de programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas
empresas de acuerdo a las actividades que realiza. Dentro de estos Software, los
ms conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.
-. PeachTree. -. Quickbook.
-. Macola. -. SBT.
-. SAI -.COI -.NOI
Existen softwares que son creados para determinada rea de una empresa,
los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o
procesos. Por ejemplo, un software aplicado al rea de los costos en un Restaurante.
Este facilita la determinacin de los costos de los alimentos por cantidad de
ingredientes, as es ms fcil para el analista de costos aplicar los porcentajes
correspondientes y determinar el costo de venta de los alimentos.
(Prez, 2010)
Al igual que este, existen software ideados para determinada empresa, los
cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son
producidos con fines comerciales.
Entre los software comerciales el ms usado y reconocido por todos es el
DacEasy Accounting System, el cual desde los aos 70 es conocido en el mercado
como uno de los Softwares de Contabilidad ms completos.
Ventajas y desventajas:
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Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas
manuales. Las ventajas principales son las siguientes:
Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque la
computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
Volumen de produccin.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema
computarizado por su rapidez de procesamiento.
Proteccin contra errores.
Se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los
clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la
caracterstica de minimizar los errores.
Pases automticos al mayor.
Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema
computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al
mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores
en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con
exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada,
pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
Preparacin automtica de informes.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.
Impresin automtica de documentos.
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Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se
usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes,
Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones, pero estas
limitaciones son correctivas y podra decirse que son leves en comparacin con los
grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
Costo de inversin al instalar un sistema computarizado.
Personal capacitado para utilizar el sistema.
Los programas deben ser confiables.
La lgica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.
(Ramn, 2000)
14

1.7 Inventarios
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de
los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.

1.7.1 Concepto
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes
de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo
de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente ms grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la
venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo
determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios
para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la
venta. (Nerio, sin ao de publicacin)



15

1.8 Importancia de los inventarios
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de
bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de
la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situacin econmica de la empresa.
El control de los inventarios ciertamente merece la atencin de la alta
direccin de una empresa; especialmente cuando se encuentra sta en una etapa de
crecimiento y de expansin de sus actividades en el mercado.
La direccin puede y debe alarmarse cuando encuentre una gran parte de su
capital de trabajo invertido en los inventarios. Examinando los activos circulantes de
los balances de ciertas compaas, algunas de tamao mediano, otras grandes, no
resulta raro descubrir entre 25 y 30% del capital total, invertido en los inventarios. Si
la compaa est fuertemente respaldada en lo econmico puede decirse que este
exceso es un desperdicio de capital. Si la empresa se encuentra escasa de fondos y
en apuros econmicos para cumplir con otros compromisos de operaciones del
negocio, un exceso de inventarios la pone en riesgo de operar con prdidas o,
cuando menos, en un plan esttico, sin porvenir en el crecimiento del mercado que
otros aprovechan. (Enrique Madroo, 1998),

1.9 Clasificacin de inventarios
Cuando la empresa cuenta con activos que pueden dar futuros rendimientos, se
debe clasificar de manera que se pueda informar sobre los cambios que operan en
ellos; bien que se destinen para su venta o se apliquen en la fabricacin de
productos, etc. Dentro de la clasificacin de valores de activo, estn los inventarios
diversos formados por los grupos siguientes.
Materias primas: En la industria son los materiales que sufren la trasformacin
necesaria para convertirse en artculos terminados.
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Mercancas: en el comercio son los que se compran para su venta, sin
hacerles ninguna modificacin.
Artculos en proceso: Son aquellos cuyo proceso de fabricacin no ha sido
totalmente terminado, y su costo est aumentando por lo que se lava de mano de
obra y gastos indirectos.
Partes terminadas: Son artculos completos, que pueden venderse o bien
utilizarse en los artculos que se estn fabricando.
Artculos terminados: Son los artculos que estn listos para la venta.
Mercancas en trnsito: Se refiere a las mercancas adquiridas por las
empresas, que ya le han sido remitidas, las cuales forman parte de su activo, aun
cuando no se encuentren, fsicamente, en sus almacenes.
Mercancas en consignacin: Son las que se han enviado con objeto de
buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
Mercancas a vista: Son artculos terminados cuya venta se materializa luego
que el cliente en potencia los vea funcionar o los examine; por lo general salen en
calidad demuestra.
Mercancas en depsito: Son las que se han entregado para su custodia en
algn almacn de depsito y se encuentran amparadas por el certificado de depsito
respectivo. Estas mercancas, en algunas ocasiones, se encuentran como garanta
de un prstamo obtenido y en estas condiciones se les llama mercancas pignoradas.
Mercancas deterioradas y obsoletas: Si estn en condiciones de venderse (a
precios castigados), se ponen con notas especiales. En caso contrario, estas
mercancas no deben incluirse en el inventario.


Se incluye tambin en el inventario, los anticipos a proveedores, segn
indicadores del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos en ocasiones, por las
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caractersticas o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus
clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar
desembolsos por este concepto, debern de registrarlos dentro de sus inventarios.
(Enrique Madroo, 1998)

1.10 Problemas en la administracin de los inventarios
La administracin de inventarios es de gran trascendencia para el gerente de una
empresa comercial, industrial, etc.; pues mantienen fuertes inversiones que dentro
del activo circulante, son las ms importantes en el estado de situacin financiera del
negocio. El Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos, al respecto, dice: uno
de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar
debidamente la utilidad a travs del proceso de enfrentar los costos apropiados con
los ingresos. El proceso de enfrentamiento radica en precisar cunto del costo total
de los artculos que forman parte del inventario inicial ms compras netas de un
determinado periodo debe restarse de las ventas efectuadas en este fin de
determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del prximo periodo.
Para las empresas comerciales mayoristas, su inventario de mercancas
representa el 30% del total de su activo.
Para los detallistas que se dedican a:
Abarrotes 31%
Venta de ropa 42%
Ferretera 37%
Mueblera 52%


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Algunos problemas frecuentes que se presentan en los inventarios son los
siguientes:
Insuficiencia de inventario: Su propio nombre lo indica: sin el inventario
suficiente para vender, no slo perdemos la venta sino que tambin podemos perder
al cliente. No tener productos afecta la concepcin que el cliente tiene del negocio.
El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio.
Exceso de inventario: Ya que el empresario por lo general se centra en tener
altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en
exceso de materiales para la venta.

En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a
mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir,
para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con
proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y
gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta
situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya
que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre
es problemtica.
Robo: Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o an
los clientes) quienes lleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento
de costos por falta de control del inventario.
Calidad de productos dada su caducidad: Tomando como ejemplo un
restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de
refrigeracin o tiempo de anaquel del producto que est consumiendo: la receta y la
sazn de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el cliente siempre se dar
cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto del da y
por lo tanto fresco.

19

Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar
la materia prima conforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado
que dadas las circunstancias de cercana y conveniencia, es mejor no comprar
material perecedero por volumen sino hacer que el proveedor nos entregue sus
productos en pequeas remesas.
Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener
mejores precios por nuestros productos. En s, lo recomendable es comprar por
volumen los productos con caducidad mayor, o mejor aun los que no son caducos.
Merma: La merma de materiales constituye otro factor que aumenta
considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una
merma aceptable sera desde el 2% hasta el 30% del valor del inventario. La
realidad es que la nica merma aceptable es del 0%: aunque se trate de una utopa
el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estndar ms
alto.
Desorden: Es un hecho que el desorden en bodega o en el rea de trabajo
provoca graves prdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos
existencias en almacn y comprar dems o bien, simplemente no encontrar material
que necesitamos y este pierda su vida til. (Soffer Ezra, 2005)

1.11 Polticas de seguridad de inventarios
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe
destinarse un rea especfica para guardar las mercancas y materia prima que
vamos a vender.
El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como mximo
y solo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios
fsicos.

20


Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras,
vigilantes, costosos sistemas de cmputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es
aquel que le llamaremos "democrtico": el costo del material faltante se reparte entre
las personas que tengan acceso al rea de bodega y/o preparaciones, resultando ser
prcticamente todo el personal. Pero esto no puede llevarse a cabo sino tenemos
conocimiento de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin registros de
control. (Nio lvares & de Montoya prez, 1995)

1.12 Responsable del inventario
Uno de los problemas asociado con el control de inventarios, es que estos pasan por
varios procesos, donde muy distintos de personas interactan con la mercanca, en
el ejemplo que sigue a continuacin veamos las funciones y procesos en cada etapa:
A quin hacemos responsable?
Al que compra?
Su responsabilidad consiste en la mayora de los casos en cotizar, negociar
condiciones, comprar, dar de alta los productos en el sistema y determinar los
mnimos, mximos y ciclos de compra.

Al que lo recibe?
Su responsabilidad consiste en recibir las cantidades ordenadas, acomodar
las mercancas y revisar que los empaques y modelos sean acordes a lo establecido
en las rdenes de compra.

Al que lo precia?
No todos los comerciantes tienen las posibilidades de utilizar sistemas de
cmputo que reconozcan los cdigos de barras y se obtenga en forma automtica el
precio y por lo tanto todava en muchos lugares se tiene que colocar una etiqueta con
el precio y muchas veces con el departamento tambin. En estos casos la
21

responsabilidad consiste en adherir una etiqueta con en precio correcto de las
mercancas.

Al que lo almacena?
Uno de los principales responsables del inventario son precisamente los jefes
de almacn ya que en ellos descansa la responsabilidad de recibir y surtir
correctamente las mercancas, durante muchos aos a estos colaboradores los han
hecho responsables de su manejo y exactitud.

Al que registra?
Los auxiliares de contabilidad tambin tienen una responsabilidad primordial
en el control de los inventarios, un registro inexacto o extemporneo de los
movimientos administrativos producir diferencias en los valores del inventario y
llevarn a conclusiones equivocadas.

Al que lo demuestra?
Por motivos de mercadotecnia es cada vez ms comn encontrar personal
demostrando el uso de los productos y tratando de influenciar en el comportamiento
del consumidor, la interaccin de dicho personal con los artculos tambin requiere
de controles.

Al que lo vende?
Los vendedores tambin son directamente responsables de los inventarios,
una mala clasificacin de la nota de venta acarrear diferencias sin justificar de los
valores.

Al que lo cobra?
Las cajeras son parte fundamental del control de inventarios ya que los saldos
de las existencias son disminuidos evidentemente por la salida de las unidades
cuando estas son vendidas, ya sean los errores de clasificacin departamental, la
22

omisin de los productos en las cajas (POS) o las fallas en el nmero de unidades
vendidas tendr consecuencia directa sobre los saldos del inventario.

De acuerdo con lo anterior expresado se plantea el siguiente problema:
Cmo hacer a alguien responsable del inventario si todos meten sus manos en
l.
La solucin es bastante simple de definir, pero mucho ms compleja en la
realidad de implementar:
Controlando cada proceso
Es decir se deben de establecer normas y controles que permitan que cada
uno de los procesos antes descritos existan los elementos de control necesarios para
evitar las mermas tanto administrativas (de registro) como las relaciones al manejo
y caducidad de la mercanca. (Nio lvares & de Montoya prez, 1995)

1.13 Objetivos de la administracin de inventarios:
1.- Determinar la inversin ptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades
financieras de la empresa.
2.- Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de produccin, ventas y finanzas;
armonizando capacidad de produccin, penetracin en el mercado y capacidad
financiera.
3.- Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolencia, mermas
o bien desperdicios.
4.- Contar con la existencia suficiente para hacer frente a las demandas de los
clientes.
5.- Evitar al mximo posible el dejar de realizar ventas por falta de mercanca.
6.- aprovechar la capacidad instalada.
(Moreno Fernandez, 1995)
23


1.14 Mtodo de administracin de inventarios ABC
Este mtodo tiene como finalidad, buscar la minimizacin del inventario en las
empresas, ya que la mayora de ellas tienen fuertes inversiones, presentndose que
algunos tengan alto movimiento contra otros que tengan un movimiento mnimo, por
otro lado existen mercancas que tienen un valor alto, mientras que otro su valor
puede ser mnimo.
A.- Aquellos inventarios que fsicamente ocupan una mnima parte en la
bodega pero en valores representa una cantidad considerable adems de tener una
menor rotacin en relacin al inventario total.
B.- Aquella inversin que tanto fsicamente como en su importe se encuentra
nivelado, representando una inversin media como una rotacin continua.
C.- Aquella que fsicamente ocupa la mayor parte de la bodega, pero
monetariamente vale una mnima parte.
Como ejemplo de lo anterior a continuacin se presenta una grfica.

Grafica No. 1 mtodo ABC
Fuente: (Enrique Madroo, 1998)
24







En el cuadro anterior muestra que los artculos A se poseen en la mayora de
las empresas el 20% en bodega y el 90% del valor total, mientras que en los artculos
B el 30% es fsico y un 8% del valor, teniendo un 50% de bodega en artculos C y
un 2% en su valor.
Con base en lo anterior es recomendable al 100% los artculos A y B, ya que
de dedicar un control estricto al artculo C, provocara un costo administrativo que no
se justifica. (Enrique Madroo, 1998)

Artculos Bodega Valor total
A 20% 90%
B 30% 8%
C 50% 2%
total 100% 100%
Cuadro No. 1 ejemplo abc
Fuente: (Enrique Madroo, 1998)
25

Conclusin
La tecnologa avanza a pasos gigantescos y empieza a buscar cavidad en todos los
aspectos de nuestra vida, hoy en da tenemos celulares con sistemas operativos
mucho ms complejos que las computadoras de los aos 90.
La tecnologa ha llegado a revolucionar la manera de pensar, operar y
procesar en las empresas ayuda a la toma de decisiones, a minimizar riesgos,
acelerar los procesos y una infinidad ms de acciones positivas.
El control de inventarios es una de las reas ms descuidadas dentro de las
micro, pequeas y medianas empresas La aparicin del software de tipo
administrativo en especial el dirigido al control de inventarios ha disminuido el
abandono dentro de esta rea, facilitado el manejo de grandes cantidades de
mercanca.
Teniendo en cuenta que la base de toda empresa comercial es la compra-
venta de mercancas, es de all la importancia del cuidado de los inventarios dentro
de este giro de las empresas.
26





CAPITULO II


Generalidades de las
microempresas

27




CAPITULO II
2 Generalidades de las microempresas
Las microempresas se han vuelto de gran importancia dentro de nuestro pas por
diversos motivos, es por eso que hoy en da se les brinda mucho mas apoyo que en
dcadas pasadas para que de esta manera se fomente la apertura de pequeos
micro negocios que en un futuro podran ser empresas sustentables dentro de la
sociedad econmica mexicana.
2.1 Que es una MIPYME
Qu significa hablar de una pequea empresa? es evidente que un restaurante o
panadera del vecindario es una pequea empresa y obviamente Toyota no lo es.
Pero entre las pequeas empresas hay una gran diversidad de tamaos.

Ser llamada pequea empresa puede dar la impresin de que tal empresa
carece de importancia. Sin embargo, esa impresin sera del todo errnea. La
importancia de la pequea empresa en la sociedad actual se expres con claridad en
este extracto de business week.
(G. Longenecker, W. Moore, William Petty, & E. Palich, 2010)

Las pequeas empresas producen 14 veces ms patentes por empleado que
las grandes empresas y existe el doble de probabilidades de que esos inventos se
conviertan en xitos, segn un informe del Congreso. Dan razn de la mitad de todo
el producto interno bruto privado, crean ms de 60% de nuevos empleos netos cada
ao y pagan 44.3% de la nmina privada. (Weintraub, 2006)

2.1.2 Antecedentes
La evolucin histrica de las empresas guarda estrecha relacin con la evolucin
histrica de los pueblos, los diversos tipos de empresas presentados a travs de los
28

siglos son resultado de las necesidades econmicas y sociales de la humanidad en
las diversas etapas que constituyen su ruta hacia formas ms adecuadas de
progreso.

Las rpidas transformaciones econmicas, sociales y tecnolgicas producidas
como consecuencia de revoluciones o guerras, han tenido siempre influencia directa
o inmediata sobre sobre las empresas industriales, comerciales y de servicios,
provocando importantes cambios en los conceptos de propiedad pblica y privada,
de trabajo y accin estatal, que se han reflejado de manera invariable en la forma de
organizacin y constitucin jurdica y econmica de las empresas.

Los nuevos descubrimientos cientficos han influido de modo poderoso en las
grandes empresas. De las pequeas factoras (domsticas y febriles sostenidas por
el trabajo manual) en la edad media hasta las grandes empresas actuales (que
operan casi todas bajo la influencia de los adelantos tecnolgicos), el camino es
inconmensurable y el gran desarrollo de esas organizaciones ha hecho que los
avances tecnolgicos busquen y encuentren nuevas maneras de organizacin
jurdica, administrativa y financiera.

Al iniciar el siglo XXI, existe un nuevo inters del gobierno, la sociedad civil y
las instituciones de educacin superior por el potencial de la empresa pequea y
mediana. Hasta las dcada de los 70, este tipo de empresas se consideraban como
marginales en el proceso de desarrollo dos decenios despus (1980 y 1990) se ha
dado una revaloracin a la micro y pequea empresa por sus bondades para
contribuir a la reorganizacin de la produccin y sobre todo, por su impacto en el
empleo, en el producto interno bruto y en la equidad.
(Rodrguez Valencia, 2002)

29

2.1.2 Conceptos
La palabra EMPRESA proviene del vocablo emprender, es decir, iniciar algo;
empezar un conjunto de actividades encaminadas a un fin especfico y
predeterminado.
La empresa se define como la una organizacin econmica que produce o
distribuye bienes o servicios para el mercado, con el propsito de obtener beneficios
para sus titulares o dueos.
En una empresa deben tomarse en consideracin:
El titular, que puede ser un individuo persona fsica o una
sociedad persona moral.
Los colaboradores, es decir, el conjunto de quienes prestan sus
servicios, como funcionarios o trabajadores (empleados y obreros), para la
realizacin de la actividad que constituye su objeto.
Los bienes o derechos a su funcionamiento. Al conjunto de tales
bienes se les da el nombre de negociacin, aunque en otras se emplea la
palabra empresa con referencia exclusiva a este elemento objetivo.
Resulta as que la empresa es una unidad integrada bajo la direccin de un
empresario formada por los factores de produccin: Capital, trabajo y organizacin.
(Mercado H., 1995)
Actualmente no existe un concepto universal que defina a las MIPYME,
porque no es sencillo de explicar; varia constantemente en funcin de le las regiones
del mundo; y en trminos generales, para ayudar a identificarla, se basa tomando en
cuenta el nmero de empleados y en algunos casos por su volumen de ventas
anuales.

Para efectos prcticos, se considerar la siguiente definicin: Es una fuerza
que impulsa la economa, basada en el desarrollo de pequeos grupos, de uno o
varios empresarios, que busca un medio de subsistencia y desarrollo en el mercado,
ocupando sus propios medios para lograrlo. (ngeles Hernndez, 2007)
30


2.2 Tipos de empresa
Las empresas se dividen por su forma de funcionamiento, en dos tipos:

Empresa individual: Es aqulla creada por una sola persona, quien responde
de las obligaciones de la empresa con la totalidad de su patrimonio. En tal virtud, es
dicha persona quien deber solicitar las licencias de funcionamiento necesarias,
obtener el local en el que se instalara la institucin, aportar el capital y tomar a su
cargo la direccin de las operaciones de la misma.

El empresario individual tiene que afrontar la competencia de quienes operan
en el mismo ramo atenido a sus propios recursos, que puede resultar insuficientes en
cuanto no dispone sino de su propia fortuna, y est limitada a su preparacin y
experiencia personales para dirigir y manejar su empresa.

Sociedad Mercantil: En la actualidad, las empresas se constituyen en su
mayora como sociedades mercantiles, las cueles estn dotadas de personalidad
jurdica propia, es decir, la ley las considera personas, distintas de los individuos que
las forman y las llama personas morales.

Las sociedades mercantiles tienen domicilio, patrimonio, trmino de duracin
(vida), derechos y obligaciones distintos de los de sus componentes. El patrimonio
est formado por las aportaciones de los socios, que pueden ser en dinero o en
especie (maquinaria, inmuebles, derechos, etctera).

As mismo tienen un nombre; razn social, si se forma con el nombre de uno o
varios socios, denominacin, si es un nombre de fantasa.
La duracin de la sociedad es el trmino dentro de cual actuara la sociedad. El
domicilio, que es independiente de sus socios, la plaza (poblacin) en la cual la
31

asociacin establece las oficinas principales para su administracin y debe hacerse
en el acta de su constitucin. (Mercado H., 1995)
2.3 Clasificacin de empresas
Una clasificacin bsica que se le ha dado a las empresas es en base a su giro:

Empresas industriales: Son aquellas que directamente elaboran artculos de
uso o consumo, fabricndolos o sometiendo a determinados tratamientos sus
materias primas, o produciendo y suministrando estas materias primas para utilizarse
en su forma original para preparar u obtener productos elaborados.
Las empresas de este tipo se subdividen a la vez en: empresas
manufactureras o fabriles y empresas extractivas.
Empresas comerciales: Son las que se ocupan, de la distribucin de la
distribucin por varios conductos, desde la fbrica hasta el consumidor definitivo.
(Mercado H., 1995)

Empresas de servicios: Son aquellas que con el esfuerzo del hombre
producen un servicio para la mayor parte de una colectividad en una regin, sin que
la naturaleza del producto objeto del servicio tenga naturaleza corprea.
A su vez divididas en: Sin concesin, concesionadas por el estado y
concesionadas no financieras. (Rodrguez Valencia, 2002)

Otra clasificacin de acuerdo con las micro, pequeas y medianas empresas,
legalmente constituidas, se contempla con base en la estratificacin establecida por
la Secretaria de Economa, y de comn acuerdo con la Secretaria de Hacienda y
Crdito Pblico, publicada en el Diario Oficial de la Federacin, para mostrarse como
sigue: (ngeles Hernndez, 2007)

32


Cuadro No. 2 Clasificacin de empresas Fuente: Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro, pequea y mediana empresa Art. 3

MICROEMPRESAS
COMERCIO DE 0 A 10 TRABAJADORES
INDUSTRIA DE 0 A 10 TRABAJADORES
SERVICIOS DE 0 A 10 TRABAJADORES
PEQUEA EMPRESA
COMERCIO DE 11 A 30 TRABAJADORES
INDUSTRIA DE 11 A 50 TRABAJADORES
SERVICIOS DE 11 A 50 TRABAJADORES
MEDIANA EMPRESA
COMERCIO DE 31 A 100 TRABAJADORES
INDUSTRIA DE 51 A 250 TRABAJADORES
SERVICIOS DE 51 A 100 TRABAJADORES
33

2.4 Distribucin de empresas en Mxico
La existencia de empresas micro, pequeas medianas y grandes en el pas, ha variado de 1990 hasta 1999, de acuerdo
con los datos oficiales proporcionados por el INEGI y la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial (SECOFI).
Cuadro No. 3 distribucin de empresas en Mxico Fuente: (Rodrguez Valencia, 2002)
Tamao de
la empresa
1990 % 1993 % 1994 % 1999 %
Microempre
sas
1,213,940 93.5 1,235,000 95 2,137,909 96.9 3,059,870 98.1
Pequeas
empresas
72,313 5.4 34,500 2.6 53,696 2.4 58,045 1.8
Medianas
empresas
9,117 0.7 4,500 0.3 6,555 0.7 8,082 0.2
Grandes
empresas
2,877 0.2 26,000 2 3,458 0.3 4,717 0.1
Totales 1,297,247 100 1,300,000 100 2,201,598 100 3,130,714 100
Como se puede observar en el cuadro anterior el crecimiento de las microempresas se ha mantenido constante,
encontrndose siempre en el primer lugar de la tabla, estableciendo hasta el ao de 1999 3,059,870 microempresas en
funcionamiento.
34

Los estudios del INEGI del ao 2009 revelan:
De acuerdo con el Sistema de Clasificacin Industrial para Amrica del Norte
(SCIAN) las actividades Comerciales estn contempladas en dos sectores: Comercio
al por mayor (sector 43) y Comercio al por menor (sector 46).
El Comercio al por mayor comprende las unidades econmicas dedicadas
principalmente a la compra-venta (sin realizar la transformacin) de bienes de capital,
materias primas y suministros, y el Comercio al por menor incluye a unidades
dedicadas a la compra-venta de bienes para el uso personal o para el hogar.
En este documento se presentan en forma conjunta las cifras para Comercio
al por mayor y Comercio al por menor.
Segn el nmero de comercios en el pas, esta actividad es importante, ya que
una de cada dos unidades econmicas (49.9%) y tres de cada diez personas (30.5%)
se dedicaron al comercio, sin embargo su aportacin a la produccin bruta total fue
de slo 9.8 por ciento.
Por tamao de empresas, las micro (0 a 10 personas ocupadas) fueron las
ms importantes en unidades econmicas (97.1%), personal ocupado total (65.1%),
y activos fijos (39.3%).
Las empresas grandes (que ocuparon 251 y ms personas) registraron los
ms altos porcentajes de remuneraciones y de produccin bruta total (28.7 y 40.7%,
respectivamente) del total del sector Comercio, con tan slo 0.2% de las unidades
econmicas. (INEGI, 2008)




35

2.5 Caractersticas generales de las micros y pequeas empresas
1. Sirven, a un mercado limitado o, dentro de un mercado ms
amplio a un nmero reducido de clientes.
2. El tamao de estas empresas corresponde al programa de
produccin de cada una y de la capacidad de los empresarios para
administrarla.
3. Fabrican productos, con tendencia a cierta especializacin, y
usan procesos sencillos de fabricacin.
4. Disponen de medios financieros limitados.
5. Sus equipos de produccin y su maquinara son sencillos.
6. Cuenta con personal reducido.
7. Utiliza materias primas locales de fcil acceso, no siempre
conservable o bien semiterminados.
8. Los empresarios cooperan personalmente en la produccin, la
supervisan directamente, o la dirigen mediante un nmero reducido de
supervisores.
9. Los empresarios tienen a su cargo las ventas de los productos, o
la supervisan personalmente.
10. Sus sistemas de control y contabilidad son sencillos.
Un establecimiento que rena la mayora de estas caractersticas puede
considerarse como de tamao pequeo.

Algunas otras caractersticas dentro del rea funcional de las micro y
pequeas empresas son:
El ritmo lento con que va creciendo suele dilatar algn tiempo
antes de que la diversidad y complejidad de sus funciones provoque la
modificacin de su organizacin.
PERSONAL.- Los asuntos tcnicos de produccin, ventas,
finanzas y otros, son tan elementales y reducidos que el gerente puede
atenderlos personalmente.
36

ABASTECIMIENTOS (compras).- Existe un universo o conjunto
de necesidades que son relativamente fciles de conocer previamente, lo cual
facilita su adquisicin. Del volumen de operaciones y su rotacin puede
representar ventajas econmicas, mediante un plan adecuado de compras.
PRODUCCIN.- Los sistemas de produccin son prcticamente
artesanales; la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos; la mano
de obra es decisiva.
CAPITAL.- la empresa y el capital por lo general son de
propiedad individual. (Mercado H., 1995)

2.6 Importancia de las MIPYME para el desarrollo del pas
Las MIPYME generan ms empleos que las grandes empresas. A finales de la
dcada pasada producan 62% del total de puestos y participaban en el con el 63%
del PIB. Hoy aportan el 79% de las plazas. Es el sector productivo con mayor
capacidad para incrementar la competitividad global del pas. Tienen la fuerza
suficiente para reinvertir en la economa mexicana. De los tres millones de negocios
formales que operan en Mxico, ms de 95% pertenece a las MIPYME. Realmente,
en ellas estn las unidades producidas de mayor integracin social y lo hacen en dos
frentes: en el de emprendedores de negocios y el de generacin de empleos.

La mayora de los socios que participa en la gestin directa de las MIPYME se
encuentra entre los 40 y 59 aos de edad y 48% de los socios cuenta con grado de
licenciatura, segn estudio realizado por observatorio PYME de la Comisin
Intersecretarial de Poltica Industrial (CIPI) de la Secretaria de Economa.
(http;//www.cipi.gob.mx./html/observatorio.html).

Adems, juegan un papel estratgico para que el pas recupere la
competitividad perdida. Otorgarle crditos, significa invertir en productividad social,
ya que con ello se destinaran a reas con profundas races sociales: 65% de las
37

MIPYME son familiares y por su importancia social y productiva deben reinvertir en
sus proyectos. (ngeles Hernndez, 2007)

2.7 La situacin actual de las MIPYME
En gran porcentaje el futuro econmico de Mxico depender del crecimiento de las
medianas pequeas y microempresas, no solo por el volumen de empleo que
generan y la cantidad de establecimientos, sino por tener un tamao que en
ocasiones les permite realizar con eficacia la flexibilidad de la fabricacin de insumos
que en buen nmero de casos las grandes empresas elaboran con elevados precios.

Durante 1990, la baja calificacin en la mano de obra, los costos elevados y la
mala calidad de las materias primas fueron el problema central para su produccin, la
cual tuvo una calidad ociosa de 35% en promedio, siendo incluso ms alta en
aquellas empresas con ventas menores a 1000 millones de pesos y en las que
operan como filial de una holding (50% de la muestra)

Durante el ao 1990 muchas pequeas y medianas empresas desaparecieron,
debido a la apertura de la economa y a los incrementos en los costos. Sin embargo,
las que mantuvieron su posicin, registraron un desempeo superior y vieron que su
situacin financiera mejoraba en trminos globales.
(Rodrguez Valencia, 2002)



2.8 reas de oportunidad de las MIPYME
Llenar huecos en la produccin: existe un gran nmero de productos que
tienen elaborarse en pequea escala, por ejemplo, cuando el consumo nacional total
es reducido. En este caso tiene que producirse poco y tal vez requiera una fbrica
con maquinaria, procesos y organizacin especficamente adaptadas al producto por
fabricar, por ejemplo: cuando las demandas totales son pequeas o son a pequea
38

escala, cuando varias empresas grandes del mismo ramo requieren de una misma
parte o material en poca cantidad, pero les resulta incosteable fabricarlas ellas
mismas. En estos casos la pequea empresa se integra a la perfeccin con las
grandes empresas, pues en lugar de competir, las complementa. (Rodrguez
Valencia, 2002)

El mercado exterior: una de las ventajas es el mundo globalizado que abre
paso a la posibilidad de entrar a nuevos mercados que antes parecan inaccesibles,
exportar productos es una opcin ms para fortalecer los ingresos de ms micros
pequeas y medianas empresas.

En un sistema de empresa privada, cualquier persona es libre de ingresar a un
negocio por cuenta propia. En cualquier momento existen oportunidades
potencialmente rentables pero es necesario que los individuos con capacidades y
con un deseo lo bastante poderoso para asegurar el xito las reconozcan y
aprovechen.

Las posibilidades de fracaso siempre estarn all pero un fracaso en los
negocios no es un fracaso en la vida. Muchos aprenden de la experiencia y siguen
adelante para iniciar un nuevo negocio exitoso.

Para entender el potencial ilimitado de las iniciativas emprendedoras, piense
en los logros de emprendedores como Sergey Brim y Larry Page, fundadores de
google. Si xito significa que el nombre de tu empresa se convierta en un verbo en
numerosos idiomas en todo el mundo, entonces no hay menor duda de que estas
dos personas pueden afirmar que han tenido xito. Es evidente que google ha tenido
un xito fantstico, con un valor accionario total de ms de 140,000millones de
dlares a finales de 2006. Pero aun cuando muy pocos de nosotros nos podemos
relacionar con el nivel de xito de Brim y Page, su experiencia nos ensea que jams
sabremos lo que es posible hasta que lo intentemos.
(G. Longenecker, W. Moore, William Petty, & E. Palich, 2010)
39


Apoyos gubernamentales: en la actualidad existen muchos apoyos
gubernamentales de apoyo a las MIPYME ejemplo de ellos es El Fondo de Apoyo
para la Micro, Pequea y Mediana Empresa (FONDO PYME) es un instrumento que
busca apoyar a las empresas en particular a las de menor tamao y a los
emprendedores con el propsito de promover el desarrollo econmico nacional, a
travs del otorgamiento de apoyos de carcter temporal a programas y proyectos
que fomenten la creacin, desarrollo, consolidacin, viabilidad, productividad,
competitividad y sustentabilidad de las micro, pequeas y medianas empresas.
(Secretaria de Economia, 2011)

Las reas de oportunidad son infinitas, vivimos en un mundo en el cual una
solucin crea una nueva necesidad que nuevamente necesita ser resuelta.









2.9 Problemas presentados en las pymes
Se presentara un estudio hecho por Jorge Everardo Aguilar Morales y Jaime Ernesto
Vargas Mendoza
Se encuestaron a 246 pequeas empresas (con no ms de 10 empleados)
que realizan sus actividades comerciales en la ciudad de Oaxaca de Jurez.

Materiales
Se utiliz un formato de encuesta con una pregunta abierta acerca de cules
eran los principales problemas que enfrentaban el administrador en su empresa.
40


Procedimiento
Se tomaron 25 categoras del Sistema de Clasificacin Industrial de Amrica
del Norte (SCIAN 2002) y a partir de dicha clasificacin se seleccionaron 10
pequeas empresas del directorio de la ciudad de Oaxaca a las cules se acudi
para entrevistar a los administradores de las mismas.
(Aguilar Morales & Vargas Mendoza, 2007)
41















La grafica muestra las problemticas ms frecuentes que se presentan entre las pequeas empresas de Oaxaca se
pueden apreciar como el manejo de personal se encuentra ubicado en primer lugar con 37% y los recursos materiales en
ltimo lugar con un 6%.
37%
23%
14%
13%
7%
6%
Grfica 1. Problemticas principales en la
pequea empresa
En el manejo del
personal
En el Medio ambiente
En el manejo de los
recursos financieros
En los Mtodos de
trabajo
En la maquinaria y
equipo
En los recursos
materiales
Grafica No. 2 Fuente: Centro Regional de Investigacin en Psicologa.

42

Grafica No. 3 Fuente: Centro Regional de Investigacin en Psicologa.
Dentro de los problemas en el manejo de los recursos materiales se encuentra ubicado en primer lugar el
control de inventarios con un 39%, seguido por el costo de materia prima con un 21%.
Grfica 7. Problemas comunes en el manejo de los recursos
materiales.
39%
21%
21%
11%
8%
Control de inventarios
Costo de la materia prima
Falta de materia prima
retraso proveedores
Calidad de la materia prima

43

2.10 Marco tecnolgico para las MIPYME
Estas pequeas unidades productivas comerciales y de servicios ante la modificacin
de la ltima dcada, requieren con urgencia realizar cambios estructurales, de
gestin, de actitud en sus propietarios, colaboradores y principalmente en sistemas
que les permitan mantenerse y crecer en un alto grado de competitividad.
Por ello es necesario evitar que este tipo de organizaciones fracasen, lo cual
puede ser mediante una adecuada administracin que logre una operacin eficiente.
En la actualidad existe una infinidad de herramientas que todo tipo de
organizacin puede utilizar con el propsito de sobrevivir da con da, sin embargo,
es prcticamente imposible el que las MIPYME tengan los medios y el tiempo
suficiente para saber de qu forma estas les pueden apoyar en la administracin de
su informacin.
Para nadie es desconocido el avance en todos los campos de la ciencia y los
enormes adelantos en herramientas, equipos y tecnologa, pero lo que es muy cierto
es que los usuarios potenciales de estos elementos no estn lo suficientemente
preparados para obtener su mximo potencial y en consecuencia mejorar el entorno
laboral, tecnolgico y econmico en el que se desenvuelven.
Es evidente que existe una relacin estrecha entre los sistemas de
informacin y el conocimiento que existe en toda organizacin, y es razonable al
menos tratar de imaginar cmo se comporta una respecto a la otra. (ngeles
Hernndez, 2007)
La tecnologa se ha vuelto una forma de vida en las empresas ayudan al
mejoramiento de todas y cada una de las reas funcionales de la organizacin
ayudndola a mantenerse dentro del difcil mundo competitivo empresarial.

44



Figura No. 1 Revolucin por etapas Fuente: (Brooking & annie, 1997)
Las tics agrupan un conjunto de sistemas necesarios para administrar la
informacin, especialmente las computadoras y programas necesarios para
convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla.
La revolucin tecnolgica que actualmente vive la humanidad es debido a los
avances significativos en las tics. Los grandes cambios que caracterizan
esencialmente esta nueva sociedad son: La generalizacin del uso de las
tecnologas, las redes de comunicacin, el rpido desenvolvimiento tecnolgico y
cientfico y la globalizacin de la informacin.
Por eso, al considerar la administracin y las tics, y aplicarlos en la actividad
diaria de una empresa, se puede concluir que gestionando las tecnologas de la
informacin, se obtendr una nueva tcnica, que permita administrar eficientemente
los recurso tradicionales para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos,
disminuir desperdicios, aumentar el nivel de calidad y hasta obtener ventajas
agricola
1a.rev.
industrial
2a. rev.
industrial
conocimiento
Tierra Maquinaria Tecnologa
capital
intelectual
45

competitivas que las puedan diferenciar de otras empresas del mismo giro. (ngeles
Hernndez, 2007)

2.10.1 Tecnologas de los ERP dentro de las empresas
Las nuevas tendencias de comercio han sido el cimento de la creciente gama de
oportunidades empresariales; nuevas prcticas como el internet, e-commerce,
negocios en lnea y la creciente demanda de los consumidores han sentado la bases
de una nueva era de hacer negocios y con ello una nueva manera de administrar los
recursos econmicos, de aqu la necesidad de utilizar un sistema que pueda ayudar
al crecimiento y administracin de operaciones delas empresas.
Los sistemas de planeacin de recurso de las empresas se originaron durante
la dcada de los aos 70, cuando se empez a utilizar un software llamado Sistema
de Planeacin de las necesidades de Material, y gestin de stocks de inventarios
(Material Requirement Planning MRP), que se utiliz para responder cuanto y
cuando almacenar, y cuyo objetivo era planear las necesidades de materia prima.
Durante el perfeccionamiento de estos sistemas IBM desarrollo un llamado Mapics, y
fue utilizado originalmente en Mxico.
Con el tiempo se han desarrollado y modificado las diferentes formas de
estructura modular de los MRPs donde se defina la disponibilidad de recursos que
contenan. Este carcter modular se refiere a las actividades que incluan, planeacin
de rdenes de compra, produccin, ingeniera y control de almacenes. Pero el
mundo ava cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura
ya no eran suficiente para el marcado donde existan organizaciones de todo tipo: de
servicios, financieras, comerciales, etc., que tambin necesitaban una solucin para
controlar sus procesos y, en consecuencia, ser ms competitivas. Para enfrentar
estas situaciones surgieron modernas, aplicaciones empresariales que abarcaron
reas de creacin reciente dentro de las empresas.
Se integraron mdulos administrativos tales como contabilidad, finanzas,
recursos humanos y ventas, entre otros, dando origen a lo que actualmente
46

conocemos como ERP. Esta evolucin y tendencias que han sufrido las podemos
apreciar en la siguiente figura.

Figura No. 2, Fuente: ngeles H., PYMES modernizacin tecnolgica o quiebra editorial ISEF, 2007
Conclusin
Las MIPYME han cobrado una fuerte importancia dentro de las ltimas dos dcadas
se han consolidado como motores productivos e impulsadores del empleo.
M
R
P

MATERIALES

PLANEACIN DE
LA PRODUCCIN

MRP

ADMINISTRACIN
DE LOS
INVENTARIOS
M
R
P
I
I

INGIENERA

FINANZAS

COMPRAS

MARKETING

MANUFACTUR
A
E
R
P

GESTIN DE
CALIDAD

GESTIN DE
PROYECTOS

MANTENIMIEN
TO DE PLANTA

DISTRIBUCIN

RECURSOS
HUMANOS
E
R
P

M
E
J
O
R
A
D
O

ADMINISTRACIN
DE PLANTAS

CADENA DE
SUMINISTROS

MERCADO DE
PRODUCTOS

CRM

SCM

SOCIOS

E-
ABASTECIMIENTO
47

Sin embargo muchas MIPYME no cuentan con una preparacin profesional
que las respalde y las ayude al crecimiento hacia nuevos mercados, nuevos
productos, una correcta gestin empresarial, control de inventarios, entre otras.
Las MIPYME son un eslabn fundamental, indispensable para el desarrollo.
Contamos con una importante base de micros, pequeas y medianas empresas,
claramente muy slidas, debemos de aprovecharlas para hacer de eso una fortaleza
competitiva para el pas. Que se convierta en una ventaja real para atraer nuevas
inversiones y fortalecer la presencia de nuestros productos y servicios tanto dentro
como fuera de nuestra nacin.
Es por eso que tanto el gobierno estatal, federal como municipal han creado
infinidad de instituciones que apoyan a las microempresas con: asesoramiento,
apoyos financieros, capacitacin y dems acciones.
La microempresa representa una gran rea de oportunidad tanto para el
dueo como para la gente que ser empleada en ella.
48



CAPITULO III



Proceso de implantacin de un
software de control de inventarios


49




CAPITULO III
3 Proceso de implantacin de un software de control de
inventarios
La implantacin de un software de control de inventarios es muy importante para el
apto desarrollo de las empresa es por eso que el siguiente capitulo explicara algunas
de las pautas amas importantes a seguir dentro del proceso de implantacin de un
software de control de inventarios.
3.1 La implantacin
Para el proceso de implantacin se escogi la simulacin de una microempresa
dentro del giro comercial ya que como se pudo observar en los captulos pasados
son las empresas con el mayor nmero de altas segn los resultados arrojados por
el INEGI en el ao 2008, siendo la empresa con el mayor nmero de sucursales
dentro de la repblica considero que es una de las mejores opciones a escoger
dentro de las otras microempresas de giro industrial y de servicios.
Caractersticas de la empresa SIMULADA
Los problemas dentro de los inventarios en una empresa son variados:
1. Mala rotacin de inventarios
2. Mermas
3. Mala organizacin (nunca encuentras lo que buscas)
Y as podran nombrarse muchos problemas ms, los cuales pueden ser
corregidos en su mayora con la implementacin de un software de control de
inventarios.
Para la implantacin se utilizara el software SAE de la lnea ASPEL
50

Pero qu es ASPEL-SAE? Es un sistema de cmputo que permite lograr una
ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las
principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes
procesos la informacin se actualiza "en lnea", es decir, la informacin de los
catlogos se mantiene "al da" en todo momento, evitndose la duplicidad en la
captura de informacin
Algunas de las funciones de SAE exclusivamente dentro del rea de
inventarios son:
Se cuenta con la opcin de Armado de kits, que te permite agrupar varios
productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta.
Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo:
se pueden comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relacin entre las unidades
para una correcta aplicacin y control de las existencias se establece mediante un
factor.
Cuentas con la opcin de Inventario fsico, que te permite capturar existencias
para obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder
realizar los ajustes de manera automtica.
Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelacin de
una compra o la devolucin de la misma, puedes costear al costo real del producto,
evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo.
Puedes generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor
clasificacin de los artculos del inventario, adems, podrs asignar una cuenta
contable para cada lnea. Le puedes dar mantenimiento a este catlogo y mantener
clasificados adecuadamente los productos por lnea, para un mejor aprovechamiento
de la base de datos.
Tambin puedes generar los Precios de los productos a partir del costo,
aplicndole al producto un porcentaje de utilidad.
51

Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los
movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes

3.2 Costos por adquisicin de software
Los costos de adquisicin de en software son muy variados, la decisin de compra
que decida la empresa depender del tamao de la organizacin, de las expectativas
del software y de la situacin econmica que este atravesando la empresa en ese
momento, esto quiere decir que la empresa debe de adquirir un software que cubra
las necesidades pero que no las exceda en sobremanera las misma, adems de esto
que la empresa tenga el suficiente poder econmico que permita la inversin del
software.
Un estudio recientemente efectuado por una empresa Americana de nombre
Meta Group revel los costos totales de implementacin, incluyendo hardware,
software, servicios profesionales, capacitacin y costos internos de staff.
El valor de los costos totales incluye instalacin de software y los dos aos
siguientes a la implementacin, que son cuando los costos reales de mantenimiento,
upgrades, y optimizacin de sistemas son realmente sentidos.
El estudio fue efectuado en 63 empresas, entre las cuales, pequeas,
medianas, y grandes en el ramo de la industria. El coste medio fue determinado en
Euros 15.000.000 (el valor ms elevado fue de Euros 300.000.000 y el ms bajo de
Euros 400.000) dependiendo de la empresa y del ramo.
Pero que no se espere que el dinero invertido en la implementacin del ERP
(ROI, que se hablar en detalle a continuacin) sea reembolsado a corto plazo, el
mismo estudio descubri que en las 63 empresas investigadas, el reembolso fue de
8 meses despus de la implementacin total del sistema y 31 meses para conseguir
ver algunos beneficios, pero la media anual de ahorro y control de costos causada
por el ERP fue de Euros 1.600.000.
52

Unos de los problemas son los costos escondidos del ERP. Aunque esto
vare de empresa en empresa, quien implement sistemas ERP concuerda que
ciertos costos son fcilmente olvidados o no estimados.
Algunos de esos costos son:
1. Capacitacin es el costo ms elevado del ERP, pues los trabajadores tienen
que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no slo una simple nueva
interfaz de software.
2. Integracin y prueba a la conexin entre el ERP y otras aplicaciones de
software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso, y no todas las
empresas proveedoras de software poseen aplicaciones add-on.
3. Conversin de datos Migrar datos de registros de clientes y empresas
cuesta dinero, considerando que muchos datos se muestran corruptos al efectuar su
transferencia.
4. Anlisis de los datos Los datos del ERP, generalmente, tiene que ser
cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy
difcil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la actualizacin
diaria al fin del da.
5. Consultora Para evitar que la planificacin falle, la solucin es contratar
una empresa de consultora que lidere el staff en el proceso de implantacin del
ERP.
6. Sustitucin Mantener el personal especializado en la empresa cuesta
mucho dinero.
7. Implementacin continua de equipos Despus de la implementacin del
ERP, no se puede simplemente enviar el staff a casa, ellos son demasiado valiosos,
pues ellos trabajaron ntimamente con el ERP y saben ms de ventas que el
personal de las ventas y ms de fabricacin que el personal de fabricacin. Para
53

mantener ese know how en la empresa basta ponerlos a escribir informes de como
extraer informacin del ERP.
8. Depresin post ERP Algunas empresas, porque no se consiguen habituar a
las nuevas implementaciones del ERP, que no consiguen cambiar sus mtodos
caseros y tradicionales de trabajo, y que no tienen la nocin de los logros
provenientes del ERP aparecen mucho despus de lo esperado, entran en pnico y
abandonan el proyecto. (Informatica Hoy, 2011)
Los costos variaran dependiendo de la empresa con la cual piensas adquirir el
producto y tambin de las capacidades con las que cuenta el software (a mayor
tamao de la empresa mayor complejidad del software)
Por otro lado existen los software libres o gratuitos que te proporcionaran
tambin una herramienta til, sin un costo, pero sin respaldo, ni un equipo de
capacitacin o de consultora en caso de dudas con el producto.
Posiblemente tambin se presenten errores durante el uso de este tipo de
software, sin embargo siguen siendo una buena opcin cuando la empresa es de
nueva creacin o cuando la empresa no cuenta con solvencia econmica en ese
momento.







54

Los costos de ASPEL-SAE pueden ser por licencias o por renta del servicio
con pagos mensuales:
Licencias:
1 usuario 99 empresas v. 4.6 Incluye comercio electrnico
$ 9,276
Actualizacin de cualquier versin anterior, incluye comercio electrnico
$ 6,005
1 usuario 99 empresas v. 4.6 Incluye comercio electrnico y pliza de
servicio tcnico
$ 10,276
Actualizacin de cualquier versin anterior, incluye comercio electrnico y
pliza de servicio tcnico
$ 7,005

Renta mensual por nmero de usuarios:
Cuadro No. 4, Precios de renta Fuente ASPEL

1 2 3 4 5 6 7
$ 381 $ 477 $ 571 $ 653 $ 735 $ 816 $ 898
8 9 10 11 12 13 14
$ 981 $ 1,062 $ 1,143 $ 1,181 $ 1,220 $ 1,258 $ 1,296
15 16 17 18 19 20 21 o ms
$ 1,334 $ 1,372 $ 1,410 $ 1,448 $ 1,487 $ 1,525 $ 78 c/u




3.3 Proceso de implantacin
Una vez elegido el software y minimizado los costos se empezar el proceso de
implantacin del software, algunos de los pasos bsicos son los siguientes:
55


eleccin del
software
requerimeintos
minimos
instalacin del
software
capacitacin
supervisin
valoracin seguimiento
Figura: 3
Proceso de implantacin
56

3.4 Eleccin del software
La eleccin del software contempla adems del costo por adquisicin variados
aspectos, se puede pensar en que software elegir hacindonos algunas cuestiones
como son:
El software cumple con los requerimientos requeridos? Una empresa no
puede solucionar sus problemas si no sabe lo que necesita.
Qu proveedor utilizar? Hacer una lista de proveedores ser prudente de
esta manera podrs identificar una lista de opciones potenciales. Pedir referencias
para integrar esta lista sera una buena opcin.
Gracias a estas referencias, usted sabr qu esperar de cada proveedor.
Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algn cliente con
caractersticas similares a su empresa por el mercado en el actan, por cantidad de
empleados o por la problemtica a resolver.
Cules son las fortalezas y debilidades de cada proveedor?
Antigedad de la empresa
Compromiso con los clientes
Cantidad de clientes con los que cuenta el proveedor
Cules son los costos por:
Instalacin
Soporte tcnico
Capacitacin
Licencias

57

Una vez contestadas estas preguntas resta elegir la mejor solucin la que se
encuentre en primer lugar en la lista y pueda ofrecer las mejores condiciones para la
empresa.
Solo resta ponerte en contacto con el proveedor de tu eleccin (en este caso
ASPEL

3.5 Anlisis de los requerimientos mnimos para la instalacin del
software
Los requerimientos mnimos son aquellos que permitirn la instalacin dentro de la
empresa.
Los requerimientos son de variados tipos:
Infraestructura: en caso que se requiera instalar hardware de volumen dentro
de la organizacin.
Tecnolgicos: referidos a las capacidades de la computadoras con las que
cuenta la empresa
Sistemas operativos
Capacidades en disco duro
Memoria RAM
Conexiones de red
Los requerimientos mnimos que solicita ASPEL SAE son los siguientes:
Procesador Intel Pentium o compatible de 1Ghz o superior*
512 MB de RAM*
340 MB de espacio libre en disco duro
Monitor Super VGA (800x600) o superior
Microsoft Windows 2000, XP, 2003, 2008, Vista o 7
58

3.6 Instalacin del software
Cuando se sabe que se puede instalar el software de la eleccin dentro de la
organizacin se inicia la implantacin ya sea por descarga del software o por la
compra de discos de instalacin, esto ya depender del proveedor elegido
anteriormente.
En este paso se da de alta a los directivos (especialmente cuando se trata se
software adquiridos a compaas que se encuentran licenciados.
Se crean las cuentas de usuario para los empleados que estarn usando el
sistema de control.
Se realiza una posible configuracin para su uso inmediato.
Noes es ms que el proceso de dejar activo el programa de control en el
computador donde ser colocado para su uso.
Dentro de la implantacin se prueba que el software efectivamente este en un
bues funcionamiento, que no presente fallas bsicas para su uso
El ambiente operacional o ambiente de produccin es el ambiente de equipo y
programas donde opera el sistema actual. El ambiente que los analistas y
programadores usan para desarrollar y mantener programas se llama ambiente de
prueba (test environment).Un rea de prueba separada es necesaria para mantener
la seguridad e integridad del sistema y proteger el ambiente operacional. El acceso a
este ambiente es limitado a los usuarios y estrictamente controlado. Los analistas y
programadores no deben tener acceso al mismo excepto para corregir problemas del
sistema o realizar modificaciones autorizadas.
El ambiente de prueba contiene copias de todos los programas. Antes de
realizar cualquier cambio en el sistema operacional, se deben verificar en el
ambiente de prueba y se debe obtener autorizacin del usuario. (TRIPOD, 2011)
59

La instalacin de programas computacionales (software) es el proceso por el
cual nuevos programas son transferidos a un computador y, eventualmente,
configurados, para ser usados con el fin para el cual fueron desarrollados.
La instalacin de ASPEL-.SAE se realiza online de manera muy sencilla se
descarga el software de la pgina siguiente:
http://www.aspel.com.mx/mx/sae.html
All se encuentran especificados los servicios por licencia, renta asesoras en
caso de problemas de instalacin con el software.

3.7 Capacitacin
En este caso la capacitacin puede ser impartida por un individuo directo del
proveedor o por el mismo dueo de la empresa despus de aver aprendido las
funciones del software.
Ningn sistema puede ser exitoso sin el adiestramiento apropiado. El
adiestramiento debe ser para los usuarios, los gerentes y los miembros del
departamento de sistemas de informacin (I.S.). Todos los esfuerzos del desarrollo
del sistema dependen de que las personas entiendan el sistema y puedan usarlo
eficientemente. El primer paso es identificar quines debe recibir el o los
adiestramientos y cul es el adiestramiento necesario para cada persona. Cada
grupo (usuario, gerente y personal de I.S.) requiere una mezcla de conocimientos
generales e informacin detallada para entender y usar el sistema.
(TRIPOD, 2011)
Este es un proceso que lleva a la mejora continua y con esto a implantar
nuevas formas de trabajo, como en este caso un sistema que ser automatizado
viene a agilizar los procesos y llevar a la empresa que lo adopte a generar un valor
agregado y contribuir a la mejora continua por medio de la implantacin de sistemas
y capacitacin a los usuarios.
60

ASPEL-SAE cuenta con algunos mtodos de capacitacin como son:
Cursos en centros de capacitacin
Curso en lnea
Cursos de distribuidor
Capacitacin para distribuidores
Los dos primeros sistemas de capacitacin tienen un costo que van desde los
$ 499 en el caso de cursos en lnea hasta los $ 2399 en caso de los cursos en
centros de capacitacin, claro que aparte de estos cursos existen algunos
individuos ajenos a la organizacin que suelen ofrecer este tipo de
capacitacin.

3.7.1 Objetivos de la capacitacin
Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en
trminos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeo de su
trabajo.
Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a travs de
una mayor competitividad y conocimientos apropiados.
Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el
desempeo de sus puestos tanto actuales como futuros.
Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados
frente a los cambios cientficos y tecnolgicos que se generen proporcionndoles
informacin sobre la aplicacin de nueva tecnologa.
Lograr cambios en su comportamiento con el propsito de mejorar las
relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.
(Garry, 1995)

61

El proceso de capacitacin debe de ser:
1. Fcil de aprender
2. Fcil de comprender
3. Fcil de seguir
4. Fcil de grabar
5. Fcil de documentar
Es importante llevar a cabo una excelente y clara capacitacin para que el
empleado pueda desempear las funciones del software y no termine por dejarlo de
lado por falta de conocimiento de este.

3.8 Supervisin
La palabra supervisin deriva de super: sobre, y de visum, supino de videre, ver;
implica por lo tanto: ver sobre, revisar, vigilar.
La funcin supervisora, como hemos visto, supone ver que las cosas se
hagan como fueron ordenadas. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en
los de nivel inferior, llamados por ello supervisores inmediatos: cabos, mayordomos,
sobrestantes, jefes de oficina, etc., siendo, en todo caso, aquellos jefes que no tienen
bajo sus rdenes a otros jefes inferiores, sino solo obreros o empleados que realizan
ordenes e instrucciones.
Es evidente que el supervisor, como cualquier otro administrador, tiene que
aplicar las reglas que hemos dado sobre direccin o mando, y sobre coordinacin.
La importancia de la supervisin durante los das posteriores a la instalacin y
capacitacin es para ver o no reflejado el conocimiento aprendido durante el
adiestramiento.
La supervisin ser llevada a cabo por el dueo de la empresa mientras los
empleados utilizan el software en sus horas laborales as verificar la correcta
utilizacin del programa.
62

ASPEL no te ofrece un contante de supervisin pero si te ofrece la asistencia
tcnica en caso de problemas con el software

3.9 Evaluacin
Una evaluacin igual que en la escuela por medio de un examen se el nivel de
aprovechamiento obtenido por el programa
La evaluacin determinara si el software es ptimo para el funcionamiento de
la microempresa.
La evaluacin ser echa tanto por el dueo de la empresa como por los
empleados que informaran de los problemas causados por el software o de las
facilidades que les ha presentado.
Al final de esta evaluacin se determinara si se debe o no continuar usando el
software si se necesitaran algunos cambios una nueva capacitacin o simplemente
se desechara el software (en caso de que sea gratuito)
En el caso del software de compaa, quizs se tenga que llegar a un acuerdo
para cambiar el programa por una ms completo.







63

3.10 Seguimiento
Este ltimo apartado es solo en caso de los software adquiridos con compaas ya
que el seguimiento se refiere a:
Consultoras
Mantenimiento
Soporte tcnico
Posibles nuevas capacitaciones
Para el software free el seguimiento no es aplicable ya que no existe una
compaa detrs del software que respalde el funcionamiento del mismo.
El seguimiento de te presenta la empresa ASPEL estar basa da en la pliza
de que se adquiere de manera opcional de esta manera es que aspel te da cierto
opciones de proteccin.
64

Conclusin
La eleccin de un software de control de inventarios en una empresa es muy
importante porque nos ayuda a mantener un control de nuestras entradas y salidas, a
minimizar mermas perdidas, tener una correcta rotacin de inventario etc.
Las microempresas comerciales deben tener especial cuidado con sus
inventarios ya que ellas solo se dedican a la compraventa de productos terminados,
es decir, su inventario es su fuente directa de ingresos.
Encontrar un software adecuado que consiga manejar con ms facilidad los
volmenes de inventarios optimizara el control dentro de las bodegas como en pisos
de venta.
En una sociedad como la que se vive hoy es importante para las empresas el
uso de la tecnologa y los software contables ayudan entre otras cosas el conocer
la informacin necesaria en forma ms rpida para la toma de decisiones que lleven
a una empresa al xito.
La principal importancia radica en las expectativas de crecimiento de la
microempresa que quizs en un inicio se encuentre bien manejando su volmenes
manualmente pero conforme se genere el crecimiento de la empresa los volmenes
de los inventarios tambin se incrementaran haciendo casi imposible y tedioso el
control manual de los stocks.
La tecnologa hoy ha puesto al alcance de las empresas software que facilitan
y agilitan estos procesos de inventarios y de esta manera siempre saber con cuantos
productos cuentas y cuales necesitas.

65

Recomendaciones
Las necesidades de las empresas son muy variadas por lo tanto la eleccin del
software depender en gran medida de las necesidades de la empresa as como de
la capacidad adquisitiva de la misma por eso es importante hacer una bsqueda
minuciosa del software que mejor le acomode a las necesidades de la organizacin.
La industria del software esta en constante cambio y evolucin nuevos programas
salen a con mas frecuencia es por eso que debe revisar peridicamente si existe un
software que satisfaga mejor las necesidades de su empresa y que posiblemente no
requiera un alto costo.
Investigue algunas empresas a su alcance para saber que software utilizan y de esta
manera verificar si se encuentran a gusto con las fusiones de estos (esto siempre y
cuando cuente con el acceso a estas empresas)



66

Glosario
Reseller: es una persona o empresa que proporciona servicios de Alojamiento web a
terceros sin disponer de servidores propios.
Retail: se refiere a puntos de venta que hacen ventas al detalle, al menudeo y
directas al cliente pero en un establecimiento donde el cliente selecciona qu desea
comprar y se dirige a una caja "check out" para pagar.
Obsolencia: es la cada en desuso de mquinas, equipos y tecnologas motivada no
por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeo de sus
funciones en comparacin con las nuevas mquinas, equipos y tecnologas
introducidos en el mercado.
business week: es una revista semanal de negocios publicada por Bloomberg L.P.
es una revista empresarial y enfocada a las grandes empresas, recopila datos de
empresas y los muestra al pblico, habla de negocios y muchas otras cosas, adems
de esto, se hizo conocida porque es la entidad que ao tras a ao realiza un sondeo
mundial y recoge las 100 marcas ms reconocidas de todos los continentes y las
muestra al mundo.
ERP: Enterprise resource planning o en espaol planeacin de recursos
empresariales.
PEPS: Primeras entradas primeras salidas.
UEPS: ltimas entradas ultimas salidas.

67

Anexos
ndice de tablas, imgenes y graficas
Grafica: 1 mtodo ABC
Fuente: (enrique madroo, 1998)
Pg. 23

Grafica: 2 problemtica principal de las pequeas empresas
Fuente: centro regional de investigacin de psicologa
Pg. 44

Grafica: 3 problemas comunes en el manejo de los recursos materiales
Fuente: centro regional de investigacin de psicologa
Pg. 45

Cuadro: 1 ejemplo ABC
Fuente: (enrique madroo, 1998)
Pg.24

Cuadro: 2 Clasificacin de empresas
Fuente: Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro, pequea y mediana empresa
Art. 3
Pg.32
Cuadro: 3 distribucin de empresas en Mxico
Fuente: (Rodrguez Valencia, 2002)
Pg. 33

Cuadro No. 4 Precios de renta
Fuente ASPEL
Pg. 54

Figura: 1 Revolucin por etapas
Fuente: (Brooking & annie, 1997)
Pg. 44

Figura: 2
Fuente: ngeles H., PYMES modernizacin tecnolgica o quiebra editorial ISEF, 2007
Pg. 46



68

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